1. Foglio elettronico (spreadsheet): caratteristiche generali Nell ambito dei software applicativi una delle categorie che ha incontrato il maggior successo è quella dei fogli elettronici. I fogli elettronici vengono utilizzati in moltissimi settori per applicazioni di tipo economico, finanziario, scientifico, ingegneristico. Come spesso accade nel linguaggio informatico, sono chiamati in vari modi: fogli di calcolo, spreadsheet, worksheet. Ogni software rappresenta spesso una traduzione su computer di uno strumento o di un sistema reale. Potremmo dire in tal senso che il foglio elettronico costituisce una estensione di una calcolatrice tascabile, ma con strumenti e comandi di estrema potenza e duttilità. 1.1 Ambiente di lavoro I fogli elettronici presenti sul mercato, pur con alcune differenze operative, hanno un medesimo ambiente di lavoro e presentano le stesse logiche di funzionamento. Quando si avvia un foglio elettronico si presenta a video una tabella caratterizzata da righe e colonne. Questa tabella costituisce il foglio elettronico, ovvero un gigantesco tabellone in cui si possono inserire i dati e svolgere i calcoli. Possiamo pensare al foglio elettronico come a un quaderno a quadretti, in cui ogni quadretto può ospitare un numero, una lettera o parte di una formula. Il numero di righe e colonne è molto elevato (65.536 righe e 256 colonne), per cui si possono realizzare lavori anche di notevoli dimensioni. Ogni colonna è contraddistinta da una lettera e ogni riga da un numero. L intersezione riga colonna viene chiamata CELLA. Ogni rettangolo di celle adiacenti viene denominato ZONA, che viene in genere contraddistinta dalla prima cella in alto a sinistra e dall ultima in basso a destra. Questa organizzazione consente di identificare in modo univoco ogni cella e ogni intervallo di celle presenti sul foglio di lavoro. Il foglio elettronico ha dunque l aspetto di una griglia caratterizzata da coordinate orizzontali e verticali. Questa impostazione ben si adatta a molti tipi di applicazioni: tabelle, consuntivi, riepiloghi, preventivi, bilanci, ecc.. 1.2 Il funzionamento Nel tabellone elettronico l utente può inserire NUMERI, TESTO e FORMULE. Il testo rappresenta parti descrittive, come ad esempio titoli, didascalie, nomi, regioni geografiche; i numeri sono i valori che l utente vuole elaborare in base a determinate formule. Partendo da un insieme di valori è possibile infine ottenere un GRAFICO (torta, istogramma, lineare, ). Col termine DATI intendiamo sia il testo che i numeri. Per inserire i dati è sufficiente posizionarsi sulla cella desiderata tramite il mouse o la tastiera e poi digitare il testo o il numero. Si possono scrivere anche testi o numeri molto più lunghi dell ampiezza della colonna, il dato viene comunque accettato. Per modificare il contenuto di una cella è sufficiente posizionarsi sulla cella stessa e scrivere il testo o i numeri che andranno ad annullare quanto scritto in precedenza. Per cancellare i dati in una cella ci si posiziona su di essa e si preme il tasto di cancellazione (Canc o Del). La caratteristica essenziale dei fogli elettronici è la possibilità di inserire formule dentro al tabellone per svolgere determinate operazioni matematiche. Le formule possono risolvere problemi elementari o anche modelli di calcolo di estrema difficoltà. Ciò che accomuna tutte le possibili formule è il concetto di ricalcolo automatico: una volta - 1 -
impostata la sintassi di una formula si possono modificare a piacere i dati delle variabili e vedere in modo istantaneo l aggiornamento del risultato senza doverla reimpostare ogni volta. Le formule si scrivono richiamando le celle da utilizzare, che contengono i valori da elaborare, tramite le loro coordinate e inserendo gli opportuni segni algebrici. Parlando di sintassi delle formule è fondamentale ricordarsi che devono tutte cominciare con il simbolo = che serve al foglio elettronico per capire che quanto si sta scrivendo non rappresenta un dato costante ma una formula che dovrà essere calcolata. Il ricalcolo automatico consiste nel fatto che possiamo modificare le celle contenenti i valori e vedere automaticamente i nuovi risultati delle formule impostate all inizio. E evidente il vantaggio del foglio elettronico rispetto ad una calcolatrice: costruita la formula una sola volta, essa consente di calcolare quella certa operazione per tutte le possibili combinazioni di numeri. Le formule possono utilizzare tutti gli operatori noti al calcolo algebrico, con alcune differenze a livello di simbologia rispetto alle notazioni scolastiche. Evidenziamo nella tabella che segue gli operatori di un foglio elettronico: Simbolo Significato + addizione - sottrazione *(asterisco) moltiplicazione / divisione ^ (accento circonflesso) elevamento a potenza = inizio di ogni formula ( ) parentesi Poniamo l attenzione sulla moltiplicazione, che richiede l asterisco, e sul fatto che le parentesi da utilizzare siano sempre le parentesi tonde. Altra regola importante è che nelle formule non vanno mai utilizzati gli spazi. Una volta introdotti i dati e le formule il foglio elettronico ci mette a disposizione tutta una serie di comandi e funzioni per modificare l aspetto dei lavori, sia a video che in stampa. Certamente in un foglio elettronico il nucleo del programma è costituito dagli aspetti elaborativi, tuttavia è molto importante, per la buona riuscita di un lavoro, non sottovalutare l aspetto legato alla comunicazione dei concetti o delle nozioni che devono essere presentati in modo chiaro e immediato. - 2 -
2. Microsoft Excel: schermata iniziale Per lo svolgimento del programma di apprendimento previsto dall ECDL utilizzeremo il programma di foglio elettronico della Microsoft chiamato Excel. Per aprire il programma le operazioni da svolgere sono: cliccare sul menu AVVIO o START; selezionare la voce programmi e spostarsi sul menu che si apre a destra; cliccare sulla voce MICROSOFT EXCEL. Dopo qualche istante si aprirà la finestra del programma che dovrebbe avere il seguente aspetto (a meno di modifiche effettuate nelle impostazioni generali di visualizzazione e di personalizzazione che ogni utente può operare a tutti i programmi applicativi della Microsoft): Mentre per quanto riguarda Word l elemento principale era costituito dal documento, per Excel questo elemento viene chiamato CARTELLA. All interno di ogni cartella è possibile distinguere tra diversi FOGLI DI LAVORO (per default se ne attivano sempre tre al momento dell apertura di una nuova cartella di lavoro). La Cartella viene nominata automaticamente in Cartel1, Cartel2,, Carteln e i fogli di lavoro in Foglio1, Foglio2, Foglio3. Il foglio di lavoro di Excel è una griglia formata di 256 colonne nominate con un carattere alfabetico da A a IV e da 65.536 righe numerate. L intersezione tra righe e colonne definiscono le celle che in Excel sono dunque 16.777.216. Il foglio si trova all interno di una finestra il cui utilizzo è identico a quello delle altre finestre Windows. E sempre possibile lavorare con più finestre (e dunque con più Cartelle aperte contemporaneamente) e gestirle in modo da trasferire i dati da una all altra. - 3 -
Si definisce CELLA ATTIVA quella bordata di nero, ossia quella nella quale appariranno, dopo essere stati digitati sulla tastiera, i dati che l utente intende elaborare. Per spostarsi da un punto all altro del foglio si possono utilizzare i tasti di direzione o più semplicemente si può cliccare con il mouse sulla cella desiderata. Come per Word anche Excel presente una serie di strumenti grafici con caratteristiche comuni. Vediamole nel dettaglio. La BARRA DEL TITOLO: indica il nome del programma e del file aperto oltre che la presenza dei pulsanti di controllo e di gestione della visualizzazione della finestra. La BARRA DEI MENU: menu a tendina con tutti i comandi previsti dal programma Excel. La BARRA DEGLI STRUMENTI STANDARD: pulsanti scorciatoie dei principali comandi utilizzati più di frequente. La BARRA DEGLI STRUMENTI FORMATO: pulsanti scorciatoie dei principali comandi di formattazione previsti da Excel. La BARRA DELLA FORMULA: composta dalla CASELLA DEL NOME (a sinistra) e dalla BARRA DELLA FORMULA che visualizza i dati che l utente inserisce all interno delle celle del foglio. La BARRA DI STATO: composta da varie caselle che offrono all utente informazioni di sistema e di funzionamento del programma. I PULSANTI DI SPOSTAMENTO e le INTESTAZIONI DEI FOGLI DI LAVORO: pulsanti di comando e schede intestate che permettono all utente di spostarsi da un foglio di lavoro ad un altro. E possibile inserire i dati in un foglio e lavorare contemporaneamente con più fogli; si tratta di una tecnica che consente di inserire dati e formule comuni, di formattare celle in diversi fogli e di nasconderne o eliminarne alcuni contemporaneamente. I principali comandi sui fogli sono: per selezionare un foglio cliccare sulla scheda relativa; per selezionare un gruppo di fogli adiacenti cliccare sulla scheda del primo e, con il tasto SHIFT (MAIUSC) premuto, cliccare sulla scheda dell ultimo; per selezionare un gruppo di fogli non adiacenti cliccare sulla scheda del primo e, con il tasto CTRL premuto, cliccare sulla scheda del secondo, del terzo e così via; per cambiare nome al foglio di lavoro, cliccare due volte sul nome originario e digitare il nome nuovo, oppure un clic con il pulsante destro e dal menu contestuale scegliere rinomina. - 4 -
L unità fondamentale del foglio di lavoro è la CELLA. La posizione della cella all interno del foglio è identificata dalle sue coordinate composte dall intestazione della colonna e dal numero della riga. Ad esempio la cella A1 si trova nella colonna A, riga 1. I dati vengono inseriti nella cella attiva, contraddistinta dal bordo nero più grosso. E possibile avere una sola cella attiva per volta: per rendere attiva una cella è necessario selezionarla. Excel attraverso la CASELLA NOME presente nella BARRA DELLA FORMULA ci indica sempre il nome della cella attiva. - 5 -
3. Personalizzazione dell ambiente di lavoro Come per ogni programma della famiglia Office, anche con Excel l utente ha a disposizione tutta una serie di comandi e funzioni per modificare a proprio piacimento la visualizzazione della finestra del programma e di tutti gli elementi di cui è composta. Attraverso il menu VISUALIZZA è possibile scegliere il tipo di visualizzazione del foglio di lavoro tra NORMALE e ANTEPRIMA interruzioni di pagina, visualizzare o meno le BARRE DEGLI STRUMENTI previste dal programma o crearne di personalizzate, modificare L INTESTAZIONE E PIÈ DI PAGINA per la stampa, inserire COMMENTI, impostare il foglio a SCHERMO INTERO (senza barre degli strumenti e riga di stato), scegliere lo ZOOM in percentuale per la visualizzazione del foglio di lavoro più o meno ingrandita. Attraverso il menu STRUMENTI e la voce OPZIONI Excel ci mette a disposizione una finestra di dialogo molto complessa composta da 8 schede. La prima di queste, chiamata VISUALIZZA, ci permette di specificare altre impostazioni di visualizzazione degli elementi presenti nella finestra del programma come ad esempio la BARRA DELLA FORMULA o la BARRA DI STATO. Molto interessante anche il gruppo di opzioni chiamato OPZIONI DELLA FINESTRA, all interno del quale troviamo una serie di ceck box che permettono di impostare o meno la presenza di elementi importanti come la GRIGLIA, gli ZERI, le BARRE DI SCORRIMENTO, le SCHEDE e altro ancora. - 6 -
4. Creare, aprire, stampare, salvare e chiudere una cartella Operazione primaria quando si crea o si modifica un qualsiasi file utilizzando un qualsiasi programma, è quella del salvataggio sul supporto magnetico. Per salvare una cartella di Excel la procedura è simile a tutti i programmi Microsoft ed esattamente: cliccare sul menu FILE; selezionare la voce SALVA. A questo punto si accede alla finestra di dialogo SALVA CON NOME che ci permette di specificare un nome al file, NOME FILE, di indicare l unità e la directory dove salvare il file, SALVA IN, e il tipo di formato che il file deve avere, TIPO FILE. Terminata questa procedura il nostro file è stato salvato su un supporto magnetico e può essere chiuso tramite il comando ESCI presente nel menu FILE. Anche per Excel ricordiamo che i comandi possono essere selezionati sia con il mouse attraverso i menu e i pulsanti di comando presenti sulle barre degli strumenti, sia con la tastiera sempre attraverso i menu o attraverso le scorciatoie rappresentate dalla combinazione di più tasti. Nel caso specifico per aprire la finestra di dialogo salva con nome potevamo digitare MAIUSC+F12 e per chiudere il File ALT+F4. Se volessimo aprire un file già memorizzato per apportare alcune modifiche, dovremo selezionare - 7 -
l opzione APRI nel menu FILE oppure digitare CTRL+F12. La finestra di dialogo APRI è molto simile a quella di SALVA CON NOME e ci permette di selezionare e aprire i file presenti nelle unità di memoria di massa del nostro sistema. E possibile selezionare e quindi aprire contemporaneamente più di un file per volta: dovremo cliccare sul nome dei file tenendo premuto il tasto CTRL. Una volta terminato il lavoro di introduzione dei dati e di formattazione del foglio di lavoro saremo pronti a stampare il nostro lavoro. La fase di stampa di un foglio di lavoro è molto simile a quella già vista per i documenti Word. A differenza di questi però l utente non ha da subito la prospettiva su come verrà stampato il foglio, in quanto la visualizzazione dell area di lavoro non coincide con il supporto cartaceo che ospiterà la stampa stessa. Per poter visualizzare l area del foglio che verrà stampata, dovremo ogni volta utilizzare la funzione di ANTEPRIMA DI STAMPA. Quando chiudiamo l anteprima, sul foglio di lavoro compariranno delle linee tratteggiate in corrispondenza delle celle che costituiscono i limiti esterni dell area del foglio che verrà stampato. Possiamo a questo punto modificare la formattazione delle celle o dei margini di stampa per adeguare questa area alle nostre esigenze. In realtà possiamo fare questa operazione direttamente in modalità Anteprima di stampa. Infatti se analizziamo bene la finestra di anteprima, possiamo notare una serie di pulsanti di comando posizionati in alto chiamati: Zoom, permette la modifica della visualizzazione dell area di stampa; Stampa, apre la finestra di dialogo Stampa; Imposta, apre la finestra di dialogo Imposta pagina; Margini, visualizza i margini dell area di stampa rispetto al supporto cartaceo che utilizziamo per stampare; vengono visualizzati inoltre i confini delle colonne presenti nell area di stampa con la possibilità di modificarne le dimensioni. - 8 -
Attraverso questi pulsanti di comando possiamo quindi accedere a tutte le finestre di dialogo che permettono di accedere a tutte le impostazioni possibili prima di procedere con la stampa vera e propria. Quando siamo sicuri del risultato della stampa, potremo accedere al comando STAMPA (CTRL+MAIUSC+F12) del menu FILE e aprire la finestra di dialogo STAMPA, specificare le modalità e stampare. Le opzioni e le scelte che l utente può effettuare in fase di stampa sono: LA STAMPANTE (solo nel caso il nostro sistema possa accedere a più di una periferica di stampa); l intervallo di stampa, TUTTO o PAGINE DA, A; stampare le celle selezionate (SELEZIONe), i FOGLI ATTivi o TUTTA LA CARTELLA; il NUMERO DI COPIE; attivare l opzione FASCIOLA o meno. E bene infine prendere in considerazione anche la finestra di dialogo IMPOSTA PAGINA attivata dall opzione IMPOSTA PAGINA del menu FILE. Questa finestra è composta da quattro schede: Pagina; Margini; Intestazione/piè di pagina; Foglio. - 9 -
La prima mi permette la scelta del tipo di foglio utilizzato per stampare (DIMENSIONI), l orientamento dello stesso (VERTICALE o ORIZZONTALe) e le Proporzioni (IMPOSTA AL o ADATTA A). La scheda MARGINI ci permette di specificare il valore, espresso in centimetri, dei margini SUPERIORE, SINISTRO, DESTRO, INFERIORE del foglio, dell INTESTAZIONE e del PIÈ DI PAGINA. Interessante la possibilità di centrare l area di stampa rispetto al foglio sia ORIZZONTALMENTE che VERTICALMENTE. - 10 -
La scheda INTESTAZIONE/PIÈ DI PAGINA ci permette di specificare il contenuto che verrà stampato in queste aree del foglio. L ultima scheda FOGLIO ci permette di specificare l AREA DI STAMPA, se inserire delle Righe e delle Colonne come titoli, se stampare la GRIGLIA, in BIANCO E NERO, in QUALITÀ BOZZA, le INTESTAZIONI di riga e colonna. Permette infine di selezionare se stampare con un ordine di pagina con PRIORITÀ VERTICALE o PRIORITÀ ORIZZONTALE. - 11 -