USO DI EXCEL COME DATABASE

USO DI EXCEL COME DATABASE Le funzionalità di calcolo intrinseche di un foglio di lavoro ne fanno uno strumento eccellente per registrarvi pochi dati essenziali, elaborarli con formule di vario tipo e ricavarne molte informazioni. DATABASE: Con questo nome si caratterizza una qualsiasi raccolta di dati omogenei, conservati su un supporto di registrazione in una forma strutturata. 1

COM È FORMATO UN DATABASE In un database i dati sono organizzati secondo una gerarchia di contenitori che si chiamano campi, record e tabelle. Mettendo insieme i campi di una singola riga si ottiene un record, che corrisponde alla riga stampata. L insieme delle righe o record forma la tabella. Un altro elemento qualificante è l omogeneità dei contenuti. 2

I creatori di Excel hanno messo a punto una serie di strumenti specializzati per agevolare l uso di questo programma come gestore di database. Vedremo in questo capitolo quali sono questi strumenti e come si possono utilizzare in concreto. 3

DATI ORDINA Ordinare i record Supponiamo di voler riorganizzare i record ordinati secondo il nome del cliente. Selezioniamo con un clic il campo Cliente di un qualunque record del database e selezioniamo il comando Ordina dal menu Dati. L intera area del foglio di lavoro che contiene il database viene selezionata automaticamente e su essa si visualizza una finestra di dialogo. Questa finestra di dialogo permette di definire i criteri per riordinare i record che compongono il database. 4

Quando viene attivata nella prima casella di selezione, intitolata Ordina per, compare il nome del campo che era selezionato quando è stato dato il comando Ordina. A fianco, due pulsanti di opzione, denominati Crescente e Decrescente, consentono di scegliere se l elenco dei record andrà ordinato disponendo i record secondo Crescente o Decrescente. 5

La finestra di dialogo Ordina consente di concatenare in questo modo fino a tre criteri di ordinamento, attivandoli in un colpo solo. Per farlo si utilizzano (dopo la casella di selezione a discesa Ordina per) una o entrambe le caselle di selezione che vengono subito sotto e sono denominati Quindi per. 6

DATI FILTRO Filtrare i record Quando un database contiene centinaia o migliaia di record, l ordinamento non risolve sempre tutti i problemi di selezione. Sarebbe utile poter evidenziare soltanto i record che hanno certi valori in determinati campi. Per soddisfare esigenze di selezione di questo genere è disponibile un altro comando specifico per i database, che si trova sempre nel menu Dati: il comando Filtro, dal quale si possono selezionare Filtro automatico e Filtro avanzato. 7

Quando si attiva Filtro automatico si nota che le celle che contengono i nomi dei campi sono state trasformate in altrettante caselle di selezione a discesa, più o meno in questo modo: Facendo clic sul pulsante a freccia si fa scendere un elenco di criteri di selezione associabili al campo stesso. Un clic su uno di questi criteri lo attiva e vengono visualizzati soltanto i record del database che soddisfano il criterio selezionato per quel campo. 8

I criteri disponibili sono numerosi e articolati. Cominciamo dai più semplici: tutto, seleziona tutti i record; vuote, seleziona i record nei quali il campo selezionato è vuoto; non vuote, seleziona i record nei quali il campo selezionato non è vuoto. 9

Quando un database viene filtrato, i numeri delle righe corrispondenti ai record che soddisfano le condizioni del filtro compaiono scritti in azzurro e vengono nascoste le altre righe. Questo accorgimento segnala che ciò che si sta osservando è soltanto una parte del database. Per tornare a vedere tutti i record si seleziona il criterio Tutto nell elenco a discesa. 10

Primi 10 È un criterio potentissimo, di notevole effetto: infatti ordina in memoria i record, senza spostarli fisicamente nel foglio di lavoro, usando come chiave di ordinamento il campo selezionato e visualizza soltanto i record che in quell ordinamento occupano le prime dieci posizioni. 11

Il criterio Primi 10 serve in realtà per filtrare non i primi 10 record, ma quanti se ne vuole (1 o n, purché siano meno del totale dei record del database) visualizzando quelli che se fossero messi in ordine in base al campo selezionato occuperebbero le prime (n) posizioni o le ultime (n). 12

Molto più a misura d uomo si presenta l opzione Personalizza, che permette di definire un criterio di filtro personalizzato. Il criterio si costruisce attraverso una finestra di dialogo intitolata Personalizza filtro automatico, che vediamo qui di seguito: 13

In questa finestra di dialogo si possono indicare uno o due criteri di filtro, collegandoli, se sono due, con un operatore logico And (E) oppure Or (O). L operatore di confronto per il campo selezionato può essere scelto fra quelli elencati nella casella di selezione a sinistra, che presenta i simboli =, >, <, >=, <=, e <> quando si fa clic sul pulsante a freccia. Il termine di confronto per il contenuto del campo sul quale si basa il filtro può essere immesso direttamente nella casella di selezione a destra, o scelto fra quelli elencati nella casella stessa facendo scendere la lista con il pulsante freccia. 14

DATI MODULO Gestire i record Quando in un foglio di lavoro esiste una struttura caratterizzata come database, Excel mette a disposizione un ottimo e comodo strumento che si chiama Modulo (menu Dati). Come dice il suo nome, con questo comando si crea un modulo, cioè un insieme strutturato di caselle di modifica, che presenta in una forma chiara e organizzata tutti i campi di record, allo scopo di agevolare la gestione del database: creare nuovi record, eliminare record esistenti o modificare il contenuto dei campi di un record determinato. 15

Il modulo si presenta come una finestra di dialogo, intitolata col nome del foglio in cui si trova il database. Come si può notare, non a tutti i nomi corrisponde una casella di modifica. Per i campi calcolati, quelli cioè che contengono formule, viene visualizzato il risultato della formula, ma non è previsto che vi si acceda per modificarli. 16

DATI SUBTOTALI Analizzare un database Oltre a agli strumenti per la gestione ne esistono altri, finalizzati all analisi dei dati contenuti in un database. Ne esaminiamo uno, chiamato Subtotali, di notevole potenza e semplicità d uso. Quando si lavora su un database i cui record contengono campi con valori numerici, come un database di fatture, può sicuramente far comodo calcolare uno o più totali parziali e, perché no, anche un totale generale. È esattamente quello che si può ottenere con il comando Subtotali, che si trova nel menu Dati. 17

Per poter usare questo comodo strumento, bisogna prima ordinare i record in base al campo di riferimento per i totali parziali da calcolare: se vogliamo ottenere il totale degli imponibili per ciascun cliente bisogna ordinare il database sul campo Cliente e cosi via. 18

Le opzioni disponibili in questa finestra di dialogo sono molto semplici e intuitive: nella prima casella di selezione a discesa si sceglie il campo di riferimento, fra i presenti nei record; il campo che contiene i dati da aggregare si sceglie nella terza casella di selezione a discesa, quella intitolata Aggiungi subtotali a (è possibile scegliere più di un campo impostando con un clic il segno di spunta accanto al nome del campo); la casella di selezione che sta al centro, intitolata Usa la funzione, presenta un elenco di funzioni matematiche utilizzabili per aggregare i dati. 19

I vantaggi della struttura Probabilmente, l aspetto più interessante del foglio di lavoro, dopo l esecuzione del comando Subtotali, non sta tanto nei risultati aritmetici quanto nel modo in cui vengono presentati. 20

STRUMENTI RICERCA OBIETTIVO Ricerca di un obiettivo Excel prevede diversi strumenti per l'analisi dei dati contenuti nei fogli di lavoro. Tra essi assumono importanza fondamentale il comando Strumenti, Ricerca obiettivo. Il comando Ricerca obiettivo permette di trovare il valore che genera il risultato desiderato in una formula. È disponibile la Ricerca obiettivo sul foglio di lavoro e la Ricerca obiettivo con i grafici. 21

Quando si desidera ottenere un determinato risultato da una formula, modificando uno dei valori che la formula usa, ricorriamo alla funzione Ricerca obiettivo, specificando il risultato che si intende ottenere e quindi la cella che deve essere modificata per ottenere quel risultato. Quando si sceglie il comando Strumenti, Ricerca obiettivo, la cella da variare deve contenere un valore (non una formula) e questo valore deve essere usato dalla cella in cui si desidera ottenere il Particolare risultato 22

La funzione Ricerca Obiettivo: Una volta trovata una soluzione, cliccare su OK per sostituire i valori originali con i nuovi valori o cliccare su Annulla per mantenere gli originali. 23

STRUMENTI RICERCA OBIETTIVO Ricerca obiettivo nei Grafici Anche da un grafico è possibile trovare una soluzione del tipo descritto sopra. Si deve trattare di un grafico bidimensionale a barre, lineare o istogramma. Se si trascina un indicatore del grafico (rappresentate una formula) in una nuova posizione, affinché assuma un valore diverso, compare la finestra di dialogo Ricerca obiettivo, si apre il foglio di lavoro contenente i dati del grafico ed è possibile indicare quali celle modificare per ottenere il nuovo valore definito modificando l'indicatore. 24

Per trovare una soluzione definita graficamente, procedere come segue: 1. Aprire il foglio di lavoro ed il grafico su cui intervenire. Attivare il grafico. 2. Cliccare sull'indicatore di cui variare il valore (colonna, barra o simbolo di linea), per selezionare l'intera serie. Quindi, cliccare di nuovo sull'indicatore, per selezionare quell'indicatore specifico. Compaiono alcune maniglie nere. 3. Trascinare le maniglie nere per spostare l'indicatore, assegnando ad esso un nuovo valore. 25

4. Variare eventualmente il numero nella casella Al valore. La casella Imposta la cella contiene la cella del foglio di lavoro rappresentata dall'indicatore del grafico. 5. Nella casella di testo Cambiando la cella, digitare il riferimento della cella da variare. 26

INSERISCI FUNZIONE FUNZIONI CONDIZIONALI Si intende per funzione condizionale una funzione il cui risultato sia dipendente dal verificarsi o meno di una o più condizioni. Le funzioni condizionali che tratteremo sono: SE (visualizzare un valore che dipende da criteri) SOMMA.SE (sommare tutti i valori che soddisfano criteri specifici) CONTA.SE (contare tutti i valori che soddisfano criteri specifici) E, O (per abbinare in AND e OR più condizioni). 27

SE(test; se_vero; se_falso) SE un'affermazione è vera, ALLORA restituisci questo primo valore (se_vero). ALTRIMENTI restituisci questo secondo valore (se_falso). La funzione SE può essere nidificata, vale a dire inserita all'interno di altre funzioni SE. Ogni funzione può essere nidificata in un'altra, fino a sette livelli di profondità. L esempio seguente mostra una formula che restituisce, nella cella stessa, POSITIVO o NON POSITIVO a seconda del valore contenuto in A1. =SE(A1>0; POSITIVO ; NON POSITIVO ) 28

SOMMA.SE(interv; criter; som) Somma le celle specificate secondo un criterio assegnato. interv è l'intervallo di celle che si desidera calcolare. criter è il criterio in forma di numero, espressione o testo che determina le celle che verranno sommate. Ad esempio, criterio può essere espresso come 32, "32", ">32", "mele". som sono le celle da sommare. Le celle in somma vengono sommate solo se le celle corrispondenti in intervallo soddisfano i criteri. Se somma è omesso, verranno sommate le celle in intervallo. 29

Esempio Si supponga che l'intervallo A1:A4 contenga rispettivamente i seguenti valori patrimoniali relativi a quattro abitazioni: 50.000, 100.000, 150.000, 200.000. L'intervallo B1:B4 contiene le seguenti commissioni sulle vendite su ciascuno dei corrispondenti valori patrimoniali: 3.500, 7.000, 10.500, 14.000. =SOMMA.SE(A1:A4; ">80000"; B1:B4) è uguale a 31500 30

CONTA.SE(interval; criteri) Conta il numero di celle in un intervallo che soddisfano i criteri specificati. interval è l'intervallo di celle a partire dal quale si desidera contare le celle. criteri sono i criteri in forma di numeri, espressioni o testo che determinano quali celle verranno contate. Ad esempio, criteri può essere espresso come 32, "32", ">32", "mele". 31

Esempi Si supponga che l'intervallo A3:A6 contenga rispettivamente la voci "mele", "arance", "pesche", "mele". CONTA.SE(A3:A6;"mele") è uguale a 2 Si supponga che l'intervallo B3:B6 contenga rispettivamente i valori 32, 54, 75, 86. CONTA.SE(B3:B6;">55") è uguale a 2 32

E, O E Restituisce VERO se tutti gli argomenti hanno valore VERO e restituisce FALSO se uno o più argomenti hanno valore FALSO. Esempi E(2+2=4; 2+3=5) è uguale a VERO Se l'intervallo B1:B3 contiene VERO, FALSO e VERO: E(B1:B3) è uguale a FALSO Se B4 contiene un numero compreso tra 1 e 100: E(1<B4; B4<100) è uguale a VERO 33

O Restituisce VERO se uno o più argomenti hanno valore VERO e restituisce FALSO se tutti gli argomenti hanno valore FALSO. Esempi O(1+1=1;2+2=5) è uguale a FALSO Se A1:A3 contiene i valori VERO, FALSO e VERO: O(A1:A3) è uguale a VERO È possibile combinare più criteri in E e in O. Ciò si realizza tramite le funzioni E(Condiz1, ) e O(Condiz1, ): =SE( E(A1>0;A1<=10); OK ; FUORI DAL RANGE ) 34

TABELLE PIVOT Le tabelle pivot sono strumenti analitici e di reporting per creare tabelle riassuntive, riorganizzare dati tramite trascinamento, filtrare e raggruppare i dati, rappresentare meglio i dati graficamente. Una tabella pivot è uno strumento di organizzazione dei dati, la cui struttura viene determinata dall utente con la scelta dei campi e degli elementi che devono apparire nella tabella. 35

DATI RAPPORTO TABELLA PIVOT AUTOCOMPOSIZIONE Le tabelle pivot sono un riassunto di una tabella esistente, quindi prima si deve creare la tabella iniziale, in seguito si crea il riassunto. Per creare una tabella pivot si deve selezionare la tabella di partenza e lanciare il comando RAPPORTO TABELLA PIVOT nel menu DATI, inizia una creazione guidata divisa in più finestre di dialogo, che verranno analizzate nell esempio seguente. 36

Aprire il file pivot.xls e analizzare la tabella. La tabella è troppo lunga per poter stabilire qual è il prodotto più venduto, quale la categoria migliore o per fare qualsiasi altro tipo di analisi. Lo scopo delle tabelle pivot è proprio quello di fare analisi in tabelle di grandi dimensioni. Selezionare l intera tabella; per comodità è stato dato un nome alla tabella, cosicché è possibile selezionarla attraverso la casella del nome: pivot. 37

Dopo aver selezionato la tabella, lanciare il comando DATI RAPPORTO TABELLA PIVOT, si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura. 38

Nella parte superiore si deve indicare dove si trova la tabella di partenza, di solito Elenco o database Microsoft Excel, valore di default. Nella parte inferiore si deve indicare se si intende creare una tabella riassuntiva, Tabella pivot valore predefinito, o un grafico riassuntivo. Fare un clic sul pulsante AVANTI, si apre la seconda finestra della creazione guidata, figura: 39

In questo passaggio si devono indicare le celle della tabella di partenza, che nel nostro caso sono state selezionate all inizio, quindi è sufficiente fare un clic sul pulsante AVANTI, si apre la terza finestra dell autocomposizione, figura: 40

In questa fase si deve scegliere se creare la tabella pivot in un nuovo foglio di lavoro o nel foglio corrente. Di solito si preferisce un nuovo foglio di lavoro. Fare un clic sul pulsante FINE, viene creato un nuovo foglio di lavoro, diverso dagli altri, figura: 41

Questo foglio di lavoro non è la tabella pivot, ma è lo schema che serve per crearla. Si devono trascinare i nomi dei campi negli appositi spazi. Portare il puntatore del mouse sopra la barra degli strumenti Tabella pivot, in corrispondenza del nome del campo di interesse. Premere e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinare il campo all interno dell area Rilasciare qui. Mollare il pulsante sinistro del mouse, si vedrà il nome del campo scritto all interno dell area utilizzata. 42

Quello che si è ottenuto è il riassunto della tabella iniziale. Nella tabella pivot è molto più semplice analizzare i dati. È possibile trascinare più campi in ogni area del foglio, con una sola limitazione: nell area Rilasciare qui i dati si devono trascinare solo campi che contengono valori numerici. 43

alternativa con il layout Nella Creazione Guidata Tabella Pivot fare un clic sul pulsante LAYOUT, si apre la finestra di dialogo visualizzata nella figura: 44

DATI! AGGIORNA DATI In alto ci sono le spiegazioni del programma. Nella parte inferiore c è la stessa struttura del foglio tabella pivot, visto prima. Modificando i valori della tabella iniziale non si cambiano anche i valori della tabella pivot. Le tabelle pivot sono una fotografia di una situazione in una certa data. Quindi, per aggiornare i dati della tabella pivot si deve utilizzare il pulsante AGGIORNA della barra degli strumenti PIVOT. 45