Strategie e obiettivi 2004 Aggiornamento al 31 dicembre 2004 1
Titolo Strategie e obiettivi 2004: aggiornamento al 2004-12-31 Versione 5.1 Data 2005-02-09 Responsabilità MdG, GG, RB, MGP, FDT, IM, LB Settore Servizi di Area Area di interesse Biblioteca di Ateneo Abstract Definizione delle strategie e degli obiettivi della Biblioteca di Ateneo per l anno 2004 Rivisto da MdG Approvato da MdG 2
Status del documento Ver. Data Modifiche 0.1 03-11-25 Nuovo documento / MdG 0.2 04-02-24 Rielaborazione e adattamento in conformità alla circolare 14 del 12 febbraio 2004 a firma Direttore Amministrativo 0.3 04-03-05 Inserimento obiettivi FO / FDT 0.4 04-03-05 Inserimento parti su back office / GG, MGP 0.5 04-03-05 Rifacimento premessa, revisione e integrazioni / MdG 0.6 04-03-08 Inserimento ejournals e innovazione tecnologica / MdG 0.7 04-03-10 Inserimento obiettivi Medicina /KL 0.8 04-03-10 Revisione obiettivi comunicazione, formazione e sviluppo / IM 1.0 04-03-14 Revisione finale prima delle riunioni con lo staff 1.1 04-03-16 Integrazioni al punto 1.2, a seguito di 1. riunione con lo staff / IM, MGP e GG 2.0 04-06-04 MGP (in blu): stato di avanzamento obiettivi al 14.06.03 per CdB 2.1 04-06-04 FDT (in arancione) : stato di avanzamento obiettivi al 14.06.03 per CdB 2.2 04-06-07 LB (in verde): stato avanzamento obiettivi al 14.06.2004 per CdB 2.3 04-06-07 KL (in rosso): stato avanzamento obiettivi al 14.06.2004 per CdB 2.4 04-06-08 RB (in viola) : stato avanzamento obiettivi al 14.06.2004 per CdB 2.5 04-06-08 GG (in marrone) : stato avanzamento obiettivi al 14.06.2004 per CdB 2.6 04-06-08 IM (in rosa): stato avanzamento obiettivi al 14.06.2004 per CdB 3.0 04-06-09 Revisione generale / MdG 4.0 05-01-14 FDT (in arancione) : relazione su obiettivi al 31.12.2004 4.1 05-01-18 RB (in verde) : relazione su obiettivi al 31.12.2004 4.2 05-01-19 MGP (in blu): inserito dato sui volumi rilegati da BIBU2 4.3 05-01-19 MdG: colorato l indice iniziale 4.4 05-01-19 IM (in fucsia): relazione su obiettivi al 31.12.2004 4.5 05-01-20 LB (prugna): relazione su obiettivi al 31.12.2004 4.6 05-01-31 GG (marrone): relazione su obiettivi al 31.12.2004 (da completare con dati numerici) 4.7 05-02-07 MGP (in blu) inseriti dati U2 5.1 05-02-09 Revisione finale MdG e trasformazione in ser050209.pdf 3
Sommario Premessa... 4 Gli obiettivi 2004... 6 Classificazione delle aree di intervento, degli obiettivi e delle azioni conseguenti... 7 Schede analitiche... 10 Premessa La Biblioteca di Ateneo dell Università degli Studi di Milano Bicocca dal punto di vista organizzativo e gestionale è una struttura centralizzata, articolata in tre sedi fisicamente distinte (Centrale, Scienze, Medicina). L articolazione della biblioteca e i suoi organi di governo sono descritti dall art. 19 del nuovo Statuto dell Università. Il Regolamento attualmente in vigore risale al 1999 ed è in via di ridefinizione a seguito dell approvazione del nuovo Statuto. Dal punto di vista gestionale è fuor di dubbio che una struttura i cui processi siano stati ben definiti e valutati, le cui procedure siano state standardizzate ed ottimizzate, in altre parole una struttura organizzata, possa offrire servizi di qualità rispondenti alle esigenze degli utenti. Nell organigramma generale dell Università la Biblioteca di Ateneo è definita come area dell Amministrazione Centrale. Tuttavia, in considerazione della sua particolare connotazione come struttura di servizio, a differenza delle altre aree dell Amministrazione Centrale, è dotata di un organismo consultivo di indirizzo e programmazione composto dalle rappresentanze dell intera popolazione accademica (docenti, studenti e personale tecnico): il Consiglio di Biblioteca. Per le stesse ragioni, la Biblioteca di Ateneo è, dal punto di vista amministrativocontabile, un centro di spesa dotato di autonomia di ordinazione, e dispone di proprio budget gestito dalla Direzione della Biblioteca stessa secondo gli indirizzi individuati dal Consiglio di Biblioteca. Il modello organizzativo-gestionale cui si ispira la Biblioteca di Ateneo può essere definito misto, in quanto, accanto a un articolazione tipicamente gerarchico-funzionale, con la ripartizione in tre sedi fisiche (Centrale, Scienze, Medicina) in ciascuna delle quali sono erogati i tradizionali servizi di biblioteca (acquisizione, catalogazione, consultazione, prestito, fotocopie, informazioni bibliografiche e servizi interbibliotecari), è frequente il ricorso a modalità operative basate su un approccio più tipicamente per processi, con l individuazione di modalità più agili e trasversali (gruppi di lavoro, coordinamento di unità di personale funzionalmente afferenti a strutture diverse per la realizzazione di progetti ben definiti). Al momento attuale sono già operativi un gruppo di lavoro permanente (c.d. Gruppo di lavoro Aleph Bicocca, che si occupa della gestione e manutenzione del sistema di automazione bibliotecario in uso) e due gruppi di lavoro temporanei (c.d. Gruppo di lavoro guida alla biblioteca, che si sta occupando della progettazione, realizzazione e diffusione di una guida ai servizi della biblioteca in formato cartaceo, e il Gruppo di lavoro GIM Bicocca che partecipa al progetto nazionale di valutazione dei Sistemi Bibliotecari di Ateneo, cofinanziato dal MIUR). La modalità di lavoro per gruppi inter-settoriali, cui partecipano unità di personale delle tre sedi fisiche della biblioteca, è ritenuta particolarmente efficace per la realizzazione di progetti che investono l intera biblioteca. Attraverso tale modalità si rafforza inoltre il senso di appartenenza alla Biblioteca intesa come struttura organizzativa 4
unitaria, si sviluppano proficui scambi di esperienza e di condivisione delle conoscenze in senso trasversale e si individuano con più facilità competenze e attitudini individuali, a volte nascoste, in caso di strutture organizzate in senso più rigidamente gerarchico funzionale. In altre parole, attraverso la costituzione di gruppi di lavoro ad hoc, si ricerca una modalità di intervento maggiormente attenta ai processi (che sono evidentemente comuni, indipendentemente dalla ubicazione fisica di ciascuna sede della Biblioteca di Ateneo), così da individuare soluzioni per quanto possibile estensibili all intera Biblioteca. Per semplicità di lettura si riporta qui di seguito una rappresentazione grafica della Biblioteca di Ateneo dal punto di vista gestionale. Consiglio di Biblioteca GdL temporanei (es. GdL Guida alla biblioteca, GdL GIM) GdL permanenti (es. GdL Aleph) Biblioteca di Ateneo Direzione Servizi di area Ufficio Gestione Sistemi Informativi Ufficio Gestione Risorse Elettroniche Ufficio Formazione, Sviluppo e Coordinamento Progetti Servizio per l Automazione Bibliotecaria Servizi di Segreteria e Gestione amministrativocontabile Sede di Scienze Sede Centrale Sede di Medicina Servizi al pubblico Trattamento volumi e periodici Servizi al pubblico Trattamento volumi e periodici Servizi al pubblico Trattamento volumi e periodici Front Office Back Office Front Office Back Office Front Office Back Office Ufficio per i servizi al pubblico Ufficio trattamento volumi e periodici Ufficio Accoglienza e informazioni, gestione sale e prestito esterno Ufficio per i Servizi interbibliotecari, di informazione bibliografica e reference Ufficio Acquisti e Catalogazione Ufficio Indicizzazione e Manutenzione del Catalogo Ufficio per i servizi al pubblico Ufficio trattamento volumi e periodici 5
Gli obiettivi 2004 Il presente documento individua gli obiettivi dell Area Biblioteca di Ateneo per l anno 2004, in conformità a quanto richiesto dalla circolare n. 14 del 12 febbraio 2004 a firma Direttore Amministrativo. Accanto ad azioni volte all incremento della produttività collettiva, la cui valutazione può essere effettuata mediante output di tipo quantitativo, sono riportati anche progetti e attività la cui buona riuscita comporterà un miglioramento della qualità dei servizi erogati. Si riportano qui di seguito le aree di intervento ritenute strategiche e gli obiettivi analitici per l anno 2004 per la Biblioteca di Ateneo. Per ogni obiettivo sono definite in modo sintetico le azioni da intraprendere. Un apposita scheda, contraddistinta dal numero attribuito nell elenco sottostante, riporta la descrizione e i tempi di realizzazione previsti. Per ogni azione sono specificati i settori, gli uffici e le unità operative coinvolte. A volte, trattandosi di obiettivi comuni all intera area, saranno coinvolte nelle diverse azioni unità di personale funzionalmente dipendenti da settori e uffici diversi, mediante la costituzione di gruppi di lavoro permanenti o temporanei. In questi casi l azione è classificata come intersettoriale e sarà individuata la provenienza delle unità di personale interessate. Ogni attività di pianificazione non può non tener conto dei risultati conseguiti nel periodo precedente, in quanto spesso i processi di miglioramento sono il frutto di azioni intraprese in precedenza. Inoltre poiché non sempre i progetti intrapresi negli anni precedenti sono stati conclusi, sia per cause non previste sia perché nel corso del tempo possono aver rivelato la necessità di un loro ampliamento, si fornisce l indicazione circa l eventuale prosecuzione nell anno 2004 delle attività intraprese nel 2003. Per ogni obiettivo si forniscono infine i criteri e i metodi di valutazione dei risultati conseguiti. In fase di verifica intermedia saranno tenute presenti le condizioni di contesto e i fattori di criticità eventualmente sopravvenuti e al momento non prevedibili. Aggiornamento al 31 dicembre 2004: per facilità di lettura si evidenziano in verde gli obiettivi realizzati integralmente, in giallo quelli realizzati parzialmente e in rosso quelli non realizzati. Viene inoltre aggiunto il punto 9. Attività prioritarie svolte nel corso dell anno e non programmate tra gli Obiettivi 2004 relativo ad attività diverse che si sono presentate come necessarie nel corso dell anno e che sono state portate a compimento anche se non programmate. 6
Classificazione delle aree di intervento, degli obiettivi e delle azioni conseguenti 1. Comunicazione Comunicazione esterna comune alle tre sedi Guida alla Biblioteca Rifacimento sito Web Comunicazione esterna specifica per le tre sedi Sede Centrale Sede di Medicina Sede di Scienze 2. Formazione e sviluppo Ricerca-azione sugli studenti collaboratori a 150 ore Rilevazione di dati sulla collaborazione e sulla Biblioteca Analisi dei dati emersi e diffusione di un rapporto di ricerca Attivazione e promozione di interventi migliorativi Mantenimento degli standard di qualità raggiunti e supervisione formativa Formazione interna Analisi dei bisogni formativi e progettazione formativa Aggiornamento professionale Formazione esterna Corsi avanzati per il Personale Tecnico Amministrativo Corsi per studenti Corsi per docenti ed esterni Corsi nell ambito del progetto Scuola operatori sociali 3. Innovazione tecnologica Aggiornamento software di automazione Migrazione alla versione 16 di Aleph 500 Razionalizzazione dell infrastruttura informatica Catalogazione e innovazione Ottimizzazione utilizzo server Controllo degli accessi Studio di fattibilità per l introduzione di un nuovo servizio agli utenti; Sperimentazione e applicazione di nuove modalità di acquisizione e trattamento dei documenti Nuova modalità di gestione dei buoni d ordine in Aleph Integrazione delle procedure contabili (obiettivo abbandonato) Acquisti in EDI Approval Plan Acquisizione record da fornitori commerciali Ordini e contabilità dei periodici in Aleph 4. Collezioni Revisione/aggiornamento database E-Journal Recuperi catalografici 7
Fondi pregressi Consistenze dei periodici Prosecuzione recuperi in corso dal 2003 Catalogo informatizzato CESI Catalogazione e recupero dei periodici dell Ospedale San Gerardo Rilegatura annate dei periodici Centro di documentazione sul rumore aeroportuale Fondi speciali Archivio Benussi Videocassette Consorzio Nettuno Tesi di laurea 5. Misurazione e valutazione Misurazione Raccolta dati statistici prodotti dal sistema Raccolta dati sulla soddisfazione degli utenti Rilevazioni di tipo qualitativo Valutazione Calcolo di indicatori di prestazione Confronti su base temporale Confronti con standard nazionali e internazionali 6. Servizi di acquisizione e catalogazione (back office) 6.1. Mantenimento dei livelli di produttività raggiunti nel 2003 6.2. Aggiornamento e redazione protocolli catalografici 7. Servizi al pubblico (front office) Mantenimento degli standard di servizio al pubblico conseguiti nel 2003. Consultazione e prestito esterno Servizi Interbibliotecari Servizi di informazione bibliografica Gestione sale di lettura Doni e scambi pubblicazioni doppie Gestione spazi Controllo inventariale/topografico Ottimizzazione spazi a scaffale aperto e a magazzino Miglioramento gestione sala di lettura della Sede Centrale Mantenimento dell ordine in sala Attivazione di una postazione per il personale all interno della sala di lettura. Estensione del document delivery in ambito biomedico agli studenti laureati 8. Partecipazione a progetti e consorzi; convenzioni con altri enti Itale Seminario Itale GIM Essper Cilea Digital Library Convezione con Ospedale San Gerardo 8
9. Attività prioritarie svolte nel corso dell anno e non programmate tra gli Obiettivi 2004 Gara di appalto per recupero catalogazione Organizzazione ed espletamento della selezione pubblica per il reclutamento di 10 unità di personale di categoria C a tempo determinato (sei mesi) Trasferimento patrimonio bibliografico sezione matematica in U2 Realizzazione sala server e lavori di adeguamento uffici Biblioteca III piano edificio U6 Organizzazione ed espletamento concorso 5 posti di bibliotecario cat. C1 Aggiornamento anagrafica Aleph a seguito sostituzione badge studenti Adeguamento impianto elettrico della Biblioteca, allarmatura porte e predisposizione ascensore Sede Centrale Ricognizione beni inventariati Elaborazione di un progetto formativo per il PTA dell Ateneo finanziabile dal FSE 9
Schede analitiche Comunicazione Codice: 1.1 Titolo: Comunicazione esterna comune alle tre sedi Descrizione: La comunicazione esterna riveste importanza strategica nel successo e nella valorizzazione della Biblioteca di Ateneo. Una comunicazione inefficace può vanificare l intera attività della biblioteca, poiché le informazioni sugli interventi, le iniziative, gli sviluppi in atto in biblioteca non sono correttamente percepite dagli utenti. Si individuano principalmente due azioni da intraprendere: la realizzazione di una guida ai servizi della biblioteca (a stampa) e la progettazione e realizzazione del nuovo sito Web della Biblioteca, secondo criteri di accessibilità e usabilità e il più possibile armonizzato entro il portale di ateneo. Durata e tempi di realizzazione: 6 mesi a partire da marzo 2004 per la guida a stampa, 10 mesi a partire da settembre 2004 per il sito Web. Settori e uffici della Biblioteca coinvolti: Inter-settoriale, sotto il coordinamento dei Servizi di Area. Responsabile: Ilaria Moroni. Personale coinvolto: I gruppi di lavoro per la realizzazione della guida a stampa e del sito Web sono composti da unità di personale afferenti ai servizi di area e alle tre sedi della biblioteca. Risorse esterne: Per la realizzazione del Sito Web sarà necessaria la collaborazione dell area Sistemi Informativi. Sono previste consulenze esterne per entrambe le azioni. E prevista la collaborazione di studenti del Corso di laurea in Scienze della comunicazione (indirizzo Psicologia della Comunicazione) che svolgeranno attività di tirocinio presso la Biblioteca di Ateneo. Fattori di criticità: La sperimentazione della modalità di lavoro in gruppo per tutto il personale coinvolto, quella della collaborazione di studenti del Corso di laurea in Scienze della comunicazione (indirizzo Psicologia della Comunicazione) per lo svolgimento di attività di tirocinio e il turn over di una parte del personale potrebbero inficiare la buona riuscita del lavoro; la progettazione del Sito Web è subordinata alla realizzazione del Portale di Ateneo e ai tempi di migrazione alla nuova versione di Aleph 500 (vedi obiettivo codice 3.x). Criteri e metodi di valutazione: L obiettivo si intende raggiunto in caso di produzione e diffusione della guida a stampa. Per quanto riguarda la realizzazione del sito Web, in considerazione del termine del progetto fissato nel 2005, si considera raggiunto l obiettivo 2004 alla conclusione della prima fase di analisi e definizione delle specifiche. Stato di avanzamento al 14.06.2004: Il Gruppo Guida, coordinato da una unità di personale afferente ai servizi di area e composto da sei unità di personale afferenti alle tre sedi e da una studentessa tirocinante di Scienze della Comunicazione, ha concluso la fase preliminare del lavoro mirato alla realizzazione di una guida alla Biblioteca di Ateneo, che si è articolata nelle seguenti attività: analisi della letteratura sull argomento, analisi delle risorse interne per raccogliere la documentazione necessaria, contatti con altre biblioteche universitarie e analisi delle relative guide, analisi di dati relativi agli utenti e realizzazione di focus group per sondarne i desiderata rispetto alla guida. Per quanto riguarda la fase produttiva è stato elaborato un indice e sono stati stesi a più mani i relativi contenuti. E stata inoltre avviata, a livello di progettazione, la fase promozionale, ideando un logo ad hoc per la Biblioteca di Ateneo e ipotizzando l adesione alla campagna @lla tua biblioteca promossa dall IFLA. Relazione al 31.12.04: L obiettivo è stato raggiunto. 10
Guida alla Biblioteca: il Gruppo Guida ha realizzato la Guida alla Biblioteca di Ateneo, avvalendosi di alcune società esterne (Agorà e Primo Piano per progetto e realizzazione grafica, Poolgrafica per stampa); la guida, riprodotta in 7.000 copie, è stata diffusa a partire dalla fine di ottobre; tra settembre e novembre si è svolta la fase promozionale del progetto (partecipazione a incontri/lezioni per le matricole organizzati dalle Facoltà e al Welcome Erasmus, pubblicizzazione della Guida sui siti e sui giornali degli studenti, affissione di locandine promozionali nei vari edifici dell Ateneo, invio di 1.234 copie della Guida a tutto il personale dell Ateneo e di 185 copie a biblioteche ed enti partners). Rifacimento Sito Web: si è costituito il Gruppo Web, con il coinvolgimento di una tirocinante del Corso di Laurea in Scienze della Comunicazione; è stata realizzata la fase preliminare del progetto (analisi e valutazione del sito web esistente, ricerca bibliografica e studio della letteratura sull argomento, analisi comparativa di siti web di biblioteche universitarie dal punto di vista contenutistico, acquisizione di competenze dal punto di vista tecnico). Codice: 1.2 Titolo: Comunicazione esterna specifica per le tre sedi Descrizione: Ogni sede presenta specificità e differenze, a livello strutturale, che talvolta è opportuno valorizzare, soprattutto in funzione dell utenza che le caratterizza. Sede Centrale. Front Office: realizzazione di indicazioni utili per la ricerca bibliografica in Opac e a scaffale, distribuiti in sala e collocati in particolare vicino ai terminali (in appositi espositori); produzione di una Guida rapida ai Servizi (a stampa) della Sede Centrale e diffusione costante in sala; tutti i documenti saranno consultabili anche dal sito. Back Office: mantenimento del livello di comunicazione con i docenti instaurato nel 2003 con il servizio di informazione sulle novità bibliografiche italiane (libri in visione) e su quelle straniere (bollettino personalizzato via e-mail), in particolare rispetto ad alcune aree disciplinari. Sede di Medicina: realizzazione di una Guida rapida ai servizi della sede di Medicina, che verranno diffuse in sala (a stampa) e che verranno inviate agli utenti remoti (in formato elettronico). Sede di Scienze: potenziamento e miglioramento della comunicazione esterna tramite razionalizzazione delle bacheche, produzione di documentazione informativa/orientativa e individuazione di varie modalità di comunicazione utenti-biblioteca, trasferibili anche nelle altre sedi. In particolare è prevista l installazione di espositori da tavolo con le istruzioni per l utilizzo dell OPAC e di un espositore verticale per contenere modulistica, depliant, guide di facoltà; creazione di un tavolo delle novità per esporre le ultime acquisizioni; maggiore visibilità al modulo per i desiderata, secondo un indicazione emersa dalla ricerca-azione sugli studenti-collaboratori. Mantenimento di modalità incentivanti per l acquisizione del materiale bibliografico (visioni ed invio di bollettini via mail delle novità bibliografiche); alternanza tra gli addetti ai servizi di back e front office sia sulle attività di acquisizione e catalogazione che sul prestito ed informazioni bibliografiche. Durata e tempi di realizzazione: Sede Centrale. Front Office: gennaio-luglio 2004. Back Office: gennaio-dicembre 2004. Sede di Medicina: febbraio-marzo 2004. Sede di Scienze: aprile-dicembre 2004. Settori e uffici della Biblioteca coinvolti: Inter-settoriale, sotto il coordinamento dei Servizi di Area. Responsabili: Ilaria Moroni, Federica De Toffol, Giovanna Geppert, Katia Longo, Maria Grazia Pistelli. Personale coinvolto: Oltre alle figure responsabili, unità di personale afferenti alle tre sedi della biblioteca. Risorse esterne: E prevista la collaborazione di studenti del Corso di laurea in Scienze della comunicazione (indirizzo Psicologia della Comunicazione) che svolgeranno attività di 11
tirocinio presso la Biblioteca di Ateneo, in particolare rispetto alle attività previste presso la Sede di Scienze. Fattori di criticità: Disponibilità di fondi da destinare alla riproduzione delle guide ai servizi; sperimentazione della collaborazione di studenti del Corso di laurea in Scienze della comunicazione (indirizzo Psicologia della Comunicazione) per lo svolgimento di attività di tirocinio; impegno del personale in diversi progetti e gruppi di lavoro che procedono parallelamente alle attività ordinarie. Criteri e metodi di valutazione: L obiettivo si intende raggiunto in caso di produzione e diffusione del materiale informativo a stampa e on line e con il mantenimento dei livelli di comunicazione instaurati con docenti e studenti nel 2003. Stato di avanzamento al 14.06.2004: Presso la sede Centrale sono state realizzate indicazioni utili per la ricerca bibliografica in Opac e a scaffale e sono state distribuite in sala in una trentina di espositori, collocati in particolare vicino ai terminali. E stata inoltre realizzata una Guida rapida ai servizi (a stampa), riprodotta in 1600 copie affinché sia disponibile costantemente in sala. Tutti i documenti sono consultabili anche dal sito. Con il supporto di una tirocinante in Scienze della comunicazione, presso la sede di Scienze è stata effettuata un analisi dei punti di forza e debolezza della comunicazione esterna e sono stati concordati gli interventi da mettere in atto. Già realizzati: piantine della Biblioteca; volantini sui servizi; riorganizzazione della bacheca. Presso la sede di Medicina si sono realizzati due depliant che illustrano il posseduto e i servizi della Biblioteca. Tali depliant sono disponibili al pubblico. Relazione al 31.12.04: l obiettivo è stato raggiunto. E stata potenziata la comunicazione rivolta agli utenti specifica per le tre sedi. Per quanto riguarda il back office delle Sede centrale è stata mantenuta e ampliata, nel caso di diverse aree disciplinari (psicologia, economia, sociologia), l attività di informazione sulle novità bibliografiche italiane e su quelle straniere, sia attraverso l attivazione del servizio libri in visione che tramite la diffusione personalizzata via e-mail di bollettini di aggiornamento prodotti da diversi fornitori commerciali. 2. Formazione e sviluppo Codice: 2.1 Titolo: Ricerca-azione sugli studenti collaboratori a 150 ore Descrizione: Al fine di migliorare la gestione delle collaborazioni studentesche, l organizzazione e i servizi della Biblioteca, valorizzando le stesse risorse umane, a luglio 2003 si è intrapreso un progetto di ricerca-azione sugli studenti collaboratori a 150 ore che ha sortito effetti molto positivi. Per questo si è deciso di proseguire il progetto anche per l intero 2004. Il progetto, per quanto riguarda la fase euristica, consiste nella rilevazione, tramite intervista (orale e/o scritta), di vissuti, percezioni, opinioni e suggerimenti degli studenti collaboratori rispetto alla collaborazione, all organizzazione e ai servizi della Biblioteca; nella fase operativa, dopo aver analizzato i dati raccolti e aver diffuso presso il personale bibliotecario un rapporto di ricerca, vengono individuati, promossi e attivati interventi migliorativi rispetto alla gestione delle collaborazioni, all organizzazione e ai servizi della Biblioteca. Il proseguimento del progetto comporta anche il mantenimento degli standard di qualità emersi dal lavoro svolto finora, che rappresentano in particolare la supervisione dell accoglienza degli studenti collaboratori e della loro formazione iniziale. Durata e tempi di realizzazione: gennaio-dicembre 2004. Settori e uffici della Biblioteca coinvolti: Inter-settoriale, sotto il coordinamento dei Servizi di Area. Responsabile: Ilaria Moroni. Personale coinvolto: Tutti gli studenti a 150 ore e il personale bibliotecario addetto alla formazione, alla gestione e alla supervisione degli stessi. 12
Fattori di criticità: Il turn over del personale in servizio presso le tre sedi potrebbe determinare una ridotta continuità degli interventi migliorativi che potrebbero scaturire dal progetto. Criteri e metodi di valutazione: L obiettivo si intende raggiunto in caso di costante rilevazione degli input provenienti dagli studenti e nella loro trasformazione in interventi operativi documentabili. Al termine del 2004 sarà redatto un rapporto sulle attività intraprese nel corso dell anno. Stato di avanzamento al 14.06.2004: Sono state somministrate autointerviste scritte agli studenti collaboratori che hanno concluso l attività professionale rispettivamente a marzo e a maggio presso le sedi Centrale e di Scienze e ad aprile presso la sede di Medicina. In seguito alle rilevazioni sono stati attivati diversi interventi: presso la sede di Medicina le ore di collaborazione sono passate da 75 a 150 nella turnazione aprile-ottobre, per garantire una maggiore continuità professionale tenendo comunque conto degli impegni accademici degli studenti; presso la sede Centrale è stata introdotta una bacheca per gli studenti collaboratori ed è stata ulteriormente migliorata l accoglienza e la formazione iniziale, attraverso una maggiore interazione tra personale bibliotecario e studenti collaboratori e attraverso un potenziamento del tutoraggio esercitato dagli studenti collaboratori con esperienza nei confronti degli apprendisti; sempre presso la Sede Centrale è stata razionalizzata la compresenza di studenti collaboratori vecchi e nuovi nel periodo 7-26 maggio per la realizzazione di attività straordinarie al Back Office (trattamento dei volumi dei fondi catalogati dalla cooperativa). Presso la Sede di Scienze si sono mantenuti gli standard di qualità raggiunti a livello organizzativo e relazionale. Relazione al 31.12.04: l obiettivo è stato raggiunto. L attività di ricerca-azione è proseguita fino alla fine dell anno; quanto è emerso dalle autointerviste scritte consegnate dagli studenti collaboratori della Sede Centrale è stato oggetto di un rapporto di ricerca analitico, diffuso presso gli stessi studenti e il personale bibliotecario; in seguito alle segnalazioni degli studenti collaboratori della Sede Centrale, sono state chiarite per iscritto alcune questioni problematiche riscontrate rispetto ai servizi (da parte della responsabile dei Servizi al Pubblico), sono stati attivati alcuni interventi suggeriti (formazione di due studenti collaboratori per turno alle attività del servizio prestito, maggiore visibilità delle informazioni orientative distribuite sul bancone dell Ufficio Prestito) ed è stata migliorata ulteriormente la formazione iniziale (definendo per iscritto obiettivi, modalità e azioni, al fine fissare gli standard qualitativi raggiunti e di conferire maggiore omogeneità agli stili individuali dei formatori). Codice: 2.2 Titolo: Formazione interna Descrizione: La formazione e l aggiornamento professionale sono alla base del processo di miglioramento continuo che si intende avviare nella Biblioteca di Ateneo. Fino ad ora le iniziative di formazione del personale interno, pur frequenti e costanti nel tempo, non sono state inserite in un piano organico di formazione. Al fine di realizzare tale piano, seguendo le linee individuate nel 2003 per il progetto di valorizzazione delle risorse umane, che ha coinvolto in primis gli studenti a 150 ore, sarà effettuata nel corso del 2004 un analisi dei bisogni formativi del personale bibliotecario (tramite interviste volte all autoriflessione sulla propria esperienza professionale, all analisi del clima organizzativo e alla individuazione di prospettive di sviluppo per sé e per l organizzazione), cui seguirà una progettazione formativa in termini di obiettivi, contenuti, modalità etc. Nel 2004 verranno potenziate e valorizzate, attraverso una comunicazione interna più efficace, le iniziative individuali di aggiornamento professionale, che vedono il personale bibliotecario coinvolto nella partecipazione a corsi, convegni e seminari organizzati all esterno da diversi enti. In seguito alla migrazione alla nuova versione del sw Aleph si terranno corsi di formazione per i library manager e il resto del personale. Verrà organizzato 13
un corso sulla catalogazione dei periodici per il personale addetto ai servizi di back office (con la collaborazione dell università dell Insubria). Proseguiranno inoltre i consueti momenti seminariali di formazione interna a cura dello stesso personale bibliotecario, finalizzati a diffondere le competenze tecniche e a valorizzare le esperienze professionali di ciascuno. Durata e tempi di realizzazione: Analisi dei bisogni formativi e progettazione formativa: 6 mesi a partire da luglio 2004. Aggiornamento professionale: gennaio-dicembre 2004. Settori e uffici della Biblioteca coinvolti: Servizi di Area. Responsabile: Ilaria Moroni, responsabili delle strutture di volta in volta interessate alle attività di formazione. Personale coinvolto: Tutto il personale della biblioteca. Risorse esterne: Sono previste consulenze da parte di docenti dell Ateneo e di formatori professionisti per la progettazione formativa; il corso sulla catalogazione dei periodici sarà tenuto da un esperto della materia. Fattori di criticità: Il turn over del personale potrebbe comportare una certa difficoltà di organizzare in modo efficiente l attività di raccolta delle informazioni; la disponibilità di fondi da destinare alle attività di formazione a pagamento potrebbe limitare numero ed entità delle iniziative. Criteri e metodi di valutazione: Analisi dei bisogni formativi e progettazione formativa: l obiettivo si intende raggiunto al termine della fase di raccolta e analisi dei bisogni formativi e della predisposizione di un piano di formazione/aggiornamento professionale per il biennio 2005/2006. Aggiornamento professionale: l obiettivo si intende raggiunto con il coinvolgimento di un numero significativo di bibliotecari nelle diverse iniziative di formazione. Stato di avanzamento al 14.06.2004: Convegno nazionale Professione bibliotecario. Come cambiano le strategie di formazione (Palazzo delle Stelline, marzo): partecipazione di un numero significativo di bibliotecari e diffusione delle dispense presso l intera struttura. Partecipazione del personale bibliotecario a diverse iniziative di formazione esterne: corsi sul Project Management (Panta Rei, marzo), sulla comunicazione interpersonale (Panta Rei, maggio-giugno), sulla gestione delle risorse umane (Omnia Gestione Risorse Umane, gennaio-maggio), sull inglese per bibliotecari (AIB, gennaio), sulla ricerca online (Panta Rei, aprile). Formazione per il passaggio alla ver. 16.02 di Aleph: partecipazione di un unità di personale al corso Atlantis per LM; partecipazione di quattro unità di personale al corso Atlantis sull applicativo; predisposizione del piano di formazione ed organizzazione dei corsi interni sull applicativo per lo staff della Biblioteca (definizione docenti, partecipanti, contenuti). Relazione al 31.12.04: Analisi dei bisogni formativi e progettazione formativa: l obiettivo non è stato raggiunto per quanto riguarda l analisi dei bisogni formativi, ma è stato raggiunto parzialmente rispetto alla progettazione formativa, in quanto è stato elaborato un progetto di formazione finanziabile dal FSE, esteso ad altri colleghi dell Ateneo (v. punto 9.). L analisi dei bisogni formativi del personale bibliotecario e la predisposizione di un piano di formazione/aggiornamento professionale per il biennio 2005/2006 verranno riproposti nel 2005. Aggiornamento professionale: L obiettivo è stato raggiunto. Nel corso del mese di luglio, come pianificato, si sono tenuti i corsi per il personale della Biblioteca sulla versione 16.02 di Aleph 500. La docenza è stata affidata a personale della Biblioteca precedentemente formato attraverso i corsi tenuti dal distributore italiano di Aleph: Antonio Banfi, Federica De Toffol, Maria Grazia Pistelli, Luisanna Saccenti, Luigi Zeliani. I corsi hanno ricevuto ottime valutazioni dai partecipanti nel questionario di fine corso; una relazione finale sul programma di formazione è disponibile ad URL http://www.biblio.unimib.it/intra/ser040812.pdf. 14
Il corso sulla catalogazione dei periodici per il personale addetto ai servizi di back office (con la collaborazione dell università dell Insubria) non è stato realizzato e verrà riproposto nel 2005. La misura della partecipazione del personale bibliotecario ad eventi formativi organizzati da enti esterni (corsi di formazione, convegni e seminari di aggiornamento professionale relativi agli ambiti professionali biblioteconomico, informatico, comunicativo etc.) è stata equivalente a 80 unità. Codice: 2.3 Titolo: Formazione esterna Descrizione: Corsi avanzati per il Personale Tecnico Amministrativo, Corsi per studenti, Corsi per docenti ed esterni: Verrà proseguita l attività di formazione all utenza, già intrapresa nel 2002 con i corsi per il PTA dell Ateneo in collaborazione con il Servizio Formazione. In particolare saranno organizzati i corsi avanzati all uso delle risorse bibliografiche per il PTA, proseguirà l attività di formazione agli studenti in collaborazione con le strutture didattiche e di ricerca dell ateneo. Corsi Scuola operatori sociali: la collaborazione con la Civica scuola regionale per operatori sociali, già avviata nel 2003 con la configurazione della sublibrary della Scuola all interno del catalogo Aleph, prosegue nel 2004 con l installazione del client Aleph presso la sede della Scuola e l inizio dell attività di formazione del personale dell ente. Durata e tempi di realizzazione: Corsi avanzati per il Personale Tecnico Amministrativo, Corsi per studenti, Corsi per docenti ed esterni: 6 mesi a partire da luglio 2004. Corsi Scuola operatori sociali: gennaio-dicembre 2004. Settori e uffici della Biblioteca coinvolti: Servizi di Area, gdl Aleph. Responsabile: Ilaria Moroni, Katia Longo, Federica De Toffol, Maria Grazia Pistelli. Personale coinvolto: i docenti dei corsi saranno selezionati fra il personale in servizio nelle tre sedi. Risorse esterne: Sono previste consulenze esterne da parte di docenti dell Ateneo. L organizzazione dei corsi al PTA sarà svolta in collaborazione con il Servizio formazione dell Ateneo. Fattori di criticità: l organizzazione dei corsi al PTA potrebbe subire modifiche nel periodo di svolgimento in base alle esigenze del Servizio formazione dell Ateneo. Corsi Scuola operatori sociali: l installazione del client Aleph presso la sede della Scuola, preliminare all avvio dei corsi, richiede un adeguamento tecnico della rete della Scuola che deve essere effettuato dalla Scuola stessa; la migrazione alla nuova versione Aleph potrebbe rendere necessario un ulteriore intervento di formazione, per l aggiornamento sui nuovi moduli. Criteri e metodi di valutazione: L obiettivo si intende raggiunto con l organizzazione e la realizzazione di un corso avanzato riservato al PTA (per le risorse bibliografiche di ambito biomedico) e di corsi riservati agli utenti (studenti, docenti, utenti convenzionati) che comportino la partecipazione di almeno 100 utenti per 75 ore complessive di lezione frontale (nel 2003 sono stati realizzati corsi per 75 ore con 91 partecipanti). Corsi Scuola operatori sociali: L obiettivo si intende raggiunto con l installazione del client Aleph presso la sede della Scuola e la realizzazione del corso sulla circolazione e la catalogazione-on-the-fly (con eventuale appendice di aggiornamento). Stato di avanzamento al 14.06.2004: Corsi avanzati per il Personale Tecnico Amministrativo: Il giorno 7/06 ha preso avvio il corso sulla ricerca bibliografica in medicina, organizzato in collaborazione con l Ufficio Formazione dell Ateneo; gli iscritti sono 22. Il corso prevede 7 lezioni da tre ore ciascuna (spiegazione teorica ed esercitazione pratica) che si esauriranno entro il 25/06. 15
Corsi per studenti: Nel primo semestre del 2004 si sono tenute: - 6 lezioni da due ore ciascuna per gli studenti del III anno del corso di laurea in ostetricia (40 partecipanti); - 7.30 h. di lezione per gli studenti del III anno del corso di laurea in scienze infermieristiche (80 partecipanti circa). Corsi per docenti ed esterni: Il 25 maggio c è stata la presentazione della banca dati Kluwer Law International rivolta ad alcuni docenti della Facoltà di Giurisprudenza. Corsi Scuola operatori sociali: Installato il client Aleph ver. 14.1. Per la settimana compresa tra il 21 e il 25 giugno p.v. sono state fissate le lezioni sul modulo Circolazione, per un totale di 16 ore, come da convenzione. Relazione al 31.12.2004: l obiettivo è stato raggiunto. Corsi avanzati per il Personale Tecnico Amministrativo: nel mese di giugno è stato realizzato un corso avanzato sulla ricerca bibliografica in medicina rivolto al PTA (22 partecipanti). Corsi per studenti: il 14 dicembre, all interno del corso di Statistica, sono state svolte 2 lezioni di due ore ciascuna per gli studenti del I anno del corso di laurea in Medicina e Chirurgia (103 partecipanti), mirate alla presentazione dei servizi della Biblioteca e all acquisizione di competenze rispetto all utilizzo delle risorse elettroniche, con particolare riferimento alla banca dati PubMed. Corsi per docenti ed esterni: nel mese di maggio c è stata un iniziativa relativa alle risorse elettroniche, che ha coinvolto alcuni docenti. Corsi Scuola operatori sociali: il corso di formazione del personale della Scuola per Operatori Sociali sul modulo Circolazione di Aleph [ver. 14] si è svolto tra il 21 e il 24 giugno, per un totale di 16 ore, consentendo al personale in servizio presso la Scuola di effettuare autonomamente le operazioni essenziali relative alla circolazione [registrazione del prestito, della restituzione, delle prenotazioni; gestione degli utenti; invio di solleciti]. L istruzione alla funzione della catalogazione on-the-fly è stata rinviata al passaggio alla versione 16.02 del software e si è quindi svolta in occasione dei corsi di formazione su questa versione. 3. Innovazione tecnologica Codice: 3.1 Titolo: Aggiornamento software di automazione Descrizione: Con la versione 16 di Aleph 500 si passa da una gestione per attività (moduli) a una per processi e flussi di lavoro, cambia completamente l OPAC diventando conforme agli standard di accessibilità, cambia la GUI che diventa simile all interfaccia a finestre Windows. Non è più supportato Win98 e WinNT per l installazione del client, c è un ampio uso di XML nel Web, le funzioni di EDI saranno aumentate. Durata e tempi di realizzazione: In considerazione degli elementi a disposizione, si ritiene opportuno effettuare la migrazione nel periodo giugno/agosto 2004, anche alla luce del fatto che si tratta di un periodo di minor pressione da parte dell utenza; gli ordini e le catalogazioni potrebbero essere inferiori rispetto alla norma; presumibilmente gli enti che migrano per primi sono più motivati e attivi nella fase di test e di individuazione dei malfunzionamenti; da parte di Atlantis potrebbe esserci una assistenza maggiore; presumibilmente, quale che sia la data di inizio delle migrazioni, in tutto il periodo estivo ci sarà solo una migrazione (4 enti) e quindi tanto prima terminano le 5 settimane previste, tanto più lungo e il periodo di verifica e di formazione per gli operatori prima di entrare in produzione; migrare in questo periodo consentirebbe di dedicarsi fin da subito alla sperimentazione delle nuove funzionalità (utilizzando il server messo a disposizione da Atlantis a partire da aprile), riducendo al minimo la permanenza di tutti i bachi e gli errori riscontrati nella versione corrente, segnalati al PRB e mai risolti. In ogni caso, qualora la migrazione non avvenisse nel primo gruppo o ci fossero slittamenti, si ritiene che non si possa andare oltre la data del 6 settembre con l entrata in produzione. 16
Ci sono alcune ragioni che a quel punto farebbero propendere per una migrazione nel periodo natalizio (15 dicembre-20 gennaio). In particolare, il periodo autunnale è critico perché ci sono i rinnovi degli abbonamenti; in novembre in genere vengono stanziati i fondi di 3. quota (facoltà e dipartimenti) e si intensificano gli acquisti dei libri; i servizi al pubblico sono più utilizzati (ci sono lezioni ed esami e ci sono le matricole); il personale avrebbe difficoltà a seguire i corsi senza interrompere quasi completamente i servizi. Settori e uffici della Biblioteca coinvolti: GdL Aleph, Servizi informatici. Responsabile: Maria Grazia Pistelli. Personale coinvolto: GdL Aleph, Servizi informatici. Risorse esterne: Cilea, Università dell Insubria, Atlantis s.r.l. Fattori di criticità: il rispetto da parte del distributore italiano di Aleph dei tempi previsti nel piano nazionale di migrazione è determinante ai fini del raggiungimento dell obiettivo. Criteri e metodi di valutazione: L obiettivo si intende raggiunto se verrà effettuata la migrazione. Stato di avanzamento al 14.06.2004: Effettuati test sull EDI ed altre funzionalità su server di prova; installazione server; studio della documentazione della ver. 16.02 Relazione al 31.12.2004: L obiettivo è stato raggiunto. La migrazione alla versione 16.02 di Aleph 500 è stata portata a termine con successo e secondo la tempistica stabilita (entrata in produzione il 6 settembre). La migrazione ha richiesto un notevole impegno, in quanto si è trattato della prima migrazione alla ver. 16.02 realizzata in ambito europeo. Poiché sono stati riscontrati diversi problemi a seguito dell applicazione del kit messo a punto dal produttore ExLibris, per non andare incontro ad uno slittamento nella tempistica si è deciso di portare a termine l upgrade applicando una sola volta il kit ed intervendo manualmente sulle tabelle parametriche. Questo ha comportato la necessità di verificare puntualmente tutte le tabelle migrate al fine di rilevare anomalie, segnalate al distributore affinché correggesse il kit a vantaggio delle installazioni che sarebbero migrate successivamente. Sono stati riscontrati problemi anche nella conversione dei dati, soprattutto relativamente ai periodici ed agli utenti. Questi ultimi sono stati causati dall assenza di un kit di migrazione per multi-adm, per cui i dati sono stati convertiti manualmente grazie ad un analisi piuttosto approfondita condotta in buona parte da noi. Infine, non essendo disponibile un kit di migrazione dal web con frame della ver. 14.1 al web frameless della ver. 16.02, è stato necessario intervenire su tutte le numerose pagine dell OPAC per personalizzarle. Un resoconto dettagliato dell andamento della migrazione è stato inviato ai membri dell Associazione Itale; inoltre la nostra installazione (Bicocca-Insubria), in quanto prima installazione europea ad entrare in produzione con la ver. 16.02 di Aleph, ha ricevuto una notevole attenzione in occasione dell ICAU meeting 2004 che si è tenuto a Porto nel mese di settembre. Codice: 3.2 Titolo: Razionalizzazione dell infrastruttura informatica Descrizione: La razionalizzazione dell infrastruttura informatica nelle tre sedi della biblioteca di Ateneo può migliorare l efficienza e a qualità dei servizi offerti. Partendo da una catalogazione di tutte le componenti informatiche della complessa infrastruttura, si procederà alla sua innovazione tenendo conto delle specifiche esigenze delle tre sedi. Seguirà l ottimizzazione dell utilizzo dei dodici server in funzione dei servizi informatici che devono essere implementati. Parallelamente si dovrà provvedere alla messa a punto del controllo degli accessi alla biblioteca soprattutto per motivi di sicurezza. Inoltre verrà svolto uno studio di fattibilità per un nuovo servizio a supporto della ricerca on-line che consiste nella possibilità di stampa o backup da parte degli utenti del materiale informativo reperibile su internet dalle postazioni al pubblico disponibili in biblioteca. Durata e tempi di realizzazione: 4 mesi a partire da marzo 2004 per la catalogazione e l innovazione; 18 mesi a partire da giugno 2004 per l ottimizzazione delle risorse; 8 mesi a 17
partire da aprile 2004 per il controllo degli accessi; 4 mesi a partire da settembre 2004 per lo studio di fattibilità. Settori e uffici della Biblioteca coinvolti: Servizi di Area, ufficio Gestione Sistemi Informativi. Responsabile: Luisa Berchialla. Personale coinvolto: unità di personale afferenti ai servizi di area e alle tre sedi della biblioteca, uno studente collaboratore 150 ore. Risorse esterne: Sistemi Informativi di Ateneo e ditte esterne. Fattori di criticità: la realizzazione dell ottimizzazione delle risorse è subordinata sia dall impegno richiesto per la migrazione alla nuova versione di Aleph 500 (cfr. obiettivo 3.1) che dalla realizzazione della sala server da parte del RIS. La messa a punto del controllo degli accessi dipende fortemente dalla ditta esterna che dovrà lavorare in stretta collaborazione con il personale coinvolto. Inoltre il previsto trasferimento dell unità di personale afferente all ufficio gestione sistemi informativi potrebbe comportare un aumento del tempo richiesto. Criteri e metodi di valutazione: l obiettivo indicato come catalogazione delle risorse si intende raggiunto con la catalogazione di tutte le componenti dell infrastruttura informatica delle tre sedi e l elenco delle innovazione da introdurre. Per quanto riguarda l obiettivo ottimizzazione, in considerazione della durata dell obiettivo che dovrebbe terminare a fine 2005, si considera raggiunto l obiettivo 2004 con la messa a punto del server Aleph (subordinato al raggiungimento dell obiettivo di cui al punto 3.1), in alternativa con la messa in sicurezza dei due server più critici. L obiettivo controllo accessi si intende raggiunto con la stesura dell elaborato tecnico contenente tutte le specifiche, la tempistica e l accettazione dei termini da parte della ditta esterna coinvolta. L obiettivo studio di fattibilità si intende raggiunto con il completamento dello studio di fattibilità e la stesura del documento conclusivo. Stato di avanzamento al 14.06.2004: è in fase di completamento la catalogazione completa di tutte le attrezzature informatiche; e stato inviato l ordine per l acquisto di n. 42 personal computer che in parte sostituiranno i pc ormai non piu utilizzabili e in parte saranno utilizzati per nuove postazioni di lavoro. La mancata sostituzione entro i tempi previsti dell unità di personale a tempo indeterminato trasferita presso altra amministrazione il 30 aprile u.s. sta determinando una situazione di sott organico che comporta carichi di lavoro non facilmente gestibili. La situazione tornerà alla normalità il 1 settembre p.v. Controllo degli accessi: accordi con la ditta Honeywell per un incontro, sono stati effettuati dei test in vista del cambio del tracciato badge degli studenti previsto per il 19 luglio. Relazione al 31.12.2004: l'obiettivo al punto 3.2.1 è stato raggiunto e sono stati sostituiti i pc ritenuti obsoleti. Nel mese di agosto sono iniziati i lavori per la realizzazione della sala server che è stata consegnata alla fine del mese di dicembre. Ciò ha comportato un notevole impegno per il coordinamento dei lavori anche per la suddivisione degli uffici del Back Office. Con questo l'obiettivo 3.2.2 è stato raggiunto (per la parte riguardante il 2004). Per quanto riguarda l'obiettivo 3.2.3 (controllo degli accessi) sono stati presi accordi con la ditta Honeywell per la reinstallazione completa del sistema, è stato predisposto un nuovo server e in tempi brevi sarà stilato l'elaborato tecnico contenente le specifiche riguardanti la nuova versione di Aleph. L'obiettivo è stato raggiunto solo parzialmente e verrà conseguito nel 2005. Riguardo al punto 3.2.4 è stato eseguito lo studio di fattibilità: il servizio potrà essere gestito in toto dal personale della Biblioteca oppure dato in outsourcing alla ditta che attualmente gestisce il servizio di fotocopiatura. In questo caso la Biblioteca contribuirà mettendo a disposizione le attrezzature (pc con funzioni di print server e stampanti). La decisione su quale soluzione adottare è stata rimandata al nuovo anno in modo da poter 18
coinvolgere nel progetto anche le altre Sedi della biblioteca. L'obiettivo si intende raggiunto parzialmente. Codice: 3.3 Titolo: Sperimentazione e applicazione di nuove modalità di acquisizione e trattamento dei documenti Descrizione: Attraverso il nuovo sistema di automazione, adottato nel 2002 e entrato a regime nel 2003, sono stati introdotti notevoli cambiamenti nelle procedure di back office, che hanno portato a un notevole incremento della produttività e a un miglioramento della qualità del lavoro dei bibliotecari. Tuttavia sono ancora notevoli i margini di miglioramento che si possono ottenere sfruttando in maniera intensiva le opportunità tecnologiche garantite dal nuovo sistema. Di seguito si descrivono gli interventi previsti in tale direzione, che, qualora realizzati, porteranno a un ulteriore miglioramento dei servizi offerti a partire dal 2005. Nuova modalità di gestione dei buoni d ordine in Aleph: per rendere più corretta e aderente ai dati della ragioneria Centrale la gestione dei buoni d ordine, verrà introdotta una nuova modalità di inserimento, verifica e contabilizzazione dei buoni d ordine in Aleph. Integrazione delle procedure contabili: Al fine di snellire e rendere maggiormente integrate le procedure, si realizzerà un modulo web per la creazione, gestione, stampa e archiviazione dei buoni d ordine. La scelta del web implica che si potrà utilizzare un unica interfaccia per la gestione di operazioni che attualmente vengono effettuate attraverso 3 differenti applicativi (Word, Excel ed Aleph). L integrazione con Aleph elimina la necessità di duplicazione dell inserimento dei dati contabili. Acquisti in EDI: già sperimentata nel 2003 dalle aree scientifiche e da giurisprudenza, la procedura verrà estesa a tutte le altre aree disciplinari. Con l attuale versione di Aleph questo protocollo è utilizzabile solo parzialmente, quindi non se ne possono sfruttare ancora appieno le potenzialità ai fini di un apprezzabile snellimento delle procedure di gestione degli ordini, tuttavia la sua applicazione generalizzata prepara il terreno all uso completo che sarà possibile con la nuova versione di Aleph; inoltre i fornitori premiano l adozione di questo standard da parte dei clienti con un significativo aumento dello sconto sul prezzo di copertina dei volumi. Approval plan: si tratta dell invio automatico da parte del fornitore delle novità editoriali selezionate in base ad un profilo d interesse concordato con la biblioteca. La procedura dovrebbe assicurare uno sviluppo organico di determinati settori tematici, e assicurare una significativa riduzione dei tempi di acquisizione dei volumi. Acquisizione di record in formato MARC dai fornitori. La fornitura dei record è inclusa nel servizio di approval plan; altri fornitori la includono a richiesta nel servizio ordinario di vendita. Ad una fase di verifica della qualità e compatibilità dei record effettuata nel 2003 (che ha dato esiti positivi) seguirà nel 2004 la messa a punto, in collaborazione col gdl Aleph, di funzionalità che permettano di ridurre al minimo l intervento del catalogatore sui record. Andrà anche verificata la maggiore praticità d uso di questi record rispetto a quelli attualmente derivabili da basi dati. In caso di esito positivo della sperimentazione e adozione generalizzata, ci si attende una riduzione dei tempi di catalogazione dei volumi. Prosegue in ogni caso l attività di sperimentazione e adozione di funzionalità Aleph (messe a punto dal gdl Aleph) per la derivazione dei record da database locali e remoti. Ordini e contabilità dei periodici in Aleph: al fine di ottimizzare la contabilità e l ordinazione dei periodici, si introdurrà in via sperimentale la gestione di ordini e bilancio di questa tipologia di documenti in Aleph. Durata e tempi di realizzazione: 19