Il cliente sempre al centro

Il cliente sempre al centro Ogni realtà può trovare il suo Crm. L offerta presente sul mercato comprende diversi tipi, bisogna però avere le idee chiare sulle modalità che si intendono adottare, per scegliere il giusto supporto. Ma soprattutto devono essere chiari le potenzialità di business derivanti dalla filosofia Crm e gli obiettivi da raggiungere C ustomer Relationship Management (Crm) indica l insieme di metodologie e processi volti al miglioramento della gestione della relazione con il cliente, divenuto oggi vero e proprio patrimonio aziendale. La tecnologia, attraverso software e strutture dedicate, permette di colloquiare con il cliente, raccogliere le sue impressioni e necessità al fine di catalogare e classificare i singoli comportamenti, consentendo lo studio e la pianificazione di strategie di comunicazione e commerciali volte alla fidelizzazione. Se da un lato il mercato aperto e globalizzato ha apportato grandi benefici in termini di espansione e confronto, dall altro ha nettamente evidenziato la scarsa propensione e l inadeguatezza della maggior parte delle aziende italiane a relazionarsi in maniera soddisfacente con la propria clientela/utenza. Ecco perchè più che con un particolare prodotto o una singola tecnologia, il Crm si sposa maggiormente con una nuova corrente di pensiero che si concretizza in un atteggiamento che posiziona al centro dell attenzione aziendale il cliente e le sue necessità. Utilizzare le informazioni Non è così difficile ottenere informazioni sui propri clienti, anzi sovente il loro numero è troppo elevato per consentirne un utilizzo pienamente proficuo: la quantità male si abbina alla catalogazione e troppi parametri ne rendono difficile l amministrazione e la elaborazione. Così che il valore aggiunto che ne potrebbe derivare molto spesso va disperso. C è da chiedersi, per altro, se le aziende abbiano consapevolezza del valore della relazione con il cliente e ne conoscano le moderne modalità di gestione. In molte realtà si comincia ad avere una visione strategica che, stando strettamente sottobraccio al marketing, strizza l occhio al commerciale. Un total access richiede continuità nella comprensione e nell interpretazione delle sensazioni dei clienti, dei loro desideri e delle loro richieste. La fidelizzazione è un legame, una relazione che associa il prodotto - e l azienda che lo produce o lo commercializza - al consumatore sostenuta da un informazione da trasmettere con efficacia e che, per conservare questa caratteristica, sia costantemente oggetto di revisioni. Per accontentare i media, ma soprattutto per offrire risposte soddisfacenti alle richieste dei clienti. Il Crm sostiene la gestione della relazione produttore-consumatore con le più diverse applicazioni software automatizzate che consentono un alto grado di personalizzazione dell interfaccia dei servizi, offrendone di nuovi e inimmaginabili fino a ora e che promuovono innovative forme di intrattenimento e interrelazione, attraendo i clienti in una relazione sempre più salda. Giugno/Luglio 2006 73

GLOSSARIO GLOSSARIO Crm e dintorni ACD Automatic Call Distributor. Hardware e software per allocare le chiamate in ingresso con distribuzione del carico di lavoro sugli operatori disponibili per un dato servizio ACQUISITION Processo acquisizione nuovi clienti con campagne marketing ASP Application Solution Provider. Fornitore di servizi applicativi Web su pagamento mensile con collegamento remoto all applicazione ASSET Mezzi, strutture, prodotti che rappresentano un valore per l azienda B2B Business to Business. Soluzioni per l interazione commerciale ed economica tra aziende. Esempio: programmi per comprare servizi B2C Business to Customer. Soluzioni per l interazione commerciale ed economica tra un cliente finale ed un azienda. Esempio B2C: negozi online di prodotti consumer BACKOFFICE Struttura a supporto di un attività di comunicazione che organizza, definisce, elabora e convalida i processi e i deliverables dell attività svolta BRAND AWARENESS Livello di conoscenza della marca da parte del mercato,che riguarda esclusivamente il riconoscimento dell azienda associata proprio a quella determinata marca/logo BREAKEVEN POINT Punto di pareggio tra entrate del progetto ed costi sostenuti BROADCAST Trasmissione di segnali da un emittente a molti riceventi CALL FLOW MANAGEMENT Processo di gestione delle priorità e del flusso delle chiamate in ingresso e uscita, attraverso cui l amministratore di sistema smista e indirizza l attività CALLCENTER Struttura composta da personale e infrastruttura tecnica in grado di interagire telefonicamente con i clienti CAMPAGNA DI MARKETING Serie integrata di azioni coerenti per raggiungere un pubblico di destinatari comunicando loro un messaggio preciso CHURN Stato di un cliente che intende abbandonare l acquisto di prodotti o servizi CLIENT/SERVER Architettura con applicazioni software richiedenti dati a una macchina remota manipolante i database CLUSTER Nella ricerca statistica di marketing: gruppo omogeneo di clienti per comportamento d acquisto, caratteristiche psicografiche e demografiche CO-MARKETING Attività congiunta tra due o più aziende con l obiettivo di migliorare visibilità e risultati attraverso l utilizzo sistematico di meccanismi premianti e incentivanti che sfruttano la conoscenza dei rispettivi brand CONFERENCE CALL MULTITASK Chiamate telefoniche contemporanee tra 3 e più utenti rispetto a differenti criteri e più variabili CONTACT CENTER Struttura con personale specializzato e sistemi informatici e di telecomunicazione,capace di gestire un flusso di comunicazione su differenti canali a disposizione del cliente CRITERI PSICOGRAFICI Analisi delle componenti valoriali e degli aspetti della personalità di un gruppo di individui per definirne il comportamento. CRM Customer Relationship Management. Insieme di metodologie e processi volti al miglioramento della gestione della relazione con il cliente attraverso l utilizzo di strumenti operativi di contatto in grado di raccogliere e statisticare l attività del cliente nei confronti dell azienda, classificarla utilizzandola per la fidelizzazione. CROSS SELLING Attività di vendita finalizzata alla proposta di soluzioni e servizi simili e omogenei alla vendita già effettuata. CSV Formato di file per lo scambio tra applicazioni software. CTI Computer Telephony Integration. Strumenti hardware e software per integrare apparecchiature telefoniche a sistemi informatici. CUSTOMER CARE Considerazione attentadelle esigenze e aspettative del cliente;attività volte a soddisfare richieste dei clienti in termini di assistenza, reclami, gestione di feedback. CUSTOMER SERVICE Struttura deputata al Customer Care in una azienda.può essere un reparto commerciale o tecnico. DATA ANALISYS Attività statistiche e matematiche che estrapolano da un insieme di dati eterogenei una regolarità e una tendenza per l identificazione delle dinamiche del mercato e dei profili di comportamento dei clienti. DATABASE Archivio di risorse informative in formato digitale oggetto di operazioni di ricerca. Nel marketing: raccolta di dati messi in relazione secondo criteri finalizzati alla comprensione dei comportamenti e delle caratteristiche degli items che lo compongono DATAWAREHOUSE Database in grado di raccogliere, omogeneizzare, razionalizzare e rendere disponibili tutte le informazioni di un azienda DIRECT MAILING Operazione di invio di mail in operazioni di promozione commerciale, comunicazione tecnica, newsletter EBUSINESS Attività affaristica tramite Web ECOMMERCE Commercio Elettronico. Programmi e di gestione attività commerciali Internet ECRM Programmi Crm utilizzabili su web EPROCUREMENT Programmi di gestione dell approvvigionamento utilizzabili su Web ERP Enterprise Resource Planning. Software di gestione delle risorse aziendali (contabilità,amministrazione,produzione,cicli commerciali,scadenzari,magazzino,cespiti e ritenuta d acconto) ESUPPLY Programmi di Supply chain utilizzabili su Web FIDELIZZAZIONE Attività e processi utilizzati con la finalità di aumentare la fedeltà di un consumatore/cliente nei confronti di una marca/azienda 74 DIGITAL DOCUMENT magazine

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT GLOSSARIO FOLLOW-UP Attività di direct o telemarketing successive a un evento HELP DESK Struttura di riferimento per l evasione di pratiche di assistenza, gestione reclami, richiesta informazioni. Il programma di fidelizzazione si basa su una serie di azioni di marketing per indurre i clienti a un comportamento di acquisto ripetuto in relazione ad una particolare offerta HOSTING Utilizzo di porzioni di server e disco presso un Isp ICT Information and Communication Technology INBOUND Attività con flussi di comunicazione dall esterno verso l interno dell azienda, in particolare le attività di Customer Service ed Help desk ISP Distributore di servizi Internet (connettività, linee di comunicazione, hosting, housing, registrazione domini) IVR Interactive Voice Response. Indica l utilizzo di una tecnologia che permette di far interagire i tasti del telefono con un elenco di istruzioni contenute in un database KEY USERS Utenti chiave coinvolti nel progetto pilota o referenti per l implementazione KNOWLEDGE BASE Archivio di conoscenza formata mediante la registrazione delle segnalazioni e della soluzioni LOYALTY vedere alla voce Fidelizzazione MARKETPLACE Sito per compra vendita di prodotti e servizi ODBC Protocollo di accesso ai database. OLAP Software di elaborazione dei dati di un database per statistiche e report OUTBOUND Attività con flussi di comunicazione dall interno verso l esterno dell azienda, in particolare le attività di Teleselling e Telemarketing PBX Hardware di un centralino PDA Agenda elettronica con rubrica, schedulazione, blocco notes PHONE BANKING Modalità di svolgimento delle operazioni bancarie da parte del cliente mediante la rete telefonica PHONE COLLECTION Modalità di caricamento delle chiamate di una campagna con la quale vengono passati allo stesso modo tutti i contatti a tutti gli operatori autorizzati PIPELINE Iter predefinito per la conduzione di un attività, costituito da cardini prefissati da percorrere nel ciclo produttivo o commerciale POSIZIONAMENTO Processo di scelta e definizione del posizionamento di un prodotto/servizio in termini di visualizzazione immediata e distinta nella mente del consumatore PROBLEM ESCALATION MANAGEMENT Sistema di gestione dell escalation automatica o manuale per smistare un informazione in funzione di parametri definiti dall amministratore PROCUREMENT Approvvigionamento. Attività aziendale per dotarsi dei prodotti, servizi e materiali necessari ai cicli di produzione o rivendita PROSPECT Potenziale cliente manifestante un interesse ai prodotti aziendali PROSPECTING Attività di indagine telefonica con l obiettivo di individuare aree di mercato potenziale a cui proporre un offerta di servizi o soluzioni REDEMPTION Misura,espressa in termini percentuali,delle risposte positive ottenute in rapporto al totale di proposte effettuate RETENTION Processo di recupero clienti che hanno abbandonato o stanno per abbandonare l azienda; obiettivo: trattenere i clienti di maggior valore. ROI Ritorno dell Investimento. Prospetto con i ritorni attesi per un investimento. SEGMENTAZIONE Processo di suddivisione del mercato in differenti profili di consumatori omogenei al loro interno per sviluppare offerte diversificate SLA Standard Level Agreement.Accordo tra le parti per un minimo livello di efficienza del servizio erogato o della soluzione proposta SUPPLY CHAIN Catena della fornitura o filiera. Passaggio tra aziende di prodotti e servizi. I programmi di supply chain consentono scambio di documenti e informazioni SURVEY Sondaggi o questionari che forniscono informazioni descrittive sulle base delle risposte date dai consumatori SUSPECT Persona, ente, organizzazione, azienda non ancora contattato TARGET Segmento di mercato; obiettivo di una determinata offerta TELEMARKETING Contatto telefonico verso i clienti per effettuare: indagini di mercato, questionari, appuntamenti, recall per inviti TELESELLING Contatto telefonico verso i clienti per effettuare vendita commerciale, promozioni, proposte di upselling e cross selling TEMPLATE Modello di attività o documento riutilizzato frequentemente per uniformare TEP Telefonata personale TIME SHEET Documento riportante le ore effettuate da una persona per i lavori dei quali è incaricata TROUBLE TICKETING Applicativi software e hardware per gestire messaggi e smistarli a chi di competenza, con tutte le informazioni necessarie, basato su schede elettroniche (una per ogni problema), che si attivano alla ricerca della persona che deve risolvere il problema e si mettono in coda in funzione della priorità assegnata TTS Text to Speech. Software in grado di trasformare in file audio un testo scritto UP SELLING Attività di vendita finalizzata alla proposta di soluzioni e servizi di maggior valore VALUE PROPOSITION Dichiarazione esplicita del valore (vantaggi e benefici) che intende rappresentare un servizio o soluzione per un mercato potenziale Giugno/Luglio 2006 75

Elenco strutturato dell offerta dei vendor Altesys www.altesys.com Faber System www.fabersystem.it Via Verdi 20-20090 Assago (Mi) Tel 02 4888631 - Fax 0248886360 info@altesys.com Via W.Tobagi 17 20100 Milano Tel02 8914031 - Fax 02 817533 SYNCMOBILE CUSTOMER@CT PMI Altesys è un gruppo attivo nel settore dell Information Communication Technology e si presenta sul mercato con un offerta integrata di soluzioni di Tlc, Crm e Business Intelligence. Recentemente, il portafoglio prodotti si è arricchito della soluzione SyncMobile, l applicativo su palmare per la raccolta e la trasmissione delle informazioni e l automatizzazione dei processi di vendita, in grado di connettersi a qualsiasi piattaforma Crm o gestionale. In particolare, SyncMobile Agenti permette alla forza vendita di raccogliere gli ordini e di trasmetterli in tempo reale, da qualsiasi luogo e attraverso qualsiasi collegamento disponibile (Internet, Umts, Gprs etc.). Partendo dalla gestione ordini e magazzino, fino alle più complesse logiche di Crm, SyncMobile è in grado di pianificare i prezzi e le promozioni, determinare e aggiornare in tempo reale le scontistiche personalizzate, gestire gli incassi e lo scadenziario clienti, nell ottica di agevolare la comunicazione tra l azienda e i propri clienti. In questo modo, l azienda potrà infatti aumentare il livello di servizio offerto alla propria clientela, ottimizzando i flussi di approvvigionamento e di vendita all interno dei centri di distribuzione e dei vari sales point, con tempi molto più rapidi rispetto a qualsiasi altro strumento. Customer@ct Pmi soluzione web-based (per sviluppare la potenzialità dei clienti, costruendo rapporti forti, fiduciosi e personali) e customer-centric completa per automatizzare attività di vendita e marketing, supportare clienti e partner, gestire il business su internet. Si integra facilmente con sistemi esistenti, si adatta alle esigenze di business, fornisce un Roi immediato. Ospitato in una server farm, in modalità Asp, offre funzionalità e opzioni di personalizzazione, come se fosse installato in azienda. La soluzione è strutturata in 4 moduli: esales: automatizza i processi di vendita. Gestione efficace di: contatti, profilo clienti, pianificazione attività, informazioni sui prodotti, stato ordini, report di vendita. emarketing: crea campagne marketing (mailing, newsletter ); identifica segmenti di mercato; gestisce la knowledge base e le attività di telemarketing o telesales. ecommerce: gestisce il canale di vendita Business-to-Business; crea cataloghi; configura i prodotti; genera automaticamente offerte e preventivi. eservice: gestisce: richieste di assistenza e informazioni; il tracking completo delle richieste, le risorse, le attività e i costi associati; costruisce e mantiene aggiornata la knowledge. Formula Sistemi www.easycrm.it Via Imbonati 62/1-20159 Milano Tel 800.189.003 (numero verde) staff@f-s.it Grande Service www.gastonecrm.it Via Emilia Ovest 81-43100 Parma Tel 0521 940025 - Fax 0521 943030 commerciale@gastonecrm.it EASYCRM GASTONE CRM DESCRIZIONE PRODOTTI EasyCrm è un software (distribuito direttamente da Formula Sistemi srl) per piccole e micro imprese, pensato per gestire le relazioni con i clienti (acquisiti e potenziali) e controllare le attività aziendal. Grazie a EasyCrm è possibile: gestire le esigenze dei clienti dal momento della richiesta alla sua evasione; assegnare e pianificare le attività ai collaboratori, organizzare l agenda; verificare le attività in corso, lo stato di avanzamento lavori e i tempi di risposta; controllare le attività concluse e contabilizzarle ai clienti; analizzare il venduto e impostare strategie di marketing e le attività commerciali; visualizzare il timesheet dei collaboratori. Easycrm permette un dialogo diretto coi clienti che, previa autorizzazione, possono sottoporre al fornitore le loro problematiche senza dover attendere la disponibilità di un operatore. L interfaccia grafica user friendly rende intuitivo l utilizzo del prodotto da tutti i reparti dell azienda. Easycrm è fruibile via web e per accedere è sufficiente una qualsiasi forma di connessione a Internet. Possibilità di prova gratuita online su www.easycrm.it. Gastone Crm è in grado di fornire una soluzione semplice ed efficace per la fidelizzazione del cliente e la gestione delle comunicazioni via Sms, e-mail e fax. L applicativo permette la gestione dei nominativi e consente di interagire con i propri clienti attraverso varie funzioni. L interazione è garantita da un area web dedicata al cliente, con accesso regolato da codice cliente e password. Gastone Crm è fornito in modalità Asp, e quindi concesso all utente in licenza d uso ed erogato sotto forma di servizio. Non necessita di alcuna installazione; è sufficiente un collegamento Internet. Funzioni principali Comunicazioni individuali e/o rivolte ad uno specifico target; Programmazione temporale delle comunicazioni; Filo Diretto (possibilità lato cliente di aprire ticket di richiesta assistenza); Redazione e invio di newsletter html; File storage per la gestione di documenti e/o immagini da inviare ai clienti tramite e-mail 76 DIGITAL DOCUMENT magazine

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Elenco strutturato dell offerta dei vendor Pat srl www.pat.it Siav www.siav.it Via San Gaetano 113-31044 Montebelluna (Tv) Tel 0423 600531 - Fax 0423 302077 marketing@pat.it Via Rossi 5-35030 Rubàno (Pd) Tel 049 8979797 - Fax 049 8978800 siav@siav.it INFINITE CRM ARCHIFLOW InfiniteCrm, soluzione a livello enterprise per la gestione dei processi commerciali, condensa e integra CustomerAct e InfinitePortal. Dalle numerose installazioni nasce il concetto di Lob (Line of Business): la possibilità per ogni azienda di scegliere gli strumenti più adatti alle proprie esigenze. In InfiniteCrm sono disponibili moduli per necessità diversificate: Sales force autonmation, contiene le funzionalità per la gestione delle attività e delle offerte commerciali; Customer care, il modulo per la coordinazione dei processi di interazione con la clientela; Marketing automation per le attività di marketing; Contact Center, per il monitoraggio e la gestione del call center; Customer service, in grado di integrare tutte le funzionalità presenti nella Lob Customer Care con le potenzialità contenute all interno di HelpdeskAdvanced. InfiniteCRM è applicativo su misura, che permette di scegliere e implementare solo quello di cui si ha bisogno. E integrabile con gli altri software presenti in azienda. DESCRIZIONE PRODOTTI Archiflow è la potente soluzione Siav per l enterprise document management e il business process management. Il software, fiore all occhiello della Società, consente di gestire in modo efficiente il flusso informativo, documentale e di processo di un azienda, sia privata sia pubblica. Funzioni di alto livello permettono di definire archivi, tipologie di documenti e profili per la classificazione dei documenti. Uno strumento completamente grafico e interattivo consente di costruire i processi documentali, ovvero insiemi di attività dotate di vincoli di precedenza, scadenze, ruoli coinvolti, regole di inoltro e di controllo. Un altra caratteristica di spicco di Archiflow è la capacità di produrre supporti per la conservazione sostitutiva dei documenti, tramite un modulo applicabile sia ai documenti fiscali, sia a quelli non fiscali. Nel rispetto delle recenti normative in materia di tutela della privacy,archiflow implementa logiche di sicurezza molto avanzate. L interoperabilità dei sistemi di gestione del protocollo, integrata con la firma digitale, consente di garantire l integrità e la validità delle informazioni digitali trasmesse, dando valore legale ai documenti digitali. Siseco www.gat4.com Via Silvestre 40-21052 Busto Arsizio (Va) Tel 0331 341917 - Fax 0331 354609 info@siseco.com Sysman srl www.sysman.it Via Ivrea 75-10016 Montalto Doria (To) Tel 012 5652411 - Fax 012 5652392 numero verde 800017139 info@sysman.it GAT.CRM CONTACT PRO Gat.crm si adatta alla gestione In-House e Outsourcing di Crm, Contact Center e Telemarketing. E la soluzione ideale per tutte le società: che vogliono migliorare il rapporto con i propri clienti tramite un sistema CRM, società di servizi che effettuano Telemarketing e presa appuntamenti che praticano la tentata vendita telefonica * Partner di Telecom Italia, H3G, FastWeb, Wind, Albacom, Energia, Tele2,... Funzioni principali Crm, Contact Center e Telemarketing Gestione infinita delle Caratteristiche Clienti Procedure guidate di importazione dati con deduplica e normalizzazione dati Interviste e Sondaggi di Mercato, Sales Force Automation Gestione Agenda e Appuntamenti, Segnalazioni e Contratti Calcolo Provvigioni per Agenti, Operatori Telemarketing, Segnalatori, Aziende Centralino Voice Over IP Integrato CTI con Predictive Dialing e Cluster Solution Accesso in modalità ASP tramite GAT.Web Prodotto di punta dell offerta Crm di Sysman è Contact Pro, piattaforma software per il Database Marketing, il Telemarketing e il Contact Management, per supportare le aziende nella manutenzione e miglioramento delle relazioni con i clienti e la ricerca di nuovi. La struttura di Contact Pro si basa su un database relazionale per la raccolta, la memorizzazione e la normalizzazione di tutti i dati anagrafici e di tutte le operazioni relative ai clienti. Le interfacce user-friendly, come anche il database, possono essere facilmente personalizzate in base alle specifiche esigenze dell azienda, grazie anche a una serie di moduli aggiuntivi: i Moduli Normalizzatore e Deduplica correggono gli indirizzi errati, eliminando le anagrafiche doppie; il Modulo Agenda gestisce e ottimizza le attività della forza vendita; il Modulo R.F.M. segmenta la clientela in base alle abitudini d acquisto, per campagne di marketing mirate; il Modulo Call Center garantisce l integrazione con le principali infrastrutture telefoniche in commercio, automatizzando le operazioni di chiamata. Infine, il Modulo Web permette l utilizzo delle principali funzionalità di Contact Pro da remoto, tramite browser Web. Sysman ha una distribuzione capillare sul territorio nazionale tramite una serie di partner e una rete di rivenditori. Giugno/Luglio 2006 77

Case history Le associazioni amano il Crm Comunicazione come rapporto di relazione molto stretto: una modalità di interazione che fa bene a chi la propone e a chi la usufruisce. E il mondo del Crm che, in questo caso, è al servizio di un associazione presente sull intero territorio nazionale di Francesco Belmessieri Anusca, Associazione Nazionale Ufficiali di Stato Civile ed Anagrafe, nasce nel 1980 dalla necessità degli operatori dei servizi demografici di essere facilitati e supportati nei collegamenti con i superiori Organi Istituzionali e, al contempo, di poter partecipare a varie forme di aggiornamento professionale. L associazione permette l iscrizione sia ai singoli operatori, sia alle amministrazioni comunali. Indubbiamente l aspetto sul quale punta Anusca per ottemperare alla sua missione è quello della comunicazione; infatti il panorama informativo dell associazione è composto da diverse pubblicazioni proprie a carattere mensile, il Notiziario Anusca e trimestrale, con Anusca Informa. Inoltre il terzo venerdì di ogni mese, è presente con un intera pagina sul quotidiano economico Italia Oggi. La Rivista teorica mensile I Servizi Demografici a completamento del piano cartaceo di comunicazione dell associazione. Dal 2000 Anusca è presente su Internet con un proprio portale (www.anusca.it) che mette a disposizione dei soci iscritti, una serie di servizi interattivi. Per esempio è possibile tramite messaggi di posta elettronica rivolgere specifici quesiti, ai quali gli esperti Anusca garantiscono una risposta entro 48 ore, oppure iscriversi alla Newsletter inviata periodicamente, sempre tramite e-mail. Il Crm, un filo diretto Dopo quattro anni di vita, il portale dell associazione è stato implementato con l applicativo Gastone Crm per la realizzazione del servizio Filo Diretto con i Soci. L integrazione è avvenuta attraverso il semplice collegamento dell Area Clienti di Gastone Crm, tramite link html. Il tutto per consentire agli aderenti di essere raggiunti, via email e Sms, da notizie e aggiornamenti relativi alla vita dell associazione, alle nuove proposte e iniziative. L iscrizione al servizio avviene direttamente via web e prevede l inserimento dei dati anagrafici e del profilo dell utente in merito all attività svolta dall associazione. Dati quali la categoria di appartenenza (Comune o persona fisica), il numero di abitanti del proprio Comune o i servizi specifici di interesse, sono informazioni che permettono di indirizzare comunicazioni specifiche in modo selettivo solo ai diretti interessati. Ad abilitazione avvenuta - tramite gli operatori di Anusca- l invio di una Anusca Flash, un mezzo da sfruttare emeil, con l attribuzione di Codice e Password, conferma l avvenuta iscrizione e permette l accesso alla relativa area riservata attraverso la quale è possibile aggiornare i propri dati anagrafici, il proprio profilo e usufruire della funzione Filo diretto, con la quale diventa facile il contatto diretto con le persone dell associazione. Dall inizio del 2005, la Newsletter periodica è stata integrata da una comunicazione e-mail inviata tramite Gastone Crm: Anusca Flash. Si tratta di una email html con una propria personalizzazione grafica, che può contenere foto o immagini e collegare file esterni all applicativo o inseriti nello Storage a disposizione di ogni utente di Gastone Crm. La necessità di poter contare su una comunicazione flessibile unita all esigenza di trasmettere in modo tempestivo e mirato comunicazioni relative a specifici argomenti (come corsi, convegni o novità legislative) è stata la molla che ha spinto l associazione ad affiancare la comunicazione istituzionale con un mezzo efficace e rapido quale è risultato essere Anusca Flash. A oggi Anusca dispone su Gastone Crm di un database di circa 5.000 nominativi e, solo negli ultimi 18 mesi, lo ha utilizzato per l invio di 100 comunicazioni alla sua base associativa. 78 DIGITAL DOCUMENT magazine

Conservazione sostitutiva software e regole tecniche La Digital Preservation in pratica: norme, regole tecniche, pacchetti software e criteri di scelta A tti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Recita così il comma 2, articolo 15 della legge n. 59 del 15 marzo 1997: è la pietra miliare della semplificazione amministrativa declinata in digitale e inscritta in un dettato normativo per il quale già dal 93 gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti per finalità amministrative e probatorie si intendono soddisfatti anche se realizzati mediante supporto ottico, purché le procedure utilizzate siano conformi alle regole tecniche dettate dall Aipa, l Authority divenuta poi Cnipa, Centro nazionale per l informatica nella pubblica amministrazione. La validità della firma elettronica Ora che l uso della firma elettronica è un fatto acquisito, come pure la certificazione di conformità di un documento all originale sulla base delle regole tecniche emanate dal Cnipa (delibera 11/2004), il Marzo / Aprile 2006 75

nuovo Codice dell amministrazione digitale, in vigore dal 1 gennaio, ha definitivamente riconfermato il pieno valore probatorio dei documenti informatici, ha ribadito la possibilità di conservazione su supporti digitali, convalidando i dettami per la dematerializzare i documenti analogici, e ha sancito il diritto di cittadini e imprese a richiedere l uso dell Ict nei rapporti con le pubbliche amministrazioni. Così, la conservazione sostitutiva è potuta finalmente entrare a Come conservare i documenti fiscali Indicizzazione dei documenti con le apposite chiavi di ricerca per assicurare la reperibilità del documento Apposizione della marca temporale e della firma digitale Conservazione in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per periodo di imposta Sempificazione del procedimento di conservazione per le fatture e per gli altri documenti Trasmissione all Agenzia delle Entrate dell impronta dell archivio, con relativa sottoscrizione e marca temporale pieno titolo tra gli strumenti di razionalizzazione dei flussi documentali. Smaterializzazione cartacea Proprio perché smaterializzare significa innanzitutto una drastica riduzione del tempo dedicato all archiviazione cartacea, con e- normi vantaggi per il search- &retrieval, il conseguente recupero di personale ad attività a maggior valore nonché degli spazi prima dedicati a faldoni e scaffalature, e l azzeramento dei costi connessi, compresi l acquisto e lo smaltimento della carta; in buona sostanza, è un sicuro viatico per un assai più elevata efficienza operativa. Fatture attive e passive, registri e libri contabili, corrispondenza, scritture di magazzino, modulistica relativa ai pagamenti, dichiarazioni fiscali: sono tutti documenti ugualmente passibili di conservazione digitale sostitutiva, la cui efficacia e validità ai fini tributari è stata regolata dal decreto del Ministero dell Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Piccole, medie e grandi aziende hanno già fatto proprio il processo di conservazione a norma, e numerose sono destinate a seguirne l esempio, sulla scorta dei benefici concretamente ottenibili. Non meraviglia, allora, se l offerta di software per la conservazione sostitutiva va rapidamente moltiplicandosi. Orientarsi tra le proposte Ecco dunque la necessità di orientarsi tra le diverse proposte e adottare opportuni criteri di scelta. Dato per scontato che qualsiasi programma provveda ad apporre la firma digitale e la marca temporale sui file o sui lotti da conservare (ovvero su un evidenza informatica contenente le impronte dei docu- GLOSSARIO della normativa DOCUMENTO ANALOGICO documento formato con l utilizzo di grandezze fisiche che assumono valori continui nel tempo (carta, microfilm, pellicole mediche, cassette, nastri audio, nastri video); può essere originale o copia; se originale può essere unico (come gli assegni e le cartelle cliniche) o non unico, qualora sia possibile risalire al suo con tenuto attraverso scritture o documenti di cui è obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi DOCUMENTO INFORMATICO rappresentazione informatica di atti, fatti, o dati giuridicamente rilevanti. Perché sia rilevante ai fini fiscali deve avere la forma di documento statico non modificabile, con attestazione della data, di autenticità e d integrità, e sia reso leggibile e disponibile su supporto informatico o su carta EVIDENZA INFORMATICA sequenza di simboli binari elaborabile da una procedura informatica Impronta: sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita generata tramite applicazione di un opportuna funzione di hash (funzione di crittografia) CERTIFICATO QUALIFICATO certificato elettronico rilasciato da una Certification Authority in allegato alla firma; si lega alla chiave pubblica da usare per la verifica FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA firma elettronica avanzata (cioè ottenuta con una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca identificazione) che si basa su un certificato qualificato, prodotta mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma FIRMA DIGITALE particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia,una pubblica e una privata,che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l autenticità e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici RIFERIMENTO TEMPORALE informazione contenente la data e l ora che viene associata a uno o più documenti informatici 76 DIGITAL DOCUMENT magazine

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA menti), un buon pacchetto non dovrebbe limitarsi all integrazione con i gestionali/erp e con i sistemi di document management più diffusi, ma dovrebbe anche supportare il Responsabile della conservazione nel corso dell intero processo, avvisando dell esaurirsi delle marche temporali nonché il decorrere delle smart card, e pure segnalare puntualmente le scadenze; dalla verifica di leggibilità dei supporti al compimento della conservazione senza rischiare di interrompere la continuità richiesta dalla normativa. Cadenza quindicinale La conservazione va effettuata con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per gli altri documenti; può essere limitata a una o più tipologie di documenti purché sia assicurato l ordine cronologico delle registrazioni e non vi siano interruzioni nel periodo di imposta. E ancora, solo al termine della procedura di conservazione, eseguita a norma, è consentita la distruzione dei documenti cartacei. È bene che la scelta del pacchetto ricada sui software che dispongono di funzionalità tali da automatizzare ciascuna fase operativa e ogni possibile controllo sui file archiviati, permettere ricerche istantanee per indice sull intero novero dei supporti utilizzati, assai utili per l esibizione immediata dei documenti nel caso di controlli o ispezioni delle autorità, poter operare in modo massivo qualora il volume dei documenti da conservare lo richieda, definire priorità e prerogative di ciascun utente per l accesso al database, supportare il collegamento ai diversi sistemi storage (dischi, Nas, San) ed eventualmente anche a robot di masterizzazione. La conservazione sostitutiva è entrata a pieno titolo tra gli strumenti di razionalizzazione dei flussi documenta MARCA TEMPORALE l evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale MEMORIZZAZIONE processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici ARCHIVIAZIONE processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all eventuale processo di conservazione CONSERVAZIONE processo che presuppone la memorizzazione, su supporti ottici o altri idonei a garantire la leggibilità nel tempo, dei documenti ed eventualmente anche delle loro impronte e che termina con la sottoscrizione elettronica e l apposizione della marca temporale sull insieme dei documenti o su un evidenza informatica (ossia una sequenza di bit oggetto di elaborazione informatica) contenente l impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi; la conservazione sostitutiva di documenti analogici avviene mediante memorizzazione della relativa immagine sui supporti ottici ed eventualmente anche della relativa impronta; solo se si tratta di documenti analogici unici l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale presuppone l intervento di un pubblico ufficiale RIVERSAMENTO DIRETTO processo che trasferisce uno o più documenti conservati da un supporto ottico di memorizzazione a un altro, non alterando la loro rappresentazione informatica RIVERSAMENTO SOSTITUTIVO memorizzazione su altro supporto ottico di documenti informatici conservati; esso termina con l apposizione sull insieme dei documenti, o su un evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del Responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo; se si tratta di documenti informatici sottoscritti, è inoltre richiesta l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte di un pubblico ufficiale, per attestare la conformità rispetto al documento d origine RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE assicura la conformità dei documenti agli originali (tranne nei casi in cui è previsto l intervento del pubblico ufficiale); garantisce l aderenza del procedimento ai requisiti normativi; tutela l autenticità, l integrità e la disponibilità nel tempo del patrimonio documentale Marzo / Aprile 2006 77

Elenco strutturato dell offerta dei vendor LEGAL DOCUMENT SYSTEM CompEd Software Design www.comped.it Via delle Fabbriche 30E/14-16154 Genova Tel 010 6137926 - Fax 010 6138118 info@comped.it ARCHEA.COS Elsag www.elsag.it Via Puccini 2-16154 Genova Tel 010 65821 - Fax 010 6582898 Ufficio Assago 02 575361 Ufficio Roma 06 772731 info@elsag.it CAMPO APPLICATIVO CompEd distribuisce i propri prodotti tramite una capillare rete di Concessionari Autorizzati (società di servizi del settore Ict, specializzate nei prodotti CompEd, in grado di fornirli ad aziende e pubbliche amministrazioni insieme a consulenza e assistenza) e software house autorizzate ad integrarli nei propri prodotti. CAMPO APPLICATIVO Elsag Spa offre un ampia gamma di soluzioni documentali, su piattaforme Ecm/Bpm Leader di Mercato, unite a Tecnologie Proprietarie ad alto valore aggiunto, per l erogazione flessibile di servizi globali: Consulenza, System Integration, hosting in Asp, e Servizi massivi di dematerializzazione. Legal Document System è il più completo e diffuso software per la gestione dei documenti aziendali, archiviazione elettronica sostitutiva, spedizione multicanale (Email, Fax, Postel, Koiné) dei documenti, firma digitale, contratti elettronici con valore legale conformi alle norme italiane ed europee. Il prodotto, integrabile con i Sistemi Informativi delle Aziende e con i loro sistemi di workflow, è disponibile per ambienti database Oracle, Ms Sql Server, Firebird e Fox Pro. Legal Document System ha referenze autorevolissime ed è interamente progettato da CompEd. Suoi componenti principali sono PostManager, DigitalFile, DigitalSign, SmartContract, C-Fax, Form Designer. Archea.Cos è la soluzione Elsag per la conservazione sostitutiva legale, indipendente dai sistemi di gestione documentale, alimentata via Xml, con: gestione storage magnetico/ottico; firma e apposizione della marca temporale; gestione documenti analogici unici; gestione documenti fiscali; gestione dei supporti: anagrafica e contenuto, copie di sicurezza, verifica; riversamento; ricerca/esibizione. Eurosistemi www.eurosistemi.it Via G. Marconi - Palazzo Nervoso - 8736 Rende (Cs) Tel 0984 402764 - Fax 0984 403112 franco.abela@eurosistemi.it Voccia www.archiviasolution.it Via Lepanto 323-80045 Pompei (Na) Tel 081 8631079 - Fax 081 8637224 info@archiviasolution.it PEGASUS MULTIMEDIA DATABASE ARCHIVIA SOLUTION CAMPO APPLICATIVO La rete distributiva di Eurosistemi prevede una ventina di "Rivenditori Accreditati" per la commercializzazione del software e una catena in franchising "Pegasus Ged Service" per la fornitura in outsourcing dei servizi di archiviazione ottica. CAMPO APPLICATIVO Soluzioni personalizzate di Archiviazione ottica e Gestione elettronica documentale finalizzate alla conservazione sostitutiva di documenti di rilevanza fiscale (ciclo attivo, ciclo passivo, scritture contabili) e non, nel pieno rispetto della normativa vigente, con servizi di consulenza legale e "progetti chiavi in mano". Pegasus MultiMedia DataBase è una soluzione software semplice e versatile presente sul mercato da oltre 15 anni che consente d integrare la gestione documentale con l archiviazione ottica sostitutiva, nel pieno rispetto della normativa vigente in materia. Attraverso l uso di questa soluzione diventa possibile dematerializzare gli archivi cartacei pur mantenendo inalterata nel tempo la loro validità giuridica e fiscale. Il documento diventa facilmente reperibile e disponile on-line in qualunque momento. Molti sono i nostri clienti (pubblici e privati) e tante le applicazioni dal documento fiscale ai documenti non unici. Archivia Solution è la soluzione ideale per implementare applicazioni che vanno dalla semplice archiviazione e ricerca dei documenti all'integrazione con i principali applicativi gestionali e di document office, gestione dei flussi documentali e browser web, per una gestione documentale più economica ed efficiente. 78 DIGITAL DOCUMENT magazine

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Elenco strutturato dell offerta dei vendor Able Tech www.abletech.it DOCS MANAGER Soluzione che si avvale di differenti moduli per la gestione di ogni tipo di documento. Genera un file di Log che registra ogni operazione eseguita e permette la consultazione della lista movimenti. Gruppo Sesa www.sesa.it DOC MANAGER Il software archivia tutti i documenti tramite scanner, multifunzione digitali o automaticamente da software gestionale Archivio Moderno www.archiviomoderno.it DOWNLOAD CAPIO Esegue la scansione da scaner o file system, la ricerca e il recupero dei documenti convertendo le immagini in Pdf. Il Vrs (VirtualReScan), assicura la lettura chiara di ogni singolo file. Gruppo Stratos www.stratos.org FOLDERS Sistema di archiviazione elettronica che tiene traccia di una vasta gamma di documenti di vario formato. Funzione su piattaforme differenti: Os390, Unix, Windows, Linux-Z/Os. DataSys www.datasys.it TOP MEDIA 3 Gestione elettronica del flusso documentale tramite la creazione del formato elettronico, archiviazione, ricerca, ricerca, distribuzione e integrazione con le applicazioni gestionali. Krill www.csg.it K.ARCHIVE Archiviazione ottica che rende disponibilitutte le funzionalità di firma digitale. Utilizza certificati emessi da qualunque Certification Authority, su qualsiasi database e piattaforma Dms, in architetture Lan/Wan. Faber System www.fabersystem.it GESTIONE CORRISPONDENZA POSTALE Tecnologia che consente di attribuire integrità e riservatezza ai documenti elettronici, dando validità ai documenti, alla loro archiviazione e trasmissione. Ifin Sistemi www.ifin.it DOCPA Sistema basato su Microsoft.Net, supporta Windows 2000 e Xp e utilizza database quali Imr, Alchemy e Microsoft Sql Server. Grazie a dispositivi Fms, sono supportate sottoscrizioni elettroniche massive. FileNet www.filenet.com CONTENT MANAGER Basato sull architettura FileNet P8, è la soluzione compatibile con gli standard ad alta flessibilità, per gestire i contenuti e i processi aziendali più articolati Imago Italia www.imagoitalia.com LEGALDOC Sistema di conservazione in modalità Asp (Application Service Providing), secondo uno schema di business process outsourcing che consente la conservazione, la firma digitale, la marcatura temporale e l invio di email. Gruppo Nazca www.grupponazca.com NAZCA DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM Suite di applicazioni in moduli integrabili, basata su tecnologia web, che fornisce un punto unico di accesso a tutte le informazioni aziendali. Indicom www.indicom.it NEOGED Servizio di archiviazione ottica che consente la consultazione via internet delle immagini dei documenti e l inoltro delle stesse via email o via fax. Marzo / Aprile 2006 79

Ristrutturare i servizi postali Sembra questa postali in Europa, qui prendiamo Europa - Volumi postali pro capite spunto dalla esperienza dell associazione PostEurope (che rappresenta la parola d ordine che accompagna oltre il 40% dei contributi offerti gli operatori postali dagli operatori di posta universale in verso la data della Europa) per dare qualche ulteriore liberalizzazione spunto di riflessione. I volumi di mail dei servizi di posta. indirizzata ricevute pro-capite dai cittadini dei diversi stati europei cambia Passando attraverso radicalmente da nazione a nazione. gestioni ottimizzate dell intero workflow di preparazione di una lettera LU NL SE DK UK FR AT FI DE BE SI IE ES MT PT IT CY CZ HU SK EE GR PL LV LT In queste pagine Digital Document magazine intende mettere in evidenza chi partecipa a questo processo di ristrutturazione in una funzione più periferica e operativa rispetto alle compagnie postali direttamente coinvolte. Questo Solution Directory sulla gestione della corrispondenza postale intende far conoscere ai lettori alcune soluzioni proposte dal mercato nazionale e non per gestire l invio di corrispondenza in maniera coerente con le normative postali o in maniera innovativa rispetto alle proposte dei diversi operatori. Tenendo presente che la regolamentazione europea è in fase di rinnovamento. E se in un altro articolo presente su questo numero si parla di volumi globali di spedizioni gestite dai servizi Unità Source: Ecorys 2005 I quattro elementi per evolvere Dal grafico si vede come l Italia si trova con volumi pari ad un quarto di quanto consegnato in Olanda, o ad un terzo rispetto a Uk e Francia. L analisi riporta dati al 2005, e valuta la risposta delle organizzazioni postali, nei confronti della diversificazione dei servizi. Mentre in Spagna, Portogallo e Belgio la percentuale di fatturato derivante dai servizi di consegna postale è prossima all 80% del totale, Germania e Olanda hanno portato questo share attorno al 30% del fatturato; Italia, Francia e Svizzera stanno invece tra il 45 e il 55%. I processi di mercato individuano le seguenti 4 forze come elementi chiave dell evoluzione dell industria postale: Regolamentazione, Tecnologie, Competizione globale, Evoluzione della domanda. Regolamentazione e Competizione globale viaggiano a braccetto, visto che l impatto della liberalizzazione toccherà certamente politiche nazionali dove si sono potuti trovare spesso fenomeni di monopolismo. L attesa della liberalizzazione, quindi, ha come fenomeno attuale quello di grandi partite giocate tra gli operatori per espandersi internazionalmente, con acquisizioni di distributori e- spresso o fornitori di servizi di logistica nazionale. L ambito tecnologico e la innovativa domanda dell utenza impattano invece sulle infrastrutture necessarie, che devono essere pronte ad affrontare la migrazione di volumi cartacei verso flussi derivanti da servizi elettronici, che possono poi essere riconvertiti in materiale cartaceo da distribuire, ma che trovano nei servizi on-line e nelle soluzioni integrate coi processi software aziendali la fonte di partenza del flusso documentale. Maggio 2006 75

MAIL: LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA Elenco strutturato dell offerta dei vendor POSTMANAGER 2.0 CompEd Software Design www.comped.it Via delle Fabbriche 30E/14-16154 Genova Tel 010 6137926 - Fax 010 6138118 info@comped.it Elsag www.elsag.it Via Puccini 2-16154 Genova Tel 010 65821 - Fax 010 6582898 Ufficio Assago 02 575361 Ufficio Roma 06 772731 info@elsag.it SISTEMI PER LA MECCANIZZAZIONE DEI PROCESSI POSTALI La società realizza la prima soluzione software per l accesso al servizio Postel di posta ibrida. E specializzata nel software di firma digitale, archiviazione ottica sostitutiva e spedizione dei documenti multi-carrier, CompEd è stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di applicazioni conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e il documento informatico. Scelta da Deutsche Post AG (Poste Tedesche) per epost, servizio di posta ibrida tedesco. PostManager 2.0 è una soluzione software per la spedizione automatica multicanale (via Internet, fax, Postel, posta tradizionale,..) dei documenti prodotti dal sistema gestionale, per l archiviazione in forma elettronica dei documenti aziendali e per la conservazione del loro valore legale, in conformità alle norme vigenti. PostManager 2.0 Offre avanzate funzioni per la firma digitale con valore legale e per la cifratura dei documenti a protezione della loro riservatezza. Si integra con il sistema gestionale già presente, consente di spedire in modo automatico e programmabile i documenti prodotti dalle altre applicazioni dell utente senza necessità di apportare ad esse alcun tipo di modifica. DESCRIZIONE PRODOTTI Elsag fornisce sistemi di automazione per le maggiori Poste mondiali. Per la lavorazione delle lettere il portafoglio si compone dei seguenti prodotti CFC - per la preparazione del corriere OCR/VCS - per il presmistamento delle lettere con dispositivi di accesso ai servizi di codifica automatica e semiautomatica LSM/MS - per lo smistamento finale delle lettere con svuotamento manuale LSM/AS - linea per smistamento finale lettere con svuotamento automatico (robot) ABCS - sequenziatrice con ricircolo e svuotamento automatico Per il material handling IBS - per il trasporto e la bufferizzazione automatica delle lettere DIRECT LINK - sistema di trasporto lettere THS - sistema di trasporto contenitori per l automazione di impianto Per i servizi di codifica SISC - iper gestione e l integrazione dei servizi di codifica OCR - riconoscitore automatico di indirizzi VCS - sistema di videocodifica Faber System www.fabersystem.it Via W.Tobagi 17 20100 Milano Tel02 8914031 - Fax 02 817533 S.E.R.S. Informatica ww.sersinformatica.com Via Zanardelli 11-25035 Ospitaletto(Bs) Tel 030 6840402 - Fax 030 6840402 SERVICE FABER SYSTEM ADDRESS 2000 Una partnership consolidata da più di 10 anni con più di 600 clienti gestiti. Partner tecnologico nello sviluppo di soluzioni per la gestione del servizio Postel e l implementazione di nuovi Servizi in Outsourcing, modello oggi funzionale per abbattere i costi di gestione, abbattere i consumi, gestire al meglio le risorse, aumentare la sicurezza. Service Faber System è un servizio dedicato alla gestione dei flussi di corrispondenza attraverso processi in outsourcing, rivolto a: Aziende, Enti, Istituzioni, Associazioni e Istituti di Credito, cioè a chi sviluppa grandi volumi di corrispondenza fornitori-clienti. Si applica a lettere, fatture, estratti conto, solleciti, bollettini di conto corrente, mailing, stampe, raccomandate, atti giudiziari, ecc. Tali dati vengono ricevuti da Faber System, che li elabora e converte, tramite il proprio centro servizi, nel formato specifico richiesto dal Servizio Postel, il quale provvede alla stampa,imbustamento e recapito,tramite Poste Italiane spa,presso i singoli destinatari. Address 2000 supporta i passaggi fondamentali necessari per la postalizzazione: dalla normalizzazione degli indirizzi alla stampa delle etichette da applicare ai plichi, passando dall ordinamento, raggruppamento e stampa degli indirizzi. Il programma permette: di normalizzare (correggere) gli indirizzi confrontandoli con le tabelle di controllo generate dal programma a partire dai files in formato testo forniti dalle poste italiane. Di recuperare o escludere indirizzi incompleti o con Cap inesistenti. Di ordinare e raggruppare gli indirizzi in plichi, pronti per essere stampati, secondo i criteri delle poste italiane; Di creare l archivio necessario per la stampa delle etichette da applicare ai plichi e l archivio utile per la compilazione della distinta d impostazione. Di stampare gli indirizzi con il logo postatarget, numero e data di autorizzazione legata al cliente. Maggio 2006 77

MAIL: LA GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA Elenco strutturato dell offerta dei vendor Citypost www.citypost.it Sviluppa e realizza servizi di elaborazione elettronica dei dati e di gestione avanzata dei processi di comunicazione. Principalmente: preparazione e invio di flussi di corrispondenza tipo lettere ai clienti, fatture, estratti conto, solleciti, bollettini di conto corrente, lettere informative, mailing commerciali. Oltre a ciò: normalizzazione di banche dati, archiviazione funzionale e legale su supporti ottici, Lettura ottica dei dati finalizzata a specifiche elaborazioni, servizi di Call Center Mail Express www.mailexpress.it Mail Express Poste Private, rete in franchising di servizi postali, è il frutto della liberalizzazione di una parte del servizio postale ed è oggi un alternativa al servizio pubblico. Per soddisfare le esigenze in campo postale garantisce una serie di servizi che consentono al cliente di delegare esternamente la gestione dell intero ufficio posta. Mail Express Poste Private è infatti un vero e proprio centro servizi che assicura al cliente ritiro a domicilio, compilazione delle ricevute di partenza e di ritorno della corrispondenza raccomandata, stampa, piega, imbustamento, affrancatura, fornitura indirizzi, gestione mailing. Columbus Mail www.columbusmail.it Columbus ha la propria sede commerciale a Milano e l ufficio tecnico sviluppo sw ad Abano Terme. Fornisce soluzioni per la gestione unificata della messaggistica Partendo da un nucleo centrale che funge da motore e dispatcher e che permette di ricevere, spedire e archiviare ogni tipo di messaggio ( fax, telex, email,sms, voce, posta ibrida ecc ) dal proprio posto di lavoro e dal cellulare, Columbus ha sviluppato una serie di moduli accessori e di applicazioni verticali che completano la gamma delle soluzioni legate alla messaggistica. Columbus Mail consente la gestistione automatica della posta cartacea (ibrida) delle seguenti tipologie: posta comune, posta prioritaria, raccomandate, circolari, spedizioni in Italia o all estero. Postib www.postaibrida.it Postib si rivolge ad aziende che spediscono lotti di lettere superiori ai 100 pezzi. Postib è un servizio di stampa, imbustamento e postalizzazione veloce della corrispondenza a partire da un file. Grazie all uso di buste a due finestre la comunicazione, che si tratti di circolari, bollette comunicazioni, fatture, sarà personalizzata. Si compongono i documenti rispettando alcune regole che determinano la posizione dell indirizzo, o utilizzando gli appositi template. Creato il Pdf, si invia il documento a Postib specificandone le caratteristiche. Entro 48 ore, la ricevuta che attesta l avvenuta spedizione. Il servizio permette di creare lettere fino a 5 fogli, stampate anche in fronte/retro, a colori o in bianco e nero. Tpr Trasporti www.tprtrasporti.it La Tpr Trasporti, Spedizioni e Poste Private offre agli utenti una valida alternativa alle poste pubbliche con una vasta gamma di prodotti postali. E di servizi postali assicurando la comodità di un ufficio postale personale: ai clienti di Tpr Trasporti, Spedizioni e Poste Private è assicurato il ritiro a domicilio, la compilazione delle ricevute di partenza, la stampa, la piega e l imbustamento dei documenti, il ritorno della corrispondenza e delle ricevute, e tanti altri servizi. Per inviare una lettera, una raccomandata, per pagare bollettini è sufficiente una semplice telefonata, inviare una mail a info@tprtrasporti.it o utilizzare form online. Credemtel www.credemtel.it Credemtel rende disponibile e competitivo il servizio di posta ibrida alle aziende di medie dimensioni con volumi di stampa non elevati. GedPost è una soluzione che, ai tradizionali servizi di stampa, imbustamento e spedizione della corrispondenza, abbina l erogazione, in outsourcing, delle attività collegate al processo di spedizione della corrispondenza e un servizio di customer care. Il servizio offre la tradizionale stampa in bianco/nero e spedizione per posta ordinaria (nazionale ed estera), la stampa fronte/retro, a colori, e la spedizione via posta prioritaria o raccomandata sia semplice che A/R. Inoltre, un servizio di archiviazione ottica su Cd (GedOnCd) e la pubblicazione dei documenti su web (GedOnWeb) per una semplice consultazione, condivisibile sia dall interno (uffici) che dall esterno (sedi remote, agenti, clienti). Date Logistica www.datelogistica.it Date Logistica progetta e realizza soluzioni industriali finalizzate alla gestione, nell ambito della corrispondenza cosiddetta ibrida, soprattutto relativamente alle raccomandate con ricevuta di ritorno per tutte le applicazioni, soprattutto nel campo degli atti giudiziari e della riscossione dei tributi. Le aree di attività sono Gestione corrispondenza (stampe di alta qualità a dati variabili, imbustamento e postalizzazione), Archiviazione digitale e fisica dei documenti (gestione dell intero iter documentale di una pratica, dall acquisizione fisica del documento presso il cliente al rilascio elettronico del servizio), Trattamento automatico delle raccomandate con ricevuta di ritorno (applicazione base del rapporto con Postel); Personalizzazione di card magnetiche e con microchip. Per la produzione delle raccomandate con ricevuta di ritorno, è stato implementato un sistema automatizzato (sistema matching) che rende conveniente, veloce e sicura la produzione, nel rispetto dell esatta corrispondenza tra le ricevute di ritorno e le buste, sottoposte a processi produttivi separati. Icom Dokustream www.shazam.it Icom Dokustream è un potente pacchetto software che permette di migliorare le attività di printstreams con pochi semplici click del mouse, e permette funzionalità sempre più avanzate per i centri stampa. Icom Dokustream facilita il lavoro di preparazione dei flussi di documenti da processare per un corretto imbustamento e stampa, aggiunge funzionalità di Adf (inclusa la possibilità di reprint entro poche ore), permette di ottimizzare il sorting postale secondo gli standard richieste da diverse organizzazioni postali. Il software favorisce la costruzione di un output elettronico ottimizzato, e offre la possibilità di creare anche un conteggio dei costi postali addebitabili per ciascun lotto di stampa e spedizione. Maggio 2006 79