Email Ras - CARROZZIERI Pag. 1 di 17 Gestione Email Gruppo RAS Carrozzerie Convenzionate
Notizie Generali Email Ras - CARROZZIERI Pag. 2 di 17 1.1 Protocollo Gruppo RAS Questo opuscolo e riferito al Protocollo Acquisto Diretto Ricambi stabilito dal Gruppo RAS per lo scambio di Pratiche Telematiche fra le entità coinvolte nel protocollo COMPAGNIA- GESTORE-RICAMBISTA-CARROZZIERE. 1.2 Funzioni Generali di EmailRas Tutte le Griglie a video hanno un menu che e richiamabile premendo il tasto detro del mouse 1.3 Trasmissione Differita Il programma di gestione consente di archiviare le Email in uscita ed inviarle tutte simultaneamente con un unico accesso ad Internet. 1. Requisiti Necessari Per un corretto funzionamento del protocollo di trasmissione del Gruppo Ras, consigliamo vivamente di acquistare un indirizzo email da utilizzare ESCLUSIVAMENTE per questo tipo di protocollo. Visto anche l importanza che riveste la cesella email, consigliamo di NON usare una connessione gratuita ma di acquistarne una da un Gestore a Voi piu vicino, che vi possa GARANTIRE il servizio. Anche perche, le caselle free (non a pagamento) NON assicurano in nessun modo la continuita del servizio, e quindi eventuali sconnessioni temporanee potrebbero crearvi problemi con la Committenza.
2. Personalizzazione Email Ras - CARROZZIERI Pag. 3 di 17 3.1 Personalizzare la Compagnia ed il Cliente: - Eseguire ROCK - Dal menu TABELLE selezionare COMPAGNIE ASSICURATRICI - Selezionare (o inserire) una Compagnia del Gruppo RAS e quindi premere su SCHEDA Inserire codice ANIA Inserire l importo Mano d opera o eventuali sconti concordati con RAS Spuntare Inserire gli Indirizzi Email comunicati dalla RAS - Inserire i campi evidenziati in figura - Poiche per queste pratiche la Fattura/Ricevuta finale deve essere intestata alla RAS, Inserire un Nuovo Cliente con i dati della RAS per emettere Fattura facendo attenzione di inserire nel campo Codice Ania il valore 003 Codice Ania della RAS
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 4 di 17 3.2 CREARE UNA CONNESSIONE IN ACCESSO REMOTO (Questa operazione fa fatta da un tecnico specializzato, se il vostro abbonamento ad internet non contiene un software AUTOINSTALLANTE). 3.3 INSERIRE I VOSTRI DATI DI ACCOUNT E-MAIL IN ROCK - Dal menu TABELLE lanciare la funzione DATIAZIENDA - Selezionare la Scheda PERSONALIZZAZIONI (in Alto) - Premere il pulsante in mezzo alla finestra GESTIONE INDIRIZZI EMAIL e quindi inserire i dati del vostro abbonamento Email (questi dati vi sono stati forniti all'atto della sottoscrizione di un contratto internet. Se non sono in vostro possesso, chiederli al vostro Fornitore di servizi Internet).
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 5 di 17 3. Richiamare EmailRas da Rock Per richiamare il programma di gestione EmailRas, da Rock, menu principale, premere il pulsante contrassegnato con l icona
4. Controllo Accesso in EmailRas Email Ras - CARROZZIERI Pag. 6 di 17 Per controllare le impostazioni fatte nel paragrafo 3, attivare EmailRas da Soul (come descritto al paragrafo 4) attivare la scheda Impostazioni e quindi controllare: Effettua un AUTOTEST Indirizzi Email disponibili Indirizzo email predefinito Configurazioni di Accesso Remoto 4.1 AUTOTEST E disponibile inoltre un AUTOTEST per verificare il corretto funzionamento dell invio ricezione. Per effettuare un AUTOTEST selezionare dal menu Test comunicazione. 4.2 Piu indirizzi Email E ovviamente possibile, gestire piu indirizzi Email, pero solo uno puo essere quello predefinito. Per rendere predefinito un indirizzo, fare doppio click sulla colonna Pred. Nella griglia degli indirizzi Email disponibili. Quando si interroghera la casella Email, la casella da interrogare sara sempre quella predefinita, per cui se ci sono piu caselle email da interrogare, allora: a. Interrogare la casella email dell indirizzo predefinito. b. Lavorare le email (caricare, rispondere ) ricevute c. Rendere predefinito un altra casella email d. Ritornare al punto a).
5. Incarichi RAS via Email (Ricevimento Email) Ras Email Ras - CARROZZIERI Pag. 7 di 17 Gestore Riparatore Una volta entrati nel programma EMAILRAS e possibile interrogare la casella postale per controllare se ci sono Incarichi che provengono dalla RAS Eventuali Allegati al Messaggio di posta Elenco dei messaggi ricevuti Tipologia Messaggi Lettura Nuova Posta Questa schermata compare solo se la Pratica e stata già ricevuta (figura 5.1) - Premere il pulsante di Connessione e Lettura Nuova Posta - Se arrivano dei nuove email un messaggio ci avvisera di quante e quali email sono arrivate, a questo punto selezionare nella Tipologia Messaggi E-mail da Gruppo RAS in modo da far evidenziare SOLO le email in arrivo per la RAS - Selezionare un Messaggio. Se il messaggio si riferisce ad una pratica gia in archivio allora verranno evidenziati i dati salienti della pratica, se invece si riferisce ad un nuovo incarico allora verra evidenziato il messaggio originale. - A questo punto non resta altro che caricare i nuovi incarichi ricevuti.
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 8 di 17 Facendo click con il testo destra del mouse sulla griglia Posta Ricevuta avremo il seguente menu: (figura 5.2) - A Questo punto Selezionare Carico/Modifica Pratica nell archivio Perizie, in modo che la pratica venga caricata automaticamente. La procedura assegnera ed evidenziera il numero di riferimento con cui e stata caricata ed al termine del caricamento verra chiesto di stampare l Incarico.
6. Gestione Pratica RAS Email Ras - CARROZZIERI Pag. 9 di 17 Entrando in ROCK e richiamando la pratica dovremmo avere la seguente situazione: - Il Cliente e RAS (vedi paragrafo 3.1) - I dati del veicolo sono stati caricati automaticamente e la compagnia evidenziata nella scheda del veicolo e RAS (vedi paragrafo 3.1) - Anche alcuni dati della scheda Sinistro sono stati caricati e come Perito di Riferimento e stato inserito GESTORE RAS, inoltre per le pratiche la cui Compagnia nella scheda Veicolo e 003 verra evidenziato un nuovo pulsante in basso alla form che servira successivamente per creare le email da inviare al Gestore, al Fornitore ed alla RAS. Numero di Mandato inviato AUTOMATICAMENTE dalla RAS (NON MODIFICARE) Pulsante di Gestione Email in Uscita per Protocollo Ras (Vengono evidenziati il numero delle email in uscita ed in entrata) - A questo punto procedere con la valutazione del danno. N.B. Solo per le PRATICHE RAS premendo il pulsante del menu principale, si avra accesso alla schermata di Gestione Email in Uscita per il protocollo Ras (Fig. 6.2)
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 10 di 17 6.1 Modifiche per Valutazione del Danno per Incarichi RAS Solo per le Pratiche Gestite per il Gruppo Ras, la griglia dei ricambi contiene un campo in piu O - Origine Ricambio Che puo essere modificato o dalla griglia stessa oppure facendo doppio click sul singolo ricambio. Per accelerare il piu possibile l inserimento, questo campo viene AUTOMATICAMENTE inserito come R. in pratica questo campo indica chi ha materialmente acquistato il ricambio e puo essere: R = Ricambista C = Carrozziere E = Terze parti (meccanico.) Spazio se non e un ricambio Inserire quindi R se il ricambio e da ordinare al fornitore oppure C se il ricambio e già in magazzino al riparatore, ecc.
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 11 di 17 6.2 Invio della Stima al Gestore e Concertazione Ras Gestore Riparatore Una volta effettuata la stima e completato l inserimento dei dati mancanti, il Riparatore e in grado di inviare la stima al GESTORE. Dalla Scheda Sinistro (come evidenziato in precedenza) premere il pulsante Gestione Pratiche Ras Tipo Incarico Esito Perizia Note da inviare dalla RAS Codici di Autorizzazione Visualizza Email in e Out Note inviate dalla RAS Tasti per generare Email per Gestore, Fornitore e RAS Messaggi di Status (Fig. 6.2)
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 12 di 17 Selezionare l Esito della Perizia, spuntare gli eventuali campi Ricevuta di Ritorno e/o Riparazione Antieconomica e premere EMAIL GESTORE/RAS a questo punto verra visualizzata una schermata di selezione email Email di selezione veloci inseriti nella scheda Compagnia Rubriche Dalla quale si puo selezionare (facendo click dal mouse) gli indirizzi rapidi inseriti nella scheda compagnia in precedenza, oppure selezionarle dalle varie rubriche. Selezionato l indirizzo email, il messaggio sara preparato ed accodato per la trasmissione in EMAILRAS (vedere paragrafo successivo per INVIO EMAIL). N.B. Se l Incarico ricevuto ha come Tipo Incarico (fig. 6.2) la codifica: 06 Riparazione Auto 07 Preventivo e Riparazione Il riparatore deve semplicemente svolgere il preventivo e trasmetterlo alla RAS
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 13 di 17 6.3 Autorizzazione e Ordine al Fornitore A questo punto se la Tipologia dell incarico (Fig. 6.2) e diversa da 11-Acquisto diretto Ricambi (RAS), la sequenza delle email e conclusa. Mentre se la tipologia dell incarico e 11- Acquisto diretto Ricambi (RAS), iniziera la fase di concertazione fra il Riparatore ed il Gestore. Il riparatore deve dunque attendere il ricevimento dell autorizzazione prima di iniziare i lavori sul mezzo danneggiato. Finita la parte di concertazione, il Gestore inviera una email di AUTORIZZAZIONE alla Riparazione e all Emissione dell Ordine al Ricambista/Fornitore. L Autorizzazione arrivera via email, sara dunque necessario che il riparatore vada a leggere la posta (come fatto per l incarico) per scaricare i codici che gli permetteranno di proseguire con la riparazione. Il caricamento dei codici di autorizzazioni avverra nello stesso modo con e stata caricato l incarico, cosi i codici verranno riportati automaticamente nei campi pertinenti (Fig. 6.2). Ora il Riparatore potra inviare l email di ordine al Fornitore/Ricambista accedendo alla schermata di gestione Pratiche RAS (fig. 6.2). Per effettuare l ordine al Fornitore/Ricambista premere il pulsante Email Fornitore. Anche l ordine al fornitore viene accodato per la trasmissione e pronto per essere mandato da EMAILRAS (vedere paragrafo successivo per INVIO EMAIL). N.B. Verranno inseriti nell ordine tutti i ricambi segnalati con R in sostituzione 6.4 Integrazione Stima Ras Gestore Riparatore Ricambista Se il riparatore, a lavori iniziati, necessita di ulteriori ricambi, oppure un ricambio richiesto in sostituzione risulta invece riparabile, corregge la stima secondo le nuove necessità e invia nuovamente al Gestore che abbina la nuova stima con quella ricevuta in precedenza. Dopo una nuova fase di concertazione, il Gestore invia al riparatore un nuovo messaggio di autorizzazione con il quale sara possibile riemettere un nuovo ordine al Ricambista con evidenziate solo le variazioni rispetto all ordine precedente. Il programma si occupa automaticamente di tutte queste variazioni.
Email Ras - CARROZZIERI Pag. 14 di 17 6.5 Termine Riparazione/Chiusura Lavoro Ras Gestore Riparatore A riparazioni Ultimate, il Riparatore invia al Gestore un messaggio di Fine Riparazioni ed alla Ras la stima accompagnata delle foto e dei vari documenti digitalizzati. Nella Sceda del preventivo deve essere inserita la data di CHIUSURA della pratica senza la quale la procedura NON permettera di inviare l email di fine lavoro. Una volta inserita la data di chiusura, rientrare nella scheda di GESTIONE PRATICHE RAS (fig. 6.2) e generare le 2 email conclusive premendo: Email Fine Lavoro che dovra essere inviata al Gestore e Email Gestore/Ras che dovra essere inviata alla RAS.
7. Invio EMAIL Email Ras - CARROZZIERI Pag. 15 di 17 Una volta preparata una o piu email da trasmettere, accedere ad EmailRas (come indicato nel paragrafo 3) oppure rispondendo affermativamente alla richiesta di trasmissione immediata che pa procedura fa alla fine di ogni generazione di email. Messaggi pronti per essere trasmessi Tasto per iniziare la trasmissione La procedura trasmettera automaticamente le pratiche elencate. Se una determinata email non deve essere inviata in questa trasmissione, e possibile escluderla momentaneamente dall invio facendo doppio click con il tasto sinistro del mouse nella colonna No in corrispondenza della riga dell email da non inviare. Inoltre premendo il tasto DESTRO del mouse sulla griglia sara possibile cancellare delle email definitivamente dall invio oppure cambiare l indirizzo email del destinatario.
8. Tools and Tips Email Ras - CARROZZIERI Pag. 16 di 17 8.1 Visualizzazione Posta in entrata ed in uscita di una singola pratica. Accedendo dalla scheda sinistro alla GESTIONE PRATICHE RAS avremo la finestra in Fig. 6.2 Il In/Out riporta i messaggi Ricevuti (In) ed i messaggiinviati (Out) senza distinzione alcuna fra tipo messaggio, destinatario ecc.. Premendo il pulsante In/Out avremo: Elenco messaggi RICEVUTI Tasto Zoom per visualizzare il messaggio ricevuto/trasmesso evidenziato Elenco messaggi TRASMESSI Richiama EmailRas FUTURE IMPLEMENTAZIONI
8.2 Visualizzazione Allegati ai messaggi di posta Ricevuta. Email Ras - CARROZZIERI Pag. 17 di 17 Quando si e in EmailRas (vedi fig. 5.1) e possibile visualizzare gli eventuali messaggi ricevuti nonche i file allegati al messaggio. File Allegati al messaggio Facendo click con il pulsante destro del mouse sul file Allegato (Perizia.ADZ) ad esempio verra visualizzato un menu Dal quale sara possibile visualizzare il file oppure salvarlo oppure allegarlo ad una pratica. Nel caso in cui si Visualizzi un allegato nel tracciato Ania (Perizia.ADZ oppure EXPERIZ.TXT ecc..) verra visualizzata la STIMA nel tracciato ANIA. 8.3 Allegare Documenti digitalizzati ad una pratica. Rock, puo memorizzare per ogni pratica delle foto, ma anche documenti letti con uno scanner. Per il protocollo RAS, saranno trasmessi automaticamente TUTTE le foto e tutte i documenti allegati alla pratica. Per accedere alla finestra di gestione dei documenti allegati alla pratica premere dal menu principale il tasto.