Disponibile anche sul sito: www.microsoft.com/italy/eclub/ MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS - AXAPTA MICROSOFT Microsoft Axapta Human Resources Soluzione per la gestione delle risorse umane come fonte di vantaggio competitivo Documento realizzato da Cluster Reply ENTERPRISE CLUB
MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS - AXAPTA Aggiornato a novembre 2005 MICROSOFT ENTERPRISE CLUB INDICE Human Capital Management: lo scenario attuale 3 Caratteristiche e benefici della soluzione HR di Microsoft Axapta 3 Un caso di implementazione: PRONTOSEAT di SEAT PAGINE GIALLE 5 CLUSTER REPLY: il profilo dell azienda 5 Ulteriori informazioni 6
HUMAN CAPITAL MANAGEMENT: LO SCENARIO ATTUALE CARATTERISTICHE E BENEFICI DELLA SOLUZIONE HR DI MICROSOFT AXAPTA Uno degli ambiti che negli ultimi anni sta attirando le maggiori attenzioni da parte dei principali analisti mondiali e delle grandi realtà aziendali è quello dell Human Capital Management (HCM), un insieme di attività e processi che ottimizzano la selezione dei talenti e la gestione delle risorse e delle competenze in azienda. Da una recente analisi svolta da Gartner Group è emerso che: Nei prossimi anni le strategie sul capitale umano saranno una variabile primaria di differenziazione di performance nelle aziende che basano il loro business model sulle competenze. Le aziende appartenenti alle economie più sviluppate avranno una mancanza di disponibilità di specialisti IT e di lavoratori capaci pari almeno al 20%. L industria dei servizi è diventata il segmento industriale più grande (28% negli USA) ed è in rapida crescita. Il gap tra lavoratori capaci e lavori disponibili solo negli USA nel 2008 è stimato essere insufficiente di ben 8 milioni. I migliori risultati di business negli ultimi anni sono stati ottenuti tramite un basso numero di lavoratori, ma con ampie competenze e livelli di capacità. La risposta più appropriata da parte delle aziende a questi eventi è il potenziamento delle attività di reclutamento, formazione e gestione delle competenze, con l obiettivo ultimo di attrarre nella propria azienda i migliori talenti, farli crescere, maturare e poi trattenerli in azienda. Per raggiungere questi obiettivi e guadagnare un vantaggio competitivo nei confronti dei concorrenti nel proprio settore di riferimento è necessaria una piattaforma IT in grado di garantire: Assoluta coerenza ed integrità dei dati. Facilità di configurazione dei workflow. Componibilità e configurabilità della soluzione sulle specifiche esigenze del cliente. Queste sono caratteristiche chiave di Microsoft Axapta, il sistema ERP di Microsoft Business Solutions creato per le aziende medio-grandi; esso è suddiviso in diversi moduli tra loro indipendenti ma perfettamente integrati, così che il cliente può comprare licenze relative solo alle attività realmente core. Ad esempio aziende interessate solamente alla gestione delle proprie risorse umane possono acquistare i moduli relativi (vedi figura sotto) con un risparmio rispetto all acquisto di tutta la suite dell ERP di Microsoft Axapta. Negli ultimi anni comincia ad attirare consensi l area della migliore selezione e gestione del personale. Si tratta delle suite di acquisizione dei talenti con le quali si tenta di gestire al meglio i profili dei candidati all'ingresso in azienda. Queste, accanto alle soluzioni di gestione vera e propria dei talenti, sono le tecnologie candidate a sparigliare le carte in gioco sul tavolo delle HR. James Holincheck Analista di Gartner Nell ambito del settore dell HR tradizionalmente si è sempre data molta importanza alla gestione delle anagrafiche dei dipendenti e dei curriculum vitae dei candidati. I nuovi scenari di mercato hanno di fatto introdotto nuove esigenze primarie che una suite HR deve poter gestire quali: 1) La pianificazione strategica relativa ai fabbisogni di persone/competenze dell azienda nel futuro. 2) La gestione del complesso processo di selezione dei talenti. 3) La misurazione ed il monitoraggio delle capacità dei dipendenti. 4) L incentivazione delle prestazioni tramite obiettivi condivisi tra azienda e dipendenti. 5) La pianificazione dei percorsi delle carriere mediante strumenti di formazione integrati o corsi on the job. Per consentire una gestione delle Risorse Umane personalizzata sulle specifiche esigenze aziendali, la soluzione Human Resource di Microsoft Axapta si compone di 3 moduli base, chiamati HR I, HR II e HR III, ognuno dei quali introduce funzionalità incrementali rispetto al precedente. È inoltre possibile integrare la componente HR di Microsoft Axapta con: Business Cockpits per il Controllo e per la Pianificazione Strategica, Enterpise Portals e Strumenti di creazione, pianificazione, gestione e analisi di questionari. Con il modulo HR I si possono gestire le funzionalità base relative alle Risorse Umane, ovvero: 1) Gestire graficamente l organigramma aziendale, modificandolo in modo semplice ed intuitivo a seconda dei frequenti cambiamenti che avvengono usualmente nelle aziende (fusioni, acquisizioni, ecc...). Le varie organizzazioni possono essere gestite per funzioni, per progetto oppure per matrice, allocando correttamente i dipendenti alle varie aree aziendali/progetti. 2) Gestire l anagrafica dipendenti in modo da avere tutti i dati anagrafici, retributivi e tutte le informazioni legate al dipendente in un unico punto, facilitando la ricerca delle informazioni. 3) Gestire i benefit e tutti i beni dati in prestito d uso ai dipendenti. 3
Con il modulo HR II è possibile: 1) Gestire i profili delle posizioni aziendali da ricoprire, associando a ognuna di esse le relative mansioni, le competenze, i livelli di istruzione e le esperienze professionali richieste. 2) Gestire in modo automatizzato il processo di reclutamento, tracciando ogni curriculum vitae ricevuto e tutte le comunicazioni e i colloqui che intervengono nei contatti con i candidati. Tutto questo è fatto attraverso una integrazione nativa di Axapta con Microsoft Outlook e con Microsoft Word. 3) Gestire in modo efficiente le campagne di reclutamento, gestendo i canali di reclutamento più efficaci e visualizzando le relative statistiche sui vari canali. 4) Gestire le assenze dei dipendenti e le causali di assenza, gestione delle richieste di ferie/permessi con il relativo ciclo di approvazione. Il modulo HR III introduce funzionalità orientate alla componente strategica della gestione delle Risorse Umane quali ad esempio: 1) Pianificare e gestire i percorsi di carriera del personale, registrando gli obiettivi e i colloqui di valutazione. 2) Mappare le competenze aziendali dei dipendenti negli specifici campi, così da rendere più semplice la ricerca e l assegnazione delle persone a progetti interni/esterni. Possibilità di valutare i gap di competenze nelle varie posizioni aziendali e di organizzare i conseguenti corsi di aggiornamento. 3) Gestire i corsi di formazione esterni ed interni all azienda, gestendo i partecipanti, le aule, le sedi dei corsi, gli istruttori e gli argomenti trattati. A corredo di tutte queste funzionalità avanzate è possibile integrare anche i seguenti moduli: 1) Questionario : permette di creare, pianificare, distribuire e analizzare dei questionari per fasi di valutazione dei corsi di formazione e per la valutazione delle performance dei dipendenti. 2) Business Process Management : permette di creare workflow ad hoc per la suddivisione dei compiti e delle attività da svolgere per adattarsi ai processi aziendali. 3) Cruscotti : permette di creare ogni tipo di indicatore che misuri le performance aziendali basandosi su tutti i dati inseriti nel database. Il tutto è corredato da una serie di grafici e indicatori standard che rendono la visualizzazione dell analisi degli indicatori creati più intuitiva. 4) Enterprise Portal : permette di creare e configurare un portale aziendale (utilizzabile sia all interno che all esterno dell azienda) che fa da supporto a molte delle operazioni che possono essere svolte nel modulo HR di Microsoft Axapta (richiesta ferie/permessi, compilazione questionari, ecc ). 4
UN CASO DI IMPLEMENTAZIONE: PRONTOSEAT DI SEAT PAGINE GIALLE I vantaggi di gestire le risposte umane con un ERP senza l obbligo di acquistare l intera suite PRONTOSEAT, società del gruppo Seat Pagine Gialle dedicata al servizio di assistenza telefonica 89.24.24, a giugno del 2005 ha avviato l'implementazione di Human Resources di Microsoft Axapta. La scelta è stata guidata dalla necessità di riuscire a sviluppare soluzioni sofisticate di time management, personal development e in particolare di recruitment. Al termine della fase di software selection Seat Pagine Gialle ha individuato nella soluzione Microsoft Axapta la propria piattaforma di riferimento in ambito HR. Caratteristiche vincenti sono state: la completa copertura funzionale garantita, l integrazione nativa con il mondo Microsoft, la semplicità di utilizzo ed implementazione e la competitività economica della soluzione. Il progetto di Human Resources di ProntoSeat prevede anche l integrazione con la gestione delle paghe e la gestione delle presenze che attualmente sono gestiti con altri sistemi. Obiettivo strategico, in ultima analisi, era l incremento continuo della competitività e quindi un miglioramento continuo delle prestazioni in termini di costi, qualità e innovazione tecnologica. Per il progetto non è stato necessario acquistare l intera suite Microsoft Axapta, ma solo i moduli necessari per la gestione delle Risorse Umane e alcuni moduli per il supporto strategico in grado di dare un valore aggiunto alla gestione base delle anagrafiche. La soluzione HR di Microsoft Axapta dà un prezioso supporto alla gestione delle risorse umane in modo innovativo. I responsabili del personale di ProntoSeat accedono a informazioni organizzate ed elaborate per prendere le corrette decisioni in merito alla possibile assunzione, alla posizione retributiva dei dipendenti, al loro sviluppo aziendale e ai percorsi di formazione. La soluzione HR di Microsoft Axapta è uno strumento che permette di attingere a tutti i dati disponibili, renderli omogenei, organizzarli per vari tipi di elaborazioni e di utilizzo. Un sistema informativo delle risorse umane così congegnato, diventa elemento fondamentale per l azienda ed entra a far parte degli strumenti di base che supportano le decisioni del management aziendale ai più alti livelli. Nel progetto è prevista anche l implementazione del modulo OLAP che sfrutta le funzionalità di analisi strutturata delle informazioni di business con l uso dei cubi multidimensionali di Microsoft SQL Server TM. Il team di progetto ha visto due persone di ProntoSeat parzialmente dedicata internamente, affiancato da un team di 5 persone di Cluster Reply di cui 3 specialisti per la componente funzionale e 2 specialisti per la componente tecnologica che riguarda l'implementazione delle interfacce con gli altri componenti informativi. La piattaforma poggia su un'infrastruttura che vede l'utilizzo di Microsoft SQL Server su sistema operativo Windows Server 2003. La totale integrazione di Microsoft Axapta con la piattaforma Server e con quella di office automation di Microsoft ha permesso la sua implementazione senza dover affrontare importanti investimenti hardware e acquisizioni di nuove e costose tecnologie, poiché la preesistente infrastruttura tecnologica si basa sulla piattaforma Microsoft. CLUSTER REPLY: IL PROFILO DELL AZIENDA In CLUSTER REPLY la specializzazione delle competenze è un valore riconosciuto, coltivato e trasferito nei progetti con professionalità e metodo. Business Solutions Extended ERP Cluster Reply Microsoft Gold Partner è una delle più importanti realtà italiane nella realizzazione di Sistemi Informativi Integrati basati sulle piattaforme Microsoft Business Solutions Navision e Axapta. CRM Costruire soluzioni di CRM, per Cluster Reply, significa identificare una strategia di relazione: impostare il giusto atteggiamento culturale per vivere il cliente come parte della propria organizzazione, ridisegnare, quando necessario, i processi aziendali e progettare l architettura applicativa a supporto delle attività di Marketing, Vendita e Assistenza. Technology Solutions Cluster Reply è oggi tra i principali partner italiani di Microsoft. L eccellenza e la qualità delle soluzioni realizzate presso grandi realtà industriali hanno consentito a Cluster Reply di raggiungere lo status di Gold Partner Microsoft, il più alto livello di partnership riconosciuto da Microsoft. Flusso del Processo HR in ProntoSeat 5
L offerta di Cluster Reply in ambito applicativo e infrastrutturale include: Advanced Applications and Solutions Enterprise Portal e Collaboration Cluster Reply supporta le aziende nella realizzazione di ambienti per la erogazione di servizi e informazioni e per la collaboration sia all interno che verso l esterno dell azienda, avendo come utenti i dipendenti (B2E) o i fruitori di un sito Internet (B2B, B2C). Enterprise Application Integration e Service Oriented Architecture Cluster Reply implementa piattaforme di integrazione e architetture basate sui WEB Services per abilitare il dialogo di sistemi informativi eterogenei tecnologicamente e geograficamente, ridisegnare e implementare i processi aziendali calandoli sulle reali esigenze di un nuovo modo di fare business, mettere a disposizione degli utenti di un sistema informativo nuove features per potenziare e velocizzare il proprio lavoro. Business Intelligence e Smart Client Cluster Reply realizza sistemi per consentire ai propri clienti di fruire della immensa ricchezza di informazioni derivante dall aggregazione multidimensionale dei dati, dalla loro immediata confrontabilità asset fondamentali per chi deve prendere decisioni rapide e sicure all interno dell azienda. Mobile Computing In un contesto in cui più spesso le aziende impiegano il proprio personale in condizioni di mobile force, reperire dati e informazioni in ogni luogo e attraverso qualunque dispositivo diventa sempre più importante ed essenziale, Cluster Reply progetta e realizza soluzioni mobili per la gestione competitiva di tutti i servizi aziendali, sia corporate che consumer, realizzando ambienti collaborativi che garantiscano facilità di accesso alle informazioni tramite piattaforme mobili quali cellulari, pda, laptop. Infrastrutture Cluster Reply, per supportare i propri clienti nell introduzione e nella gestione di una nuova generazione di infrastrutture, ha costituito team specializzati in grado di gestire progetti complessi di: Migrazione di infrastrutture di rete o di messaging. Server Consolidation. Data Base Consolidation, Tuning e Administration. Infrastrutture Multicanale per fornire in tempo reale informazioni mediante l utilizzo di nuovi protocolli di comunicazione e di device quali PDA e Smart Phone. Disaster Recovery & Backup. ULTERIORI INFORMAZIONI Per maggiori informazioni su Cluster Reply: www.reply.it; cluster@reply.it 6
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