Verbale di riesame della direzione Responsabilità Sociale SA8000 ALTEC SERVICES S.r.l. Via Bombrini 13/5 16149 Genova Italy Phone / Fax +39 010419948 e-mail: info@altecservices.it C.F. / P.I. 01828020998 R.E.A. GE 438748
1. Generalità In data 12 febbraio 2016 Alessandro Lamonaca, in qualità di direttore di ALTEC SERVICES Srl, ha effettuato il riesame del sistema di gestione della responsabilità sociale. Il riesame è stato condotto allo scopo di valutare l applicazione e l efficacia del sistema. La valutazione è stata eseguita esaminando la posizione di Altec Services rispetto a tutti i requisiti dello standard SA8000. 2. Responsabilità sociale 2.1 Lavoro infantile La direzione conferma che tutti lavoratori sono maggiorenni. Durante le visite effettuate nel corso dell anno presso fornitori, Clienti ed altri parti interessate non si sono ravvisati casi di sospetto impiego di lavoro infantile. Tutto il personale di Altec Services, compreso quello di più recente assunzione, è comunque informato delle corrette procedure da attuare in caso venissero a conoscenza di casi di impiego di lavoro infantile. 2.2 Lavoro forzato e obbligato La direzione di Altec Services conferma di operare nel pieno rispetto della normativa italiana e delle convenzioni internazionali senza far uso di lavoro forzato ed obbligato. I documenti del personale sono sempre conservati in fotocopia e non sono mai applicate trattenute salariali o indennità retributive per obbligare il personale a lavorare per l azienda contro la propria volontà. I tempi di preavviso per l interruzione del rapporto di lavoro sono sempre riportati nelle lettere di assunzione fornite in copia ai dipendenti. Sul server aziendale è a disposizione, per la consultazione da parte di tutto il personale, il Contratto Collettivo di Categoria C.I.S.A.L. Commercio del 3 luglio 2012. pagina 2 di 8
I costanti colloqui con i dipendenti che operano presso la sede e presso il sito di Sarlux in Sardegna non evidenziano problemi riguardanti tale aspetto. 2.3 Salute e sicurezza Nel corso del 2015 non si sono verificati incidenti, infortuni e non sono state effettuate assenze imputabili a malattie professionali. Le azioni intraprese nel campo della sicurezza sul lavoro sono le seguenti: aggiornamento del documento di valutazione dei rischi prove di evacuazione degli uffici verifiche programmate dei presidi antincendio verifica annuale da parte della direzione sulla conformità dei requisiti in materia di sicurezza Per quanto concerne la nomina del rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza i dipendenti confermano la decisione di avvalersi di quello territoriale messo a disposizione all Ente Bilaterale Confederale En.Bi.C. al quale la direzione versa regolare contributo per i servizi messi a disposizione. 2.4 Libertà di associazione e diritto alla contrattazione collettiva Relativamente a tale aspetto la direzione di Altec Services ribadisce che ai lavoratori viene concessa la più ampia libertà di iscriversi a qualsiasi sindacato e di avvalersi di rappresentanti ogni qualvolta ne abbiano necessità. Inoltre la direzione conferma che, anche per delucidazioni in merito ad aspetti che riguardano l applicazione del contratto collettivo, sono a disposizione dei dipendenti gli specialisti dello Studio Lombardi e quelli dell Ente Bilaterale Confederale. 2.5 Discriminazione La direzione di Altec Services è impegnata a garantire pari opportunità a tutte le persone che vi lavorano e con le quali collabora. Nessuna forma di discriminazione è tollerata. Le funzioni pagina 3 di 8
aziendali sono ricoperte indifferentemente sia da uomini che da donne, scelti esclusivamente sulla base delle competenze e delle capacità acquisite o potenziali. La diversità dei compensi varia i funzioni dei ruoli ricoperti e del numero di incarichi svolti e non è legata a nessun tipo di fattore discriminante. La direzione dell azienda non ammette l insorgere in azienda di nessun tipo di discriminazione politica, religiosa, razziale o relativa all età. Le persone intervenute confermano di non riconoscere nessuna forma di discriminazione in azienda. 2.6 Procedure disciplinari Altec Services nel corso del 2015 non ha intrapreso nessun tipo di provvedimento disciplinare nei confronti del proprio personale. Qualora si ravvisassero infrazioni significative, i provvedimenti disciplinari saranno quelli previsti dal CCNL già portati a conoscenza di tutti i lavoratori attraverso l affissione in bacheca. 2.7 Orario di lavoro Nel corso del 2015 sono state erogate ore di lavoro straordinario. Il dipendente che ha svolto più ore ha effettuato una media di 2 ore/settimana comunque ben al di sotto del requisito contrattuale che prevede un massimo di 10 ore/settimana. Nel corso del 2015 gli impiegati dell azienda hanno avanzato in media 6 giorni di ferie a persona. 2.8 Retribuzione La classe retributiva in cui ciascun dipendente è inquadrato è quella prevista dal CCNL secondo la funzione svolta. Per l elaborazione degli stipendi e della documentazione amministrativa del personale, la direzione si avvale di professionisti esterni. pagina 4 di 8
Gli stipendi medi erogati sono di norma più alti dei minimi contrattuali in quanto contemplano benefit e superminimi individuali. Gli sforzi della direzione sono volti a mantenere una forbice salariale contenuta tra i dipendenti. Nel corso del 2015 il rapporto tra lo stipendio più alto e quello più basso è stato pari a 1,88. 3. Sistema di gestione 3.1 Politica ed obiettivi In sede di riesame la direzione conferma la politica per la responsabilità sociale emessa in data 30 ottobre 2012. La politica è stata resa nota a tutti i dipendenti e collaboratori. Inoltre allo scopo di far conoscere l impegno per la responsabilità sociale la politica è pubblicata sul sito aziendale www.altecservices.it. Nel 2015 la direzione ha provveduto a fissare per ogni requisito dello standard di riferimento obiettivi misurabili. Rispetto al 2014 è stato inserito un nuovo indicatore riguardante il rapporto tra i questionari di sensibilizzazione degli stakeholders inoltrati e quelli ricevuti. Tutti gli obiettivi, ad eccezione di quelli relativi al godimento totale delle ferie maturate e delle ore di formazione, sono stati raggiunti. Per il 2016 la direzione ha riproposto una serie di obiettivi riportati nella tabella allegata Indicatori etici anno 2016. Anche gli indicatori etici sono pubblicati sul sito aziendale www.altecservices.it. 3.2 Formazione Nel periodo intercorso dall avvio del sistema la direzione ha provveduto ad eseguire i seguenti addestramenti: sicurezza sul lavoro (accordo stato/regioni, pronto soccorso e antincendio) pagina 5 di 8
buste paga e diritti dei lavoratori sistema di gestione per la responsabilità sociale Nel corso del 2015 la direzione ha provveduto ad eseguire un ulteriore attività di formazione mirata alla sicurezza sul lavoro con particolare attenzione alla prevenzione incendi ed alla risposta alle emergenze. Per il 2016 l azienda preveda di effettuare gli aggiornamenti previsti dalla legislazione per le persone che ricoprono incarichi in materia di sicurezza sul lavoro. 3.3 Audit interno In data 19 giugno 2015 è stato effettuato l audit interno del sistema di gestione per la responsabilità sociale a cura dell ispettore qualificato Renato Bruno. ll sistema, tenendo conto della semplice e contenuta struttura aziendale, è risultato nel complesso coerente e conforme ai requisiti normativi. In sede di audit il valutatore ha tuttavia suggerito di: individuare ulteriori indicatori delle prestazioni inserire i modelli di registrazione tipici del sistema di responsabilità sociale nell elenco della modulistica di registrazione del Sistema di Gestione Aziendale In sede di riesame la direzione prende atto che il primo suggerimento è stato accolto inserendo nel corso del 2015 tra gli indicatori di perfomance la percentuale di stakeholders che hanno risposto all invio di un questionario di sensibilizzazione sulle SA8000. In data 6 luglio e successivamente in data 30 novembre 2015 il sistema di gestione per la responsabilità sociale è stato sottoposto alla valutazione di DNV GL. Durante l ultimo audit è stata rilevata un osservazione in merito alla registrazione delle ore di straordinario del personale operante presso la raffineria di Sarroch. In tal proposito si decide di adottare anche per i supervisori operanti in Sardegna lo statino presenze utilizzato per il personale dell ufficio di pagina 6 di 8
Genova. La direzione prende atto che l osservazione è stata accolta e si provveduto a dar corso a quanto stabilito. 3.4 Prestazione dei fornitori A tutti i fornitori è stato inoltrato un questionario per valutare le possibili criticità in ambito etico ed è stato richiesto un impegno a condividere ed a promuovere a loro volta i principi dello standard SA8000. Dall avvio del sistema sono state inoltrate 19 richieste di impegno a conformarsi a ai requisiti dello standard SA800 e sono state ricevute altrettante di dichiarazioni. Tale attività viene svolta per ogni nuovo fornitore utilizzato. Nell ultimo periodo tale impegno è stato richiesto anche all Ammiraglio Borniotto ed alla dott.ssa Pietrantoni con il quale si è intrapreso un rapporto di collaborazione. In maggio ed in agosto sono stati effettuati 2 audit. Il primo presso lo studio di consulenza fiscale e tributaria del Dottor Luca Pini ed il secondo presso la ditta di cartotecnica Tecnocopy S.r.l. Gli audit, condotti da Alessandro Lamonaca sono stati documentati e non hanno evidenziato carenze nel rispetto dei requisiti di legge. Nel corso del 2016 si stabilisce di non effettuare ulteriori audit, in quanto i fornitori non ancora visitati sono nella quasi totalità liberi professionisti e lavoratori autonomi. 3.5 Reclami, problematiche ed azioni correttive Dall avvio del sistema del sistema non sono state ricevute lamentele e reclami ne da parte del personale dipendente ne da parte di enti esterni (Clienti, fornitori, associazioni di categorie, etc.). Il personale è informato a riguardo delle modalità con le quali segnalare situazioni di malcontento sia alle funzioni aziendali che alle funzioni esterne interessate (DNV-GL e SAI). Nel corso del 2015 è stata gestita una non conformità relativa al mancato riconoscimento di uno scatto di anzianità conseguente all imputazione, da parte del consulente del lavoro, di una data di pagina 7 di 8
assunzione errata sulla busta paga di un dipendente. La non conformità è stata risolta correggendo la data di assunzione e pagando gli arretrati non riconosciuti. 3.6 Prescrizioni legislative Altec Sevices con l introduzione del sistema di gestione di responsabilità sociale ha preso in carico tutte le convenzioni e direttive internazionali richiamate dallo standard SA8000. Presso l azienda sono disponibili lo statuto dei lavoratori ed il CCNL di riferimento in edizione aggiornata. La documentazione di origine esterna è stata aggiornata in data 19 giugno 2015 con la nuova legislazione in materia di Legislazione di lavoro denominata Jobs Act. Inoltre la direzione conferma che i consulenti del lavoro dello Studio Lombardi sono sempre disponibili a mettere a disposizione di tutto il personale dell azienda la loro raccolta normativa in materia contrattuale. 4. Conclusioni Le prestazioni del sistema saranno monitorate nel corso dell anno ed i risultati ottenuti discussi in sede del prossimo riesame che si terrà entro il 31 marzo 2017. Genova li, 12 febbraio 2016 Alessandro Lamonaca la direzione I partecipanti al riesame: Nadia Currarino Cristina Bisogno Roberto Orsi allegati: indicatori etici 2016 pagina 8 di 8