Rev. 1.0 Fatturazione PA / Modulo di invio Descrizione del processo di gestione della fatturazione alla PA Giugno 2014
Introduzione Nel presente documento vengono riportati i passaggi del processo eseguito dal Dipartimento Document Management Outsourcing di Siav per erogare il servizio di invio e gestione delle fattura alla PA secondo quanto previsto dalla normativa vigente. Figura 1 La soluzione in Full Outsourcing di Siav
Fase 1: conferimento In questa fase le fatture XML (dette Fattura PA ) vengono inviate al DMO di Siav per il caricamento nel sistema. L operazione avviene da parte del Cliente tramite caricamento su apposita area FTP, messa a disposizione da Siav, di un file ZIP contenente le fatture in formato XML. Al termine di questa fase le Fatture PA risultano caricate nel sistema e sono identificate dallo stato PREPARATA. Fase 2: pubblicazione La visualizzazione delle fatture avviene tramite il portale https://fatturapa.siav.it con apposite credenziali (userid/password) assegnate da Siav al Cliente.
Si possono visualizzare le fatture filtrando per range di data libera o preselezionata:
Cliccando sulla terza colonna, si può visualizzare la fattura:
Fase 3: firma digitale Dal portale, oltre a vedere le fatture e lo stato di trasmissione e di conservazione in cui si trovano, si può accedere direttamente alla funzione di firma digitale. Le Fatture PA nello stato PREPARATA sono pronte per essere sottoscritte tramite firma digitale. L operazione può essere compiuta direttamente dal Cliente (tramite apposita interfaccia Web), oppure da Siav, nel caso in cui quest ultima sia stata delegata ad emettere la fattura per conto del Cliente. Al termine di questa fase le Fatture PA vengono poste nello stato FIRMATA.
Fase 4: invio a SDI Dopo essere state firmate le Fatture PA vengono inviate a SDI per la trasmissione all ente destinatario, dopodiché il sistema rimane in attesa delle notifiche tramite cui SDI segnalerà lo stato di ogni Fattura PA ricevuta. Fase 5: gestione notifiche SDI Questa fase inizia con la ricezione di una notifica da parte di SDI. Le notifiche possono essere di vario tipo, a seconda di come SDI ha gestito le Fatture PA che ha ricevuto. Di seguito sono riportate le diverse possibili casistiche: Tipo notifica Stato Fattura PA Descrizione NS Notifica di scarto SCARTATA In questo caso SDI ha rifiutato la Fattura PA perché contiene uno o più errori di compilazione e quindi non può essere processata. MC Mancata consegna SOSPESA Una Fattura PA passa in questo stato quando SDI non è riuscito per ragioni tecniche a recapitarla all ente destinatario. Lo stato SOSPESA indica quindi un problema temporaneo.
RC Ricevuta di consegna TRASMESSA Una Fattura PA passa nello stato TRASMESSA quando SDI ha avuto conferma che la fattura stessa è stata recapitata al destinatario. Una Fattura PA può quindi arrivare allo stato TRASMESSA direttamente da IN TRASMISSIONE oppure da SOSPESA. NE Notifica esito DT Decorrenza termini AT Avvenuta trasmissione impossibilità di recapito ACCETTATA RIFIUTATA DECORRENZA TERMINI NON RECAPITATA Stato finale in cui viene posta la Fattura PA quando SDI notifica al DMO l esito della procedura, in base alla riposta inviata a SDI dall ente destinatario. Stato finale in cui viene posta la Fattura PA quando arriva da SDI la notifica che l ente destinatario non ha risposto con una notifica di esito nei tempi previsti dalla normativa. La notifica di decorrenza non ha alcuna implicazione sulla verifica della correttezza e sulla successiva gestione della fattura da parte della PA interessata; tali aspetti restano di esclusivo dominio del rapporto tra fornitore e cliente. Questo stato indica che SDI non è riuscito a recapitare la Fattura PA all ente destinatario nei tempi previsti dalla normativa. In questo caso è possibile contattare direttamente l ente destinatario per la consegna della fattura per via telematica. Nota su Conservazione Sostitutiva Fatture PA Nel momento in cui la Fattura PA risulta consegnata all ente destinatario (ricevuta RC), oppure quando viene notificata da SDI la mancata consegna (ricevuta MC), in base alla normativa vigente la fattura risulta trasmessa e quindi si concretizza l obbligo di effettuarne la conservazione sostitutiva. Questa informazione viene visualizzata ponendo il documento nello stato DA CONSERVARE. Il sistema provvederà a questo punto a caricare la Fattura PA nel modulo di conservazione che la sottoporrà al processo di conservazione nei termini di legge. Le Fattura PA per le quali tale processo è stato completato passeranno automaticamente nello stato IN CONSERVAZIONE.
Sintesi degli stati in cui si possono trovare le Fatture PA Stato Fattura PA PREPARATA FIRMATA IN TRASMISSIONE SCARTATA SOSPESA TRASMESSA ACCETTATA RIFIUTATA DECORRENZA TERMINI NON RECAPITATA Descrizione Fattura PA caricata nel sistema. Tutte le fatture in questo stato devono essere ancora sottoscritte con firma digitale. Fattura PA correttamente firmata digitalmente. Le fatture in questo stato sono pronte per essere spedite a SDI. Fattura PA inviata a SDI. Le fatture in questo stato sono nella prima fase di lavorazione da parte di SDI, che potrà scartarle o accettarle e inviarle al destinatario. Fattura PA con formato non valido. Le fatture in questo stato sono state scartate da SDI in quanto contengono errori formali di qualche tipo che invalidano il contenuto della Fattura PA (dati mancanti o errati, ecc.). Per conoscere i dettagli sul motivo dello scarto visualizzare la notifica inviata da SDI e allegata alla Fattura PA. Fattura PA presa in carico da SDI e inviata all ente destinatario, ma non recapitate. Le fatture in questo stato sono state accettate da SDI, che sta cercando di recapitarle all ente destinatario che tuttavia non le ha ancora ricevute per problemi di natura tecnica (es: server non raggiungibili). Fattura PA consegnata da SDI all ente destinatario. Le fatture in questo stato risultano ufficialmente recapitate all ente destinatario. Fattura PA che l ente destinatario ha accettato di pagare. Le fatture in questo stato hanno completato l iter di lavorazione con esito positivo. Fattura PA che l ente destinatario ha deciso di rifiutare. Le fatture in questo stato hanno completato l iter di lavorazione, anche se con esito negativo. Per conoscere i dettagli sulle motivazioni del diniego è possibile consultare il contenuto della notifica spedita da SDI. Fattura PA per le quali l ente destinatario non ha inviato riposta nei tempi previsti. Le fatture in questo stato hanno completato l iter di lavorazione con esito positivo. Fattura PA che SDI non è stato in grado di recapitare all ente destinatario. Le fatture in questo stato rappresentano una anomalia che va gestita contattando direttamente l ente destinatario per inviargli la fattura tramite canale telematico.
Sintesi degli stati di conservazione delle Fatture PA Stato conservazione <CAMPO VUOTO> DA CONSERVARE IN CONSERVAZIONE Descrizione Le Fattura PA in questo stato non devono essere sottoposte al processo di conservazione sostitutiva perché non risultano ancora trasmesse. Le Fattura PA in questo stato risultano trasmesse per cui devono essere sottoposte al processo di conservazione sostitutiva. Le Fatture PA passano in questo stato quando hanno terminato tutto l iter previsto dal processo di conservazione sostitutiva.