La Posta elettronica COMUNE DI NUORO CORSO RETI, INTERNET, POSTA
ECDL 7.4.1.1 Indirizzi E-Mail Obiettivo: Capire come è strutturato un indirizzo di posta elettronica Ogni indirizzo e-mail è unico su Internet ed è composto da due parti: Il nome dell utente Il nome del provider Internet che fornisce il servizio di posta La forma utilizzata è <nome utente>@<dominio> Il carattere @ significa at (presso) Esempio: giovanni.zola@comune.nuoro.it La posta elettronica (electronic mail o semplcemente e-mail) è lo strumento per scambiarsi messaggi via Internet
ECDL 7.4.1.2 Vantaggi delle E-Mail Obiettivo: Capire i vantaggi della Posta Elettronica I vantaggi principali della posta elettronica sono così riassumibili: Basso Costo: Con le connessioni telematiche di tipo flat il costo dell collegamento è fisso ma anche via modem il costo è quello di una breve telefonata urbana. Affidabilità e riservatezza: I messaggi non subiscono distorsioni. Ogni server per cui transita il messaggio verifica la loro integrità. Ci sono meccanismi per la ritrasmissione automatica in caso di interruzioni di rete. Se il destinatario è irraggiungibile l e-mail viene rispedita al mittente con indicata la causa. La consegna viene effettuata direttamente al destinatario con meccanismi di protezione mediante password. Velocità: I messaggi raggiungono di norma il destinatario, in qualsiasi parte del mondo si trovi, entro pochi minuti o al massimo in qualche ora. A differenza ad esempio del fax, i documenti arrivano tal quali sono stati spediti e perfettamente leggibili Facilitazione del lavoro di gruppo: Ai messaggi e-mail è possibile attaccare file di qualunque tipo (detti attachments). Ciò consente di lavorare congiuntamente sullo stesso documento a più mani anche a lunga distanza. La potenzialità di invio degli allegati è resa possibile dalle funzioni MIME (Multi-purpose Internet Mail Extension) Flessibilità: La posta può essere letta in ogni momento ed in qualsiasi luogo ti trovi. Basta un PC connesso ad internet (ma anche un cellulare) che abbia un client di posta (Outlook Express, Eudora) o un browser (Web Mail)
ECDL 7.4.1.3 La netiquette Obiettivo: Capire l importanza della netiquette (Galateo della Rete) La posta elettronica è il servizio Internet più utilizzato e quindi è fondamentale il rispetto delle risorse e degli utenti. Esiste un insieme di regole che aiutano in questo: Sicurezza: La posta elettronica può essere intercettata con sistemi fraudolenti ed illegali. Per questa ragione non è consigliabile mandare in chiaro informazioni riservate. Esistono sistemi di crittografia che consentono un elevato grado di riservatezza (Programma PGP Pretty Good Privacy) Scrivi in minuscolo: Scrivere in MAIUSCOLO equivale a gridare. Per sottolineare un concetto si usano gli asterischi (es. *esattamente*). Evitare di usare lettere accentate perché se il nostro interlocutore ha un sistema impostato in altro linguaggio non riuscirà a leggere correttamente. Si usa invece l apostrofo (es. cosi ) L oggetto (Subject): Nelle e-mail va sempre indicato l oggetto cercando di sintetizzare in modo significativo il contenuto del messaggio. Limitare la lunghezza del messaggio: In particolare quando si risponde (Reply) ad un messaggio è buona norma lasciare solo le parti del messaggio originale rilevanti nella risposta. Limitare la larghezza a 65 caratteri e, se possibile, la lunghezza a 100 righe. Gli smiley [faccine ;-) :-) =:) ]: Quando si fanno battute è bene associare uno smiley per evitare che vengano equivocate Controllare l ortografia: Correggere gli errori di ortografia Firmare sempre il messaggio: La firma (o signature) dovrebbe riportare informazioni rilevanti del mittente quali Nome,Cognome, indirizzo, telefono, fax, e-mail.
ECDL 7.4.2.1 La sicurezza Obiettivo: Essere consapevoli della possibilità di ricevere messaggi non richiesti (Spam = immondizia) Il mezzo primario di diffusione dei virus è la posta elettronica. Per proteggerti segui pertanto questi suggerimenti. Elimina subito messaggi con allegati con doppia estensione (spiegazione) Diffida se ricevi un allegato con estensione.exe Fai attenzione anche agli allegati inattesi ricevuti anche da utenti fidati. Se il mittente è infetto il virus potrebbe essere stato spedito a sua insaputa Se ricevi un messaggio allarmistico che racconta di nuovi virus scoperti e ti invita a spedire tale informazione a tutti i tuoi conoscenti (catene di S. Antonio) evita di farlo. E un falso messaggio che crea un sacco di traffico inutile sulla rete e ti fa solo perdere tempo
ECDL 7.4.2.2 Gli allegati e i virus Obiettivo: Essere consapevoli della possibilità di infettare il computer con virus aprendo messaggi con allegati Un virus come detto può essere trasmesso per posta elettronica attraverso un allegato al messaggio. IMPORTANTE: Non è, di norma, sufficiente ricevere un virus via posta per infettare il proprio computer e non è sufficiente, di norma, nemmeno leggere il messaggio che contiene l allegato pericoloso. Per infettarsi bisogna eseguire il file allegato. Va segnalato tuttavia che alcuni bachi di sicurezza dei sistemi di posta, possono in qualche caso far eseguire questa operazione automaticamente al software con cui gestiamo la posta.. E importante capire che è facile falsificare la propria identità quando si spedisce un messaggio di posta. Le persone che inviano virus lo sano molto bene e falsificano la propria identità per cui fare molta attenzione a messaggi con allegati ricevuti da persone sconosciute. La vera difesa è comunque quella di utilizzare un buon antivirus e di tenerlo aggiornato. Lui si occuperà di monitorare qualsiasi attività sospetta e di bloccarla.
ECDL 7.4.2.3 La firma digitale (1) Obiettivo: Sapere cosa è la Firma Digitale Via e-mail si possono dunque inviare documenti informatici. Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti e/o dati giuridicamente rilevanti. La legge n.59 del 1997 - articolo 15 stabilisce che "gli atti, dati e documenti, formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge". Il DPR 445 del 28 dicembre 2000 ha fissato i requisiti che il documento informatico inteso come"la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti" deve rispettare per avere pieno valore legale. In particolare il documento informatico deve garantire: Riservatezza: I documenti devono essere accessibili solo a mittente e destinatario Integrità: I documenti non devono subire alterazioni durante lo scambio Autenticità: I documenti debbono provenire effettivamente dal mittente Non ripudiabilità: Chi trasmette/riceve non deve poter negare di aver trasmesso/ricevuto Per realizzare ciò i documenti vengono crittografati con un sistema a chiave pubblica (accessibile presso un pubblico registro) ed a chiave privata (disponibile solo al titolare).
ECDL 7.4.2.3 La firma digitale (2) Obiettivo: Sapere cosa è la Firma Digitale Si userà la chiave privata per firmare le proprie e-mail mentre chi ci vuole scrivere essendo certo che leggeremo il testo solo noi, userà la chiave pubblica per crittografare la e-mail. Se si firma una e-mail con la propria chiave privata il testo resta in chiaro ma se fosse anche modificato un solo carattere durante la consegna, il ricevente, attraverso il suo software di posta, riceverà un avviso che il testo è stato alterato e che quindi non è autentico. I software di posta elettronica più diffusi (Outlook Express, Outlook, Eudora) hanno integrate le funzioni di verifica della firma digitale. Va precisato che la firma digitale viene rilasciata da una Certification Authority (per l italia è il CNIPA) che garantisce l identità del soggetto mediante riconoscimento diretto. Le firme digitali si debbono acquistare presso una CA. La firma digitale, rispondendo ai requisiti di legge, ha quindi pieno valore legale come la firma autografa
ECDL 7.4.3.1 I programmi di Posta (1) Obiettivo: Aprire e chiudere un programma per Posta Elettronica Per il corso useremo Outlook Express fornito di default nei sistemi Windows. Per aprire il programma usare il menu Start->Programmi->Outlook Express Prima di iniziare è necessario configurare la propria casella di posta. Scegliamo dal menu Strumenti la voce Account. Viene aperta la finestra di dialogo Account Internet dove selezioniamo la scheda Posta Elettronica. Clicchiamo sul pulsante Aggiungi->Posta Elettronica Parte una creazione guidata che chiede di inserire alcuni dati quali: Nome visualizzato L indirizzo di posta elettronica Il Server di posta in arrivo e posta in uscita Il nome utente e la password
ECDL 7.4.3.1 I programmi di Posta (2) Obiettivo: Aprire e chiudere un programma per Posta Elettronica 1 2 L interfaccia di Outlook Express è composta da: 1. Barra dei menu 2. Barra degli strumenti 3. Riquadro cartelle 4. Elenco messaggi cartella selezionata 5. Contatti della rubrica 6. Riquadro anteprima messaggio selezionato Con Outlook puoi gestire diverse caselle di posta. Con il pulsante Invia/Ricevi, in questo caso si scegli quale scaricare. Per chiudere usare il pulsante di chiusura o Esci dal menu File (o ALT+F4) 3 5 6 4
ECDL 7.4.3.2 Outlook è multi utente Obiettivo: Aprire la casella di posta di un utente specifico Outlook express non solo può gestire diverse caselle di posta di un utente ma può essere usato separatamente da più utenti mediante le Identità (eventualmente protette da password). L identità corrente è mostrata nella parte alta della finestra. Per cambiare identità scegliere il comando Cambia identità dal menu File. Nella finestra successiva scegliere l identità con cui si vuole lavorare e premere OK. Si possono creare nuove identità dalla voce Identità->Gestione identità del menu File
ECDL 7.4.3.3 Aprire i messaggi (1) Obiettivo: Aprire uno o più messaggi I messaggi possono essere archiviati nelle varie cartelle e visualizzati selezionando la cartella. Le cartelle principali sono le seguenti: Posta in arrivo (messaggi ricevuti) Posta inviata (copia dei messaggi inviati) Posta in uscita (deposito temporaneo in cui vengono posti i messaggi in partenza prima della spedizione. Poi passano in Posta inviata) Posta eliminata (deposito temporaneo delle e-mail cancellate. Si possono recuperare fino a quando non vengono definitivamente cancellate) Bozze (deposito delle e-mail scritte ma non inviate) Quando selezioni una cartella nel riquadro a destra viene mostrato l elenco dei messaggi contenuti in quella cartella (viene visualizzato il mittente, l oggetto e data/ora di ricezione)
ECDL 7.4.3.3 Aprire i messaggi (2) Obiettivo: Aprire uno o più messaggi Se il messaggio non è stato ancora letto è indicato da una busta chiusa mentre se è già stato letto l icona è una busta aperta Un punto esclamativo rosso (a sinistra) indica che il messaggio ha una priorità alta mentre una freccia in basso blu indica una priorità bassa. Un fermaglio indica che il messaggio contiene allegati. Per aprire un messaggio occorre selezionare la cartella che lo contiene, selezionare il messaggio desiderato dall elenco e leggerlo nel riquadro di anteprima in basso. Se lo si desidera si può aprire il messaggio in un altra finestra facendo doppio click sul rigo del messaggio. Dopo averlo letto l icona della busta diventa aperta per segnalarti che il messaggio è stato appunto letto. Puoi aprire anche più messaggi insieme selezionando più messaggi con SHIFT, click tasto destro del mouse e selezionando il comando apri. Se i messaggi da aprire non sono contigui si tiene premuto il tasto CTRL per selezionarli uno alla volta CTRL - Control SHIFT - Maiuscolo
ECDL 7.4.3.4/5 Gestione Finestre Obiettivo: Spostarsi fra messaggi aperti Quando lavori con più messaggi si può passare dall uno all altro in uno dei seguenti modi: Usare la barra della attività di windows (taskbar). Viene creato un pulsante per ogni messaggio aperto Usare la scorciatoia da tastiera ALT+TAB e scegliere il messaggio I messaggi vengono dati per letti dopo che sono stati visualizzati in anteprima per x secondi. Dal menu strumenti- >Opzioni->Scheda lettura questo comportamento si può disabilitare o modificare. Per chiudere un messaggio utilizzare il pulsante di chiusura o il tasto ESC
ECDL 7.4.3.6 Usare l help in linea Obiettivo: Usare le funzioni di guida in linea (help = aiuto) In caso di difficoltà puoi ricorrere all aiuto delle funzioni di Help premendo il tasto F1 o scegliendo Sommario e indice nel menu?. Nella scheda Sommario gli argomenti sono elencati per funzioni. Ogni argomento (icona libro) si apre con doppio click. Per leggere un argomento selezionare la pagina. Con la scheda Cerca si può cercare nella guida singole parole (es: visualizzare allegato). Fra le pagine trovate click sull argomento di interesse. La scheda Indice, con un sistema simile, si può cercare un termine in un elenco alfabetico di parole chiave. 1 2 3
3 ECDL 7.4.4.1 Impostazioni di base (1) Obiettivo: Filtrare l elenco dei messaggi. Mostrare/Nascondere intestazioni colonne Se ti posizioni su una cartella vedi tutti i messaggi contenuti in quella cartella ma questo elenco può essere filtrato in vari modi per mezzo del menu Visualizza dove puoi: Mostrare tutti i messaggi Nascondere i messaggi già letti A questi filtri predefiniti se ne possono aggiungere altri personali usando il comando Definisci visualizzazioni. Dalla omonima finestra cliccare sul pulsante Nuova che apre una seconda finestra in cui si può definire la nuova regola di visualizzazione (vedi es. in figura) Si può anche modificare le colonne visualizzate nell elenco dei messaggi utilizzando il comando Colonne Nella finestra che si apre si possono selezionare quali colonne ed in che ordine, vuoi che appaiono nella lista delle e-mail (vedi figura 3)
ECDL 7.4.4.2 Impostazioni di base (2) Obiettivo: Mostrare e nascondere le barre degli strumenti Si possono mostrare o nascondere molte della parti dell interfaccia di Outlook: 2 6 7 1. Contatti 2. Barra delle cartelle 3. Elenco cartelle 4. Barra di Outlook 5. Barra di stato 3 6. Barra degli strumenti 7. Barra delle visualizzazioni 8. Anteprima messaggi Per mostrare/nascondere selezionare il comando Layout dal menu Visualizza e nella finestra che viene aperta seleziona gli elementi desiderati 4 5 1 8
ECDL 7.5.1.1/2 Leggere un messaggio (1) Obiettivo: Marcare/Smarcare un messaggio di posta Qualsiasi messaggio può essere marcato per avere un riferimento futuro (ad es. messaggi importanti). Fai click sulla colonna del contrassegno in corrispondenza del rigo del messaggio da contrassegnare (vedi figura). Appare un simbolo di una bandierina rossa. Ripetendo la manovra il contrassegno viene rimosso. Un messaggio già letto può essere contrassegnato come non letto e viceversa. Selezionare il messaggio con il tasto destro del mouse e scegliere dal menu Segna come già letto oppure Segna come da leggere.
ECDL 7.5.1.3 Leggere un messaggio (2) Obiettivo: Aprire e salvare un allegato sul disco rigido. Se un messaggio contiene degli allegati vi sono diversi modi in cui questi possono essere salvati sul disco rigido del proprio PC. Se il messaggio è visualizzato nel riquadro di anteprima fare click sull icona fermacarte e dal menu scegliere il comando salva allegati Viene aperta una finestra di dialogo che riporta l elenco dei file allegati al messaggio. Si possono selezionare singolarmente oppure tutti. Per decidere in che posizione salvare gli allegati si usa il pulsante Sfoglia che apre una ulteriore finestra in cui si può scegliere visivamente la cartella in cui salvare il/i file.
ECDL 7.5.1.3 Leggere un messaggio (3) Obiettivo: Aprire e salvare un allegato sul disco rigido. Se il messaggio è invece aperto in finestra si può procedere in due modi: Utilizzare il comando Salva allegati dal menu File Oppure facendo click destro su uno dei file presenti nella casella Allega e selezionando la voce Salva tutto In entrambi i casi viene aperta la finestra già vista in cui si può selezionare la cartella in cui salvare gli allegati. Con la seconda manovra si può scegliere di salvare anche un singolo allegato nell ipotesi che la e-mail ne abbia più di uno. E sufficiente selezionare il comando Salva con nome
ECDL 7.5.2.1 Rispondere ad un messaggio (1) Obiettivo: Usare le funzioni Rispondi e Rispondi a tutti Quando ricevi un messaggio può essere necessario rispondere. Vi sono tre possibili modalità di risposta evidenziate dai pulsanti in figura. Per rispondere ad un messaggio selezioniamolo dall elenco in modo da visualizzarlo in anteprima. Successivamente: 1. Click sul pulsante Rispondi al mittente 2. Viene aperta una finestra di dialogo Nuovo messaggio in cui la casella A: e la casella Oggetto sono già compilate 3. Scrivi il testo della risposta e premi il pulsante Invia Con queste operazioni il messaggio di risposta verrà spedito solo al mittente. 2 3 1
ECDL 7.5.2.1/2 Rispondere ad un messaggio (2) Obiettivo: Usare le funzioni Rispondi e Rispondi a tutti Se vuoi che la risposta venga spedita a tutti i destinatari del messaggio originale premi il pulsante Rispondi a tutti E da sottolineare che in entrambi i casi nell are del messaggio viene riportato per intero il testo della e-mail a cui si risponde. Questo accade perché Outlook è configurato di default per eseguire questa operazione. Se si vuole disabilitarla: Scegli dal menu Strumenti la voce Opzioni Seleziona la scheda Invio e disabilita la casella Includi messaggio nelle risposte Per inviare un messaggio usare in alternativa: Il pulsante Invia Menu File->Invia Messaggio Menu File->Invia in seguito 3 2 1
ECDL 7.5.3.1 Creare un nuovo messaggio Obiettivo: Creare un nuovo messaggio Un messaggio di posta elettronica è un testo che viene inviato dal mittente ad uno o più destinatari Per creare un nuovo messaggio puoi: Fare click su questo pulsante Usare il menu File->Nuovo ->Messaggio di posta Nella finestra Nuovo messaggio si possono inserire diverse informazioni quali: Indirizzo destinatario (casella A: ) Indirizzi eventuali destinatari per conoscenza (Cc) o copia nascosta (Ccn) Oggetto del messaggio Testo del messaggio Se gestisci più account di posta scegli con quale inviare nella casella DA: Quando sei pronto per inviare click sul pulsante Invia, se invece desideri completare il messaggio in seguito scegli menu File->Salva (Cartella Bozze)
ECDL 7.5.3.2 Il campo Destinatario Obiettivo: Inserire un indirizzo nel campo Destinatario L indirizzo del destinatario va inserito nella casella A:. L indirizzo è formato da due parti: il nome utente e il dominio che sono separate dalla @ (pronuncia AT = Presso) Si possono inserire più indirizzi separati da virgola o punto e virgola In alternativa all inserimento manuale si può usare la rubrica facendo click sul pulsante di Rubrica. Viene richiamata la rubrica con l elenco di tutti gli indirizzi presenti. Seleziona in questa finestra il destinatario dall elenco dei destinatari (a sinistra) e click sul pulsante A: -> per inserirlo nella apposita casella. Ripeti questo passaggio per ogni destinatario a cui vuoi spedire il messaggio.
ECDL 7.5.3.3/4 Copie conoscenza -Oggetto Obiettivo: Inviare copie per conoscenza e copie nascoste Per inviare un messaggio per conoscenza puoi: Digitare l indirizzo nella casella Cc: Utilizzare la Rubrica cliccando sul pulsante omonimo Per inviare una Copia per Conoscenza nascosta (netiquette) usare il campo Ccn:. Nel caso questa casella non sia visibile seleziona menu Visualizza->Tutte le intestazioni. Anche in questo caso si può utilizzare la Rubrica come già visto per gli altri campi. Nella casella oggetto: inserisci il titolo del messaggio. Secondo le regole della netiquette tale titolo deve essere breve e conciso e fornire una descrizione dell argomento trattato nel messaggio. Questo campo appare nella omonima colonna dei messaggi ricevuti ed aiuta i destinatari ad individuare a colpo d occhio l argomento.
ECDL 7.5.3.5 Controllo ortografico Obiettivo: Usare il controllo ortografico per correggere errori Il testo della e-mail si può correggere tramite il controllo ortografico. Per utilizzarlo puoi usare: Dal menu Strumenti->Controllo ortografia oppure tasto F7 Il pulsante controllo ortografia Nel caso nel testo ci siano errori viene visualizzata una finestra di dialogo nella quale viene mostrato il termine sbagliato (casella Non nel dizionario:). Viene anche proposta la correzione (casella Cambia in:) e vengono elencati altri termini di possibili alternative (casella Suggerimenti:). Se non vuoi apportare modifiche perché il termine è corretto click sul pulsante Ignora. Usando invece il pulsante Ignora tutto eventuali ulteriore occorrenze del termine verranno ignorate. Se vuoi sostituire il termine, scegli il sostituto dall elenco e click su Cambia. Cambia tutto invece sostituirà tutte le occorrenze della parola in tutto il testo del messaggio. Se il termine è esatto ma non fa parte del dizionario lo puoi aggiungere con il pulsante Aggiungi.
ECDL 7.5.3.6 Allegare un file al messaggio Obiettivo: Allegare un file al messaggio In ogni messaggio puoi allegare uno o più file di qualsiasi tipo (netiquette). Puoi farlo utilizzando: Il menu Inserisci->Allegato Il pulsante Allega della barra strumenti Si apre una finestra di dialogo attraverso la quale si può selezionare il/i file da allegare. Una volta individuato/i, selezionalo/i e fai click sul pulsante Allega. Nell intestazione del messaggio compare una nuova riga con elencato/i i file che hai allegato. Ora spedendo la e-mail verranno inviati anche i file allegati.
ECDL 7.5.3.7 Priorità dei messaggi Obiettivo: Inviare un messaggio con Alta/Bassa priorità Secondo l importanza del messaggio, si può impostare la priorità. Di default a tutti i messaggi viene assegnata la Priorità normale. Per impostare la priorità si può utilizzare alternativamente: Menu messaggio->imposta priorità Pulsante priorità nella barra degli strumenti Dopo aver impostato la priorità appare nella intestazione del messaggio: Una icona punto esclamativo rosso per i messaggi con priorità alta Una icona freccia verso il basso blu per i messaggi con priorità bassa
ECDL 7.5.3.8 Liste di distribuzione Obiettivo: Inviare un messaggio usando una lista di distribuzione Puoi inviare un messaggio ad una lista di distribuzione. La lista di distribuzione è costituita da un elenco di contatti raggruppati in un unica voce nella rubrica (vedremo più avanti come crearle). Per inviare un messaggio ad una lista di distribuzione si usa la stessa procedura vista per i messaggi normali con la differenza che nella rubrica, anziché singoli contatti, selezioneremo il nome di un gruppo o lista di distribuzione. Il messaggio inviato ad una lista di distribuzione verrà inviato contemporaneamente a tutti i membri del gruppo. Puoi riconoscere una lista di distribuzione da un contatto singolo dall icona e dalla scritta in grassetto.
ECDL 7.5.3.9 Inoltro di messaggi Obiettivo: Inoltrare un messaggio Se ritieni che un messaggio che hai ricevuto possa essere interessante per un collega puoi inoltrarglielo. Inoltrare un messaggio significa inviare una copia del messaggio ad un altro destinatario invece di riscriverlo oppure stamparlo per farlo vedere all interessato. Puoi inoltrare un messaggio a più persone. Puoi usare sia il campo A: che i campi Cc: o Ccn: a seconda della necessità. E bene essere prudenti e rispettosi quando inoltri informazioni confidenziali. I messaggi inoltrati sono simili alle risposte perché il messaggio originale viene riportato in fondo alla e- mail. Nella parte alta è opportuno far precedere un proprio testo di accompagnamento all inoltro. Per inoltrare un messaggio puoi usare il pulsante Inoltra oppure click destro sul messaggio e seleziona Inoltra dal menu. Puoi anche inoltrare il messaggio come allegato selezionando la voce Inoltra come allegato Un messaggio inoltrato è riconoscibile perché l oggetto è preceduto da Fw: (Forward = inoltrato).
ECDL 7.5.4.1 Copiare e Spostare testo (1) CTRL + Obiettivo: Copiare e spostare del testo in un messaggio o tra messaggi X C V Il testo di un messaggio può essere modificato come se si stesse lavorando con Word. Possono essere quindi usate le funzioni di Copia, Taglia e incolla all interno dello stesso messaggio o tra messaggi differenti (clipboard). Le stesse funzioni possono essere usate per copiare parti di testo da altri programmi. Per copiare del testo da un messaggio all altro o in altro punto dello stesso messaggio: Seleziona il testo da copiare e click sul pulsante Copia oppure click destro e scegli Copia dal menu contestuale (CTRL+C). Posizionati sul punto in cui incollare e click sul pulsante Incolla oppure click destro e scegli Incolla dal menu contestuale (CTRL+V). Per spostare del testo da un messaggio all altro o in altro punto dello stesso messaggio: Seleziona il testo da copiare e click sul pulsante Taglia oppure click destro e scegli Taglia dal menu contestuale (CTRL+X). Posizionati sul punto in cui incollare e click sul pulsante Incolla oppure click destro e scegli Incolla dal menu contestuale (CTRL+V).
ECDL 7.5.4.2 Copiare e Spostare testo (2) Obiettivo: Copiare e spostare del testo da altra fonte in un messaggio. Le operazioni di Copia e incolla possono essere eseguite anche sui testi contenuti in altre applicazioni (Es. Word, Excel, Notepad). Taglia Copia Incolla Per copiare/spostare del testo apri il documento dal quale vuoi copiare o tagliare del testo. Seleziona il testo da copiare o tagliare e scegli Copia (CTRL+C) o Taglia (CTRL+X) Torna sulla finestra del messaggio di Outlook Express e posiziona il cursore nel punto in cui vuoi incollare il testo Click sul pulsante incolla oppure usa la scorciatoia da tastiera CTRL+V
ECDL 7.5.4.3 Cancellare testo Obiettivo: Cancellare testo da un messaggio Per cancellare del testo da un messaggio si può procedere, dopo aver selezionato il testo, in uno dei seguenti modi: Premi il tasto Canc sulla tastiera Scegli menu Modifica->Taglia (CTRL+X) Se preferisci eliminare una lettera alla volta: posizionati appena prima dei caratteri da eliminare e premi Canc tante volte quanti sono i caratteri da eliminare; Posizionati appena dopo i caratteri da eliminare e premi il tasto Backspace tante volte quanti sono i caratteri da eliminare Se ti accorgi di aver compiuto un azione non voluta puoi rimediare selezionando il comando Annulla dal menu Modifica o click sull omonimo pulsante In alternativa puoi usare la scorciatoia da tastiera CTRL+Z Backsp Canc
ECDL 7.5.4.4 Cancellare un allegato Obiettivo: Cancellare un file allegato da un messaggio in uscita Se stai scrivendo un messaggio a cui hai allegato un file e poi cambi idea e lo vuoi rimuovere puoi in uno di questi modi: 131,064 Fai click con il tasto destro del mouse sull allegato e seleziona il comando Rimuovi dal menu contestuale; Seleziona l allegato dalla casella Allega: e premi Canc sulla tastiera. Ricorda che non puoi rimuovere un allegato da un messaggio ricevuto così come non puoi modificarne il contenuto. Puoi solo procedere alla eliminazione del messaggio nella sua interezza.
ECDL 7.6.1.1 Gestire i messaggi Obiettivo: Conoscere le tecniche per gestire efficacemente i messaggi La Posta Elettronica è uno dei servizi Internet oggi più utilizzato. Per tale ragione la tua casella si riempirà molto presto di messaggi. Mano a mano che aumenta la quantità ti apparirà sempre più evidente la necessità di imparare a organizzarli per poterli gestire al meglio. Outlook Express facilita tale compito mettendo a disposizione diverse funzionalità fra cui: Creare cartelle e sottocartelle in cui spostare i messaggi per un più facile reperimento (classificazione) Eliminare i messaggi inutili per risparmiare spazio su disco Usare ed organizzare la rubrica per avere una gestione ordinata dei contatti
1 ECDL 7.6.2.1 Gestire la rubrica (1) 2 Obiettivo: Creare un nuovo indirizzario o lista di distribuzione La Rubrica è un archivio nel quale inserisci i tuoi contatti e-mail. Per aprirla fai click sull apposito pulsante oppure usa il menu Strumenti->Rubrica Si apre la finestra della Rubrica che è divisa in due parti. A sinistra le Cartelle ed i Gruppi, a destra i contatti inseriti nella cartella selezionata. Per aggiungere un nuovo Contatto click sul pulsante Nuovo e scegli Nuovo contatto. Si apre una finestra di dialogo organizzata a schede. Attraverso questa scheda si possono memorizzare moltissime informazioni sul contatto fra le quali le essenziali si trovano nella scheda Nome (Nome, Cognome, Indirizzi e-mail) ma anche quelle relative ai dati di residenza (scheda Abitazione), di lavoro (scheda Ufficio) o personali (scheda Personale) 3 Se ciò non fosse sufficiente, nella scheda Altro puoi inserire ulteriori dati di altro genere. Una volta inseriti i dati click sul pulsante Ok 4
ECDL 7.6.2.1 Gestire la rubrica (2) Obiettivo: Creare un nuovo indirizzario o lista di distribuzione Trascina e rilascia Se vuoi spostare un contatto basta selezionarlo e trascinarlo nella cartella desiderata a sinistra. Puoi anche raggruppare un qualsiasi numero di contatti all interno di una lista di distribuzione in modo tale che selezionando la lista come destinatario ogni messaggio venga inviato a tutti i membri del gruppo. Per fare una lista di distribuzione procedi così: Click sul pulsante Nuovo e scegli Nuovo gruppo Si apre la finestra di dialogo in figura dove diamo un nome al Gruppo (es. Amici). Click sul pulsante Seleziona per aggiungere i membri del Gruppo In questa finestra, nell area di sinistra, scegli i contatti che faranno parte del gruppo quindi click sul pulsante seleziona per trasferirli nell area Membri di sn. Click su Ok due volte per chiudere le due finestre e salvare. Ricorda: l icona del gruppo è diversa dai contatti
ECDL 7.6.2.2 Gestire la rubrica (3) Obiettivo: Aggiungere un indirizzo all elenco di distribuzione Se si presenta la necessità, in ogni momento puoi aggiungere un contatto ad un gruppo della rubrica. Procedi così: Apri la rubrica dal pulsante Rubrica Dall elenco dei Contatti seleziona il nome del gruppo e aprilo con doppio click oppure con click destro scegliendo la voce Proprietà. Si apre la finestra di dialogo proprietà del Gruppo. Fai click su pulsante Seleziona per aprire la finestra di dialogo Seleziona i membri del Gruppo Nell area di sinistra scegli il nome o i nomi dei contatti che desideri aggiungere al gruppo Click sul pulsante seleziona per trasferirli nell area Membri di sinistra Quando hai terminato click sul pulsante Ok nella prima e nella seconda finestra sottostante per salvare i dati aggiornati.
ECDL 7.6.2.3 Gestire la rubrica (4) Obiettivo: Cancellare un indirizzo dall elenco di distribuzione Come puoi aver bisogno di aggiungere un contatto ad un gruppo puoi avere la necessità di eliminarlo. La procedura è simile: Apri la rubrica dal pulsante Rubrica Dall elenco dei Contatti seleziona il nome del gruppo e aprilo con doppio click oppure con click destro scegliendo la voce Proprietà. Si apre la finestra di dialogo proprietà del Gruppo. Fai click su pulsante Seleziona per aprire la finestra di dialogo Seleziona i membri del Gruppo Dall elenco dei Membri di sinistra seleziona il contatto da eliminare e premi CANC sulla tastiera. In alternativa click destro e seleziona la voce Rimuovi Quando hai terminato click sul pulsante Ok nella prima e nella seconda finestra sottostante per salvare i dati aggiornati.
ECDL 7.6.2.3 Gestire la rubrica (5) Obiettivo: Eliminare un contatto dalla Rubrica Eliminare un contatto da un Gruppo non significa eliminare il contatto dalla rubrica ma solo eliminare l associazione al gruppo. Per eliminare definitivamente e realmente un contatto dalla rubrica puoi operare in diversi modi: Seleziona il contatto da eliminare Scegli Elimina dal menu Fileoppure Premi il tasto CANC sulla tastieraoppure Click destro del mouse sul contatto da eliminare e scegli la voce Elimina dal menu contestuale In tutti i casi ti viene chiesto di confermare l eliminazione. Click sul pulsante Si per completare l operazione oppure No se hai cambiato idea.
ECDL 7.6.2.4 Gestire la rubrica (6) Obiettivo: Aggiornare la rubrica con la Posta in arrivo Esiste anche un modo più rapido per aggiornare la Rubrica dei contatti. Si può fare in modo che i contatti ai quali rispondiamo vengano aggiunti automaticamente alla Rubrica. Per impostare Outlook in modo appropriato: Apriamo la finestra di dialogo Opzioni selezionando dal menu Strumenti la voce Opzioni Selezioniamo la scheda Invio e verifichiamo che sia selezionata la voce Aggiungi automaticamente i destinatari delle risposte alla Rubrica Puoi anche aggiungere manualmente un mittente di una e-mail ricevuta alla rubrica. Click con il tasto destro sul messaggio e seleziona la voce Aggiungi il mittente alla Rubrica. Questi metodi automatici aggiungono alla rubrica solo l indirizzo e il Nome e Cognome del contatto. Puoi però completare tu a mano le informazioni facendo doppio click sul contatto e completandolo con le informazioni necessarie.
ECDL 7.6.3.1 Cercare un messaggio Obiettivo: Cercare un messaggio per mittente, oggetto, contenuto Quando hai tanti messaggi avrai la necessità di trovarne uno in particolare. Per cercare un messaggio puoi avviare una ricerca seguendo una delle procedure che seguono: Click sul pulsante Trova nella barra degli strumenti e seleziona la voce Messaggio. In alternativa puoi usare il menu Modifica selezionando la voce Trova messaggio (scorciatoia Ctrl+Maiusc+F) Si apre la finestra di dialogo Trova messaggio attraverso la quale si possono inserire i criteri di ricerca: Da: -> Il mittente che ha spedito il messaggio A: -> Il destinatario a cui hai spedito il messaggio Oggetto: -> Inserisci una o più parole che sai essere contenute nell oggetto Messaggio: Se ricordi alcune parole del testo del messaggio inseriscile qui Le caselle Ricevuto prima del: e Ricevuto dopo il: ti permettono di cercare per data. Per selezionare la cartella in cui cercare usa il pulsante Sfoglia. Dalla finestra che si apre scegli la cartella in cui cercare. Premi il pulsante Trova per iniziare la ricerca. Outlook mostrerà l elenco dei messaggi corrispondenti ai criteri di ricerca impostati.
ECDL 7.6.3.2 Creare una nuova cartella Obiettivo: Creare una nuova cartella di Posta In Outlook Express si possono creare cartelle per poi spostarvi o copiare messaggi al fine di averli ben organizzati. Per creare una cartella seleziona la cartella all interno della quale la vuoi creare (ad es. Posta in arrivo) e poi procedi come segue: Menu File->Nuovo->Cartella oppure Click destro e seleziona Nuova cartella dal menu contestuale Si apre la finestra di dialogo Creazione nuova cartella Nella casella Nome cartella: inserisci il nome che desideri attribuire alla cartella che stai creando Nell area Crea come sottocartella di: puoi variare la cartella all interno della quale la vuoi creare (ti viene proposta quella selezionata al momento dell avvio dell operazione). E sufficiente selezionarla con il mouse. Click sul pulsante Ok per terminare la procedura di creazione.
ECDL 7.6.3.3 Spostare i messaggi Obiettivo: Spostare i messaggi in una nuova cartella Ogni messaggio può essere spostato in una cartella mediante trascinamento dall area messaggi sulla cartella di destinazione. In alternativa click destro sul messaggio scegliere il comando Sposta nella cartella dal menu contestuale. Si apre la finestra di dialogo Sposta. Su questa finestra seleziona la cartella di destinazione e click sul pulsante Ok per confermare.
1 2 ECDL 7.6.3.4 Ordinare i messaggi Obiettivo: Ordinare i messaggi per nome e per data Quando ricevi dei messaggi questi vengono aggiunti all elenco dei messaggi presenti nella cartella Posta in arrivo. I messaggi possono essere ordinati facendo click sulle intestazioni di colonna. 3 In base alla colonna sulla quale hai fatto click, i messaggi saranno ordinati in ordine crescente o decrescente. Questo ordine può essere alfabetico, di tempo, di maggioranza/minoranza (secondo il tipo di dato) Per capire come sono ordinati i messaggi è necessario controllare l intestazione delle colonne. Se c è una freccia rivolta verso il basso i messaggi sono ordinati in modo crescente se la freccia e rivolta verso l alto i messaggi sono viceversa ordinati in modo decrescente. Per ordinare i messaggi dunque si può: 1. Fare click sulla intestazione di colonnaoppure 2. Fare click destro del mouse sulla intestazione di colonna e selezionare Ordine decrescente o Ordine crescenteoppure 3. Utilizzare il menu visualizza->ordina per e selezionare la colonna da ordinare ed il tipo di ordinamento (Poco efficiente: sono necessarie due manovre distinte)
ECDL 7.6.3.5/6/7 Cancellare un messaggio Obiettivo: Cancellare un messaggio Se vuoi eliminare un messaggio perché non è di tuo interesse (ad es. SPAM) puoi procedere in diversi modi: Selezionalo dalla lista e premi CANC sulla tastiera Selezionalo dalla lista e quindi premi il pulsante Elimina dalla barra degli strumenti Selezionalo e trascinalo, tenendo premuto il pulsante del mouse, sulla cartella Posta Eliminata Tutte le tre manovre portano allo stesso risultato: I messaggi vengono spostati nella Cartella Posta Eliminata. Se cambi idea puoi recuperarli da tale cartella. Per Eliminarli definitivamente puoi fare click destro sulla cartella Posta Eliminata e scegli Svuota cartella Posta eliminata In realtà esiste una comoda via per fare in modo che quando chiudi Outlook svuoti questa cartella automaticamente: Apri la finestra di dialogo Opzioni dal menu Strumenti Seleziona la scheda Manutenzione Seleziona la casella Svuota la cartella Posta eliminata all uscita e click su Ok per confermare.
Nota: Usare il pulsante Stampa non consente alcuna impostazione ECDL 7.6.4.1/2 Stampare Obiettivo: Stampare i messaggi Outlook Express non prevede l anteprima di stampa Per visualizzare le opzioni di stampa di un messaggio, aprilo e seleziona Stampa dal menu File della finestra. Le impostazioni presenti in questa pagina riguardano: 1. La scelta della stampante su cui stampare. La stampante che ha un segno di spunta (v) è la stampante predefinita. E cioè la stampante selezionata di default. Puoi cambiarla facendo click sull icona di un altra stampante (ad esempio un stampante di rete) 2. Quali pagine stampare (oppure la selezione di una parte del testo). Puoi indicare, ad esempio, di stampare solo la prima pagina o solo la terza (sempreché il testo della e-mail sia lunga almeno tre pagine) 3. Il numero di copie da stampare. In questa casella trovi anche la casella di controllo fascicola per stampare ogni copia per intero anziché prima tutte le pagine 1 poi le 2 etc. 4. Se non disponi di stampante puoi stampare su file selezionando la casella Stampa su file. Quando hai finito le impostazioni click sul pulsante Stampa