F212 Ciclo pagamenti Valutazione definitiva della procedura CICLO PAGAMENTI 1. PRINCIPALI CONTI LEGATI AL CICLO PAGAMENTI: A) CONTI PATRIMONIALI: B) CONTI ECOMICI: Cassa e banche Sconti attivi Debiti verso fornitori... Debiti diversi... Altre passività...... 2. OBIETTIVI DI CONTROLLO GNIFICATIVI: Valutazione preliminare Obiettivi VERIFICARE SE: Affidabile Non affidabile A) TUTTI I PAGAMENTI CHE DEVO ESSERE CONTABILIZZATI LO SO VERAMENTE B) OGNI PAGAMENTO CONTABILIZZATO È UN PAGAMENTO EFFETTIVO C) I PAGAMENTI SO CONTABILIZZATI PER L IMPORTO ESATTO D) I PAGAMENTI SO CONTABILIZZATI TEMPESTIVAMENTE (PER COMPETENZA) E) L IMPUTAZIONE DEI PAGAMENTI AVVIENE CORRETTAMENTE F) TUTTI I PAGAMENTI CONTABILIZZATI SO CORRETTAMENTE TOTALIZZATI G) TUTTI I PAGAMENTI SO CORRETTAMENTE RIPORTATI A MASTRO H) ESTE SEPARAZIONE DEI COMPITI ALL INTER DELLA PROCEDURA
3. VALUTAZIONE PRELIMINARE SULL AFFIDABILITÀ DELLA PROCEDURA: AFFIDABILE Commenti: N AFFIDABILE 4. NTE DELLE VERIFICHE PROGRAMMATE:... OBIETTIVO A): Controllare se tutti i pagamenti che devono essere contabilizzati lo sono veramente Verificare se esistono procedure atte a prevenire o a rilevare che non sia stata omessa la contabilizzazione dei pagamenti QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutti i pagamenti per contanti siano contabilizzati? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che vi sia la registrazione di tutti gli assegni e mandati di pagamento emessi? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che la contabilità fornitori sia informata di tutti i pagamenti effettuati? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutti i pagamenti effettuati siano correttamente contabilizzati nei conti corrispondenti ( Cassa, Banche, Fornitori, ecc.)? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO B): Controllare se ogni pagamento contabilizzato è un pagamento effettivo Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che non siano contabilizzati pagamenti inesistenti o che i pagamenti siano contabilizzati più volte
QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché gli assegni e i mandati di pagamento non siano preparati e firmati senza che sia stata predisposta idonea documentazione? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti non effettuati non siano contabilizzati a credito del fornitore? - Esistono procedure manuali o EDP che impediscono che non siano effettuati più pagamenti dello stesso debito o che esso sia contabilizzato più volte? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO C): Controllare se ogni pagamento viene contabilizzato per l importo esatto Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i pagamenti siano contabilizzati per l importo esatto QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché l importo dell assegno o del mandato di pagamento corrisponda all importo dovuto per il quale è stato autorizzato il pagamento? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti siano correttamente attribuiti alle fatture dei fornitori (con i relativi sconti) nel conto del fornitore? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché l importo dell assegno o del mandato di pagamento corrisponda al totale delle fatture in pagamento al netto degli eventuali sconti o rettifiche? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché gli sconti per pagamento a pronti o per altre ragioni siano correttamente calcolati? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto?
OBIETTIVO D): Controllare se ogni pagamento viene contabilizzato tempestivamente (per competenza) Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i pagamenti siano contabilizzati nel periodo di competenza QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché la contabilità fornitori sia tempestivamente informata di ogni pagamento effettuato? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti per assegno, con bonifico bancario, in valuta estera o per contanti siano tempestivamente contabilizzati? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le date degli assegni, dei bonifici bancari o per contanti siano quelle dell effettivo pagamento? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché i pagamenti siano contabilizzati nel corretto periodo di competenza? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché entrambe le contropartite dei trasferimenti di fondi fra banche siano contabilizzate nel giusto periodo? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO E): Controllare se l imputazione del pagamento avviene correttamente Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i pagamenti siano imputati ai conti corretti QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché non siano commessi errori nell imputare i pagamenti ai conti di mastro (es.: Cassa, Banche, Costi e spese, Fornitori terzi, Fornitori infragruppo, Sconti attivi, ecc.)? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché non siano commessi errori nell imputare i pagamenti al Libro Giornale e/o ai sezionali?
VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO F): Controllare se tutti i pagamenti contabilizzati sono correttamente totalizzati Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che il dare e l avere delle scritture contabili relative ai pagamenti siano correttamente totalizzati QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI siano commessi errori nel totalizzare i sezionali? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO G): Controllare se tutti i pagamenti sono correttamente riportati a mastro Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i totali dei sezionali siano correttamente riportati a mastro QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI avvengano errori nella contabilizzazione dei pagamenti nei sezionali cassa e fornitori? avvengano errori di riporto a mastro? avvengano errori di doppio riporto a mastro? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO H): Controllare se esiste separazione dei compiti all interno della procedura Le funzioni attinenti ai pagamenti e alla loro contabilizzazione devono essere separate le une dalle altre affinché gli obiettivi del controllo siano raggiunti. Una adeguata separazione dei compiti aumenta la probabilità di rilevare errori o irregolarità grazie all attribuzione, a responsabili diversi, dell elaborazione e del controllo dei vari stadi del flusso dei fatti amministrativi. In linea di principio, coloro che predispongono i pagamenti non hanno la delega per firmare assegni o mandati di pagamento, non hanno accesso alla contabilità e non accertano la concordanza degli estratti conto bancari. A tal fine proponiamo un elenco di funzioni per le quali occorrerà individuare il soggetto che effettivamente le esplica.
FUNZIONI OPERATIVE SOGGETTO PREPOSTO COMMENTI - Effettuazione dei pagamenti in contanti - Preparazione degli assegni - Firma degli assegni - Spedizione degli assegni - Contabilizzazione dei pagamenti - Invio dei bonifici - Approvazione dei bonifici - Riconciliazione dei saldi dei conti bancari - Riscontro delle fatture fornitori con gli ordini di acquisto e con gli eventuali documenti di trasporto della merce - Approvazione della documentazione per il pagamento - Contabilizzazione degli acquisti - Predisposizione di paghe e stipendi - Controllo della correttezza dei conti inerenti i pagamenti e l accesso ai relativi programmi e archivi dati VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto?