- Come viene formato il personale coinvolto in merito alla valutazione di adeguatezza?

Allegato - Circ. n. 5/13 I. Adeguatezza I.I. Situazioni nelle quali è richiesta la valutazione di adeguatezza. Come noto, ai sensi dell art. 19, par. 4 della MiFID, l intermediario deve assicurare l adeguatezza dei servizi di investimento e degli strumenti finanziari raccomandati al cliente o al potenziale cliente. È perciò importante adottare politiche e procedure, anche in termini di formazione del personale, atte a verificare quando l interazione con il cliente o il potenziale cliente integri il servizio di consulenza e dunque richieda una valutazione di adeguatezza. In particolare, gli intermediari che prestano più servizi (il servizio di consulenza e servizi non consulenziali), devono evitare situazioni nelle quali non è chiaro su quale base l operazione sia eseguita. Ad esempio, se l intermediario avvisa il cliente che la transazione non è adeguata, deve valutare attentamente se è nel miglior interesse del cliente che la stessa sia prestata in execution only. Gli intermediari devono anche valutare quali tra le procedure adottate sono atte a dimostrare che questo è il caso. Gli intermediari devono informare i clienti, in maniera chiara e semplice, che la finalità della valutazione di adeguatezza è agire nel miglior interesse del cliente. In nessun modo l intermediario deve ingenerare ambiguità o confusione in merito alle sue responsabilità nel processo. Domande - In che modo le politiche e procedure adottate dall intermediario disciplinano la relazione tra il personale e i clienti, avuto riguardo alla distinzione tra il servizi di consulenza e gli altri servizi non consulenziali? Che tipo di tutele sono previste per evitare che siano effettuate raccomandazioni personali in situazioni nelle quali non occorre compiere la valutazione di adeguatezza? Cosa succede se una operazione raccomandata su un prodotto distribuito dall intermediario non è ritenuta adeguata per il cliente? Come vengono tracciate e registrate le relazioni tra il personale e i clienti, avuto riguardo alla distinzione tra il servizio di consulenza e i servizi non consulenziali? - Come viene formato il personale coinvolto in merito alla valutazione di adeguatezza? - Quando non è richiesta la valutazione di adeguatezza, che tipo di sistemi e controlli interni sono previsti per garantire che non sia prestato il servizio di consulenza? 1

Come viene formato il personale dedicato alla prestazione di servizi non consulenziali vis à vis in merito al rischio di fornire inavvertitamente una raccomandazione personalizzata su un determinato strumento finanziario? - L informativa fornita ai clienti sui servizi di consulenza e di gestione include anche quella sulla valutazione di adeguatezza? I.II. Raccolta delle informazioni dai clienti Ai sensi di quanto disposto dagli artt. 35 e 37 della Direttiva 2006/73/CE (c.d. anche Direttiva di livello 2), di attuazione dell art. 19, par. 4, della MiFID, gli intermediari devono raccogliere le informazioni necessarie e rilevanti sugli obiettivi di investimento, la situazione finanziaria e la conoscenza ed esperienza del cliente, al fine di valutare l adeguatezza dell operazione raccomandata o realizzata. In questo contesto rileva anche la classificazione della clientela dal momento che quando il servizio è prestato ad un cliente professionale l intermediario può presumere che egli abbia il livello necessario di esperienze e di conoscenze nonché la portata delle informazioni da raccogliere in ragione delle caratteristiche del servizio prestato. L intermediario deve quindi dotarsi di politiche e procedure atte ad assicurare la conformità con la disciplina recata dall art. 35 della Direttiva di livello 2 su base continuativa e pertinente per ogni cliente a prescindere dal canale di contatto utilizzato. In questo contesto, è particolarmente importante che i clienti siano classificati coerentemente con le loro circostanze personali e che siano adottati presidi tesi ad evitare che il cliente sia profilato sulla base della necessità di promuovere un determinato strumento finanziario. L intermediario deve, inoltre, adottare misure tali da assicurare che le informazioni raccolte dal cliente siano attendibili. In particolare, deve: - non fare indebito affidamento sull autovalutazione del cliente in relazione alla conoscenza, esperienza e situazione finanziaria; - assicurare che tutti gli strumenti impiegati nel processo di valutazione di adeguatezza siano opportunamente studiati (ad es. domande non formulate in modo da indirizzare il cliente verso uno tipo specifico di investimento); - adottare misure per garantire la coerenza delle informazioni dei clienti. Quando l intermediario ha una relazione continuativa con il cliente, deve adottare procedure appropriate al fine di mantenere aggiornate e adeguate informazioni sul cliente. L intermediario deve come minimo: 2

Domande: - implementare procedure adeguate per l acquisizione e conservazione della documentazione che risultino ordinate e trasparenti con riferimento alla valutazione di adeguatezza, comprese eventuali consulenze in materia di investimenti fornite e tutti gli investimenti (e disinvestimenti) effettuati; - garantire che le procedure in materia di acquisizione della documentazione siano studiate per consentire la rilevazione di errori riguardanti la valutazione dell adeguatezza (quali, ad esempio, il mis-selling); - garantire che la documentazione conservata sia accessibile alle persone interessate nell impresa e alle autorità competenti; - disporre di adeguati processi per l attenuazione di eventuali lacune o limiti delle procedure in materia di conservazione della documentazione. - Di quali politiche e procedure l intermediario si è dotato al fine di garantire la raccolta di informazioni rilevanti e necessarie sui fatti essenziali del cliente? - Il meccanismo utilizzato per la raccolta delle informazioni tiene in debita considerazione tutti i dati essenziali e necessari dei clienti? In particolare, come sono valutati e utilizzati ai fini del test di adeguatezza i dati essenziali relativi agli obiettivi di investimento (holding period, preferenze in merito all assunzione del rischio, profilo di rischio e finalità dell investimento) e alla conoscenza e all esperienza (comprensione degli strumenti finanziari e in particolare del rischio assunto)? - L intermediario ha individuato alcuni generali profili-cliente con riguardo ai tre parametri, i.e. obiettivi dell investimento, conoscenza ed esperienza? Se sì, in che modo le politiche e procedure dell intermediario indirizzano la valutazione di ciascun cliente all interno dei vari profili individuati? In che modo queste categorie generali soddisfano la necessità di tener conto delle particolari circostanze del cliente? - Le informazioni sul cliente sono anche rapportate in modo pertinente alle caratteristiche dei servizi e degli strumenti finanziari distribuiti dall intermediario? Come viene inteso il parametro relativo all holding period quando il servizio prestato ha ad oggetto strumenti finanziari illiquidi, al fine di garantire l adeguatezza di tale strumento? - Viene chiesto ai clienti di effettuare una qualche forma di autovalutazione (ad es. in rispetto alla propensione al rischio, alla conoscenza ed esperienza)? Se sì, appare ragionevole che il cliente effettui tale autovalutazione? L autovalutazione del cliente è bilanciata da criteri oggettivi? 3

- Come viene formato il personale coinvolto in merito alle modalità di raccolta delle informazioni dal cliente? Il personale coinvolto comprende il ruolo che svolge nel processo di valutazione dell adeguatezza e possiede capacità, conoscenza ed esperienza necessarie, ivi inclusa la conoscenza sufficiente delle politiche e procedure regolamentari, ad adempiere alle proprie responsabilità? - Quali procedure sono utilizzate per mantenere il profilo dei clienti aggiornato? Appaiono ragionevoli? - In quali casi l intermediario può modificare il profilo del cliente? È richiesto il consenso del cliente? È contemplato il rischio di modifiche ingiustificate nel profilo del cliente (ad esempio, per evitare una situazione nella quale il personale di vendita ha interesse a raccomandare alcuni prodotti che non corrispondono al profilo di rischio del cliente), e come viene gestito questo tipo di rischio? - Che tipo di sistemi e controlli sono adottati per garantire che il profilo cliente rifletta tutti i dati essenziali del cliente? Appaiono ragionevoli? - L intermediario ha adottato adeguate procedure di registrazione? Le procedure di registrazione adottate sono in grado di tracciare ex post le motivazioni alla base dell investimento? L intermediario conserva tutte le informazioni rilevanti sulla valutazione di adeguatezza, quali le informazioni sul cliente (incluso come le informazioni sono utilizzate e interpretate per definire il profilo di rischio del cliente) e le informazioni sugli strumenti finanziari raccomandati ai clienti o venduti per conto di questi? I.III. Dovere di garantire l adeguatezza nella prestazione dei servizi di consulenza o di gestione Ai fini della valutazione di adeguatezza è particolarmente importante che le caratteristiche degli strumenti finanziari considerati siano valutate con riguardo alle caratteristiche personali dei clienti e che siano adottate tutele tese ad evitare situazioni nelle quali la valutazione di adeguatezza è compromessa dalla necessità di promuovere un determinato strumento finanziario. Per assicurare l adeguatezza degli investimenti rispetto ai singoli clienti, l intermediario deve adottare politiche e procedure tese a garantire che queste tengano costantemente in considerazione: 4

- tutte le informazioni sul cliente che possono rilevare nella valutazione dell adeguatezza del medesimo, incluso il portafoglio di investimenti del clienti (e l asset allocation all interno del portafoglio); - tutte le caratteristiche dell investimento considerato rilevanti ai fini dell adeguatezza, inclusi tutti i rischi rilevanti e i costi diretti e indiretti per il cliente. Domande Comprensione dei prodotti prima della raccomandazione o dell effettuazione dell operazione - Quale approccio adotta l intermediario nella valutazione delle caratteristiche di ciascuna operazione o di ciascun portafoglio al fine di garantirne l adeguatezza per il cliente? Appare ragionevole? - Come seleziona gli investimenti adeguati quando presta il servizio di consulenza o di gestione? - Le procedure utilizzate sono idonee a valutare tutti gli elementi essenziali dello strumento finanziario? In particolare, le caratteristiche sulla complessità, sui possibili guadagni, sul rischio, sui possibili impegni finanziari per il cliente e sulla liquidità dello strumento finanziario sono prese in considerazione, ove rilevanti? - L intermediario ha individuato alcune categorie generali all interno delle differenti tipologie di strumenti finanziari? Se sì, in che modo le politiche e le procedure adottate dall intermediario indirizzano la classificazione di ciascuno strumento finanziario all interno delle categorie individuate? In che modo le categorie assegnate tracciano le caratteristiche rilevanti dello strumento finanziario? - Quale margine di discrezionalità è demandato al personale coinvolto nella valutazione degli strumenti finanziari? Questo grado di discrezionalità appare ragionevole? È stato preso in considerazione il rischio di una valutazione ingiustificata (ad esempio, quando c è un interesse a considerare un determinato strumento finanziario come adeguato per più clienti possibili per esigenze di marketing)? - Quali politiche sono state adottate per mantenere aggiornata la valutazione degli strumenti finanziari? 5

- Che tipo di controlli e di sistemi sono stati adottati al fine di garantire che sia considerata la comprensibilità di tutti gli strumenti finanziari rilevanti? Appare ragionevole? Domande Garantire che una raccomandazione/operazione sia adeguata - In che modo le politiche e le procedure garantiscono che le informazioni rilevanti sugli strumenti finanziari si incrocino con le caratteristiche del cliente? Il meccanismo utilizzato è in grado di rilevare tutti gli strumenti finanziari e le operazioni possibili individuate dall intermediario nella prestazione dei servizi di consulenza e di gestione a ciascun cliente? Come sono valutati i rischi degli strumenti finanziari rispetto al profilo del cliente? Come è valutata la liquidità degli strumenti finanziari rispetto all holding period del cliente? - L intermediario adotta adeguati processi di registrazione atti a dimostrare l adeguatezza del consiglio di investimento e dell operazione realizzata? - Quali politiche e procedure sono state adottate per assicurare che i dipendenti e i rappresentanti non propongano ai clienti operazioni o strategie non adeguate? - Cosa accade se un operazione proposta dal cliente è ritenuta non adeguata dall intermediario, ma il cliente vuole procedere ugualmente in regime di appropriatezza o execution only? In che modo l intermediario decide se tale scelta è nel miglior interesse del cliente? - Quale grado di discrezionalità è lasciato al personale coinvolto nella valutazione di adeguatezza? Si tratta di un livello ragionevole? - Che tipo di procedure e controlli interni sono stati adottati per garantire che siano raccomandati al cliente o siano considerati ai fini della gestione solo prodotti adeguati? Appaiono ragionevoli? II. II.I Appropriatezza ed execution only Appropriatezza Come noto, l art. 19, parr. 5 e 6, della MiFID e gli artt. 36-38 della Direttiva di livello 2 recano la disciplina dell appropriatezza in una ottica di tutela del cliente nella prestazione dei servizi diversi da quello di consulenza e di gestione (quali la ricezione e trasmissione ordini, l esecuzione di ordini per conto del cliente, 6

negoziazione per conto proprio, l assunzione e il collocamento). Le modalità di applicazione dei requisiti normativi dipende dal tipo di servizio considerato, il tipo di strumento finanziario (in particolare se complesso o meno) e il tipo di cliente. Tali norme non si applicano alle controparti qualificate. Inoltre, gli intermediari possono presumere che un cliente professionale abbia la conoscenza e l esperienza necessari per comprendere i rischi relativi allo specifico prodotto o servizio rispetto al quale è stato classificato come professionale. L intermediario che effettua il test di appropriatezza è tenuto a raccogliere dal cliente o potenziale cliente le informazioni sulla conoscenza e abilità a comprendere i rischi su uno specifico prodotto o servizio, mentre non è tenuto a valutare la situazione finanziaria del cliente o le finalità dell investimento. II.II Execution only Ai sensi di quanto disposto dall art. 19, par. 6, MiFID e dall art. 38 della Direttiva di livello 2, non è necessario procedere alla valutazione di appropriatezza per alcune tipologie di attività in execution only. Tuttavia, è necessario che siano soddisfatte le seguenti condizioni: a. il servizio consiste solo nella esecuzione e/o ricezione e trasmissione di ordini riguardanti azioni ammesse alla negoziazione in un mercato regolamentato o in un mercato equivalente di un paese terzo, strumenti del mercato monetario, obbligazioni o altri titoli di credito (esclusi quelli che incorporano uno strumento derivato); b. il servizio è prestato su iniziativa del cliente o del potenziale cliente 1 ; c. il cliente o potenziale cliente è stato chiaramente informato che, nel prestare tale servizio, l intermediario non è tenuto a valutare l idoneità dello strumento o servizio prestato o proposto e che pertanto egli non beneficia della corrispondente protezione offerta dalle pertinenti norme di comportamento delle imprese; d. l intermediario rispetta gli obblighi in materia di conflitti di interesse di cui all art. 18 della MiFID. Pertanto, è verosimile che gli intermediari abbiano procedure atte a: i) distinguere tra prodotti complessi e non complessi (distinzione che invero dovrebbe già essere effettuata al momento dell ideazione del prodotto); ii) indentificare se il 1 Ai sensi del considerando n. 30 della MiFID «un servizio dovrebbe essere considerato come prestato su iniziativa del cliente a meno che il cliente lo richieda in risposta ad una comunicazione personalizzata da o per conto dell impresa a quel particolare cliente, che contiene un invito o è intesa a influenzare il cliente rispetto ad uno strumento finanziario o operazione finanziaria specifici. Un servizio può essere considerato come prestato su iniziativa del cliente nonostante il cliente lo richieda sulla base di comunicazioni contenenti una promozione o offerta di strumenti finanziari effettuate con mezzi che siano per natura generali e rivolti al pubblico o a un più ampio gruppo o categoria di clienti o di potenziali clienti». 7

contatto con il cliente è su iniziativa dell intermediario; e iii) assicurare che siano state adottate le necessarie tutele. Domande - Quali procedure sono state adottate per la valutazione di appropriatezza? - Come è stato formato il personale? - In che modo l intermediario garantisce la chiarezza dei servizi prestati e se questi integrano o meno il servizio di consulenza? In che modo lo comunica al personale e agli altri rappresentanti? In che modo assicura che i clienti comprendono se il servizio offerto è su base consulenziale o meno? Quali procedure e controlli sono stati adottati per verificare se i servizi offerti sono su base consulenziale? - Se l intermediario decide di non effettuare la valutazione di appropriatezza per tutte le operazioni non consulenziali e di usufruire dell esenzione di cui all art. 19, par. 6, della MiFID: quali politiche e procedure ha adottato per identificare quali tra i propri prodotti possono essere qualificati complessi o non complessi ai fini della valutazione di appropriatezza? Appaiono soddisfacenti? in che modo ha stabilito quando il proprio business include comunicazioni personali tali da condurre a test di appropriatezza e quando invece il servizio è prestato su iniziativa del cliente? - Quali controlli sono stati adottati dall intermediario per garantire la conformità con la normativa MiFID in materia di appropriatezza ed execution only? - In che modo l intermediario ha adottato procedure di registrazione in merito alla valutazione di appropriatezza tali da garantire che è possibile dimostrare, rispetto a ciascun cliente, l informazione ottenuta e di aver agito in conformità con i requisiti normativi? II.III. Informazioni su conoscenza ed esperienza Ai sensi di quanto disposto dall art. 37 della Direttiva di livello 2, quando si applica la valutazione di appropriatezza (i.e. per le operazioni non in execution only), un intermediario dovrà richiedere le seguenti informazioni: - i tipi di servizi, operazioni e strumenti finanziari con i quali il cliente ha dimestichezza; 8

- la natura, il volume e la frequenza delle operazioni su strumenti finanziari realizzate dal cliente; - il livello di istruzione e - la professione o, se rilevante, la precedente professione. Questo elenco non è né definitivo, né esaustivo. La MiFID prevede, infatti, che le singole componenti, il rigore delle informazioni raccolte e la valutazione variino in ragione della natura del cliente, della natura e portata del servizio da prestare e del tipo di prodotto od operazione, inclusi la complessità e il rischio coinvolto. Un intermediario può anche usare le informazioni in proprio possesso (a meno che siano manifestamente superate, inesatte o incomplete) senza richiederne ulteriori dal cliente, se ritenute idonee per la valutazione di appropriatezza. Domande - Quali politiche e linee guida sono state formulate per i propri impiegati e rappresentanti in merito al livello di informazioni ritenuto opportuno ai fini del test di appropriatezza? - Quando richiesto, quali domande l intermediario pone al cliente? Queste domande consentono all intermediario di determinare la conoscenza ed esperienza del cliente al fine di comprendere i rischi relativi al prodotto o servizio offerto o richiesto? Le domande includono i requisiti recati dalla Direttiva di livello 2, ove rilevanti? In che modo le domande riflettono la natura del cliente, la natura e la portata del servizio prestato e il tipo di prodotto o operazione ipotizzata, inclusi complessità e rischio? - In che modo l intermediario ha provato a stabilire se il cliente ha la conoscenza e le informazioni necessarie sul rischio relativo al prodotto o al servizio in questione? L intermediario incoraggia il cliente ad accedere ad informazioni rese disponibili altrove? Si tratta di accordi ragionevoli? - Quali procedure sono state adottare per far sì che le informazioni sulle quali è stato effettuato il test di appropriatezza siano regolarmente aggiornate? È stato adottato un meccanismo ragionevole per riesaminare l appropriatezza nel caso di cambiamenti importanti sulle informazioni rilevanti? - In che modo l intermediario ha implementato politiche e procedure per valutare l appropriatezza per i clienti professionali, sì da garantire che 9

l operazione rilevante rientri nelle categorie per le quali sono stati classificati come professionali (ai sensi dell Allegato II della MiFID)? - In che modo l intermediario analizza e valuta le informazioni dei clienti per determinare l appropriatezza di ciascuna operazione rilevante? Ha adottato le opportune politiche e procedure? II.VI. Formato del test di appropriatezza Le modalità con le quali gli obblighi relativi all appropriatezza sono integrati nel modello di business e le relative procedure sono determinate dal singolo intermediario. La valutazione di appropriatezza può essere effettuata on line, di persona, al telefono o a mezzo di documentazione cartacea. II.V. Tempistica del test di appropriatezza La MiFID non determina quando deve essere effettuato il test di appropriatezza; l intermediario può pertanto decidere a quale stadio del processo di vendita valutare l appropriatezza. II.VI. Avvertenze al cliente Ai sensi della MiFID, l intermediario deve avvertire il cliente se ritiene che, sulla base delle informazioni raccolte dal medesimo, il prodotto o il servizio non sia per lui appropriato. Tale avvertenza deve essere fornita in formato standardizzato. Se il cliente decide non fornire le informazioni necessarie per effettuare la valutazione di appropriatezza, o se fornisce informazioni insufficienti su conoscenza ed esperienza, l intermediario deve avvisare il cliente che tale decisione non gli consentirà di determinare se il servizio o prodotto previsto è appropriato per il medesimo. Questa avvertenza può essere fornita anche in formato standardizzato. Se, nonostante l avvertenza, il cliente chieda all intermediario di procedere con l operazione, è in capo all intermediario l onere di valutare se effettuarla, tenuto conto delle qualità soggettive del cliente, della natura del servizio, del tipo di prodotto e operazione, dei particolari rischi ecc. Domande - Quali sistemi sono stati adottati per garantire che le avvertenze siano fornite quando necessario e richiesto? Si tratta di sistemi ragionevoli? - Quali avvertenze deve adottare l intermediario per avvisare il cliente che: i) sono state fornite informazioni non sufficienti a consentire all intermediario di valutare l appropriatezza; ii) il prodotto o il servizio è inappropriato; iii) nella prestazione del servizio di execution only all intermediario non è richiesto di 10

valutare l adeguatezza dello strumento o servizio prestato od offerto e che conseguentemente il cliente non beneficia della corrispondente tutela? - Sono previste altre avvertenze chiare e soddisfacenti per il cliente? - Quali sistemi sono adottati per decidere come procedere con il cliente che: a) fornisce informazioni insufficienti ai fini dell analisi di appropriatezza; b) richiede un servizio o un prodotto che l intermediario ritiene non appropriato? - Vi sono altre politiche soddisfacenti? 11