NUVOLA COMUNICAZIONI

NUVOLA COMUNICAZIONI Indice Del Manuale 1 - Introduzione al Manuale Operativo 2 - Come creare una comunicazione 2.1 Creare una categoria 2.2 Creare una Comunicazione 2.2.1 Come utilizzare gli editor di testo per e-mail ed sms 3 - Come inviare una comunicazione creata 3.1 Email in Coda 3.2 Sms in coda 4 - Impostazioni e statistiche sms 1 - Introduzione al Manuale Operativo Lo scopo di questo Manuale Operativo è quello di illustrare come utilizzare al meglio il modulo: Nuvola Comunicazioni. Nuvola Comunicazioni consente di inviare sms ed email in tempo reale a chiunque si desideri: personale, docenti, tutori, alunni ecc. N.B. Ogni singolo utente (tutore, alunno, docente...) entrando nella propria area con le proprie credenziali, può inserire i suoi dati (numero di cellulare ed email), pertanto la scuola non deve inserire manualmente i dati per i vari utenti. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 1 di 14

2 - Come creare una comunicazione Per creare una comunicazione occorre seguire i seguenti passaggi: 1 - Creare una categoria 2 - Creare una comunicazione 2.1 Creare una categoria Le categorie servono per catalogare le varie comunicazioni. Pertanto non serve creare una categoria per ogni comunicazione che si crea; piuttosto, si consiglia di creare una o più categorie all inizio in modo tale da poter catalogare le varie comunicazioni che si creeranno successivamente. Ad esempio, si può creare la categoria: Comunicazioni ai docenti Per far questo bisogna procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Comunicazioni Categorie 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 2 di 14

Quindi, occorre cliccare poi su il pulsante Aggiungi per creare una nuova categoria. Infine, compilare il campo Nome ; in questo caso: Comunicazioni ai docenti. e cliccare sul tasto Salva presente nell immagine. Così facendo è possibile creare una o più categorie, che saranno utilizzate per inserirvi le varie comunicazione create. Ad esempio si potranno associare tutte le comunicazioni create per i Docenti alla categoria: Comunicazioni per i docenti. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 3 di 14

2.2 Creare una Comunicazione Le comunicazioni rappresentano l effettivo messaggio da inviare tramite sms o e-mail. Per creare una comunicazione procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Comunicazioni Comunicazioni Nella pagina contenente l elenco delle comunicazioni esistenti, cliccare poi su il pulsante Aggiungi per creare una nuova comunicazione. Compilare quindi i vari campi, come indicato nell immagine che segue: 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 4 di 14

Nome: Scegliere il nome da attribuire alla comunicazione che si sta creando. Categoria: Scegliere la categoria di appartenenza della comunicazione per una corretta catalogazione. Si applica a: Scegliere la tipologia di utente a cui si applica la comunicazione; porre attenzione a tale scelta, che sarà determinante affinché i campi di stampa unione si applichino correttamente. Si può scegliere se applicare il documento a: docente, tutori, tutore con alunno, alunno. I campi di stampa unione utilizzabili a seconda della tipologia di utente sono i seguenti: Tipologia di Utente Docente Tutore Tutore con Alunno Alunno Campi di stampa unione utilizzabili Istituto, Scuola, Docente, Varie Istituto, Scuola, Tutore, Varie Istituto, Scuola, Alunno, Tutore, Varie Istituto, Scuola, Alunno, Varie L utilizzo dei campi di stampa unione e degli editor di testo verrà spiegato nel paragrafo successivo. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 5 di 14

2.2.1 Come utilizzare gli editor di testo per email ed sms 1) Editor di Testo Per Email L editor di testo per Email consente di creare il testo da inviare per email e permette di crearlo completamente personalizzato, utilizzando i campi di stampa unione presenti nel software, come nell esempio riportato nell immagine. Ad esempio, trattandosi di una comunicazione per i docenti, sono stati inseriti i campi docentenome e docente-cognome in modo che al destinatario arrivi la comunicazione personalizzata con il proprio nome ed il proprio cognome. Per inserire un campo di stampa unione procedere nel seguente modo: Cliccare con il cursone nel punto del testo in cui devono apparire il nome ed il cognome del docente; quindi, aprire il menù a tendina che si trova nella terza riga dell editor di testo (evidenziata in giallo nell immagine sopra), in corrispondenza della voce Docenti (in quanto sono informazioni riguardanti i docenti) e selezionare il campo interessato: docente-nome. In questo modo il campo di stampa unione verrà applicato al documento. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 6 di 14

Dopo aver inviato l email (vedere in merito i paragrafi successivi), la comunicazione verrà recapitata presso il destinario e sarà da questi visualizzata nel seguente modo: 2) Editor di Testo per Sms L editor di testo per sms consente di creare il testo da inviare per sms e permette di crearlo completamente personalizzato, utilizzando i campi di stampa unione presenti nel software, come nell esempio riportato nell immagine. Ad esempio, trattandosi di una comunicazione per i docenti, sono stati inseriti i campi docentenome e docente-cognome in modo che al destinatario arrivi la comunicazione personalizzata con il proprio nome ed il proprio cognome. Per inserire un campo di stampa unione procedere nel seguente modo: Cliccare con il cursone nel punto del testo in cui devono apparire il nome ed il cognome del docente; quindi, aprire il menù a tendina che si trova nella terza riga dell editor di testo (evidenziata in giallo nell immagine sopra), in corrispondenza della voce Docenti (in quanto sono informazioni riguardanti i docenti) e selezionare il campo interessato: docente-nome. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 7 di 14

In questo modo il campo di stampa unione verrà applicato al documento. 3 - Come inviare una comunicazione creata Per inviare una comunicazione precedentemente creata, occorre procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Comunicazioni Comunicazioni 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 8 di 14

Nell elenco delle comunicazioni esistenti, in corrispondenza della comunicazione di interesse, utilizzare il pulsante blu produci/invia. Verrà aperto l elenco per la scelta dei destinatari, a seconda della tipologia di utenti a cui si applica la comunicazione (vedi paragrafo 2.2). Ad esempio, avendo scelto in questo caso di produrre una comunicazione rivolta ai docenti, l elenco per la scelta dei destinatari conterrà l elenco dei docenti. Per inviare la comunicazione ai docenti, è necessario spuntare i docenti interessati (eventualmente mettendo il segno di spunta sul quadratino Seleziona tutti che si trova in cima alla prima colonna) ed utilizzare l azione di massa: Invia (sopra alla tabella, in alto a destra). A seconda che la comunicazione sia stata predisposta per email o per sms, verrà messo in coda l email o l sms relativo. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 9 di 14

3.1 Email in Coda Per accedere alle email in coda, procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Comunicazioni Email in coda Nell elenco dell Email in coda si troverà la seguente tabella 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 10 di 14

Nella tabella verranno mostrate sia le email inviate (sotto la colonna Stato, con la dicitura: Inviato, evidenziato in rosso nell immagine) sia le email in procinto di partire (sempre sotto la colonna Stato, con la dicitura: Pronto, evidenziato in rosso nell immagine). Le email il cui stato di invio è pronto, possono ancora essere eliminate prima di essere inviate; per farlo, è sufficiente mettere il segno di spunta (in corrispondenza delle email da eliminare) a sinistra ed utilizzare l azione di massa: Elimina (sopra alla tabella, in alto a destra). L invio delle email in coda avverrà in automatico ogni 5 minuti. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 11 di 14

3.2 Sms in coda Per accedere agli sms in coda, procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Comunicazioni Sms in coda Nella pagina contenente l elenco degli Sms in coda si troverà la seguente tabella: Nella tabella verranno mostrati sia gli sms inviati (sotto la colonna Stato, con la dicitura: Inviato, evidenziato in rosso nell immagine) sia gli sms in procinto di partire (sempre sotto la colonna Stato, con la dicitura: Pronto, evidenziato in rosso nell immagine). Gli sms il cui stato di invio è pronto, possono ancora essere eliminati prima di essere inviati; per farlo, è sufficiente mettere il segno di spunta (in corrispondenza degli sms da eliminare) a sinistra ed utilizzare l azione di massa: Elimina (sopra alla tabella, in alto a destra). L invio degli sms in coda avverrà in automatico ogni 5 minuti. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 12 di 14

4 - Impostazioni e statistiche sms Per accedere alle impostazioni procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Comunicazioni Impostazioni Nelle impostazioni è possibile: 1 - Modificare il reply to, cioè l indirizzo email che comparirà nel campo 'Reply To' per tutte le comunicazioni inviate ad indirizzi email. A questo indirizzo verranno mandate eventuali risposte alle email inviate. 2 - Modificare il testo email per l invio delle credenziali dell Area Docente 3 - Modificare il testo email per l invio delle credenziali dell Area Tutore 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 13 di 14

Per accedere alle statistiche sms procedere in Area Alunni come segue: Area Gestione Comunicazioni Statistiche e SMS Dove si potranno vedere gli sms rimasti e ancora utilizzabili. 2013 Meeting Srl Torna All Indice del Manuale pag. 14 di 14