Guida pratica SPESE SANITARIE Gestione e trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria www.datevkoinos.it
INDICE 01. ADEMPIMENTO 3 1.1 Premessa 3 1.2 Soggetti obbligati 3 1.3 Dati oggetto della comunicazione 3 1.4 Termini di presentazione 4 1.5 Modalità di invio 4 1.6 Accreditamento al Sistema TS per la trasmissione 5 02. SOLUZIONE DATEV KOINOS 6 2.1 Moduli software richiesti 6 2.2 Contabilità generale e cespiti 6 2.2.1 Impostazione 6 2.2.2 Registrazione dei documenti 6 2.2.3 Elaborazione automatica dei movimenti di prima nota 6 2.2.4 Importazione da file di testo 7 2.3 Servizi Telematici 7 2.3.1 Importazione spese sanitarie da file 8 2.3.2 Invio delle spese al Sistema Tessera Sanitaria 8 2.3.3 Visualizzazione esito invio spese sanitarie 8 2.3.4 Prelevamento ricevute spese sanitarie 9 03. DOMANDE FREQUENTI 10 2
ADEMPIMENTO 01 1.1 Premessa Come noto l articolo 3, comma 3 del D. Lgs. 175/2014 prevede che il Sistema Tessera Sanitaria metta a disposizione dell Agenzia delle Entrate le informazioni concernenti le spese sanitarie sostenute dai cittadini, ai fini della predisposizione della dichiarazione dei redditi precompilata. Al riguardo la disposizione stabilisce che le informazioni debbano essere trasmesse telematicamente al Sistema Tessera Sanitaria. 1.2 Soggetti obbligati I soggetti interessati alla trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria sono i seguenti: le farmacie pubbliche e private; le aziende sanitarie locali, le aziende ospedaliere, gli istituti di ricovero e cura a carattere scientifico, i policlinici universitari, i presidi di specialistica ambulatoriale, le strutture per l erogazione delle prestazioni di assistenza protesica e di assistenza integrativa, gli altri presidi e strutture accreditati per l erogazione dei servizi sanitari; i medici iscritti all albo dei medici chirurghi e degli odontoiatri; 1.3 Dati oggetto della comunicazione L allegato A del DM 31.7.2015 definisce per ogni soggetto le tipologie di prestazioni e i dati delle spese sanitarie che devono essere trasmessi al Sistema Tessera sanitaria. Le informazioni richieste per ciascuna spesa o rimborso sono le seguenti: il codice fiscale del contribuente o del familiare a carico cui si riferisce la spesa / rimborso; la partita IVA del soggetto che ha eseguito la prestazione; gli estremi del documento fiscale attestante la spesa o il rimborso; la data di pagamento della prestazione; la tipologia di prestazione (vedasi dettaglio nell elenco successivo); l importo della spesa o del rimborso. Per ciascuna tipologia di spesa il DM 31.7.2015 individua un codice specifico: AA AD AS CT FC Altre spese Acquisto/affitto dispositivo medico CE Spesa sanitaria specifica Cure termali Farmaco o dispositivo medico CE 3
01. Adempimento FV Farmaco veterinario IC Intervento chirurgia estetica PI Protesica e integrativa SR Prestazione specifica SR2 Visita in intramoenia TK Ticket TK1 Ticket di pronto soccorso Per ogni tipo di soggetto è definito l elenco dei codici utilizzabili: Farmacia: TK, FC, FV, AD, AS, PI, AA Struttura sanitaria accreditata servizi SSN e SASN: TK, TK1, SR, SR2, CT, PI, IC, AA Medico iscritto all albo dei medici chirurghi o degli odontoiatri: SR, IC, AA Ogni fattura emessa configura una singola operazione, a sua volta caratterizzata da una Tipologia, ossia: Nuova operazione - da indicare quando il documento viene trasmesso per la prima volta. Variazione - da indicare quando il documento, già trasmesso in precedenza, viene trasmesso nuovamente, in quanto i dati comunicati erano errati. Cancellazione - da indicare quando il documento, trasmesso in precedenza per errore, viene trasmesso nuovamente, al fine di comunicarne la relativa cancellazione. Rimborso erogato - da indicare quando il documento emesso si riferisce ad un rimborso erogato; in questo caso occorre specificare gli estremi del documento rimborsato. Le operazioni possono, infatti, essere trasmesse più volte, in presenza, ad esempio, di errori di classificazione; ogni operazione è identificata dal numero e data documento, nonché dal numero dispositivo; tale numero corrisponde al numero del registratore di cassa (per gli scontrini) o dal numero 1, nel caso di fatture. 1.4 Termini di presentazione La trasmissione dei dati in esame va effettuata entro e non oltre il mese di gennaio dell anno successivo a quello della spesa effettuata dall assistito ; quindi per le spese sostenute nel 2015 il termine di presentazione è il 31 gennaio 2016. 1.5 Modalità di invio L invio dei dati può essere effettuato: direttamente dal medico, dalla farmacia, ecc. con le proprie credenziali, utilizzando l apposita applicazione web disponibile sul sito Internet: www.sistemats.it oppure tramite il proprio software, opportunamente integrato con le funzionalità necessarie per dialogare via web services, conformemente alle specifiche tecniche fornite; tramite un soggetto terzo delegato (associazione di categoria o soggetto abilitato all invio telematico Entratel) che, a tal fine, deve ricevere opportuna delega. 4
01. Adempimento 1.6 Accreditamento al Sistema TS per la trasmissione I soggetti iscritti all Ordine dei Medici Chirurghi e Odontoiatri, se non ancora in possesso delle credenziali, devono necessariamente accreditarsi presso il sistema, anche in caso di invio tramite soggetto delegato. L accreditamento può essere ottenuto: recandosi personalmente alla sede provinciale dell Ordine dei Medici Chirurghi e Odontoiatri di propria competenza; accedendo al sito del Sistema TS (www.sistemats.it) tramite la propria Tessera Sanitaria - Carta Nazionale dei Servizi (TS-CNS). A seguito dell esito positivo delle verifiche effettuate dal Sistema TS, l applicazione genera le credenziali al medico ed invia via PEC, alla casella indicata, le chiavi di accesso al sistema stesso. In caso di invio tramite un intermediario, il medico deve accedere alla propria area riservata del Sistema TS, attraverso le relative credenziali, ed indicare il soggetto delegato all invio utilizzando la funzione Gestione deleghe. Verificata l idoneità del soggetto indicato (validità dell abilitazione Entratel e correttezza dell indirizzo PEC), il sistema invia al soggetto delegato un link per il perfezionamento della delega. A seguito delle verifiche sopra accennate il soggetto delegato riceve automaticamente dal Sistema TS la notifica di abilitazione alla trasmissione dei dati per conto del medico / odontoiatra delegante. Nota bene: se un soggetto intermediario deve inviare i dati per più medici/odontoiatri dovrà ricevere delega da ognuno dei soggetti per i quali effettuerà la trasmissione. 5
SOLUZIONE DATEV KOINOS 02 2.1 Moduli software richiesti La versione 2016.1 del software DATEV KOINOS rende disponibili apposite funzionalità per la gestione del nuovo adempimento. I dati relativi alle operazioni da trasmettere sono gestibili in un archivio dedicato del modulo Contabilità che si può alimentare in diverse modalità: automaticamente, dalle registrazioni di prima nota; manualmente, inserendo i dati delle singole fatture; importando i dati delle fatture da un file di testo. La funzionalità di invio delle spese sanitarie è disponibile nel modulo Servizi Telematici. Nota bene: gli utenti che non dispongono della licenza di Servizi Telematici possono contattare il proprio referente commerciale o chiamare il numero verde 800 911 647. La presenza della voce Servizi Telematici nel menu della propria applicazione non indica necessariamente la presenza di tale licenza. Occorre quindi verificare la tipologia della propria licenza. 2.2 Contabilità generale e cespiti 2.2.1 Impostazione I soggetti tenuti all invio delle spese sanitarie devono identificarsi nelle Impostazioni soggetto, specificando nella sezione Trasmissione spese sanitarie della scheda Altre impostazioni la tipologia di appartenenza (Medico/odontoiatra, Farmacia o Struttura sanitaria). Nella stessa sezione è inoltre possibile indicare la tipologia di spesa più frequente per il soggetto, che sarà proposta in fase di inserimento dei documenti nella Prima nota. 2.2.2 Registrazione dei documenti Nelle registrazioni di prima nota è possibile specificare per ogni documento emesso la tipologia di spesa ai fini della trasmissione delle spese sanitarie o la condizione in base alla quale non deve essere comunicata la prestazione. 2.2.3 Elaborazione automatica dei movimenti di prima nota La funzione di elaborazione dei movimenti di prima nota estrae dalla contabilità i dati dei documenti con indicazione della tipologia di spesa e i dati delle operazioni non classificate, specificando per queste ultime la tipologia di spesa scelta dall utente all avvio dell elaborazione. 6
02. Soluzione DATEV KOINOS Le fatture da elaborare possono inoltre essere selezionate in base alla data di emissione oppure in base alla data di incasso. Ai fini dell elaborazione non vengono prese in considerazione le fatture emesse nei confronti di persone giuridiche, le note di credito, le note di credito in conto fattura, le fatture sulle quali il cliente indicato è quello definito nelle Impostazioni soggetto come Cliente privato, gli insoluti e le registrazioni cumulative di documenti con importo inferiore a 300 euro. Dopo aver effettuato l elaborazione e verificato la correttezza dei dati, sarà possibile generare il flusso da trasmettere al Sistema Tessera Sanitaria, utilizzando il modulo Servizi Telematici. Per il controllo dei dati inseriti nell archivio è disponibile le stampa multi soggetto Op. spese sanitarie. 2.2.4 Importazione da file di testo In assenza delle registrazioni contabili o in alternativa alla procedura di elaborazione, una specifica funzione consente di importare nell archivio Spese sanitarie i dati contenuti in un file di testo. Nel manuale in linea sono fornite le caratteristiche da rispettare per la predisposizione di tale file. 2.3 Servizi Telematici Al fine di consentire la trasmissione al sistema Tessera Sanitaria dei dati utili alla predisposizione della dichiarazione dei redditi precompilata, sono state implementate le seguenti funzionalità all interno di Servizi Telematici: Genera file spese sanitarie Importa spese sanitarie da file Invio spese sanitarie Visualizza esito invio spese sanitarie Preleva ricevute spese sanitarie. Generazione del file Spese Sanitarie Per generare le forniture relative alle spese sanitare da trasmettere al sistema Tessera Sanitaria utilizzare la funzione Genera fornitura e selezionare il modulo Contabilità. Come per tutte le altre tipologie di forniture è necessario specificare il fornitore (intermediario) e l intervallo di archivi per i quali si desidera generare i file. Selezionare infine il tipo modello SPSAN Spese sanitarie ed indicare l anno di riferimento per la generazione. Poiché è possibile spedire più di un flusso dati relativo allo stesso archivio è necessario barrare la casella Imposta lo stato Inviata sulle operazioni comprese nella fornitura in modo che tali operazioni non vengano incluse in eventuali successive generazioni. Al termine dell elaborazione saranno creati i file per la successiva spedizione. 7
02. Soluzione DATEV KOINOS 2.3.1 Importazione spese sanitarie da file È possibile importare forniture predisposte da altro software e relative alle Spese sanitarie utilizzando la funzione Importa spese sanitarie da file ; per importare la fornitura è richiesto un file in formato zip generato secondo le specifiche tecniche ufficiali. Per importare il file è inoltre necessario specificare l anagrafica del titolare (archivio della Ditta o del Professionista); qualora il titolare non sia una persona fisica nel campo Proprietario (che si attiva solo in questa circostanza) va indicata anche l anagrafica del soggetto che nelle specifiche tecniche viene definito come Titolare/Direttore della struttura/farmacia o responsabile all invio dei dati al Sistema TS. 2.3.2 Invio delle spese al Sistema Tessera Sanitaria Attraverso la funzione Invio spese sanitarie, le forniture generate possono essere inviate dall intermediario, accedendo all apposito canale con le proprie credenziali Entratel; in questo caso è necessario che l intermediario abbia ricevuto dal sistema TS la notifica della delega predisposta dal soggetto obbligato (Medico, Struttura sanitaria o Farmacia). Per il conferimento della delega il soggetto obbligato deve accedere al sistema TS con le proprie credenziali e attivare l apposita procedura come descritto nella documentazione pubblicata sul sito ufficiale del progetto Tessera Sanitaria (www.sistemats.it). I soggetti accreditati presso il sistema TS, che utilizzano in proprio i Servizi Telematici per l invio delle spese sanitarie (per esempio i medici che inviano in proprio), devono inserire i propri dati nella tabella Dati intermediari e incaricati, indicando nella sezione Entratel i codici di accesso del sistema TS; in questo caso la Chiave o Codice identificativo dovrebbe essere il codice fiscale del medico oppure, per le strutture sanitarie e farmacie, un codice di 8 caratteri inviato da Sogei al Titolare/responsabile della struttura/farmacia, mentre la Password (dovrebbe iniziare per P ) e il Pincode sono quelli utilizzati per accedere ai servizi. Si ricorda che l invio dei dati attraverso il sistema TS è abilitato solo agli utenti in possesso della licenza Servizi Telematici. La procedura guidata Invio spese sanitarie consente di selezionare le forniture da inviare e di accedere all apposito canale messo a disposizione dal sistema TS per la trasmissione dei dati. Al termine dell invio viene riportato per ogni fornitura il numero di protocollo assegnato dal Sistema TS ed aggiornata l indicazione della colonna Esito dell invio. In presenza di errori rilevati nei dati trasmessi, il sistema TS restituisce un file in formato csv contenente il dettaglio degli errori; tale file viene archiviato dalla procedura ed è consultabile selezionando la fornitura e accedendo alla funzione Diagnostico, accessibile attraverso la lista contenuta nel comando Stampa sull Elenco forniture. Si segnala infine che non è disponibile alcuna stampa dei dati trasmessi, perché all interno delle forniture tutti i codici fiscali sono criptati, come richiesto dalle specifiche tecniche; inoltre la conservazione di tali informazioni è espressamente vietata dalla norma (Decreto M.E.F. del 31 luglio 2015). 2.3.3 Visualizzazione esito invio spese sanitarie La funzione Visualizza esito invio spese sanitarie consente di interrogare il Sistema TS per conoscere l esito di una fornitura di cui è noto il protocollo oppure delle forniture inviate in un intervallo di tempo definito. 8
02. Soluzione DATEV KOINOS In caso di interruzione improvvisa della connessione durante l invio dei flussi telematici è possibile utilizzare questa funzione per verificare lo stato e il protocollo delle forniture effettivamente acquisite dal sistema TS. 2.3.4 Prelevamento ricevute spese sanitarie Per le forniture inviate, alle quali è stato assegnato il protocollo, è possibile prelevare le ricevute attraverso l apposita funzione Preleva ricevute spese sanitarie, che consente la selezione delle forniture per le quali effettuare il prelievo e si connette al sistema TS per effettuare lo scarico dei documenti. 9
Domande frequenti 03 1) Domanda: Quali dati vengono inclusi nell Elaborazione operazioni spese sanitarie? Risposta: La procedura prende in considerazione le fatture emesse verso persone fisiche (con codice fiscale di 16 caratteri, diversi da una serie di zero), professionisti e ditte individuali e i relativi incassi registrati in prima nota. 2) Domanda: Quali dati vengono esclusi nell Elaborazione operazioni spese sanitarie? Risposta: Sono esclusi i movimenti che riguardano le note di credito o le note di credito in conto fattura, le fatture sulle quali il cliente indicato è quello definito nelle Impostazioni soggetto come Cliente privato, le registrazioni cumulative di documenti con importo inferiore a 300 euro, i corrispettivi e gli insoluti. 3) Domanda: Come vengono trattate le note di variazione? Risposta: I movimenti che riguardano le note di credito o le note di credito in conto fattura non vengono gestite in modo automatico. Se necessario, occorre inserire i dati dei singoli documenti in Contabilità > Spese sanitarie > Operazioni. 4) Domanda: Come vanno gestite le registrazioni cumulative per importi inferiori a 300 euro? Risposta: Le registrazioni cumulative di documenti con importo inferiore a 300 euro non vengono gestiti in modo automatico poiché in archivio non è disponibile il riferimento al codice fiscale dei contribuenti a cui si riferiscono le prestazioni; gli importi relativi alle singole operazioni possono essere inseriti manualmente in Contabilità > Spese sanitarie > Operazioni, oppure importati attraverso la funzione Strumenti > Importa da file di testo > Operazioni spese sanitarie. 5) Domanda: Come si gestisce l opposizione espressa dal contribuente? Risposta: L indicazione dell opposizione deve essere inserita in Prima nota, nella maschera in cui è indicata la tipologia di spesa; in questo modo l operazione verrà ignorata in fase di elaborazione. 6) Domanda: Ho registrato le operazioni attive nei corrispettivi. Come devo procedere per inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria? Risposta: È necessario inserire le operazioni manualmente, in Contabilità > Spese sanitarie> Operazioni o utilizzando la funzione di importazione da file di testo ( Strumenti > Importa da file di testo > Operazioni spese sanitarie ). 10
01. Adempimento 7) Domanda: Per contabilità provenienti da altro software devo inserire tutte le operazioni all interno dell archivio Operazioni Spese sanitarie? Risposta: Sì. Per l inserimento è possibile utilizzare la funzione di importazione da un file (formato csv), tramite la voce di menù Strumenti / Importa da file di testo / Operazioni spese sanitarie (seguire la Guida on line). 8) Domanda: È possibile predisporre un file in formato Excel da far compilare ai clienti per poi importare i dati delle Spese sanitarie in Contabilità DATEV KOINOS? Risposta: Si, è possibile. Nella voce di menù Strumenti/Importa da file di testo/operazioni spese sanitarie, occorre richiamare la Guida online utilizzando il tasto F1 o il comando Guida ; alla fine della guida è presente il link, che consente di scaricare il documento contenente le specifiche tecniche e un file di esempio per l importazione. Per maggiori informazioni è disponibile la soluzione #3428 - Principali linee guida per l elaborazione della Trasmissione delle Spese sanitarie in Contabilità generale e cespiti (pag 6.) 9) Domanda: Posso importare anche il file telematico e non solo il file di testo in Contabilità generale e cespiti, per modificarlo con l applicativo DATEV KOINOS? Risposta: No. L importazione di un file telematico relativo alle Spese sanitarie è gestita solo nell applicativo Servizi Telematici, ma in questo caso i dati non possono essere modificati. 10) Domanda: L Elaborazione delle operazioni spese sanitarie prende in considerazione le fatture emesse verso professionisti e ditte individuali? Risposta: La procedura elabora tutte le fatture emesse nei confronti di soggetti in possesso di codice fiscale composto di 16 caratteri. Nel caso in cui il documento emesso non riguardi una prestazione medica da trasmettere, è necessario che l utente classifichi l operazione come Importo non rilevante nell apposita maschera accessibile dal movimento della Prima nota. 11) Domanda: Come operare per gestire le operazioni ai fini delle spese sanitarie per i movimenti già registrati? Risposta: Per poter considerare tutti i movimenti registrati senza dover modificare ogni movimento, per aggiungere la tipologia di spesa ai fini della trasmissione, occorre in fase di elaborazione selezionare l apposita casella per l importazione delle operazioni non classificate e specificare la tipologia di spesa da attribuire a tali operazioni. A tal proposito riportiamo stralcio del manuale in linea: La barratura della casella di spunta Includi anche le fatture non classificate ai fini delle spese sanitarie, abilita il campo sottostante in cui è possibile selezionare il Codice spesa sanitaria da riportare sulle singole operazioni, qualora sulla maschera Gestione spese sanitarie, in prima nota, non sia stato impostato alcun valore. E proposto il Tipo spesa predefinito indicato nelle Impostazioni soggetto. L opzione è quindi da utilizzare per elaborare tutte le operazioni create prima di aver attivato la gestione delle spese sanitarie, evitando quindi l onere di accedere e modificare tutte le registrazioni prive dell informazione. 11
01. Adempimento 12) Domanda: Eseguendo l Elaborazione delle Spese sanitarie è possibile selezionare solo le fatture incassate nell anno? Risposta: Sì. Nella sezione Modalità di determinazione dell importo incassato dalle fatture occorre indicare la modalità di selezione delle operazioni da trasmettere: - In base ai movimenti di incasso registrati : in questo caso la procedura esamina le registrazioni di incasso presenti in prima nota nell anno di riferimento ed estrae i dati relativi alle fatture emesse verso persone fisiche, considerando solo gli importi che risultano incassati. Inoltre, tra le fatture incassate vengono considerate solo quelle con data documento maggiore e uguale a 01/01/2014. - In base al documento emesso : in questo caso vengono riportati i dati di tutte le fatture emesse nell anno verso persone fisiche, ignorando gli incassi registrati e attribuendo ad ogni documento la data di pagamento coincidente con la data di emissione. 13) Domanda: Dove trovo una stampa delle Operazioni spese sanitarie? Risposta: Dal menù Stampe/Multi soggetto/op. spese sanitarie è possibile effettuare una stampa di controllo dei dati presenti nell archivio Operazioni spese sanitarie. Non esiste un modello ufficiale rilasciato dall Agenzia delle Entrate, per questo motivo è disponibile solo la stampa di controllo. 14) Domanda: Se ho la licenza Telematico e modelli potrò inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria? Risposta: No, per poter utilizzare le funzioni di invio forniture e prelievo delle relative ricevute occorre disporre della licenza Servizi Telematici. Per maggiori informazioni contattare il proprio referente commerciale o chiamare il numero verde 800 911 647. 15) Domanda: Qualora decidessi di non effettuare l invio delle Spese sanitarie in qualità di soggetto delegato, è possibile generare dalla contabilità il file da fornire al cliente per l invio? Risposta: Si, è possibile. Il cliente deve però disporre di un software idoneo alla spedizione in grado di dialogare con i web services messi a disposizione dal Sistema TS. Il Sistema TS non consente l upload di file. 16) Domanda: È possibile generare i file e farli inviare ad altri, senza disporre della licenza Servizi Telematici? Risposta: Si, è possibile. 12
01. Adempimento 17) Domanda: Si chiede di sapere se prima di effettuare l invio occorrerà obbligatoriamente entrare nel sito www.sistemats.it con le credenziali del cliente per dare delega al ns. Studio dell invio telematico (entrando in Gestione deleghe). Risposta: Sì. Le forniture generate possono essere inviate dall intermediario, accedendo all apposito canale con le proprie credenziali Entratel; in questo caso è necessario che l intermediario abbia ricevuto dal sistema TS la notifica della delega predisposta dal soggetto obbligato (Medico, Struttura sanitaria o Farmacia). Per il conferimento della delega il soggetto obbligato deve accedere al sistema TS con le proprie credenziali e attivare l apposita procedura Gestione deleghe, come descritto nella documentazione pubblicata sul sito ufficiale del progetto Tessera Sanitaria. 18) Domanda: In Servizi Telematici è possibile gestire la delega in caso di invio tramite intermediario? Risposta: No, la Suite DATEV KOINOS non gestisce il conferimento della delega all Intermediario. La delega viene conferita attraverso specifiche funzionalità disponibili esclusivamente nel sito del Sistema TS. 13