Fattura elettronica Vs Pa Manuale Utente A cura di : VERS. 528 DEL 30/05/2014 11:10:00 (T. MICELI) Assist. Clienti
Ft. El. Vs Pa SOMMARIO pag. I Sommario NORMATIVA... 1 Il formato della FatturaPA... 1 Flusso operativo sul programma Gesa/Geda... 2 Flusso operativo... 2 Operazioni periodiche... 2 Operazioni giornaliere... 2 Gesender... 6 Configurazione dati di posta eletronica per l invio automatico da Gesa/Geda:... 6 Img 1 Anagrafica Clienti e Fornitori (03.03.01)... 3 Img 2 Archivio Enti Pubblici (03.03.40)... 3 Img 3 Input Archivio Ft.Elet. Vs Pa... 4 Img 4 Griglia Input Archivio Ft.Elet. Vs Pa... 4 Img 5 Configurazione Gesender... 6 Img 6 Configurazione dati casella di posta elettronica... 6 Img 7 Salvataggio configurazione... 7 Storia del documento Ragioni della modifica Autore Rilasciata il Prima versione T. Miceli 30/05/2014 11.10.00
Ft. El. Vs Pa Fatturazione verso Pubblica Amministrazione pag. 1 NORMATIVA La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica. La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate all amministrazione dello stato deve essere effettuata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Per inviare al Sistema di interscambio i file FatturaPA, sono necessarie alcune operazioni che sono definite nel Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55. TUTTI I RIFERIMENTI TECNICI E NORMATIVI SONO PRESENTI SUL SITO http://www.fatturapa.gov.it Il formato della FatturaPA Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente; in aggiunta a queste il formato prevede l indicazione obbligatoria delle informazioni indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio. Per favorire l automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati: informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento; informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra Operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.
Ft. El. Vs Pa Fatturazione verso Pubblica Amministrazione pag. 2 Flusso operativo sul programma Gesa/Geda Operazioni periodiche 1) Inserimento/modifica in Archivio Enti Pubblici (ge030340) dei clienti interessati (vedi Img 2) N.B: in anagrafica clienti/fornitori (03.03.01) deve essere settato a vero il campo 'Ente Pubblico' sulla scheda cliente. (Vedi Img 1) 2) Solo per i punti di vendita che inviano i flussi xml alla Sede centrale occorre configurare la tabella 03.03.41 (GE030135) con l indicazione della serie utilizzata e del sezionale di riferimento per la contabilizzazione 03.03.42 (GE170228) 1. Operazioni giornaliere GENERAZIONE E INVIO 1) Inserimento fattura 2) Accesso al programma di gestione delle fatture PA 04.04.45 (ge04expa) 3) Selezione del tipo di fattura, del cliente e delle date (Vedi Img 3) 4) Selezione tramite inserimento del carattere S in prima colonna oppure doppio click 5) Digitazione del tasto F9 per generare il file XML 6) Opzionalmente, digitazione di F4 per effettuare la trasmissione via e-mail-pec del file generato e firmato tramite Dike a sistema di interscambio (SDI), o se si tratta di un punto vendita per l invio del flusso xml alla Sede. (Vedi Img 4) INSERIMENTO ESITO TRASMISSIONE 7) Se l'esito della trasmissione è positivo, premere Shift+F3 per impostare l'esito come OK 8) Se l'esito della trasmissione è negativo, premere Shift+F4 per reimpostare la fattura come da inviare. 9) Effettuare le necessarie correzioni e ripetere la procedura dal punto 2. (Vedi Img 3) 1
Ft. El. Vs Pa Fatturazione verso Pubblica Amministrazione pag. 3 Img 1 Anagrafica Clienti e Fornitori (03.03.01) In anagrafica clienti/fornitori (03.03.01) deve essere settato a vero il campo 'Ente Pubblico' sulla scheda cliente. Img 2 Archivio Enti Pubblici (03.03.40) L'identificazione e la gestione dell'archivio anagrafico di un cliente PA viene fatta in gesa mediante il programma ge030340. I codice cliente deve esistere sull'anagrafica clienti di gesa.
Ft. El. Vs Pa Fatturazione verso Pubblica Amministrazione pag. 4 Img 3 Input Archivio Ft.Elet. Vs Pa 04.04.45 La tipologia di fatturazione gesa/geda dipende dal modulo di attivazione 42. L'accesso a questa gestione e' consentito agli operatori con abilitazione di Inserimento, Cancellazione, Variazione e Modifica contabilizzazione automatica. Il programma richiede il codice cliente e il range di date da elaborare (con invio prende tutto). Una volta confermati i dati, il programma effettua la ricerca delle fatture inerenti i clienti e le date interessate e visualizza i dati nella successiva videata Img 4 Griglia Input Archivio Ft.Elet. Vs Pa 04.04.45 Il primo carattere della griglia assume i seguenti significati : 1. Spazio la fattura deve ancora essere inviata 2. T la fattura e' gia' stata inviata 3. S la fattura verra' generata in formato XML al comando di conferma con F9 La colonna Progressivo indica un Codice Univoco assegnato al momento della generazione del file XML
Ft. El. Vs Pa Fatturazione verso Pubblica Amministrazione pag. 5 La colonna Tipo indica il tipo di fattura elaborata : 1. IMM-immediata 2. DIF-differita 3. ACC-accompagnatoria Il file XML viene generato automaticamente sotto la direttrice 'dati/anno' di gesa La colonna Stato indica lo status della fattura : 1. Spazio fattura ancora da elaborare 2. GENERATO e' stato generato il relativo file XML da trasmettere 3. TRASMESSO la fattura e' stata trasmessa Il tasto F6 effettua la stampa della griglia visualizzata Il tasto F9 effettua la generazione delle fatture in formato XML Il file viene generato sotto la direttrice gesa\dati\aaaa\ ed avrà il nome IT <Partita Iva Azienda> _ <Progressivo Univoco>.XML Con doppio click (o invio) sulle colonne serie, data e numero documento si accede all input della fattura relativa al rigo su cui si e' posizionati. Il tasto F4 consente: 1. Se in configurazione è flaggato invio tramite pec viene effettuato l invio della fattura firmata con Dike all e-mail-pec del sistema di interscambio come indicato sul sito www.fatturapa.gov.it 2. 2. Se in configurazione non c è tale flag ed è configurata la tabella serie-pdv, viene inviato il file xml alla sede(con email tradizionale e non obbligatoriamente tramite Pec). 3. Se non si verifica nessuno dei precedenti casi il tasto non è attivo. N.B.: per l invio automatico dell e-mail è necessario configurare con i dati della propria posta elettronica certificata il programma GesenderErrore. Il segnalibro non è definito. che si occupa dell invio email. 2 Invio tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica che: garantisce l invio e la ricezione di messaggi e di eventuali documenti allegati, attesta con valenza legale l invio e la ricezione dei messaggi al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno. L invio mediante PEC è possibile per i soggetti forniti di una casella di Posta Elettronica Certificata. Per fare richiesta di una casella di PEC ci si può rivolgere ai gestori presenti nell elenco pubblico dei gestori di Posta Elettronica Certificatapubblicato sul sito dell'agenzia per l'italia Digitale. L'utilizzo del canale PEC non presuppone alcun tipo di accreditamento preventivo presso il Sistema di Interscambio. I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC. L'indirizzo PEC a cui destinare i file è il seguente: sdi01@pec.fatturapa.it. Il messaggio, comprensivo dell allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione. Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SdI relativi al proprio invio. Nota bene: il Sistema, con il primo messaggio di risposta, notifica di scarto o ricevuta di consegna, comunica al trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per i successivi eventuali invii. L utilizzo di un indirizzo di PEC diverso da quello assegnato dal SdI non garantisce il buon fine della ricezione del file FatturaPA. Per approfondire Consultare la sezione PEC del sito dell'agenzia per l'italia Digitale Si consiglia di consultare la sezione File, fatture e messaggi per una descrizione dettagliata dei file messaggio prodotti dal SdI
Ft. El. Vs Pa Fatturazione verso Pubblica Amministrazione pag. 6 Gesender Configurazione dati di posta eletronica per l invio automatico da Gesa/Geda: a. Aprire il programma che si trova in x:\gesa\gesender.exe b. Portarsi sul tasto [Configura] e cliccare Img 5 Configurazione Gesender c. Impostare i dati di configurazione per la posta (email mittente, server, porta, ssl, utente, password) Img 6 Configurazione dati casella di posta elettronica
Ft. El. Vs Pa Fatturazione verso Pubblica Amministrazione pag. 7 d. Salvare la configurazione da File/Salva ed uscire dal programma. Img 7 Salvataggio configurazione