SACCARTA S.P.A. 1. PROFILO DELLA SOCIETÀ è specializzata nella produzione di sacchi di carta ad elevato contenuto, destinati all imballo di prodotti di vario tipo: - alimentari (farina, zucchero); - cemento; - sementi. Sorta nel 1948, è oggi una interessante realtà aziendale con sede produttiva a Lentate sul Seveso e sede legale e amministrativa a Milano; occupa circa 90 dipendenti, per una produzione media di 70 milioni di sacchi/anno e un fatturato di 20 milioni di euro. La produzione è destinata all esportazione per il 35%, prevalentemente in Austria e Germania. Il prodotto realizzato è caratterizzato da precisi limiti dimensionali (larghezza dai 22 ai 74 cm, lunghezza da 30 a 130 cm), definiti dalle caratteristiche degli impianti produttivi; le tre tipologie di prodotto realizzate sono sacchi a bocca aperta e fondo collato, sacchi a bocca aperta e fondo cucito, sacchi a valvola. La materia prima per la produzione (carta Kraft o carta avana) viene importata per lo più dal Nord Europa; per la realizzazione dei sacchi, oltre agli strati di carta, tipicamente da 2 a 5, è possibile l utilizzo di uno strato aggiuntivo di politene, per particolari esigenze di protezione dei materiali imballati. I sacchi possono essere personalizzati con stampe fino a 9 colori, con possibilità di laccatura per ottenere un migliore impatto visivo; la produzione avviene su commessa, e in pratica il magazzino è limitato allo stoccaggio richiesto espressamente dai clienti. La considerevole esperienza conseguita negli oltre cinquant anni di attività e il costante aggiornamento tecnologico (è stata installata nel 2000 la più recente linea produttiva) rendono oggi Saccarta un azienda all avanguardia, in grado di soddisfare le più diverse esigenze; a ulteriore dimostrazione dell impegno della società nel garantire costante affidabilità ai clienti, dal 1994 il sistema di gestione della Qualità è certificato secondo le norme UNI EN ISO 9002. 2. DESCRIZIONE DELL INIZIATIVA E-BUSINESS All inizio del 2000, anche per l esigenza di adeguare il livello del proprio sistema informativo a quello utilizzato da numerosi clienti, viene presa la decisione sia di rinnovare la rete interna e il sistema di gestione informatico di Saccarta, sia, nel contempo, di realizzare un sito web. Gli obiettivi primari che la società intende perseguire con la realizzazione del sito sono: - presentare l azienda su internet; - realizzare uno strumento in grado di razionalizzare la comunicazione con clienti e agenti e rendere minimi i tempi di acquisizione degli ordini. Politecnico Innovazione 1
Ulteriori vantaggi vengono individuati nella possibilità di: - dare corrette informazioni al cliente sul prodotto che sta acquistando (evitando così errori di produzione di sacchi non conformi, problema tipico di chi opera in questo settore); - far conoscere al cliente i tempi di produzione e consegna (la mancanza dei sacchi, che sono utilizzati come imballi, può provocare gravi ritardi di spedizione dei prodotti). Per il tipo di clientela a cui Saccarta si rivolge (imprese produttive artigianali o industriali), non è stata ritenuta di interesse la possibilità di effettuare transazioni o pagamenti via internet, in quanto le imprese preferiscono utilizzare forme di pagamento tradizionali tramite banca. L aspetto del sito considerato di fondamentale importanza è quindi quello relativo allo scambio tempestivo di informazioni (stato di avanzamento della produzione, previsioni di consegna, disponibilità articoli, ecc.). 3. MACROFUNZIONALITÀ DEL SITO Il sito www.saccarta.it, fruibile, oltre che in italiano, anche in inglese, francese, tedesco, è idealmente suddiviso in due sezioni, finalizzate a: - presentare la società e i suoi prodotti; - comunicare direttamente con la società. La presentazione di Saccarta comprende le aree Storia, Prodotti, Produzione, Certificazioni; vengono riportate le caratteristiche aziendali e illustrate nel dettaglio le tre tipologie di prodotti realizzati, sacchi a bocca aperta e fondo collato, sacchi a bocca aperta e fondo cucito, sacchi a valvola. La possibilità di un contatto diretto con la società è disponibile per qualunque utente all area Contatti, mentre l Area Clienti è riservata agli utenti abilitati. Con l accesso, tramite Login e Password, all Area Clienti, vengono resi disponibili due differenti opzioni: - Listino Articoli e inserimento ordini; - Stato degli ordini attivi. Nel Listino articoli sono inseriti solo gli articoli di interesse per lo specifico cliente (complessivamente Saccarta tratta un numero di articoli superiore a 7.000); è possibile visualizzare una descrizione di ogni articolo (ved. Fig. 1), contenente, oltre a quelle descrittive, anche le voci Disponibilità, Quantità ordinata, Quantità minima per ordine. Nella stessa pagina può essere inserita direttamente la quantità che si desidera ordinare, ed è possibile accedere alle opzioni Ordina Articolo, Visualizza Ordine, Azzera Ordine. La scelta di Ordine Articolo rende disponibile un Dettaglio Ordine (ved. Fig. 2) contenente, per ogni articolo previsto, la quantità richiesta; viene inoltre data la possibilità di inserire, sempre per ogni articolo, la data di consegna richiesta. A seguito dell invio dell ordine, il cliente può visualizzare, in Stato degli ordini attivi, l elenco relativo agli ordini trasmessi (ved. Fig. 3), presentati per Stato (confermato o non confermato), o per N di ordine. Politecnico Innovazione 2
Figura 1 Area Clienti: scheda di Descrizione Articolo Figura 2 Area Clienti: scheda di Dettaglio Ordine Figura 3 Area Clienti: Elenco degli Ordini Attivi Politecnico Innovazione 3
L ufficio amministrazione di Saccarta, nel momento in cui riceve l ordinativo on line, deve verificare prezzi e data di consegna da proporre al cliente; definiti questi parametri, può confermare l ordine. Il cliente riceve un messaggio e-mail di avvenuta conferma dell ordine e, accedendo nuovamente all Area Clienti, in Stato degli ordini attivi, può visualizzare una Scheda ordine o un ordine in formato stampabile (ved. Fig. 4) contenente, per ogni articolo, i dati Quantità, Prezzo unitario, Totale per prodotto, Data consegna. Figura 4 Area Clienti: Conferma d ordine in formato stampabile disponibile on line Le attuali procedure previste nel Manuale Qualità richiedono che la conferma d ordine venga inviata anche via fax, ma in ogni caso il sistema di ordini on line consente ai clienti l importante vantaggio di poter visualizzare in ogni momento tutta la situazione inerente gli ordini inviati. 4. TECNOLOGIA UTILIZZATA All inizio del 2000, con l acquisizione di un sistema AS400 con applicativi ACG, si è deciso di impostare una linea standard di software, ampiamente collaudata e ben assistita. Per la collaborazione nelle fasi di studio e realizzazione sia della rete che del sito web, Saccarta si è rivolta a un partner IBM, che ha provveduto anche all installazione e alla scelta dei contratti con Telecom per il collegamento VPN (punto a punto) tra le due sedi e per il collegamento con internet. Per il sito web, realizzato su piattaforma Lotus Notes, si è optato per l acquisizione di un server (dotato di firewall, router, linea telefonica dedicata) gestibile dal personale interno, sul quale far risiedere sia le pagine HTML, sia gli archivi consultabili dall esterno, rendendo molto più funzionale la protezione e la gestione dello stesso. Politecnico Innovazione 4
5. RISULTATI La realizzazione della nuova rete informatica e del sito web è stata avviata da Saccarta nei primi mesi del 2000; il sito è on line dal mese di ottobre 2000, mentre l operatività dell area clienti è stata avviata nell agosto 2001; ha infatti comportato un impegno notevole il collegamento degli archivi presenti sul web con quelli del sistema Host, e la successiva implementazione degli archivi prodotti (foto di particolari, dettagli dei sacchi, schede tolleranza tecnica, disegni e clichè on line). I clienti abilitati all accesso all area riservata sono circa un centinaio; l utilizzo dell invio ordine on line è però ancora abbastanza limitato (circa la metà degli utenti abilitati lo utilizza), mentre viene maggiormente apprezzata la possibilità del controllo continuo della situazione inerente gli ordini effettuati. Un passo successivo che è già stato programmato riguarda la possibilità di offrire, ai clienti interessati, un servizio completo di gestione del magazzino: il cliente programma le quantità di sacchi che intende utilizzare mese per mese, e quelle che ritiene necessarie come scorte disponibili, e Saccarta avvia la sua produzione in funzione delle quantità previste. Il servizio viene completato con gli avvisi al cliente degli scostamenti di volta in volta presenti tra le quantità programmate e quelle effettivamente utilizzate o disponibili in magazzino. Dal punto di vista commerciale non sono stati rilevati particolari effetti conseguiti con l avvio dell iniziativa di e-business: per il settore in cui opera, le attività di Saccarta sono piuttosto costanti nel tempo. I risultati riguardanti gli aspetti di organizzazione delle informazioni e di razionalizzazione delle comunicazioni sono invece considerati molto soddisfacenti: la disponibilità dello strumento web ha effettivamente trasformato il modo di comunicare dell azienda con il mondo esterno. Politecnico Innovazione 5