Strumenti non convenzionali per l evoluzione d Impresa: L ergonomia dei sistemi informativi di Pier Alberto Guidotti 1 L ergonomia dei sistemi informativi
CHI SONO Pier Alberto Guidotti Fondatore e direttore tecnico di Analysis s.r.l. Esperto di sistemi informativi Ideatore di QualiWare, software per la gestione di Qualità, Sicurezza e Ambiente e gestione Documentale, ora disponibile anche in versione mobile. 2 L ergonomia dei sistemi informativi Mobile www.qualiware.it
DI COSA PARLEREMO Con questo intervento vogliamo mettere in evidenza come certe aree strategiche aziendali siano spesso e banalmente non coperte dal sistema informativo, e come ciò vada contro il concetto di ergonomia. La trattazione non userà volutamente termini molto di moda nell ambito dei sistemi informativi, quali «workflow», «business intelligence», ecc. Gli esempi che faremo saranno riferiti all ambito Qualità, ma i concetti si possono estendere a qualsiasi area aziendale che gestisca informazioni strategiche. 3 L ergonomia dei sistemi informativi
Principi fondamentali di ergonomia aziendale VALORE: Va a costituire gli elementi premianti dell azienda (cio che rende sexy un azienda ) MISURA : La misura serve a valutare, prendere decisioni, sapere esattamente dove ci si trova rispetto al mercato, alla concorrenza, ai propri progetti VALORE MISURA 4 L ergonomia dei sistemi informativi
MISURA La misura, da un punto di vista gestionale, è sempre frutto di un aggregazione di dati, con l obbiettivo di misurare la performance (di un processo, di un prodotto, ecc.). I dati devono essere: Acquisiti Strutturati Messi in sicurezza Aggregati Divulgati 5 L ergonomia dei sistemi informativi
I DATI Le aziende tendono, quasi sempre inconsapevolmente, a suddividere i dati in due gruppi, che chiameremo «di serie A» e di «serie B» 6 L ergonomia dei sistemi informativi
I DATI DI SERIE A Quelli che per elezione vengono gestiti con applicativi strutturati, come ad es. l ERP o, in tempi più recenti, il CRM. In altre parole sono dati che nessuno penserebbe mai di gestire fuori da un database perché «è naturale che siano gestiti in quel modo» e anche perchè «sul mercato vi è ampia offerta di soluzioni». 7 L ergonomia dei sistemi informativi
I DATI DI SERIE B I dati che normalmente NON sono gestiti con applicativi strutturati, quindi tipicamente quelli che stanno fuori dall ERP: - Dati della Qualità (non conformità, reclami, resi, audit, valutazione fornitori, ecc.) - Dati del personale con riferimento alla Sicurezza sui Luoghi di lavoro (formazione, consegne DPI, cartelle sanitarie, ecc.) - Documenti di vario genere Si gestiscono con Word, Excel, cartelle sul server, carta 8 L ergonomia dei sistemi informativi
I DATI DI SERIE B 9 L ergonomia dei sistemi informativi
SUI DATI DI SERIE B Acquizione Strutturazione Messa in sicurezza Aggregazione Divulgazione E ergonomico tutto questo? 10 L ergonomia dei sistemi informativi
DOMANDA Sarebbe conveniente (e ergonomico) gestire il magazzino, la produzione, ecc. usando fogli di carta, oppure moduli di Word? Che livello di automazione avremmo? 11 L ergonomia dei sistemi informativi
RISPOSTA Ovviamente no! Eppure vediamo tante aziende, anche di grande dimensione, che in dipartimenti strategici gestiscono informazioni di primaria importanza con gli strumenti informatici impropri che abbiamo citato. 12 L ergonomia dei sistemi informativi
SI PERDONO OPPORTUNITA? Certamente sì! Si acquisiscono e archiviano informazioni (lo richiedono normative volontarie e cogenti) ma poi ne risulta difficile l aggregazione (e quindi ricavarne le misure) e di conseguenza la comunicazione, e infine l utilizzo per prendere decisioni. Decisamente ciò non è ergonomico 13 L ergonomia dei sistemi informativi
IL RIESAME DELLA «QUALITA» Se fatto in modo non ergonomico, qualcuno deve: - raccogliere le informazioni (da fogli Excel, Word, carta e in parte esportandole dall ERP) - preparare aggregazioni, grafici, indicatori, ricopiando a mano grandi quantità di informazioni - fornire alla Direzione le informazioni essenziali E ogni anno si ricomincia daccapo, perché l esperienza dell anno precedente si può usare solo come esempio e non come procedura operativa guidata 14 L ergonomia dei sistemi informativi
IL SISTEMA INFORMATIVO ERGONOMICO E quello che non copre solo la gestione dei dati serie A ma si allarga anche i dati di serie B, promuovendoli alla serie maggiore (e facendoli diventare valore per l azienda). Si occupa quindi anche del Sistema Qualità, del sistema di gestione HSE, 231, ecc. Attraverso l uso di opportuni applicativi e tecnologie, che integrano l ERP, è possibile guidare i processi e strutturare i dati delle suddette aree, che l ERP stesso tipicamente non gestisce 15 L ergonomia dei sistemi informativi
IL SISTEMA INFORMATIVO ERGONOMICO Ne conseguono: Minore possibilità di errore (dati di qualità più elevata) Maggiore efficienza (minori tempi di gestione) Aggregazioni (e quindi misure) ottenibili con pochi passaggi Il sistema può recapitare le misure in modo proattivo, rendendo i tempi di decisione molto più rapidi e consentendo la focalizzazione sugli aspetti più importanti. 16 L ergonomia dei sistemi informativi
COME DEVE ESSERE? Il motivo per il quale l ERP non copre certe aree è semplice: negli ambiti citati ad esempio, le esigenze possono mutare ed estendersi rapidamente, e un applicativo standard, oltre che un costo, potrebbe risultare inadeguato. Analogamente un applicativo progettato ad-hoc potrebbe diventare velocemente obsoleto, oltre a richiedere tempi e costi elevati per l analisi, lo sviluppo e la messa in funzione. Serve quindi una tecnologia applicativa molto flessibile, che lasci spazi di manovra all azienda per adattarla in autonomia senza richiedere skill informatici elevati, e soprattutto riduca il time-to-market di ogni implementazione. 17 L ergonomia dei sistemi informativi
COME DEVE ESSERE? Le caratteristiche di questa tecnologia devono quindi essere: - flessibilità - apertura verso gli altri sistemi - supporto di tutti i tipi di dispositivo - TCO sostenibile - semplicità di utilizzo 18 L ergonomia dei sistemi informativi
COSTO O INVESTIMENTO? L utilizzo di un sistema informativo ergonomico rappresenta un investimento e non un costo, dal momento che consente, in tempi anche brevi, di ottenere: - sicurezza e fruibilità dell informazione - risparmio di tempo sulle risorse umane - maggiori opportunità nella definizione delle strategie di miglioramento (con riferimento alle aree precedentemente non coperte in modo strutturato) 19 L ergonomia dei sistemi informativi
UNO STRUMENTO PER IL SELF ASSESSMENT Analysis ha collaborato con Rete ICT per la definizione di uno strumento unico che consente di effettuare un self-assessment del sistema informativo della propria azienda, individuando le aree di mancata copertura, e quindi quelle in cui i dati vengono trattati da serie B. http://www.checkupimpresa.it 20 L ergonomia dei sistemi informativi
CONCLUSIONI Il processo di informatizzazione delle aziende, volto alla ricerca di una sempre maggiore efficacia ed efficienza, deve prevedere la progressiva copertura di tutte le aree aziendali. Un sistema informativo ergonomico si occupa di tutti i dati e le informazioni per trasformarle in un valore aziendale. Lavorare in questa direzione può rappresentare, per le aziende, un investimento molto remunerativo anche a breve termine, e un opportunità per aumentare il proprio valore intrinseco. 21 L ergonomia dei sistemi informativi
Grazie per la partecipazione 22 L ergonomia dei sistemi informativi