CONSERVAZIONE DIGITALE DELLE FATTURE ELETTRONICHE EMESSE NEI CONFRONTI DELLA P.A. Aggiornamento del 31/10/2016 Nel presente documento è indicato il flusso per la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione, con l aggiunta di alcuni aspetti rilevanti sull argomento. Il documento è rivolto sia agli Studi Professionali sia alle Aziende. Sommario: 1. Copia modelli di documento dagli standard Sistemi. 2. Il Responsabile della Conservazione Digitale 3. Affidamento dell incarico per la Conservazione Digitale (rilevante solo per gli Studi Professionali) 4. Manuale della Conservazione 5. Firma Digitale 6. Marca temporale 7. Flusso Conservazione Appendice: a) Conservare i documenti del soggetto conservatore 1. Copia modelli di documento dagli standard Sistemi Ai fini della conservazione digitale occorre redigere più documenti (Manuale della Conservazione, Nomina Responsabile Conservazione ecc.). La Gestione Documentale fornisce i modelli standard da utilizzare per creare tutti i documenti necessari. Copiare i modelli dagli standard Sistemi Menu: Gestione Documentale > Gestione Tabelle > Modelli documento Cliccare in alto a destra sul triangolino a fianco del pulsante Nuovo (F4) e selezionare Copia modelli da standard come da videata: Nella videata successiva cliccare su Seleziona raccoglitore e selezionare Manuali della conservazione. pag. 1
Nella videata successiva mettere la spunta come da videata: Avvia (Invio) Salva (End) Procedere allo stesso modo (con Nuovo F4 - Copia modelli da standard - Seleziona raccoglitore ) selezionando Documenti del soggetto conservatore : compare l elenco di tutti i modelli disponibili. Spuntare tutte le righe come da videata: pag. 2
Avvia (Invio) Premendo Salva (End) i modelli sono generati, e sarà possibile utilizzarli per creare i vari documenti come descritto di seguito. 2. Il Responsabile della Conservazione digitale La norma non prevede specifiche indicazioni sulle modalità di nomina; sarà sufficiente la redazione di un atto di nomina che dovrà essere controfirmato dal soggetto interessato. Nel caso dello Studio, il Responsabile della Conservazione sarà il professionista titolare o un'altra figura professionale nominata dallo Studio. Nel caso di Azienda, il Responsabile della Conservazione sarà una persona formalmente nominata dall organo di amministrazione; in mancanza di nomina sarà il Legale Rappresentante. Creare il Responsabile della Conservazione Menu Gestione Documentale Gestione Tabelle Conservazione Digitale Responsabili conservazione. Pulsante + Nuovo (F4) : pag. 3
Inserire il Responsabile e, nella parte bassa della videata, aggiungere il/i soggetti conservatori per i quali il responsabile è stato nominato. Per l Azienda il Soggetto conservatore è l Azienda stessa, per lo Studio professionale è lo Studio. E importante inserire la data nomina e l eventuale data cessazione, informazioni che saranno riportate nel Manuale della Conservazione. Creare il documento di nomina del Responsabile della Conservazione Richiamare il menu Conservazione digitale Documenti del soggetto conservatore Altri documenti. Come da videata seguente, cliccare prima su Varia (F9), poi su Nuovo (F4) Da modello : pag. 4
Nella videata successiva compare l elenco dei modelli a disposizione. Selezionare il modello Nomina responsabile della conservazione : OK (Invio) Inserire i dati richiesti: pag. 5
Premere Ok (Invio). La procedura genera il documento e lo apre con word. Scorrere il documento, nel quale sono evidenziati in giallo eventuali dati mancanti, che potranno essere digitati manualmente (nella videata di esempio manca il numero di telefono): pag. 6
Al termine delle modifiche, salvare ed uscire dal documento. Si procede poi con la creazione del documento in formato PDF tramite il pulsante Azioni Genera PDF. 3. Affidamento dell incarico per la Conservazione Digitale Lo Studio Professionale che esegue la conservazione per conto dei propri clienti è tenuto a predisporre il Mandato di affidamento della Conservazione Digitale, con cui la ditta cliente affida al soggetto conservatore (lo Studio) il servizio di conservazione digitale dei documenti. La norma non prevede alcuna indicazione sulle modalità di affidamento dell incarico. La procedura Gestione Documentale fornisce un modello standard da utilizzare per creare il documento. Creare il documento Adempimento rilevante solo per gli Studi Professionali. Richiamare il menu Conservazione digitale Documenti del soggetto conservatore Altri documenti. Come da videata seguente, cliccare prima su Varia (F9), poi su Nuovo (F4) Da modello : Nella videata successiva compare l elenco dei modelli a disposizione. pag. 7
Selezionare il modello Mandato di affidamento conservazione e premere OK (Invio). Compilare i campi richiesti indicando la ditta per la quale si sta creando il documento: Premere OK (Invio), la procedura genera il documento e lo apre con word. Scorrere il documento, nel quale sono evidenziati in giallo eventuali dati mancanti, che potranno essere digitati manualmente: pag. 8
Al termine delle modifiche, salvare ed uscire dal documento. Si procede poi con la creazione del documento in formato PDF tramite il pulsante Azioni Genera PDF. 4. Manuale della Conservazione Il Manuale della Conservazione è un documento informatico redatto ai sensi dell'art. 8 del DPCM 3 dicembre 2013 e DMEF 17 giugno 2014, che descrive l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli degli stessi, e ogni altra informazione utile alla gestione del sistema di conservazione. Il documento redatto in formato PDF deve essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e conservato solo in formato digitale. La procedura Sistemi permette di: - Generare la prima versione del manuale e le versioni successive, utilizzando il modello standard fornito da Sistemi. - Apportare eventuali modifiche al documento (in formato DOC) - Creare il documento in formato PDF - Apporre la firma digitale sul documento da parte del responsabile della conservazione - Eseguire la conservazione digitale del manuale - Includere il manuale nel supporto masterizzato. La gestione Manuali della conservazione è richiamabile dal menu Gestione Documentale Conservazione digitale Documenti del soggetto conservatore. Di seguito le istruzioni sulle principali operazioni per la redazione del Manuale della conservazione. Generare la prima versione del manuale Menù: Gestione Documentale > Conservazione Digitale > Documenti del soggetto conservatore > Manuali della Conservazione pag. 9
Cliccare su Nuovo (F4) e compilare i campi per generare il manuale derivato da modello: Premere Salva (End), la procedura genera il documento e lo apre con word. Occorre scorrere il documento e completare tutte le sezioni evidenziate in giallo, ad esempio: pag. 10
ed anche: Dopo aver digitato i dati mancanti salvare e chiudere il documento. Si arriva in questa videata: pag. 11
Notare il triangolo giallo che evidenziava l esistenza di variabili non valorizzate : avendo completato i campi evidenziati in giallo, è sufficiente selezionare il documento, cliccare su Aggiorna anomalie per far scomparire il triangolino. Si procede poi con la creazione del documento in formato PDF e l apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione, tramite gli appositi pulsanti presenti in videata. Il processo terminerà poi con la conservazione digitale del Manuale della Conservazione, da attuare entro i termini definiti dalla normativa, come indicato nell appendice. Per tutti i dettagli fare riferimento all help (pulsante gestione. ) presente in basso a sinistra nella videata della 5. Firma digitale Il Responsabile della Conservazione al termine del processo di conservazione deve apporre la propria firma digitale. Occorre quindi essere in possesso della smart card o della business key del responsabile della conservazione. 6. Marca Temporale La Marca Temporale è un servizio a pagamento offerto da un Ente Certificatore Accreditato che certifica l apposizione di data e ora su un documento informatico, rendendole opponibili a terzi. Apponendo la marca temporale quindi si ottiene un documento con data certa assimilabile ad una scrittura privata con firma autenticata da un pubblico ufficiale. La Marca Temporale viene apposta automaticamente dalla procedura contestualmente alla firma digitale del responsabile, al termine del processo di conservazione. Occorre però avere precedentemente acquistato un pacchetto di marche temporali. Al momento è supportata l applicazione di marche temporali rilasciate da INFOCERT: non sono gestite marche temporali di altri enti certificatori (es. Aruba). Si accede al sito, ci si registra con nome utente e password e si acquista il pacchetto di marche. Quante ne servono? Occorre sapere che viene utilizzata una marca temporale per ogni pacchetto di versamento all interno della distinta di conservazione; visto che in un pacchetto di versamento possono essere contenute tutte le fatture elettroniche P.A. dell anno di una stessa Azienda, ne consegue che ogni anno si utilizzerà una marca per ogni Azienda (se le fatture da conservare sono centinaia, è pag. 12
possibile che siano creati automaticamente più pacchetti di versamento ). Lo Studio Professionale creerà una distinta per ogni ditta, con relative marche. Dopo aver acquistato il pacchetto di marche temporali, occorre inserire nella procedura le credenziali di accesso. Menu Gestione Documentale Configurazione Parametri Operativi Dopo aver selezionato a sinistra il ramo Conservazione digitale, aggiungere le credenziali utilizzando il pulsante + Nuovo (F4) : Il pulsante Visualizza marche disponibili (F5) permetterà di verificare che i dati utente e password siano corretti. Dopo questa operazione è possibile iniziare il flusso della conservazione. 7. FLUSSO CONSERVAZIONE Menu Gestione Documentale Conservazione digitale Distinte di conservazione (esempio di Fatture Elettroniche emesse nel 2014 e conservate nel 2015) pag. 13
Anno di riferimento: è l anno a cui fanno riferimento i documenti da conservare (ad esempio 2014 per le fatture elettroniche da conservare entro dicembre 2015). Premere + Nuovo (F4) e compilare i campi: pag. 14
Tipo Proprietario: il campo compare solo nelle installazioni in contesto Studio Professionale: indicare sempre Ditta. Il professionista infatti produce/detiene le fatture elettroniche in base all incarico professionale assunto verso il proprio cliente, il quale rimane il proprietario dei documenti e della distinta. Ditta: indicare il codice della ditta (si crea una distinta per ogni ditta). Soggetto conservatore: se il Responsabile è associato ad un solo soggetto conservatore, quest ultimo sarà proposto in automatico. Indicando il soggetto conservatore, in fase di masterizzazione della distinta sarà possibile includere sul supporto anche il Manuale della Conservazione di cui il soggetto è proprietario. Cliccare a sinistra su Documenti per proseguire: Premere + Inserisci (F4) per inserire i documenti (nell esempio le fatture P.A. del 2014): pag. 15
Nel campo Tipologie documento è possibile inserire la Tipologia 5027 o 6027 Documenti IVA Vendite per filtrare solo questi documenti. Prerequisito: sulle Tipologie 5027 5028 6027 6028 deve essere impostata la Conservazione in house (la mancanza viene segnalata). L impostazione si esegue, una sola volta, dalla voce di menu Configurazione Gestione Documentale presente nel menu Gestione Documentale Configurazione. Nel caso fare riferimento al servizio assistenza. Cliccare su Avvia ricerca, compariranno le fatture P.A. emesse nel 2014: Premere Salva (End) pag. 16
Ora i documenti sono inseriti in distinta. In questa fase la procedura segnala eventuali anomalie sui documenti tramite uno specifico warning (triangolino). Nella videata di esempio la procedura avverte che i documenti non sono firmati digitalmente. Occorre correggere le anomalie segnalate prima di procedere. Proseguire cliccando a sinistra su Pacchetti di versamento : Indicare il Tipo supporto che si sceglie di utilizzare per la successiva masterizzazione. Cliccare su Invia in conservazione. In conformità con quanto previsto dal DPCM 3 dicembre 2013, in coda alla generazione del pacchetto di versamento viene generato il corrispondente "Rapporto di Versamento (RdV)", ovvero un file in formato XML contenente l'elenco dei documenti inclusi nel pacchetto di versamento e, per ciascuno di essi, la relativa impronta di hash: Al termine della generazione del Rapporto di Versamento, i pacchetti di versamento assumono la denominazione di Pacchetti di Archiviazione. Cliccare a sinistra su Pacchetti di Archiviazione. Sarà possibile cliccare su Conserva distinta per terminare il flusso con l apposizione della Firma Digitale del Responsabile della Conservazione, e contemporaneamente (ed automaticamente) l apposizione della Marca Temporale. Nell esempio è presente un solo pacchetto, quindi sarà utilizzata una sola Marca Temporale. pag. 17
Controllare i dati del dispositivo di firma associati al responsabile, inserire il PIN e confermare. Verrà apposta la firma e la marca temporale. Al termine dell operazione di conservazione, nella videata sarà indicato l esito, e sarà presente l Indice Pacchetto di Archiviazione in corrispondenza della Distinta: Cliccare a sinistra su Supporti per masterizzare il contenuto della Distinta: pag. 18
Premere + Nuovo (F4) per creare il supporto Indicare il tipo di supporto utilizzato (nell esempio CD) Documenti del soggetto conservatore Includi documenti nel supporto: consente di copiare sul supporto anche i documenti del soggetto conservatore. I documenti inclusi nel supporto sono il Manuale della Conservazione, solo se risulta firmato pag. 19
e valido alla data della marca temporale apposta sull'indice del pacchetto di archiviazione (vedi punto 3), e il mandato di affidamento o il prospetto delle tipologie da conservare. Soggetto conservatore: esegue una ricerca sulla tabella dei soggetti conservatori validi alla data di sistema. Il Manuale della Conservazione può essere incluso anche quando la masterizzazione è relativa a distinte prive del soggetto conservatore (nel caso in cui le distinte siano state conservate prima dell'introduzione del concetto "soggetto conservatore"). Premere OK (Invio) per avviare la masterizzazione. Confermare per scrivere i dati sul supporto. Ogni supporto è memorizzato in modo da essere consultato successivamente da qualsiasi computer con sistema operativo Microsoft Windows con queste avvertenze: Avere installato un applicativo idoneo (es.: DIKE), per poter aprire documenti nella versione firmata; Avere installato il software Acrobat Reader per la lettura dei documenti in formato PDF; Disporre dell accesso ad internet per poter eseguire la verifica delle firme. Appendice a) Conservare i documenti del soggetto conservatore Come indicato in precedenza, ai fini del servizio di conservazione digitale il soggetto conservatore (Azienda o Studio) è chiamato a produrre vari documenti in formato digitale, di cui citiamo i più significativi: pag. 20 - Il Manuale della Conservazione - Il mandato di affidamento della Conservazione Digitale (lo Studio professionale nei confronti dei propri clienti)
- Il prospetto delle tipologie documento da conservare (lo Studio o l Azienda che conserva i propri documenti) - L'atto di nomina del responsabile della conservazione I documenti in questione vanno redatti se si è optato per la modalità di conservazione in house. Abbiamo già visto che la procedura permette di gestire questi documenti dal menu: Conservazione digitale Documenti del soggetto conservatore. Essi devono essere conservati entro l anno successivo dalla loro produzione. Tutti i documenti devono essere raggruppati in una distinta di conservazione. Questa operazione si esegue dal menu Conservazione digitale Documenti del soggetto conservatore Distinte di conservazione. La funzione recupera e conserva: Tutti i Rapporti di Versamento prodotti dal sistema di conservazione "in house" Il Manuale della Conservazione Gli altri documenti predisposti dal soggetto conservatore (mandato di affidamento, nomina del responsabile, ecc.). Termini di conservazione consigliati da Sistemi La soluzione consigliata è che, se lo Studio o l'azienda ha conservato ad esempio documenti dell'anno 2014 nel corso del 2015, il corrispondente rapporto di versamento, così come tutti i rapporti di versamento dell'anno 2015, vengano conservati entro la fine del 2015, mentre il rapporto di versamento che ne consegue verrà conservato entro la fine del 2016 congiuntamente ai rapporti di versamento prodotti nel corso del 2016. Esempio: 1. Anno 2014: generazione documenti 2. Anno 2015: conservazione dei documenti (dell'anno 2014), con contestuale generazione del rapporto di versamento (A) generazione Manuale della Conservazione conservazione del rapporto di versamento (A) e del Manuale della Conservazione generati nel 2015, con contestuale generazione del rapporto di versamento (B) 3. Anno 2016: conservazione del rapporto di versamento (B) ed eventuali altri documenti e/o rapporti di versamento generati nel 2016. Altra Documentazione: 1) Documentazione applicativa Sistemi: http://supporto.sistemi.com/centro-di-supporto/profis 2) EBook sulla digitalizzazione dei documenti e Fattura Elettronica PA redatto da Sistemi per i propri utenti, in collaborazione con il dott. Zanini: pag. 21
INFO INDIRIZZO CODICE DOCUMENTO Infoesolver www.sistemi.com/infoesolver DS413 del 14/10/2016 Infoprofis www.sistemi.com/infoprofis DS413 del 14/10/2016 Infospring sql www.sistemi.com/infospringsql DS413 del 14/10/2016 Infoenologia www.sistemi.com/infoenologia DS413 del 14/10/2016 Infospring www.sistemi.com/infospring DS413 del 14/10/2016 Sistemi Tre s.r.l. Servizio Assistenza pag. 22