Quando si crea un Booking File e possibile aggiungere ulteriori informazioni, oltre ai campi obbligatori di cui si e parlato nel modulo precedente. Queste informazioni saranno visibili solo dalla propria agenzia ed ai passeggeri se darai loro la stampaitinerario. Quando si inseriscono i campi opzionali nel BF, Galileo fa un controllo sui dati e se inseriti nel modo corretto aggiungerà un asterisco alla fine dell input. Ricorda che nel modulo il Booking File viene anche definito BF. Obiettivi del Modulo Alla fine di questo modulo sarai in grado di: Lavorare con i seguenti campi opzionali Review Booking (rivedo il Booking File) Notepad (note ) Written Address (indirizzo del cliente) Delivery Address (indirizzo di consegna) Questo èun esempio di BF contente ognuno di questi campi opzionali. Campi: 1 Review Booking (rivedo il BF) 2 Delivery address (indirizzo di consegna) 3 Written address (indirizzo del cliente) 4 Notepad (note) Galileo Professional Course 6.1
Inserimento del campo Review Booking Le azioni da intraprendere con il cliente possono essere inserite nel campo review booking. Questo campo ci rammenta cosa bisogna fare in futuro sulla prenotazione del cliente, come emettere il voucher per l albergo o prenotare un auto a noleggio, farsi dare il visto ecc. Il BF sara automaticamente messo nella coda preassegnata da Galileo (12) nella data specificata per ricordarti quello che devi fare. Note: Il campo review booking non dovra essere utilizzato per ricordarci di emettere un biglietto perche per questo esiste il campo ticketing T.TAU/data. Inserire un campo review booking per ricordare di effettuare le azioni concordate col cliente relative alla sua prenotazione. L input del review booking è il seguente: RB.11NOV/1500/Q40 IL CLIENTE DEVE PROTARE IL VISTO Parametri: RB. Comando di inserimento 11NOV/ Data della review; se omessa è OGGI; separatore / 1500/ Ora della Review; se omessa è 0700; separatore / Q40 Coda di inserimento BF, se omessa Q12 IL CLIENTE Separatore ; seguito dal testo di motivazione Di seguito alcuni esempi: RB.11NOV ISSUE HOTEL VOUCHERS RB.11NOV/Q40 CHECK PSGR HAS VISA Ricordarsi di emettere voucher di albergo l 11Novembre (coda std 12) Ricorda al cliente che l 11 Nov deve portare il visto (coda definita: 40) Note: Il Booking File sara automaticamente inviato in coda 12 alle 0700 di Lunedi 11 Novembre per promemoria di cose da fare. Il sistema conferma con un asterisco.visualizzare l inserimento con R Risposta: RBKG- EA7/MO11NOV/0700/Q12*ISSUE HOTEL VOUCHERS > È possibile inserire un Massimo di 10 campi review booking in un Booking File, ognuno con una data diversa; oppure data e coda diverse o ancora stessa coda per date diverse (es. il cliente deve portare differenti documenti indifferenti date), cancellabili o modificabili. 6.2 Galileo Professional Course
Modulo 6: Campi opzionali Modifica del campo Review Booking Un campo review booking puo essere modificato per cambiare la data, o il testo libero. Di seguito un esempio: RB.1@20NOV ISSUE CAR HIRE VOUCHERS Modifica il primo campo review booking file, con nuova data (20 Novembre) per emettere il voucher per l autonoleggio Note: Quando si modifica la data di un review booking, bisogna sempre riscrivere il testo libero altrimenti verra cancellato. Cancellare un campo Review Booking Si puo anche cancellare un campo review booking. Di seguito un esempio. RB.4@ Per cancellare il campo review booking numero 4 Inserimento della Notepad Il campo Notepad (note) e un campo multiplo e puo essere utilizzato per inserire informazioni generali nel Booking File per uso esclusivo dell agenzia. Quando si usa la funzione Notepad, si scrive una nota nel campo libero nello stesso modo in cui scriveremmo un appunto per noi o per un collega. In questo modo, si avra un record con tutte le cose fatte in un booking file. Il campo Notepad puo essere aggiunto come un semplice testo libero, o puo essere raggruppato in categorie, a scopo di visualizzazione, utilizzando un qualificatore (qualifier) secondario per diversi campi come noleggio auto o prenotazione alberghiera. Possono essere inserite un massimo di 999 note ciascuna di 87 caratteri complessivi. Questo campo non viene memorizzato nella storia del BF in quanto non è determinante quindi se si cancella non se ne avrà più traccia. Se vogliamo documentare cio che si e fatto in un Booking File, oppure suddividere le note per argomento. Il campo notepad si inserisce con il comando NP. ricorda massimo 87 caratteri. In Galileo si può visualizzare l help con H/NP. Galileo Professional Course 6.3
Di seguito alcuni esempi di inserimento: NP.ADVISED PSGR REFUND NOT PERMITTED NP.H SHERATON HOTEL AMS REQUIRES A DEPOSIT Note: Il qualificatore secondario H identifica un nota per hotel Avvisato il passeggero che il biglietto non permette rimborso Avvisato il passeggero che l albergo richiede un deposito Note: Il qualificatore secondario deve essere deciso in agenzia e serve a raggruppare le notepad Note: Quando si inserisce una notepad, la propria firma, la data e l ora sono automaticamente visibili nell input. Notepad storico e confidenziale In caso sia necessario è possibile memorizzare degli APPUNTI (Notepad) nel BF. Ricorda che le NP possono essere inserite e cancellate in qualsiasi momento così che se ne perderà traccia alle successive riaperture del BF. Tali appunti potrebbero anche essere visibili solo dalla tua agenzia e non alle tue consociate. Quando inserirle Come inserirle In caso sia necessario è possibile memorizzare una Notepad nel BF l input è : H Se invece ti serve inserire una NP. confidenziale ovvero visibile solo dalla tua agenzia l input è: C Di seguito gli input di inserimento: NP.H PSGR ADVISED THAT HOTEL MUST BE GUARANTEED WITH CC NP.C CASH ONLY DO NOT ACCEPT CHEQUES il cliente è stato avvisato di garantire con cc l Htl ; la NP deve essere memorizzata nella storia. Cash payment only, inserirla come nota confidenziale quindi sarà visualizzata solo dalla tua agenzia ma non dalle consociate. Modifica del campo Notepad Se ne puo modificare il testo. Ricorda che si rinumera automaticamente: Input; NP.2@NEW TEXT Modifico il testo della seconda notepad Cancellazione della notepad Input; NP.3@ Cancello la notepad 3 6.4 Galileo Professional Course
Modulo 6: Campi opzionali Inserimento del Written Address Il written address e un indirizzo di posta dove si puo inviare corrispondenza al cliente. E un single item field (campo singolo). Il testo dell indirizzo e diviso in sottocampi (Massimo 5) separati da un asterisco. L indirizzo deve iniziare con un carattere alfabetico ed e obbligatorio il codice postale preceduto da P/. Inserire il written address in un Booking File per memorizzare l indirizzo di posta del cliente. Di seguito un esempio: W.MR A JACOBS 10 THE STREET BENSON OXFORDSHIR E P/ OX97YE Indirizzo di posta del passeggero Nota: Ogni sottocampo e diviso da un asterisco,e il codice postale e preceduto da P/ Note: Il codice postale e obbligatorio nel written address. Se il cliente non ne ha uno, inserire comunque P/ per eseguire correttamente l input. Modifica del Written Address Si puo modificare il testo di un Written Address. Di seguito gli input: W.@MR B GUNNER 27 THE STREET OXFORD P/OX7 9RE W.@2 25 THE STREET W.@/3 OXFORDSHIRE Note: ricorda MAX 5 sottocampi Modificare il Written Address Modificare il secondo sottocampo Inserire un sottocampo addizionale dopo il terzo già esistente Cancellare un Written Address Si puo cancellare l intero written address o uno specifico sottocampo. W.@ W.@3 Per cancellare un intero campo written address Per cancellare il terzo sottocampo Galileo Professional Course 6.5
Inserimento di un Delivery Address Il delivery address (indirizzo di consegna) e l indirizzo dove il cliente vuole consegnati i documenti di viaggio per esempio da un corriere. E un campo singolo (single item field). Il testo dell indirizzo e diviso in sottocampi (Massimo 6) separati da un asterisco. Il codice postale e opzionale. Inserire un delivery address in un Booking File per registrare l indirizzo dove consegnare i documenti di viaggio. D.MR A JACOBS RECEPTION GROUND FLOOR SHELL BUILDING MANCHESTER Indirizzo di consegna del PAX Note: Ogni sottocampo e diviso da un asterisco Modificare un Delivery Address Si puo modificare il testo libero di un delivery address secondo gli input: D.@MR B GUNNER FINANCE OFFICE SHELL MAIN OFFICE CHEPSTOW D.@2 BUILDING 3 D.@/3 FIRST FLOOR Note: ricorda MAX 6 sottocampi Per modificare il dettagio di un delivery address Per modificare il dettaglio del secondo sottocampo Per inserire un ulteriore sottocampo dopo il terzo gia esistente Cancellazione di un Delivery Address Si puo cancellare l intero delivery address o uno specifico sottocampo. D.@ D.@3 Per cancellare un intero delivery address Per cancellare il terzo sottocampo 6.6 Galileo Professional Course