Dematerializzare per semplificare: il progetto FlowER Stefania Sparaco Lepida Spa
La PA Digitale che vorrei Interconnessa Interoperabile Semplificata LR LR 18/2011 18/2011 Dematerializzata 2
Come costruirla? 3
Un tassello del puzzle: il progetto FlowER FlowER Flussi documentali digitali per l Emilia Romagna èun progetto che si inserisce nel Programma regionale di Semplificazione della Regione Emilia Romagna Il progetto prevede la realizzazione di percorsi locali di dematerializzazione finalizzati a supportare l Ente: nell utilizzo delle tecnologie a supporto della dematerializzazione (con particolare riferimento a Doc/er) nel ripensamento della propria gestione documentale alla luce della normativa e della possibilità offerte dalla tecnologia nella conseguente revisione dei propri procedimenti ai fini della loro semplificazione 4
Tecnologia: il modello GeDoc e il Sistema Doc/ER (1/3) La Regione promuove la diffusione sul territorio del modello per la gestione documentale GeDoc Tale modello incentiva e rafforza l idea di centralità dell archivio corrente all interno della vita dell Ente e individua gli elementi che consentono la realizzazione di tale disegno concettuale definendo le specifiche di interfaccia Obiettivo del modello è garantire lo sviluppo di un dialogo standard tra sistemi che offrono servizi di gestione documentale e sistemi che ne fruiscono (tipicamente sistemi di back/office) e, grazie a questo, favorire un effettiva gestione documentale digitale 5
Tecnologia: il modello GeDoc e il Sistema Doc/er (2/3) Doc/er è una piattaforma per la gestione documentale che rispetta le condizioni poste dal modello e che viene messa a disposizione a riuso degli Enti nell ambito della CN ER. Grazie a Doc/er è possibile far dialogare le applicazioni legate ai servizi documentali (protocollo informatico, conservazione sostitutiva, verifica dei formati, verifica delle firme, etc.) con le applicazioni verticali (SUAP, gestione del personale, tributi, edilizia, demografici, etc.) in modo standardizzato Questo disegno èreso possibile dal processo di qualificazione delle soluzioni di mercato 6
Tecnologia: il modello GeDoc e il Sistema Doc/er (3/3) Nell ambito del progetto FlowER gli enti sono supportati nel: analizzare il loro scenario tecnologico di partenza e individuare il miglior scenario di sviluppo per quanto attiene il sistema di gestione informatica dei documenti installare, configurare e imparare ad utilizzare la piattaforma Doc/er individuare e sviluppare le potenzialità che un disegno di questo tipo abilita Opportunità di gestire in modo trasversale e integrato le informazioni (sia all interno dell Ente che tra Enti). Sviluppo e diffusione di soluzioni standard 7
Ripensamento dei processi: la metodologia FlowER (1/3) FlowER propone una metodologia sviluppata in collaborazione con gli Enti del territorio regionale e alla luce di quanto elaborato nel progetto interregionale Prode La metodologia consiste in un analisi dei processi declinata in ottica di flusso documentale. Il documento e le sue aggregazioni sono dunque le entità fondamentali su cui si basano le attività di rilevazione, analisi e progettazione del flusso procedimentale 8
Ripensamento dei processi: la metodologia FlowER (2/3) Gli Enti partecipanti al progetto FlowER costruiscono un gruppo di lavoro composto di diverse professionalità e competenze, in particolare di tipo informatico, archivistico, organizzativo e di dominio Il gruppo di lavoro, affiancato da personale di Lepida Spa, analizza il procedimento preso in esame secondo la metodologia proposta e lo riprogetta in logica digitale. Nel corso della riprogettazione utilizza FloWEB, uno strumento messo a disposizione degli Enti partecipanti, che guida il gruppo di lavoro passo dopo passo nella riprogettazione del flusso documentale fino al suo ridisegno in logica BPMN. 9
Ripensamento dei processi: la metodologia FlowER (3/3) Lavorare sul ridisegno del procedimento è occasione per mettere mano alla struttura dell archivio corrente connessa al procedimento in esame e, a partire da questa, rafforzare l intera gestione documentale digitale dell Ente. Inoltre, la metodologia di lavoro invita a ripensare i procedimenti nativamente in digitale, uscendo quindi dalla mera riproposizione delle logiche cartacee per immaginare e realizzare nuove modalità di erogazione dei servizi e di accesso alle informazioni. Opportunità per omogeneizzare e standardizzare le modalità di produzione e gestione dei documenti Servizi più efficaci e erogati in tempi minori Semplificazione sia all interno dell Ente che verso l utente finale 10
Logica di sistema: riuso e circolazione della conoscenza Il progetto FlowER individua strumenti e metodi comuni da calare poi sulle specifiche realtà degli Enti Questo abilita la diffusione di modalità di lavoro e di strumenti standard senza dimenticare le esigenze di ciascun Ente Grazie a Floweb le buone pratiche individuate da un Ente sono messe a disposizione di tutto il sistema regionale Diffusione di un modello integrato e omogeneo Standardizzazione dal basso Creazione di una rete di PA Digitali, dematerializzate e interconnesse 11
FlowER: i numeri Avviato a maggio 2012 Attivati 14 Percorsi Locali che coinvolgono 11 Unioni di Comuni, 2 Comuni capoluogo ed 1 Provincia (per un totale di oltre 70 enti coinvolti) 32 procedimenti oggetto di analisi oltre 100 persone coinvolte nei diversi gruppi di lavoro attivati sul territorio 12
I procedimenti su cui gli EELL stanno lavorando sono 32, suddivisi in 8 ambiti di servizio PERSONALE Istanza per la trasformazione rapporto di lavoro da tempo pieno a tempo parziale DEMOGRAFICI Cambio Residenza anagrafica SERVIZI FINANZIARI Gestione Fiscale/ciclo di spesa passivo ATTI AMMINISTRATIVI Determine (in 4 EELL) Delibere (in 3 EELL) Delibere del Consiglio Comunale Delibere della Giunta Ordinanze Pubblicazione in BUR degli allegati tecnici agli Atti del Settore Urbanistica SERVIZI SOCIALI Segnalazione di pregiudizio da parte di Istituzione scolastica POLIZIA MUNICIPALE Segnalazioni e comunicazioni Accertamenti anagrafici Redazione e adozione verbali Redazione e notifica dei verbali GARE E APPALTI Contratti d appalto scrittura privata Contratti d appalto contratto pubblico amministrativo Contratti atto pubblico Formazione Elenco Fornitori Bandi di Gare Contratti informatici SUAP/SUE Trasferimento media struttura di vendita Permesso di costruire SUAP (in 3 EELL) Permesso di costruire (SUE) Autorizzazione unica per l insediamento di pubblico esercizio SCIA interrelata con attività edilizia 13
Grazie per l attenzione! stefania.sparaco@lepida.it 14