ISTRUZIONI PER LA GESTIONE DEI PRESTITI INTERNI IN BOOKMARK WEB Novembre 2010 INDICE 1. Registrazione di un prestito 1.1. Registrazione del prestito di un testo catalogato 1.2. Registrazione del prestito di un testo non catalogato 1.3. Registrazione di prestiti ad una classe 2. Registrazione delle restituzioni 2.1. Registrazione veloce delle restituzioni 2.2. Registrazione di una restituzioni entrando nella scheda dell utente 2.3. Registrazione di una restituzione tramite Report prestiti 3. Registrazione della proroga di un prestito 4. Controlli sui prestiti 4.1. Impostazione modello Lettere di sollecito prestiti scaduti 4.2. Individuazione prestiti scaduti 4.3. Stampa lettere sollecito prestiti scaduti 4.4. Stampa elenco prestiti scaduti 5. Operazioni da fare quando non si riesce a recuperare un testo dato in prestito 5.1. Nascondere un testo smarrito in OPAC, cioè dalle ricerche 6. Statistiche prestiti 6.1. Statistiche prestiti (prima procedura) 6.2. Statistiche prestiti (seconda procedura) * * * 1. Registrazione di un prestito Si possono registrare i prestiti di testi già catalogati ma anche di testi ancora da catalogare 1.1. Registrazione del prestito di un testo catalogato La procedura da seguire è la seguente: Circolazione > Utenti/prestiti Il programma propone una maschera per individuare l utente. Di solito si cerca solo per cognome, digitando il cognome e cliccando su cerca A questo punto può succedere che il programma individui l utente in quanto già inserito, oppure no. In quest ultimo caso bisogna inserirlo seguendo le istruzioni presenti nel file ISTRUZIONI PER LA GESTIONE DEGLI UTENTI [PDF] al paragrafo 2. Inserimento degli utenti Alla fine si deve essere alla pagina prestiti e prenotazioni nella quale il programma propone una maschera per individuare il testo che si deve dare in prestito Trattandosi di un testo già catalogato avrà il suo numero d ingresso (per es. 1326) Ingresso/Barcode uguale a 1326 e poi si clicca su cerca Appare una videata con i dati del testo e del prestito già proposti dal programma, in particolare la Data rilascio e la Data scadenza A questo punto basta cliccare sul pulsante presta pag. 1
1.2. Registrazione del prestito di un testo non catalogato La procedura da seguire è la stessa di prima, fino a quando il programma propone una maschera per individuare il testo che si deve dare in prestito. Adesso invece di inserire il numero d ingresso che il testo non possiede, si clicca su Presta testo non a catalogo (in basso a sinistra) Si apre una schermata dove si possono utilizzare i seguenti campi: - Titolo (obbligatorio) - Autore (facoltativo) - Editore (facoltativo) - Collocazione (facoltativo) - Ingresso (facoltativo) alla fine si clicca su presta 1.3. Registrazione di prestiti ad una classe Quando si è nella situazione di registrare i prestiti agli allievi di una intera classe allora si diminuiscono di molto i tempi di registrazione se si utilizza la seguente procedura: Circolazione > Utenti/prestiti > Classe (ultima riga) e si sceglie la classe > Appare l elenco degli allievi della classe in ordine alfabetico Si clicca sul nome del primo alunno che ha effettuato un prestito e si segue la procedura del paragrafo 1.1. Registrazione del prestito di un testo catalogato Una volta registrato il prestito di un alunno, si clicca in alto a destra su Elenco utenti e riappare l elenco completo senza dovere impostare una nuova ricerca Notevoli sono i vantaggi per i bibliotecari che gestiscono i prestiti con il programma: - è possibile di fronte ad una ricerca sapere se il testo è disponibile oppure no. In questo caso si conosce quando rientrerà dal prestito - se la ricerca viene effettuata dal bibliotecario entrato nel programma con la sua Username e Password compare anche il nome dell utente che ha in prestito un testo, e pertanto si sa immediatamente a chi richiedere l eventuale restituzione - si possono controllare i prestiti scaduti e stampare elenchi o lettere di sollecito - i prestiti registrati vanno automaticamente nelle statistiche prestiti che periodicamente vengono pubblicate nel sito della Rete 2. Registrazione delle restituzioni La registrazione di una restituzione può avvenire con varie procedure 2.1. Registrazione veloce delle restituzioni Ecco la procedura: Circolazione > Restituzioni Appare una finestra dove si può digitare il numero d ingresso del documento restituito (la data di restituzione è già impostata). Si digita numero d ingresso e si clicca su Cerca Se il numero d ingresso digitato corrisponde a un prestito, il programma registra automaticamente la restituzione (senza più chiedere niente all operatore) e appare una riga con i dati del prestito concluso (utente, testo) Se invece il numero digitato non corrisponde a un prestito, appare la seguente scritta: Non ci sono prestiti attivi con questi parametri pag. 2
2.2. Registrazione di una restituzioni entrando nella scheda dell utente Si può chiudere un prestito anche partendo dalla scheda dell utente. Ecco la procedura: Circolazione > Utenti/prestiti > si cerca l utente e si entra nella sua scheda Il programma si posiziona alla pagina prestiti e prenotazioni dove si vedono tutti i prestiti attivi e le prenotazioni dell utente. Si individua il prestito da chiudere, si clicca sul relativo id e alla fine si clicca sul pulsante restituisci Questa è la procedura da utilizzare per chiudere un prestito di un testo non a catalogo 2.3. Registrazione di una restituzione tramite Report prestiti Anche con la seguente procedura si può chiudere un prestito. Circolazione > Report prestiti Appare una maschera tramite la quale si possono individuare sia utenti che testi in prestito Un testo può essere individuato tramite il numero d ingresso oppure il titolo Una volta individuato il testo in prestito appare un elenco con tutti i prestiti (anche quelli chiusi) relativi al testo e nell ultima riga il prestito da chiudere. Basta cliccare su restituisci Anche questa procedura può essere utilizzata per chiudere un prestito di un testo non a catalogo in quanto si può cercare il testo anche per titolo e non solo per numero d ingresso 3. Registrazione della proroga di un prestito Per prorogare un prestito bisogna entrare nella scheda dell utente. Ecco la procedura: Circolazione > Utenti/prestiti > si cerca l utente e si entra nella sua scheda Il programma si posiziona alla pagina prestiti e prenotazioni dove si vedono tutti i prestiti attivi e le prenotazioni dell utente. Si individua il prestito da prorogare, si clicca sul relativo id e alla fine si clicca sul pulsante proroga. La nuova data di scadenza è proposta dal programma, ma volendo si può cambiare 4. Controlli sui prestiti Il programma permette di fare una serie di controlli sulla situazione dei prestiti e di effettuare delle stampe quali l elenco dei prestiti scaduti e le lettere di sollecito. Per stampare le lettere di sollecito è necessario impostare un modello 4.1. Impostazione modello Lettere di sollecito prestiti scaduti Il modello si imposta una sola volta prima della stampa delle lettere. I modelli a disposizione sono tre denominati Lettere di sollecito prestiti scaduti, Lettere di sollecito prestiti scaduti 1 e Lettere di sollecito prestiti scaduti 2 La procedura è la seguente: Amministrazione > Biblioteca > si entra nella propria biblioteca > modelli > Lettere di sollecito prestiti scaduti Si ha a disposizione una finestra dove si inseriscono parole e campi che si vogliono far apparire nelle lettere di sollecito. Ecco un possibile modello: pag. 3
#bold center#{logo} Biblioteca dell'istituto Superiore "U. Masotto" Via Marconi, 1-36025 Noventa Vic. Sito: www.rbsvicenza.org E-mail: bibliotecaitcmasotto@libero.it #>120 normal left#noventa Vic., li {data} #>80#Per {utente.cognome} {utente.nome} Classe: {utente.classe} #>0#OGGETTO: Restituzione testi Dai controlli effettuati risulta che sono scaduti i termini dei seguenti prestiti: {prestiti.scaduti} Si prega di restituire i testi sopra elencati al più presto possibile, o di richiedere il loro rinnovo. Cordiali saluti. #>130#Il bibliotecario Dal modello precedente si ottiene la seguente lettera di sollecito: - Le stringhe inserite dentro # # sono dei marcatori. Per es. con il marcatore #bold center# si ottiene che le stringhe siano in grassetto e centrate, mentre le stringhe dopo il marcatore #>120 normal left# avranno il carattere normale, allineate a sinistra e spostate a destra di 120 caratteri - Le parole contenute dentro le parentesi graffe { } sono nomi di campi e nella lettera saranno visualizzati i relativi valori, mentre le parole non contenute dentro le parentesi graffe saranno visualizzate come sono state inserite nel modello pag. 4
4.2. Individuazione prestiti scaduti La procedura per individuare i prestiti scaduti è la seguente: Circolazione > Report prestiti Nella finestra Cerca per si sceglie la funzione Scaduto in data come campo di ricerca, poi come operatore relazionale si sceglie minore o uguale a e la data. La data può essere quella del giorno in cui si esegue il controllo oppure una data antecedente Pertanto la ricerca è così impostata: Scaduto in data minore o uguale a 01/11/2010 e alla fine si clicca su cerca Il programma mostra l elenco dei prestiti scaduti che sono su sfondo rosa Il controllo dei prestiti scaduti deve avvenire periodicamente per evitare che passi troppo tempo dalla scadenza di un prestito. Si è visto che è più difficile recuperare il testo di un prestito scaduto da molto tempo. In particolare il controllo deve essere fatto all inizio di ogni anno scolastico 4.3. Stampa lettere sollecito prestiti scaduti Ora ottenuto l elenco dei prestiti scaduti vediamo come stampare le lettere di sollecito. A fine elenco si clicca sul pulsante stampa > come Tipo di stampa si sceglie Lettere di sollecito prestiti scaduti e si clicca sul pulsante continua Appare una finestra dove bisogna impostare i parametri di stampa che sono essere i seguenti: - Ordinamento: Cognome, Nome - dimensioni pagina (mm): larghezza 210, altezza 297 - margini (mm): sinistro 10, superiore 10, superiore 10, inferiore 10 - font: courier, size 10 - doppia copia: non mettere la spunta poi si clicca su stampa > dopo che la barra rossa di Status è arrivata al 100% si clicca sul link a destra di Output e appaiono le lettere di sollecito dei prestiti scaduti in un file PDF I valori del parametro margini possono essere modificati per adattare la stampa alla stampante in uso I parametri una volta inseriti la prima volta rimangono memorizzati (collegati a un singolo operatore) Poiché per una lettera di sollecito di solito basta mezzo foglio A4 si consiglia, per risparmiare carta, di procedere come segue: si controlla quante pagine ci sono da stampare (per es. 20), si mette nel vassoio della stampante solo la metà dei fogli da stampare (in questo caso 10 fogli A4), dopo che la stampante ha stampato i primi 10 fogli, si rimettono nel vassoio girandoli e alla fine si tagliano a metà 4.4. Stampa elenco prestiti scaduti Potrebbe essere utile possedere un elenco dei prestiti scaduti magari in alternativa alle lettere di sollecito Ottenuto l elenco dei prestiti scaduti a fine elenco si clicca sul pulsante stampa > come Tipo di stampa si sceglie Elenco prestiti e si clicca sul pulsante continua Appare una finestra dove bisogna impostare i parametri di stampa che sono i seguenti: - Campi: si consiglia di mettere la spunta sui seguenti: Notizia, Utente, Classe, DataScadenza - Ordinamento: Utente - dimensioni pagina (mm): larghezza 210, altezza 297 - margini (mm): sinistro 10, superiore 10, superiore 15, inferiore 15 - intestazione: posizione (mm) 10, Prestiti scaduti (in una delle tre posizioni) - piè di pagina: posizione (mm) 10, - font: courier, size 10, sinistra #D (per la data), destra #P (per il numero di pagina) pag. 5
poi si clicca su stampa > dopo che la barra rossa di Status è arrivata al 100% si clicca sul link a destra di Output e appare l elenco in un file PDF I valori del parametro margini possono essere modificati per adattare la stampa alla stampante in uso Nel momento in cui vengono scritte queste istruzioni, per un errore del programma che è in fase di risoluzione, invece di apparire il nome della classe appare il relativo codice (Amministrazione > Biblioteche > si entra nella propria biblioteca > Classi) 5. Operazioni da fare quando non si riesce a recuperare un testo dato in prestito Nel momento in cui è certi che non si riesce a recuperare un testo dato in prestito non si può lasciare il prestito aperto ma bisogna attivare le seguenti operazioni - chiudere il prestito - nascondere il testo dall OPAC cioè dalle ricerche 5.1. Nascondere un testo smarrito in OPAC, cioè dalle ricerche Questa procedura deve essere attivata non solo quando un testo non rientra da un prestito ma anche quando risulta smarrito e non si trova più negli scaffali La procedura ha lo scopo che il testo non compaia più in OPAC (cioè nelle ricerche) evitando così che qualcuno, propri utenti o altre biblioteche, lo possa richiedere, con conseguenti disguidi e perdite di tempo La procedura da seguire è diversa a seconda se il testo smarrito si trova nel catalogo ufficiale della Rete (RBSVicenza OnLine) oppure si trova in un vecchio catalogo Testo che si trova nel catalogo ufficiale della Rete(RBSVicenza OnLine) Supponiamo che sia stato smarrito il testo con ingresso 1320. Per nasconderlo nell OPAC si segue la seguente procedura: Catalogazione > Testi > Ingresso/Barcode uguale a 1320 > si clicca su cerca > si clicca sul link della colonna Notizia > si entra così in gestione all interno della pagina del testo con ingresso 1320 > si va al campo Scarico, si scrive la data del giorno e in causale si sceglie ammanco / furto > alla fine si clicca sul pulsante aggiorna a fine pagina Dopo questa procedura il programma non visualizzerà più il testo in OPAC (cioè nelle ricerche), mentre il testo e la relativa notizia saranno ancora utilizzabili durante l attività di catalogazione Se successivamente il testo fosse ritrovato basta rifare la procedura precedentemente indicata e svuotare il campo Scarico cancellando la data e scegliendo il vuoto in causale e alla fine cliccando su aggiorna; a questo punto il testo sarà nuovamente visibile in OPAC nel caso di una eventuale ricerca Testo che si trova in un vecchio catalogo Poiché un bibliotecario non può accedere al suo vecchio catalogo basta mandare una e-mail all amministratore del sistema e chiedere di rendere invisibile il testo indicando il numero d ingresso, il titolo e la causale 6. Statistiche prestiti Il programma mette a disposizione due procedure per ottenere le statistiche dei prestiti 6.1. Statistiche prestiti (prima procedura) Questa procedura permette in particolare di ottenere informazioni sui testi più letti e sui maggiori lettori Supponiamo di volere queste due informazioni relativamente all anno scolastico 2009/2010: Statistiche > Prestiti Appare una finestra: - Biblioteca: si sceglie la propria biblioteca - Periodo: da 01/09/2009 a 31/08/2010 - Correlazione: non mettere nessuna spunta - Fasce d età: svuotare il campo pag. 6
- Altre statistiche: mettere la spunta su più letti e su maggiori lettori poi si clicca su conferma > dopo che la barra rossa di Status è arrivata al 100% si clicca sul link a destra di Output e appaiono i risultati in un file PDF. Nell elenco si vedono per prima cosa i libri più letti con i numeri di prestiti e a seguire i maggiori lettori sempre con il numero di prestiti Con questa procedura cambiando i parametri di ricerca si possono ottenere altre statistiche relative ai prestiti 6.2. Statistiche prestiti (seconda procedura) Con questa procedura si possono ottenere informazioni non solo sui prestiti interni ma anche sui prestiti interbibliotecari cioè da o a biblioteche scolastiche della nostra Rete e biblioteche civiche appartenenti a SBPV. Ecco la procedura consigliata: Statistiche > Annuale Appare una finestra: - Biblioteca: si sceglie la propria biblioteca - Statistiche: mettere la spunta solo su Prestiti, Prestiti nella rete di cooperazione, Prestiti fuori dalla rete di cooperazione - Periodo: da 01/09/2009 a 31/08/2010 - Ubicazione: nessuna spunta - Biblioteche della rete: l elenco appare in automatico e sono le biblioteche civiche con cui la nostra biblioteca ha avuto rapporti di prestito Alla fine si clicca su conferma > dopo che la barra rossa di Status è arrivata al 100% si clicca sul link a destra di Output e appaiono i risultati in un file PDF. I risultati sono divisi in tre tabelle: - la prima dal titolo prestiti restituisce il totale dei prestiti interni, cioè propri testi a propri utenti - la seconda dal titolo prestiti in rete restituisce i prestiti fatti (Prestante) e ottenuti (Richiedente) verso le biblioteche scolastiche appartenenti alla nostra Rete RBS Vicenza - la terza dal titolo prestiti fuori rete restituisce i prestiti fatti e ottenuti verso le biblioteche civiche aderenti a SBPV. In questo caso i prestiti sono elencati tutti nella stessa tabella. I prestiti fatti sono individuati dalle stringhe che iniziano con Prestiti a, quelli ottenuti dalla stringa Richieste a. Bisogna fare alcuni calcoli per dividere i due tipi di prestito Alla fine con l elenco ottenuto si può completare una tabella come la seguente: Biblioteca Ist. Sup. "Masotto"-Noventa Vic.-Sez. ITC a.s. 2009/2010 a Prestiti di testi interni 1510 b Prestiti da Biblioteche Scolastiche (RBS Vicenza) 115 c Prestiti da Biblioteche Civiche (SBPV) 110 d Totale prestiti a propri utenti 1735 a+b+c e Rapporto Prestiti dall'esterno / Totale prestiti 13% (b+c)/d f Prestiti a Biblioteche Scolastiche (RBS Vicenza) 227 g Prestiti a Biblioteche Civiche (SBPV) 62 La seguente procedura viene utilizzata dall amministratore di sistema per raccogliere le statistiche dei prestiti di tutte le biblioteche scolastiche della Rete che poi vengono periodicamente pubblicate nella home-page del sito della Rete pag. 7