Allegato6 - Manuale operativo (versione di riferimento: PI 2.00.02) Nel documento: il riferimento ai tasti non contenenti icone è indicato scrivendone la descrizione tra parentesi quadre - es. [Lista trovati] il riferimento ai tasti rappresentati da icone è indicato con l icona stessa - es. il riferimento alle finestre è indicato scrivendone il titolo in maiuscolo - es. SELEZIONE OGGETTI RICORRENTI il riferimento ai campi editabili presenti all interno di una maschera è indicato scrivendone il nome tra virgolette - es. Ricerca il riferimento ai tasti da digitare sulla tastiera è indicato scrivendone il nome sottolineato - es. Esc il riferimento ai vari profili predefiniti della procedura è indicato scrivendone il nome in grassetto-sottolineato e tra virgolette - es. Gestore della procedura SCOPO DEL DOCUMENTO... 3 INFORMAZIONI GENERALI SULLA PROCEDURA... 4 CARATTERISTICHE DELLA PROCEDURA... 4 ICONE... 5 VOCI DEL MODULO PROTOCOLLO... 6 AVVIAMENTO DELLA PROCEDURA... 7 ABILITAZIONE OPERATORI (1)... 7 [Assegna i PROFILI agli OPERATORI]... 7 [Crea/modifica i PROFILI di accesso]... 9 INSERIMENTO O MODIFICA DEI CODICI DI CLASSIFICAZIONE (5)... 11 PARAMETRI POSTA ELETTRONICA (6)... 12 MODULO PROTOCOLLO... 14 INSERIMENTO... 14 [E-MAIL]... 15 ACQUISIZIONE DOCUMENTI... 18 [CONSULTAZIONE E MODIFICA]... 20 GESTIONE REGISTRO D EMERGENZA... 21 STAMPE... 22 [MOD.B Registro Protocollo]... 22 [MOD. C Indice alfabetico]... 22 [Giornale Movimenti]... 22 [Prospetto protocollo inevasi]... 22 [Etichette anagrafiche]... 22 [Elenco oggetti ricorrenti]... 23 [Carichi di lavoro]... 23 ANAGRAFICHE... 24 [Gestione anagrafiche]... 24 [Sostituzione anagrafiche]... 26 [Controllo anagrafiche]... 27 UTILITÀ... 28 [Generazione nuovo anno]... 28 [Generazione anni precedenti]... 28 [Gestione numero protocollo]... 28 Allegato6 Manuale operativo 1/42
[DATI GENERALI]... 29 [Circolari]... 30 [Modello B]... 32 [Gestione anni]... 32 [Abilitazioni]... 32 [Log SQL]... 33 CODICI PROCEDURA... 34 [Tipo protocollo]... 34 [Tipo spedizione]... 34 [Stato protocollo]... 34 [Tipi variazioni]... 34 [Oggetti ricorrenti]... 35 [Uffici]... 36 MENU COMUNICAZIONI... 37 MODULO POSTA ELETTRONICA... 38 MODULO ARCHIVIO DOCUMENTI... 39 PROFILI PREDEFINITI... 40 ELENCO VARIABILI... 41 Allegato6 Manuale operativo 2/42
Scopo del documento Il documento istruisce all uso delle seguenti voci: MODULO FUNZIONE SOTTOMENU Gestione pratiche 3) Comunicazione interne 1. Comunicazioni in arrivo 2. Invio comunicazioni 3. Comunicazioni ricevute 4. Comunicazioni inviate 5. Stampa comunicazioni 1. Ricezione e-mail 1) Gestione posta elettronica Posta elettronica 6. Caselle di posta elettronica 3) Indice nazionale caselle PA Protocollo TUTTE TUTTE 4) Classificazione d archivio Archivio Documenti 1. Mod.A Elenco classi 6) Stampe 2. Mod.D Indice per fascicoli 3. Mod.E Fascicoli per classe Dotazione organica NESSUNA NESSUNA Relazioni con il pubblico NESSUNA Allegato6 Manuale operativo 3/42
Informazioni generali sulla procedura Caratteristiche della procedura La gestione meccanizzata del protocollo, rispetto a quella manuale, permette il conseguimento dei seguenti vantaggi: Ricerca dei documenti più facile e veloce. Certezza della classificazione di tutti gli atti finalizzata alla corretta archiviazione degli stessi. La procedura infatti vincola l inserimento dei codici di classificazione relativi alla categoria, classe e fascicolo, che indicano l esatta collocazione del documento nell archivio di deposito Stampa automatica dei registri e indici previsti dalla normativa che con la gestione manuale sarebbe stato problematico effettuare La procedura si articola essenzialmente nelle seguenti funzioni: Protocollazione dei documenti in arrivo e partenza mediante l inserimento di tutti i dati identificativi e ad essi connessi Ricerca di qualsiasi documento per mezzo di uno o più dati identificativi (numero di protocollo, anagrafica, data, oggetto, arrivo/partenza, codici di classificazione, ecc.) Gestione dei codici da utilizzare per la classificazione dei documenti che vengono di volta in volta protocollati Gestione delle anagrafiche per operare ricerche ed effettuare eventuali correzioni sul relativo archivio che si incrementa automaticamente nella fase di protocollazione Gestione degli oggetti ricorrenti per memorizzare e richiamare all occorrenza oggetti che si utilizzano con frequenza Stampe Allegato6 Manuale operativo 4/42
Icone In diverse maschere della procedura sono presenti alcune icone standard, d uso comune. Aggiunta Inserisce un elemento inerente alla maschera attualmente in uso. Per es. sull elenco degli uffici inserisce un nuovo ufficio, sulla maschera dei sottofascicoli inserisce un nuovo sottofascicolo Dettaglio Visualizza il dettaglio dell elemento selezionato Stampa Avvia la stampa degli elementi in elenco Esci Esce dalla maschera in uso Precedente Sposta la visualizzazione/selezione sull elemento precedente Successivo Sposta la visualizzazione/selezione sull elemento successivo Elimina Elimina l elemento selezionato Allegato6 Manuale operativo 5/42
Voci del modulo PROTOCOLLO (sostituisce il menu Esegui) 1 INSERIMENTO 2 CONSULTAZIONE 3 CONSULTAZIONE E MODIFICA 4 STAMPE 5 ANAGRAFICHE 6 UTILITA 7 CODICI PROCEDURA Sottomenu STAMPE 1 mod. B registro protocollo 2 mod. C indice alfabetico 3 Giornale movimenti 4 Prospetto protocolli inevasi 5 Elenco anagrafiche 6 Elenco oggetti ricorrenti 7 Carichi di lavoro Sottomenu ANAGRAFICHE 1 Gestione anagrafiche 2 Sostituzione anagrafiche 3 Controllo anagrafiche Sottomenu UTILITA 1 Generazione nuovo anno 2 Generazione anni precedenti 3 Gestione numero protocollo 4 Dati generali 5 Log SQL Sottomenu CODICI PROTOCOLLO 1 Tipo protocollo 2 Tipo spedizione 3 Stato protocollo 4 Tipi variazioni 5 Oggetti ricorrenti 6 Uffici Allegato6 Manuale operativo 6/42
Avviamento della procedura L utilizzo della procedura è subordinato alla seguenti operazioni preliminari: 1) Abilitazione degli operatori alle funzioni di sola consultazione e/o modifica 2) Inserimento dei tipi di modalità di spedizione della corrispondenza 3) Inserimento delle sigle e descrizione degli oggetti ricorrenti 4) Inserimento della descrizione degli uffici dell ente 5) Inserimento o modifica dei codici di classificazione 6) Inserimento dei parametri dell account di posta elettronica usato per la ricezione Le operazioni 2, 3 e 4 sono possibili da [Codici protocollo] utilizzando rispettivamente [Tipo spedizione], [Oggetti ricorrenti] e [Uffici]. Vedi voci relative a pag. 34, 35, 36. Le operazioni 1, 5 e 6 sono spiegate di seguito. Abilitazione operatori (1) Tramite presente nella maschera principale del programma in alto a destra si assegnano i profili agli operatori per abilitarli all utilizzo dei vari moduli della procedura. Da ricordare che l abilitazione ad accedere al programma avviene dall unità centrale (server) con il programma Ambiente. [Assegna i PROFILI agli OPERATORI] La prima volta che si accede a questa funzione il programma chiede che venga individuato l operatore a cui verrà assegnato il profilo RESPONSABILE (come indicato sulla destra della maschera): tale operatore sarà l unico abilitato alla modifica/assegnazione futura dei profili. Se un operatore con un profilo diverso tenta di accede alla funzione, il programma visualizza: Allegato6 Manuale operativo 7/42
Dopo aver assegnato il profilo RESPONSABILE si attivano [Assegna profilo] e [Togli profilo]. Le operazioni da eseguire per assegnare/cambiare un profilo ad un operatore sono: 1. cliccare su [Assegna profilo] 2. scegliere con doppio click dall elenco che appare a destra, il profilo da assegnare (assicurarsi che su Profilo selezionato sia indicato il profilo scelto) 3. scegliere con doppio click dall elenco degli operatori a sinistra, l operatore a cui assegnare tale profilo. Ripetere il punto 3 per assegnare lo stesso profilo ad un altro operatore 4. ripetere dal punto 2 per scegliere ed assegnare un profilo diverso Elenco profili (punto 2) Indicazione del profilo selezionato (punto 2) Allegato6 Manuale operativo 8/42
[Crea/modifica i PROFILI di accesso] Questa funzione si usa per modificare un profilo o per crearne di nuovi. Cliccare su [Seleziona profilo] per poter scegliere con doppio click il profilo da modificare e poi su [Assegna le FUNZIONI al PROFILO] per accedere a maschera di scelta del livello da associare alle voci dei diversi moduli della procedura. Nell esempio si è selezionato Solo PARTENZA con stampe e il livello 9. Dopo aver scelto il livello, cliccando a sinistra su un modulo qualsiasi, nell esempio qui sotto [PROTOCOLLO], vengono elencate tutte le voci del modulo con a fianco il livello attuale di abilitazione all uso di tale funzione da parte di tutti gli operatori a cui è associato il profilo selezionato. Per cambiare il livello è sufficiente cliccare sul nome della funzione. Vedi esempio pagina successiva. Allegato6 Manuale operativo 9/42
Prima della modifica Dopo della modifica In questo esempio è stata abilitata all uso completo, livello 9, la funzione [Uffici] a tutti gli operatori a cui è assegnato il profilo Solo PARTENZA con stampe. Le altre operazioni di [Crea/modifica i PROFILI di accesso] sono: per aggiungere un profilo a cominciare dall inserimento del nome su Nome del profilo per rinominare un profilo Allegato6 Manuale operativo 10/42
Inserimento o modifica dei codici di classificazione (5) Dal modulo [Archivio-Documenti] scegliere la funzione [Classificazione d archivio]. Nella colonna Descrizione viene visualizzato l ultimo dei 3 livelli a disposizione: il Fascicolo. Selezionato il codice interessato, con se ne visualizza il dettaglio nella parte inferiore della maschera. Eventualmente con se ne modifica la descrizione mentre con lo si elimina. N.B. Modificando la descrizione di una categoria o di un classe si modifica tale descrizione su tutti i codici relativi a quel livello di classificazione. Con si inserisce un nuovo codice: se nei campi Categoria o Classe si digita un codice numerico già presente in elenco, il programma inserisce la descrizione del codice esistente nel campo relativo. Allegato6 Manuale operativo 11/42
Nell esempio viene inserito un nuovo Fascicolo appartenente alla Categoria 1 - Classe 1 Dopo aver inserito o modificato un codice di classificazione, l elenco si aggiorna di conseguenza. Parametri posta elettronica (6) I parametri si inseriscono dal modulo [Posta elettronica] utilizzando la funzione [Gestione posta elettronica] [Caselle di posta elettronica]. Allegato6 Manuale operativo 12/42
Come utilizzare i dati dell account e quali sono le operazioni da eseguire per importare le e-mail è descritto a pag. 15. Qui sotto sono riportati i passaggi per l inserimento dei parametri necessari. Con s inseriscono i parametri: AOO indicazione se l e-mail è utilizzata per l arrivo o la partenza (attualmente si usa solo Entrata) indirizzo di posta elettronica usato per la ricezione ufficio a cui l indirizzo si riferisce Esempio di dettaglio di posta elettronica. Possono essere inseriti più indirizzi di posta elettronica. Allegato6 Manuale operativo 13/42
modulo PROTOCOLLO Inserimento Vale quanto detto nell Allegato5 tranne per [E-mail] che protocolla le e-mail in Arrivo e le operazioni di acquisizione dei documenti da scanner. Inoltre la protocollazione dei numeri in Arrivo può generare la comunicazione al responsabile dell ufficio destinatario. (vedi funzione 7.6 [Codici protocollo] [Uffici] a pag. 36 e Allegato5) Allegato6 Manuale operativo 14/42
[E-mail] Con questo tasto si procede all inserimento di un nuovo protocollo a cominciare dall elenco delle e-mail importate nel programma; prima di accedere a questa funzione è necessario quindi, dal modulo [Posta elettronica] con la funzione [Gestione posta elettronica] - [Ricezione e-mail], importare le e-mail. Cliccando su [Connetti] il programma importa dall indirizzo impostato in fase di avviamento della procedura, vedi pag. 12, le e-mail segnate come da leggere cioè quelle in grassetto (i nuovi arrivi). Le e-mail originarie non vengono eliminate dal programma di gestione della posta elettronica (dal client di posta elettronica), vengono solo marcate come lette (viene tolto il grassetto). In RICEZIONE E-MAIL sono elencate le e-mail ricevute; visualizza un dettaglio maggiore nella parte inferiore della maschera. Sempre nella parte inferiore, elimina l email selezionata (come già detto prima questa operazione non elimina l e-mail dal client di posta elettronica). Fatta questa operazione, con [E-mail] il programma visualizza EMAIL IN ARRIVO. Viceversa se non ci sono e-mail da protocollare o se non sono ancora state importate - cosa che non fa in automatico, visualizza: Dopo aver visualizzato EMAIL IN ARRIVO in RICEZIONE E-MAIL quelle e-mail non verranno più visualizzate. RICEZIONE E-MAIL si userà per importare nuove e-mail. In EMAIL IN ARRIVO sono presenti gli stessi tasti presenti in RICEZIONE E-MAIL: anche da questa maschera, quindi, le e-mail importate possono essere eliminate o visualizzate nel dettaglio prima di procedere. Allegato6 Manuale operativo 15/42
esegue la stessa funzione che si esegue utilizzando [Connetti] dalla maschera RICEZIONE E-MAIL: verifica la presenza di nuove e-mail e le importa in questo elenco. visualizza TESTI ASSOCIATI AL PROTOCOLLO per consultare gli allegati dell e-mail ricevuta. La protocollazione avviene con : nella maschera d inserimento il campo Da è usato per l anagrafica, quindi di norma propone l indirizzo e-mail del mittente come anagrafica, e il campo Oggetto per l oggetto del protocollo; i restanti campi vanno completati come di consueto. Eventuali allegati presenti nell e-mail vengono associati automaticamente e sono visualizzabili con [TESTI associati]. Durante la protocollazione della e-mail in alto a destra appaiono due tasti specifici: [TESTO E-MAIL] e [Salva indirizzo]. [TESTO E-MAIL] cambia nome, diventa [Torna al protocollo], e visualizza il corpo dell email ricevuta, mentre con [Salva indirizzo] l indirizzo e-mail del mittente viene associato all anagrafica scelta. Vedi sotto. Allegato6 Manuale operativo 16/42
Come spiegato a pag. 24, nel dettaglio dell anagrafica il tasto [Email] visualizza EMAIL ASSOCIATE Allegato6 Manuale operativo 17/42
Acquisizione documenti Con questa funzione si collega al numero di protocollo sia un documento acquisito da scanner sia un file di qualsiasi dimensione ed estensione. Con [TESTI associati] viene visualizzata TESTI ASSOCIATI AL PROTOCOLLO: la stessa finestra può essere visualizzata automaticamente ad ogni caricamento di un numero abilitando la relativa opzione d aiuto all inserimento (vedi pagg. 4 e 5 Allegato5). abilita [Scansione] e [Carica da file]. Per la funzione di caricamento da file vedi pag. 11 Allegato5. Il collegamento tra il programma Protocollo Informatico e i driver dello scanner è eseguito dall applicazione di supporto hcapture.exe. Con tale applicazione, e a partire dall Ambiente 4.8.19 o 4.9.19, non è necessaria la presenza del pacchetto completo Adobe Acrobat per la creazione dei file con estensione PDF (non è necessario installare Adobe PDFWriter). La scelta dello scanner da cui acquisire si effettua dalla voce Seleziona sorgente dal menu File Allegato6 Manuale operativo 18/42
esegue la scansione della pagina. Lo stesso comando, Acquisisci nuova pagina, è presente nel menu File. Se lo scanner è dotato di caricatore automatico questa operazione acquisisce tutti i documenti presenti nel caricatore stesso e crea un unico di file di n pagine; viceversa per acquisire altre pagine oltre la prima utilizzare sempre questo tasto. Lo stesso comando - Il collegamento al programma di scansione dello scanner può avvenire automaticamente, senza usare, se dal menu Opzioni la voce Scansione all avvio risulta spuntata. Dopo aver acquisito il documento cliccare su per salvarlo; uscire dal programma per ritornare a TESTI ASSOCIATI AL PROTOCOLLO. [CONFERMA] collega al numero di protocollo il documento acquisito oltre a generare l impronta del documento stesso. Allegato6 Manuale operativo 19/42
[Consultazione e modifica] La funzione è finalizzata alla correzione/modifica di qualsiasi informazione presente in un numero di protocollo. Individuato il protocollo da correggere si utilizzano i relativi tasti funzione per apportare le modifiche. Con [MODIFICA] si modificano i dati per cui non è richiesta un autorizzazione del responsabile del protocollo: Scadenza pratica, Codici di classificazione, Uffici, note. Con [VARIAZIONI] si modificano i dati per cui è richiesta un autorizzazione del responsabile del protocollo. Dopo aver cliccato su [VARIAZIONI] è richiesto l inserimento obbligatorio del numero e della data dell autorizzazione, necessarie per poter effettuare la modifica. Di seguito si sceglie dall elenco sulla destra il tipo di variazione da apportare. Ognuna di queste variazione visualizza il dato attuale e quello modificato: dati che rimarranno sempre memorizzati su quel numero. Con [TESTI associati] si può eliminare un file già allegato al numero o aggiungerne di nuovi. Sia da scanner che da file. Con [SOTTOFASCICOLI] si ricerca un sottofascicolo in cui inserire il numero. (vedi pag. 13 Allegato5) Allegato6 Manuale operativo 20/42
Con [ACCESSO Consultaz] si cambiano le impostazioni di visualizzazione cioè l indicazione di quali operatori sono abilitati alla consultazione del numero. (vedi pag. 12 Allegato5) Con [RISCONTRO] si collega il numero ad un altro numero già presente nell archivio, già inserito. La stessa funzione serve anche per scollegare due protocolli tra loro. (vedi pag. 16 Allegato5) Concluse le operazioni di modifica, [Salva e continua] esce dalla maschera registrando le modifiche. Se invece si esce con Esc o, sia che sia stata fatta una modifica o meno, viene visualizzata: Questo particolare passaggio, ricercare un numero da [Consultazione e modifica] e uscire dalla maschera con Esc o, serve per ristampare l etichetta o la ricevuta del protocollo. Gestione registro d emergenza Se si richiama un numero non presente in archivio (vedi pag. 28) il programma visualizza INSERIMENTO REGISTRO EMERGENZA per la corretta gestione del numero. Dopo aver inserito i dati in Tipo protocollo e del, [Continua] permette di completare il numero di protocollo. Allegato6 Manuale operativo 21/42
Stampe [MOD.B Registro Protocollo] L inizio della stampa è subordinato all indicazione dell ultimo numero di protocollo che si vuole stampare. Può comunque accadere che la stampa non si arresti al numero finale indicato per salvaguardare l esigenza di stampare pagine intere. [MOD. C Indice alfabetico] Stampa tutti i protocolli delle anagrafiche estratte. Oltre al numero di protocollo e la data è presente il codice di classificazione e l oggetto. [Giornale Movimenti] Consente di stampare i movimenti giornalieri annotati sul Registro del Protocollo, ordinati per numero. È possibile limitare la stampa ad uno o più uffici selezionandoli con Invio o doppio click (verranno estratti i protocolli nel periodo di data scelto di tutti gli uffici evidenziati d azzurro. Se non si evidenzia alcun ufficio, stampa tutti gli uffici). [Prospetto protocollo inevasi] Estrae l elenco dei protocolli con stato Aperto per verificare l eventuale data di scadenza. [Etichette anagrafiche] Consente la stampa dell etichette per tutte le anagrafiche estratte da lettera a lettera. Allegato6 Manuale operativo 22/42
[Elenco oggetti ricorrenti] Stampa l elenco di tutti gli oggetti ricorrenti inseriti nel programma. Si produce la stessa stampa, anche se con un impostazione grafica diversa, dalla funzione [Codici protocollo] [Oggetti ricorrenti] [Carichi di lavoro] Calcola la distribuzione in un arco di tempo del carico di lavoro per operatori che hanno inserito i numeri di protocollo o per uffici a cui sono stati assegnati tali numeri. Esempio di grafico suddiviso per uffici. Allegato6 Manuale operativo 23/42
Anagrafiche [Gestione anagrafiche] Dal momento che l archivio delle anagrafiche si incrementa automaticamente man mano che le stesse vengono inserite durante la fase di protocollazione, l utilizzo di questa funzione è finalizzata alla correzione di anagrafiche inserite in modo errato. Con, dopo aver indicato l intervallo da estrarre, si stampa un elenco di anagrafiche registrate: sia in uso che annullate (l ultima colonna indica proprio questo). consente la ricerca delle anagrafiche, previa indicazione del codice relativo, se conosciuto, o, come di solito avviene, del nome. Nel primo caso si ha l accesso immediato all anagrafica che si cerca. Nella seconda ipotesi viene visualizzata RICERCA ANAGRAFICHE. Allegato6 Manuale operativo 24/42
Se la ricerca ha avuto esito negativo, permette l aggiunta di un anagrafica. Si tenga presente che tale inserimento deve essere fatto solo nella certezza dell inesistenza di uguale anagrafica nell archivio. Da RICERCA ANAGRAFICHE si seleziona un anagrafica con doppio click o, dopo averla evidenziata, con per vederne il dettaglio. Il campo Eliminata indica se l anagrafica verrà o meno visualizzata durante le operazioni di consultazione per mittente/destinatario. È necessario, ai fini di una corretta gestione del programma, che un anagrafica pur risultando Eliminata rimanga in archivio: questo permette di visualizzare sempre, sui i protocolli su cui è stata fatta una variazione di tipo Correzione mittenti/destinatari, l anagrafica inserita inizialmente e successivamente modificata. e scorrono l eventuale elenco estratto. [Email] visualizza gli indirizzi di posta elettronica associati all anagrafica selezionata., previo inserimento della password impostata nei dati generali (vedi pag. 29), abilita alla modifica tutti i campi di ANAGRAFICHE. Se viene messa la spunta su Eliminata, l anagrafica non verrà più visualizzata nelle successive ricerche. Si ricorda che tale modifica influenza i protocolli collegati all anagrafica modificata. Questa NON È l operazione per accorpare le anagrafiche. Vedi voce successiva. Allegato6 Manuale operativo 25/42
[Sostituzione anagrafiche] La funzione consente di ricercare tutte le anagrafiche che, pur essendo state scritte in modo diverso, identificano tuttavia lo stesso soggetto e di individuare quella che si vuole mantenere sostituendola automaticamente a tutte le altre che verranno conseguentemente eliminate (tecnicamente non vengono eliminate: su di esse viene posta l indicazione Eliminata). Questa operazione comporta la registrazione automatica della rispettiva variazione di tipo Sostituzione sui protocolli interessati dalla sostituzione. Dopo aver scelto l anagrafica da mantenere viene abilitato il tasto per ricercare l anagrafica da sostituire. In ANAGRAFICHE DA SOSTITUIRE la scelta dell anagrafica avviene con Invio oppure con doppio click: l anagrafica da eliminare deve risultare evidenziata d azzurro. Per ritornare alla finestra precedente, SOSTITUZIONE ANAGRAFICHE, usare il tasto più basso quello indicato; il primo in alto esce dalla finestra senza riportare le anagrafiche da sostituire. N.B. Nell elenco delle anagrafiche da eliminare compare anche l anagrafica che si è scelto di mantenere: porre attenzione a non eliminarla. Allegato6 Manuale operativo 26/42
[Controllo anagrafiche] La funzione visualizza, con, l elenco delle anagrafiche non utilizzate, quelle non legate ad alcun numero di protocollo. Evidenziando un anagrafica con doppio click o con Invio, la toglie da questo elenco (tecnicamente, sul dettaglio dell anagrafica viene messa la spunta su Eliminata ). Allegato6 Manuale operativo 27/42
Utilità [Generazione nuovo anno] Genera l anno successivo a quello in cui si sta lavorando e duplica tutti gli archivi, (uffici, oggetti ricorrenti, classificazione, ecc.) su tale anno. [Generazione anni precedenti] Genera l anno precedente all anno più vecchio presente in archivio e duplica tutti gli archivi, (uffici, oggetti ricorrenti, classificazione, ecc.) su tale anno. [Gestione numero protocollo] Questa funzione gestisce il registro di emergenza (art. 63 del DPR 445/2000). È indicato l ultimo numero inserito e il prossimo che il programma genererà da [Inserimento]. Modificando tale numero il programma lascia lo spazio per recuperare in un secondo momento, da [Consultazione e Modifica] eventuali numeri di protocollo registrati sul registro d emergenza. Su [Storico] rimangono registrate le volte che questa funzione è stata usata. Allegato6 Manuale operativo 28/42
[Dati generali] Si accede alla modifica delle informazioni dell AOO. [Password anagrafica] gestisce la password per la modifica delle anagrafiche dalla funzione 5.1 [Anagrafiche] [Gestione anagrafiche]. (vedi pag. 24) Se non è stata modificata, la password impostata è ANAG (in maiuscolo). Allegato6 Manuale operativo 29/42
visualizza la maschera a cui sono legate le informazioni dell Area Organizzativa Omogenea (indicata su Descrizione ). [Circolari] Gestisce le circolari personalizzabili per le stampe, i testi tipo. Allegato6 Manuale operativo 30/42
La scelta del testo da associare avviene cliccando sul tasto con i 3 punti. Viene visualizzato l elenco dei gruppi: con Invio sul gruppo si visualizzano i testi presenti nel gruppo stesso. [Inserimento] lancia il programma per la modifica del testo (il Word o il Trattamento Testi) A pag. 42 sono elencate le chiocciole necessarie per richiamare i dati sul testo tipo. Infatti ad ognuno dei dati utilizzabili della procedura è attribuito un numero che lo contraddistingue e che, scritto sul testo tra il simbolo @, ne permette l inserimento sullo stesso. Il simbolo @, oltre ad indicare il punto dove il dato deve essere riportato, serve anche a delimitare lo spazio necessario a contenerlo (il numero tra parentesi): ad es. se si vuole richiamare il campo Data protocollo che occupa 10 caratteri, cui è stato attribuito il numero 2, si dovrà scrivere @2-------@. I caratteri si contano a partire dalla chiocciola. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 @ 2 - - - - - - - @ = 10 caratteri come richiesto Oppure se si vuole richiamare il campo Numero del protocollo lungo 7 caratteri, cui è stato attribuito il numero 1, si dovrà scrivere @1----@ quindi 1 2 3 4 5 6 7 @ 1 - - - - @ = 7 caratteri come richiesto Allegato6 Manuale operativo 31/42
[Modello B] Permette di modificare per ogni anno in archivio il numero di pagina di inizio stampa del registro protocollo. (vedi pag. 22) [Gestione anni] La funzione vieta la modifica dei protocolli degli anni precedenti. A tal fine, è necessario inserire la spunta sull anno da bloccare. Si consiglia di effettuare questa operazione dal 2 Gennaio di ogni anno (per evitare che inavvertitamente vengano inseriti protocolli nell anno appena trascorso. Si ricorda che Anno lavoro non cambia automaticamente ad ogni cambio d anno). [Abilitazioni] Segnalazione protocollo all operatore abilita l invio delle comunicazioni, vedi pag. 24 Allegato5, ai responsabili dei vari uffici, inseriti dalla funzione [Codice procedura] [Uffici]. Allegato6 Manuale operativo 32/42
Stampa DIVERSI su modello B. Nella stampa del registro del protocollo se un numero ha più d una anagrafica inserita e questo campo di Abilitazioni non è spuntato, vengono stampate tutte le anagrafiche legate al numero, ripetendo il numero. Se invece questo campo è spuntato il numero viene stampato un unica volta e nel campo dell anagrafica viene indicato DIVERSI [Log SQL] Vengono elencati eventuali errori dovuti ad esecuzioni sul database non corrette. È indicata la data in cui è stato creato l elenco di questi errori: elenco che è possibile stampare con il tasto relativo. Allegato6 Manuale operativo 33/42
Codici procedura [Tipo protocollo] Elenco non modificabile delle tipologie di protocollo gestibili dal programma. [Tipo spedizione] Gestione dell elenco delle modalità di spedizione della corrispondenza. Sono presenti i tasti funzione standard. aggiunge un codice, modifica un codice selezionato, stampa l elenco dei codici inseriti e esce dalla maschera. [Stato protocollo] Elenco non modificabile dei tipi di stato in cui un numero può essere. [Tipi variazioni] Elenco non modificabile dei tipi di variazioni gestibili dal programma. Allegato6 Manuale operativo 34/42
[Oggetti ricorrenti] Sono presenti i tasti funzione standard. visualizza il dettaglio per la modifica, stampa l elenco degli oggetti inseriti (simile alla stampa di pag. 23) e esce dalla maschera. visualizza DETTAGLIO OGGETTI RICORRENTI per l aggiunta di un nuovo oggetto ricorrente. Sigla serve come codice univoco per ricercare gli oggetti ricorrenti durante l inserimento di un numero di protocollo (vedi pag. 7 Allegato5). Se sono inseriti, anche i codici di classificazione vengono riportati automaticamente dopo aver scelto l oggetto ricorrente. Si ricorda che un oggetto ricorrente, dopo essere stato caricato, non può essere eliminato ma solo modificato. Allegato6 Manuale operativo 35/42
[Uffici] Sono presenti i tasti funzione standard. stampa l elenco degli uffici e esce dalla maschera. visualizza DETTAGLIO UFFICIO per l aggiunta di un nuovo ufficio. visualizza DETTAGLIO UFFICIO per la modifica dell elemento selezionato. In questa maschera è presente il campo Responsabile : se viene indicato l operatore responsabile della gestione della corrispondenza dell ufficio e se su Abilitazioni a pag. 32 il campo Segnalazione protocollo all operatore è spuntato, ogniqualvolta viene inserito un protocollo in Arrivo per l ufficio in questione il programma invia in automatico una comunicazione all responsabile di tale ufficio. Vedi Allegato5 per la gestione delle comunicazioni. Se con vengono indicati degli operatori in Dipendenti coordinati verrà inviato una comunicazione anche a questi. Allegato6 Manuale operativo 36/42
menu COMUNICAZIONI Vale quanto detto nell Allegato5. Nel modulo [Gestione pratiche] la funzione [Comunicazioni interne] - [Stampa comunicazioni] permette la stampa delle comunicazioni. Allegato6 Manuale operativo 37/42
modulo Posta elettronica Oltre a quanto detto a pag. 12 in questo modulo è presente la funzione [Indice nazionale caselle PA] che collega l operatore al sito dell IPA per effettuare ricerche relative alle AOO già iscritte al sito stesso (artt. 11 e 12 - DPCM del 31/10/2000). Allegato6 Manuale operativo 38/42