Modulo su Strumenti di E-Procurement Università di Roma Tor Vergata 29-30 Novembre 2012 Cagliari Dott. Andrea Appolloni andrea.appolloni@uniroma2.it 0
Modulo E-procurement nella PA L utilizzo dell ICT nell ambito del Programma di razionalizzazione della spesa pubblica Strategie di e-procurement Andrea Appolloni Università di Roma Tor Vergata andrea.appolloni@uniroma2.it 1
Consip - Case Study Consip è una società per azioni del Ministero dell'economia e delle Finanze (MEF), che ne è l'azionista unico, ed opera secondo i suoi indirizzi strategici, lavorando al servizio esclusivo delle pubbliche amministrazioni. Le attività di Consip fanno riferimento a due aree principali: 1. Gestione e sviluppo dei servizi informatici per il Ministero dell Economia e delle Finanze - area Tesoro (MEF), fornendo consulenza progettuale, tecnica e organizzativa e progettuale, che investe i sistemi informativi del Ministero e le attività in materia finanziaria e contabile (l ottimizzazione dei processi, l introduzione di tecnologie più moderne nella gestione, la razionalizzazione e il coordinamento della spesa per l Information Technology). 1. Realizzazione del Programma di razionalizzazione della spesa pubblica per beni e servizi, attraverso l utilizzo di tecnologie informatiche e di modalità innovative per gli acquisti. per gli acquisti delle amministrazioni (convenzioni per l acquisto di beni e servizi, le gare telematiche, il Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione MEPA - e i progetti speciali e di consulenza s
Ruolo di Consip IL RUOLO DI CONSIP Consulenza attiva al MEF di supporto alla gestione del cambiamento, in linea con le strategie di e-government Studio e progettazione di soluzioni per nuove iniziative, definizione di regole e di modalità di selezione dei fornitori Monitoraggio costante dei sistemi informativi e relativo innalzamento tecnologico in base alle offerte di mercato LE LINEE GUIDA Internalizzare le conoscenze di alto livello su organizzazione, processi e sistemi informativi Governare tecnicamente la realizzazione, attraverso un ampio ricorso al mercato, di soluzioni che supportino l Amministrazione nel perseguimento dei suoi obiettivi Analizzare i trend di evoluzione (tecnologia, e-proc.) confrontando, anche in termini di benchmark, situazioni analoghe Gestire il cambiamento attraverso la modernizzazione dei sistemi informativi, la razionalizzazione ed il miglioramento dei processi del MEF, perseguendo obiettivi di efficacia, efficienza ed economicità
5 Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa
Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa Efficienza dei processi garantire l'efficienza dei processi d'acquisto attraverso la semplificazione delle procedure e la riduzione dei tempi di approvvigionamento Gestione del cambiamento supportare la P.A. nella gestione del processo di cambiamento determinato dall'evoluzione normativa e dall' innovazione tecnologica Supporto alla P.A. supportare la P.A. nella realizzazione di iniziative specifiche mettendo a disposizione servizi e competenze specialistici in tema di acquisti Il Programma e-procurement promuovere modalità innovative di gestione degli acquisti anche attraverso l'uso di strumenti di e- Procurement Green public procurement contribuire allo sviluppo e alla diffusione degli "acquisti verdi" nel mondo della Pubblica Amministrazione Collaborazione con Imprese facilitare il contatto delle Imprese con la Pubblica Amministrazione, mettendo a disposizione strumenti trasparenti e accessibili per la vendita di beni e servizi 6
7 Consip - Il Programma di razionalizzazione della spesa
Consip - il modello operativo AMMINISTRAZIONI Raccolta fabbisogni delle Amministrazioni DOMANDA OFFERTA Analisi delle caratteristiche del mercato di fornitura IMPRESE Individuazione merceologie da affrontare e dello strumento più efficace Sistema delle Convenzioni Contratti quadro con Fornitori, selezionati tramite procedure di gara, che si impegnano ad accettare, alle condizioni e a prezzi prestabiliti, ordinativi di fornitura dalle Amministrazioni aderenti al Programma. Mercato Elettronico Mercato digitale nel quale i Fornitori, selezionati attraverso procedure di abilitazioni, pubblicano, mediante cataloghi elettronici, i propri beni e servizi destinati agli acquisti delle Amministrazioni tramite richieste di offerta o ordini diretti. Fabbisogni ed indicatori Consip fornisce alle PA supporto per la raccolta e gestione dei dati relativi alla previsione annuale dei propri fabbisogni di beni e servizi. Sulla base di tale informazioni Consip individua gli indicatori di spesa sostenibile. Consulenza alle P.A. Consulenza per il miglioramento dell efficacia e dell efficienza dei processi di approvvigionamento di beni e servizi nelle Amministrazioni, attraverso l adozione di modelli e strumenti innovativi di eprocurement.
Metodo Consip offre servizi di consulenza e progettazione. L Azienda si occupa dell ideazione strategica dei progetti, avendo maturato competenze di alto livello sull organizzazione, i processi e i sistemi informativi della PA. Le fasi realizzative dei progetti vengono svolte ricercando sul mercato le soluzioni più idonee alle esigenze delle PA. Consip è dunque anche amministrazione aggiudicatrice che definisce, realizza e aggiudica gare d appalto per conto delle amministrazioni. Consip conta su un organico di circa 500 persone, di cui il 44% donne. Più della metà sono impegnate nelle attività di supporto all evoluzione informatica del MEF e un terzo nel Programma di razionalizzazione della spesa per beni e servizi delle PA. L età media è inferiore ai 40 anni. Tutta l azione di Consip si basa sui valori dell innovazione, della trasparenza, della competenza e della concorrenza. 9
Centrale di Committenza per Razionalizzazione e ottimizzazione acquisti CENTRALE DI COMMITTENZA Ente Centrale Acquisti CONSIP 1 2 La Centrale individua le opportunità sul mercato, seleziona i fornitori, incrocia domanda/offerta, attiva le convenzioni e monitora la qualità delle forniture L Ente effettua in autonomia ordini e pagamenti, verificando il rispetto delle condizioni contrattuali e comunica con la Centrale attraverso canali dedicati Fornitore
L interazione tra Consip e le Imprese Non esercita alcuna intermediazione e non assume un ruolo attivo nella transazione commerciale Stabilisce: CONSIP requisiti soggettivi di partecipazione regole oggettive di presentazione delle offerte requisiti minimi che devono connotare i prodotti/servizi le condizioni generali di fornitura alla PA È il garante della tecnologia a supporto delle operazioni di acquisto e del rispetto delle procedure da effettuare per accedere al Mercato Elettronico e per successivamente concludere gli acquisti. Negozia in piena autonomia con le PP. AA. definendo ogni elemento della propria strategia commerciale: Numero delle offerte Durata delle offerte Prezzi Area di Consegna Tempi di consegna Termini di pagamento Disponibilità IMPRESA 11
Gli strumenti di e-procurement www.acquistinretepa.it Negozi Elettronici Gare Telematiche Mercato Elettronico 13 Acquisti in Convenzione (ex art. 26) Standardizzati Alti volumi di spesa Aggregazione domanda Stipula di Convenzioni (ex art. 26) e/o risposta a esigenze specifiche: Beni valutabili su parametri oggettivi Possibilità di servizio ASP (Application Service Provider), verso altre P.A. Acquisti sotto soglia Gamma diversificata Domanda e offerta frammentate Multi prodotto e multi fornitore
Gli strumenti di e-procurement Negozi elettronici Cosa sono? Come funzionano? I vantaggi I Negozi Elettronici sono vetrine disponibili sul Portale www.acquistinretepa.it per effettuare gli acquisti in Convenzione direttamente on-line Gli utenti hanno la possibilità di ricercare i prodotti/servizi in Convenzione e di procedere all acquisto on-line, attraverso un percorso guidato Semplificazione del processo di acquisto in Convenzione, riducendo sensibilmente i tempi di approvvigionamento Le Convenzioni sono contratti quadro con i quali le Imprese fornitrici prescelte, individuate tramite le procedure previste dalla normativa vigente in materia di scelta del contraente, si impegnano ad accettare, alle condizioni e ai prezzi stabiliti, ordinativi di fornitura emessi dalle Amministrazioni registrate al sistema Acquisti in Rete. ESEMPIO 14 Negozio Elettronico del Portale www.acquistinretepa.it per l acquisto delle stampanti in Convenzione
Gli strumenti di e-procurement Gare telematiche Cosa sono? Come funzionano? I vantaggi 15 Le Gare Telematiche sono procedure di selezione del fornitore, basate su sistemi di negoziazione telematica, valide per importi sia superiori sia inferiori alla soglia comunitaria. Tale procedura prevede una prima fase di abilitazione del fornitore sulla base di requisiti soggettivi ed economicofinanziari ed una seconda fase di espletamento della gara attraverso l'utilizzo di una piattaforma telematica Le Gare Telematiche sono precedute dalla pubblicazione del bando per l abilitazione dei potenziali fornitori. I criteri di aggiudicazione possono essere di due tipi: Al prezzo più basso: si fa riferimento alla sola componente economica All offerta economicamente più vantaggiosa: sistema di ponderazione delle offerte economiche attraverso parametri tecnico-qualitativi standardizzati Accelerazione dei tempi di esecuzione delle gare Accelerazione dei tempi di ricezione e valutazione delle offerte Riduzione degli oneri di gestione della gara Garanzia di maggiore trasparenza Snellimento della documentazione di gara Possibilità di accrescere i risparmi rispetto alla base d asta
Gli strumenti di e-procurement Mercato Elettronico 16 Cos è? Il Mercato Elettronico della P.A. è un mercato digitale dove le Amministrazioni registrate e le Imprese abilitate possono effettuare negoziazioni dirette, veloci e trasparenti per acquisti sotto la soglia comunitaria Come funziona? Il Mercato Elettronico della P.A. consente di gestire on-line: Il confronto tra i prodotti a catalogo L emissione dell ordine e/o la richiesta d offerta per i prodotti a catalogo Per la P.A. Riduzione di costi e tempi di acquisto Accessibilità a una base potenzialmente maggiore di fornitori abilitati Facilità di confronto dei prodotti e trasparenza informativa Possibilità di tracciare gli acquisti e quindi di controllare la spesa, eliminando ogni supporto cartaceo Negoziazione diretta con i fornitori di tempi, prezzi e condizioni I vantaggi Per le Imprese Ottimizzazione dei costi di intermediazione commerciale Possibilità di utilizzo di un nuovo canale di vendita, complementare a quelli già attivati Recupero di competitività, in particolar modo nei mercati locali Maggiore visibilità dei propri prodotti
Il Codice degli appalti Scenario normativo Il Codice (D.Lgs. 12/04/2006 n. 163) è entrato in vigore il 1 luglio 2006 e si applica ai bandi pubblicati successivamente alla detta data o alle procedure e ai contratti in cui al 1 luglio non siano ancora stati inviati gli inviti a presentare le offerte. L entrata in vigore di alcuni istituti è stata rinviata dapprima al 1/2/2007 (L.228/2006, di conversione del D.L.173/2006) e successivamente al 1/8/2007 (D.Lgs.6/2007): - centrali di committenza; - dialogo competitivo; - accordi quadro. E prevista l emanazione del regolamento di attuazione del Codice (per disciplina di dettaglio), la cui entrata in vigore avverrà decorsi 180 giorni dalla pubblicazione. 17 Il Codice si ispira ai principi di: riorganizzazione e unificazione della normativa modernizzazione: utilizzo strumenti telematici flessibilità dell azione amministrativa semplificazione delle procedure di affidamento
Il Codice: la riforma procedurale aspetti generali Il Responsabile del Procedimento: svolge una serie di compiti relativi a tutte le fasi della procedura (progettazione, affidamento ed esecuzione), salvo quelli che sono espressamente attribuiti ad altri organi o soggetti Controlli sul possesso dei requisiti: obbligo di richiedere, prima dell apertura delle offerte, ad un numero di concorrenti non inferiore al 10% (scelti con sorteggio pubblico), di comprovare il possesso dei requisiti economico-finanziari e tecnico-organizzativi Cauzione definitiva: importo pari al 10% dell importo contrattuale. Nel caso di ribasso d asta superiore al 10%, la garanzia è aumentata di tanti punti percentuali quanti sono quelli eccedenti il 10%; se il ribasso è superiore al 20%, l aumento è di due punti percentuali per ogni punto di ribasso superiore al 20%. Verifica delle offerte anormalmente basse: il Codice introduce una Formula per la verifica dell anomalia distinta a seconda dei criteri di aggiudicazione (prezzo più basso/offerta economicamente più vantaggiosa) Commissioni giudicatrici: le commissioni per gli appalti aggiudicati all offerta economicamente più vantaggiosa sono costituite da tre o cinque membri esperti nello specifico settore. Sotto soglia: disciplina comune applicabile ai lavori, servizi e forniture maggiore semplificazione relativamente a forme di pubblicità, termini, procedura di scelta del contraente. maggiore flessibilità, mediante estensione a tali appalti di taluni strumenti flessibili propri del soprasoglia. 18
Il Codice: gli istituti innovativi - accordo quadro Accordo Quadro (art. 3, comma 13 e 59) E un Accordo concluso tra una o più amministrazioni aggiudicatrici e uno o più operatori economici e il cui scopo è quello di stabilire le clausole relative agli appalti da aggiudicare durante un dato periodo, in particolare per quanto riguarda i prezzi e, se del caso, le quantità previste Oggetto: servizi, forniture, lavori (esclusivamente in relazione ai lavori di manutenzione).non sono ammessi per la progettazione e per gli altri servizi di natura intellettuale. Procedure: procedure ad evidenza pubblica (aperte, ristrette e negoziate) in tutte le fasi, con ordinari criteri di aggiudicazione (prezzo più basso, offerta economicamente vantaggiosa); Valore: max stimato, netto IVA, del complesso degli appalti previsti per la durata dell A.Q.; Durata: max 4 anni (salvo eccezioni motivate); Immodificabilità: In sede di aggiudicazione degli appalti pubblici basati su un A.Q. le parti non possono in nessun caso apportare modifiche sostanziali alle condizioni fissate in tale A.Q., in particolare nel caso di un solo operatore (art. 59, 3) 19
Il Mercato Elettronico della PA: Principi di funzionamento
Il Mercato Elettronico della P.A. Il Mercato elettronico della P.A.: DPR 101/2002 Cos è Come funziona Descrizione Macro funzionalità lato PO Descrizione Macro funzionalità lato fornitore L ordine diretto d Acquisto (OdA) La Richiesta d Offerta (RdO) I requisiti per la registrazione I vantaggi La complementarietà tra Convenzioni e MePA L interazione tra Consip e le Imprese La Firma digitale Le iniziative 2008 Principali risultati del Programma Le linee di sviluppo nel medio breve periodo 21
MEPA - Cos è Il Mercato Elettronico della P.A., utilizzabile solo per acquisti di importo inferiore alla soglia comunitaria, è un mercato digitale all interno del quale i fornitori abilitati offrono i propri beni e servizi alle Pubbliche Amministrazioni che effettuano acquisti mediante ordini diretti a catalogo o tramite richieste di offerta. Imprese I Fornitori: aziende private che intendano proporre i propri articoli e divenire in questo modo potenziali fornitori della Pubblica Amministrazione MEF/Consip Qualifica i fornitori Gestisce i Cataloghi Fornisce assistenza tecnica e formazione alla Pubblica Amministrazione e alle imprese Marketplace Pubblica Amministrazione Unico soggetto acquirente: Amministrazioni Centrali, Sanità, Enti Locali, Università e Istituti di Ricerca, ecc Il Mercato Elettronico della P.A. (MePA) è un mercato digitale dove Amministrazioni registrate e Fornitori abilitati possono effettuare negoziazioni veloci e trasparenti per acquisti. Un'ampia scelta di articoli, organizzati in categorie merceologiche e offerti da fornitori diversi attraverso cataloghi on line, consente alle Amministrazioni di effettuare comparazioni e confronti trasparenti e di emettere ordini diretti e richieste di offerta.
MEPA Uno Strumento da Premiare Semplicità, trasparenza interna ed esterna, facilità di confronto, apertura nei confronti delle PMI, riduzione dei costi, tracciabilità delle informazioni, recupero di risorse umane e spinta alla loro riqualificazione, immediatezza di utilizzo, certificazione dellazione amministrativa, flessibilità organizzativa. Questi i più evidenti vantaggi segnalati dagli utilizzatori del Mercato Elettronico della P.A.. I risultati ottenibili dal punto di vista dell'offerta sono altrettanto rilevanti, grazie ad un approccio che consente alle imprese l'accesso diretto al mercato della Pubblica Amministrazione, senza mediazioni, e infatti il 90% dei fornitori abilitati appartiene a piccole e medie aziende, tra cui anche molte microimprese. Il Mercato Elettronico della P.A. è un unico in Europa, ma è anche continuamente aggiornato per diventare uno strumento ancora più funzionale, per aumentarne l'utilizzo da parte di Pubbliche Amministrazioni ed imprese, per favorire sempre più una cultura del cost management, di programmazione e di monitoraggio. Supporto e propositività da parte degli utenti - siano essi Amministrazioni o Imprese - e apertura e reattività a coglierne suggerimenti e stimoli rappresentano il modello di riferimento per un continuo miglioramento sulla strada dell'innovazione.
MEPA Un'ampia offerta da confrontare e comparare L'abilitazione ai bandi del Mercato Elettronico è aperta a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i requisiti richiesti ed è relativa tanto ai Fornitori, quanto ai prodotti e i servizi offerti. Una volta abilitati, i prodotti e i servizi sono presentati attraverso cataloghi strutturati e descritti nel rispetto dei requisiti minimi indicati nei bandi di riferimento. E' proprio il riferimento alla documentazione del bando e la standardizzazione delle principali caratteristiche tecniche che permette una reale e tempestiva comparazione delle offerte, favorendo un risparmio sui tempi per la definizione delle caratteristiche tecniche della fornitura e/o per la stesura di eventuali condizioni particolari di contratto
Il Mercato Elettronico della P.A. - Come funziona Il DPR 101 del 2002 ha introdotto il Mercato Elettronico della P.A. quale nuovo strumento d acquisto, utilizzabile da tutte le P.A., per approvvigionamenti di importo inferiore alla soglia comunitaria. Il Mercato Elettronico della P.A è un Marketplace di tipo selettivo, cioè accessibile solo ad utenti (Amministrazioni e Fornitori) abilitati, B2G (Business to Government) su cui è possibile effettuare acquisti diretti da catalogo (OdA) e richieste di offerta (RdO). 25 MEF/Consip Emette il Bando di abilitazione Abilita i fornitori Registra i PO Bando di abilitazione Fornitori abilitati Pubblicano ed aggiornano il catalogo Ricevono OdA Rispondono alle RdO Mercato Elettronico della P.A. Qualifica fornitori Gestione catalogo Gestione doc.le Reporting PO registrati Ricercano prodotti Confrontano offerte Effettuano RdO e OdA
Descrizione macro-funzionalità - lato PO ( Punto Ordinante PA) Attività Ricercare Prodotti Descrizione Utilizzando un motore di ricerca, è possibile individuare i prodotti rispondenti alle proprie esigenze, nell ambito del catalogo costituito dalle offerte dei diversi fornitori abilitati Confrontare Offerte Il sistema consente di paragonare le diverse offerte individuate nel catalogo, in base alle caratteristiche qualitative e commerciali, per procedere alla scelta Effettuare Ordini di Acquisto I beni scelti, anche attraverso delle richieste di offerta, possono essere inseriti nel carrello virtuale e acquistati mediante l emissione di ordini on-line Emettere Richieste di Offerta Inviare a fornitori selezionati tra quelli abilitati richieste di offerta per l acquisto di prodotti presenti nel catalogo e valutare le relative offerte con il supporto del sistema 26
Descrizione macro-funzionalità - lato fornitore Attività Presentare Aggiornare catalogo Ricevere Ordini di Acquisto Descrizione Nell ambito delle categorie merceologiche e delle relative specifiche previste dai bandi di abilitazione i fornitori possono pubblicare ed aggiornare sul Mercato Elettronico, previa verifica da parte di Consip, il proprio catalogo Gli ordini di acquisto emessi on-line dai Punti Ordinanti vengono recapitati al fornitore in tempo reale dal sistema Rispondere a richieste di offerta I fornitori invitati a presentare offerta dai PO possono rispondere predisponendo ed inviando la propria offerta online 27
Il Mercato Elettronico della P.A. - Come funziona E' una modalità di acquisto che permette di acquisire sul Mercato Elettronico i prodotti/servizi con le caratteristiche e le condizioni contrattuali indicate a monte nei singoli bandi e visualizzabili sui cataloghi on line. E' sufficiente scegliere gli articoli presenti sul catalogo, verificare le relative condizioni generali di fornitura, compilare il modulo d'ordine indicando la quantità e il luogo di consegna e sottoscriverlo con firma digitale. Al termine della procedura, l'ordine firmato digitalmente è inviato automaticamente al Fornitore che lo evade nei termini e alle condizioni previste nelle condizioni generali di fornitura presenti in ciascun bando di abilitazione. 28
MePA Ordine diretto d acquisto Principali funzioni E' una modalità di acquisto che permette di acquisire sul Mercato Elettronico i prodotti/servizi con le caratteristiche e le condizioni contrattuali indicate a monte nei singoli bandi e visualizzabili sui cataloghi on line. E' sufficiente scegliere gli articoli presenti sul catalogo, verificare le relative condizioni generali di fornitura, compilare il modulo d'ordine indicando la quantità e il luogo di consegna e sottoscriverlo con firma digitale. Al termine della procedura, l'ordine firmato digitalmente è inviato automaticamente al Fornitore che lo evade nei termini e alle condizioni previste nelle condizioni generali di fornitura presenti in ciascun bando di abilitazione. Ordini di Acquisto diretto (OdA) I beni presenti in catalogo costituiscono offerte irrevocabili di vendita da parte dei fornitori e possono essere acquistati mediante emissione on-line di OdA. Ordini di Acquisto diretto (OdA) Richieste di Offerta (RdO) Ricerca Prodotti Consultando il catalogo costituito dalle offerte dei diversi fornitori Confronto Prodotti Selezionandoli nel catalogo in base alle loro caratteristiche 29 Emissione Ordini Riempiendo un carrello virtuale ed inviando l ordine
MePA Come emettere un Ordine d acquisto 1 COMPOSIZIONE CARRELLO 2 VERIFICHE 3 COMPILAZIONE MODULO D ORDINE 4 FIRMA DIGITALE E INVIO Il PO compone il carrello selezionando gli articoli di interesse e specificandone le quantità richieste - Copertura area geografica? - Rispetto dell importo minimo per luogo di consegna? - Rispetto del lotto minimo ordinabile? Il PO inserisce on-line: -informaz. generali -dati di spedizione -dati di fatturazione Il PO scarica il modulo, appone la firma digitale e carica di nuovo il file a sistema 30 7 EVASIONE DELL ORDINE Il fornitore evade l ordine (o, ad esito negativo della verifica, ne invia) 6 VERIFICA CONTENUTI DELL ORDINE Il fornitore verifica i contenuti dell ordine, il rispetto dell importo minimo per luogo di consegna e del lotto minimo ordinabile. 5 RICEZIONE NOTIFICA DELL ORDINE Il sistema invia in automatico al fornitore una notifica sul sistema e per posta elettronica
MePA Richiesta di Offerta Principali Funzioni La Richiesta di Offerta (RdO) è una modalità di acquisto che permette di negoziare prezzi e condizioni migliorative o specifiche dei prodotti/servizi pubblicati sui cataloghi on line. E' possibile, infatti, richiedere ai Fornitori - selezionati liberamente tra quelli abilitati - diverse e ulteriori offerte personalizzate sulla base di specifiche esigenze. Come la necessità di tempi di consegna più brevi, di servizi di assistenza e manutenzione particolari, caratteristiche tecniche specifiche o condizioni economiche più favorevoli. Nella Richiesta di Offerta, le Amministrazioni possono allegare appositi documenti contenenti le specifiche condizioni richieste, nonché i criteri sulla base dei quali si intende valutare le offerte. Richieste di Offerta (RdO) È possibile inviare richieste di offerta, a fornitori selezionati tra quelli abilitati, per prodotti con caratteristiche particolari o per condizioni di fornitura diverse da quelle standard. Ordini di Acquisto diretto (OdA) Richieste di Offerta (RdO) Emissione Richieste d offerta Confronto Offerte Inviando a fornitori selezionati, tra quelli abilitati, RdO per i prodotti presenti nel catalogo Valutando, con il supporto del sistema, quelle ricevute entro i termini prefissati 31 Aggiudicazione Offerta Selezionando quella più conveniente per la propria Amministrazione
MePA Richiesta di Offerta Come creare una RDO 1 COMPOSIZIONE CARRELLO Il PO compone il carrello selezionando gli articoli di interesse e digita il comando di creazione RdO 2 CREAZIONE RdO Il PO inserisce: - oggetto RdO - dati di spedizione fatturazione - note/allegati - caratteristiche e degli articoli richieste 3 DEFINIZIONE CICLO DI VITA RdO Il PO specifica: - data apertura - data anteprima - data chiusura - data accettazione - data ultima di consegna 4 LISTA FORNITORI da INVITARE Il sistema propone in automatico una lista di fornitori, che il PO può modificare e integrare 5 INVIO RICHIESTA Il PO inserisce il proprio codice PIN e procede all invio della richiesta ai fornitori selezionati 32 9 AGGIUDICA-ZIONE Alla data aggiudicazione il PO può accettare l offerta più vantaggiosa, firmando digitalmente l accettazione 8 VALUTAZIONE PROPOSTE PERVENUTE Alla data chiusura il PO visualizza le offerte pervenute: il sistema elabora in automatico una graduatoria non vincolante, sulla base dei criteri economici 7 INVIO PROPOSTE D OFFERTA A partire dalla data apertura i fornitori interessati inviano proposte firmate digitalmente 6 RICEZIONE NOTIFICA DELLA RdO Il sistema invia in automatico ai fornitori una notifica per posta elettronica della RdO
MePA I requisiti per la registrazione per la PA Per poter accedere al Mercato Elettronico, i Punti Ordinanti devono essere dotati di alcuni strumenti. Requisiti tecnologici Kit di firma digitale Hardware Software (Sistema operativo e Browser) Connessione Internet Descrizione Smart Card, Lettore di Smart Card e Software di firma. Deve essere intestata al soggetto che può impegnare l Amministrazione di appartenenza per acquisti di beni e servizi sotto la soglia di rilievo comunitario. PC dotato di una porta USB o seriale e attacco PS/2 cui collegare il lettore di Smart Card per la firma digitale. Lettore CD-rom. Sistema Operativo: Windows 98, ME, NT SP6, 2000 SP3 32 Mb Ram, Windows NT/2000/XP 64 Mb Ram. Browser:Netscape 4.7 e successivi, 128 bit; Microsoft Explorer 5.0 e successivi, 128 bit Non è richiesta una connessione con prestazioni particolari per l accesso alla piattaforma. 33
MePA I Requisiti di accesso per le imprese L abilitazione riguarda le IMPRESE e i PRODOTTI/SERVIZI da esse offerti I requisiti per l Abilitazione sono di tre tipologie: Requisiti tecnologici PC + Connessione ad Internet + Kit di firma digitale Requisiti di impresa richiesti dal Bando Capacità professionale + Capacità economicofinanziaria Requisiti specifici dei Prodotti / Servizi previsti dal Capitolato Tecnico
MePA Requisiti tecnologici: la firma digitale È l'equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta, assumendone lo stesso valore legale (D.Lgs. 10/2002). Firma digitale I certificati di firma digitale possono essere acquistati presso gli Enti certificatori abilitati dal CNIPA (www.cnipa.gov.it) nella sezione elenco certificatori, di recente aggiornamento: Consente di manifestare l autenticità e l integrità del documento. Infocamere SC.PA Postecom S.PA Centro Tecnico per la RUPA In.Te.S.A. S.PA ENEL.IT S.PA Trust Italia S.PA Cedacri S.PA Actalis S.PA Consiglio Nazionale del Notariato I.T. Telecom S.p.A Comando C4 - IEW SOGEI S.PA Consiglio Nazionale Forense Sanpaolo IMI S.p.A Banca Monte dei Paschi di Siena S.PA Lombardia Integrata S.PA Banca Intesa S.PA Banca di Roma S.PA
MePA L emissione del Kit di Firma 1 2 Occorre rivolgersi ad uno dei Certificatori accreditati, iscritti nell elenco dell CNIPA (www.cnipa.it) Il soggetto interessato presenta richiesta al Certificatore prescelto. 3 Il Certificatore accerta l identità del richiedente (che deve recarsi di persona presso il punto di registrazione indicatogli) e fornisce il kit, contenente: Smart Card, supporto simile a una carta di credito in cui è custodita la chiave privata Lettore di Smart Card, da collegare al PC Software per la generazione delle chiavi e per l apposizione della firma 36 Il costo di un kit (inclusa l emissione e pubblicazione del certificato) si aggira tra i 100,00 e i 150,00 Euro, ma le P.A. che aderiscono alla RUPA/RUPAR possono rivolgersi al Centro Tecnico per la RUPA per ottenerlo gratuitamente
MePA Requisiti economico-finanziari I REQUISITI DI IMPRESA PER L ABILITAZIONE L abilitazione è il risultato della procedura che consente l accesso e la partecipazione delle Imprese e la presenza dei Prodotti/ Servizi offerti nel Mercato Elettronico Per abilitare i Prodotti/Servizi offerti, l Impresa deve essere in possesso di: Capacità professionale: iscrizione presso la CCIAA; assenza di cause di esclusione ex art. 12 D.Lgs. 157/1995 e successive modifiche; rispetto delle norme che disciplinano il diritto al lavoro dei disabili; assenza della causa di esclusione di cui all art. 1- bis della Legge n. 383 del 18 ottobre 2001, come modificata dal D.L. 25 settembre 2002, n. 210, convertito in legge del 22 novembre 2002, n. 266; non essere destinatario di alcuna delle sanzioni o delle misure cautelari che impediscano all impresa di contrattare con le Pubbliche Amministrazioni. Capacità economico-finanziaria: fatturato specifico relativo all ultimo anno non inferiore a 25.000 euro (per tutti i bandi, eccetto Formazione104 per cui la soglia minima è pari a 50.000 euro e DMCH104 per il quale la soglia minima è pari a 200.000 euro)
La Struttura dell Albero Merceologico nel MEPA Nel Mercato Elettronico ogni categoria di beni/servizi è suddivisa in classi di prodotti/servizi sempre più dettagliate secondo una struttura definita "albero merceologico". L'ultimo livello di aggregazione dell'albero merceologico, chiamato" metaprodotto" o "prodotto", rappresenta l'unità merceologica alla quale afferiscono tutti i prodotti aventi uguali attributi e funzionalità. Al di sotto di tale livello sono presenti i singoli beni e/o servizi offerti, come viene meglio esplicitato nello schema seguente. 38
Requisiti merceologici Area Merceologica Categoria Comparto merceologico contraddistinto da peculiari logiche di domanda e offerta e modalità di acquisto/vendita Raggruppa un insieme di Sub-categorie merceologiche caratterizzate da comuni canali di acquisto/vendita Sub-categoria Comprende un insieme di Meta-prodotti contraddistinti da caratteristiche merceologiche comuni ESEMPIO Meta-prodotto Comprende tutti i prodotti specificabili attraverso i medesimi attributi tecnici/specifici. Ad esso viene associato un codice CPV (Common Procurement Vocabulary) univoco. 1 livello Apparecchiature, componenti e accessori d'illuminazione 2 livello Lampadine e componenti 3 livello Lampade fluorescenti 4 livello Lampade fluorescenti compatte a tubi
Requisiti merceologici Oltre agli attributi specifici di ciascun Metaprodotto, necessari a qualificare tecnicamente ogni articolo a catalogo, esiste un set di ATTRIBUTI DI BASE comune a qualsiasi metaprodotto: OBBLIGATORI FACOLTATIVI Marca Codice Articolo Produttore Denominazione Commerciale Codice Articolo Fornitore Per identificare il prodotto Descrizione Lunga URL/File Immagine URL Allegati Per descrivere il prodotto con maggiore dettaglio Prezzo Aliquota IVA Unità di misura (UDM) Per quotare il prodotto Garanzia Assistenza Note Quantità vendibile in pezzi per UDM Lotto Minimo Tempo di consegna Condizioni di Pagamento Disponibilità Massima di periodo Per caratterizzare e differenziare la propria politica commerciale
La complementarietà tra Convenzioni e MePA Il Mercato Elettronico è un canale di acquisto diverso e complementare rispetto alle Convenzioni ex art. 26. L utilizzo combinato di entrambi gli strumenti, offre alle PA l opportunità di scegliere lo strumento ottimale. Convenzioni Mercato Elettronico Aggregazione domanda Standardizzazione offerta Acquisti sopra e sotto soglia Condizioni di fornitura predefinite Unico aggiudicatario per l intero territorio nazionale, per una determinata area geografica o merceologica (lotto) Fornitori di dimensioni medio-grandi, in grado di soddisfare una domanda per volumi rilevanti Risparmi derivanti dall aggregazione della domanda Soddisfacimento domanda specifica Apertura mercati locali e PMI locali Acquisti sotto soglia Personalizzazione condizioni di fornitura Presenza di fornitori diversi per gli stessi beni con possibilità di acquisto sulla base delle puntuali esigenze delle P.A. accesso anche ai piccoli fornitori, che possono sfruttare il vantaggio competitivo della vicinanza geografica alle P.A. locali Risparmi derivanti dal confronto delle offerte di più fornitori in maniera agevole e veloce 41 La complementarietà tra i due strumenti garantisce una copertura ottimale delle esigenze di acquisto delle P.A.
Semplificazione, per Amministrazioni e Imprese Acquistare è più semplice Il Mercato Elettronico non modifica le regole giuridiche e commerciali che caratterizzano il processo di acquisto delle P.A.. E' uno strumento che consente di ampliare la base dei Fornitori, comparare e confrontare in modo trasparente più offerte riducendo i tempi ed i costi del processo di acquisto. Un processo che avviene nel rispetto dei principi di trasparenza e semplificazione delle procedure, di parità di trattamento e non discriminazione e della normativa e dei regolamenti interni in materia di acquisti. Il processo è semplificato in quanto l'amministrazione ha la possibilità di accedere a un elenco di Fornitori già abilitati, effettuare ordini on line immediati o richieste di offerta coinvolgendo più Fornitori.. Un filo diretto con i Fornitori Nella Richiesta di Offerta, rispetto alle procedure di gara tradizionali, sono ridotti al minimo i passaggi burocratici non necessari, grazie ad una modalità di interazione con i Fornitori invitati molto più semplice e immediata. Ad esempio, attraverso le funzionalità disponibili sul sistema è possibile inviare chiarimenti a tutti gli operatori invitati, fornire - se ritenuto opportuno - la graduatoria delle offerte ed inviare alle Imprese partecipanti la 42 comunicazione relativa all'esito della procedura..
Semplificazione, per Amministrazioni e Imprese Si ottimizzano i tempi La maggiore snellezza e velocità delle fasi di presentazione dell'offerta da parte delle Imprese e la sensibile riduzione della documentazione da presentare per ogni gara - relativa alla dimostrazione dei requisiti di affidabilità aziendale - permette di semplificare e accelerare i tempi di presentazione dell'offerta e di perfezionamento del contratto. 43
Semplificazione, per Amministrazioni e Imprese Più tranquilli e più veloci Il Mercato Elettronico abbrevia i tempi per la definizione delle caratteristiche tecniche dei prodotti e/o per la stesura dei capitolati speciali d'appalto ed offre una maggiore tranquillità e semplificazione relativamente alla correttezza degli aspetti formali della procedura di acquisto. Permette, infatti, di superare alcune problematiche di carattere formale quali, ad esempio, il rispetto dei termini, l'integrità delle buste, indicazioni non precise sui plichi, errori di registrazione, incompletezza della documentazione prevista per la fase di preselezione o di offerta. 44 I costi di vendita diminuiscono... I costi di vendita delle Imprese diminuiscono grazie alla riduzione delle spese legate all'intermediazione e alla gestione dell'intero processo di vendita. I costi per la gestione on line sono, infatti, inferiori se rapportati alle procedure di gara tradizionali: vengono meno i tempi e i costi da sostenere per la produzione e la consegna della documentazione da presentare per ogni gara, riducendo il rischio di mancata consegna nei termini indicati dalle Amministrazioni.
Vantaggi MePA Valorizzazione delle aziende locali L'attivazione di un nuovo canale di relazione commerciale con la P.A. a costi contenuti, considerata la gratuità della partecipazione al Mercato Elettronico, permette alle Imprese una maggior presenza territoriale e un ampliamento del presidio geografico. I Fornitori, infatti, possono scegliere dove vendere, partendo da una dimensione locale legata alla provincia, arrivando ad un contesto regionale, fino ad offrire i propri prodotti/servizi in tutta Italia. In tal senso, il sistema è flessibile consentendo, agli operatori economici, ambiti operativi di diversa estensione a seconda delle specifiche esigenze e capacità e, alle Amministrazioni, di visualizzare le offerte negoziando anche sulla base di specifiche viste geografiche. Un'occasione per rinnovare L'utilizzo del Mercato Elettronico rappresenta anche un'opportunità per gli utilizzatori di 'gestire meglio' gli acquisti grazie alla maggior snellezza e trasparenza delle procedure amministrative. Favorisce, infatti, l'innovazione dei processi di approvvigionamento attraverso un 'ripensamento' delle logiche di acquisto in termini di maggior efficacia ed 45 efficienza e stimola un accrescimento delle professionalità degli addetti agli acquisti.
Vantaggi MePA Tracciare e archiviare gli acquisti Oltre a un'archiviazione e catalogazione dei contratti più snella e standardizzata, il Mercato Elettronico permette un monitoraggio diretto e costante degli acquisti anche con la possibilità di tracciare e di effettuare analisi comparate. Inoltre, la dematerializzazione della documentazione offre la possibilità di attuare progetti di gestione documentale digitale. Uffici acquisti 'più leggeri', attività a maggior valore Gli addetti ai lavori - liberati dai compiti più burocratici e di routine - possono dedicare più tempo ad attività a maggior valore aggiunto come, ad esempio, la rilevazione dei fabbisogni, la valutazione dell'effettiva convenienza delle offerte presentate, la predisposizione di piani di acquisto e di controllo della spesa.. 46
MePA e PMI In un'economia basata sulla piccola e media impresa, il coinvolgimento delle PMI nelle attività del Programma per la razionalizzazione degli acquisti assume un'importanza strategica, non solo per la funzione di 'traino' dell'intero sistema economico nazionale ma anche, più specificamente, per fornire un'adeguata risposta alle esigenze delle Amministrazioni presenti sul territorio. In tale ottica, un ruolo preponderante è affidato al Mercato Elettronico della P.A che per le sue caratteristiche si presta particolarmente, grazie a requisiti per l'accesso minimi, all'utilizzo da parte delle PMI. Con la collaborazione delle Associazioni di categoria, nasce quindi l'iniziativa Sportelli in Rete che prevede l'attivazione sul territorio di sportelli finalizzati a fornire supporto operativo e immediato alle Imprese per l'accesso e l'utilizzo del Mercato Elettronico della P.A.. 47 Sportelli in Rete valorizza la rete territoriale delle Associazioni imprenditoriali per veicolare le informazioni e moltiplicare i benefici verso il maggior numero possibile di PMI, contribuendo così alla diffusione dell'e-procurement nel mondo delle Imprese.
European egovernment Awards 2009 Il 19 novembre 2009, nell'ambito della manifestazione European egovernment Awards 2009, il Mercato Elettronico è stato proclamato vincitore della categoria "egovernment empowering Businesses". Gli European egovernment Awards hanno l'obiettivo di promuovere l'implementazione delle politiche e delle strategie di egovernment, premiando le soluzioni più innovative sviluppate nell ambito dei servizi pubblici a cittadini e imprese. La motivazione espressa è la seguente: il MePA rappresenta un'iniziativa altamente innovativa. L'impatto verso le istituzioni governative è elevato, ma è altrettanto importante verso le PMI... Il progetto ha anche garantito l'adesione degli utilizzatori mediante piani di comunicazione e formazione che includono, tra l'altro, sportelli di formazione... Il premio dato a Consip è un riconoscimento del valore del MEPA nel migliorare l'accesso ai servizi pubblici da parte delle aziende, creando opportunità commerciali e generando risparmi per le imprese, in particolare le PMI... 48