1 L interfaccia di P.P.07 Barra Multifunzione Anteprima delle slide Corpo della Slide Qui sotto vediamo la barra multifunzione della scheda Home. Ogni barra è divisa in sezioni: la barra Home ha le sezioni Appunti, Diapositive, Carattere, Paragrafo, Disegno e Modifica. Per quanto riguarda la sezione appunti abbiamo visto i comandi da tastiera rapidi per fare taglia. Copia e incolla. ANNULLA TAGLIA COPIA INCOLLA CTRL+Z CTRL+X CTRL+C CTRL+V Cambiando scheda cambia anche la barra multifunzione.
2 Impariamo a usare Microsoft PowerPoint 2007 (scaricato dal sito: http://www.comefarea.it/) Utilizzare le diapositive Autore: Alessandro Valli - Tratto dal libro: Lavorare con PowerPoint 2007 edita da Edizioni FAG Milano Le diapositive Iniziare a lavorare con Microsoft PowerPoint 2007 non è complicato, la parte più difficile della creazione di una presentazione come si deve non è tecnica, bensì creativa. L importante, quindi, quando si inizia a pensare una nuova presentazione, è realizzare un buon progetto iniziale e attenersi a quello, eventualmente apportando le piccole modifiche che si ritengono necessarie di volta in volta. In questo articolo vedremo le basi tecniche per creare presentazioni ma la fantasia e la creatività, dovrete mettercela voi. Una presentazione è composta da diapositive: vediamo come crearle, modificarle, eliminarle. PowerPoint 2007 è abbastanza semplice da utilizzare, e una volta compresi i meccanismi di base non è difficile imparare a sfruttarlo fino in fondo. La versione 2007 di Microsoft Office, però, ha portato notevoli innovazioni nell interfaccia; pertanto, non è inutile iniziare proprio dal principio, guardando come si crea un file in PowerPoint. La prima diapositiva La diapositiva è l'unità di base di una presentazione. Una presentazione è sostanzialmente formata da una serie di diapositive, che possono essere visualizzate in sequenza o secondo altri ordini, decisi al momento della preparazione della presentazione o che possono essere influenzati dal comportamento del fruitore. Dopo aver avviato PowerPoint 2007, appare la prima schermata del programma, visibile in figura 1, in questa finestra, la parte più importante, quella dove viene svolta la maggior parte del lavoro, è quella centrale, detta area di lavoro. Non appena si lancia il programma, nell area di lavoro appare un modello di diapositiva, ossia una diapositiva-tipo che può essere modificata a piacimento. Figura 1: la finestra principale di Microsoft PowerPoint 2007 Nell area di lavoro si può notare come il primo modello di diapositiva contenga dei rettangoli, all interno dei quali è riportato del testo. Questi rettangoli sono detti segnaposti e consentono di comprendere immediatamente che cosa ciascuno di essi dovrà contenere. Per modificare un segnaposto, è sufficiente farvi clic all interno. Per esempio, si può fare clic nel rettangolo che reca la scritta Fare clic per inserire il titolo, quindi si inizia a digitare il testo desiderato, che sarà il titolo della diapositiva in esame. Nell esempio, si può provare a digitare
3 La mia prima presentazione. Figura 2: modifica di un segnaposto con l inserimento di nuovo testo Ora si può proseguire modificando anche il segnaposto del sottotitolo, digitando per esempio Presentazione d esempio per l apprendimento di PowerPoint. Dopo aver inserito questo testo, si può salvare la presentazione con i metodi tradizionali, ossia facendo clic sul pulsante Salva nella barra di accesso rapido di PowerPoint e specificando un nome e una posizione per il file. Una nuova diapositiva A questo punto, si può passare all inserimento di una nuova diapositiva, per proseguire con il percorso iniziato. Nella scheda Home di PowerPoint, nella categoria Diapositive, si trova un pulsante denominato Nuova diapositiva. Questo pulsante, come molti altri della nuova interfaccia di Microsoft Office 2007, è suddiviso in due sezioni, una superiore e una inferiore. Come visibile in figura 3, facendo clic sulla sezione superiore del pulsante si avvia l operazione predefinita del pulsante stesso: in questo caso, viene inserita una nuova diapositiva basata su un modello deciso da PowerPoint.
4 Figura 3: inserimento di una nuova diapositiva basata su un modello predefinito Il modello di questa diapositiva presenta un segnaposto per il titolo e un altro segnaposto, nel quale è possibile inserire testo normale oppure una serie di oggetti, come si vedrà nel corso di questo articolo. Se invece si fa clic sulla parte inferiore del pulsante Nuova diapositiva, che presenta una freccia verso il basso, si apre un menu, visibile in figura 4, dal quale è possibile scegliere il tipo (modello) di diapositiva da inserire. Figura 4: è possibile scegliere il tipo di diapositiva che si desidera inserire Il contenuto della diapositiva Nella diapositiva standard, come si è detto, è presente un segnaposto per il titolo e un altro segnaposto che può essere occupato da testo o altri oggetti. Per inserire il testo, si procede esattamente come si è visto in precedenza: si fa clic nel rettangolo che funge da segnaposto e si inizia a digitare il testo desiderato.
5 Per inserire un altro oggetto, invece, occorre fare clic sul relativo pulsante. Ciascun pulsante reca un simbolo; la tabella seguente riporta l elenco dei sei simboli. Simbolo Oggetto inserito Inserisce una tabella, occorre specificare righe e colonne della tabella Inserisce un grafico basato su valori. Inserisce uno SmartArt. Inserisce un immagine da un file, utile, per esempio, per inserire fotografie digitali. Inserisce una ClipArt. Le ClipArt sono immagini grafiche fornite insieme con Office 2007 Inserisce un filmato Tabella 1: i simboli degli oggetti che è possibile inserire nelle diapositive e il loro signifucato Per esempio, se si desidera inserire una fotografia digitale occorre fare clic sul quarto pulsante, ossia il primo della seconda riga. Così facendo, si apre una finestra di dialogo dalla quale è possibile navigare nel file system fino a raggiungere la cartella contenente la fotografia desiderata, come visibile in figura 5. Figura 5: Inserimento di una fotografia digitale Dopo aver aperto la cartella, si può selezionare la fotografia desiderata. Come visibile in figura 6, premendo Inserisci, la fotografia verrà inserita al posto del segnaposto e ridimensionata di conseguenza.
6 La formattazione Tutte le informazioni, se correttamente e piacevolmente formattate, hanno un impatto migliore sui fruitori. Questo, naturalmente, è particolarmente valido per le presentazioni, che sono pensate proprio come presentazione grafica di dati importanti. È ovvio, quindi, che la scelta di una formattazione adeguata al proprio pubblico sia fondamentale. La formattazione può essere locale o generale. Con il termine formattazione locale si intende la formattazione applicata localmente a un singolo elemento, per esempio a una singola diapositiva, a un singolo testo, a una singola immagine e così via. Con il termine formattazione generale s intende, invece, una formattazione applicata in generale a tutti gli elementi di una presentazione: lo sfondo delle diapositive, il formato delle immagini o dei titoli, i colori impiegati nelle diapositive e così via. Solitamente, il procedimento migliore consiste nell applicare una formattazione generale alla presentazione, quindi nel regolare le singole formattazioni locali fino a ottenere il risultato desiderato. Come si vedrà più avanti, una delle regole più importanti della formattazione è il mantenimento di una certa uniformità in una presentazione. Una presentazione che mostri formattazioni diverse e in contrasto fra loro non ha un aspetto professionale e il suo impatto sul pubblico rischia di essere negativo, anziché positivo. Per questo, si consiglia di utilizzare una formattazione generale per tutta la presentazione, limitando il più possibile gli interventi ai singoli elementi. Le formattazioni generali possono essere impostate mediante i comandi e le opzioni della scheda Progettazione. Per prima cosa, pertanto, si consiglia di aprire la scheda Progettazione per avere accesso alle formattazioni generali. La formattazione generale: i temi La formattazione che ha il maggiore impatto sull aspetto di una diapositiva è la scelta del tema. Il tema è un insieme di caratteristiche di formattazione che vengono applicate a tutti gli elementi principali della presentazione. Per esempio, un tema definisce lo sfondo da utilizzare per tutte le diapositive, il tipo di carattere, il colore e la dimensione di titoli, testi, rientri puntati e numerati e così via. I temi possono essere applicati dalla categoria Temi della scheda Progettazione. Per visualizzare un tema, è possibile fare clic sul pulsante a forma di freccia verso il basso che si trova sulla destra dell elenco dei temi. Figura 7: ecco dove fare clic per aprire l elenco dei temi Una volta fatto clic su questo pulsante si apre l elenco dei temi. Una delle interessanti novità di Microsoft Office 2007 è che, passando con il puntatore del mouse sui vari temi dell elenco, la diapositiva sottostante cambia di conseguenza, mostrando un anteprima dell aspetto che avrebbe se le si applicasse il tema attualmente selezionato.
7 Figura 8: la diapositiva sottostante mostra un'anteprima del tema selezionato In questo modo, è più facile riuscire a capire quale sarà l effettivo aspetto della diapositiva una volta che si sia scelto un determinato tema. Quando poi il tema è stato finalmente scelto, lo si può applicare molto semplicemente facendo clic sulla casella corrispondente nell elenco. A tutte le diapositive sarà quindi applicato il tema desiderato, con tutte le specifiche di colori, caratteri e sfondi. Figura 9: l applicazione di un tema a una presentazione consente di ottenere elementi uniformi Se uno degli aspetti del tema selezionato non è completamente soddisfacente, lo si può modificare con estrema facilità. Accanto alla casella dei temi sono presenti altre tre caselle, una denominata Colori, una Tipi di carattere e una Effetti. Facendo clic su una di queste caselle si apre un menu che consente di scegliere una nuova combinazione di colori, una nuova combinazione di tipi di carattere o una nuova combinazione di effetti. Le nuove combinazioni
8 vengono anch esse applicate a tutte le diapositive della presentazione. Per esempio, se non si è convinti del tipo di carattere adottato nella presentazione, è possibile fare clic sulla casella Tipi di carattere e selezionare un altra delle combinazioni a disposizione, come visibile in figura 10. Figura 10: scelta di una nuova combinazione di caratteri La formattazione generale: lo sfondo Quando si seleziona un tema, si seleziona anche uno sfondo predefinito per il tema stesso. È comunque possibile modificare lo sfondo di un tema, oppure applicare uno sfondo alle proprie diapositive anche se non si è scelto alcun tema per esse. L applicazione di uno sfondo è molto simile a quella di un tema o a quella di una combinazione di colori, di caratteri o di effetti. Dalla categoria Sfondo si fa clic sulla casella Stili sfondo per aprire l elenco con gli sfondi. Come al solito, passando con il puntatore del mouse su di uno sfondo, se ne vedrà l applicazione sulla diapositiva sottostante. Quando si è scelto lo sfondo desiderato, basta farvi clic sopra nell elenco per applicarlo a tutte le diapositive della presentazione.
9 Figura 11: selezione di uno sfondo per la presentazione È anche possibile impostare il formato dello sfondo, scegliendo il comando Formato sfondo dal menu che appare selezionando il pulsante Stili sfondo, oppure facendo clic sul piccolo quadratino in basso a destra accanto al nome della categoria Sfondo. Si apre in questo modo la finestra di dialogo Formato sfondo, dalla quale è possibile definire che tipo di sfondo applicare alla diapositiva. Si può scegliere fra uno sfondo in tinta unita, un riempimento sfumato o una trama. Figura 12: impostazione del formato di sfondo Sempre nella stessa finestra, è possibile specificare una delle trame predefinite, scegliendole dall elenco Trama, oppure un file grafico registrato nel computer, facendo clic su File e selezionandolo dalla finestra visualizzata. Dopo aver scelto i vari parametri dello sfondo, si può fare clic su Reimposta sfondo per applicare il nuovo sfondo alla diapositiva attualmente attiva, oppure su Applica a tutte per fare in modo che lo sfondo sia applicato a tutte le diapositive. Un clic su Chiudi chiude la finestra senza fare modifiche. La formattazione generale: il formato Il formato di pagina stabilisce le dimensioni fisiche delle diapositive. Nella categoria Imposta pagina si fa clic su Imposta pagina per aprire una finestra in cui è possibile modificare le dimensioni fisiche della presentazione.
10 Figura 13: modifica delle dimensioni fisiche della presentazione L impostazione predefinita è la presentazione su schermo: il rapporto fra le dimensioni è di 4:3 (come nei normali schermi televisivi) e le dimensioni fisiche sono di circa 25 cm x 19 cm, con un orientamento orizzontale. Questo formato è l ideale per visualizzare la presentazione su di un normale schermo televisivo, oppure su un monitor di PC standard. È però possibile selezionare un altro formato, più adatto al compito che ci si prefigge, scegliendolo dall elenco a discesa Formato diapositive. La personalizzazione dei temi Quando si crea una nuova diapositiva, è possibile scegliere uno dei temi proposti oppure crearne uno personalizzato. Questo è molto semplice: basta infatti selezionare uno sfondo, una combinazione di colori, dei tipi di carattere da assegnare alla presentazione, quindi salvare il tutto come nuovo tema. Dai vari menu presenti nella scheda Progettazione si deve selezionare una delle combinazioni presenti, oppure il comando che consente la personalizzazione. Per esempio, dal menu Colori della categoria Temi si può scegliere una delle combinazioni di colori disponibili, oppure selezionare il comando Crea nuovi colori tema. Così facendo si apre la finestra omonima, nella quale è possibile impostare i colori desiderati. Figura 14: la finestra Crea nuovi colori tema Nella parte destra di questa finestra si può vedere un anteprima di come dovrebbero apparire le diapositive una volta che si sia loro applicata la combinazione di colori selezionata. A sinistra, invece, si scelgono i colori secondo l elemento che si desidera colorare. Nella casella di testo Nome, infine, si sceglie un nome per la particolare combinazione di colori. Quando si è terminata la scelta dei colori per la combinazione, con un clic su Salva la combinazione di colori verrà salvata e potrà essere selezionata fra quelle a disposizione nel menu Colori. La creazione di una combinazione di colori è un compito piuttosto complesso e che richiede molto tempo: i colori da scegliere sono parecchi e occorre che tutti stiano bene insieme con gli altri. Se non si ha molto tempo per realizzare la presentazione, pertanto, è meglio affidarsi a una delle combinazioni predefinite, eventualmente modificando i colori di singoli elementi che non convincono fino in fondo. La stessa cosa, naturalmente, vale anche per le combinazioni di tipi di carattere: scegliendo Crea nuovi caratteri tema dal pulsante Carattere della categoria Temi, si apre una finestra in cui è possibile selezionare
11 un carattere per le intestazioni e un carattere per il corpo del testo, specificando inoltre un nome per la combinazione. Figura 15: impostazione di una combinazione di tipi di carattere La finestra è molto più semplice rispetto a quella dei colori, perché bisogna scegliere solo due tipi di carattere. Non è invece possibile scegliere fra diverse combinazioni di effetti. Si può solo usare una di quelle predefinite, che possono essere scelte premendo il pulsante Effetti e selezionando la combinazione desiderata. Figura 16: selezione di una combinazione di effetti Si sceglie poi uno sfondo, fra quelli predefiniti o uno personalizzato, e i formati sono finalmente pronti. A questo punto, se lo si desidera si può salvare la combinazione di tutte queste formattazioni in un unico pacchetto, ossia il tema. Si fa quindi clic sul pulsante con la freccia verso il basso per aprire l elenco dei temi, ma, invece di selezionare uno dei temi proposti, si fa clic sul comando Salva tema corrente: si aprirà così una finestra di dialogo in cui sarà possibile specificare il nome del tema e la posizione sul disco rigido. La posizione predefinita è quella dei temi di PowerPoint, e si consiglia di non cambiarla.
12 Figura 17: salvare un tema appena impostato La formattazione locale Dopo aver applicato un tema alla presentazione, è possibile regolare l aspetto delle singole diapositive agendo sulla formattazione degli elementi che le compongono. In questo modo, si ha un controllo fine sull aspetto finale che avrà la diapositiva, pur riuscendo a mantenere l uniformità di stile necessaria per una presentazione dall aspetto professionale. La formattazione locale viene applicata seguendo questa procedura: per prima cosa, si seleziona l elemento che si desidera formattare, quindi si applica la formattazione desiderata. Per esempio, se si desidera cambiare il tipo di carattere di una parola, si seleziona la parola, quindi si apre la scheda Home (nella quale sono contenuti i comandi più comunemente utilizzati) e si sceglie il tipo di carattere desiderato. Figura 18: modifica della formattazione di un carattere Allo stesso modo si può procedere per applicare altre formattazioni ai caratteri, come il colore, lo stile (grassetto, corsivo, sottolineato), la dimensione e così via, nonché ai paragrafi, che possono essere allineati a sinistra, al centro, a destra, avere interlinea singola o doppia ecc. Quando si seleziona una parte di testo, si può notare che appare una sorta di barra degli strumenti semitrasparente: spostando il puntatore del mouse su questa barra degli strumenti, questa diventa ben visibile e consente di selezionare una serie di formati per caratteri e paragrafi. Questa è una comoda novità di Microsoft Office 2007.
13 Le note PowerPoint viene utilizzato moltissimo per presentare relazioni a un pubblico che ascolta, nel frattempo, il relatore fa avanzare le diapositive mentre, a mano a mano, espone a voce i concetti illustrati dalle diapositive stesse. Per aiutare il relatore nella sua esposizione, è possibile compilare, per ciascuna diapositiva, delle note, che potranno essere stampate a parte ed essere impiegate dal relatore come guida. Il relatore potrà quindi trarre ispirazione dalle note, o addirittura leggerle pari pari, facendo quindi avanzare le diapositive dopo ciascuna pagina di note. Impostare le note per una diapositiva è semplicissimo: appena al di sotto di ciascuna diapositiva, infatti, c è un apposito spazio, nel quale è presente una scritta che recita Fare clic per inserire le note. Per inserire una nota, quindi, è sufficiente fare clic nel riquadro inferiore dell area di lavoro e digitare la nota desiderata. Figura 21: inserimento di una nota per una diapositiva Le note non vengono visualizzate durante la presentazione. È però possibile stamparle, in modo da fornire al relatore i fogli con le note e le diapositive stampate. Quando si stampa su carta, ogni diapositiva è rappresentata da una pagina contenente la diapositiva nella parte superiore e la nota nella parte inferiore. Le visualizzazioni Per semplificare il lavoro con le presentazioni, è possibile utilizzare diverse visualizzazioni. Ciascuna visualizzazione sottolinea un particolare aspetto della presentazione e rende più semplice lavorare con quell aspetto. La visualizzazione più utilizzata e vista fino a questo momento è la cosiddetta visualizzazione normale. Per cambiare la visualizzazione della presentazione, è necessario aprire la scheda Visualizza, quindi, dalla categoria Visualizzazioni presentazione, scegliere la visualizzazione desiderata. Se si desidera cambiare l ordine delle diapositive nella presentazione, è possibile utilizzare la visualizzazione Sequenza diapositive.
14 Figura 22: la visualizzazione Sequenza diapositive In questa visualizzazione, è possibile vedere delle miniature della presentazione, così da avere un idea della sua composizione generale. Se l ordine delle diapositive non fosse quello desiderato, è possibile spostare le diapositive facendovi clic sopra e trascinandole al posto giusto. La visualizzazione Pagina note è utile per vedere come appariranno le note unitamente alla diapositiva a cui fanno riferimento. Figura 23: la visualizzazione Pagina note In questa visualizzazione, è possibile leggere le note di ciascuna singola diapositiva e anche apportare delle modifiche. Se non si ha uno schermo molto grande, è probabile che le note risultino quasi illeggibili, perché troppo piccole. È possibile ingrandire la visualizzazione delle note agendo sullo zoom. A questo scopo, occorre fare clic sul
15 pulsante Livello di zoom nella barra di stato dell'applicazione (che normalmente riporta un valore percentuale). Si apre in questo modo la finestra Zoom, dalla quale è possibile selezionare o impostare il livello di zoom desiderato. Figura 24: impostazione del livello di zoom La visualizzazione Schema diapositiva serve invece a modificare lo schema e il layout delle diapositive. In questa visualizzazione è possibile modificare gli stili delle intestazioni e del corpo del testo, impostare le intestazioni e i piè di pagina delle diapositive, nonché i livelli delle singole diapositive. Non appena si passa a questa visualizzazione, si apre anche una nuova scheda, denominata Schema diapositiva, che contiene gli strumenti più utili per apportare le modifiche allo schema della diapositiva. Per tornare alla visualizzazione precedente dalla visualizzazione Schema diapositiva, è necessario fare clic sul pulsante Chiudi visualizzazione schema. In questo modo, è possibile tornare alla modifica delle diapositive.
1 Figura 25: visualizzazione Schema diapositiva Quando si desidera stampare uno schema generale della presentazione, è possibile creare uno stampato di una presentazione che è una sorta di libretto contenente, su ciascuna pagina, da una a nove diapositive. Lo stampato è utile come riferimento generale della presentazione; può anche essere fornito al pubblico prima di una relazione, in modo da aiutare i presenti a seguire quanto viene detto. È possibile decidere la struttura che deve avere uno stampato e vederne un anteprima attivando la visualizzazione Schema stampati. Passando a questa visualizzazione, visibile in figura 26, si può notare che viene aperta una nuova scheda, denominata anch essa Schema stampati. Il comando più importante di questa scheda è Diapositive per pagina, selezionando il quale è possibile scegliere quante diapositive verranno stampate in ogni pagina. Anche in questa visualizzazione, se si desidera tornare alla modifica della presentazione è necessario fare clic sul pulsante Chiudi visualizzazione schema. Figura 26: visualizzazione Schema stampati
17 Come si esegue la presentazione Prima di concludere questo articolo, è utile spiegare come si esegue la presentazione. Il metodo più semplice, come si è già visto, consiste nell aprire la scheda Visualizza, quindi fare clic sul pulsante Sequenza diapositive. In alternativa, è anche possibile premere il tasto F5, oppure il pulsante Presentazione presente nella barra di stato, nella parte inferiore della finestra di PowerPoint. Accanto al pulsante Presentazione si trovano altri due pulsanti: Sequenza diapositive e Visualizzazione normale, con i quali, naturalmente, si passa alle relative visualizzazioni. Figura 30: il pulsante Presentazione In questo modo, la presentazione verrà avviata con i parametri standard, a partire dalla prima diapositiva. Un altro modo per avviare la presentazione consiste nell aprire la scheda Presentazione. Nella categoria Avvia presentazione ci sono tre pulsanti. Il primo, e più grande, si chiama Dall inizio: premendolo, anche in questo caso la presentazione verrà avviata a partire dalla prima diapositiva. Se invece si fa clic sul pulsante Dalla diapositiva corrente, la presentazione verrà avviata a partire dalla diapositiva attualmente aperta. In alternativa, per ottenere lo stesso effetto è anche possibile premere la combinazione di tasti Maiusc+F5. Figura 31: il pulsante che consente di avviare una presentazione dalla diapositiva corrente In questa stessa scheda è presente anche il pulsante Presentazione personalizzata, che consente di avviare una presentazione personalizzata preparata in precedenza