La smaterializzazione dei documenti: la gestione del ciclo di vita e i controlli Resp. Prodotti e Servizi
La carta Oggi ci troviamo a vivere contemporaneamente in due mondi paralleli e diversi: quello degli atomi e quello dei bit : il primo è caratterizzato da grandi volumi di documenti e dalla lentezza di accesso alle informazioni; il secondo permette di ottenere immediatamente una risposta alle proprie richieste tramite ricerche veloci, senza vincoli di tempo né di presenza fisica. Dobbiamo continuare a spostare le cose o si deve iniziare a muovere solo le informazioni? Quali sono i vincoli di un progetto di smaterializzazione? 3
La Smaterializzazione dei documenti L impianto normativo completo D.lgs 7/3/05, n. 82, Codice dell'amministrazione digitale (GU 112 del 16 Maggio 2005) emendato dal D.lgs n.159 4/4/06, (GU 99 del 29/4/06). Contiene tutti gli elementi per la definizione e la validità dei documenti informatici e il loro inserimento nel corpus legis vigente. C.N.I.P.A. - Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione - regole per la conservazione dei documenti in formato elettronico (Deliberazione n 11/2004 - GU N. 57 del 9 Marzo 2004 ) Decreto Ministero dell economia e delle finanze del 23/01/04 - modalità di gestione di tutti i documenti elettronici con valenza tributaria D.lgs 20/2/04, n. 52, recepimeno della direttiva europea, in tema di fatture elettroniche con firma digitale. 4
Il ciclo di vita di un documento informatico CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE 5
Il ciclo di vita di un documento informatico - creare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE Documento elettronico: semplice CREARE con valore di forma scritta con valenza tributaria proveniente da un originale cartaceo 6
Il ciclo di vita di un documento informatico - creare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE Documento elettronico: semplice CREARE Cod Amm Dig. Art. 20 (Documento informatico) 1. Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all'articolo 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice. 1-bis. L'idoneita' del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e' liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualita', sicurezza, integrita' ed immodificabilita',. Qualunque documento è accettabile, in linea di principio, purché non contenga macroistruzioni 7
Il ciclo di vita di un documento informatico - creare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE Documento elettronico: con valore di forma scritta CREARE Cod Amm Dig. Art. 20 (Documento informatico) 2. Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'art.71, che garantiscano l'identificabilita' dell'autore, l'integrita' e l'immodificabilita' del documento, si presume riconducibile al titolare del dispositivo di firma ai sensi dell'art. 21, comma 2, e soddisfa comunque il requisito della forma scritta, anche nei casi previsti, sotto pena di nullita', dall'art. 1350, primo comma, numeri da 1 a 12 del codice civile. Qualunque documento firmato con firma digitale assolve tutti gli obblighi della forma scritta 8
Il ciclo di vita di un documento informatico - creare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE Documento elettronico: con valenza tributaria CREARE Decreto MF art.3/b I documenti informatici rilevanti ai fini tributari: - hanno la forma di documenti statici non modificabili; - sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticita' e l'integrita', con l'apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. Qualunque documento con valenza tributaria deve essere singolarmente firmato, anche con procedure automatiche 9
Il ciclo di vita di un documento informatico - creare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE Documento elettronico: proveniente da un originale cartaceo CREARE Se il documento è un originale non unico, ovvero è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi: - Scannerizzazione - Indicizzazione - Inserimento nel processo di CONSERVAZIONE Se il documento è un originale unico l archivio deve essere firmato anche da un pubblico ufficiale (CNIPA) Restano perplessità per i documenti cartacei con valenza tributaria risolti solo da interpelli specifici. 10
Il ciclo di vita di un documento informatico - usare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE USARE L esperienza insegna che può convenire dotarsi di due archivi: - Un archivio di lavoro dove i documenti elettronici vengono consultati e utilizzati, anche con metodi di workflow - Un archivio per la loro conservazione secondo le norme, da utilizzare soltanto per fini di tipo legale. La possibilità di gestire documenti in formato elettronico in molti casi offre risparmi superiori agli investimenti 11
Il ciclo di vita di un documento informatico - archiviare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE ARCHIVIARE Questa fase viene definita nella PA come cartellinatura e prevede una verifica di congruità degli archivi, la loro corretta indicizzazione e tutti i processi accessori. Non esiste una specifica normativa che regoli questo passaggio. 12
Il ciclo di vita di un documento informatico - conservare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE senza valenza tributaria CONSERVARE Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, anche sottoscritti, così come individuati nell'art. 1, lettera f), e, eventualmente, anche delle loro impronte, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. (CNIPA) È quindi sufficiente una firma per un singolo lotto di documenti. 13
Il ciclo di vita di un documento informatico - conservare CREARE USARE ARCHIVIARE CONSERVARE con valenza tributaria CONSERVARE e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione... (MF) In questo caso il processo è lo stesso ma è necessaria la marca temporale in luogo del riferimento temporale 14
Riferimento o marca? RIFERIMENTO TEMPORALE Esiste una importante differenza tra: riferimento temporale e marca temporale : MF 1 - p) "riferimento temporale": informazione, contenente la data e l'ora, che viene associata ad uno o piu' documenti informatici; l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei documenti da conservare, Il riferimento è quindi ottenuto con soluzioni interne documentate che garantiscono l associazione e la precisione (errore massimo ammesso 1 ). MARCA TEMPORALE Codice Amm Dig. art. 1 ee) Validazione temporale, il risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una data ed un orario opponibili ai terzi; Fornita solamente da un certificatore Permette di dare una data certa a tutti i documenti elettronici 15
UN DUBBIO DI TUTTI Fattura elettronica o fattura cartacea? Secondo la nuova normativa si può: Produrre fatture elettroniche purché munite di firma digitale e di riferimento temporale. Inviarle al corrispondente previo consenso. Il corrispondente deve conservarle in formato elettronico. Poichè una volta scelta una modalità di conservazione si dovrà utilizzarla per tutti i documenti di quella specie senza soluzione di continuità il nostro corrispondente prima di accettare una fattura elettronica dovrà avere in funzione un sistema di conservazione ottico per TUTTE LE FATTURE. 16
UN DUBBIO DI TUTTI Soluzione: Produrre fatture cartacee per i nostri corrispondenti Inviarle con i mezzi tradizionali Ovvero Inviare fatture cartacee tramite mezzi informatici usando la normale posta elettronica dopo aver chiesto conferma dell indirizzo di email ai nostri corrispondenti (*). Cioè mandare un file (p.e. PDF) come allegato senza bisogno di firma digitale. Il corrispondente deve stampare il file e conservarlo con le modalità che vorrà. Produrre fatture elettroniche (con firma digitale e riferimento temporale) per la conservazione del ciclo attivo. (*) Cod Amm Dig., art. 45 comma 2 17
Il processo la road map Ciò definito, le fasi principali da affrontare sono: 2. Definire le tipologie di documenti da smaterializzare con attenzione alle specifiche caratteristiche 3. Disporre le nomine a Responsabile della conservazione ed eventuali deleghe / incarichi 4. Contattare un Certificatore per il rilascio dei certificati qualificati, dei dispositivi di firma e, se occorrono, delle marche temporali 5. Predisporre e verificare il processo (interno o in outsourcing) 6. Stendere il Manuale della conservazione 7. Mettere in funzione i sistemi di controllo 18
Il processo un caso pratico Richiesta OCSP alla VA Server BBF - Verifica firma via CRL o OCSP - Verifica marca Utilizzare CA/TSA/VA Creare documenti informatici Richiesta marca Da elaboratore Credenziale della persona con potere di firma Documento informatico -Sottoscrizione elettronica (firma) -Apposizione Riferimento temporale (o Marca Temporale) Archiviare Credenziale del responsabile della conservazione Documento informatico Documento o informatico Documento Impronta o informatico Impronta o Impronta -Sottoscrizione elettronica (firma) - Calcolo Impronta -Apposizione Marca Temporale Conservare Da documenti cartacei 19
I sistemi di controllo I punti critici Creazione Trasferimento Presa in carico Congruità Tracciabilità Riproduzione Da elaboratore Creare documenti informatici Documento informatico Archiviare Documento informatico Documento o informatico Documento Impronta o informatico Impronta o Impronta Conservare Da documenti cartacei 20
I sistemi di controllo I punti critici Creazione I documenti elettronici devono essere: - Conformi secondo gli effetti che devono avere (p.e.: con valore tributario, forma scritta, con firme multiple, ) - Prodotti con un processo controllato (in particolare per quelli tratti da supporti cartacei) -Sotto la responsabilità dell ufficio emittente 21
I sistemi di controllo I punti critici Trasferimento Presa in carico Il trasferimento e la conseguente presa in carico da parte del Responsabile della conservazione, o delegati, è un punto chiave per garantire il corretto svolgimento del processo. Occorre quindi: -Un riscontro di ciò che viene trasferito/ricevuto con particolare riferimento all integrità e alla tempistica -Una pronta reazione in caso di errori 22
I sistemi di controllo I punti critici Congruità I documenti devono essere congruenti con il processo di conservazione. Per esempio: - i numeri delle fatture devono essere consecutivi - i documenti fiscali devono essere firmati 23
I sistemi di controllo I punti critici Tracciabilità Riproduzione I documenti devono essere registrati in modo da poter essere : - Reperiti (ricordare le indicizzazioni obbligatorie) - Completati con i dati dello specifico processo - Consultati e riprodotti anche a distanza di tempo (verificare strumenti hw e sw e loro evoluzione) - Conservati in duplice copia 24
Il sistema di conservazione sostitutiva Il processo di conservazione è quindi oramai definito nelle sue parti principali, resta da passare dal generale, riferendoci a tutti i documenti al particolare ovvero alla specifica tipologia di documenti che interessano la nostra azienda. Non tutti i dettagli sono completamente definiti in tutti i casi (p.e. copia conforme di libri ex-bollati, distruzione di documenti con valenza tributaria originali non unici). Ma ci sono sufficienti margini per cominciare a trarre vantaggio da questa nuova affermazione dei sistemi digitali rispetto ai corrispettivi tradizionali, in fondo nessuna azienda oggi tiene la contabilità con la prima nota registrata a mano! 25
Si rende pertanto acquisire consapevolezza... La smaterializzazione dei documenti Non è solo una soluzione tecnologica ma un fatto di natura culturale da affrontare con informazione formazione - conoscenza 26
Vi ringrazio per l attenzione e sono a vostra disposizione per ogni approfondimento o per iniziare un progetto!
La sicurezza al servizio dell Identità Digitale "Patta, il nodo infinito è uno degli otto simboli della tradizione Tibetana. Rappresenta l'unione della saggezza e del metodo e la mutua dipendenza di spirito e materia" 28