COMUNE DI CASNATE CON BERNATE RELAZIONE AGGIORNAMENTO MISURE CONTENIMENTO SPESE DI FUNZIONAMENTO EX ART. 2, COMMI 594 E SEGG., L. 24.12.2007 N. 244 A) Premessa. L art. 2, commi 594 e segg. della legge 24 dicembre 2007, n. 244 (Finanziaria 2008) ha introdotto l obbligo per le Pubbliche Amministrazione di adottare Piani triennali per il contenimento di alcune spese di funzionamento inerenti: alle dotazioni strumentali, anche informatiche, che corredano le stazioni di lavoro nell automazione d ufficio; alle autovetture di servizio, attraverso il ricorso, previa verifica di fattibilità, a mezzi alternativi di trasporto, anche cumulativo; ai beni immobili ad uso abitativo o di servizio, con esclusione dei beni infrastrutturali. Nel Piano in questione sono altresì indicate le misure dirette a circoscrivere l assegnazione di apparecchiature di telefonia mobile ai soli casi in cui il personale debba assicurare, per esigenze di servizio, pronta e costante reperibilità e limitatamente al periodo necessario allo svolgimento di particolari attività che ne richiedono l uso, individuando, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali, forme di verifica, anche a campione, circa il corretto utilizzo delle relative utenze (comma 595); Inoltre, a consuntivo annuale, le amministrazioni trasmettono una relazione agli organi di controllo interno e alla sezione regionale della Corte dei Conti competente (comma 597). Il Piano è reso pubblico con le modalità previste dall art. 11 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e dall art. 54 del codice dell amministrazione digitale (comma 598), procedendo alla pubblicazione sul sito internet istituzionale. B) Il Provvedimento: Con deliberazione n. 27 del 11.02.2010, esecutiva, la Giunta comunale ha adottato le misure di contenimento delle spese in parola individuando nel triennio 2010-2012 i seguenti obiettivi:
- mantenimento delle misure di contenimento del traffico di telefonia mobile di servizio mediante nuove tipologie contrattuali che rendano più semplice la quantificazione di spesa relativa ai singoli cellulari, nel rispetto del limite mensile di spesa già quantificato in 10,00= ad apparecchio; - prosecuzione della razionalizzazione del sistema informatico del Comune di Casnate con Bernate, diminuendo i costi di gestione, migliorando l efficienza dello stesso e introducendo nuovi servizi e funzionalità; - incremento dell utilizzo della firma digitale, ove possibile, e della posta elettronica certificata (PEC) nelle corrispondenze con soggetti abilitati all uso di tale tecnologia, in particolare attivazione nuova PEC per i servizi demografici; - regolamentazione degli adempimenti tra uffici del protocollo informatico con scansione ottica dei documenti; - regolamentazione e piena attuazione a far data dal 1 luglio degli adempimenti tra uffici inerenti l albo pretorio on line; - studio di misure atte alla futura conversione dell impianto telefonico alla tecnologia VOIP. Nel Piano si è preso atto: dell assenza di autovetture di servizio per lo spostamento del personale dipendente all infuori di quelle strettamente strumentali alle specifiche mansioni od obiettivi di lavoro (quali, il parco mezzi per la polizia locale, l autovettura per le notifiche sul territorio del messo comunale o l autovettura per le attività inerenti ai servizi sociali o per l utilizzo da parte del personale autorizzato alla frequenza di corsi di formazione, lo scuolabus e il parco mezzi in dotazione agli stradini comunali); dell assenza di beni immobili ad uso abitativo o di servizio. Le misure in questione sono state rese pubbliche attraverso l informativa sul sito web del comune (www.comune.casnateconbernate.co.it ). C) Risultati conseguiti nel 2010: Nel corso del 2010 sono state attuate le seguenti misure: Si è dato avvio ad un progetto di ottimizzazione del sistema informativo comunale; si è stipulato un contratto per la fornitura di nuovi applicativi agli uffici comunali e relativi servizi di assistenza e manutenzione con la ditta Halley Lombardia snc di Cantù. Rispetto al passato si otterrà un abbattimento dei costi, dovuto a canoni economicamente vantaggiosi, e miglioramenti per quanto attiene i software con programmi maggiormente rispondenti agli standard richiesti dal nuovo Codice dell Amministrazione digitale. I nuovi software sono aggiornati per quanto concerne le specifiche normative ministeriali, l intento principale è di creare una banca dati condivisa da tutti gli uffici superando il precedente sistema che presentava più fornitori e differenti banche dati (Sintecop per tutti gli uffici per programmi di segreteria e contabili, Starch per l Ufficio tecnico comunale, Gaspari per la Polizia Locale), in particolare è programmato nell applicativo di protocollo una specifica funzione che consente di collegare i documenti in modo da visualizzare nella banca dati tutti i documenti elaborati dagli uffici riguardo una specifica pratica e reperirne a livello informatico più facilmente gli stessi, di monitorare tempi e stato della pratica stessa. L ulteriore obiettivo futuro sarà, per taluni tipi di pratiche (es. edilizie e anagrafiche) il monitoraggio esterno dello stato di pratica in modalità extranet da parte di utenti registrati, mediante anche la riqualificazione del sito internet.
Gli investimenti per la dotazione software (licenze, istallazioni, domini e formazione del personale comunale) si è attestata intorno 38.000,00=. Per quanto invece attiene alla strumentazione hardware si è acquisito il programma di sviluppo del sistema informativo stilato dal manutentore ditta Birdie di Cantù, ns prot. 1483 del 11.02.2010; tuttavia il budget è stato utilizzato per attuare alcuni investimenti immediati (multifunzione, router e firewall per nuova line ADSL, stampanti in sostituzione per uffici vari, gruppo di continuità per Polizia locale e un nuovo server di supporto agli applicativi del nuovo fornitore Halley) per una spesa complessiva di 9.054,40=. L attivazione della nuova linea ADSL di maggior potenza, sempre con il gestore Telecom Italia, permetterà di disdire l esistente ormai insufficiente. Tuttavia la pratica ha subito rallentamenti presso gli uffici Telecom. Il cospicuo investimento nel settore informatico è motivato dal sempre maggior ricorso ai sistemi informatici/ telematici da parte del Ministero della Funzione Pubblica. L Amministrazione è dotata di PEC (Posta elettronica certificata) comune.casnateconbernate@pec.provincia.como.it, pertanto si è in grado di effettuare una corrispondenza elettronica con altre Pubbliche Amministrazioni dotate di tale strumento e sono stati validamente ricevuti documenti trasmessi mediante tale strumento da parte di terzi (P.A. professionisti ed imprese). Al fine di una più tempestiva comunicazione ai Consiglieri comunali, vengono loro trasmesse a mezzo e-mail le comunicazioni pertinenti e le convocazioni a consigli e commissioni ai loro indirizzi privati di posta elettronica. Sono state fornite gratuitamente dalla Regione nuove caselle di posta elettronica certificata per gli uffici demografici, polizia locale e uffici finanziari. L Amministrazione aveva avviato anche due progetti extranet (consentendo l accesso riservato sul sito comunale da parte di soggetti di terzi dei dati elaborati dagli uffici comunali): Anaweb che consentisse alle P.A. che ne necessitino la consultazione dei dati anagrafici, e Albo Pretorio on line, in ottemperanza alla normativa. Il programma Anaweb non ha tuttavia dato i risultati attesi in quanto l unica utenza abilitata, la stazione di Carabinieri di Fino Mornasco, ha ritenuto i dati proposti dal programma e non modificabili insufficienti alle loro reali esigenze. A seguito degli indirizzi espressi dalla deliberazione di Giunta comunale nr. 142 del 21.10.2010 dal mese di novembre è stato attuato in via sperimentale l albo on line (che sarà sostituito da analogo applicativo Halley), con un regime provvisorio di doppia pubblicazione nei mesi di novembre e dicembre 2010, dotando il messo comunale di una casella specifica di posta elettronica per la ricezione di documenti. È sospesa la fornitura di nr. 3 dispositivi di firma digitale e relativi lettori di smart card per il personale della Polizia Locale in quanto sarà di competenza del nuovo gestore. L albo on line è entrato in funzione dal 1 gennaio 2011, a seguito di proroghe, e si renderà necessario aggiornare le modalità gestionali anche sulla base dei nuovi applicativi. Per quanto concerne gli apparecchi di telefonia mobile in uso da parte di amministratori e personale (nr. 15 cellulari) si è rispettato il tetto di spesa già stabilito ( 10,00= mensile per apparecchio). Si è provveduto ad acquisire 5 cellulari nuovi destinati agli amministratori ed al segretario in comodato tramite convenzione CONSIP, cambiando il gestore telefonico con un contratto più vantaggioso nella spesa per lo scatto alla risposta. Nel 2010 per la telefonia di servizio la spesa si è attestata come l anno precedente intorno ad 500,00=, equivalente ad un costo annuo effettivo di 33,00= rispetto ad un presunto stimato in 120,00= ad apparecchio, con risparmio rispetto alla spesa effettuata l anno precedente. Continua l iter per la dematerializzazione del flusso documentario agli uffici comunali. A tal fine l ufficio protocollo ha in dotazione un apparecchio scanner che consente di trasformare parte della posta in arrivo in formato digitale e, mediante nuovo software, di evitare copie cartacee trasmettendo a più uffici coinvolti nella medesima pratica il file del documento in arrivo. Per quanto concerne i programmi di gestione del protocollo e quelli della segreteria i nuovi applicativi
Halley consentiranno di creare direttamente il documento in modalità digitale (formato pdf) non modificabile e che potrà in futuro essere firmato digitalmente divenendo documento valido a tutti gli effetti ai sensi di legge, in particolare il nuovo programma di protocollo supera definivamente la criticità dovuta dall archiviazione di files in formato immagine (jpg) che rappresentava anche una gestione e archiviazione più difficoltosa. Tuttavia le procedure necessitano di un migliore collaudo nella prassi tra gli uffici, in particolare nelle more di una compiuta regolamentazione da effettuare in collaborazione tra uffici comunali, manutentori informatici (hardware e software) e Soprintendenza competente, si renderà necessario individuare compiutamente le categorie di atti da scansire e le modalità di archiviazione informatica. I benefici da conseguire saranno la riduzione delle copie cartacee; il dato concreto di risparmio potrà però essere visualizzato solo nel lungo periodo e a fronte di un convinto perseguimento delle opportunità fornite dalle nuove tecnologie. Si evidenziano le economie realizzate: Riduzione di circa 4.000,00 rispetto al 2009 nella spesa per incarico professionale al difensore civico (organo abrogato dalla legge con l inizio del nuovo mandato amministrativo 2010/ 2015); Riduzione di 400 rispetto al 2009 nelle spese per riviste e pubblicazioni; Riduzione di circa 100 rispetto al 2009 nelle spese per la corrispondenza; Riduzione di circa 13.000 rispetto al 2009 nelle spese per la comunicazione istituzionale (tale riduzione è motivata dal fatto che, oltre alle nr. 2 copie del notiziario comunale Vita Civica, nel 2009 il Comune ha compiuto un ingente sforzo teso alla copertura delle spese per la stampa occasionale del volume storico, per il quale la sponsorizzazione privata e dell Amministrazione provinciale ha garantito solo una copertura parziale). Riduzione delle spese nella manutenzione degli automezzi comunali ( 1.044 kangoo e punto, 3.527 stilo vigili ed 618,86 per scuolabus con una minima economia rispetto al 2009, 334 autocarro ufficio tecnico con risparmio di circa 500 rispetto alla spesa 2009). L applicazione delle misure ha concorso a permettere al Comune sia un risparmio in termini di costi, sia una migliore razionalizzazione e funzionalità dei servizi nella gestione documentaria (soppressione corrispondenze interne sostituite da messaggi in posta elettronica, possibilità di accedere ai servizi offerti da altri enti in maniera tecnologica es. sottoscrizione convenzioni con PA centrale, sostituzione di talune comunicazioni con la PEC con risparmio in spese postali). D) Aggiornamento triennio 2011/2013: La presente relazione viene approvata dalla Giunta con deliberazione 40 del 3.03.2011, resa immediatamente eseguibile, con la quale sono state altresì aggiornate le misure per il triennio 2010/2012, che così vengono indicate: mantenimento delle misure di contenimento del traffico di telefonia mobile di servizio mediante nuove tipologie contrattuali che rendano più semplice la quantificazione di spesa relativa ai singoli cellulari, nel rispetto del limite mensile di spesa già quantificato in 10,00= ad apparecchio; riduzione delle spese di rappresentanza, pubbliche relazioni e pubblicità esterna dell ente anche mediante ricorso alla sponsorizzazione privata;
prosecuzione della razionalizzazione del sistema informatico del Comune di Casnate con Bernate diminuendo i costi di gestione, migliorando l efficienza dello stesso e introducendo funzionalità extranet; sostituzione del programma extranet Anaweb per collegamenti alla banca dati comunale da parte di altre Pubbliche Amministrazioni con applicativo fornito dalla ditta Halley e presente sul sito internet istituzionale con maggiori funzionalità; incremento dell utilizzo della firma digitale; regolamentazione degli adempimenti tra uffici del protocollo informatico con scansione ottica dei documenti; aggiornamento della regolamentazione degli adempimenti tra uffici inerenti l albo pretorio on line; studio di misure atte alla futura conversione dell impianto telefonico alla tecnologia VOIP. I documenti cartacei originali sono conservati presso gli archivi del Comune di Casnate con Bernate