Presidenza del Consiglio dei Ministri

Manuale utente (front office) Aggiornato al 25 luglio 2011

Acronimi e abbreviazioni usati nel Documento: D.F.P.: P.A.: Pubblica Amministrazione R.P.: Responsabile del Procedimento R.P.C.: Responsabile del Procedimento dei Consulenti/Collaboratori esterni R.P.D.: Responsabile del Procedimento dei Dipendenti R.P.U.I.: Responsabile del Procedimento dell Unità di Inserimento R.P.U.I.C.: Responsabile del Proc. dell Unità di Inserimento dei Consulenti/Collaboratori esterni R.P.U.I.D.: Responsabile del Procedimento dell Unità di Inserimento dei Dipendenti U.I.: Unità di inserimento U.S.: Utente Semplice U.S.C.: Utente Semplice dei Consulenti/Collaboratori esterni U.S.D.: Utente Semplice dei Dipendenti UU.SS.: Utenti Semplici U.S.S.C.: Utenti Semplici dei Consulenti/Collaboratori esterni U.S.S.D.: Utenti Semplici dei Dipendenti Pagina 2 di 57

Sommario 1. INTRODUZIONE... 4 2. RUOLI E RESPONSABILITÀ... 5 3. REGISTRAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE... 7 3.1 Pubbliche Amministrazioni già censite sui vecchi sistemi... 7 3.2 Pubbliche Amministrazioni che non si sono mai registrate... 7 3.3 Visualizzazione dei dati della Pubblica Amministrazione... 13 3.4 Creazione della struttura di inserimento dei dati... 16 3.5 Modifica della struttura di inserimento dei dati... 20 3.6 Visualizzazione della struttura di inserimento dei dati... 28 3.7 Sostituzione R.P.P.A.... 30 4. VARIAZIONE DEI DATI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE... 33 5. CESSAZIONE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE... 36 6. GESTIONE DEGLI UTENTI... 38 6.1 Iscrizione e sostituzione dei Responsabili del Procedimento... 38 6.2 Visualizzazione dei Responsabili del Procedimento... 42 6.3 Iscrizione degli Utenti Semplici... 44 6.4 Disabilitazione degli Utenti Semplici... 47 6.5 Visualizzazione degli Utenti Semplici... 49 7. ACCESSO AL SISTEMA... 51 7.1 Login... 51 7.2 Prima login (nuovi utenti)... 53 7.3 Prima login (utenti migrati)... 53 7.4 Richiesta nuova password... 55 7.5 Login (reset password)... 55 8. MODIFICA DEL PROFILO PERSONALE... 56 Pagina 3 di 57

1. Introduzione Presidenza del Consiglio dei Ministri PERLA PA è un sistema integrato voluto dal per consentire la gestione, unitaria ed integrata, delle informazioni e dei processi relativi agli adempimenti a carico di tutte le Pubbliche Amministrazioni e di responsabilità esclusiva del Dipartimento. Il portale è stato progettato per offrire ai vari utenti funzionalità avanzate per la comunicazione e l analisi dei dati secondo ruoli e privilegi specifici nel rispetto, in ogni caso, della normativa sulla tutela dei dati personali. Esso si compone di due aree: area pubblica; area riservata. L area pubblica, consultabile da tutti gli utenti interessati all indirizzo internet http://www.perlapa.gov.it è dedicata alla diffusione di informazioni relative alla gestione degli adempimenti e dei dati comunicati dalle pubbliche amministrazioni e pubblicati nell ambito dell operazione trasparenza. L area riservata agli utenti del sistema è un area dedicata al personale preposto alla comunicazione dei dati previsti dagli adempimenti di responsabilità esclusiva del, che potrà accedervi solo previa registrazione dell amministrazione di riferimento e iscrizione da parte del Responsabile del Procedimento relativo all adempimento. L accesso avviene mediante definizione di username e password rigorosamente personali e modificabili esclusivamente dal diretto interessato. Il presente manuale - relativo all attuale versione del sistema - è diretto agli utenti dell area riservata e contiene le informazioni necessarie per: registrare/cessare le Pubbliche Amministrazioni; creare/modificare la struttura di inserimento dei dati; iscrivere/sostituire/disabilitare gli utenti del portale (Responsabili del Procedimento e Utenti Semplici); accedere al sistema e modificare la propria password o le proprie informazioni personali (telefono, email, ). Per ulteriori informazioni, chiarimenti o richieste di supporto è possibile contattare l help desk tecnico dal lunedì al venerdì dalle ore 8.30 alle ore 17.00 al numero unico PERLA PA: 06/68300293 Eventuali comunicazioni possono essere anche inviate al seguente indirizzo di posta elettronica: perlapa.dfp@pec.it (per le amministrazioni che dispongono di una casella PEC); perlapa@governo.it (per le amministrazioni che ancora non dispongono di una casella PEC). Pagina 4 di 57

2. Ruoli e responsabilità Presidenza del Consiglio dei Ministri Nella tabella che segue vengono presentati i ruoli e le responsabilità all interno della nuova struttura organizzativa. RUOLI E RESPONSABILITÀ Acronimo Ruolo Responsabilità R.P.P.A. Responsabile Perla PA Iscrive la P.A. al portale Aggiorna l anagrafica della P.A. Richiede la cancellazione della P.A. Nomina/modifica i R.P. dei vari adempimenti per la P.A. R.P. 1 R.P.U.I. n 1 Responsabile del Procedimento per la P.A. (1 per ogni adempimento) Responsabile del Procedimento delle UU.II. di livello n (1 per ogni adempimento) Crea gli UU.SS. della P.A. per il proprio adempimento Crea/modifica le UU.II. di primo livello per il proprio adempimento Crea/modifica i R.P.U.I.1 per il proprio adempimento Inserisce/valida i dati comunicati per la P.A. Visualizza i dati inseriti da tutte le UU.II. subordinate Crea gli UU.SS della U.I.n per il proprio adempimento Crea/modifica le UU.II. di livello n+1 per il proprio adempimento Crea/modifica i R.P.U.I.n+1 per il proprio adempimento Inserisce/valida i dati comunicati per la propria U.I. Visualizza i dati inseriti da tutte le UU.II. di livello inferiore gerarchicamente legate alla propria U.I. U.S. 1 Utente Semplice Inserisce i dati per la P.A./U.I. alla quale appartiene. Visualizza i dati inseriti. Nella gestione dei ruoli per ogni adempimento, è importante considerare che: per ogni P.A. esiste un solo Responsabile PERLA PA; per ogni adempimento esiste un solo Responsabile del Procedimento; ogni utente può avere un solo ruolo per adempimento all interno della stessa P.A./U.I. (es. non è possibile che lo stesso utente sia contemporaneamente Responsabile del Procedimento e Utente Semplice di Anagrafe delle Prestazioni per una stessa P.A.); ogni utente può essere abilitato per più adempimenti (es. un utente può essere sia Responsabile del Procedimento di CONSOC che Responsabile del Procedimento o Utente Semplice di Anagrafe delle Prestazioni). 1 Per il solo adempimento di Anagrafe delle Prestazioni i ruoli sono: R.P.D. (Responsabile del Procedimento dei Dipendenti); R.P.C. (Responsabile del Procedimento dei Consulenti/Collaboratori esterni); R.P.U.I.D. (Responsabile del Proc. dell Unità di Inserimento dei Dipendenti); R.P.U.I.C. (Responsabile del Proc. dell Unità di Inserimento dei Consulenti/Collaboratori esterni); U.S.D. (Utente Semplice dei Dipendenti); U.S.C. (Utente Semplice dei Consulenti/Collaboratori esterni). Pagina 5 di 57

Registrazione Dati P.A. Cessazione P.A. Funzionalità Sostituzione R.P.P.A. Dati personali Iscrizione e sostituzione dei Responsabili Report Responsabili ELENCO DELLE FUNZIONALITÀ A DISPOSIZIONE DEL R.P.P.A. Descrizione Iscrizione della P.A. e del Responsabile PERLA PA al portale e abilitazione della P.A. alla comunicazione dei dati. Aggiornamento dei dati anagrafici della P.A. Disabilitazione della P.A. Abilitazione di un nuovo R.P.P.A e disabilitazione del responsabile uscente. Variazione dei dati anagrafici personali o della propria password. Iscrizione e sostituzione del Responsabile del Procedimento per uno specifico adempimento. Visualizzazione dei Responsabili abilitati per la P.A. Dati personali ELENCO DELLE FUNZIONALITÀ A DISPOSIZIONE DEL R.P. / R.P.U.I. Funzionalità Dati Unità Amministrativa Creazione U.I. Modifica U.I. Iscrizione utenti semplici Disabilitazione utenti semplici Report unità di inserimento Report utenti semplici Descrizione Variazione dei dati anagrafici personali o della propria password. Visualizzazione dei dati dell amministrazione di appartenenza e dei contatti del responsabile. Creazione di una unità di inserimento e del relativo responsabile. Variazione anagrafica o dello stato delle unità di inserimento e gestione dei relativi responsabili (modifica anagrafica o sostituzione). Iscrizione degli utenti semplici relativi alla propria P.A. / U.I. Disabilitazione degli utenti semplici Elenco delle unità di inserimento e dei relativi responsabili relativi alla propria amministrazione Elenco degli utenti semplici relativi alla propria P.A. / U.I. Dati personali Funzionalità Dati Unità Amministrativa ELENCO DELLE FUNZIONALITÀ A DISPOSIZIONE DELL U.S. Descrizione Variazione dei dati anagrafici personali o della propria password. Visualizzazione dei dati dell amministrazione di appartenenza e dei contatti del responsabile. Nei successi paragrafi tutte le funzionalità indicate in tabella saranno descritte nel dettaglio. Pagina 6 di 57

3. Registrazione della Pubblica Amministrazione La registrazione di una Pubblica Amministrazione è consentita una sola volta per ciascuna amministrazione e può essere effettuata solo a seguito dell individuazione del Responsabile PERLA PA (R.P.P.A.), unico referente verso il per quanto attiene la correttezza e l aggiornamento dei dati anagrafici della Pubblica Amministrazione. Quest ultimo può essere un utente nuovo o un utente già censito a sistema perché ha già altri ruoli per gli adempimenti (ad esempio, è possibile nominare come R.P.P.A. il Responsabile del procedimento di Anagrafe delle Prestazioni). La procedura di registrazione non è unica, ma può variare a seconda che l amministrazione abbia già provveduto alla registrazione sui preesistenti portali negli anni passati o che l amministrazione sia del tutto nuova. 3.1 Pubbliche Amministrazioni già censite sui vecchi sistemi Le Pubbliche Amministrazioni già censite sui sistemi preesistenti 2 potranno effettuare il primo accesso sul sito PERLA PA a seguito della ricezione di una mail, trasmessa dal contenente un link specifico per l amministrazione: cliccando sul link il R.P.P.A. potrà inserire le informazioni personali e confermare i dati della P.A. In tal modo la P.A. sarà abilitata a lavorare sul portale ed eventuali unità periferiche associate alla P.A. (unità di inserimento UU.II.) saranno attive. Prima del completamente della procedura di registrazione da parte della P.A., infatti, le UU.II. non risulteranno attive. Al fine di informare tutti gli utenti della P.A. e delle UU.II. associate dell avvenuta registrazione sul portale, al termine della procedura di prima registrazione, il sistema invierà una mail automatica per notificare la possibilità di iniziare a lavorare su PERLA PA. I passi da seguire per la registrazione della P.A. e del R.P.P.A. sono gli stessi che effettuerà una nuova amministrazione (ad eccezione del fatto che i campi sulle informazioni della P.A. saranno in parte precompilati e potranno essere modificati dall utente). Pertanto, si rimanda al paragrafo 3.2 per i dettagli applicativi. 3.2 Pubbliche Amministrazioni che non si sono mai registrate L iscrizione sul portale PERLA PA delle PP.AA. che non si sono mai registrate sui precedenti sistemi avverrà mediante registrazione sul sito da parte del R.P.P.A. La procedura di registrazione determinerà l invio automatico di una richiesta di registrazione al : al fine di consentire la corretta gestione della richiesta, il R.P.P.A. dovrà inviare via mail dalla casella di posta elettronica dell amministrazione copia dell atto normativo in base al quale l amministrazione è stata istituita o documentazione equivalente comprovante l autenticità della richiesta. Solo in seguito alla ricezione di tale documentazione il Dipartimento potrà procedere all approvazione della richiesta di registrazione, a seguito della quale, la P.A. e il R.P.P.A. riceveranno una mail di conferma. 2 Con l espressione sistemi preesistenti si fa riferimento ai portali: Anagrafe delle Prestazioni GEDAP CONSOC Rilevazione Assenze del Personale PP.AA. Pagina 7 di 57

La registrazione verrà effettuata mediante la funzionalità Registrazione disponibile sulla home page del portale. Figura 1 Accesso alla funzionalità Registrazione Cliccando su Registrazione, il R.P.P.A. dovrà indicare se è già in possesso di un utenza derivante dai vecchi sistemi o se è un utente nuovo. Figura 2 Registrazione P.A.: prima schermata Nel primo caso, l utente dovrà inserire user e password utilizzati sul vecchio sistema e cliccare su Verifica per la validazione delle credenziali utilizzate sul vecchio sistema. Pagina 8 di 57

Nel caso in cui l utente non abbia alcuna utenza sul vecchio sistema (per cui deve effettuare una nuova registrazione), è necessario cliccare sul link Registrati. Il sistema richiede l inserimento del proprio codice fiscale per verificare se realmente non esiste alcun utente a sistema con quel codice fiscale. Figura 3 Registrazione P.A.: registrazione di un nuovo utente Se il codice fiscale risulta già presente a sistema, viene visualizzata una schermata di errore. Non è, infatti, possibile registrare a sistema due volte un utente con lo stesso codice fiscale. Figura 4 Schermata di errore (utente già presente a sistema) Se il codice fiscale non risulta già presente, viene visualizzata la pagina di inserimento delle informazioni personali (tutti i campi sono obbligatori).kd Pagina 9 di 57

Figura 5 Registrazione P.A. inserimento dati del nuovo utente Pagina 10 di 57

Figura 6 Registrazione P.A.: inserimento dati della P.A. (parte 1/2) Figura 7 Registrazione P.A.: inserimento dati della P.A. (parte 2/2) Pagina 11 di 57

Figura 8 Registrazione P.A.: riepilogo dati Pagina 12 di 57

3.3 Visualizzazione dei dati della Pubblica Amministrazione Gli utenti registrati al portale PERLA PA possono visualizzare le informazioni relative all amministrazione di appartenenza e, in funzione del proprio ruolo, anche le principali informazioni del Responsabile di riferimento. Per accedere alla funzionalità è sufficiente cliccare su Dati Unità Amministrativa nella sezione Amministrazione in seguito all autenticazione al portale. Figura 9 Accesso alla funzionalità Dati Unità amministrativa a) Accesso come Responsabile del Procedimento (R.P.) Il Responsabile del Procedimento visualizza le informazioni sull unità amministrativa di appartenenza e quelle sul Responsabile PERLA PA. Pagina 13 di 57

Figura 10 Dati Unità Amministrativa visualizzati dal R.P. b) Accesso come Responsabile del Procedimento dell Unità di Inserimento (R.P.U.I.) Il Responsabile del Procedimento dell unità di inserimento visualizza soltanto le informazioni sull unità amministrativa di appartenenza. Figura 11 Dati Unità Amministrativa visualizzati dal R.P.U.I. Pagina 14 di 57

c) Accesso come Utente Semplice (U.S.) L utente semplice visualizza le informazioni sull unità amministrativa di appartenenza e quelle sul Responsabile del Procedimento dell unità amministrativa di appartenenza. Figura 12 Dati Unità Amministrativa visualizzati dall U.S. Pagina 15 di 57

3.4 Creazione della struttura di inserimento dei dati Le unità di inserimento dati (UU.II.) rappresentano delle strutture virtuali all interno del sistema da cui è possibile inserire tutte le informazioni legate ad uno specifico adempimento. La creazione delle unità di inserimento è lasciata alla facoltà di ciascuna amministrazione. Infatti, le PP.AA. possono decidere di adottarle per un adempimento e di gestire i dati centralmente per un altro adempimento. In altri termini, le UU.II. sono specifiche per ogni adempimento e il livello di profondità della gerarchia dipende da come la P.A. intende gestire la comunicazione delle informazioni. Per creare un unità di inserimento è sufficiente cliccare su Creazione U.I. nella sezione Gestione Strutture. Figura 13 Accesso alla funzionalità Creazione U.I. Nella prima schermata è necessario indicare i dati dell unità di inserimento (tutti i campi sono obbligatori, ad esclusione del codice fiscale che è facoltativo). Per il solo adempimento Anagrafe Prestazioni, come è possibile vedere dalla figura, è necessario indicare se l U.I. che si vuole creare rappresenta o meno un centro di responsabilità. Se una U.I. è un centro di responsabilità, essa verrà tenuta in conto dal nella redazione della lista delle unità amministrative adempienti. In altre parole, un U.I. centro di responsabilità è tenuta a comunicare, secondo quanto previsto dall adempimento in questione, la dichiarazione di fine periodo (onere non a carico delle U.I. che non sono centro di responsabilità). Pagina 16 di 57

Figura 14 Creazione U.I.: inserimento dati dell U.I. Una volta indicati i dati dell U.I. è necessario nominare il Responsabile di riferimento. Nella schermata seguente è possibile: ricercare un utente già esistente (per codice fiscale oppure per cognome e nome) nel caso in cui si voglia scegliere una persona già utente del portale PERLA PA (avente un altro ruolo nel sistema); inserire un utente nuovo inserendo inizialmente o il codice fiscale o il cognome e il nome. Figura 15 Creazione U.I.: ricerca del Responsabile Pagina 17 di 57

In seguito alla ricerca, viene visualizzata la seguente schermata (nell esempio è stato ricercato un utente nuovo tramite il codice fiscale e, successivamente, sono state inserite le altre informazioni nome, cognome ed indirizzo e-mail). Figura 16 Creazione U.I.: inserimento dati del Responsabile Accedendo alle schermate successive, il sistema chiede inizialmente una conferma sulla correttezza dei dati inseriti in merito al Responsabile dell U.I. e successivamente riepiloga i dati dell U.I. e del relativo Responsabile. Per completare la creazione dell unità di inserimento è sufficiente cliccare su Fine. Figura 17 Creazione U.I.: riepilogo dati del Responsabile Pagina 18 di 57

Figura 18 Creazione U.I.: riepilogo dati U.I. e R.P.U.I. A seguito della creazione dell U.I., il Responsabile abilitato riceve una e-mail che può contenere: per utenti nuovi (mai abilitati per alcun adempimento o che non hanno mai effettuato la login), il link per autenticarsi; per utenti già abilitati (che hanno quindi già confermato i dati personali), le informazioni di sintesi relative alla nuova abilitazione. Pagina 19 di 57

3.5 Modifica della struttura di inserimento dei dati Le strutture di inserimento dati possono essere modificate in base alle esigenze amministrative della Pubblica Amministrazione. La gestione di una U.I. è affidata al Responsabile che l ha creata in precedenza e per modificare una U.I. è sufficiente cliccare su Modifica U.I. nella sezione Gestione Strutture. Le modifiche che possono interessare un Unità di Inserimento sono: a) Modifica dei dati anagrafici (e, per il solo adempimento Anagrafe delle Prestazioni, del centro di responsabilità); b) Modifica dello stato della U.I. (disabilitazione/abilitazione); c) Associazione/Modifica del Responsabile della U.I. Figura 19 Accesso alla funzionalità Modifica U.I. Il primo passo per modificare un Unità di Inserimento è quello di ricercare l U.I. che si desidera modificare. La ricerca può avvenire in base ai seguenti criteri: stato della U.I. (abilitata o disabilitata); denominazione (la ricerca avviene per verosimiglianza, per cui è sufficiente inserire anche solo una parte della denominazione della U.I. desiderata); codice fiscale della U.I. (se l U.I. è dotata di codice fiscale). Pagina 20 di 57

Come detto in precedenza, ciascun Responsabile potrà modificare le UU.II. da lui create e, per tale motivo, la ricerca della U.I. avverrà nell ambito delle UU.II. del livello immediatamente successivo a quello cui appartiene il Responsabile che sta effettuando l operazione. Figura 20 Variazione U.I.: ricerca U.I. Nella seguente figura sono indicati i tre tipi di modifica che possono interessare una determinata U.I. Figura 21 Variazione U.I.: scelta della modifica Pagina 21 di 57

a) Modifica dei dati anagrafici Cliccando sul pulsante Modifica anagrafica si accede alla schermata in cui è possibile modificare i dati anagrafici dell Unità di Inserimento (come in fase di creazione, anche nella modifica tutti i campi sono obbligatori, ad esclusione del codice fiscale che è facoltativo). Per il solo adempimento Anagrafe delle Prestazioni è possibile modificare anche il campo Centro di Responsabilità : per esempio, modificando il campo da Sì a No, l U.I. non sarà più tenuta a comunicare la dichiarazione finale al. Figura 22 Variazione U.I.: modifica dati anagrafici U.I. Dopo aver modificato i dati anagrafici, cliccando su Successiva viene visualizzato il riepilogo dei nuovi dati, come mostrato nella seguente figura. Per confermare la modifica è sufficiente cliccare su Fine. A seguito dell operazione, il Responsabile del Procedimento che ha effettuato la modifica riceve una e-mail inviata automaticamente dal sistema con i nuovi dati. Pagina 22 di 57

Figura 23 Variazione U.I.: riepilogo dati U.I. b) Modifica stato (disabilitazione) Cliccando sul pulsante Modifica stato si accede alla schermata in cui è possibile modificare lo stato dell Unità di Inserimento (se l U.I. selezionata in precedenza è abilitata si può procedere alla disabilitazione; se risulta disabilitata è possibile procedere alla sua riabilitazione). Per procedere alla disabilitazione dell U.I. selezionata e di quelle ad essa collegata, è sufficiente cliccare su Fine. In seguito dell operazione, il Responsabile del Procedimento che ha effettuato la modifica riceve una e-mail inviata automaticamente dal sistema indicante l avvenuta disabilitazione. Figura 24 Variazione U.I.: disabilitazione U.I Pagina 23 di 57

Come regola generale, le UU.II. possono essere disabilitate solo nel caso in cui: non hanno comunicato dei dati; le informazioni inserite sono state trasferite ad altre UU.II. o cancellate. Per ogni adempimento, esistono delle regole specifiche in base alle quali può avvenire la disabiltazione della U.I. selezionata e di tutta la struttura gerarchica sottostante. Per l adempimento Anagrafe delle Prestazioni (dove gli utenti sono distinti nelle due tipologie Dipendenti e Consulenti), la disabilitazione di una U.I. comporta la disabilitazione di tutte le UU.II. gerarchicamente legate ad essa per la tipologia di soggetto incaricato (dipendente o consulente). Ciò significa che, se viene disabilitata una U.I. da parte del Responsabile dei Dipendenti (R.P.D.), vengono disabilitati tutti gli utenti (Utenti semplici o Responsabili) con ruolo per i Dipendenti, mentre tale U.I. e le UU.II. ad essa collegate rimangono attive per gli utenti (Utenti semplici o Responsabili) con ruoli per i Consulenti. Solo quando tale U.I. viene disabilitata anche da parte del Responsabile dei Consulenti (R.P.C.), con conseguente disabilitazione di tutti gli utenti (Utenti semplici o Responsabili) con ruolo per i Consulenti, avviene la disabilitazione definitiva della U.I. e di tutta la struttura gerarchica sottostante in seguito all esecuzione di una procedura periodica automatizzata che verifica l esistenza di eventuali UU.II. alle quali non sono associate utenti, disattivandole. b) Modifica stato (abilitazione) Cliccando sul pulsante Modifica stato e l U.I. selezionata risulta disabilitata è possibile procedere alla sua riabilitazione. Dopo aver cliccato su Modifica stato, la schermata mostra i dati anagrafici relativi alla U.I. selezionata e per procedere all abilitazione è sufficiente cliccare su Successiva. Figura 25 Variazione U.I.: abilitazione U.I. In seguito all abilitazione di una U.I. è necessario nominarne il Responsabile. Nella schermata seguente è possibile: Pagina 24 di 57

ricercare un utente già esistente (per codice fiscale oppure per cognome e nome) nel caso in cui si voglia scegliere una persona già utente del portale PERLA PA (avente un altro ruolo nel sistema); inserire un utente nuovo inserendo inizialmente o il codice fiscale o il cognome e il nome. Figura 26 Variazione U.I.: nomina nuovo R.P.U.I. Dopo aver ricercato o inserito i dati di un nuovo utente, confermando la scelta o i dati inseriti viene visualizzata la seguente schermata di riepilogo prima di confermare tutta l operazione, cliccando su Fine. Figura 27 Variazione U.I.: riepilogo dati nuovo R.P.U.I. Pagina 25 di 57

c) Associazione/Modifica del Responsabile della U.I. Cliccando sul pulsante Associa/Cambia Responsabile si accede alla schermata in cui è possibile: associare un Responsabile alla U.I. selezionata, nel caso in cui l U.I. sia stata creata in precedenza ed associata ad un Responsabile Consulenti (o Dipendenti) tale ipotesi è prevista per l adempimento Anagrafe delle Prestazioni, per consentire di associare un doppio Responsabile (Dipendenti e Consulenti) alla stessa U.I.; modificare il Responsabile associato ad una U.I. Dopo aver selezionato la funzionalità di associazione/cambio Responsabile, il sistema mostra i dati dell attuale Responsabile. Figura 28 Variazione U.I.: riepilogo dati attuale R.P.U.I. Cliccando su Successiva si accede alla schermata di ricerca/inserimento di un dipendente. Figura 29 Variazione U.I.: ricerca del R.P.U.I. Pagina 26 di 57

Dopo aver ricercato o inserito i dati di un nuovo utente, confermando la scelta o i dati inseriti viene visualizzata la seguente schermata di riepilogo prima di confermare tutta l operazione, cliccando su Fine. In seguito dell operazione, il Responsabile abilitato riceve una e-mail che può contenere: per utenti nuovi (mai abilitati per alcun adempimento o che non hanno mai effettuato la login), il link per autenticarsi; per utenti già abilitati (che hanno quindi già confermato i dati personali), le informazioni di sintesi relative alla nuova abilitazione. Figura 30 Variazione U.I.: riepilogo dati del R.P.U.I. Pagina 27 di 57

3.6 Visualizzazione della struttura di inserimento dei dati Al fine di verificare la struttura di inserimento dei dati per uno specifico adempimento,.è possibile utilizzare la funzionalità di reportistica a disposizione di tutti i responsabili del procedimento di ogni singolo adempimento. Quest ultima consente non solo di visualizzare tutte le unità di inserimento attive e i relativi responsabili, ma anche di estrarre in formato.csv queste informazioni. Per accedere alla funzionalità, è sufficiente cliccare su Unità di inserimento nella sezione Report. Figura 31 - Accesso alla funzionalità di reportistica "Unità di inserimento" Il sistema mostrerà l elenco delle unità di inserimento create da quell unità amministrativa o dalle unità amministrative da essa dipendenti. In particolare, i dati riportati sono i seguenti: unità di origine: unità di inserimento che ha creato l unità di inserimento di interesse codice fiscale: codice fiscale se presente a sistema dell unità di inserimento denominazione: denominazione dell unità di inserimento di interesse responsabile: nome e cognome del responsabile del procedimento dell unità di inserimento per l adempimento per cui si è autenticati telefono: telefono associato a sistema al responsabile del procedimento dell unità di inserimento email: email associata a sistema al responsabile del procedimento dell unità di inserimento Pagina 28 di 57

Figura 32 Dati dell unità di inserimento visualizzati dai responsabili del procedimento Cliccando sul tasto Esporta, sarà possibile estrarre l elenco in formato.csv. Qualora l unità amministrativa non abbia creato unità di inserimento ovvero qualora nessuna delle unità di inserimento sia abilitata, il sistema restituirà il messaggio Nessuna UI presente. Pagina 29 di 57

3.7 Sostituzione R.P.P.A. Presidenza del Consiglio dei Ministri Nel caso in cui il ruolo di Responsabile di PERLA PA venga affidato ad un altra persona, è possibile utilizzare la funzionalità di front-office che ne consente la sostituzione. Colui che può nominare un nuovo R.P.P.A. è l attuale R.P.P.A. (ossia, il Responsabile uscente). Nel caso in cui non sia possibile seguire la procedura descritta, è necessario contattare il D.F.P. - Responsabile Anagrafica per inoltrare la richiesta. Dopo l autenticazione, è sufficiente cliccare su Sostituzione R.P.P.A. nella sezione Profilo P.A. Figura 33 Accesso alla funzionalità Sostituzione R.P.P.A Nella schermata seguente è possibile: ricercare un utente già esistente (per codice fiscale oppure per cognome e nome) nel caso in cui si voglia scegliere una persona già utente del portale PERLA PA (avente un altro ruolo nel sistema); inserire un utente nuovo inserendo inizialmente o il codice fiscale o il cognome e il nome. Figura 34 Ricerca utente Pagina 30 di 57

\Nel caso venga ricercato un utente per cognome e nome e a sistema siano presenti almeno due persone omonime, verrà visualizzato un elenco degli utenti tra cui scegliere quello desiderato. Nel caso in cui si voglia inserire una nuova persona a partire dai dati inseriti, è sufficiente cliccare direttamente su Successiva. Figura 35 Ricerca utente (più risultati trovati) Nel caso in cui si ricerchi un utente non presente a sistema tramite il codice fiscale, nella schermata indicata di seguito l utente deve procedere con l inserimento dei dati obbligatori indicati con (*) e cliccare su Successiva. Figura 36 Inserimento dati utente Pagina 31 di 57

L ultima schermata mostra il riepilogo dei dati del nuovo Responsabile di PERLA PA; per confermare la nomina del nuovo Responsabile è sufficiente cliccare su Fine. In seguito a tale operazione: Il nuovo Responsabile PERLA PA riceve una e-mail generata automaticamente dal sistema che può contenere: o per utenti nuovi (mai abilitati per alcun adempimento o che non hanno mai effettuato la login) il link per autenticarsi; o per utenti già abilitati - che hanno quindi già confermato i dati personali - le informazioni di sintesi relative alla nuova abilitazione (adempimento-ruolo). Il Responsabile del Procedimento uscente non può più accedere al sistema. Figura 37 Riepilogo dati nuovo R.P.P.A. Pagina 32 di 57

4. Variazione dei dati della Pubblica Amministrazione La variazione dei dati anagrafici delle PP.AA. è competenza del Responsabile PERLA PA. Tuttavia, la modifica di alcuni di questi dati (in seguito detti dati sostanziali ) è subordinata all approvazione del D.F.P. - Responsabile Anagrafica, al fine di garantire la coerenza delle informazioni presenti in anagrafica. Per modificare i dati anagrafici è sufficiente cliccare su Dati P.A. all interno della sezione Profilo P.A.. Figura 38 Accesso alla funzionalità Dati P.A. La prima schermata visualizzata mostra le attuali informazioni relative all Amministrazione di cui il R.P.P.A. fa parte. Figura 39 Variazione dati P.A.: dati attuali della P.A. Pagina 33 di 57

Cliccando su Successiva è possibile scegliere il tipo di modifica che si vuole effettuare: la modifica di dati sostanziali (per i quali è richiesta l approvazione da parte del D.F.P.) riguarda informazioni che identificano univocamente la P.A. censita nella banca dati, come il codice fiscale, la denominazione o il comparto di appartenenza; la modifica di altri dati (che non comporta alcuna approvazione da parte del D.F.P.) riguarda informazioni sui riferimenti normativi o informazioni di contatto. Figura 40 Variazione dati P.A.: scelta tipo modifica I dati sostanziali presenti nella seguente schermata sono tutti obbligatori; cliccando su Fine viene visualizzata una schermata di riepilogo delle informazioni inserite. Al termine dell operazione, il Responsabile PERLA PA e la P.A. ricevono una e-mail generata automaticamente dal sistema in cui sono riportati i nuovi dati della P.A. Inoltre, il D.F.P. Responsabile Anagrafica riceve una e-mail con la richiesta di modifica dei dati. Figura 41 Variazione dati P.A.: modifica dei dati sostanziali Pagina 34 di 57

Gli altri dati (non sostanziali) della P.A. non sono tutti obbligatori; cliccando su Fine viene visualizzata una schermata di riepilogo delle informazioni inserite. Al termine dell operazione, il Responsabile PERLA PA e la P.A. ricevono una e-mail generata automaticamente dal sistema in cui sono riportati i nuovi dati della P.A. Figura 42 Variazione dati P.A.: modifica dei dati non sostanziali Pagina 35 di 57

5. Cessazione della Pubblica Amministrazione La cessazione di una P.A. viene richiesta dal Responsabile PERLA PA mediante la funzionalità presente sul portale. L effettiva cessazione della P.A. è in ogni caso subordinata all approvazione del D.F.P. e all effettiva verifica dell adempienza dell Amministrazione (per gli adempimenti obbligatori). In caso quest ultima condizione non si dovesse verificare, l Amministrazione non può essere cessata definitivamente, ma deve essere solo disabilitata per gli anni successivi all anno di cessazione per gli adempimenti per i quali deve ancora effettuare comunicazioni. In tal modo alla P.A. sarà lasciata la possibilità di comunicare per gli anni per cui risulta inadempiente. Analogamente al processo di iscrizione, anche per quello di cessazione è necessario che la richiesta di registrazione telematica venga confermata mediante opportuna documentazione (copia dell atto normativo in base al quale la P.A. è stata cessata) trasmessa dalla casella di posta elettronica certificata dell amministrazione. Per richiedere la cessazione è sufficiente cliccare sul link Cessazione P.A. presente nella sezione Profilo P.A.. Figura 43 Accesso alla funzionalità Cessazione P.A. Nella pagina di cessazione è obbligatorio compilare i dati essenziali relativi all atto attraverso il quale è stato deliberato la cessazione dell amministrazione. Pagina 36 di 57

Figura 44 Cessazione P.A.: dati della richiesta di cessazione Figura 45 Cessazione P.A.: riepilogo dati della richiesta di cessazione Pagina 37 di 57

6. Gestione degli utenti Presidenza del Consiglio dei Ministri Per ogni adempimento è possibile nominare gli utenti semplici aventi il semplice ruolo di comunicazione dei dati a qualsiasi livello della struttura organizzativa. Di seguito sono indicate le procedure da seguire per l iscrizione e la disabilitazione degli utenti. 6.1 Iscrizione e sostituzione dei Responsabili del Procedimento Il Responsabile PERLA PA, oltre a curare l anagrafica e l eventuale cessazione della P.A., è incaricato di registrare al portale i Responsabili del procedimento dei vari adempimenti per i quali la P.A. è tenuta a comunicare. Per procedere all iscrizione (o alla sostituzione, nel caso in cui per un adempimento risulti già iscritto un R.P.) di un Responsabile del procedimento è sufficiente cliccare su Iscrizione e sostituzione dei Responsabili nella sezione Gestione responsabili. Figura 46 Accesso alla funzionalità Iscrizione e sostituzione R.P. Nella prima schermata è necessario selezionare l adempimento per cui si vuole nominare/sostituire il Responsabile. Figura 47 Iscrizione e sostituzione R.P.: scelta dell adempimento Pagina 38 di 57

Nella schermata seguente è possibile: ricercare un utente già esistente (per codice fiscale oppure per cognome e nome) nel caso in cui si voglia scegliere una persona già utente del portale PERLA PA (avente un altro ruolo nel sistema); inserire un utente nuovo inserendo inizialmente o il codice fiscale o il cognome e il nome. Figura 48 Iscrizione e sostituzione R.P.: ricerca responsabile Nel caso in cui si ricerchi un utente non presente a sistema tramite il codice fiscale, nella schermata indicata di seguito l utente deve procedere con l inserimento dei dati obbligatori indicati con (*) e cliccare su Successiva. Figura 49 Iscrizione e sostituzione R.P.: dati del responsabile Pagina 39 di 57

L ultima schermata mostra il riepilogo dei dati del nuovo Responsabile nominato; cliccando su Fine si completa la procedura di iscrizione. Il Responsabile del procedimento riceve un e-mail inviata automaticamente da sistema che può contenere: per utenti nuovi (mai abilitati per alcun adempimento o che non hanno mai effettuato la login) il link per autenticarsi; per utenti già abilitati - che hanno quindi già confermato i dati personali - le informazioni di sintesi relative alla nuova abilitazione. Nel caso in cui il nuovo R.P. sia stato nominato in sostituzione di un precedente R.P., l utente con ruolo R.P. per l adempimento selezionato non potrà più accedere al sistema con quel ruolo. Figura 50 Iscrizione e sostituzione R.P.: riepilogo dati del responsabile Nel caso si selezioni l adempimento Anagrafe delle Prestazioni, cliccando su Successiva il sistema richiede la scelta del tipo di Responsabile (Consulenti o Dipendenti). Figura 51 Iscrizione e sostituzione R.P.: scelta del ruolo del responsabile Pagina 40 di 57

A prescindere dall adempimento, se per un adempimento risulta già nominato un Responsabile, il sistema mostra i dati dell attuale R.P. Cliccando su Successiva, vengono mostrate le schermate per la ricerca/inserimento del Responsabile. Terminata la procedura di iscrizione, il ruolo di R.P. del precedente utente viene disabilitato (in altre parole, l utente continuerà ad avere gli altri ruoli assegnatigli in precedenza). Figura 52 Iscrizione e sostituzione R.P.: dati dell attuale R.P. Pagina 41 di 57

6.2 Visualizzazione dei Responsabili del Procedimento Al fine di verificare l elenco dei responsabili del procedimento abilitati per la pubblica amministrazione, è possibile utilizzare la funzionalità di reportistica a disposizione del Responsabile PERLA PA. Quest ultima consente non solo di visualizzare i responsabili del procedimento, ma anche di estrarre in formato.csv queste informazioni. Per accedere alla funzionalità, è sufficiente cliccare su Responsabili abilitati nella sezione Report. Il sistema mostrerà l elenco dei Responsabili del Procedimento per tutti gli adempimenti presenti su PERLA PA e per i quali l amministrazioni è tenuta a comunicare. In particolare, i dati riportati sono i seguenti: Figura 53 - Accesso alla funzionalità Responsabili abilitati adempimento: adempimento di riferimento responsabile: nome e cognome del responsabile del procedimento telefono: telefono associato a sistema al responsabile del procedimento email: email associata a sistema al responsabile del procedimento data abilitazione: data in cui il responsabile è stato nominato Per il solo adempimento Anagrafe delle Prestazioni saranno presenti due righe, una per il responsabile del procedimento dei consulenti e un altra per il responsabile del procedimento dei dipendenti. Pagina 42 di 57

Figura 54 Dati dei responsabili del procedimento visualizzati dal responsabile PERLA PA Cliccando sul tasto Esporta, sarà possibile estrarre l elenco in formato.csv. Se per un adempimento non è presente alcun responsabile, il report riporterà comunque una riga con il nome dell adempimento per cui non è stato ancora nominato il responsabile del procedimento. Pagina 43 di 57

6.3 Iscrizione degli Utenti Semplici Per iscrivere un nuovo utente, dopo aver effettuato l autenticazione per l adempimento desiderato, è sufficiente cliccare su Iscrizione nella sezione Gestione Utenti. Figura 55 Accesso alla funzionalità Iscrizione utenti Nella schermata seguente è possibile: ricercare un utente già esistente (per codice fiscale oppure per cognome e nome) nel caso in cui si voglia nominare una persona già utente del portale PERLA PA con un altro ruolo come utente semplice per l adempimento e per l unità amministrativa per cui ci si è autenticati inserire un utente nuovo inserendo inizialmente o il codice fiscale o il cognome e il nome Figura 56 Iscrizione U.S.: ricerca utente Pagina 44 di 57

Qualora la ricerca di un utente esistente avvenga tramite il cognome e nome, il risultato della ricerca sarà mostrato come nella figura seguente. Laddove l utente ricercato non sia presente nell elenco, cliccando direttamente su Successiva è possibile inserire un nuovo utente, a partire dai dati inseriti per la ricerca. Figura 57 Iscrizione U.S.: elenco dei risultati della ricerca Nel caso il Responsabile che sta iscrivendo gli utenti semplici abbia un ruolo per l adempimento Anagrafe delle Prestazioni, è necessario specificare il ruolo dell utente (Utente Consulente o Utente Dipendente) che si vuole iscrivere. Per gli altri adempimenti, il ruolo dell utente è automaticamente impostato come Utente Semplice. Figura 58 Iscrizione U.S.: dati dell utente Pagina 45 di 57

Cliccando su Successiva, viene mostrata la schermata di riepilogo dati del nuovo utente. Per confermare l iscrizione è sufficiente cliccare su Fine. L utente abilitato riceve un e-mail inviata automaticamente da sistema che può contenere: per utenti nuovi (mai abilitati per alcun adempimento o che non hanno mai effettuato la login) il link per autenticarsi; per utenti già abilitati, che hanno quindi già confermato i dati personali, le informazioni di sintesi relative alla nuova abilitazione. Figura 59 Iscrizione U.S.: riepilogo dati dell utente Pagina 46 di 57

6.4 Disabilitazione degli Utenti Semplici La disabilitazione degli utenti semplici comporta l impossibilità per gli stessi di accedere al sistema per comunicare i dati; se l utente dispone di più ruoli (tra cui quello di utente semplice per una U.I. e un adempimento), esso continuerà ad accedere al portale PERLA PA con gli altri ruoli, dato che con la funzionalità di disabilitazione degli utenti semplici, vengono disabilitati solo i ruoli di Utente Semplice. Per disabilitare un utente è sufficiente cliccare su Disabilitazione nella sezione Gestione Utenti. Figura 60 Accesso alla funzionalità Disabilitazione utenti Nella schermata seguente è necessario inserire un criterio di ricerca dell utente che si vuole disabilitare (codice fiscale oppure cognome e nome). Figura 61 Disabilitazione U.S.: ricerca utente Pagina 47 di 57

Una volta ricercato l utente, vengono visualizzate le principali informazioni sui suoi dati e sul suo ruolo; cliccando su Fine viene effettuata l operazione di disabilitazione. Figura 62 Disabilitazione U.S.: disabilitazione utente Pagina 48 di 57

6.5 Visualizzazione degli Utenti Semplici Al fine di verificare quali e quanti sono gli utenti abilitati per la propria unità amministrativa, è possibile utilizzare la funzionalità di reportistica a disposizione di tutti i responsabili del procedimento di ogni singolo adempimento. Quest ultima consente non solo di visualizzare tutti gli utenti semplici abilitati, ma anche di estrarre in formato.csv queste informazioni. Per accedere alla funzionalità, è sufficiente cliccare su Utenti semplici nella sezione Report. Figura 63 - Accesso alla funzionalità di reportistica "Utenti semplici" Il sistema mostrerà l elenco degli utenti semplici abilitati a lavorare per l adempimento per cui ci si è autenticati. Non saranno visualizzati gli utenti semplici di eventuali unità di inserimento create dall unità amministrativa. In particolare, i dati riportati sono i seguenti: codice fiscale: codice fiscale dell utente abilitato nome: nome dell utente nome: cognome dell utente telefono: telefono associato a sistema all utente email: email associata a sistema all utente Pagina 49 di 57

Figura 64 Dati degli utenti semplici visualizzati dai responsabili del procedimento Cliccando sul tasto Esporta, sarà possibile estrarre l elenco in formato.csv. Qualora l unità amministrativa non abbia utenti abilitati, il sistema restituirà il messaggio Nessun utente abilitato. Pagina 50 di 57

7. Accesso al sistema Presidenza del Consiglio dei Ministri In questo capitolo sono indicate le principali procedure da seguire per accedere al portale PERLA PA. In particolare, oggetto di questa sezione sono: operazioni di login (o autenticazione al sistema) primo accesso al portale da parte degli utenti creati sul nuovo sistema primo accesso al portale da parte degli utenti migrati dai sistemi precedenti richiesta di una nuova password primo accesso al portale in seguito alla richiesta di una nuova password 7.1 Login Per effettuare l accesso al sistema è necessario inserire le credenziali a disposizione nell apposita sezione del portale PERLA PA e cliccare su Login. Figura 65 Accesso al sistema Gli utenti che dispongono di un unico ruolo, per un unico adempimento e per un unica unità amministrativa accederanno direttamente alla home page dell adempimento per cui sono abilitati. Gli utenti che dispongono di più ruoli (eventualmente per più di un adempimento) e/o sono utenti di più di un unità amministrativa, dovranno effettuare la loro scelta prima di accedere alla home page dell adempimento, come indicato nelle figure successive. a) Scelta dell adempimento Figura 66 Login: scelta dell adempimento Pagina 51 di 57

b) Scelta dell unità amministrativa Figura 67 Login: scelta dell unità amministrativa c) Scelta del ruolo Figura 68 Login: scelta del ruolo Pagina 52 di 57

7.2 Prima login (nuovi utenti) Presidenza del Consiglio dei Ministri Gli utenti creati sul nuovo sistema dovranno effettuare la prima login utilizzando il link ricevuto nella mail, attraverso la quale sono stati informati di aver ricevuto una particolare profilazione nel portale PERLA PA. La schermata cui si accederà è la seguente, in cui l utente deve inserire le proprie informazioni e indicare la password con cui vorrà accedere al portale. Figura 69 Prima login nuovi utenti: inserimento dati personali 7.3 Prima login (utenti migrati) Gli utenti migrati accederanno al portale PERLA PA utilizzando le credenziali finora utilizzate sui precedenti sistemi. In seguito all autenticazione, è necessario inserire il proprio codice fiscale in modo che il sistema possa identificare la persona che dispone di quelle credenziali; solo successivamente, l utente visualizzerà e potrà modificare i dati personali ed impostare la password per i futuri accessi al nuovo sistema. Pagina 53 di 57

Figura 70 Prima login utenti migrati: verifica dell utenza Figura 71 Prima login utenti migrati: inserimento dati personali Pagina 54 di 57

7.4 Richiesta nuova password Presidenza del Consiglio dei Ministri Nel caso l utente non ricordi più la password per poter accedere al portale PERLA PA è sufficiente cliccare su Password dimenticata? nella home page dell area pubblica. Figura 72 Accesso alla funzionalità Password dimenticata Nella pagina seguente occorre indicare la propria username e l indirizzo e-mail utilizzato in fase di registrazione: in questo modo, a tale indirizzo di posta elettronica arriverà una mail con il link per poter effettuare il primo login e reimpostare la propria password. 7.5 Login (reset password) In seguito alla richiesta di una nuova password, cliccando sul link ricevuto nella mail inviata automaticamente dal sistema si accede alla schermata seguente in cui è possibile impostare la propria password. Una volta completata la procedura, si può accedere al portale con la propria username e la password appena impostata. Figura 73 Reset password: richiesta link Pagina 55 di 57

Figura 74 Reset password: inserimento nuova password 8. Modifica del profilo personale Per visualizzare e modificare i dati personali è sufficiente cliccare su Dati personali nella sezione Profilo Personale. Figura 75 Accesso alla funzionalità Dati personali Pagina 56 di 57

Nella seguente schermata è possibile modificare soltanto i campi contrassegnati da (*), vale a dire la qualifica, le principali informazioni di contatto e la password per accedere al sistema. Figura 76 Dati personali: schermata di visualizzazione/modifica dati Per completare la modifica dei dati personali, è sufficiente cliccare su Fine. Figura 77 Dati personali: schermata di riepilogo Pagina 57 di 57