Novità Principali - 2/2011

Novità Principali - 2/2011 1 Nuovo Setup Parte Server... 6 1.1 Internet Information Server (IIS)... 7 1.1.1 Attivazione IIS (Windows 7 Italiano)... 7 1.1.2 Attivazione IIS (Windows Server 2008 Inglese)... 9 1.1.3 Attivazione IIS (Windows Server 2003 Inglese)... 10 1.1.4 Attivazione IIS con.net Framework 4.0 già installato... 11 1.1.5 Test IIS... 11 1.1.6 Cruscotto richiede IIS... 13 1.1.7 IIS e Windows XP... 13 1.2 Reporting Services... 14 1.2.1 Installazione... 14 1.2.2 Reporting Services e Windows XP... 15 1.2.3 Requisiti Hardware... 15 1.3 Prerequisiti... 15 1.3.1 Microsoft.Net Framework 4.0 sul server... 16 1.3.2 Microsoft Report Viewer 2010... 17 1.3.3 Versione minima aggiornabile: 1/2011... 17 1.4 Supporto per installazioni multiutenza senza dominio... 18 1.4.1 Creazione login con la sicurezza di SQL Server... 19 1.5 Fine supporto per Windows XP... 20 2 Varie... 21 2.1 Filtro In Elenco... 21 2.1.1 Codici Inclusi... 21 2.1.2 Condizioni multiple... 23 2.1.3 Codici Esclusi... 23 2.2 Operatori... 25 2.2.1 Policy sul Cruscotto per utenti WEB... 25 2.3 Nuove analisi dati nel cruscotto... 26 2.3.1 Nuova analisi Volume di Affari... 27 2.3.2 Nuova analisi Fatturato Agente... 28 2.3.3 Nuova analisi Scadenze Aperte ed Insoluti per Agente... 30 2.3.4 Nuove analisi Fatturato Clienti e Distribuzione Geografica Fatturato... 31 2.4 Tabella Immagini... 32 2.4.1 Loghi Aziendali... 32 2.4.2 Immagini per il Cruscotto... 34 2.5 Filtri Attributi... 35 2.6 Nuovo portale PmiFree... 36 2.7 Campi Memo nelle griglie... 36 2.8 Gestione Ditta ed Esercizi... 37 2.8.1 Gestione Ditta... 37 2.8.2 Gestione Esercizi... 37 2.9 Apertura/Chiusura Programma... 38 Wolters Kluwer Italia S.r.l. Sede operativa: Via Nazionale, 62/1 (s.s. 47 per Padova) 36056 Belvedere di Tezze sul Brenta (VI) Tel. +39 0424 868211 Fax +39 0424 561404 http://www.artelnet.it e-mail:info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F6-20090 Assago MI Capitale sociale: 19.640.000 int. vers. Registro Imprese di Milano, Codice Fiscale e Partita IVA 10209790152 R.E.A. di Milano N. 1353036

2.9.1 Ingresso in Arca Evolution... 38 2.9.2 Uscita da Arca Evolution... 38 2.10 Nuova modalità Salva e Nuovo... 39 2.11 Impostazioni... 39 3 Clienti - Fornitori... 40 3.1 Pagina Listini... 40 3.2 Destinazioni Diverse / Sedi Amministrative... 40 3.3 Esposizione fido... 41 3.3.1 Inclusione dell IVA nel fido... 41 3.3.2 Controllo Fido Fornitori... 41 3.4 Province e Regioni... 42 3.5 Stampe... 43 3.5.1 Nuovi filtri... 43 3.5.2 Etichette... 43 4 Contabilità Generale... 44 4.1 Comunicazione telematica delle operazioni di importo superiore a 3.000... 44 4.1.1 Normativa... 44 4.1.2 Nuovo menù Operazioni Over 3000... 46 4.1.3 Gestione contratti... 47 4.1.4 Prima Nota... 47 4.1.5 Gestione File Telematico... 48 4.1.6 Inserimento Corrispettivi... 50 4.1.7 Inserimento Scontrini... 51 4.2 Tracciabilità dei flussi finanziari (CIG e CUP)... 52 4.2.1 Normativa... 52 4.2.2 Scheda scadenze... 52 4.2.3 Emissione ricevute bancarie... 53 4.2.4 Stampe ed accorpamento scadenze... 55 4.3 Controllo castelletti bancari... 56 4.3.1 Anagrafica banche... 56 4.3.2 Scadenze... 57 4.3.3 Castelletti banche... 57 4.3.4 Proiezioni del castelletto... 59 4.3.5 Emissione Effetti... 61 4.3.6 Stampe Castelletti... 61 4.4 Competenza economica... 62 4.4.1 Prima Nota... 62 4.4.2 Gestione documenti... 67 4.4.3 Ammortamenti... 68 4.4.4 Bilanci... 70 4.5 Inserimento movimenti contabili... 81 4.5.1 Proposta causale in inserimento... 81 4.5.2 Descrizione movimento contabile tra i dati di testa... 81 4.5.3 Sequenza di input... 81 4.6 Piano dei Conti... 82 4.6.1 Impostazione... 82 4.6.2 Visualizzazioni... 82 Wolters Kluwer Italia S.r.l. Sede operativa: Via Nazionale, 62/1 (s.s. 47 per Padova) 36056 Belvedere di Tezze sul Brenta (VI) Tel. +39 0424 868211 Fax +39 0424 561404 http://www.artelnet.it e-mail:info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F6-20090 Assago MI Capitale sociale: 19.640.000 int. vers. Registro Imprese di Milano, Codice Fiscale e Partita IVA 10209790152 R.E.A. di Milano N. 1353036

4.6.3 Codifica... 83 4.6.4 Alias... 83 4.6.5 Nuova Form di Gestione... 84 4.6.6 Ricerca... 84 4.7 Nuovi flag IVA... 85 4.7.1 Aliquote IVA... 85 4.7.2 Prima nota... 85 4.7.3 Controllo movimenti IVA e movimenti di liquidazione IVA... 86 4.7.4 Stampa movimenti IVA... 86 4.8 Liquidazione Iva... 87 4.8.1 Stampa Nuova analisi dati di controllo... 87 4.8.2 Gestione e generazione... 90 4.9 Varie... 91 4.9.1 Ratei e risconti... 91 4.9.2 Interrogazione Conti... 91 4.9.3 Gestione Ritenute Acconto... 92 4.9.4 Nomenclature combinate... 92 4.9.5 Tributi... 93 5 Scadenzario... 94 5.1 Stampe... 94 5.1.1 Modifiche a Scadenzario Banca... 94 5.1.2 Modifiche a Scadenze Cliente/Fornitore... 95 5.1.3 Nuova stampa Scadenzario Generale... 95 5.2 Portafoglio effetti... 96 6 Contabilità Analitica... 97 6.1 Stampe movimenti e bilanci... 97 6.2 Conteggio iva indetraibile... 98 7 Beni Ammortizzabili... 99 7.1 Nuovi campi nelle Categorie... 99 7.2 Campo protocollo di acquisto nei dati storici... 99 8 Articoli... 100 8.1 Ricerca per Alias... 100 8.2 Duplicazione distinta base... 100 8.3 Articolo Mostra Giacenze... 100 8.4 Listini Avanzati... 101 8.5 Controllo stato... 102 8.6 Codici Alias Codici Cli/For... 102 8.7 Unità di misura in minuscolo... 102 8.8 Pagina documenti... 103 9 Documenti... 104 9.1 Documenti abilitati per utente... 104 9.1.1 Configurazione utenti... 104 9.1.2 Menu documenti... 105 9.1.3 Configurazione e gestione documenti... 105 9.1.4 Owc Pivot Table... 105 9.1.5 Prelievo Documenti... 106 9.2 Creazione automatica lotti... 107 Wolters Kluwer Italia S.r.l. Sede operativa: Via Nazionale, 62/1 (s.s. 47 per Padova) 36056 Belvedere di Tezze sul Brenta (VI) Tel. +39 0424 868211 Fax +39 0424 561404 http://www.artelnet.it e-mail:info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F6-20090 Assago MI Capitale sociale: 19.640.000 int. vers. Registro Imprese di Milano, Codice Fiscale e Partita IVA 10209790152 R.E.A. di Milano N. 1353036

9.2.1 Solo Attiva... 107 9.2.2 Attiva e visualizza form completa... 108 9.2.3 Attiva e visualizza form ridotta... 108 9.3 Varie... 109 9.3.1 Configurazione Menù Documenti... 109 9.3.2 Generazione documenti contabili... 110 9.3.3 Proposta data consegna... 110 9.3.4 Pagine Documenti-Magazzino-Listini... 111 9.3.5 Sconti e Provvigioni... 111 9.3.6 Commesse e Sottocommesse... 112 9.3.7 Situazione Documenti per Articolo... 112 9.3.8 Ristampa Documenti... 112 9.4 Gestione Documenti... 113 9.4.1 Intestazione documento... 113 9.4.2 Data documento... 113 9.4.3 Evasione Push... 113 9.4.4 Ricerca Prezzi... 114 9.4.5 Pagina Evasioni... 115 9.4.6 Pagina Totali... 115 9.4.7 Moduli di stampa... 116 9.4.8 Menu Azioni... 117 9.5 Stampe... 118 9.5.1 Filtri di selezione Teste Documenti... 118 9.5.2 Filtri di selezione Righe Documenti... 118 9.5.3 Report... 119 9.5.4 Elenco documenti in valuta (Aggiunta)... 119 9.5.5 Documenti valore residuo (Aggiunta)... 120 9.5.6 Provvigioni Agente Documento (Aggiunta)... 121 9.5.7 Provvigioni Agente... 121 10 Listini e Promozioni... 122 10.1 Pseudo Listini Ultimi Costi / Prezzi... 122 10.2 Promozioni... 123 10.3 Configurazione Promozioni... 123 10.4 Listini standard... 124 10.5 Aggiornamento con MS Excel... 124 10.6 Export colonna Prezzo... 125 11 Magazzino... 126 11.1 Rettifiche da foglio Excel... 126 11.2 Filtri nelle stampe e selezione dati... 126 11.3 Giornale di magazzino... 127 11.4 Giacenze Verifica negativi... 127 12 Vendite al Banco... 129 12.1 Collegamento a movimenti contabile/magazzino... 129 12.2 Gestione decimali nel driver di collegamento al registratore di cassa... 130 12.3 Gestione di scontrini a valore 0 e sconto nei resi... 131 12.4 Collegamento a movimenti contabile/magazzino... 132 12.5 Unità di misura, lotti e matricole... 133 Wolters Kluwer Italia S.r.l. Sede operativa: Via Nazionale, 62/1 (s.s. 47 per Padova) 36056 Belvedere di Tezze sul Brenta (VI) Tel. +39 0424 868211 Fax +39 0424 561404 http://www.artelnet.it e-mail:info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F6-20090 Assago MI Capitale sociale: 19.640.000 int. vers. Registro Imprese di Milano, Codice Fiscale e Partita IVA 10209790152 R.E.A. di Milano N. 1353036

12.5.1 Gestione unità di misura... 133 12.5.2 Gestione Lotti e Matricole... 133 13 Distinta Base... 134 13.1 Autocodifica Articoli di Fase... 134 13.2 Creazione nuova Distinta da componente... 135 13.3 Stampe Distinta Base... 136 13.3.1 Nuova stampa Esplosione Completa con q.tà da produrre e giac./disp.... 136 13.4 Nuova Analisi nelle Stampe Distinta Base... 137 13.5 Risorse... 137 14 Pianificazione... 138 14.1 Filtro Articoli Sottoscorta... 138 14.2 Ordini di Lavorazione con Componenti Fantasma... 138 14.3 Data Minima per i Fabbisogni... 139 14.4 Proposte Deselezionate... 139 15 Migration Kit... 140 15.1 Import tabelle... 140 15.1.1 Import Tipi Documento... 140 15.1.2 Import Documenti... 140 15.1.3 Import Articoli... 140 15.1.4 Import Distinte basi... 140 15.1.5 Import dati Ditta... 140 15.1.6 Player... 140 15.1.7 Promozioni... 140 15.1.8 Categorie Cespiti... 140 15.1 Strumenti di supporto... 141 15.1.1 Player... 141 15.1.2 Moduli di stampa documenti... 141 15.2 Import documenti su database statistico... 142 Wolters Kluwer Italia S.r.l. Sede operativa: Via Nazionale, 62/1 (s.s. 47 per Padova) 36056 Belvedere di Tezze sul Brenta (VI) Tel. +39 0424 868211 Fax +39 0424 561404 http://www.artelnet.it e-mail:info@artelnet.it S.r.l. a Socio Unico Dir. Coord. di Wolters Kluwer N.V. Sede legale: Centro Direzionale Milanofiori Strada 1, Pal. F6-20090 Assago MI Capitale sociale: 19.640.000 int. vers. Registro Imprese di Milano, Codice Fiscale e Partita IVA 10209790152 R.E.A. di Milano N. 1353036

1 Nuovo Setup Parte Server Con la versione 2/2011 di Arca Evolution sono state introdotte importanti novità strutturali che hanno comportato una completa revisione del setup della parte server e delle significative variazioni nei prerequisiti necessari. Le funzionalità server di Arca Evolution vengono ora erogate da un insieme di servizi di base che sono: SQL Server (1) Internet Information Server Reporting Services per cui il secondo e il terzo servizio rappresentano i nuovi prerequisiti a livello dei servizi. A livello di componenti i principali prerequisiti sono : Microsoft.Net Framework 4.0 (2) Microsoft Report Viewer 2010 Office Web Components 2003 (1) Nei prossimi paragrafi verranno riportati i dettagli e le istruzioni per l installazione; va detto subito che mentre tutti i componenti, Sql Server ed IIS sono necessari e quindi il setup si ferma in caso di loro assenza i Reporting Services sono soltanto suggeriti e pertanto, in caso di loro assenza o di loro errata/incompleta configurazione, il setup procederà comunque (ovviamente poi non saranno disponibili sul client le funzionalità ad essi legate, si veda 1.2 Reporting Services). Attenzione: se i servizi vengono attivati e/o configurati successivamente all installazione di Arca sarà necessario reinstallare nuovamente la parte server in modo da poter completare le configurazioni che il setup non aveva potuto portare a termine nell installazione precedente a causa dell inaccessibilità dei suddetti servizi. 1 Componente richiesto anche nella precedente versione 1/2011 2 Nelle precedenti versioni veniva chiesto il Microsoft.Net Framework 3.5 Pagina 6

1.1 Internet Information Server (IIS) A partire dalla versione 2/2011 alcuni servizi server sono erogati dall Internet Information Server (altrimenti noto come IIS), il server WEB nel mondo Windows: IIS diventa da questa versione un componente server strutturale e necessario al funzionamento di Arca. Ogni sistema Windows ha già al suo interno questo servizio ma non è detto che esso sia attivato e/o correttamente configurato; normalmente solo i sistemi server lo hanno già attivo; nei paragrafi seguenti viene illustrato passo per passo come si esegue l attivazione degli IIS sui sistemi Windows 7, Windows 2008 Server e Windows 2003 R2; le modalità di attivazione per Windows Vista e Windows 2008 R2 sono molto simili. 1.1.1 Attivazione IIS (Windows 7 Italiano) Per installare / attivare IIS: a) Aprire il Menù Avvio in basso a sinistra; b) Aprire il Pannello di Controllo; c) Selezionare Programmi (figura 1); d) Nella sezione Programmi e Funzionalità selezionare Attivazione o disattivazione delle funzionalità Windows (figura 2). figura 1 figura 2 n.b.: Si può anche andare nella sezione Disinstalla un programma dove, a sinistra della lista dei programmi installati, è nuovamente presente il link Attivazione o disattivazione delle funzionalità Windows (figura 3). Selezionando la voce Attivazione o disattivazione delle funzionalità Windows apparirà la relativa finestra: dopo una breve attesa per il caricamento delle funzionalità verrà visualizzata una lista ad albero con varie opzioni; la voce che interessa per l attivazione di IIS è Internet Information Services, come mostrato nella figura qui a fianco (n.b.: questa immagine - come anche le successive di questo paragrafo - è stata presa da un sistema Windows 7 in Italiano; su sistemi diversi la lista potrebbe essere leggermente diversa): figura 3 n.b.: Se la casella non è spuntata (come in figura) questo vuol dire che IIS non è attivato. Pagina 7

Per attivarlo basterà cliccarci sopra con il mouse (non serve aprire l albero delle sotto-opzioni) lasciando in tal modo al sistema di selezionare le opzioni di default; la casella risulterà come in figura, ad indicare che non tutte le opzioni sottostanti sono state selezionate: A questo punto resta un ultima cosa da fare: attivare il supporto per le applicazioni ASP.NET. Per far questo si espandano le sotto-opzioni di Internet Information Services, poi Servizi Web ed infine Funzionalità per lo sviluppo di applicazioni ; a questo punto si spunti, qualora già non lo sia, la voce ASP.NET. Note 1. Sui sistemi Windows Vista, 7, 2008 Server alla conferma dell operazione non sarà necessario il CD di installazione di Windows; su Windows 2003 invece è possibile che venga richiesto di inserire il CD di installazione di Windows. 2. Alla fine della procedura di attivazione di IIS potrebbe essere richiesto un riavvio del PC. Pagina 8

1.1.2 Attivazione IIS (Windows Server 2008 Inglese) In Windows 2008 IIS viene visto come uno dei server roles e può pertanto essere attivato tramite l interfaccia di configurazione Server Manager: Il Server Manager può essere lanciato dalla taskbar oppure tramite Start All Programs Administrative Tools Server Manager Nella finestra del Server Manager andare alla sezione Roles Summary e cliccare Add Roles Dopo una eventuale pagina di verifica iniziale, parte il wizard di installazione; in esso selezionare la voce Web Server (IIS) nella lista di elementi spuntabili presenti nella pagina Server Roles ; così facendo, IIS viene attivato con le impostazioni di default, che sono le minime. A questo punto resta un ultima cosa da fare: attivare il supporto per le applicazioni ASP.NET. Per far questo si selezioni la pagina Role Services sotto Web Server IIS nella parte sx del wizard e nella lista role services che viene presentata a dx spuntiamo ASP.NET sotto Application Development. Cliccare infine su Next per confermare l operazione. Pagina 9

1.1.3 Attivazione IIS (Windows Server 2003 Inglese) In Windows 2003 IIS viene visto come uno dei server roles e può pertanto essere attivato tramite l interfaccia di configurazione Manage Your Server : Il Manage Your Server può essere lanciato dalla taskbar oppure tramite Start Administrative Tools Manage Your Server Nella finestra di Manage Your Server cliccare Add or remove role Dopo una eventuale pagina di verifica iniziale, parte il wizard di installazione; in esso selezionare la voce Application server (IIS, ASP.NET) nella lista di elementi presenti nell elenco Server Role. Cliccare poi su Next. A questo punto resta un ultima cosa da fare: attivare il supporto per le applicazioni ASP.NET. Per far questo nella pagina Application Server Options spuntiamo Enable ASP.NET. Clicchiamo infine su Next per confermare l operazione. Pagina 10

1.1.4 Attivazione IIS con.net Framework 4.0 già installato Se IIS viene attivato dopo l installazione del Microsoft.Net Framework 4.0 è necessario registrare il supporto per il.net Framework 4.0 nelle applicazioni ASP.NET. Per farlo è sufficiente utilizzare il comando Configure_NET40.cmd che si trova nella cartella \Programmi\Artel\ArcaEvolutionBls\BlsServices In alternativa, si può eseguire il comando AspNet_Regiis.exe ir dalla cartella C:\Windows\Microsoft.NET\Framework\v4.0.30319 1.1.5 Test IIS Per verificare se l attivazione è avvenuta una prima verifica sarà aprire il browser e navigare all indirizzo http://localhost: se non si aprirà la pagina di errore (figura 1) allora vuol dire che il server IIS locale sta rispondendo; la pagina mostrata dovrebbe essere quella di figura 2, ma potrebbero esserci casi in cui viene mostrata una pagina vuota. Figura 1 Figura 2 Pagina 11

ATTENZIONE Non è sufficiente che il server IIS riponda per essere certi che sia tutto a posto: potrebbe non essere stato registrato il supporto per la programmazione ASP.NET (come ad esempio in figura a dx) oppure potrebbe essere necessario registrare il supporto per il.net Framework 4.0 nelle applicazioni ASP.NET nel caso, come riportato al 1.1.4, IIS sia stato attivato dopo l installazione del.net Framework 4.0. Indice di questa tipologia di attivazione non completa di IIS sono ad esempio errori accedendo al cruscotto da dentro Arca del tipo sotto riportato: Pagina 12

1.1.6 Cruscotto richiede IIS A partire dalla versione 2/2011 il cruscotto richiederà gli Internet Information Services: a parte un eventuale ritardo iniziale (al primo accesso IIS richiede un po di tempo per attivarsi), dal punto di vista dell operatore non ci saranno differenze. Qualora IIS non fosse presente sul server o non rispondesse verrà riportata la seguente notifica: 1.1.7 IIS e Windows XP L IIS di Windows XP è obsoleto e non è pertanto in grado di fornire le funzionalità richieste. In caso di multi-utenza (2 o più posti di lavoro) Windows XP non potrà essere utilizzato come Server: non era possibile con le precedenti versioni (Arca Evolution per la multiutenza richiedeva un Dominio e Windows XP, non essendo un S.O. Server, non è in grado di gestire un dominio) e non lo sarà neppure con il nuovo supporto alle reti senza dominio che viene introdotto con questa versione 2/2011 (si veda il 1.4 Supporto per installazioni multiutenza senza dominio). Nel caso di monoutenza invece un apposito programma che apparirà sulla barra delle applicazioni fungerà da surrogato di IIS: n.b.: si veda al Errore. L'origine riferimento non è stata trovata. e 1.4 per ulteriori Pagina 13

1.2 Reporting Services Con la 2/2011 viene per la prima volta integrato in Arca il supporto ai Reporting Services, il servizio di reportistica avanzata parte di Microsoft SQL Server; essendo parte del prodotto Microsoft SQL Server tutte le installazione di Arca Evolution sono già automaticamente in regola con la licenza d uso: - per chi utilizza la versione gratuita di SQL (la versione Express) essa comprende anche una corrispondente versione gratuita, quant anche con qualche limitazione come già accade per il motore di database, dei Reporting Services; - per chi invece utilizza una versione standard a pagamento di SQL, la licenza a suo tempo acquisita dà il diritto all utilizzo di anche dei Reporting Services, in questo caso senza limitazioni di funzionalità. n.b.: Per poter essere integrati, riconosciuti e gestiti all interno di Arca i Reporting Services dovranno essere quelli di Microsoft SQL Server 2008 R2. Ovviamente Arca Evolution continuerà a funzionare regolarmente anche in assenza dei Reporting Services; altrettanto ovviamente verranno a mancare tutte le nuove funzionalità ed i nuovi report che saranno sviluppati a partire da questa versione di Arca utilizzando questo nuovo potente motore. 1.2.1 Installazione Se dal punto di vista della licenza d uso non vi sono problemi, non è detto che i Reporting Services siano già installati: dipende da cosa si è scelto di fare quando a suo tempo si è installato Microsoft SQL Server poiché era quello il momento in cui si decide se installarli o meno. Se non lo si è fatto non ci sono problemi: con il DVD di installazione di SQL Server pronto si tratterà di andare da pannello di controllo in modifica dell installazione di SQL per aggiungervi i Reporting Services (si consiglia di far eseguire l operazione da chi, a suo tempo, ha installato Microsoft SQL Server). n.b.: L account del servizio dei Reporting Services deve essere lo stesso di SQL Server (tipicamente LocalSystem o NetworkServices); anche i nome dei servizi per il Report Manager e per il Report Server e la porta TCP utilizzata devono restare quelli proposti di dafault dall installazione (porta 80, nomi servizi Reports e ReportServer per SQL installato su istanza di default, oppure Reports_<SqlInstanceName> e ReportServer_<SqlInstanceName> in caso di SQL installato su istanza non di default). Il setup di Arca si farà carico di verificare la presenza dei Reporting Services: controllerà che il corrispondente servizio sia installato, lo avvierà se non attivo e lo configurerà in modalità di avvio automatico qualora già non lo fosse: n.b.: il primo accesso ai Reporting Services, quando il servizio viene attivato per la prima volta o quando essi non sono utilizzati da molto tempo, può essere abbastanza lungo: è tutto normale, gli accessi successivi saranno più veloci. Pagina 14

1.2.2 Reporting Services e Windows XP Se Windows XP viene utilizzato come server o in monoutenza i Reporting Services non sono da Arca supportati neppure con la modalità monoutenza descritta al 1.1.7; per poter sfruttare le nuove analisi realizzate con i Reporting Services rese disponibili da questa versione sarà necessario passere ad un sistema più aggiornato. 1.2.3 Requisiti Hardware Dal punto di vista dei requisiti hardware si deve tenere presente che i Reporting Services richiedono un minimo di 4GB di RAM per funzionare in maniera soddisfacente; va da sé che mentre nelle installazioni server il vincolo non rappresenta certamente un problema, nelle installazioni in monoutenza la cosa va tenuta ben presente. 1.3 Prerequisiti Con questa versione sono variati i prerequisiti richiesti per l installazione della parte server di Arca Evolution; i prerequisiti per la parte client restano invariati rispetto alla precedere 1/2011: La procedura di Setup ne verificherà la presenza eventualmente proponendo il link per l installazione dal DVD o da Internet: Se invece tutti i prerequisiti sono soddisfatti la procedura di setup li visualizzerà nello stato di verificato riportando la versione rilevata. Pagina 15

1.3.1 Microsoft.Net Framework 4.0 sul server Come già anticipato con la 1/2011, da questa versione il.net Framework 4.0 è diventato un componente di sistema necessario per la parte server. n.b.: indispensabile per la parte server, il.net Framework 4.0 è solo consigliato per la parte client (è probabile che sia richiesto nei prossimi rilasci); sul client resta prerequisito - come già nelle precedenti versioni il 3.5. Sul DVD di installazione, nella cartella X:\Componenti\Microsoft.NET Framework 4.0 è presente il setup completo del Microsoft.NET Framework 4.0 con documentazione e links utili; non è necessario scaricalo da internet. Se fosse necessario installare il.net Framework 3.5 sul client si può tranquillamente installare la versione 4.0 presente sul DVD anche sul client. L installazione del Microsoft.Net Framework 4.0 potrebbe non essere necessaria: esso può essere già presente ad esempio perché installato dagli aggiornamenti automatici di Windows. Per verificare se è già installato, si vada in Pannello di Controllo Programmi Programmi e Funzionalità e si controlli se nella lista dei programmi installati è presente Microsoft.Net Framework 4.0 come nella figura di destra: n.b.: L installazione del.net Framework 4.0 su alcuni sistemi un po vecchi può richiedere abbastanza tempo: si consiglia quando possibile di installarlo prima dell aggiornamento di Arca (anche giorni prima), magari in pausa pranzo o alla sera: la sua installazione non dà problemi di compatibilità. n.b.: Per evitare un riavvio del PC quando si installa.net 4.0 su un PC in cui è già presente il.net 3.5, conviene installare prima un aggiornamento del.net 3.5 Windows Vista SP2 o Windows Server 2008 SP2 Windows 7 o Windows 2008 R2 http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=198093 http://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=198092 Entrambe le fix sono presenti anche sul DVD di installazione nella cartella HotFix del.net 3.5 D:\Componenti\Microsoft.NET Framework 3.5 SP1\HotFix Pagina 16

1.3.2 Microsoft Report Viewer 2010 Il supporto per i Reporting Services richiede che sul server sia installato il Microsoft Report Viewer 2010: il compente non richiede alcuna licenza, non è necessario scaricarlo in quanto già presente sul DVD di installazione ed il link presente nella pagina di verifica prerequisiti in caso di bisogno permetterà la sua immediata installazione: Componente non installato: viene proposto il link per il download e l installazione: Componente regolarmente installato n.b.: Il componente Microsoft Report Viewer 2010 è necessario al corretto funzionamento della parte server anche se non sono installati i Microsoft Reporting Services. 1.3.3 Versione minima aggiornabile: 1/2011 In caso di aggiornamento, la versione minima aggiornabile è la 1/2011; per aggiornare versioni precedenti si dovrà prima aggiornare alla 1/2011 e da questa alla 2/2011. Tutte le successive versioni fino alla 1/2012 richiederanno in aggiornamento la 1/2011 come minima aggiornabile. Poi, dalla 2/2012, la versione minima aggiornabile sarà la 1/2012. Pagina 17

1.4 Supporto per installazioni multiutenza senza dominio Fino alle precedenti versioni la gestione della multiutenza con Arca Evolution richiedeva la presenza di un dominio per l utilizzo della modalità di autenticazione di Windows per la connessione a SQL Server. Per le installazioni piccole (due o tre posti di lavoro), vengono da ora supportate anche le reti Peer-to-Peer (quelle senza dominio) utilizzando la modalità di autenticazione Standard per la connessione a SQL Server. n.b.: nelle reti di pochi utenti non è necessario che il server sia dedicato; ad esempio, per gestire due utenti in Arca non servono necessariamente 3 computer (due per gli utenti ed uno dedicato a fare il server): il server può anche essere utilizzato come regolare postazione di lavoro purché sia abbastanza performante. Il fatto che il server sia dedicato o meno non ha nulla a che fare con la presenza del dominio: per aver un dominio è necessario che il server sia un Windows 2003, Windows Server 2008 o Windows 2008 R2 e che i computer client non siano home edition. Per la connessione a SQL Server in assenza di dominio non si potrà utilizzare la modalità di autenticazione di Windows; pertanto, nel dialogo di login di Arca, va tolta la spunta Utilizza la modalità di autenticazione di Windows. Togliendo la spunta, appariranno i campi Utente e Password in cui inserire le credenziali di accesso a Microsoft SQL Server. Si tenga presente che: a) Il supporto da parte di SQL della modalità di autenticazione Standard (cioè quella non di Windows ) è per default disattivo e va attivato in fase di setup; in questo momento si sceglie la password da assegnare alla login di amministrazione predefinita sa (System Administrator). Sarà possibile attivarlo anche successivamente al setup utilizzando la console di gestione Microsoft SQL Server Management Studio. b) Questo tipo di utenti (login standard di SQL) non possono essere organizzati in gruppi (il supporto automatico previsto dal setup di Arca per i ruoli predefiniti Arca_Reader, Arca_User, Arca_PowerUser, Arca_Admins si appoggia ai gruppi di dominio e non sarà pertanto disponibile); tutti gli utenti entreranno in SQL con la login sa a meno che non vengano create a mano apposite login. Si veda a questo proposito il prossimo paragrafo 1.4.1 Creazione login con la sicurezza di SQL Server. c) Le credenziali di accesso (nome utente e password) saranno passate a tutti i programmi che necessitano di collegarsi al database di Arca; in particolare si ricorda che esse saranno passate ad Excel in caso di estrazione dati aggiornabile (quella che si ottiene se si ha il modulo office extended ) con alcune implicazioni di sicurezza: utente e password sono salvati da Excel dentro il workbook xls in quanto necessarie ai successivi aggiornamenti dei dati; il workbook xls sarà in grado di ricollegarsi ad database e leggere dati aggiornati indipendentemente dalla persona che lo sta consultando purché si sia in rete locale; è possibile con appositi programmi estrarre le informazioni di utente e password dai documenti Excel. Ci saranno inoltre alcune limitazioni su funzionalità più avanzate: a) Le policies andranno applicate ai singoli utenti, non essendoci come già detto gruppi di dominio. b) I prodotti Player e FinManager ed in generale tutti i prodotti attuali o futuri che necessitano di collegamento alla base dati di Arca richiedono la modalità autenticazione di windows e non sono supportati in questa modalità. c) La fruizione dei nuovi report fatti con Reporting Services non sarà possibile a meno di non impostare manualmente le autorizzazioni necessarie. Pagina 18

1.4.1 Creazione login con la sicurezza di SQL Server Per la creazione delle login si dovrà utilizzare la console di gestione Microsoft SQL Server Management Studio: Le login così create non avranno accesso ai database di Arca a meno che non vengono opportunamente configurate per essere funzionalmente equivalenti ai gruppi di Arca: SysAdmins, Admins, PowerUsers, Users e Readers. Se si vuole che la login sia equivalente ad un utente del gruppo SysAdmins di dovrà configurala assegnandole il ruolo server sysadmin direttamente nel dialogo di creazione nuova login, come mostrato in figura a dx: n.b.: La login così creata sarà funzionalmente equivalente alla login sa: non avrà alcuna limitazione nella gestione del server sql e dei dati in esso contenuti. Se invece si vuole configurare una login in modo che sia funzionalmente equivalente ad uno degli altri 4 gruppi standard di Arca (Admins, PowerUsers, Users e Readers) si dovrà eseguire la sp asp_du_cfglogin su ciascuna delle ditte di Arca; ad esempio: Use ADB_Demo Exec asp_du_cfglogin 'Antonio', 3 -- 1 Admins, 2 PowerUsers, 3 Users, 4 Readers dove Antonio è il nome della login su cui stiamo lavorando e 3 indica che lo vogliamo configurare in modo che sia funzionalmente equivalente ad un utente del gruppo Users. Pagina 19

1.5 Fine supporto per Windows XP Il sistema operativo Windows XP è ormai obsoleto; uscito il 25 Ottobre 2001, il suo supporto principale da parte del produttore (Microsoft) è terminato il 14/04/2009 (per maggiori dettagli si veda la documentazione ufficiale: http://support.microsoft.com/lifecycle/?ln=it-it&c2=1173 Anche per Arca Evolution Windows XP va ormai considerato un S.O. obsoleto; queste le date previste di dismissione : Già da oggi Windows XP non è supportato come S.O. Server per Arca Evolution in caso di installazioni multiutenza; A partire dalla 1/2012 Windows XP non sarà più supportato in installazioni monoutenza poiché in esse devono convivere sia la parte server che la parte client; A partire dalla 2/2013 Windows XP non sarà più supportato come client di un sistema multiutenza. Si consiglia di controllare il parco installato ed iniziare a sensibilizzare gli utenti circa questo aspetto. Pagina 20

2 Varie 2.1 Filtro In Elenco Nei campi di tipo codice è stata introdotta la nuova modalità di filtro In Elenco, attivabile allo stesso modo delle altre modalità di filtro. Il nuovo tipo di filtro permette di impostare più condizioni contemporanee sullo stesso campo; la modalità di uso più frequente è certamente il richiedere che un campo sia compreso in un elenco di valori, da cui il nome della tipologia di filtro. 2.1.1 Codici Inclusi Attivando il filtro In Elenco, in prossimità del campo filtro di partenza (che si trasforma in campo combo) appare una griglia tramite la quale è possibile compilare la lista dei codici per cui si desidera filtrare. n.b.: La compilazione della lista da parte dell utente avviene secondo le normali modalità: i campi in essa contenuti portano con sé tutte le caratteristiche del campo filtro di partenza, per cui oltre all inserimento manuale dei singoli codici (con eventuale auto-completamento come ad esempio nel caso dei codici CLI/FOR) è possibile utilizzare anche tutte le ricerche standard e avanzate proprie del campo filtro in questione. Pagina 21

L immagine a dx illustra quanto detto prendendo come esempio il caso di un campo codice articolo mostrando il menù contestuale accessibile da ciascuna riga della lista: si può notare che la sola voce mancante dal menù e quindi non accessibile è quella della Ricerca/Modifica CTRL+F3 : tale cosa è voluta by-design. Come muoversi con la tastiera Muoversi nella lista: Svuotare tutta la lista: FRECCE TAB CTRL+TAB CTRL+BACKSPACE Svuotare la riga corrente: SHIFT-BACKSPACE Uscire senza confermare: ESC Uscire confermando: INVIO Infine si noti che durante gli spostamenti nuove righe saranno automaticamente aggiunte alla lista quando necessario. n.b.: Oltre alla normale correttezza dei codici inseriti, in uscita viene verificata anche la loro univocità in modo da evitare doppioni inseriti per errore a scapito degli effettivi codici che si intendeva inserire. All uscita, il fatto che il filtro In Elenco sia non vuoto viene segnalato tramite la presenza dell etichetta Vari all interno della combo, mentre un opportuno ToolTip illustra in modo dettagliato il contenuto del filtro; selezionando interamente l etichetta Vari e premendo BACKSPACE il filtro viene svuotato (in modo del tutto analogo a quanto accade per gli Attributi). Pagina 22

2.1.2 Condizioni multiple Nell immagine riportata sotto si vede come sia possibile usare anche le quattro condizioni di filtraggio Come, Uguale a, Da A e Vuoto per la creazione della lista dei codici da filtrare. La cosa si spiega in questo modo: in talune situazioni una lista di codici oltre che tramite l inserimento esplicito di ciascun codice tramite la condizione Uguale - può essere più velocemente e utilmente espressa tramite le condizioni Come, Da A e Vuoto; la figura seguente illustra in modo banale ma chiaro il concetto: come si può notare la lista dei codici risultante è ottenuta in parte con lista esplicita, in parte con condizione Da A e in parte con condizione Come. Si tenga ben presente che in questo caso il controllo di univocità dei codici (di cui si parlava sopra) viene applicato soltanto ai codici inseriti tramite la condizione Uguale. In conclusione risulta evidente come queste modalità di filtraggio più flessibili e potenti debbano essere appositamente selezionate dall utente, perché di default il filtro In Elenco si propone e opera nella modalità più semplice ed intuitiva di lista semplice. Un ultima nota: impostazioni e valorizzazioni del filtro In Elenco per un dato campo non sopravvivono alla chiusura della form e quindi il loro ciclo di vita coincide con quello della form. 2.1.3 Codici Esclusi Nel paragrafo precedente è stato illustrato il filtro In Elenco nella sua modalità d uso tipica, che grazie al supporto anche per le condizioni di filtro Come e Da A risulta notevolmente potente; il comportamento del filtro potrebbe essere riassunto così: È possibile esprimere una serie di condizioni di filtro (di tipo Come, Uguale, Da A e Vuoto) e la lista risultante dei codici da filtrare è l insieme dei codici che scaturiscono da ciascuna singola condizione di filtro. A volte però per maggior praticità e velocità si vorrebbe esprimere liste di codici del tipo : - vorrei tutti i clienti tranne alcuni specifici - vorrei tutti gli articoli di un intervallo tranne quelli con il codice (parlante) di un certo tipo Per supportare tali esigenze il filtro In Elenco offre una seconda pagina, la pagina Esclusi, dove è possibile indicare proprio quei codici che si desidera escludere dalla lista: Pagina 23

La seconda pagina operativamente è del tutto identica alla prima, con la sola rimarchevole differenza che le condizioni di filtro espresse indicano quali codici debbano essere esclusi dalla lista risultante finale. Ovviamente le due pagine Inclusi ed Esclusi cooperano, fornendo all utente la massima flessibilità nella compilazione delle condizioni di filtro adatte a ottenere la lista di codici desiderata. Nell immagine seguente a titolo di esempio sono rappresentate delle semplici condizioni di filtro per codici inclusi ed esclusi e il tooltip risultante illustra chiaramente il risultato finale per la lista ottenuta. Pagina 24

2.2 Operatori La finestra di gestione degli operatori è stata potenziata e ha subito delle modifiche grafiche. Innanzitutto, nell elenco sono visualizzate più informazioni: Ora si vedono le informazioni riguardanti l accesso Windows evidenziate in giallo, e quelle dell accesso WEB evidenziate in verde. Le ultime 2 colonne mostrano il numero di clienti e fornitori che sono gestiti dall operatore in base al suo ruolo. I record hanno colorazione diversa in base ai permessi associati: in blu quelli che hanno solo accesso WEB, in rosso quelli che hanno accesso Windows ed in viola quelli che hanno tutti e 2 gli accessi. I record barrati non hanno alcuni tipo di accesso. Nella pagina Generale, oltre alla nuova veste grafica, si può notare il nuovo oggetto per inserire la fotografia dell operatore. Foto: tramite i link posti alla sinistra è possibile scegliere un immagine da un elenco di esempio oppure importarle da file. Le dimensioni consigliate sono 100x100 pixels. 2.2.1 Policy sul Cruscotto per utenti WEB Entrando in Arca con la modalità PoliciesEditMode, nella finestra di gestione degli operotori è disponibile un link per poter definire le policies sulle voci del Cruscotto; potranno essere definite sia su operatori che hanno accesso da Windows che su operatori web e pertanto tali policies avranno effetto sia da dentro Arca sia nel collegamento al Cruscotto via Web. n.b.: Il link sarà attivo solo se si entra in Arca con il Policy Editor. Pagina 25

2.3 Nuove analisi dati nel cruscotto Nel cruscotto sono state introdotte 6 nuove analisi dati realizzate con la nuova tecnologia dei Reporting Services introdotta con questa versione (si veda 1.2); quattro analisi sono state inserite nella sezione Analisi Vendite ed altre due nella sezione Scadenze ed Insoluti. Di queste 6 nuove analisi solo tre sono completamente nuove (Fatturato Clienti, Volume di Affari e Distribuzione Clienti); le altre 3 sostituiscono migliorandole grazie alle potenzialità del nuovo strumento di reportistica le corrispondenti analisi con stesso nome già presenti nel cruscotto. n.b.: Chi non avesse i Reporting Services installati e configurati continuerà a vedere le precedenti 3 analisi e non potrà utilizzare la nuova analisi Volume di Affari; chi invece installa e configura i Reporting Services vedrà le nuove tre analisi dati al posto delle precedenti. Senza Reporting Services installati ed attivi Con Reporting Services installati ed attivi Pagina 26

2.3.1 Nuova analisi Volume di Affari La nuova analisi Volume di Affari mette a confronto 3 anni di venduto per agente con indicatori immediati di andamento rispetto all anno precedente ed informazioni sul numero di clienti ai quali si è venduto; il tutto anche con un dettaglio mensile a richiesta : Indicatori andamento rispetto anno precedente Apre/chiude dettaglio mese Andamento mensile Hyperlink per visualizzare i dettagli: fare click sui valori Anche se non reso evidente dalla colorazione (per non perdere la leggibilità del numero) gli importi del venduto per agente, sia quelli raggruppati per anno che quelli raggruppati per anno/mese sono degli hyperlink: spostandosi con il mouse sopra di essi apparirà la consueta mano (si vedano le figure a dx) e facendo un click con il mouse si visualizzeranno due nuovi report di dettaglio annuale e/o mensile in modo analogo a quanto riportato nel prossimo paragrafo relativamente all analisi Fatturato Agenti Pagina 27

2.3.2 Nuova analisi Fatturato Agente La nuova versione realizzata con i Reporting Services dell analisi dati Fatturato Agenti riporta in modo sintetico (una sola pagina A4 in orizzontale) una visione di alto livello del fatturato agenti: i migliori 5, incidenza dei migliori 5 sul fatturato totale, nr clienti ai quali si è venduto, colpo d occhio sull andamento mensile, progressivo annuale, etc ; una funzionalità molto interessante è la possibilità di navigare il report ed andare in dettaglio per agente grazie al link presente sul nome dell agente stesso: % dei migliori 5 sul totale fatturato Clienti attivi e clienti in gestione, in numero e percentuale sul totale Dettaglio Agente Andamento mensile del fatturato agente Suddivisione con diagramma a torta del fatturato tra i migliori 5 agenti ed i restanti agenti Grafico del progressivo fatturato per agente (solo i primi 5) Un click sul nome dell agente o sull importo del veduto permette, come già nella precendete analisi Volume di Affari, di vedere i dati di dettaglio. n.b.: il logo che appare nelle immagini è il logo aziendale della ditta dimostrativa; per ogni azienda sarà possibile avere uno o più loghi aziendali da utilizzare in questo tipo di reportistica: per dettagli si veda più avanti al 2.12.2 Loghi aziendali. Pagina 28

Come detto, dall analisi precendete, con un click sul nome agente o importo del veduto, si naviga su una nuovo report di dettagli agente in cui si vedono in modo più preciso gli andamenti mensili, sia in modalità grafica che in modalità testo (figura a dx). Da questa pagina è possibile andare ulteriormente in dettaglio per vedere ad esempio come è composto il fatturato di aprile: basta fare click sul nome del mese oppure sulla corrispondente barra dell istogramma in alto e si visualizzerà il report di dettaglio mensile. Questo report riporta in modo analitico tutte le fatture del mese (figura in basso). Delle fatture viene riporato il cliente ed il totale ed è anche possibile aprire il dettaglio delle righe di fattura. Come evidente dalla colorazione, il numero di fattura è a sua volta un link: facendovi click verrà visualizzato il documento con un aspetto molto simile alla versione cartacea (figura qui a destra). n.b.: attualmente il layout è fisso ma in futuro sarà possibile realizzare un layout fattura come quello a destra su misura in modo che rispecchi il più fedelmente possibile il documento cartaceo aziendale, sia nell aspetto che nel contenuto. Pagina 29

2.3.3 Nuova analisi Scadenze Aperte ed Insoluti per Agente Le due analisi Scadenze Aperte ed Isoluti per Agente sono state riprogettate come da immagini seguenti: Pagina 30

2.3.4 Nuove analisi Fatturato Clienti e Distribuzione Geografica Fatturato La nuova analisi Fatturato Clienti permette di vedere a colpo d occhio quali sono i clienti ai quali si è venduto di più ed al contempo ci dà un spaccato per settore merceologico cliente delle vendite. Con l analisi Distribuzione Geografica Fatturato invece possiamo vedere come il fatturato aziendale è ripartito da un punto di vista geografico: quanto in Italia, quanto in Europa e quanto nel mondo: Pagina 31

2.4 Tabella Immagini A partire da questa versione è presente una nuova gestione di immagini a supporto del cruscotto (per poter aggiungere dei bottoni con una immagine a piacere, non limiatata a quelle già presenti) e dei loghi aziendali (la nuova reportistica con i reporting services utilizzare loghi aziendali in ogni report). 2.4.1 Loghi Aziendali Come visto nei capitoli percedenti, la nuova reportistica utilizza sempre delle intestazioni che riportano il logo aziendale, per rendere meno impersonale e più professionale il report stesso. Al momento per i report realizzati utilizzano due tipologie di logo aziendale: un logo piccolo quadrato (tipicamente 100x100 pixels) da mettere nelle intestazioni delle pagine in verticale ed un logo più ampio, rettangolare (100x300 pixels), utilizzato nelle intestazioni delle pagine orizzontali. Si riportano due immagini per maggior chiarezza: Ovviamente è fondamentale che in questa nuova reportistica il logo sia quello dell azienda, non un logo generico e/o della ditta dimostrativa! La nuova gestione delle immagini introdotta con questa versione permette di farlo. L operazione sarà abilitata solo per gli utenti amministratori. Nel menu Servizio\Gestione Ditta è stata aggiunta la voce Loghi Aziendali per la visualizzazione e la gestione dei loghi aziendali. Pagina 32

Nella ditta dimostrativa i due loghi dell azienda sono già stati inseriti: se in aggiornamento si è scelto di installare la ditta dimostrativa, non di aggiornala, all apertura della form di gestione loghi aziendali della ditta demo troveremo 4 elementi: i due loghi aziendali della ditta (xlogoazienda1 ed xlogoazienda2) e i due loghi standard (LogoAzienda1 e LogoAzienda2) che verranno utilizzati nel caso non fossero ancora stati inseriti i loghi aziendali. Per ricordare di inserire i loghi aziendali, i due loghi standard, quelli utilizzati in assenza di loghi aziendali, sono stati realizzati come immagine stilizzata che ricorda di inserire il logo: Come si vede nell immagine le dimensioni dei loghi delle ditta dimostrativa non sono esattamente 100x100 e 100x300 come sopra riportato quale requisito bensì di 330x330 e 210x630; infatti la dimensione sopra riportata non è obbligatoria ma solo consigliata; quel che è invece fondamentale per la buona riuscita grafica è che venga preservato il rapporto altezza/larghezza richiesto per i due loghi: preservando quest ultimo vanno bene un po tutte le dimensioni anche se è inutile oltreché potenzialmente dannoso per questioni di performance e/o occupazione mettere immagini molto più grandi del richiesto. La gestione delle immagni è molto semplice: alla pressione del bottone Nuovo verrà chiesta la posizione sul disco dell immagine da importare (una volta importate le immagini finiscono sul database aziendale) poi la form in modalità di modifica dati permetterà di modificare il nome e/o di aggiungere delle note; tutte le altre informazioni (dimensioni, tipologia, etc ) saranno recuperate in automatico al salvataggio del dato. n.b.: È importante che il nome sia quello richiersto: xlogoazienda1 per l immagine piccola e quandrata, xlogoazienda2 per l immagine più grande rettangolare. Pagina 33

2.4.2 Immagini per il Cruscotto Nel menu del Cruscotto è stata aggiunta la nuova voce Immagini, visibile solo se si entra in Report Design Mode. In questa form di gestione sarà possibile aggiungere delle immagini personalizzate che poi potranno essere utilizzate nella definizione dell aspetto grafico del Cruscotto. Le nuove immagini personalizzate dovranno avere il nome che inizia con il carattere x oppure bisogna creare una sottocartella del Path che abbia il nome che inizi con x (esempio: /cruscotto/xpers ). Le immagini inserite saranno poi visibili nella finestra di definizione delle analisi del Cruscotto: Pagina 34

2.5 Filtri Attributi Come già visto per i campi Memo, anche per i filtri degli attributi, per aprire la finestra di scelta, si possono utilizzare i tasti F4, barra spaziatrice e ALT + Freccia Giù. Invece, con la pressione dei tasti DEL o BACKSPACE è possibile azzerare il filtro. Finestre a cui è stato aggiunto il filtro Attributi Cliente-Fornitore Contabilità\Gestione Iva\2011\Riepilogo Movimenti Contabilità\Gestione Iva\2011\Liquidazione\Riepilogo Movimenti Contabilità\Gestione Iva\2011\Black List Contabilità\Stampe\Brogliaccio Contabilità\Ritenute d Acconto\Stampe\Elenco Movimenti Prima Adesso Contabilità\Ritenute d Acconto\Stampe\Elenco Fornitori Contabilità\Ritenute d Acconto\Stampe\Versamento Enasarco Prima Adesso Contabilità\Ritenute d Acconto\Stampe\Dichiarazione Compensi Contabilità\Ritenute d Acconto\Export per Modello 770 Agenti e Provvigioni\Stampe Documenti\Commesse\Stampe n.b.: Tutte le form elencate sono state modificate nel layout per far spazio al nuovo filtro Attributi. Pagina 35

2.6 Nuovo portale PmiFree Il portale di Impresa Web è stato completamente rinnovata: nuova veste grafica, nuovi contenuti, nuove opportunità. Nella finestra delle impostazioni, richiamabile dal menu servizio, nella pagina Preferenze Generale è stata introdotta la possibilità di scegliere se visualizzare la pagina Impresa WEB in automatico alla partenza di ARCA. n.b.: L impostazione è valida per tutti gli utenti. 2.7 Campi Memo nelle griglie Un campo di tipo Memo quando è visualizzato nelle griglie, si presenta come una colonna che riporta la dicitura memo quando valorizzato. Per visualizzare la finestra di zoom collegata, oltre al doppio click, da questa versione sono stati abilitati anche i tasti F4, ALT+Freccia giù e barra spaziatrice. Uniformando il comportamento dei campi memo presenti nelle griglie, è stata modificata la finestra Selezione scadenze, richiamabile dal menù Scadenzario\Scadenze, in modo che le note vengano aperte con doppio click anziché con il click singolo. Pagina 36

2.8 Gestione Ditta ed Esercizi 2.8.1 Gestione Ditta Nei dati anagrafici della ditta (menù Servizio/Gestione ditta) sono state introdotte le seguenti modifiche: Nei dati anagrafici della ditta sono stati aggiuni il Numero e la località di iscrizione al Registro Imprese. Nella sezione Dati Persona fisica è stata aggiunto il campo Nazione Nascita. 2.8.2 Gestione Esercizi A partire da questa versione le date di inizio e fine esercizio non sono più liberamente modificabili. Sarà possibile modificare solamente la data di fine dell ultimo esercizio inserito ed essa non potrà essere minore di quella già presente. Per gli altri esercizi, in fase di editing, i campi saranno disabilitati. Pagina 37

2.9 Apertura/Chiusura Programma 2.9.1 Ingresso in Arca Evolution All ingresso in Arca Evolution ora la combo dei Server supporta il caricamento ritardato per i Server Remoti; in questo modo non è più necessario attendere il tempo di analisi della rete (che in generale risulta abbastanza lungo) ed è possibile accedere istantaneamente ai Server Recenti e ai Server Locali. Cliccando su < Cerca > la lista dopo il tempo necessario - verrà popolata anche con i SQL Server Remoti. 2.9.2 Uscita da Arca Evolution Per evitare uscite accidentali dal programma viene ora richiesta all operatore l esplicita conferma: Pagina 38

2.10 Nuova modalità Salva e Nuovo Nelle finestre di gestione degli Articoli, Clienti, Fornitori, Prima Nota, Commesse e Documenti è stata attivata la possibilità di eseguire le seguenti operazioni: Salva e Nuovo: dopo aver salvato il record corrente, prepara la finestra per l inserimento di un nuovo record; Salva e Nuovo con Duplicazione: come l azione precedente solo che viene eseguita la duplicazione del record appena salvato. Verrà memorizzata l ultima operazione di salvataggio effettuata e sarà visualizzata, nel bottone, un icona diversa per ogni azione. Uscendo e rientrando nella finestra, sarà ripristinata l azione Salva. Salva Salva e Nuovo Salva e Nuovo con Duplicazione Si noti che l acceleratore di tastiera CTRL+S eseguirà l operazione di salvataggio visualizzata dall icona, cioè l ultima operazione fatta. 2.11 Impostazioni Quando si modificano le impostazioni di visualizzazione delle finestre di gestione, sezione Elementi nell Elenco, se si seleziona l opzione Sempre tutti per visualizzare tutti i record, per le tabelle corpose sarà visualizzato un messaggio di avvertimento: n.b.: Si tenga presente che, per le tabelle con tanti record, l impostazione migliore dal punto di vista delle performance è quella riportata nella figura a destra: apertura della form senza dati e con filtro attivo, numero massimo di elementi 500-1000, ordinamento di default (con la 2/2011 è stato introdotto il comando Ripristina Default ). Solo per le form di tabelle con meno di 1000 record (Codici Iva, Infine, Pagamento, nella parte Tipo dedicata Documento, agli Causali ordinamenti, Contabili, è stato Fornitori, introdotto Magazzini, poter etc) è ripristinare accettabile l impostazione l ordinamento Visualizza di default, sempre eliminando tutti e un link per quello Apri definito la form dall utente: con i dati. Per gli Articoli ed i Clienti utilizzare l una o l altra modalità in base al loro numero. Pagina 39

3 Clienti - Fornitori 3.1 Pagina Listini Nella pagina che illustra le promozioni del cliente, è stata modificata la griglia delle promozioni Famiglia Cliente Articolo poiché sono ora visibili anche le nuove promozioni Articolo-Cliente (si veda più avanti al paragrafo 10). 3.2 Destinazioni Diverse / Sedi Amministrative Dalla finestra di gestione dei clienti e fornitori è possibile inserire/modificare le sedi operative ed amministrative del cliente/fornitore. Nel caso venissero inseriti dei record senza specificare alcun codice, in fase di salvataggio verrà richiesto se eliminare tali record o annullare l operazione di salvataggio e tornare in modifica: n.b.: nelle versioni precedenti il record senza codice veniva cancellato senza chiedere conferma Pagina 40

3.3 Esposizione fido 3.3.1 Inclusione dell IVA nel fido È stata potenziata la procedura del calcolo dell esposizione: è ora possibile scegliere se includere l importo dell IVA negli ordini da evadere e nelle bolle da consegnare (gli importi delle fatture, invece, sono sempre comprensivi di IVA). Tale scelta si effettua dalla pagina Documenti della finestra Impostazioni, richiamabile dal menù Servizio: 3.3.2 Controllo Fido Fornitori È inoltre possibile effetturare il controllo del fido anche per i fornitori. Nella Configurazione dei documenti è possibile gestire le impostazioni riguardanti il controllo finanziario anche per i documenti intestati a fornitori: Nella barra degli strumenti della finestra di gestione dei fornitori è stato aggiunto, a- nalogamente a quanto già presente nei clienti, il bottone per il controllo del fido. Infine sono state aggiunte tra le stampe anagrafiche dei fornitori le stesse due stampe relative al fido già presenti tra le stampe disponibili per i clienti: Pagina 41

3.4 Province e Regioni È stata modificata la Ricerca Speciale Globale delle province attivabile con la pressione dei tasti CTRL+F4; per selezionare il codice desiderato basta cliccare sul link blu presente nella colonna codice: Con il tasto destro del mouse sul codice della provincia si attiverà il menù contestuale che permette tra l altro di codificare al volo eventuali province estere mancanti. Analoghe modifiche sono state effettuate sulla ricerca speciale delle regioni: Pagina 42

3.5 Stampe 3.5.1 Nuovi filtri Nelle stampe clienti e fornitori è stato aggiunto un nuovo controllo di filtro Cliente/Fornitore di fatturazione ; si vedano le immagini qui a destra: 3.5.2 Etichette Le stampe delle etichette presenti nella sezione anagrafiche sono state modificate rendendo possibile la stampa dell eventuale sede amministrativa al posto di quella principale Nelle stampe delle etichette è possibile richiedere che vengano presi in considerazione i dati della sede amministrativa anziché quelli della scheda principale. Sono stati aggiunti alcuni ordinamenti preferenziali per la stampa delle etichette. Pagina 43

4 Contabilità Generale 4.1 Comunicazione telematica delle operazioni di importo superiore a 3.000 4.1.1 Normativa Con l articolo 21 del DL 78/2010 è stato introdotto il nuovo obbligo di comunicazione in via esclusivamente telematica delle operazioni rilevanti ai fini dell imposta sul valore aggiunto di importo non inferiore a 3.000 euro. L obiettivo dell Amministrazione finanziaria è quello di ottenere un ulteriore strumento per prevenire e contrastare i comportamenti fraudolenti, sia in materia di Iva, sia in ambito di imposte sul reddito. Vediamo in sintesi la normativa: Oggetto della comunicazione: Tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi rese e ricevute dai soggetti passivi Iva, per le quali il corrispettivo dovuto (nel senso di totale dei pagamenti) è pari o superiore alla soglia di 3.000 euro (di imponibile, iva esclusa) per quanto riguarda le operazioni soggette a fatturazione, e di 3.600 euro (comprensiva di Iva) per quanto riguarda le operazioni non soggette a fatturazione. Le operazioni sono individuate facendo riferimento al momento della registrazione o, in mancanza, al momento di effettuazione delle operazioni. Operazioni escluse: - Importazioni. - Esportazioni. - Operazioni effettuate con operatori aventi residenza in paesi della Black List. - Operazioni effettuate nei confronti di soggetti non iva se il pagamento è avvenuto mediante strumenti tracciabili quali bancomat, carte di credito, di debito o prepagate. - Operazioni effettuate e ricevute in ambito comunitario per cui siano stati presentati i modelli INTRA - In generale, le operazioni che hanno già costituito oggetto di comunicazione all anagrafe tributaria (vedi contratti di assicurazione, contratti di mutuo, contratti di somministrazione di energia elettrica). Dati da comunicare: Tipo di soggetto iva Soggetti residenti Soggetti non residenti Tutti Dati da inserire nella comunicazione Partita Iva o Codice Fiscale del soggetto Dati anagrafici: cognome, nome, luogo e data di nascita (se persone fisiche), ragione sociale (se persone non fisiche), domicilio fiscale. Data dell operazione Importo delle operazioni Imponibili, Non imponibili, Esenti (con eventuale esposizione dell iva) Tipologia delle operazioni: Beni o Servizi Tipologia di imponibilità Tipologia di pagamento: acconto, saldo o non frazionato Termini e modalità per l anno 2010: Per la prima comunicazione sono state concesse delle deroghe, sia in merito al tipo di operazioni da comunicare, sia in merito alle soglie da considerare: Tipo di operazioni Iva Importi da considerare Termine trasmissione Soggette a fatturazione >= 25.000 (Iva esclusa) 31/10/2011 Non soggette a fatturazione Nessuno Non vanno comunicate Pagina 44

Termini e modalità per l anno 2011 e seguenti: Tipo di operazioni Iva Importi da considerare Termine trasmissione Soggette a fatturazione >= 3.000 (Iva esclusa) 30/04/2012 (anno successivo alla registrazione) Non soggette a fatturazione registrate prima del 01/07/2011 Nessuno Non vanno comunicate Non soggette a fatturazione registrate dopo del 01/07/2011 >= 3.600 (Iva inclusa) 30/04/2012 (anno successivo alla registrazione) Criterio per il controllo del superamento della soglia: La normativa fa delle precisazioni in merito a come controllare se un operazione supera la soglia dei 3000/3.600 euro. Innanzitutto si fa sempre riferimento alle condizioni contrattuali, ossia a quanto stabilito fra cedente e cessionario (o committente e prestatore), sia in forma scritta che verbale, a prescindere dal numero di operazioni - sia con iva che senza iva - successivamente effettuate. Il termine contratto che si ritrova in maniera ricorrente nella normativa va quindi interpretato in senso più ampio: si riferisce al concetto di compravendita. In particolare si distinguono tre modalità di controllo sul superamento della soglia: - Contratti da cui derivano corrispettivi periodici. Si presume che si tratti di forniture con periodicità di rinnovo annuale; la normativa cita i contratti di appalto, fornitura, locazione, noleggio, concessione, etc. In questo caso la comunicazione va effettuata soltanto se i corrispettivi dovuti nell anno solare superano la soglia di 3.6000/3.600 euro. - Contratti fra loro collegati. Si tratta di operazioni distinte, effettuate anche in anni diversi, ma che si riferiscono alla stessa compravendita. In questo caso la comunicazione va effettuata soltanto se l ammontare complessivo di tutte le operazioni supera la soglia. - Tutti gli altri tipi di contratto. In generale, le compravendite che si sono concluse con un unica operazione (soggetta o meno a fattura). In questo caso la comunicazione va effettuata soltanto se l ammontare della singola operazione supera la soglia. Da tutto ciò si evince che, ai fini dell inserimento nella comunicazione, le fatture debbano essere collegate fra di loro per consentire di risalire all importo complessivo della contrattazione. Le operazioni così collegate dovranno essere comunicate compilando un unica riga del file telematico, dove si riporteranno quindi dei dati aggregati. Riferimento normativo: - D.L. 31-5-2010, n. 78 art. 21 - Provvedimento Agenzia Entrate 22-12-2010 - Provvedimento Agenzia delle Entrate 14/04/2011 (proroga operazioni non soggette a obbligo di fatturazione) - Circolare 30-5-2011, n. 24 - Circolare 21-6-2011, n. 28 Per informazioni più dettagliate rimandiamo al sito dell Agenzia delle Entrate dove si può trovare tutta la normativa disponibile sull argomento e le specifiche tecniche del file telematico: http://www.agenziaentrate.gov.it (Home Cosa devi fare Comunicare Dati Comunicazione Operazioni Iva) Nei paragrafi successivi illustriamo le modifiche apportate alle procedure per l adempimento delle nuove disposizioni. Pagina 45

4.1.2 Nuovo menù Operazioni Over 3000 Nel rami Iva 2010 e 2011 è stato inserito il menù per la comunicazione delle operazioni Over 3000 : Nella gestione del file telematico del 2011 si possono inserire fin da ora gli scontrini e i corrispettivi registrati nel 2011, che dovranno essere presentati con la comunicazione del 2012. Nel ramo Iva 2010 si potranno estrarre dalla contabilità i dati delle fatture del 2010 e generare il file telematico per la comunicazione del 2011 (prima scadenza 31 ottobre). La gestione del file telematico si organizzerà nel seguente modo: Gestione dei contratti per collegare fra di loro le operazioni Iva, ai fini del controllo del superamento della soglia di 3 000 euro. Procedura di estrazione dei movimenti Iva dalla contabilità, che alimenterà in modo automatico la sezione Soggetti titolari di partita Iva del file telematico. Gestione del file telematico che consentirà di: - Inserire manualmente (oppure tramite le procedure di Vendita al banco) le operazioni senza fattura nelle sezioni Soggetti non titolari di partita Iva (sia residenti che non residenti) - Eliminare manualmente eventuali operazioni che si desidera escludere dalla comunicazione - Aggiungere manualmente eventuali operazioni con cui si desidera integrare la comunicazione Al momento del rilascio di queste note si stanno ancora aspettando chiarimenti da parte dell Agenzia delle Entrate in merito ai diversi punti dubbi della normativa, che si presta a diverse interpretazioni. La procedura di estrazione delle fatture dalla contabilità sarà quindi resa disponibile successivamente. Si ricorda che ai fini della comunicazione l adempimento più immediato è quello di richiedere e memorizzare, a partire dal 1 luglio 2011, i dati anagrafici dei soggetti residenti e non residenti - con cui sono state effettuate operazioni senza fattura. La prima comunicazione, da effettuarsi entro il 31 ottobre, riguarderà solo le operazioni soggette a fatturazione aventi importo superiore a 25.000 (vedi specchietto nel paragrafo precedente). Pagina 46

4.1.3 Gestione contratti In questa nuova tabella potranno essere codificati i contratti da utilizzare per il controllo del superamento della soglia ai fini dell inserimento delle fatture nella comunicazione. Come visto in precedenza, il concetto di contratto può essere utilizzato anche se l azienda non lavora espressamente a contratto o su commessa : va inteso, in maniera più ampia, come un modo per collegare fra di loro documenti diversi. Il calcolo del totale per il controllo del superamento della soglia dipenderà dal tipo di contratto: Normale: saranno considerate tutte le operazioni collegate al contratto. Annuale: saranno considerate tutte le operazioni collegate al contratto, all interno dell anno solare. Incluso: le operazioni collegate al contratto saranno sempre inserite nella comunicazione, anche se la loro somma non supera la soglia. Si può usare questa opzione quando si ha già la certezza che, a fronte di una contrattazione, che le fatture totali (considerando anche quelle che arriveranno in futuro) supereranno la soglia. Escluso : le operazioni collegate al contratto saranno sempre escluse dalla contrattazione, a prescindere dal loro ammontare complessivo. Si può usare questa opzione quando si vuole forzare l esclusione di documenti dalla comunicazione. 4.1.4 Prima Nota Nella gestione dei movimenti contabili con Iva è stato inserito il campo Contratto. Il codice contratto può essere inserito nelle fatture già registrate in prima nota: in in questo modo, in fase di estrazione dei dati dalla contabilità, saranno sommate assieme ai fini del controllo del superamento della soglia di 3000 euro. Come si può vedere in figura, il contratto potrà essere inserito sia nei dati di testa che in ogni singola riga Iva. Le righe Iva possono avere codici contratto diversi. Il codice inserito nella riga Iva avrà la precedenza su quello di testa: quest ultimo sarà considerato solo per le righe dove il contratto è vuoto. In linea di massima si consiglia di inserire il contratto nei dati di testa e di utilizzare il codice di riga per gestire le eccezioni. Nell esempio si vede un caso di fattura mista, relativa a contratti diversi. In questo caso i Servizi risulteranno collegate al contratto C20101205, che è stato inserito direttamente nelle righe Iva; tutte le altre righe di Merce, prive del codice contratto, saranno collegate al codice C20110318, inserito nella testa. Si noti che la riga Iva che non è relativa né a Merce né a Servizi ( Altro ) sarà esclusa dalla comunicazione e non sarà considerata nel calcolo del superamento della soglia. Pagina 47

4.1.5 Gestione File Telematico Accedendo a questa voce è possibile andare in inserimento/modifica di tutti i dati che saranno inseriti nel file telematico. Nel ramo Iva 2010 si potrà generare e, se necessario, correggere/integrare il file da inviare per la prima comunicazione, quella per l anno 2010 (scadenza 31 ottobre 2011). Nel ramo Iva 2011 si potranno inserire gli scontrini e i corrispettivi registrati nel 2011, che dovranno essere inviati con la comunicazione per l anno 2011 (scadenza 30 aprile 2012). La procedura di gestione rispecchia la struttura dei dati all interno del file telematico, dove sono stati previsti tipi record diversi in base alle tipologie di operazioni da inviare. Attualmente possono essere inseriti e modificati i seguenti tipi di dati: Operazioni con soggetti non titolari di Partita Iva - residenti Operazioni con soggetti non titolari di Partita Iva - non residenti Successivamente sarà resa disponibile anche la sezione: Operazioni con soggetti titolari di Partita Iva Soggetto obbligato Sono i dati relativi al soggetto che invia la comunicazione. Possono essere inseriti manualmente o essere proposti automaticamente dai dati aziendali tramite il bottone Aggiorna i dati dalla ditta. Operazioni con soggetti non titolari di Partita Iva In questa sezione dovranno essere inseriti i dati relativi alle operazioni con soggetti italiani non titolari di Partita Iva, quindi tipicamente operazioni senza fattura quali gli scontrini. Per l anno 2010 queste operazioni non sono richieste. Per l anno 2011 queste operazioni sono richieste a partire dal 1 Luglio. Pagina 48

Bottone di cancellazione (X): serve per cancellare le righe inserite. Data operazione: è la data in cui è stata registrata/effettuata l operazione Codice Fiscale: identifica il soggetto. Importo: è l importo dell operazione, comprensivo di Iva. Tipo imponibile: inserire il tipo di imponibile scegliendo fra quelli proposti dalla procedura Tipo operazione: specificare se l operazione si riferisce a Beni o a Servizi Importo Totale: la normativa prevede nel tracciato questa informazione (obbligatoria), sulla quale tuttavia non sono state date informazioni precise. Si presume che possa riferirsi a acquisti/vendite a fronte dei quali sono stati emessi più scontrini: in tal caso si dovrà inserire l importo totale. Modalità di pagamento: anche in questo caso mancano informazioni sul campo. Analogamente al campo precedente, si presume che questa informazione abbia senso in presenza di più scontrini a fronte di un unica contrattazione: in tal caso bisognerà specificare per ogni operazione se si tratta di Acconto (pagamento parziale) o di Saldo. In caso di scontrino unico, si può scegliere l opzione Importo non frazionato. Scontrino: in questa colonna è visibile il numero dello scontrino nel caso in cui la riga sia stata inserita durante l inserimento di uno scontrino, dalla gestione delle Vendite al Banco (vedi paragrafi successivi). Cliccando sul numero è possibile visualizzare lo scontrino stesso. n.b.: Si ricorda che non è necessario inserire le operazioni se il pagamento è avvenuto tramite strumenti tracciabili quali bancomati, carte di credito, debito, o prepgate. Operazioni con soggetti non residenti Questa sezione è molto simile alla precedente, ma riguarda le operazioni fatte con soggetti esteri. Anche in questo caso le operazioni sono richieste a partire dal 1 Luglio. Quello che cambia rispetto alla sezione precedente sono i dati richiesti per il soggetto: non più il codice fiscale ma i dati anagrafici che possano identificarlo, quindi: Cognome Nome Località di nascita Stato estero di residenza: in caso di persona fisica. Ragione sociale Località sede legale Stato estero sede legale: in caso di persona giuridica. Per gli altri campi valgono le precisazioni fatte nella sezione precedente. Pagina 49

Controlli In questa sezione sono riportati gli errori riscontrati nei dati inseriti. Ai fini del salvataggio dei dati inseriti è necessario correggere gli errori segnalati come BLOCCANTI. Gli altri errori sono accettati ma dovranno essere corretti in fase di generazione del file telematico, in quanto impediranno il superamento della validazione del file tramite le procedure di controllo Entratel. Telematico Da questa sezione è possibile generare il file l invio telematico e effettuare alcune stampe di controllo (non ministeriali) sul contenuto del file stesso. Entrambe le opzioni risulteranno disabilitate se si è in modalità di modifica dei dati: è necessario confermare le modifiche per abilitare la generazione del file e le stampe. n.b.: il file telematico dovrà essere controllato tramite il software fornito dall Agenzia delle Entrate, che ne accerterà la validità formale. L invio telematico può essere eseguito dall azienda, purchè in possesso di credenziali valide di accesso al servizio telematico. In caso contrario, potrà essere predisposto da un 4.1.6 Inserimento Corrispettivi Nella procedura di inserimento dei corrispettivi (Contabilità/Corrispettivi) è stato inserito un controllo sui totali giornalieri, a partire dal 1 luglio 2011. Se nell elenco dei corrispettivi ci sono dei totali giornalieri che superano la soglia di 3.600 euro, in fase di conferma la procedura chiede se si desidera aprire la gestione del file telematico per consentire l inserimento degli scontrini. Pagina 50

4.1.7 Inserimento Scontrini Anche nelle procedure di inserimento degli scontrini è stato inserito un controllo sul totale dello scontrino. Se l importo dello scontrino è maggiore di 3.600 euro, la procedura chiederà se si desidera richiamare automaticamente la gestione del file Over 3000 dell anno relativo alla data dello scontrino. A questo punto ci sono due possibilità: Se nello scontrino è stato inserito un codice Fidelity nei cui dati è presente il codice della nazione, il programma è in grado di stabilire se lo scontrino si riferisce ad un soggetto residente (Italia) oppure non residente (estero) e aprirà la gestione del file Over3000 nella sezione corretta. Se nello scontrino non c è il codice Fidelity, il programma chiede all utente se si tratta di una vendita ad un soggetto italiano o estero e, in funzione della risposta ricevuta, aprirà la gestione del file Over3000 nella sezione opportuna. In entrambi i casi la riga, evidenziata in giallo, sarà automaticamente compilata con l importo dello scontrino e, se presente il codice fidelity, saranno inseriti anche i dati anagrafici. I dati mancanti dovranno essere compilati manualmente dall operatore. Si noti che i campi Tipo Imponibile e Tipo operazione saranno impostati con i valori prevalenti nello scontrino (come previsto dalla normativa). La tipologia dell operazione (Bene o Servizio) è ricavata dalla scheda anagrafica dell articolo. Le righe inserite nella modalità di richiamo dalle vendite al banco saranno contrassegnate con il numero dello scontrino stesso, che potrà essere visualizzando cliccando sul link. Pagina 51

4.2 Tracciabilità dei flussi finanziari (CIG e CUP) 4.2.1 Normativa Con la Legge 136 del 13/08/2010 ( Piano straordinario contro le mafie ) e, successivamente, con il Decreto Legge 187 del 12/11/2010, sono state dettate le nuove disposizioni sulla tracciabilità dei flussi finanziari relativi a contratti pubblici di lavori e forniture di servizi. L obiettivo è quello di ottenere una maggiore trasparenza e, allo stesso tempo, di consentire un maggiore controllo sui flussi finanziari provenienti dalle amministrazioni pubbliche, in modo da individuare eventuali utilizzazioni da parte di imprese malavitose. In sintesi, gli obblighi relativi alla tracciabilità sono i seguenti: 1. Tutte le operazioni finanziarie relative ad un contratto con un soggetto pubblico avente ad oggetto lavori, servizi o forniture, devono essere effettuate su conti correnti bancari o postali dedicati. 2. Tali operazioni devono essere effettuate mediante strumenti di incasso o di pagamento che consentano la piena tracciabilità delle operazioni stesse. L Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici ha individuato come strumenti adatti a questo scopo i bonifici bancari o postali e le ricevute bancarie. Non sono considerate idonee le rid, in quanto non predisposte alla tracciabilità (vedi la Determinazione 8/2010). 3. Gli strumenti di pagamento devono riportare codici identificativi del contratto cui si riferiscono. I codici identificativi del contratto sono: - il CIG: Codice Identificativo di Gara - il CUP: Codice Unico di Progetto (ove sia obbligatorio per legge) Per informazioni più dettagliate rimandiamo alle FAQ presenti nel sito dell Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici, dove si possono trovare tutti i riferimenti alla normativa ufficiale e risposte esaustive sull argomento: http://www.autoritalavoripubblici.it/portal/public/classic/faq/faqtracciabilita Nei paragrafi successivi illustriamo le modifiche apportate alle procedure per l adempimento delle nuove disposizioni. 4.2.2 Scheda scadenze Nella scheda delle scadenze è stata aggiunta una nuova sezione denominata Tracciabilità, dove sarà possibile inserire manualmente i codici CIG e CUP. L inserimento di tali codici nelle scadenze collegate alle fatture è demandata all utente, che potrà decidere a sua discrezione come gestire la tracciabilità dell operazione. Pagina 52

I codici sono stati inseriti anche negli elenchi delle procedure di gestione e selezione delle scadenze e potranno essere utilizzati per effettuare ricerche. Selezione scadenze: 4.2.3 Emissione ricevute bancarie In fase di emissione delle ricevute bancarie (menù Scadenzario/Portafoglio effetti attivi/emissione) sono stati aggiunti i codici CIG e CUP nella lista degli effetti selezionati: Qualora mancanti, i codici per la tracciabilità possono essere inseriti anche in questa sede, andando in modifica delle singole scadenze tramite il bottone Dettaglio (evidenziato in figura). Pagina 53

Nel file successivamente generato i codici saranno inseriti nel record 50, in posizione 11-90. Standard tecnici CBI: Pagina 54

4.2.4 Stampe ed accorpamento scadenze Anche nella procedura di stampa delle scadenze (menù Scadenzario/Stampa) sono stati introdotti i filtri sui codici CIG e CUP. I codici di tracciabilità sono stati inseriti nel report Scadenze Cliente/Fornitore. Nella procedura di accorpamento scadenze (menù Scadenzario/Portafoglio effetti attivi/accorpamento) sono stati introdotti anche i codici CIG e CUP come criteri per l accorpamento delle scadenze: se nelle scadenze ci sono codici di tracciabilità diversi esse non saranno accorpate assieme. Pagina 55

4.3 Controllo castelletti bancari Nella gestione aziendale la liquidità è una delle componenti più importanti: è fondamentale monitorarla ed alimentarla per prevenire situazioni di difficoltà che possono condurre anche al fallimento di un impresa considerata sana. Una tipica soluzione adottata per aumentare la liquidità è lo smobilizzo dei crediti a breve termine: l azienda chiede alla banca di anticipare l importo delle ricevute bancarie emesse e non ancora incassate, per ottenerne la disponibilità immediata. La banca concede quindi un fido all azienda, che prende il nome di castelletto bancario e che rappresenta a tutti gli effetti una forma di finanziamento. L utilizzo del castelletto bancario può avvenire in diversi modi: il più comune è l anticipo salvo buon fine, che prevede che gli effetti vengano accreditati in un conto anticipi con disponibilità immediata. L azienda può così prelevare le somme per utilizzarle. Gli importi non prelevati resteranno nel conto anticipi Sbf e, al raggiungimento della data valuta, saranno spostati nel conto corrente ordinario. È fondamentale controllare il raggiungimento del fido concesso, dal momento che la banca può rifiutare ulteriori presentazioni di effetti (oppure potrebbe accettarle solo per l importo residuo). Questa operazione può risultare meno semplice di quanto possa sembrare: il controllo del castelletto residuo non può essere fatto consultando semplicemente il saldo del conto anticipi Sbf, dal momento che le somme possono essere prelevate prima della loro maturazione e continuano tuttavia a tenere utilizzato il castelletto. Per questo motivo è stata introdotta la procedura di controllo dei castelletti bancari: uno strumento che consente di conoscere velocemente l utilizzo e la disponibilità effettiva dei fidi concessi e che agevolerà l azienda nello stabilire su quali banche e per quali somme sarà possibile effettuare le presentazioni di effetti. 4.3.1 Anagrafica banche Per utilizzare la nuova procedura è necessario impostare alcuni valori nella scheda anagrafica delle banche (menù Contabilità/Banche): Fido S.b.f. : è necessario inserire il valore del fido nei dati anagrafici delle banche su cui si effettuano presentazioni di effetti. Le banche prive di questo dato non saranno considerate dalla procedura di controllo dei castelletti. Giorni valuta: sommati alla data scadenza, consentiranno di calcolare la data valuta degli effetti. In base alla data valuta sarà calcolato l impegno o, viceversa, il reintegro del castelletto. Non è un dato strettamente necessario: se viene lasciato vuoto, la data valuta sarà impostata uguale alla data scadenza. Pagina 56

4.3.2 Scadenze La procedura lavora sui dati dello scadenzario. Saranno considerate le scadenze che hanno le seguenti caratteristiche (vedi figura): il conto S.b.f. non deve essere vuoto: significa che la scadenza è stata presentata; la scadenza non deve risultare pagata o insoluta; la scadenza non deve essere bloccata o provvisoria. 4.3.3 Castelletti banche Avviando la procedura (dal menù Contabilità/Banche), viene presentata la situazione generale dei castelletti bancari, da cui si evince immediatamente la disponibilità complessiva: Pagina 57

Fido concesso: è l importo massimo per cui la banca è disposta ad anticipare gli effetti salvo buon fine. La procedura considera solo le banche per cui è stato inserito un fido nella scheda anagrafica. Situazione ad oggi: la procedura propone l elaborazione alla data odierna. È però possibile, cliccando sulla data proposta, spostare in avanti il calendario e scegliere una data futura, per elaborare una proiezione del castelletto bancario. Utilizzo: in questa colonna è riportata per ogni banca la parte di fido che risulta utilizzata alla data. L utilizzo del castelletto è dato dagli effetti presentati che non sono ancora maturati: per cui cioè non è ancora stata raggiunta la data valuta. Disponibile: è l informazione più importante, ovvero qual è la disponibilità residua del fido: l importo per cui l azienda può fare ulteriori presentazioni di effetti in banca. Effetti in sbf: tramite il tasto di espansione si apre la sezione Effetti in sbf, dove è possibile vedere nel dettaglio gli effetti presentati su ogni banca e capire quali impegnano il castelletto bancario, quando matureranno e come è stato calcolato il disponibile. Come visto in precedenza, la Data Valuta è calcolata sommando alla data scadenza i giorni valuta inseriti nella scheda anagrafica della banca. Se i giorni valuta sono pari a zero, la data valuta coinciderà con la data scadenza. n.b.: il castelletto è una delle funzionalità nuove della 2/2011 che si appoggia e pertanto richiede IIS: al primo accesso potrà esserci un po di attesa per l avvio dei servizi. Dettaglio scadenza Cliccando sulle date si aprirà la maschera della scadenza nel quale si potranno vedere tutte le informazioni sulla rata dato che quella che verrà aperta sarà la form di gestione completa dalla scadenza come la si trova normalmente in Arca: Pagina 58

Riferimenti ai documenti tramite il tasto di espansione presente nella colonna Importo si può andare ulteriormente in dettaglio e visualizzare i dati relativi al documento che ha generato la scadenza e alla distinta di presentazione. Cliccando sul numero documento sarà richiamata la procedura di prima nota per la visualizzazione della fattura che ha generato la scadenza. Analogamente, cliccando sul numero distinta sarà richiamata la distinta con cui l effetto è stato presentato in banca. 4.3.4 Proiezioni del castelletto In figura si vede una situazione al 1 febbraio: nella banca sono stati presentati effetti per un totale di 19.000 euro e nessuno di essi risulta ancora maturato. Si noti infatti che le date di valuta sono successive al 01/02 e compaiono tutti nella colonna Utilizzo: significa che tutti impegnano il castelletto. Di conseguenza l utilizzo totale corrisponde alla somma di tutti gli effetti presentati (19.000 euro) e la disponibilità è di 1.000 euro: Pagina 59

A questo punto, dopo aver preso visione della situazione bancaria in data odierna, si può decidere di elaborare una proiezione futura, modificando la data di elaborazione. Questa opzione è utile nel caso si abbia la necessità di effettuare nuove presentazioni di effetti e non ci sia un immediata (o sufficiente) disponibilità di castelletto. Spostando in avanti il calendario si potrà verificare in quale data - in funzione della maturazione degli effetti già presentati - l azienda tornerà ad avere fido sufficiente per effettuare una nuova presentazione. Proiettando la situazione analizzata sopra al 5 marzo, si può infatti notare come, a mano a mano che le scadenze maturano, il castelletto viene reintegrato : l importo torna disponibile per l azienda e gli effetti si spostano dalla colonna Utilizzo alla colonna Reintegro. Si può constatare che alla data richiesta la disponibilità di castelletto è di 11.200 euro: n.b.: gli effetti, anche se maturati, continuano ad essere considerati in portafoglio, pur non impegnando il castelletto bancario; spariranno definitivamente dal prospetto quando risulteranno pagati o insoluti: quando cioè l azienda confermerà l accredito definitivo in banca (o l esito insoluto). Pagina 60

4.3.5 Emissione Effetti Nella normale operatività può risultare utile consultare la situazione di utilizzo dei castelletti prima di procedere all emissione effetti; per questo motivo nella procedura guidata Emissione Effetti è stata aggiunta la possibilità di consultare immediatamente la situazione dei castelletti senza dover andare a menù per lanciare la procedura: La data di previsione viene automaticamente posta uguale alle data di emissione della procedura guidata 4.3.6 Stampe Castelletti La situazione dei castelletti interattiva descritta nei precedenti paragrafi è stata realizzata anche in forma di report: nelle stampe delle banche (menù Banche/Stampe) sono state aggiunte due nuove stampe dei castelletti bancari; nella pagina dei filtri è possibile impostare opportunamente la data di elaborazione per effettuare le stampe in maniera previsionale. Pagina 61

4.4 Competenza economica L esigenza di ottenere un controllo più dettagliato e preciso sulla effettiva competenza temporale dei costi e ricavi sostenuti nell ordinaria gestione aziendale, ha portato all introduzione del periodo di competenza quale strumento per rilevare con precisione la distribuzione temporale dei costi e ricavi. Strumento principe attraverso il quale viene alimentato il patrimonio informativo contabile è la prima nota; qui, in corrispondenza delle righe in cui vengono rilevate movimentazioni economiche, l utente potrà indicare il periodo di competenza del costo o ricavo. 4.4.1 Prima Nota Lo scopo principale dell impianto è volto ad offrire la possibilità di attribuire ad ogni costo o ricavo una competenza temporale specifica potenzialmente diversa dalla data di riferimento e/o di registrazione della rilevazione contabile. Per quanto concerne l aspetto operativo della funzionalità, essa si traduce nella possibilità di introdurre per ogni riga contabile di rilevazione di costo o ricavo un periodo di inizio e fine competenza cui esso farà eventualmente riferimento. La data di riferimento della registrazione contabile rappresenta un momento definito in un determinato giorno. In questo caso il periodo di competenza associato alla riga che rileva il ricavo è rappresentato da un lasso di tempo che, nelle successive analisi, verrà interpretato per la sola parte di competenza del mese analizzato. n.b.: è probabile che le colonne in cui inserire le data di inizio e fine competenza siano poste come ultime colonne dell elenco. NOTA In assenza del periodo di competenza, per il conto o ricavo viene considerato il giorno/mese relativo alla data del documento o movimento contabile. Pagina 62

L attribuzione di un periodo di competenza non è obbligatoria: in assenza di tale informazione verrà presa come riferimento la data del documento o movimento contabile. È possibile attribuire periodi differenti ad ogni riga di costo o ricavo presente nella registrazione contabile, come si nota dalla figura precedente, rispettando il semplice vincolo secondo il quale devono essere specificate entrambe le date che definiscono il periodo ed essere coerenti con l ordine temporale indicato. In particolare: In assenza di un periodo verrà considerata la data di riferimento della registrazione. La competenza del costo viene spostata in data 01-02-2010 interessando interamente il mese successivo. La competenza del costo viene spostata in data 30-01-2010: rimane pertanto all interno dello stesso mese della registrazione. La competenza del costo viene attribuita ad un periodo anziché ad un singolo giorno. L effetto di tale diluizione nel tempo sarà apprezzabile principalmente in fase di interrogazione dei bilanci e stampe di analisi che, in base alla richiesta di stampa in un determinato periodo, considererà soltanto la quota-parte di competenza del periodo calcolata su base giornaliera. Pagina 63

Come già enunciato, è necessario prestare attenzione alla modalità con la quale vengono espressi tali periodi per non incappare in situazioni che precluderebbero la corretta registrazione del movimento contabile. PERIODO NON COERENTE Nel caso venisse indicata una data di fine periodo anteriore a quella di inizio, l utente verrà immediatamente avvisato dell incongruenza rilevata. MANCANZA DEL PERIODO In fase di salvataggio viene eseguito un controllo finale sulla validità dei periodi indicati per cui potrebbe essere emesso qualche avviso anche in questa fase. L avviso compare soltanto se viene rilevata almeno la volontà di specificare un periodo controllando la presenza di almeno uno degli estremi del periodo. Lo stesso trattamento viene riservato quando le date vengono inserite utilizzando la maschera di dettaglio delle righe. Pagina 64

In calce alla pagina generale del dettaglio si scorge la sezione dedicata alla digitazione dell eventuale periodo di competenza associato alla riga. NOTA Particolare attenzione deve essere prestata ai casi in cui si renda necessario inserire un movimento cui associare il conteggio di un rateo o risconto, operazione con la quale, automaticamente, si stabilisce anche la competenza temporale del costo o ricavo: si potranno avere comportamenti ed interattività differenti in base al fatto che il conto e/o la causale contabile abbiano o meno abilitata la sezione per la gestione dei ratei e risconti. In particolare, nelle righe in cui è presente un conto con l abilitazione per l inserimento dei dati di rateo/risconto, il periodo di competenza sarà utilizzato comunque per la successiva elaborazione delle scritture di rettifica di fine esercizio, e l inserimento del conto di storno sarà permesso e controllato soltanto in queste ultime. Il conto verrà regolarmente elaborato con la procedura di conteggio del risconto eseguita a fine esercizio. Pagina 65

Nel caso fossero rilevate irregolarità nell indicazione dei dati necessari all elaborazione, soltanto per le righe abilitate al conteggio dei ratei/risconti, verrà emesso il già noto messaggio di avvertimento in fase di salvataggio. Assenza del conto necessario per l elaborazione. La riga destinata a ricevere un conto per il quale viene abilitato il calcolo del rateo/risconto propone nella maschera di dettaglio la sezione adibita alla definizione del periodo e del conto di storno. La normale riga di costo o ricavo permette la sola introduzione del periodo di competenza Pagina 66

Nelle precedenti versioni poteva essere presente nella griglia delle righe contabili una fuorviante indicazione nell intestazione delle colonne relative ai periodi per il calcolo dei ratei/risconti e quelle dedicate allo sviluppo della contabilità analitica. A tal fine è stata modificata l intestazione per permettere una migliore distinzione tra le informazioni. Contabilità Analitica Periodo di competenza Versione precedente Versione nuova 4.4.2 Gestione documenti Similarmente alla gestione dei movimenti di prima nota si riscontra lo stesso comportamento anche nella immissione dei documenti, ove è possibile scorgere, nell elenco delle righe che lo compongono (probabilmente all estrema destra), le colonne per l indicazione del periodo di competenza, corredato o meno del conto per l elaborazione del rateo/risconto se abilitato nelle impostazioni del documento e del conto. Il conto è abilitato per l elaborazione del rateo/risconto per cui i controlli sulla validità del periodo di competenza e del conto rispettano i vincoli del caso. Il conto utilizzato nel documento non è dedicato alla registrazione di rateo/risconto e quindi permette la sola indicazione dell eventuale periodo di competenza. Una riga con un conto abilitato per la gestione del rateo/risconto può omettere l indicazione del conto, conto che sarà poi necessario indicare in fase di elaborazione; tuttavia le date per definire il periodo di competenza saranno comunque sfruttate quando verrà richiesto di eseguire un bilancio di controllo per competenza. Pagina 67

Come per la contabilità anche in questo caso la maschera di dettaglio della riga ospita la sezione dedicata alla raccolta dei dati per la gestione del periodo di competenza. La riga destinata a ricevere un conto per il quale viene abilitato il calcolo del rateo/risconto propone nella maschera di dettaglio la sezione adibita alla definizione del periodo e del conto di storno. La normale riga di costo o ricavo permette la sola introduzione del periodo di competenza. L introduzione di tali informazioni prettamente contabili può essere abilitata e sfruttata sia nel ciclo passivo che in quello attivo a partire anche da documenti, quali bolle ed ordini, che evasi successivamente dalle rispettive fatture, porteranno in contabilità tali informazioni per le elaborazioni del caso. Tutto l impianto proposto può essere utilizzato previa abilitazione del modulo di contabilità generale e 4.4.3 solamente Ammortamenti in presenza di conti di natura economica. Nonostante sia possibile inserire manualmente in qualsiasi tipo di registrazione contabile i riferimenti all eventuale periodo di competenza per i conti, alcune procedure sono state adeguate per effettuare tale operazione in modo automatico. In particolare, la procedura guidata per il conteggio e registrazione degli Pagina 68

ammortamenti permette ora di riportare il periodo di competenza coinvolto nel calcolo nella riga del conto economico. Saranno le date utilizzate per definire il periodo di inizio e fine competenza dell operazione. Lo stato dell opzione viene riproposto al successivo avvio della procedura. Attivando l opzione verrà inserito automaticamente il periodo di competenza nella riga del conto economico all interno della registrazione contabile. La riga che rileva la natura economica dell operazione viene completata con le date di competenza del costo/ricavo. Pagina 69

4.4.4 Bilanci Nei paragrafi precedenti abbiamo visto come attribuire una competenza temporale ai vari costi; vediamo ora come questa competenza viene utilizzata in fase di interrogazione del sistema gestionale alla voce di menù Bilanci di Controllo e Verifica : alcune delle stampe già presenti sono state modificate rendendo possibile la selezione per data di competenza; sono state inoltre create apposite stampe con possibilità di analizzare la distribuzione temporale su base mensile o trimestrale; sono state infine realizzate quattro nuove analisi dati di tipo Pivot con esposizione dei dati mensile o trimestrale ed anche confronto anno su anno. Stampe modificate Stampe nuove n.b.: Si ricorda che le analisi dati di tipo PivotTable saranno disponibili solo in presenza del modulo Office Extended. Nella pagina dedicata alla definizione degli estremi per la selezione dei movimenti contabili da includere nelle stampe, è presente, nelle stampe adeguatamente modificate, l opzione che permette di eseguire tali selezioni operando sul periodo di competenza anziché sulla data di riferimento del movimento. Essendo tali stampe già note e per le quali non si necessità approfondita spiegazione, verranno presi in esame dei movimenti di riferimento al solo scopo di agevolare la comprensione dei meccanismi attraverso cui opera questa particolare selezione. Pagina 70

ESEMPIO 1 Si prenda in esame un movimento contabile di fatturazione passiva che propone 3 righe contabili con natura economica e differenti condizioni di competenza. Nuova opzione Considera Competenza Notare che alla riga del conto 07.01.01.02.001 viene attribuito un periodo il cui termine è definito posteriormente alla data di fine esercizio; non essendo attivato il check Considera competenza, il costo di 500 è tutto nel Conto Economico del 2010. Pagina 71

Se si esegue la stessa stampa considerando la competenza, il costo attribuito al 2010 rispetterà l effettiva quota di competenza calcolata su base giornaliera: 01-05-2010 al 01-05-2011: 366 giorni quota parte tutto 500.00 01-05-2010 al 31-12-2010: 245 giorni quota parte 245/366 334.70 01-01-2011 al 01-05-2011: 121 giorni quota parte 121/366 165.30 In questo caso il conto viene rappresentato per la sola quota di competenza dell esercizio interrogato pari al periodo 01-02-2010-31-12-2010. Considerando che per il conto in esame il periodo comprende una parte dell esercizio successivo, se si va ad interrogare il bilancio considerando la competenza assegnata si avrà la rappresentazione della quota pari al periodo 01-01-2011-01-05-2011. Se tentiamo di interrogare l esercizio 2011 senza considera la competenza, ovviamente non avremo a disposizione alcun dato. Pagina 72

ESEMPIO 2 Consideriamo ora lo stesso movimento, ma interrogando le nostre stampe utilizzando un intervallo di date ben preciso anziché l intero esercizio. Il periodo richiesto per la stampa è pari ad un giorno, quello indicato come data di riferimento del documento. Questa movimentazione viene considerata solo se non si utilizza il il periodo di competenza in quanto la sua competenza non è compresa nell intervallo di stampa. Nella stampa per competenza viene presa la quota relativa soltanto al giorno richiesto per la stampa. Anche considerando la stampa per competenza viene rilevato l importo della riga senza indicazione del periodo, in quanto fa fede comunque la data di riferimento. Stampa per competenza ESEMPIO 3 Una semplice registrazione per l accantonamento della quota di ammortamento eseguita in data 03-05- 2011, procedura nella quale è prevista l immissione automatica della competenza, come visto in precedenza. Pagina 73

Viene considerata soltanto la quota conteggiata per il mese di gennaio. 4.4.4.1 Stampe Conto CMP-M e CMP-T Dopo aver confrontato i risultati nelle già note stampe dei bilanci di controllo, ottenuti sfruttando l assegnazione dei periodi di competenza alle registrazioni contabili, vediamo ora l introduzione dello strumento di analisi atto a valutare l impatto e la distribuzione temporale del profilo economico del patrimonio gestionale. Viene data la possibilità di riepilogare per l anno solare selezionato le quote di competenza per ogni conto su base mensile o trimestrale suddividendone costi e ricavi e con possibilità di operare su più livelli del piano dei conti, come del resto accade per le altre stampe dei bilanci presenti in questa sezione. Cambia la tipologia di selezione del periodo per il quale viene permessa la selezione dell anno solare e dell intervallo di mesi su cui operare. La selezione opera esclusivamente sul concetto di competenza precedentemente descritto. Lo scopo della stampa è l analisi della distribuzione temporale di natura economica per cui la selezione è fissa. La completa flessibilità della selezione dei livelli permette una efficiente analisi di ogni livello del piano. È possibile decidere se l inizio di una nuova sezione (costo o ricavo) deve iniziare in una nuova pagina o meno. Mantenere le sezioni sulla stessa pagina può risultare utile in presenza di poche voci di costo o ricavo che possono essere riepilogate in una sola pagina. La stampa propone le due sezioni distinte dei costi e dei ricavi riepilogando per ogni unità temporale il saldo, un totale annuale finale (ultima colonna a destra) ed infine a conclusione delle 2 sezioni il saldo come differenza tra costi e ricavi rilevati, evidenziando in colore rosso il risultato che presenta un ammontare di costi superiore ai ricavi. NOTA Gli importi presentati tengono in considerazione la natura del conto ed il sezionale in cui vengono registrati per cui, un importo negativo indica la naturale diminuzione del costo (avere) o ricavo (dare), quindi: - Per i costi si avrà segno negativo se registrato in avere o in dare con segno negativo. - Per i ricavi si avrà segno negativo se rilevato in dare o in avere con segno negativo. Pagina 74

La stampa propone le 2 sezioni distinte in unica pagina con la rappresentazione dei conti di 5 livello. Riporta sempre tutti i mesi dell anno con eventuale totale nullo in caso il mese non rientri nell intervallo di selezione. Il totale riassuntivo delle 2 sezioni evidenzia la differenza tra costi e ricavi presentando in rosso i mesi in cui i costi sono superiori ai ricavi. La stampa effettuata selezionando i livelli dal 3 al 5 propone anche i totali riepilogativi di mastro superiore. Le medesime condizioni possono venire applicate alla stampa riepilogativa per trimestre. Pagina 75

Un breve esempio di come vengono distribuite nel tempo le rilevazioni contabili si può avere esaminando le due registrazioni di seguito in cui vengono dichiarati anche i periodi di competenza. Utilizzando anche la nuova funzionalità del filtro in elenco andiamo a produrre una stampa comprendente soltanto i 3 conti economici coinvolti nelle registrazioni in esempio. Pagina 76

La distribuzione degli importi su base mensile è abbastanza chiara valutando i periodi indicati nelle registrazioni contabili. Il conto 07.05.02.02.001 non è presente in quanto tutto di competenza dell anno 2011. L anno 2011 propone l intero sviluppo mensile del conto non presente nel 2010 e la parte di sola competenza dell anno selezionato per il conto 07.02.01.53.001. La suddivisione non presenta un pari importo per ogni mese in quanto viene conteggiato su base giornaliera ed anno solare considerando l esatto numero di giorni di cui è composto il mese di riferimento. 4.4.4.2 Analisi PIVOT Oltre alle stampe fin qui esposte vengono fornite anche alcune analisi PIVOT al fine di offrire uno strumento più flessibile e personalizzabile dall utente. Pagina 77

Non si vuole discutere approfonditamente in questa sede sulle modalità con le quali sfruttare al meglio lo strumento PIVOT, ma fornire un breve spunto su come interrogare tale fonte di dati, che si ricorda essere costituito da tutte le rilevazioni contabili di natura economica. La sezione sulla sinistra della tabella propone l elenco dei conti con tutti i livelli del piano, in cui l utente può espandere o collassare le voci per ottenere informazioni più o meno dettagliate. Nella sezione dei costi sono state esplose le sezione dei mastri per valutare l importo anche delle voci di ultimo livello. NOTA Si ricorda che ogni analisi viene proposta con una visualizzazione standard che può essere personalizzata e memorizzata per futuri utilizzi, utilizzando i comandi del menù nella finestra della tabella. Lo stesso tipo di interrogazione può essere effettuata ponendo a confronto i valori aggregati per l anno correntemente con i valori degli stessi periodi dell anno precedente. Pagina 78

I periodi dell anno selezionato vengono confrontati con quelli precedenti. Viene offerta la possibilità di scegliere come effettuare la codifica dei conti e se includere o meno i movimenti contabili provvisori. La sezione di controllo delle voci presenti riassume le aggregazioni non soltanto in base al livello associato nel piano dei conti ma soprattutto in base all anno di competenza cui le registrazioni appartengono. Per ogni periodo viene indicata la % AP (Anno Precedente) di incremento o decremento della voce rispetto al suo corrispondente nell anno precedente. Per il costo [07] viene indicato un aumento del 100% nel 2011 in quanto nell anno precedente non è presente alcun valore. Per il ricavo [06] viene rappresentata una diminuzione del 100% (rosso se negativo) in quanto era presente un valore nell anno precedente ma non in quello corrente. Per il costo [07] in aprile viene indicato un aumento del 26% nel 2011 rispetto all anno precedente ed una diminuzione del 70% per maggio. Per il ricavo [08] viene rappresentata una diminuzione del 100% (rosso se negativo) in quanto era presente un valore nell anno precedente ma non in quello corrente. Pagina 79

Seguendo i criteri precedentemente adottati per le stampe, anche tra le analisi dati interattive vengono proposti prospetti su base trimestrale anziché mensile: ciò vuole essere uno spunto, un punto di partenza, per fornire all utente una traccia che permetta di sviluppare anche delle analisi personalizzate sulla base delle proprie necessità. È probabile che la visualizzazione standard proposta al primo avvio presenti il riepilogo annuale senza dettaglio delle singole voci: in tal caso sarà sufficiente agire sugli operatori di espansione per ottenere maggiori informazioni, ed eventualmente salvare la visualizzazione corrente come indicato in precedenza. Pagina 80

4.5 Inserimento movimenti contabili 4.5.1 Proposta causale in inserimento Al fine di facilitare la registrazione di movimenti contabili in sequenza, al secondo inserimento sarà riproposto il codice causale utilizzato nel movimento precedente; il campo causale sarà già valorizzato con il codice completamente selezionato; se si desidera cambiare causale basterà scriverla, se va bene quella proposta basterà spostarsi al campo successivo. n.b.: L utilizzo ottimale di detta nuova funzionalità è in abbinata con il nuovo comando Salva e Nuovo introdotto su tutte le from di gestione (si veda al paragrafo 2.1- Nuova modalità Salva e Nuovo ). 4.5.2 Descrizione movimento contabile tra i dati di testa È stata modificata la finestra di gestione delle fatture di vendita e acquisto riposizionando i campi di testa e spostando il campo descrizione dalla sezione Dati aggiuntivi alla sezione di testa: Prima Ora 4.5.3 Sequenza di input Anche la sequenza con la quale i campi vengono raggiunti se si utilizza solo la tastiera è stata rivista al fine di agevolare ulteriormente la compilazione dei dati: una volta digitata la causale, il cursore passerà al cliente/fornitore e poi, una volta compilato il campo cliente/fornitore, il cursore si posizione direttamente sul campo totale documento. n.b.: Se fosse necessario modificare la valuta e/o il cambio bisognerà attivare il relativo campo utilizzando il mouse. Pagina 81

4.6 Piano dei Conti È stata aggiunta la possibilità di visualizzare i mastri ed i conti contabili con una tipologia di codifica numerica parlante sulla falsariga di quella che era la codifica unica possibile in Arca Professional: Mastro di primo livello 99 Mastro di secondo livello 99.99 Mastro di terzo livello 99.99.99 Mastro di quarto livello 99.99.99.99 Conti contabili 99.99.99.99.999 Con questa nuova modalità si avrà una migliore leggibilità dei conti grazie ai punti che separano i livelli ed alcuni nuovi automatismi in fase di codifica, altrimenti non disponibili; essa andrà decisa prima della codifica del piano dei conti perché essa deve rispettare le soggetta alle seguenti regole: - I mastri di 1 livello devono essere di 2 cifre; - I mastri di 2 livello devono essere di 4 cifre e le prime 2 corrispondenti al mastro di 1 livello; - I mastri di 3 livello devono essere di 6 cifre e le prime 4 corrispondenti al mastro di 2 livello; - I mastri di 4 livello devono essere di 8 cifre e le prime 6 corrispondenti al mastro di 3 livello; - I conti contabili devono essere di 11 cifre e le prime 8 corrispondenti al mastro di 4 livello ; - Gli Alias dei conti devono essere lunghi al massimo 11 caratteri. 4.6.1 Impostazione Per attivare la nuova modalità, andare nel menù Servizio\Impostazioni, pagina Contabilità nella sezione Piano dei Conti Nel caso il piano dei conti sia già stato codificato, la nuova modalità sarà attivabile solo se la codifica in uso rispetta le regole di cui sopra; la casella risulterà sempre spuntabile ma verrà effettuato un controllo sul piano dei conti in uso quando si cercasse di impostarla: n.b.: Se il piano dei conti rispetta le regole sopra descritte, 4.6.2 in Visualizzazioni fase di aggiornamento alla 2/2011 questa impostazione sarà automaticamente attivata. Tutti i codici dei mastri e dei conti contabili saranno visualizzati con i puntini di leggibilità dei livelli: Pagina 82

4.6.3 Codifica Nelle finestre di gestione dei mastri e dei conti, se è attiva la formattazione automatica, quando crea un record tramite il bottone Nuovo, dopo aver scelto il mastro padre, viene proposto in automatico il codice del mastro o del conto: Dopo aver digitato il mastro, viene proposto il primo conto disponibile. Anche con Nuovo con duplicazione verrà proposto il codice del mastro/conto. Logicamente nel nuovo codice non sarà possibile inserire lettere e bisogna rispettare il formato di ogni livello. 4.6.4 Alias Nonostante sia accettato un codice di sole cifre, sarà comunque possibile digitare l alias del conto desiderato: come atteso esso sarà trasformato nel corrispondente codice di 11 caraterri: Pagina 83

4.6.5 Nuova Form di Gestione È stata creata una nuova finestra per la gestione del Piano dei conti come entità unica, cioè potendo lavorare contemporaneamente su tutti i livelli. Come evidenziato in figura, tramite il menù contestuale, attivabile con il bottone destro del mouse su ogni nodo, sono resi disponibili i comandi per modificare, cancellare od inserire nuovi nodi. 4.6.6 Ricerca La ricerca dei conti contabili, attivabile con i tasti CTRL+F4, è stata rinnovata; la nuova interfaccia condivide l aspetto grafico della nuova form di gestione di cui al paragrafo precedente ed evidenzia la modalità di selezione riportando i conti selezionabili come link: Pagina 84

4.7 Nuovi flag IVA 4.7.1 Aliquote IVA Nella tabella delle aliquote Iva (menù Contabilità/Tabelle) sono stati introdotti dei nuovi flag nella sezione Opzioni. Tutti i flag presenti in questa sezione vengono proposti nelle righe Iva delle registrazioni contabili e possono essere modificati dall utente; il loro scopo principale è quello marcare opportunamente alcune righe Iva e rendere possibile l estrapolazione in una fase successiva utilizzando ad esempio la form di selezione dei movimenti Iva. n.b.: tutte le procedure di selezione e stampa dei movimenti IVA lavorano sul dato salvato nella riga Iva e non su quello presente nelle aliquote. I nuovi flag introdotti sono i seguenti: Destinato alla rivendita Serve per identificare la destinazione del bene/servizio a cui si riferisce la riga Iva del movimento contabile. Potrà essere utilizzato per calcolare l importo da inserire nel relativo campo della dichiarazione Iva annuale. Flag Utente 1 e 2 Sono dei flag liberi, non destinati ad un utilizzo specifico. L utente li potrà utilizzare per contrassegnare i movimenti Iva in base alle proprie esigenze. Oro/Argento Questo flag era già presente nella sezione Liquidazione, ma non veniva memorizzato nei movimenti. È stato spostato nella sezione Opzioni perché, al pari degli altri flag, sarà proposto e poi salvato nelle righe Iva. 4.7.2 Prima nota Tutti i flag presenti nella sezione Opzioni delle aliquote Iva vengono ora proposti nella riga Iva del movimento contabile ove possono eventualmente essere modificati dall operatore: Pagina 85

4.7.3 Controllo movimenti IVA e movimenti di liquidazione IVA Nella procedura di selezione e controllo dei movimenti Iva (menù Gestione Iva/Riepilogo movimenti) nella videata dei filtri sono stati aggiunti tutti i flag presenti nelle righe Iva. Nella videata successiva, i flag sono stati aggiunti nell elenco delle righe Iva selezionate (vedi figura). Analogamente, anche nella procedura di controllo dei movimenti che andranno in liquidazione Iva (menù Gestione Iva/Liquidazione/Riepilogo movimenti) tutti i flag Iva sono stati previsti sia come filtri che come colonne nell elenco dei movimenti. 4.7.4 Stampa movimenti IVA Nella procedura di stampa dei movimenti Iva (menù Gestione Iva/Stampe/Riepilogo movimenti) sono stati aggiunti i filtri sui nuovi flag aggiunti nelle righe Iva: Pagina 86

4.8 Liquidazione Iva 4.8.1 Stampa Nuova analisi dati di controllo E stata aggiunta un analisi per consentire una più agevole consultazione della movimentazione iva inclusa nella liquidazione del periodo. Essendo la prima analisi presentata in questa sezione è probabile che sia visibile soltanto dopo aver ampliato la sezione dedicata ad esse, tramite il divisore di pagina che sarà presente in calce ad essa. Viene richiesto il periodo di riferimento che sarà inizialmente impostato pari ad inizio e fine del mese in corso ma potrà essere modificato dall utente secondo le esigenze. NOTA In accordo con quanto dettato dai criteri di selezione dei movimenti iva per la liquidazione, vengono escluse le righe iva la cui aliquota non è inclusa in liquidazione (vedi anagrafica aliquota) o riferita ad un movimento contabile provvisorio. Pagina 87

L analisi viene inizialmente presentata in modalità ristretta, ovvero senza dettaglio delle righe iva che compongono la liquidazione del periodo selezionato. Vengono riepilogati i totali suddivisi per codice attività, sezione iva e natura della transazione Iva. Come si vede in figura, è possibile agire sugli indicatori di espansione per visualizzare il dettaglio completo delle righe contabili che andranno a comporre la liquidazione del periodo. 1 È altresì possibile filtrare l elenco per visualizzare particolari selezioni, ad esempio includendo o escludendo particolari aliquote iva, registri o determinati movimenti contabili. 2 3 A tal proposito nell elenco dei campi disponibili sono presenti anche le colonne relative alla causale del movimento di fatturazione e quella del movimento di incasso per le fatture con iva ad esigibilità differita. Tramite il trascinamento del campo nell area del dettaglio sarà possibile avere anche questa ulteriore informazione per la selezione dei dati. Pagina 88

Nell elenco viene riportato il riferimento alla fattura che ha generato la transazione iva. Il riferimento alla fattura è un collegamento ipertestuale rendendo possibile la navigazione al visualizzare il movimento contabile di origine. In caso il movimento portato in liquidazione sia riferito ad un incasso/pagamento di fattura con esigibilità differita verrà presentato anche il riferimento al relativo movimento contabile di incasso, sempre disponibile come collegamento ipertestuale. L importo presente nella liquidazione ovviamente non corrisponde con l importo incassato in quanto ripartito proporzionalmente in base alle aliquote presenti nel documento, al valore incassato ed al numero di scadenze. Come per tutte le altre analisi presenti anche in questo caso è possibile personalizzare lo stile di visualizzazione in base alle proprie esigenze ed eventualmente salvarlo per le consultazioni successive. Pagina 89

4.8.2 Gestione e generazione Oltre che nella sezione di stampa la visione del dettaglio è disponibile anche all interno della gestione della singola liquidazione. La visualizzazione del dettaglio è utilizzabile durante la fase di inserimento e modifica della liquidazione del periodo. Pagina 90

4.9 Varie 4.9.1 Ratei e risconti Nella gestione movimenti è stata aggiunta una colonna che permette di vedere e filtrare i movimenti che presentano uno stato di provvisorietà. La provvisorietà viene rilevata nel caso in cui anche uno soltanto dei movimenti contabili associati all entità del rateo/risconto presenti tale stato. 4.9.2 Interrogazione Conti Nei partitari a video sono state aggiunte due colonne con rispettivamente le note di testa e le note di riga. Nel campo ci sarà scritto Memo solo in caso di note presenti; il semplice posizionarvi sopra il mouse farà apparire la finestrella di anteprima (il tooltip) con la visualizzazione completa del testo che si ricorda è un testo a lunghezza variabile e multi-riga. n.b.: Le colonne all apertura della form saranno posizionate subito dopo la descrizione del movimento; se la posizione non risultasse consona basterà spostarle dove si preferisce e la posizione verrà memorizzata. È stata inoltre aggiunta una colonna contenente un link per visualizzare il movimento contabile. Tale link replica il bottone Dettaglio, già presente nella toolbar. Pagina 91

4.9.3 Gestione Ritenute Acconto In fase di inserimento manuale di nuove ritenute, vengono riportati automaticamente dall anagrafica del percipiente i dati utili per il conteggio degli importi. Al variare del codice del percipiente verranno riprese dall anagrafica le opportune informazioni. La variazione della data di competenza comporta il controllo delle % enasarco associate al periodo nell anagrafica del percipiente. Procedendo con l inserimento degli importi necessari verrà conteggiato automaticamente il valore della ritenuta. Viene permessa l introduzione dei dati anche partendo dal valore della ritenuta e determinato in modo inverso il valore dell imponibile IRPEF e ritenuta, ma soltanto se non ancora conteggiati. 4.9.4 Nomenclature combinate Sono stati aggiornati i codici di nomenclatura combinata all anno 2011 come riportati nel sito dell agenzia delle entrate http://www.agenziadogane.it/wps/wcm/connect/internet/ed/software/software+intrastat/software+intr astat+anno+2011/ Pagina 92

4.9.5 Tributi Sono stati aggiornati i seguenti tributi: Tributo 1001 - Ritenute su retribuzioni pensioni trasferte mensilità aggiuntive 3802 - Addizionale regionale all'imposta sul reddito delle persone fisiche Modifiche Abilitato, per la sezione ERARIO, il campo Rateazione / Mese rif. Attivi sia gli importi a credito sia a debito. E stato inserito il tributo 1993 Interessi sul ravvedimento IRAP - Art. 13 D.LGS. n. 472 del 18/12/1997, RIS. n. 109E del 22/05/2007, utilizzabile nella sezione Regioni per solo importi a debito. Pagina 93

5 Scadenzario 5.1 Stampe Tra le varie stampe disponibili per lo scadenzario, ne sono state modificate alcune ed ne è stata aggiunta una di nuova. 5.1.1 Modifiche a Scadenzario Banca È stato leggermente rivisto il layout ed aggiunto il totale finale. La colonna del saldo indica il progressivo ancora da pagare per cui il valore viene presentato soltanto in corrispondenza delle scadenze non ancora pagate. È previsto un totale riepilogativo delle scadenze per ogni banca ed un totale finale del controvalore in euro della scadenza ed il progressivo non pagato. Pagina 94

5.1.2 Modifiche a Scadenze Cliente/Fornitore È stato leggermente rivisto il layout ed aggiunto il totale finale. La colonna del saldo indica il progressivo ancora da pagare per cui il valore viene presentato soltanto in corrispondenza delle scadenze non ancora pagate. È previsto un totale riepilogativo delle scadenze per ogni cliente ed un totale finale del controvalore in euro della scadenza ed il progressivo non pagato. 5.1.3 Nuova stampa Scadenzario Generale Elenco riepilogativo delle scadenze senza raggruppamenti e subtotali ordinata per data scadenza. Pagina 95

La stampa viene proposta in ordine per data di scadenza, ma viene comunque offerta la possibilità di ottenere la stampa ordinata secondo altri criteri. Viene riportato anche in stampa il tipo di ordinamento prescelto. È previsto un totale riepilogativo finale delle scadenze per il controvalore in euro ed il progressivo non pagato. 5.2 Portafoglio effetti Con l introduzione della nuova modalità di Filtro In Elenco per tutti i controlli di filtro, nelle procedure di contabilizzazione ed incasso delle scadenze è stata rimossa la possibilità di utilizzare l elenco della selezione per importo come filtro, al fine di evitare inutili e fuorvianti sovrapposizioni di funzionalità. Pagina 96

6 Contabilità Analitica 6.1 Stampe movimenti e bilanci In caso di stampa nella quale venga richiesta una selezione particolare di voci di analisi o centri di analisi, è stata aggiunta la possibilità di stampare nell intestazione della stessa, l elenco di codici coinvolti nella selezione. Nel caso venga richiesta dall utente la stampa del filtro applicato alla selezione dei dati nell intestazione della stessa, sarà compreso anche l elenco dei codici delle voci e centri di analisi selezionati. Pagina 97

6.2 Conteggio iva indetraibile Le voci analizzate in fase di elaborazione collegate alla gestione documenti ora considerano come parte del costo anche la parte di iva indetraibile imputabile al conto attraverso il quale verrà rilevata la situazione contabile. Documento Movimento contabile Elaborazione analitica Pagina 98

7 Beni Ammortizzabili 7.1 Nuovi campi nelle Categorie La tavola delle categorie dei cespiti è stata arricchita con una serie di campi che serviranno per facilitare la compilazione dei nuovi cespiti. Tali campi, riguardanti le valorizzazioni e i conti contabili, saranno riportati nella scheda del cespite in fase di nuovo inserimento all assegnazione della categoria: n.b.: questa facilitazione è disponibile solamente nella sezione Civilistici / Fiscali. 7.2 Campo protocollo di acquisto nei dati storici Nella scheda anagrafica dei beni ammortizzabili (menù Beni Ammortizzabili Civilistici/Tabelle/Anagrafica), nella sezione Dati Storico è stato introdotto il nuovo campo Protocollo, relativo alla fattura d acquisto. Il dato può essere inserito manualmente oppure tramite importazione di ditte da Arca Professional. n.b.: i dati saranno proposti in inserimenti di un nuovo cespite solo nel menù post-riforma Pagina 99

8 Articoli 8.1 Ricerca per Alias Nella finestra di gestione degli articoli è stata aggiunta nel menù Azioni la funzionalità Ricerca Alias. Con questa nuova funzione verrà visualizzata una finestra con l elenco di tutti i codici alias disponibili. Dopo aver filtrato la lista ed effettuato la scelta del codice desiderato, la finestra di gestione degli articoli si posizionerà sul codice articolo corrispondente all alias scelto. Per attivare velocemente la ricerca per Alias, l acceleratore di tastiera è Alt+A+R. 8.2 Duplicazione distinta base In fase di duplicazione di un articolo è ora possibile decidere se duplicare anche la sua distinta base, se presente. Se non esiste alcuna distinta collegata all articolo, il flag risulterà disabilitato. Saranno duplicati solamente i materiali. 8.3 Articolo Mostra Giacenze Nel menu contestuale dei campi di tipo Articolo è stata aggiunta la nuova voce Mostra giacenze con relativo tasto veloce Ctrl-F2: la sua attivazione farà visualizzare la scheda articolo direttamente posizionata sulla pagina Magazzino / Giacenza: Pagina 100

8.4 Listini Avanzati È stata migliorata la pagina dei listini modificando la griglia dei listini avanzati; oltre al cambiamento dell aspetto grafico, è stata aggiunta la colonna per poter andare in modifica del listino. n.b.: le revisioni future sono visualizzate in blu su sfondo azzurrino, quella passate in marrone su sfondo grigio. Revisioni Future Revisioni Passate Nella definizione delle Policies ora è possibile selezionare anche la griglia dei listini avanzati potendone impedire la consultazione a specifici gruppi di utenti. Pagina 101

8.5 Controllo stato È stato modificato il messaggio restituito dal controllo dello stato articolo aggiungendo nel testo del medesimo anche il codice articolo: 8.6 Codici Alias Codici Cli/For Sono state potenziate le finestre di gestione dei codici alias e dei codici alternativi aggiungendo un collegamento diretto alla scheda articolo corrispondente anche nella pagina Elenco. Nella griglia Elenco è stata aggiunta una nuova colonna con il link Vai alla scheda articolo : cliccandoci sopra verrà aperta la finestra di gestione degli articoli, in modalità di visualizzazione, posizionata sull articolo corrispondente. Nella pagina Generale è stato aggiunto il link Modifica tramite il quale si andrà direttamente in modifica della scheda dell articolo collegato. 8.7 Unità di misura in minuscolo È ora possibile poter inserire le unità di misura senza vincoli di formato (cioè è possibile utilizzare anche lettere minuscole). n.b.: le unità di misura verranno controllate senza verificare maiuscole / minuscole: ad esempio, se in tabella si è codificato Kg, il programma proporrà correttamente Kg ma accetterà come validi sia kg che KG Pagina 102

8.8 Pagina documenti Sono state aggiunte 2 nuove Pivot-Table per visualizzare gli ordini e le bolle di produzione riconducibili all articolo corrente: Queste pagina sono state aggiunte anche sulle finestre delle Commesse. Pagina 103

9 Documenti 9.1 Documenti abilitati per utente In Arca Evolution, grazie al potente motore di policies di accesso ed all organizzazione per cliclo del menu documenti è abbastanza agevole controllare quali tipologie di documenti può gestire un dato operatore. Il controllo che si riesce ad ottenere è per tipologia di documenti, non per documento singolo: con il motore di policies sul menu posso ad esempio lasciare a Mario solo la gestione degli ordini clienti di tutti i tipi di ordini cliente ma non controllare che qualora in azienda ci siano due tipologie di ordini clienti (OC1 e OC2) Mario possa gestirne solo gli OC1 e non gli OC2. Nel caso ci fosse quest esigenza di controllo sul documento singolo, non sulla tipologia nel suo complesso ma sul documento singolo, il motore di policies applicate al menu risulta insufficiente. A partire da questa versione di Arca Evolution sarà possibile definire, per ogni singolo utente, quali sono i singoli documenti abilitati; tale operazione potrà essere effettuata solo da utenti con ruolo di amministratore. Gli utente inibiti all utilizzo di una serie di tipo documenti non potranno visualizzare nessun tipo di dato riguardante tali documenti; saranno tuttavia garantite le procedure di prelievo di documenti non abilitati (esempio: ad un utente che può utilizzare solo DDT, sarà concesso di creare una bolla prelevando dei documenti OVC). 9.1.1 Configurazione utenti La configurazione per ogni singolo utente viene eseguita dalla finestra di gestione degli Operatori : In questo esempio si modificano le impostazioni dell utente ARTEL-BAS\s.porcellato In questa configurazione, l utente potrà solo utilizzare i 3 documenti FTV, NCC e OLI. Per abilitare tutti i documenti all utente sarà sufficiente impostare il pallino sulla prima scelta. Inizialmente tutti gli utenti avranno questa impostazione già settata: n.b.: Dopo aver salvato la configurazione di un utente, quest ultimo dovrà riavviare Arca (oppure eseguire un cambio ditta) per fare in modo che le modifiche abbiano effetto. Pagina 104

9.1.2 Menu documenti Il menu dei documenti, nel caso siano visibili i rami Ciclo Attivo, Ciclo Passivo e Altri documenti (vedi paragrafo 9.3.1), sarà caricato in base ai documenti abilitati per l utente corrente. Come si vede dall immagine a fianco, se saranno inibiti tutti i documenti di tipo Ordine cliente, il ramo Ordini presente nel Ciclo Attivo non sarà visibile. Nel caso si lavorasse con il solo ramo Tutti i documenti, non saranno effettuate modifiche. 9.1.3 Configurazione e gestione documenti I record saranno filtrati per i tipi documento abilitati all utente. Nella pagina Evasioni, presente nella finestra di gestione, saranno visibili anche i documenti evasi o evadenti, ma se essi risulteranno inibiti all utente non sarà visibile il classico link Modifica. In questo esempio l operatore non è abilitato a vedere gli OVC. Nella pagina evasioni di un DDT si vedono anche i dati dell ordine evaso, ma a differenza della FTV, non sarà possibile andare in modifica del OVC. 9.1.4 Owc Pivot Table Nella pagine Documenti e Magazzino, presenti nelle finestre di gestione degli Articoli, Clienti, Fornitori, Agenti e Commesse, i dati dei documenti saranno filtrati per i soli tipo documenti abilitati all utente. Porre attenzione che per effetto di questo filtro alcuni dati potrebbero risultare ambigui: ad esempio nella pagina Ultimi Acquisti si vedranno non tutti gli acquisti ma solo gli acquisti fatti con documenti ai quali non è stato negato l utilizzo all operatore corrente. Pagina 105

9.1.5 Prelievo Documenti I filtri documenti, presenti nelle procedure di prelievo, permettono di selezionare anche documenti che non sono abilitata per l utente corrente. Quindi si possono creare in DDT, prelevando OVC anche se questi ultimi non sono accessibili. 1 2 Anche in questi 2 esempi l utente non è abilitato agli OVC, ma nelle procedure di Prelievo per la creazione di Documenti di Trasposto a Cliente riesce a selezionare anche gli Ordini di Vendita a Cliente. N.B.: Il Document Push invece non può essere eseguito se non si è abilitati alla gestione del documento di arrivo. Se non si è abilitati agli OVC, non si potrà utilizzare il Push dai preventivi: Pagina 106

9.2 Creazione automatica lotti Al fine di agevolare l inserimento di nuovi lotti durante la fase di registrazione documenti, è stata introdotta una nuova funzionalità da attivare/configurare nella pagina varie della configurazione documenti: La funzionalità può essere abilitata su qualsiasi tipo di documento e verrà resa quindi disponibile in fase di immissione del documento e di digitazione del codice del lotto da associare all articolo. Come si vede in immagine sono disponibili 3 modalità di auto-creazione; le vediamo una ad una nei paragrafi che seguono. 9.2.1 Solo Attiva Il nuovo lotto viene direttamente inserito nell archivio appena si passa alla colonna successiva: verrà generata automaticamente una descrizione pari a Lotto + codice lotto specificato. Sarà possibile completare successivamente le informazioni aggiuntive attraverso la schermata consueta di dettaglio e gestione dei lotti. Pagina 107

9.2.2 Attiva e visualizza form completa Al passaggio nella colonna successiva, verrà visualizzata la schermata di dettaglio del lotto con alcuni dati precompilati, in attesa di completamento e conferma o eventualmente annullamento nel caso l utente abbia effettivamente digitato un codice errato o abbia avuto qualche altro ripensamento. Il principale dato mancante non rilevabile automaticamente che, eventualmente, può essere compilato dall utente è la data di scadenza del lotto. Il codice del lotto non è presente per l articolo e, come richiesto dalla configurazione, viene proposta la schermata standard per la gestione dei lotti in attesa che l utente apporti eventuali aggiunte e modifiche. Per confermare o annullare l inserimento del lotto si dovranno utilizzare le consuete funzioni di salvataggio e annullamento presenti nel menù, toolbar e da tastiera con gli appositi acceleratori. n.b.: con questa nuova funzionalità viene anche riportato il codice cliente/fornitore intestatario del documento. 9.2.3 Attiva e visualizza form ridotta Al passaggio nella colonna successiva, verrà visualizzata una schermata ridotta per l inserimento veloce delle principali informazioni sul lotto, in attesa di completamento e conferma o eventualmente annullamento nel caso l utente abbia effettivamente digitato un codice errato o abbia avuto qualche altro ripensamento. Il codice del lotto non è presente per l articolo e come richiesto dalla configurazione, viene proposta la schermata ridotta per la gestione dei lotti in attesa che l utente apporti eventuali aggiunte e modifiche. La conferma dell inserimento avviene tramite il pulsante OK o la pressione del tasto INVIO, mentre l annullamento tramite il pulsante ANNULLA o la pressione del tasto ESC. Pagina 108

9.3 Varie 9.3.1 Configurazione Menù Documenti Dalle preferenze è possibile scegliere se visualizzare 1. le voci Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, Altri Documenti 2. solo la voce Tutti i Documenti 3. sia la voce Tutti i Documenti che le voci Ciclo Attivo, Ciclo Passivo, Altri Documenti n.b.: La modalità 3 è quella delle precedenti versioni Attenzione! Nel caso si imposti la modalità diversa da Entrambi, potrebbe essere necessario ricontrollare le policies n.b.: Selezionando Tutti i documenti, tutte le voci saranno visualizzate direttamente sotto il ramo Documenti come si vede in figura qui a dx. Pagina 109

9.3.2 Generazione documenti contabili I documenti a rilevanza contabile (fatture, note di credito e fatture accompagnatorie) generano automaticamente un movimento contabile partendo dalla causale definita nell apposita sezione di configurazione della tipologia di documento. La scrittura contabile generata presenta lo stato di provvisorietà fino al momento in cui il personale amministrativo addetto ne conferma la validità tramite la procedura di conferma dei movimenti provvisori. In taluni casi può risultare meno oneroso ottenere una registrazione contabile alla quale viene attribuito direttamente uno stato definitivo. Per ottenere tale risultato sarà sufficiente abilitare una nuova opzione presente nella configurazione del documento. L opzione verrà abilitata soltanto se indicata una causale contabile. La registrazione contabile diverrà immediatamente definitiva al momento della sua generazione. La modifica di tale attributo nella configurazione del documento non apporta alcuna alterazione ai documenti già registrati; l eventuale rigenerazione sarà effettuata secondo la nuova configurazione. 9.3.3 Proposta data consegna Nella configurazione di un documento è possibile impostare, nella sezione Dati da Proporre, il flag Data consegna, il quale farà in modo di impostare la data di consegna di testa uguale alla data odierna in fase di creazione di un nuovo documento. Pagina 110

9.3.4 Pagine Documenti-Magazzino-Listini Nelle pagine che, all interno delle schede cliente, fornitore, articolo, commessa e sottocommessa, visualizzano i documenti collegati, tutti i campi che indicano il prezzo unitario sono stati inizializzati con il numero di decimali indicati per la valuta EUR. È necessario però cliccare sul link Default per vedere le modifiche della formattazione delle colonne (attenzione: questa operazione farà perdere eventuali impostazioni personalizzate della pagina). Ricordiamo che qualora si modificassero le impostazioni della valuta EUR sarà necessario uscire e rientrare in Arca per rendere le modifiche visibili nelle pagine Documenti. Supponiamo di aver in precedenza configurato la valuta Euro per gestione di 3 decimali e di volerla riportare a 2: La lista documenti mantiene le impostazioni ultime e quindi continua a visualizzare la colonna totale con 3 decimali. Premo il link Default per riottenere la visualizzazione standard Le colonne totali sono correttamente visualizzate con 2 decimali. 9.3.5 Sconti e Provvigioni I valori degli sconti e delle provvigioni che vengono proposte in automatico nelle righe dei documenti, sono calcolati in base a delle formule che vengono impostate nella configurazione dei documenti; per mezzo di queste formule, l utente può scegliere se prendere lo sconto dall articolo o dal cliente o dalla forma di pagamento o da altre numerose entità. Con questa versione di Arca Evolution è stata aggiunta la possibilità di utilizzare i valori Sconto e Provvigione specificati nelle tavole Commesse e Sottocommesse (vedi paragrafo 9.3.6). Pagina 111

9.3.6 Commesse e Sottocommesse Nella finestra di gestione delle sottocommesse, nella griglia dell elenco è stata aggiunta la colonna Descrizione Cliente/Fornitore Inoltre sono stati aggiunti i campi Sconto e Provvigione : a partite da questa versione di Arca, nelle formule che servono per definire come comporre lo sconto e le provvigioni di riga documento sarà possibile utilizzare anche le commesse e le sottocommesse, come vedremo nel paragrafo 9.3.5: 9.3.7 Situazione Documenti per Articolo Nella finestra di gestione delle righe documenti sono state aggiunte le colonne Num.rif e Data rif.. Inoltre sono stati resi disponibili i filtri nelle colonne Ragione sociale e Omaggio. Infine è stata modificata la visualizzazione della lista, introducendo gli stessi colori utilizzati nelle finestra di gestione documenti per evidenziare le righe evase, i documenti non esecutivi e gli ordini scaduti, come si evince dalla legenda posta sotto la griglia elenco. Per effettuare filtri sui record evidenziati con una colorazione diversa, sono state aggiunte le colonne Esecutivo e Scaduto (quest ultima visibile solo per gli ordini). 9.3.8 Ristampa Documenti Nella ristampa dei documenti è stata aggiunta la possibilità di ordinare i record: Pagina 112

9.4 Gestione Documenti 9.4.1 Intestazione documento Nella pagina Generale è stato modificato il riquadro che visualizza la ragione sociale ed indirizzo del cliente/fornitore intestatario del documento. Nel caso venisse specificata una destinazione diversa, questa sarà visualizzata con un riga aggiuntiva, colorata di blu, posizionata sotto i dati del cliente/fornitore. Nel caso la ragione sociale della sede operativa coincidesse con quella del cliente, nella nuova riga non sarà riportata: Nel caso la destinazione diversa avesse una ragione sociale non uguale a quella del cliente, nella nuova riga sarà specificata questa ragione sociale: Non viene riportata la ragione sociale della dest.div. in quanto corrisponde a quella del cliente C000001. n.b.: Nelle versioni precedenti, i dati della destinazione diversa venivano visualizzati sempre in sostituzione di quelli del cliente/fornitore 9.4.2 Data documento Qualora si modificasse un documento già presente, spostando la data documento in avanti nel tempo, se le date di consegna e la data di trasporto risultassero minori della nuova data documento, sarà visualizzato un messaggio di conferma per poter impostare tali date uguali alla nuova data. 9.4.3 Evasione Push In caso di documenti intestati a fornitore con valuta diversa da Euro, alla modifica della data di riferimento verrà ricercato il valore del cambio a quella data e, se diverso da quanto già impostato, verrà proposto di modificarlo in base alla data di riferimento. Pagina 113

9.4.4 Ricerca Prezzi Nella griglia delle righe è possibile effettuare la ricerca del prezzo, tramite la pressione del tasto F3 nella colonna prezzo; a partire da questa versione è stata aggiunta una nuova sezione dove sarà possibile vedere i prezzi delle promozioni in atto per il cliente intestatario del documento e l articolo della riga corrente: In alto a destra sono presenti 2 flag per poter far visualizzare anche le promozioni scadute, o che entreranno in vigore in futuro, e le revisioni dei listini non in vigore. Il comportamento normale di questi flag è quello di mostrare solo le promozioni e le revisioni in validità. Inoltre, nella sezione degli ultimi documenti, è stata aggiunta una riga che visualizza l ultimo costo di acquisto dell articolo. Questa informazione sarà visualizzata solo per i documenti del ciclo attivo: Pagina 114

9.4.5 Pagina Evasioni È stata modificata la visualizzazione dei documenti evasi e evadenti. Nella nuova griglia, oltre a tutti i campi della riga, è presente anche un link per andare in modifica del documento evadente/evaso. Nuova pagina Evasioni Vecchia pagina Evasioni 9.4.6 Pagina Totali La pagina dei totali è stata completamente riprogettata nella sua impostazione ed è stata aggiunta anche la sezione Provvigioni, dove viene visualizzato il riepilogo per i 2 agenti. Nel caso di documenti in valuta sarà disponibile un link per cambiare la visualizzazione da Euro a valuta, e viceversa. Pagina 115

9.4.7 Moduli di stampa DICITURE AUTOMATICHE La stampa del modulo prevede l inserimento automatico di alcune diciture nel corpo della fattura relative a voci quali acconti, sconti, omaggi, ecc., qualora non sia presente l apposito spazio dedicato alla stampa dell importo. Le modalità con le quali vengono inserite tali informazioni nella stampa sono rimaste inalterate. È stata solamente ritoccata la mera dicitura che compare in stampa. Versione precedente Nuova versione Importi e descrizioni sono inserite nel corpo della fattura nella colonna delle descrizioni in quanto non direttamente coinvolte nel calcolo del totale merce. AGGIORNAMENTO MODULI I moduli di stampa dei documenti presenti nella ditta dimostrativa sono stati modificati: È stata allargata la descrizione del tipo documento; Nella stampa delle fatture, il campo Banca d appoggio cambia in base al tipo pagamento: se si tratta di Ri.Ba viene stampata la banca d appoggio, altrimenti la banca di sconto; Nei moduli di stampa Fattura e Fattura_Accompagnatoria la dicitura Titolo Non Imponibilità non viene più stampato nel piede del documento nella "AGENDA CODICI" ma verrà stampato nel corpo del documento, alla fine di tutti gli articoli e prima delle eventuali note della parametrizzazione documento; Nei moduli di stampa Ordine_Cliente e Ordine_Fornitore sono stati sistemati i campi del "PORTO" e del "TRASPORTO A CURA DEL" (nella versione precedente erano invertiti). * MODULI DI STAMPA NELLA DITTA DEMO Sono stati rivisti ed arricchiti i moduli di stampa di esempio presenti nella ditta Demo. I moduli di esempio già presenti sono stati rinominati con il suffisso _OLE, per indicare che essi contengono delle immagini OLE e sono stati creati con la modalità ReportBehaviour80. Tutti i moduli sono stata duplicati e sono stati creati nuovi moduli con il suffisso _Raw : essi sono stati creati con la modalità ReportBehaviour90, utilizzano delle immagini RAW e sono stati modificate le fincature Pagina 116

9.4.8 Menu Azioni In fase di inserimento di un nuovo documento, nel menu Azioni è presente la voce Evasione la quale attiva una finestra per poter prelevare delle righe documento (ignorando i dati di testa) da altri documenti prelevabili dal corrente. Tale voce è stata rinominata in Preleva Righe per rendere più esplicito quel che fa; le funzionalità rimangono le medesime. Pagina 117

9.5 Stampe 9.5.1 Filtri di selezione Teste Documenti Nei filtri delle teste documento, utilizzati nelle stampe di controllo oppure nelle finestre di prelievo, sono stati aggiunti i filtri Cliente/Fornitore di fatturazione, Agente CF e Agente 2 CF. Nuovi filtri Agente: questi filtri agiscono sulla scheda cliente, quindi selezionano i documenti di clienti gestiti dall agente specificato. N.B.: i filtri Agente già presenti, invece, lavorano direttamente sulla testa documento. Essi selezionano i documenti che sono intestati all agente specificato. L utilizzo di tali nuovi filtri è consigliabile, per esempio, quando si vuole analizzare il fatturato di un determinato agente nello stesso identico modo che viene fatto nella analisi del Cruscotto. 9.5.2 Filtri di selezione Righe Documenti Nei filtri riguardanti le righe documento sono stati aggiunti i filtri per codice contabile e per poter stampare le sole righe con distinta custom : Pagina 118

9.5.3 Report Sono state aggiunte alcune nuove stampe riepilogative ed aggiunte alcune informazioni su altre già esistenti 9.5.4 Elenco documenti in valuta (Aggiunta) La stampa riporta informazioni riepilogative su alcuni valori presenti nei documenti, quali spese accessorie, imponibile e totale documento. Viene raggruppata per codice divisa in modo da ottenere alla fine un totale per ogni diversa valuta e un totale finale della stampa dei relativi controvalori in euro. La stampa viene proposta seguendo l ordinamento dei dati in base al tipo del documento e data, ma come si nota dall elenco è possibile applicarvi altri ordinamenti in base alle esigenze del caso. Pagina 119

9.5.5 Documenti valore residuo (Aggiunta) La stampa si propone di fornire l elenco dei documenti con relativa data di consegna indicata nei dati di testata, la somma dei prezzo totale delle righe del documento e relativo residuo ancora da evadere. La stampa viene proposta seguendo l ordinamento dei dati in base al tipo del documento, numero e data, ma come si nota dall elenco è possibile applicarvi altri ordinamenti in base alle esigenze del caso. In alcuni documenti può essere presente anche il codice per il cliente di fatturazione. Pagina 120

9.5.6 Provvigioni Agente Documento (Aggiunta) La stampa si prefigge l obiettivo di fornire all utente un riepilogo conciso e mirato ad evidenziare il valore della merce totale di ogni documento selezionato per la stampa e relativo importo totale delle provvigioni. Gli importi in valuta vengono stampati nel caso il documento sia emesso in divisa diversa da euro. La presenza dell asterisco indica che l agente in esame è indicato nel documento come secondo agente. È previsto un totale riepilogativo dei documenti per ogni singolo agente ed un totale finale del controvalore in euro degli importi presenti nella stampa. 9.5.7 Provvigioni Agente È previsto un totale riepilogativo dei documenti per ogni singolo agente ed un totale finale del controvalore in euro degli importi presenti nella stampa. Pagina 121

10 Listini e Promozioni 10.1 Pseudo Listini Ultimi Costi / Prezzi Sono stati aggiunti dei nuovi listini standard speciali, i quali vengono utilizzati per proporre gli ultimi prezzi usati nelle vendite (in generale o per cliente specifico) o negli ultimi acquisti (in generale o per fornitore specifico). I nuovi listini sono: Ultima vendita (UVEN): ricerca l ultimo prezzo di vendita dell articolo; Ultima vendita Cliente (UVEN_C): ricerca l ultimo prezzo di vendita dell articolo fatta al cliente corrente; Ultimo acquisto (UACQ): ricerca l ultimo prezzo di acquisto dell articolo; Ultimo acquisto Fornitore (UACQ_F): ricerca l ultimo prezzo di acquisto dell articolo fatto dal fornitore corrente. Tali listini sono visibili solamente nelle anagrafiche cliente/fornitore e nella gestione documento (non sono mostrati, per esempio, nella finestra di gestione dei listini o nella manutenzione listini o configurazione documenti). È possibile impostarli solo nel Listino 1 e, una volta inserito uno di questi codici nel Listino 1, il Listino 2 sarà nascosto. Se impostato un listino Ultimo Prezzo, nella gestione documenti saranno ignorate le formule per lo sconto poiché viene riportato l ultimo prezzo lordo utilizzato e relativo sconto. In fase di aggiornamento, nel caso esistessero già tali listini, essi saranno rinominati con il simbolo _ come primo carattere. Nella gestione dei clienti esiste la pagina Listini nella quale vengono mostrati tutti i prezzi degli articoli, in base al primo listino associato al cliente e, se non presenti, in base al secondo. I listini di Ultimi Prezzi non saranno contemplati in questa griglia. n.b.: Tali listini non sono considerati nelle vendite al banco Pagina 122

10.2 Promozioni Le promozioni Articolo-Famiglia Cliente sono state modificate in Articolo : in esse sarà possibile specificare una promozione direttamente per Articolo-Cliente, oltre che per l articolo e la famiglia del cliente: n.b.: Nella ricerca dei prezzi, le promozioni per Articolo- Cliente prevarranno su ogni altra promozione o listino. Nelle pagine Promozioni presenti nelle finestre di gestione dei clienti e degli articoli, si dovrà cliccare sul link Default per far comparire la nuova colonna nella griglia delle promozioni per Articolo. 10.3 Configurazione Promozioni È stata introdotta la configurazione delle promozioni, con la quale si potrà scegliere quali promozioni abilitare in Arca Evolution. In fase di aggiornamento, sarà valorizzata la finestra di configurazione in base ai record inseriti nelle tabelle delle promozioni; sarà sempre possibile, anche successivamente, abilitare una promozione non ancora utilizzata; invece non sarà possibile disabilitarne una finché esistono dei record di tale promozione. Le promozioni di tipo Prezzo sono elencate nello stesso ordine utilizzato per ricercare il prezzo. In base a tale configurazione verranno nascoste le varie promozioni, o parte di esse (cioè i campi dentro le finestre), e saranno rese non utilizzabili le variabili delle Promozioni per la definizione delle formule degli sconti e provvigioni. n.b.: Si raccomanda di abilitare solo alcune combinazioni per non appesantire troppo la procedura. Pagina 123

10.4 Listini standard È ora possibile modificare i listini standard direttamente dalla finestra di gestione Listini Standard. Con la pressione del nuovo bottone Modifica si può editare il prezzo, sconto e provvigione di ogni singolo articolo. Prima, in questa finestra, venivano solamente visualizzati mentre per modificarli era obbligatorio andare nella scheda dell articolo, nella pagina Listini. 10.5 Aggiornamento con MS Excel LISTINI STANDARD EXPORT Sono stati aggiunti i filtri per gli Articoli (Codice, Attributi, Famiglia, Categoria, Marca, Stato). I listini vengono proposti non selezionati in modo che l utente possa selezionare quale elaborare; nel caso non venisse selezionato alcun listino verrà chiesto se esportare tutti i listini standard. Nuova colonna che indica se il listino è ivato. I listini standard verranno esportati come colonne sul foglio Excel; Excel ha dei limiti sul numero di colonne: si raccomanda di non esagerare con il numero di listini esportati Pagina 124

Infine, tra i dati esportabili è stato aggiunto anche il Codice Alternativo legato al Fornitore Preferenziale: sarà possibile esportarlo solo se si seleziona per l export anche il fornitore preferenziale. LISTINI AVANZATI - EXPORT È stata aggiunta la possibilità di selezionare la revisione da esportare e sono stati potenziati i filtri. Tra i dati esportabili, è stato aggiunto anche il Codice Alternativo legato al Fornitore Preferenziale. Sarà possibile esportarlo solo se si seleziona anche il fornitore preferenziale. La sezione dei filtri è stata arricchita con l aggiunta dei filtri Attributi e Stato : 10.6 Export colonna Prezzo A partire da questa versione di Arca, la colonna del prezzo nel foglio Excel verrà settata con i numeri dei decimali impostati nella valuta del listino. Attualmente il prezzo era sempre visualizzato con 2 decimali. Pagina 125

11 Magazzino 11.1 Rettifiche da foglio Excel Da questa versione la procedura di rettifiche di inventario da file Excel è in grado di riconoscere anche l eventuale codice alias. 11.2 Filtri nelle stampe e selezione dati Sono state apportate alcune migliorie nelle seguenti procedure Stampe Statistiche Stampe Movimenti Controllo/Selezione Interrogazione/Ricerca Il filtro sugli articoli è stato modificato nel suo stato di partenza: da Non Vuoto a Come. Inoltre è stato aggiunto il filtro sulla descrizione articolo. Il filtro sulla data articoli effettuerà un controllo della presenza dell esercizio di magazzino dell anno corrente. Se non esiste verrà dato un messaggio di avviso ed il filtro non sarà inizializzato con la data di inizio e fine esercizio. Pagina 126

11.3 Giornale di magazzino È stata modificata la stampa del giornale di magazzino in modo da riportare la giacenza iniziale anche in caso di stampa non dall inizio esercizio. Nell esempio che segue è stato chiesta la stampa dall 1-6-2005: in rosso per ogni articolo, prima della lista dei movimenti, viene riportata la giacenza al 31-5-2005. La colonna Cli o For / Riferimenti riporterà sulla seconda riga il numero e la data di riferimento in caso di documenti fornitore; se la ragione sociale del cliente o del fornitore è particolarmente lunga verrà stampata su due righe. N.B.: in caso di stampa dall inizio esercizio (es. 1-1-2005) la giacenza iniziale viene riportata come giacenza all ultimo giorno esercizio percedente (es. 31-12-2004) ed è il valore della giacenza di apertura; sarà 0 se non sono state fatte le chiusure/aperture di magazzino. 11.4 Giacenze Verifica negativi Nella finestra di stampa Giacenze, richiamabile dal menu Magazzino, è stata aggiunta una nuova Analisi Dati, denominata Verifica Negativi, che ha lo scopo di verificare la presenza di giacenze negative; tra gli i tanti possibili utilizzi della nuova funzionalità, segnaliamo il suo utilizzo prima di lanciare la programmazione con MRP. L analisi evidenzierà i soli articoli che hanno dei negativi di giacenza nell esercizio di magazzino in corso, indicando in quale magazzino questi siano rilevabili. Pagina 127

L analisi è stata completata da alcuni link in grado di aiutare l utente a rintracciare la causa del negativo di giacenza, mantenendo un unico punto di partenza; questo permetterà all utente un limitato spostamento tra varie finestre, in fase di indagine ed attuazione delle possibili soluzioni per eliminare il negativo di giacenza. Nello specifico, cliccando sul link legato al Codice Articolo, si aprirà la form della Anagrafica Articolo, posizionata sulla pagina Magazzino: Analogamente cliccando sul campo Tipo, in cui viene evidenziato come sia configurato l articolo in analisi dal punto di vista della distinta base (distinguendo tra Materia Prima, Semilavorato e un Prodotto Finito), sia aprirà la form di Distinta Base, evidenziando i componenti che saranno coinvolti da un eventuale movimento di magazzino, come un carico di produzione ad esempio. Cliccando invece sul link Documenti si aprirà nuovamente la form di Anagrafica Articolo, posizionata sulla pagina Documenti, evidenziando se il negativo sia causato dalla mancanza di un documento, come ad esempio un carico da acquisto o da produzione, o se il negativo sia stato causato da un documento, che movimentando un padre di distinta base dell articolo in analisi, secondo la causale di magazzino, ha coinvolto anche lo stesso articolo. Infine con il link Movimenti sarà possibile indagare, in modo complessivo ed in ordine cronologico, i movimenti di magazzino dell articolo permettendo una indagine completa sulle cause del negativo di giacenza. Pagina 128

12 Vendite al Banco 12.1 Collegamento a movimenti contabile/magazzino Nella finestra di gestione e in quella di interrogazione sono stati aggiunti i link per aprire i movimenti di contabilità e di magazzino generati dagli scontrini: questo permette di navigare ancora più agevolmente tra i dati rendendone ancora più semplice il controllo e/o la verifica. Pagina 129

12.2 Gestione decimali nel driver di collegamento al registratore di cassa È stata aggiunta la possibilità di indicare al driver il numero di decimali da inviare sia per il prezzo unitario che per la quantità. Questo consentirà, laddove il registratore lo renda possibile, di emettere scontrini per frazioni dell unità di misura nonché gestire prezzi unitari particolarmente piccoli. È importante tenere in conto, quando si sceglierà il numero di decimali, del marchio e del modello del registratore. È importante, inoltre, certificare che il numero di decimali sia correttamente gestito dal registratore collegato. Nota Bene Il numero di decimali gestiti dal driver (sia per la quantità che per i prezzi unitari) sono indipendenti dal numero di decimali per prezzo unitario della valuta e dal numero di decimali scelto per la maschera di gestione dello scontrino. Date le implicazioni di calcoli con molti decimali ed i vincoli, in alcuni casi dettati da normative legali, si è scelto volutamente di limitare questa impostazione per quantità ad un numero tra zero (0) e tre (3) decimali, mentre per i prezzi unitari ad un numero tra due (2) e quattro (4) decimali. In qualunque caso i subtotali, sconti su di essi ed i totali verranno gestiti con due decimali, cosi come stabilito per i prezzi in euro. Pagina 130

12.3 Gestione di scontrini a valore 0 e sconto nei resi A partire da questa versione, è possibile gestire gli sconti anche negli scontrini di reso merce. Inoltre è stata introdotta una nuova spunta nella configurazione della cassa che indica se essa ammetta l emissione di scontrini a valore nullo. Questa permetterà, in sede di emissione, la gestione di uno scontrino di sostituzione con importo finale pari a zero (0). Eliminando di fatto la necessità di ricorrere alla gestione manuale di questo tipo di eventualità. Nota Bene La gestione è stata creata per consentire la gestione di scontrini di sostituzione; non sono in ogni caso ammessi scontrini di vendita a valore 0 né scontrini con valore finale negativo. Al momento dell emissione di uno scontrino, il driver di colloquio con il registratore di cassa manderà un comando di pagamento in contanti a valore zero (0) solo nel caso sia stato spuntato il nuovo flag Invia anche pagamenti a zero Nota Bene La spunta non avrà alcuna influenza sulla logica di gestione delle tabelle per la vendita al banco: continuerà a NON essere generato alcun record di pagamento nella tabella VBSconP. Alcuni registratori di cassa non ammettono questa modalità e sarà pertanto a cura dell operatore la verifica dell effettivo funzionamento di questa configurazione. Pagina 131

12.4 Collegamento a movimenti contabile/magazzino Nella finestra di gestione e in quella di interrogazione sono stati aggiunti i link per aprire i movimenti di contabilità e di magazzino generati dagli scontrini. Pagina 132

12.5 Unità di misura, lotti e matricole La form di gestione degli scontrini è stata potenziata con alcune funzionalità avanzate di carattere gestionale: unità di misura, lotto, matricole. Queste nuove funzionalità avanzate non sono state aggiunte alla form in modalità touch-screen Scontrini né è previsto di aggiungerle in futuro per mantenere semplice ed intuitiva l interfaccia; se si ha la necessità di gestire qualcuna di queste informazioni si dovrà necessariamente utilizzare la la form Gestione. 12.5.1 Gestione unità di misura Nella finestra di gestione degli scontrini, la colonna delle unità di misura è ora editabile. Si può quindi modificare l unità di misura principale dell articolo con una secondaria. La quantità ed il prezzo unitario potranno essere ricalcolati sulla base del nuovo fattore di conversione. 12.5.2 Gestione Lotti e Matricole Oltre all unita di misura, sono state aggiunte anche le colonne Lotto e Matricola. Nella colonna Matricola si può inserire un solo codice matricola di lunghezza massima 80 caratteri. Successivamente la procedura di contabilizzazione raggrupperà le matricole per codice articolo. Come succede per i documenti, se nella Preferenze sono stati settati i flag di obbligatorietà di lotti e matricole, prima del salvataggio dello scontrino saranno controllate tutte se tutte le righe rispettano le condizioni. N.B.: Trattandosi di vendita, non è prevista alcuna procedura di auto-creazione del lotto. Pagina 133

13 Distinta Base 13.1 Autocodifica Articoli di Fase In inserimento di una nuova fase è possibile auto-codificare l articolo direttamente dalla finestra di dettaglio della fase: Nel campo Articolo di fase, tramite la pressione dei tasti CTRL+N, il link Autocodifica o tramite l utilizzo del menù contestuale, è possibile lanciare la finestra per l auto-codifica di un nuovo articolo fittizio. Il codice proposto sarà uguale al codice padre distinta, più il carattere _, più il codice della fase selezionata; la descrizione sarà presa dal campo immediatamente precedente al campo Articolo di fase. Alla conferma con il bottone Ok, sarà creato il nuovo articolo e sarà proposto come articolo di fase. Il codice articolo non dovrà superare i 20 caratteri; se la combinazione proposta in automatico supera i 20 caratteri sarà cura dell operatore modificare il codice proposto fino a renderlo di max 20 caratteri. In figura si vede come i caratteri in eccesso sono sottolineati in rosso e che la finestra non può essere confermata se il codice supera i 20 caratteri. Pagina 134

13.2 Creazione nuova Distinta da componente È stata aggiunta la possibilità di creare velocemente una nuova distinta, partendo da un componente, utilizzando il menù contestuale (nella classica finestra delle distinte), oppure cliccando sull immagine del componente (nella finestra della gestione semplificata). La finestra per l inserimento sarà aperta in maniera modale; al salvataggio della distinta, l icona che rappresentava il componente di partenza sarà modificata nell icona della sottodistinta. Si ricorda che cliccando nell immagine della sottodistinta ( ), viene aperta la scheda della distinta riferita al componente scelto. n.b.: Non aprire più di tre livelli consecutivi di codifica: troppi livelli di finestre modali aperte in cascata posso no portare ad instabilità del sistema e/o al blocco del programma ed oltre ai tre livelli di apertura non viene garantita la funzionalità Pagina 135

13.3 Stampe Distinta Base Nelle precedenti versioni di Arca, la stampa delle distinte era limitata ad una sola distinta per volta. Ora il filtro per Codice Padre gestisce quasi tutti gli operatori (esclusi Vuoto e Non vuoto ) ed è quindi possibile eseguire più stampe per distinta. Prima della stampa verrà richiesta conferma con un messaggio che riporta il numero di distinte che si andranno a stampare. Sarà possibile bloccare la stampa in ogni momento premendo il tasto F10. Le stampe dove è attivo il filtro Codice Distinta, e quindi dove si possono stampare più distinte contemporaneamente sono: n.b.: La stampa di una distinta base è organizzata come una stampa unica, un po come la stampa di un DDT. Nel caso di stampa di più distinte verranno mandate alla stampante n stampe, non un unica stampa contenente più distinte base, analogamente a quanto succede quando si (ri)stampano n DDT. 13.3.1 Nuova stampa Esplosione Completa con q.tà da produrre e giac./disp. Nelle Stampe Distinta Base è stato aggiunto un nuovo report che visualizza le quantità da produrre e la situazione di magazzino per ogni componente. Solo per questa stampa saranno visualizzati dei campi di input per poter specificare la quantità da produrre ed i magazzini da dove leggere la disponibilità o la giacenza. Il layout di stampa si presenta in questo modo: Pagina 136

13.4 Nuova Analisi nelle Stampe Distinta Base Nelle Stampe Distinta Base è stata aggiunta una nuova analisi che riporta i materiali non utilizzati da nessun ciclo e se la distinta contiene cicli oppure no. 13.5 Risorse Come per gli operatori (vedi paragrafo 2.2) è stata aggiunta la possibilità di assegnare una immagine alla risorsa. Pagina 137

14 Pianificazione 14.1 Filtro Articoli Sottoscorta Se il Piano di Elaborazione è configurato per includere nell analisi anche gli articoli sottoscorta, nella form di Programmazione appare ora una nuova pagina di filtro, che permette di selezionare gli articoli per cui si intende gestire la condizione di sottoscorta. n.b.: Si badi bene alla nota che viene riportata nella videata: per effetto dell inclusione di altri articoli dovuto alla elaborazione dell eventuale portafoglio ordini selezionato e/o all eventuale elaborazione di fabbisogni indotti, in generale alla fine nel piano ci si potrà trovare anche con più articoli di quelli filtrati. 14.2 Ordini di Lavorazione con Componenti Fantasma In un Ordine di Lavorazione della Gestione della Produzione è da sempre possibile inserire componenti fantasma; ora la presenza di tali componenti viene anche segnalata in modo esplicito all utente durante il salvataggio dell ordine (con un messaggio) in modo da renderlo maggiormente consapevole di tale fatto. Pagina 138

In precedenza il motore di pianificazione (MRP) ignorava i fantasmi incontrati negli ordini di lavorazione della gestione della produzione, e questa era una anomalia visto che tutte le volte che un fantasma è utilizzato direttamente in modo esplicito allora deve essere considerato (esattamente come viene considerato quando viene utilizzato direttamente in una riga documento standard). Da questa versione quindi, come suggerito anche dal messaggio riportato in figura, eventuali componenti fantasma incontrati negli ordini di lavorazione della gestione della produzione vengono trattati dalla pianificazione come normali componenti; questo rende omogeneo il comportamento: un componente fantasma deve essere sostituito dai suoi componenti solamente nelle esplosioni implicite. 14.3 Data Minima per i Fabbisogni Da questa versione nelle impostazioni dei Piani di Elaborazione è presente il nuovo flag Considera la data elaborazione come data minima, tramite il quale è ora possibile fare in modo che MRP ponga alla data di elaborazione tutti i fabbisogni con data reale antecedente alla data elaborazione stessa (in termini discorsivi si potrebbe dire che tutto il passato venga appiattito ad oggi ). 14.4 Proposte Deselezionate Da questa versione di Arca Evolution le proposte dell emissione massiva sono inizialmente deselezionate in modo da evitare erronee emissioni (e in analogia a quanto accade già per le proposte dell emissione puntuale). Pagina 139

15 Migration Kit 15.1 Import tabelle Al passo 2 della procedura guidata Import Tabelle, la pagina in cui è possibile selezionare quali tabelle importare, è stata aggiunta sulla sinistra una sezione di impostazioni per controllare meglio l import e aiutare l operatore nelle fasi di selezione delle tabelle stesse. In tale pannello è presente un flag per decidere se far eseguire solo inserimenti di nuovi record oppure aggiornare anche i record eventualmente già presenti. N.B.: Eseguire solamente gli inserimenti è utile quando, dopo avere fatto una prima importazione e aver sistemato i dati importati, si vuole ripetere l import senza perdere le modifiche eseguite sul database di Evolution. Un altro flag controlla la possibilità di eseguire un update del database statistico al termine dell import. In questo caso saranno aggiornate solo le tabelle delle dimensioni e non dei fatti. 15.1.1 Import Tipi Documento Nel processo di import viene elaboranto anche il flag Aggiorna ultimo costo. 15.1.2 Import Documenti È stata corretta la procedura di conversione dei documenti ( Converter ) in modo da curare le righe spese senza aliquota e conto di scarico impostato: verranno importate utilizzando come valori quelli presi dalle impostazioni base di Arca. Inoltre è stata corretta la valorizzazione delle colonne matricole delle righe merce: se non utilizzate in Arca Professional, esse non saranno valorizzate in Arca Evolution. 15.1.3 Import Articoli A partire da questa versione viene migrato anche il campo Fittizio. 15.1.4 Import Distinte basi Durante l import sarà controllato se esistono in Arca Professional dei Fattori di Conversioni con più di 3 decimali o dei Consumi con più decimali di quelli specificati in Preferenze. Se trovati verrà dato un messaggio di avviso e tali valori saranno arrotondati. 15.1.5 Import dati Ditta Nella fase di import, se è valorizzata la provincia di nascita e tale provincia è italiana, il nuovo campo Nazione Nascita sarà valorizzato a IT. 15.1.6 Player Nella migrazione delle anagrafiche viene anche riportato il codice CRM. Negli Strumenti di supporto del Migration kit c è una procedura per modificare il codice ERP definito nella scheda anagrafica di Player in base alla nuova codifica di Arca Evolution. 15.1.7 Promozioni Oltre ai prezzi dei listini, ora è possibile importare anche i dati dei listini personalizzati nelle promozioni. 15.1.8 Categorie Cespiti Nella procedura di import delle categorie dei cespiti, sono considerati i nuovi campi aggiunti (vedi 7.1). Pagina 140

15.1 Strumenti di supporto 15.1.1 Player Nel wizard degli strumenti di supporto alla migrazione, è stata aggiunta una nuova procedura per sistemare i codici ERP nei contatti di Player dopo la migrazione. Ricordiamo che i codici cliente/fornitore in Arca Professional sono lunghi 6 caratteri, e quando vengono importati in Evolution diventato di 7 caratteri: da qui nasce l esigenza di allineare i codici presenti nelle anagrafiche di Player. 15.1.2 Moduli di stampa documenti È stata aggiunta una procedura per importare i moduli di stampa dei documenti da Arca Professional. Per prima cosa si dovrà indicare la ditta da cui importare i moduli di stampa. Al passo successivo sarà visualizzata la lista dei moduli da importare. Questa griglia mostra quali documenti utilizzano il modulo di stampa evidenziato. Nell esempio il DDT utilizzata _BollaS. I layout di stampa avranno le expression utilizzate da Arca Professional e quindi non valide per Evolution. Si dovranno modificare ed utilizzare la sintassi corretta. Pagina 141

15.2 Import documenti su database statistico Nella migrazione da Arca Professional ad Evolution è utile, per fini statistici, importare anche i documenti. Importare però vecchi documenti nel database operativo potrebbe causare dei disagi, per esempio la creazione di scadenze e movimenti contabili per le fatture importate, Proprio per evitare questi casi, è stata creata una procedura per importare i vecchi documenti direttamente nel database statistico, lasciando pulite le tabelle della gestione documenti. Nel menu Arca Migration Kit è stata sdoppiata la voce Importer in 2 nuove voci: La procedure di Importa su database statistico è similare alla vecchia Importer. Dopo avere eseguito il Converter, sarà sufficiente indicare il percorso dei file appena convertiti. Le teste e le righe (merce e spesa) saranno importate con lo stesso ID, messo in negativo, di Arca Professional. Prima di inserire i dati nel database statistico, saranno fatti i seguenti controlli: Non devono esistere, nel database statistico, record con stessi ID dei record da importare; I documenti che si stano per importare non devono esistere nel database operativo; I codici Cliente, Fornitori, Agenti, Articoli, Commesse, Gruppi, Zone e Conti devono esistere nelle relavitive tabelle del database statistico. Pagina 142