Migliorare l'efficienza IT tramite una gestione efficace dei servizi di stampa Come un ambiente di stampa gestito può ridurre la pressione sulle risorse IT. Giugno 2010 Le aziende della fascia media di mercato si trovano ad affrontare molti dei problemi IT tipici delle aziende più grandi, dovendo soddisfare la crescente domanda di nuove capacità e servizi IT. Budget sempre più ridotti e mancanza di risorse preparate implicano una maggiore fatica per le aziende di minori dimensioni nell'intento di gestire le attività quotidiane dell'it (senza tempi di inattività). Di conseguenza, gli investimenti in progetti strategici, che potrebbero portare efficienze sul lungo periodo per aiutare la crescita aziendale, stanno soffrendo. L'amministrazione e la gestione della stampa possono richiedere tempo e spesso si affidano a procedure manuali. Anche piccoli ambienti con 10 o 20 stampanti possono costituire un peso per le aziende che non dispongono del tempo o delle risorse necessarie. Di conseguenza, molte aziende hanno ridefinito il proprio approccio nei confronti della gestione dell'ambiente di stampa, sia adottando un servizio gestito che implementando strumenti centralizzati per la gestione della stampa. Queste strategie possono garantire elevati livelli di disponibilità, affidabilità e gestibilità delle risorse di stampa, liberando il personale IT da operazioni ripetitive per consentire di dedicarsi ad attività più importanti. Louella Fernandes Quocirca Ltd Tel. +44 1753 754838 louella.fernandes@quocirca.com Clive Longbottom Quocirca Ltd Tel. +44 118 948 3360 clive.longbottom@quocirca.com Report indipendente di Quocirca Ltd. www.quocirca.com Commissionato da HP Quocirca 2010
1 Introduzione La continua pressione sui budget IT significa che oggi la sfida principale che si pone di fronte ai dipartimenti IT è quella di fare di più con meno, e di trovare il modo di riallocare risorse e budget dalle normali spese operative agli investimenti che sostengono in modo più diretto gli obiettivi strategici delle aziende. La continua focalizzazione sulle tematiche ambientali significa che le aziende non possono più trascurare gli aspetti ecologici nei loro sforzi di migliorare l efficienza operativa. Inoltre, le aziende devono continuamente seguire e rispettare i nuovi e variabili standard di conformità pubblici e di settore. Mentre molte aziende stanno volgendo alla virtualizzazione di server e sistemi di storage, alla standardizzazione dell IT e al cloud computing per sostenere gli imperativi strategici della gestione dei costi, della complessità e dei rischi, emerge ora una sempre maggiore attenzione al valore strategico di una gestione efficace della stampa. La stampa può rappresentare una notevole fonte di spesa qualora le risorse di stampa non vengano utilizzate in modo efficiente e quando l utilizzo dei dispositivi non corrisponda alla domanda e ai requisiti dei livelli di servizio. Anche in quest'era digitale di comunicazioni via e mail, ricerche basate su Web e documenti scansionati in formato PDF, il supporto cartaceo rimane il metodo preferito da molte aziende per la distribuzione delle informazioni. Tuttavia, la velocità e la praticità delle odierne stampanti personali e di rete ha creato in molte aziende una cultura di utilizzo errata, che comporta uno spreco di denaro, tempo e risorse ad ogni stampa. Di conseguenza, l ambiente di stampa può rappresentare una notevole fonte di perdite in termini di costi e produttività per molte aziende, in cui i costi di gestione correlati alle voci energia, materiali di consumo, carta, spazio e produttività del personale sono spesso spese nascoste che non vengono adeguatamente controllate. Di conseguenza, le aziende della fascia media di mercato stanno cercando nuovi modi per migliorare l utilizzo e la gestione dell ambiente di stampa, recuperando le spese operative attraverso l'incremento della produttività e dell efficienza del personale. Le misure per l'ottimizzazione della produttività comprendono l uso di strumenti software per la gestione della stampa, oltre che l adozione di servizi gestiti per consolidare i dispositivi, migliorare i tassi di utilizzo e automatizzare la gestione dei materiali di consumo. Terza di una serie di ricerche Quocirca 1 relative alla gestione dei costi e della sicurezza dell'ambiente di stampa, questa ricerca illustra come l'utilizzo di strumenti automatizzati per la gestione della stampa possa aiutare le aziende della fascia media di mercato a liberare le proprie risorse per consentire di dedicarsi alle attività IT maggiormente strategiche. I benefici I costi nascosti della stampa Si stima che il costo di acquisizione dell'hardware rappresenti appena il 5% del costo della stampa. Un ulteriore 45% riguarda il costo dei materiali di consumo, dei dispositivi, della manutenzione e della carta, mentre circa il 50% dei costi di stampa sono nascosti, tra cui: della gestione della stampa derivanti dal maggiore utilizzo dei dispositivi, dalla migliore affidabilità del servizio e dall'impatto positivo sui processi aziendali sia interni che esterni valgono sia per le piccole aziende che per quelle di maggiori dimensioni. Questa ricerca può interessare i responsabili delle attività di acquisto, gestione o supporto della stampa nelle aziende della fascia media di mercato, oltre che i responsabili aziendali che desiderino migliorare le prestazioni complessive della loro organizzazione. Chiamate all'help desk: stampanti e dispositivi correlati possono ben presto esaurire le risorse IT e l'help desk è spesso il primo canale di chiamata per i problemi relative alle stampanti. Acquisto e immagazzinaggio dei materiali di consumo: gestire un'infrastruttura di stampa eterogenea significa dover acquistare e immagazzinare una moltitudine di materiali di consumo, che spesso genera un eccesso di materiali in magazzino. Spazio fisico: un parco stampanti eterogeneo e obsoleto occupa spazio prezioso. Per una ridistribuzione più efficiente, è possibile ricorrere al consolidamento dei dispositivi e all'utilizzo di dispositivi multifunzione. Volume delle stampe: bassi volumi di stampa si traducono spesso in un maggiore costo per pagina rispetto a volumi superiori, a meno che i dispositivi non vengano utilizzati alla massima efficienza o a livelli vicini. Finanza e amministrazione: la gestione di fatture, materiali di consumo, riparazioni e nuovi acquisti, oltre che quella di molteplici contratti di assistenza, grava sia sulle risorse finanziarie che su quelle amministrative. Quocirca 2010 Pagina 2
2 La sfida della gestione IT della stampa Inefficienze nell'ambiente di stampa Si stima che i reparti IT spendano fino all'80% dei loro budget solo per tenere in funzione le proprie reti, mentre molte aziende della fascia media di mercato (definite da Quocirca come quelle con un numero di dipendenti compresi fra 99 e 1000) stanno adottando strumenti automatizzati quali la virtualizzazione e le soluzione esterne per migliorare l'utilizzo e le prestazioni delle risorse, ridurre la complessità dell'infrastruttura e liberare le risorse IT per consentire di dedicarsi alle loro priorità aziendali. L'infrastruttura di stampa è caratterizzata dagli stessi problemi di complessità e scarso utilizzo dei dispositivi e, se non viene gestita, può condurre a una spirale crescente di costi causata da sprechi di stampa. Con una stima del 20% di stampe superflue (dato che può risultare molto maggiore nei settori che fanno un maggiore utilizzo di carta), questo livello di spreco di carta e inchiostro si traduce, per qualunque azienda, in costi significativi sia dal punto di vista finanziario che da quello ambientale. Anche se integrato nei flussi di gestione documentale aziendale, l'ambiente di stampa si è evoluto, in gran parte, indipendentemente dall'infrastruttura IT. Nonostante la sofisticatezza delle odierne stampanti multifunzione (MFP), in grado di effettuare scansioni, copiare, stampare, inviare e ricevere fax e messaggi e mail, dotate addirittura di hard disk e di memoria per eseguire piattaforme embedded, questi dispositivi rimangono spesso ai margini della gestione IT. La mancanza di standardizzazione fra i diversi fornitori implica che la maggior parte di essi dispone di propri strumenti e software proprietari per la gestione della stampa e che i problemi quotidiani come l'esaurimento della carta, i guasti dei dispositivi o l'esaurimento dei materiali di consumo possono rappresentare un serio problema per l'it e tutto il personale. Con una stima pari al 20% di chiamate all'help desk relative a problemi di stampa, le aziende non possono più permettersi di avere un ambiente di stampa non gestito, dati i vincoli sui costi e sulle risorse che si trovano a dover affrontare. Una ricerca Quocirca 2 segnalò, nel 2007, che i problemi causati dalle stampanti erano i più comuni a livello di IT per le piccole e medie imprese (Figura 1). Figura 1 Frequenza dei problemi di gestione IT La mancanza di strumenti centralizzati per la gestione della stampa implica la non consapevolezza, da parte di molte aziende, di quanto viene stampato, da chi e su quali dispositivi. Questa mancanza di visibilità implica l'impossibilità di tenere traccia dei costi di stampa, affrontare in modo proattivo i tempi di inattività dei dispositivi e alleggerire il carico di lavoro dell'help desk. Inoltre, molte aziende adottano metodi ad hoc per l'acquisto di materiali di consumo quali l'inchiostro, il toner e i kit di manutenzione, il che comporta perdite di tempo da parte dell'amministrazione per le procedure manuali di ordinazione e la ricerca dei prezzi migliori. Queste procedure manuali possono compromettere la competitività di un'azienda. Esiste poi il conseguente rischio per la sicurezza legato alla stampa incontrollata delle informazioni, per cui chiunque può impossessarsi di stampe smarrite o dimenticate, oppure smaltite normalmente, senza essere distrutte. Tutti questi problemi possono essere affrontati attraverso una gestione efficace della stampa per contribuire a controllare l'utilizzo, automatizzare la gestione dei materiali di consumo e migliorare l'affidabilità del servizio. Quocirca 2010 Pagina 3
La gestione efficace della stampa cerca di ridurre la complessità e di migliorare il modo in cui vengono utilizzate le risorse di stampa, consentendo di riassegnare i fondi risparmiati da spese di gestione abituali a investimenti strategici come tecnologie, servizi e tecniche innovative, nonché opportunità strategiche. Riducendo il tempo dedicato dal personale alle attività relative alla stampa (che si tratti dell'ordine dei materiali di consumo, della gestione dei tempi di inattività o dell'individuazione della stampante appropriata per ogni specifico processo di stampa), un ambiente di stampa gestito ed efficiente in termini di costi può migliorare la produttività e sostenere la crescita dell'azienda. Quocirca 2010 Pagina 4
3 Creare un ambiente di stampa gestito La ricerca Quocirca indica che i due principali fattori che spingono le organizzazioni della fascia media di mercato che già stanno usando o stanno pensando di adottare sistemi di stampa gestiti sono la possibilità di consentire all'it di dedicarsi ad attività più strategiche e la necessità di ridurre i costi (Figura 2). Figura 2 Quali fattori hanno influenzato la decisione di adottare o prendere in considerazione i servizi di stampa gestiti? (50 PMI in tutta Europa) Mentre i reparti IT sono sotto costante pressione per contenere i costi di gestione e le spese in conto, sempre più aziende sono alla ricerca di nuovi modi per contenere i crescenti costi di stampa, rivedendo la loro infrastruttura di stampa esistente. Una valutazione e un inventario approfonditi dell'ambiente di stampa ne permetterà il consolidamento e l'utilizzo ottimizzato. Un servizio di stampa gestito consente alle aziende di ottimizzare l'attuale infrastruttura di stampa, senza la necessità di ricorrere ad ulteriori, estesi investimenti in termini di hardware. Un'infrastruttura di stampa ottimizzata può contribuire a favorire la crescita aziendale attraverso una gestione dei costi con un migliore utilizzo dei dispositivi, minori spese operative e una manutenzione semplificata dell'intera infrastruttura di stampa allineata con gli obiettivi complessivi di crescita dell'azienda. 1.1 Colmare il divario delle risorse IT: sfruttare capacità esterne con un servizio gestito A causa delle limitate risorse IT, le aziende della fascia media di mercato devono trovare modi creativi per rispondere alle loro esigenze di crescita. Sfruttare risorse esterne può risultare un modo efficace per integrare le risorse IT interne, specialmente perché i partner di canale usati attualmente dalle aziende della fascia media di mercato, fra cui VAR e integratori di sistemi, hanno spesso già familiarità con la tecnologia in possesso delle aziende. Questi partner di canale non solo offrono consulenza, installazione, formazione, assistenza e perfino servizi gestiti, ma spesso possono mettere a disposizione una conoscenza del mercato relativa a specifici settori o soluzioni orizzontali che consente loro di individuare soluzioni e servizi a valore aggiunto particolarmente appropriati. Inoltre, offrono spesso la possibilità di personalizzare le risorse in modo da sviluppare le soluzioni più appropriate in base alle esigenze specifiche del cliente. Tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione, possono usufruire dei vantaggi derivanti da un ambiente di stampa gestito. Esistono due principali approcci ai servizi gestiti, in base all'ambito delle esigenze di stampa. Servizi pacchettizzati di base entry level. L'hardware è compreso insieme a materiali di consumo, manutenzione e assistenza, in base a una tariffazione di tipo "costo per pagina". Questo tipo di Quocirca 2010 Pagina 5
contratti offre un costo mensile prevedibile in base ad una stima di volumi di stampa, servizi e interventi di assistenza e può anche fornire il rifornimento proattivo dei materiali di consumo nel caso in cui il loro utilizzo venga tracciato con sistemi di monitoraggio remoto. Poiché questi contratti sono legati all'acquisto e al noleggio dell'hardware, non richiedono necessariamente una verifica dell'ambiente di stampa, anche se Quocirca consiglia fortemente di effettuare una verifica per assicurarsi di adottare il giusto approccio per quanto riguarda il tipo e la quantità dei dispositivi di stampa acquistati o noleggiati. Servizi di stampa gestita completi. Si tratta della gestione end to end dell'ambiente di stampa da parte di un fornitore esterno. A una valutazione completa dell'ambiente di stampa, fa seguito l'ottimizzazione del parco stampanti mediante il consolidamento dei dispositivi e l'implementazione delle soluzioni di gestione della stampa. Il fornitore di questi servizi ha la responsabilità della gestione continuativa dell'ambiente di stampa tramite servizi quali la manutenzione e l'assistenza proattive e la gestione automatizzata dei materiali di consumo. Entrambi gli approcci ai servizi di stampa gestiti sono basati sulla definizione di una tariffazione del tipo "costo per pagina", basata sui volumi di stampa previsti su base mensile, trimestrale o annuale. È quindi necessario che le aziende svolgano un'analisi completa del loro utilizzo dei processi di stampa per evitare di superare i volumi di stampa concordati e incorrere in maggiori addebiti. In molti casi, tale valutazione consentirà anche di individuare le eventuali fonti di sprechi nell'attuale utilizzo dei processi di stampa. Affrontando questi aspetti prima di passare a un sistema di stampa gestita, i risparmi possono bilanciare immediatamente e in modo diretto i costi della soluzione stessa. 2.1 Ridurre la tensione sulle risorse IT: utilizzo di strumenti centralizzati per la gestione della stampa Che un'azienda decida o meno di utilizzare un servizio gestito, esiste tutta una gamma di strumenti scaricabili gratuitamente dai siti dei produttori di stampanti e fotocopiatrici che consentono ai reparti IT di acquisire un maggior livello di visibilità e controllo dell'infrastruttura di stampa. Mediante il monitoraggio remoto, questi strumenti altamente automatizzati possono anche consentire la gestione proattiva dell'ambiente di stampa, riducendo i tempi di inattività e il numero delle chiamate all'help desk e offrendo minori costi di gestione e una migliore produttività dell'it. Oltre agli strumenti disponibili gratuitamente, le aziende possono adottare ulteriori soluzioni per la contabilizzazione e la sicurezza, in base alle loro specifiche esigenze. È disponibile un'ampia gamma di soluzioni, quali: Driver di stampa universali (UPD, Universal Print Driver) La maggior parte dei produttori offre oggi un driver di stampa universale, scaricabile gratuitamente, che costituisce un unico driver avanzato e intelligente da poter utilizzare per una gamma eterogenea di dispositivi multifunzione e di stampanti collegate in rete. Il tempo e il lavoro necessari per distribuire e aggiornare i driver di stampa sulla rete viene ad essere notevolmente ridotto, in quanto i reparti IT non hanno più bisogno di supportare driver specifici per ciascun dispositivo e non è più necessario cambiare i driver al momento dell'installazione di nuove stampanti o dispositivi multifunzione. I driver di stampa universali garantiscono agli utenti una sola interfaccia, uniforme per tutte le stampanti, con segnalazioni dinamiche e in tempo reale dello stato delle stampanti. Di conseguenza, gli utenti possono facilmente individuare la stampante migliore in base alle loro necessità, selezionare rapidamente le opzioni corrette e consultare lo stato aggiornato dei materiali di consumo senza la necessità di ricorrere all'assistenza dell'it. Grazie alla semplificazione dell'intero processo, si riducono i tentativi di stampa non riusciti, con un numero minore di chiamate all'help desk. Alcuni driver universali sono anche sensibili alla posizione, per cui quando un utente si collega da una nuova posizione, il driver attiverà la ricerca delle stampanti sulla rete locale su cui si trova l'utente. Questa configurazione dinamica è particolarmente utile per i lavoratori mobili in visita in nuove località, eliminando la necessità di identificare e installare i driver. Gestione centralizzata della stampa Tutti i produttori mettono a disposizione strumenti per installare, configurare, gestire e monitorare le stampanti e i dispositivi multifunzione collegati in rete, di solito scaricabili gratuitamente. Il più noto di questi Quocirca 2010 Pagina 6
strumenti è, probabilmente, HP Web Jetadmin, ma tutti questi strumenti offrono solitamente le seguenti funzionalità: Rilevamento dei dispositivi: gli strumenti più efficaci supportano ambienti multi vendor e dispositivi sia connessi direttamente che collegati in rete. Gli strumenti centralizzati consentono ai responsabili IT di rilevare, installare, configurare, gestire e risolvere gli errori riscontrati nei dispositivi di stampa e nelle code. Aggiornamento automatico del firmware: configurazione automatica degli aggiornamenti del firmware da eseguire in modalità remota su specifiche classi di dispositivi durante le ore di minor traffico della rete e ricezione della conferma dell'avvenuto aggiornamento. Generazione di report: la maggior parte degli strumenti per la gestione della stampa offrono informazioni di alto livello sull'utilizzo e sui costi, consentendo di ottenere i dettagli dei singoli lavori di stampa. Gli strumenti più avanzati si integrano anche con gli strumenti di gestione della rete, come IBM Tivoli, CA Unicenter e HP Network Management Center Quocirca 2010 Pagina 7
Controllo avanzato dei costi dei documenti Oltre agli strumenti per la gestione della stampa offerti dai fornitori, esiste un'ampia gamma di prodotti di terze parti, proposte da fornitori quali Equitrac, Pharos e Capella, che consentono ai responsabili IT di controllare la modalità d'uso e il tipo di utenti dei dispositivi di stampa. Le funzionalità di questi pacchetti comprendono: Possibilità di definire regole per la stampa bianco/nero e a colori o quella fronte/retro. Possibilità di stampare più pagine su una sola facciata (n pagina per foglio). Inoltro dei lavori dalle stampanti personali ai dispositivi multifunzione, con minori costi per pagina. Controllo dell'accesso da parte degli utenti, stabilendo accessi basati su permessi ai dispositivi e alle funzionalità. Analisi dei livelli di utilizzo per individuare i dispositivi sotto o sovrautilizzati e addebitare le spese ai singoli reparti, centri di costo, progetti o clienti. Tracciamento e generazione di report sui costi di utilizzo ripartiti per singole persone, reparti o altri tipi di raggruppamenti. Stampa sicura Le soluzioni per la stampa sicura si basano su un modello di "pull printing", in cui i lavori di stampa vengono prodotti solo a fronte dell'autenticazione dell'utente, tramite PIN, smart card o schede di prossimità o identificazione biometrica. Queste soluzioni limitano l'accesso degli utenti alle stampanti e ai dispositivi multifunzione e tengono sotto controllo le attività di copia, e mail, fax, stampa e scansione da parte degli utenti. Oltre a migliorare la sicurezza dei documenti, la realizzazione di una soluzione di stampa sicura riduce gli sprechi garantendo che i lavori di stampa vengano consegnati solo all'utente destinatario e consente una forma di "roaming" per la stampa, permettendo di raccogliere le stampe da qualunque posizione. Soluzioni di terze parti, come FollowMe di Ringdale, supportano parchi stampanti multi vendor, consentendo agli utenti di raccogliere le stampe da qualunque dispositivo presente sulla rete aziendale. Queste soluzioni possono essere implementate dalle organizzazioni che gestiscono in prima persona le loro stampanti oppure possono essere comprese in una soluzione di stampa gestita. I clienti devono valutare con attenzione le funzionalità di ciascuna soluzione, in base alle loro specifiche esigenze di stampa. Spesso, una soluzione di gestione della stampa come Web Jetadmin può risultare sufficiente per soddisfare tutte le esigenze di gestione della stampa di una piccola organizzazione, mentre aziende di maggiori dimensioni con esigenze specifiche di sicurezza dei documenti possono prendere in considerazione soluzioni più complesse, offerte da aziende quali Equitrac. Qualunque soluzione si scelga, si avrà una maggiore trasparenza nell'utilizzo della stampa, si ridurranno gli sprechi e si miglioreranno le credenziali dell'ambiente per le aziende di qualunque dimensione. 4 I vantaggi della gestione della stampa Il software per la gestione della stampa è usato, solitamente, per supportare una gamma di funzioni, come la gestione dei dispositivi di rete, la gestione dei lavori di stampa, il controllo dell'accesso e la generazione di report sull'utilizzo. A fronte di tutte queste funzionalità, questo tipo di software fornisce numerosi vantaggi fondamentali, che possono determinare un risparmio sui costi ed efficienze operative. Tra questi vantaggi, figurano i seguenti: Visibilità dell'uso della stampa, dei costi e degli asset. La generazione di report sulla gestione della stampa può aiutare l'it e l'azienda a monitorare l'utilizzo e le tendenze relative ai materiali di consumo e a controllare l'utilizzo, offrendo la completa trasparenza in termini di costi e utilizzo. Risparmio di tempo da parte del personale IT, automatizzando le attività di routine. La gestione centralizzata della stampa consente agli amministratori, in modalità remota, di configurare, gestire e risolvere i problemi di più dispositivi contemporaneamente. Automatizzando le attività di routine, come gli aggiornamenti firmware, o applicando modifiche di configurazione a interi gruppi di lavoro, reporati o organizzazioni nel loro insieme, si migliora l'efficienza dell'it riducendo il tempo dedicato alle funzioni di routine e aumentando il volume delle operazioni che ogni membro dello staff è in grado di effettuare. Migliore utilizzo del personale e maggiore produttività dell'it. La produttività è una misura del tempo che il personale può dedicare ad attività che portino valore all'azienda. Potrebbe essere l'implementazione di una soluzione di virtualizzazione o di modelli di cloud computing in grado di Quocirca 2010 Pagina 8
creare vantaggio competitivo o l'applicazione di più risorse a importanti progetti IT per la gestione della proprietà intellettuale, per consentire una migliore collaborazione o semplificare le catene di valore. L'uso di software per la gestione della stampa può contribuire ad accrescere la percentuale di tempo che il personale può dedicare ad attività più produttive, aumentando quindi il valore aziendale. Maggiore disponibilità. Mentre le funzioni aziendali di tutta l'organizzazione dipendono sempre di più dalle risorse di stampa, la disponibilità dei dispositivi è un requisito chiave per l'it. I tempi di inattività non programmati comportano per l'azienda costi diretti che derivano dalla perdita di opportunità commerciali e dalla ridotta produttività degli utenti finali. Le notifiche degli errori hardware consentono di affrontare i problemi in modo proattivo, massimizzando la disponibilità dei dispositivi e migliorando la produttività degli utenti. La notifica proattiva dell'esaurimento dei materiali di consumo, della necessità di pulizia di un dispositivo, e così via, possono consentire di evitare tempi di inattività o di gestirli in modo molto più soddisfacente. Risposta più rapida agli incidenti. L'uso di una gestione centralizzata della stampa può migliorare enormemente la rapidità con cui l'it riesce a rispondere ai problemi di stampa. Questo può avvenire in vari modi, fra cui le risposte automatizzate a semplici avvisi e allarmi o la creazione automatica di ticket di intervento e riparazione per le funzioni di assistenza. Analogamente, gli avvisi che comunicano all'it l'esaurimento dei materiali di consumo possono ridurre i tempi di inattività, ridurre le scorte di materiali e controllare i costi grazie ad un'ordinazione tempestiva delle scorte. Maggiore sicurezza dei documenti. Implementando una politica per la sicurezza dei dispositivi, in grado di offrire livelli di autenticazione e privacy, le soluzioni di gestione della stampa possono proteggere l'infrastruttura di stampa da utenti non autorizzati. Ridotto impatto ambientale. Un ambiente di stampa gestito determina minori sprechi nelle operazioni di stampa, in particolare durante l'utilizzo della stampa protetta, che consente di evitare il problema delle stampe non raccolte, che rimangono nei vassoi delle stampanti solo per essere gettate da altri utenti. Un parco dispositivi ottimizzato, in cui i dispositivi sono utilizzati in modo efficiente, garantisce anche che i dispositivi non rimangano attivi per lunghi periodi di tempo, ma vengano posti in modalità di risparmio energetico quando non utilizzati, risparmiando quindi notevoli quantità di energia. 5 Il caso del mese: Turismo de Portugal Alle dirette dipendenze del settore Innovazione e sviluppo del Ministero per l'economia portoghese, Turismo de Portugal è la principale authority pubblica responsabile per la promozione, il miglioramento e la sostenibilità delle attività turistiche del Portogallo. Turismo de Portugal ha oltre 700 dipendenti nella sua sede centrale di Lisbona, presso 17 scuole che offrono corsi relativi al turismo e in 10 casinò, in cui i suoi ispettori verificano e controllano le scommesse per garantire il rispetto delle leggi. Di questi dipendenti, 635 utilizzano l'infrastruttura di stampa, usata anche da 2.500 studenti. 3.1 La sfida Turismo de Portugal disponeva di un ambiente di stampa disomogeneo e costoso, costituito da 461 macchine di dieci fornitori diversi. La sede centrale contava 140 stampanti, comprendenti 80 modelli diversi di dieci fornitori. Le scuole disponevano di 118 macchine di 70 tipi diversi di dieci fornitori, mentre nei casinò erano presenti 203 stampanti di 60 modelli, nuovamente di dieci fornitori diversi. Con un rapporto di oltre una macchina per ogni due dipendenti e in assenza di una gestione centralizzata, la grande varietà di macchine, con molti tipi di materiali di consumo diversi, era costosa e difficile da gestire. Turismo de Portugal voleva consolidare il suo parco macchine, centralizzare la gestione e abbattere i costi. I suoi obiettivi più importanti erano il miglioramento della produttività con maggiori velocità di stampa, la riduzione del numero delle chiamate all'help desk, la maggiore mobilità tramite una forte integrazione di rete e il raggiungimento di un miglior livello di gestione e controllo dell'ambiente di stampa. 4.1 La soluzione prescelta Turismo de Portugal ha scelto un contratto HP Managed Print Services (MPS) e ha sostituito le sue 461 stampanti personali con 166 stampanti multifunzione (MFP) HP. Le stampanti sono state noleggiate per un periodo di tre anni e sono completamente supportate da HP, che le controlla in modalità remota per verificare il livello dei materiali di consumo e gli avvertimenti sui guasti mediante il software HP Web Jetadmin. Ogni Quocirca 2010 Pagina 9
mese, vengono inoltrati più di 90 ordini per cartucce di toner, di solito gestiti il giorno successivo, e Turismo de Portugal ha accesso ai report sui volumi di stampa, l'utilizzo del toner e molti altri aspetti dell'ambiente di stampa grazie a un portale Web dedicato. Viene anche utilizzato il sistema HP Universal Printer Driver (UPD), che consente l'accesso istantaneo a tutta una gamma di dispositivi di stampa HP senza la necessità di scaricare driver separati. In tal modo, è possibile velocizzare e semplificare l'installazione di nuove stampanti, perché il personale tecnico dell'organizzazione non deve preoccuparsi di installare più driver sugli oltre 1.000 computer. L'organizzazione ha anche implementato una soluzione di stampa "pull" SafeCom, che memorizza i lavori di stampa in un server di stampa e consente di riprodurli su qualunque stampante, in qualsiasi posizione sulla rete. Gli utenti usano schede di prossimità per autorizzare i loro lavori e i lavori non richiesti vengono eliminati dalla coda di stampa, riducendo lo spreco di carta e garantendo una maggiore riservatezza. 5.1 I vantaggi I costi complessivi della stampa si sono ridotti di oltre il 20 percento, un risparmio che è stato reinvestito per migliorare la produttività del reparto. La stampa "pull" e l'imposizione predefinita della stampa monocromatica fronte/retro ha apportato notevoli risparmi nell'uso della carta. L'adozione di dispositivi MFP HP ha consentito un risparmio annuo di oltre 250.000 euro (338.000 dollari), mentre il consumo annuo della carta si è ridotto di 1,2 milioni di fogli. La cessione in outsourcing della manutenzione delle stampanti ad HP ha consentito all'organizzazione di ridurre il proprio personale tecnico interno, con un risparmio mensile di 9.000 euro (12.000 dollari). HP ha anche preso in carico l'help desk, che registrava circa 12 chiamate al giorno, con il risultato di un ulteriore risparmio settimanale di circa 2.700 euro (3.600 dollari). Ora, Turismo de Portugal può concentrarsi sulla sua attività principale, ossia rinsaldare il turismo come principale motore di crescita dell'economia portoghese. 6 Conclusione Minori costi, maggiore sicurezza e sostenibilità sono ai primi posti nelle priorità di ogni azienda. Una gestione efficace della stampa può avere un immediato impatto su tutte queste aree, consentendo alle organizzazioni di tenere sotto controllo le attività legate alla stampa sulla rete, applicare automaticamente le regole, autenticare gli utenti, proteggere i documenti sensibili e ridurre il consumo di carta e toner. Un'infrastruttura di stampa semplificata può migliorare l'efficienza operativa riducendo il tempo dedicato alla risoluzione dei problemi e liberando il personale IT in modo da consentire di dedicarsi alle attività legate alla crescita aziendale. Accedendo a una maggiore porzione del personale e del budget IT, le aziende possono far crescere la propria infrastruttura IT, allineandola agli obiettivi aziendali. Questa maggiore flessibilità dell'infrastruttura può aiutare le aziende a rispondere con maggiore prontezza a nuove sfide e opportunità. Man mano che le infrastrutture di stampa diventano sempre più complesse, gestire e supportare l'ambiente di stampa rappresenta una delle maggiori preoccupazioni per le aziende di ogni dimensione. Molte aziende non sanno esattamente quante stampanti si trovano sulle propria rete, quali tipi di dispositivi sono connessi e la loro modalità di utilizzo nel corso del tempo. Inoltre, la complessità della gestione della stampa aumenta con il numero di dispositivi presenti sulla rete, oltre che per l'esigenza di considerare il costo della stampa a colori, i problemi di sicurezza e la conformità alle normative. Al crescere del numero di dispositivi, poi, crescono anche le responsabilità in termini di assistenza e manutenzione. Quocirca raccomanda alle aziende di prendere seriamente in considerazione l'uso di servizi gestiti o di strumenti atti a gestire meglio la loro infrastruttura di stampa. Le organizzazioni della fascia media di mercato non devono impiegare le competenze e le risorse IT per gestire con efficacia la stampa internamente e anche le aziende di dimensioni tali da disporre all'interno di personale di assistenza IT possono impiegare meglio le loro risorse su attività IT strategiche, piuttosto che nella gestione delle funzioni di stampa di basso livello. Gestire un'infrastruttura di stampa economica, affidabile e sicura comporta di più che il semplice passaggio del controllo a una terza parte. Le soluzioni avanzate per la gestione della stampa, come la contabilizzazione dei lavori, l'acquisizione dei documenti e le soluzioni di routing sono fattori chiave per allineare la stampa ai processi aziendali e offrire la visibilità necessaria in tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti, dalla creazione alla produzione. Infine, un ambiente di stampa gestito è la soluzione ideale per un'azienda e, con gli strumenti giusti, può essere usato da un'organizzazione per migliorare la produttività dei dipendenti, incrementare l'efficienza dell'it e, in definitiva, creare un vantaggio competitivo. Quocirca 2010 Pagina 10
Riferimenti: 1. Quocirca ha pubblicato altre due ricerche in questa serie: "Il controllo dei costi di stampa nelle aziende della fascia media di mercato" e "Pensare alla stampa con un occhio alla sicurezza", entrambi scaricabili dal sito Web www.quocirca.com 2. Ricerca Quocirca non pubblicata sull'adozione dei servizi di stampa gestiti presso le PMI Quocirca 2010 Pagina 11
Informazioni su HP HP, la maggiore azienda tecnologica al mondo, semplifica per utenti e aziende l uso della tecnologia con una gamma che spazia dalla stampa al personal computing, al software, ai servizi e alle infrastrutture IT. Maggiori informazioni su HP (NYSE: HPQ) sono disponibili all'indirizzo http://www.hp.com/. Cercate le soluzioni specifiche per le vostre esigenze aziendali su: http://www.hp.com/go/certificates Quocirca 2010 Pagina 12
Informazioni su Quocirca Quocirca è una delle principali aziende di ricerca e analisi, specializzata nell impatto delle tecnologie informatiche e delle comunicazioni (ICT) sulle aziende. Con una presenza globale, nelle varie lingue nazionali, Quocirca offre analisi approfondite relative al punto di vista degli acquirenti e di coloro che influenzano le decisioni nelle grandi, medie e piccole organizzazioni. Il suo team di analisti è costituito da professionisti con esperienza diretta dell uso delle tecnologie ICT, che tengono continuamente sotto controllo il settore nelle seguenti aree principali: Evoluzione e abilitazione dei processi aziendali Soluzioni e integrazione per le grandi aziende Business intelligence e generazione di report Comunicazioni, collaborazione e mobilità Gestione dell'infrastruttura e dei sistemi IT Sicurezza dei sistemi e gestione dei punti terminali Utility computing e fornitura dell'it come servizio Canali e pratiche per l'erogazione dei servizi IT Attività, comportamento e pianificazione negli investimenti IT Adozione della tecnologia nel settore pubblico e problemi correlati Gestione integrata della stampa Indagando sulle percezioni degli utenti, Quocirca svela i veri ostacoli all adozione delle tecnologie: gli aspetti personali e politici degli ambienti aziendali e le pressioni determinate dalla necessità di un valore dimostrabile per l azienda in qualunque implementazione. La capacità di rilevare e segnalare le percezioni degli utenti finali permette a Quocirca di fornire informazioni sulla realtà dell utilizzo delle tecnologie, al di là delle promesse. La ricerca di Quocirca è sempre pragmatica, orientata alle aziende e condotta nell ambito di un quadro d insieme. L ICT ha la capacità di trasformare le aziende e i processi che le guidano, ma spesso non riesce a farlo. La mission di Quocirca è aiutare le organizzazioni ad accrescere il tasso di successo nel miglioramento dei propri processi attraverso una maggiore comprensione e l adozione delle tecnologie giuste al momento giusto. Il principale programma di ricerca di Quocirca adotta un approccio proattivo e conduce periodicamente sondaggi con utenti, acquirenti e venditori di prodotti e servizi ICT relativi a tecnologie crescenti, mature ed emergenti. Nel tempo, Quocirca ha costruito un quadro delle tendenze di investimento a lungo termine, offrendo preziose informazioni a tutta la comunità ICT. Quocirca lavora con fornitori globali e locali di prodotti e servizi ICT, per aiutarli a mantenere le promesse che l ICT offre alle aziende. Quocirca annovera tra i suoi clienti Oracle, Microsoft, IBM, Dell, T Mobile, Vodafone EMC, Symantec e Cisco, insieme a molti altri fornitori, fornitori di servizi e aziende specializzate di grandi e medie dimensioni. La sponsorizzazione di ricerche specifiche da parte di tali organizzazioni consente a molte di tali ricerche di essere messe a disposizione del pubblico senza alcun costo. Quocirca può contare su una vasta presenza: grazie a una rete di partner nel settore dei media, Quocirca mette le sue ricerche a disposizione di milioni di utenti. La cultura indipendente di Quocirca e l'esperienza pratica dei suoi analisti garantiscono che le proprie ricerche e analisi siano sempre obiettive, precise, utilizzabili e all'avanguardia. Le ricerche Quocirca sono disponibili gratuitamente e possono essere richieste sul sito Web www.quocirca.com. Contatti Quocirca Ltd Mountbatten House Fairacres Windsor Berkshire SL4 4LE Regno Unito Tel +44 1753 754 838 Quocirca 2010 Pagina 13