Affiancare una gestione documentale alla registrazione di documenti in un gestionale: dalla fattura cartacea alla conservazione sostitutiva
INTRODUZIONE In ogni organizzazione pubblica o privata, grande o piccola, la registrazione delle fatture passive viene realizzata attraverso un software gestionale o un sistema ERP. Sia che si tratti di una soluzione custom, sia di un pacchetto software standard, dalle soluzioni artigianali ai grandi ERP diffusi a livello globale, i passi che un operatore deve eseguire per registrare una fattura passiva, pervenuta in modalità cartacea all interno del sistema si possono ricondurre sostanzialmente a: 1. Registrare i dati del documento (dati indice) 2. Ottenere il numero di registrazione dal sistema (i.e. numero di protocollo IVA ) 3. Apporre un timbro sul documento cartaceo 4. Ricopiare manualmente il numero di registrazione nell apposito spazio lasciato dal timbro sul documento 5. Riporre il documento cartaceo in opportuno faldone per futura referenza 6. Passare al documento successivo e ricominciare dal punto 1 Così facendo nel software gestionale saranno registrati tutti i dati delle fatture ma non ci sarà alcuna evidenza della forma originale o digitalizzata del documento. Normalmente le moli di documenti da registrare sono sempre piuttosto consistenti: non è dunque pensabile richiedere all operatore di eseguire una scansione manuale del documento (al fine di allegare alla registrazione un file immagine) per evitare di penalizzare il lavoro dello stesso. Nota È sempre più diffusa oggi la consuetudine di ricevere in formato elettronico le fatture passive. Gli esempi sviluppati in questo documento contemplano il caso delle fatture pervenute in formato cartaceo (che risulta essere più complesso rispetto alla ricezione in formato elettronico). La ricezione delle fatture in formato digitale è una parte di un argomento più vasto noto con il nome di fatturazione elettronica. Tale argomento, affrontabile nella sua interezza tramite piattaforma Orkestrio, presenta diverse analogie con il tema qui trattato ma è caratterizzato da alcune tipicità che saranno approfondite in apposita pubblicazione. PERCHÉ PENSARE A UNA GESTIONE DOCUMENTALE E A UNA GESTIONE PER PROCESSI La possibilità di accedere, dalla maschera del software gestionale con un semplice clic, ad una copia digitalizzata del documento registrato, porta a indubbi vantaggi nel reperimento della forma originale di documenti. Bisogna poi considerare che in molti casi la registrazione di un dato (o documento) all interno di un software gestionale costituisce l input per un processo aziendale che viene perlopiù eseguito manualmente. Ad esempio la registrazione di una fattura passiva potrebbe innescare un processo di approvazione al pagamento della stessa. Alcune applicazioni verticali risolvono il problema sottoponendo il documento in questione ad appositi utenti semplicemente alimentando una lista di documenti da approvare. Attraverso opportune tabelle di configurazione del software gestionale è possibile intervenire sui criteri con cui queste liste vengono alimentate. Molte applicazioni, per il solo fatto di permettere tale parametrizzazione, sostengono di gestire il workflow del documento. Si tratta invece di una gestione di iter multistato che nulla ha a che vedere con un workflow che presuppone l esistenza di un designer grafico di processo e di un motore attivo in grado di eseguire processi. La disponibilità della forma digitalizzata dei documenti cartacei, permette all organizzazione anche di esser pronta ad affrontare la conservazione sostitutiva degli stessi, secondo quanto previsto dal Decreto 23 gennaio 2004 del Ministero dell Economia e delle Finanze. Affrontare l intera problematica con una tecnologia che permette una gestione documentale ed una reale gestione per processi è oggi possibile con un approccio originale e poco invasivo. Gestione documentale in software gestionale v.2 2/9 www.openworkbpm.com
VINCOLI DA CONSIDERARE Abbiamo sin qui chiarito che affiancare ad un sistema gestionale esistente un sistema di gestione documentale avrebbe sicuramente i seguenti vantaggi: Facilitare la ricerca elettronica della forma originale dei documenti senza consultazione del cartaceo Predisporre alla conservazione sostitutiva del cartaceo Gestire il processo di quello che può seguire rispetto all inserimento di una scrittura contabile in un sistema verticale: ad esempio l autorizzazione al pagamento di una fattura passiva, l attribuzione dei centri di costo di una fattura passiva, la gestione delle anomalie riscontrate, etc Deve essere possibile, con uno strumento di disegno intuitivo al punto da permettere la realizzazione applicativa in diretta collaborazione con l utente finale, rappresentare il processo di business che segue la registrazione esattamente come lo si rappresenterebbe in uno strumento di disegno come MS Visio, avendo però stabilito le regole (CHI deve fare COSA, COME e QUANDO) che il motore eseguirà nel momento in cui renderà disponibile un applicazione. Bisogna considerare che l operazione è fattibile se a costo zero rispetto alle attività operative degli utenti. Infatti, se per creare l archivio documentale devo aggiungere attività all operatività degli utenti (ad esempio digitalizzare con uno scanner i documenti cartacei, allegarli all informazione registrata, ecc.) il beneficio della gestione documentale viene annullato dal maggior costo derivante dal lavoro aggiuntivo degli operatori. In definitiva è importante rispettare almeno i seguenti vincoli: Non introdurre alcuna nuova attività nell operatività Non modificare, se non per migliorarli, gli strumenti di lavoro abituali Rendere gli eventuali nuovi strumenti introdotti perfettamente integrati a quanto esistente COME PROCEDERE Riprendiamo i passi come sopra riportati (procedura originale): 1. Registrare i dati del documento (dati indice) 2. Ottenere il numero di registrazione dal sistema (i.e. numero di protocollo IVA ) 3. Apporre un timbro sul documento cartaceo 4. Ricopiare manualmente il numero di registrazione nell apposito spazio lasciato dal timbro sul documento 5. Riporre il documento cartaceo in opportuno faldone per futura referenza 6. Passare al documento successivo e ricominciare dal punto 1 Proviamo ora a ripensare gli stessi passi in questi termini (procedura modificata): 1. Registrare i dati del documento (dati indice) 2. Apporre un etichetta adesiva contenente un barcode sul documento registrato 3. Leggere il barcode tramite pistola ottica alimentando un campo presente nella form di registrazione 4. Riporre il documento cartaceo in opportuna vaschetta per sottoporre successivamente l intero lotto a digitalizzazione veloce 5. Passare al documento successivo e ricominciare dal punto 1 L operatività viene anche semplificata riducendo il rischio di errore dovuto alla eliminazione dell attività di ricopiatura manuale del numero di protocollo IVA. Occorre dotarsi di: Rotoloni di etichette barcode; Scanner veloce dotato di ADF (Automatic Document Feeder) Gestione documentale in software gestionale v.2 3/9 www.openworkbpm.com
Si rende inoltre necessario: regolamentare il processo di passaggio documenti nello scanner, ad esempio procedendo a lotti di N documenti oppure giornalmente oppure con un criterio differente predisporre una procedura batch in grado di rendere disponibile un flusso di dati proveniente dal software gestionale in un qualsiasi formato elaborabile (txt, xml, MS Excel, ecc.). Nota E importante sottolineare che con la procedura sopra riportata, non si perde il riferimento al numero di protocollo IVA sulla fattura. La normativa prevede infatti che sulla fattura venga riportato un qualsiasi riferimento univoco in grado di ricondurre alla registrazione nel sistema gestionale e dunque al numero di protocollo IVA. Attenzione E importante assicurarsi che sulle fatture non siano già presenti altri codici a barre che possano generare confusione con quelli che si stanno applicando. E buona norma procedere ad una codifica personalizzata dei codici in modo tale che la procedura software sia poi in grado di riconoscere correttamente i codici separatori scartando altri eventuali codici presenti. Che cosa comporta questo cambio di procedura? Si è stabilita un associazione rilevabile tra i documenti cartacei e le registrazioni nel software gestionale degli stessi. L associazione è determinata dalla presenza del barcode (univoco) applicato sul documento cartaceo e riportato nella registrazione eseguita con il gestionale. Ciò permette la scrittura di una procedura software in grado di catturare due flussi di dati: quello proveniente dallo scanner sotto forma di file TIFF e quello proveniente dal gestionale sotto forma di file testo o equivalente. La procedura si deve occupare di: monitorare la presenza di flussi dati provenienti dallo scanner e dal gestionale separare, appena intercettato un flusso proveniente da scanner, i file TIFF che contengono ciascuno N fatture in N file singoli contenenti ciascuno una fattura. La separazione avviene in base al riconoscimento del barcode apposto. Per ogni fattura riconosciuta, il sistema deve anche rilevare il corrispondente numero di barcode. isolare, appena intercettato un flusso proveniente dal gestionale, i dati indice di una singola fattura, individuare il file corrispondente in base al numero di barcode, inserire in un sistema di gestione documentale il documento inserendo i metadati (indici) ed il file gestire eventuali errori, eccezioni, corrispondenze non trovate, ecc. E possibile realizzare tutto ciò con procedure software verticali, con sistemi di gestione documentale oppure con una piattaforma come Orkestrio. PERCHÉ UTILIZZARE ORKESTRIO Il flusso sopra descritto può essere realizzato attraverso un processo di Orkestrio. I vantaggi derivanti dall uso della piattaforma sono sostanzialmente: facilità di realizzazione di tale flusso utilizzando il designer dei processi disponibilità della piattaforma documentale integrata per memorizzare i dati possibilità di implementare velocemente processi di business legati ai flussi dati che si stanno intercettando possibilità di implementare in maniera integrata flussi per la conservazione sostitutiva dei documenti presenti nel sistema Gestione documentale in software gestionale v.2 4/9 www.openworkbpm.com
SEGUIAMO UN ESEMPIO IMPLEMENTATO Immaginiamo, per semplicità, di aver registrato in un software gestionale 5 fatture passive, seguendo la procedura modificata sopra riportata. Al termine delle registrazioni si hanno a disposizione due flussi di dati: il flusso proveniente dallo scanner che si concretizza in un file TIFF di 5 pagine con le fatture digitalizzate: Su ciascuna fattura è evidente la presenza del barcode. Gestione documentale in software gestionale v.2 5/9 www.openworkbpm.com
Nota Se una fattura è composta da più pagine il barcode deve essere apposto solo sulla prima pagina della fattura. La procedura è in grado così di riconoscere le fatture in corrispondenza die barcode ed indipendentemente dal numero di pagine di ciascuna. il flusso proveniente dal gestionale che si concretizza in un file di testo riportante i dati indicizzati: I dati indicizzati contenuti nel flusso sono: Numero Barcode Numero protocollo IVA Codice Fornitore Ragione Sociale Fornitore Numero fattura Data fattura Importo fattura Centro di Costo Codice anomalia Nel momento in cui il processo monitor in figura 1, sempre attivo, intercetta un flusso, vengono eseguite le seguenti operazioni: 1. separazione del file TIFF in N file PDF ciascuno riferito ad una fattura riconosciuta in corrispondenza di un barcode L operazione viene effettuata con la creazione di un job che viene eseguito dal motore asincrono della piattaforma deputato all operazione di separazione file tramite riconoscimento barcode. Ai vari file generati viene attribuito come nome file il numero del barcode riconosciuto in modo tale da permettere successivamente la semplice associazione ai dati indice corrispondenti. 2. estrazione di un record di dati indice per ciascuna fattura dal flusso proveniente dal gestionale 3. creazione di un documento nella piattaforma Orkestrio per ogni fattura riconosciuta inserendo sia i metadati indice sia il file L operazione viene eseguita invocando le API della piattaforma (lo script sotto riportato è una semplificazione non contenente, per chiarezza di lettura, la gestione degli errori): Gestione documentale in software gestionale v.2 6/9 www.openworkbpm.com
4. nel caso in cui per la singola fattura sia presente un codice anomalia (ad esempio 1 può significare errore nella emissione della fattura: fattura non corrispondente all ordine ) viene avviato un ulteriore processo all interno del quale gli operatori che devono gestire l anomalia saranno chiamati ad intervenire. Terminata l analisi dei flussi il processo torna in ascolto del successivo flusso. Nel frattempo il sistema documentale è stato alimentato come riportato nelle immagini esemplificative che seguono: Gestione documentale in software gestionale v.2 7/9 www.openworkbpm.com
L accesso a ciascuna fattura può avvenire attraverso un URL del tipo: https://indirizzo/document.aspx?actiontype=1&barcodenumber=0000001251456 tale URL può essere richiamato direttamente dal software gestionale nel quale la chiave di identificazione del documento (numero di barcode) è un dato disponibile. Per ciascuna delle fatture inserite può essere avviato un flusso di approvazione al pagamento più o meno semplice a seconda dell importo, del fornitore, ecc.. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA In maniera del tutto automatica poi, applicando l art. 4 del Decreto 23 Gennaio 2004 (http://www.cnipa.gov.it/site/_files/decreto%2023%20gennaio%202004.pdf) del Ministero dell Economia e delle Finanze, è possibile procedere alla conservazione sostitutiva di questi documenti, originariamente analogici, per i quali è stata già prodotta la memorizzazione dell immagine. Con cadenza almeno quindicinale un apposito processo può occuparsi di generare l evidenza informatica di cui si parla all art. 3 comma 2 del suddetto decreto: L operazione viene gestita, sempre tramite processo, invocando l apposita funzione della libreria Document GenerateClosureFile: Store Quindi il suddetto file viene inviato, tramite un attività di Orkestrio, al Responsabile della Conservazione Sostitutiva affinché apponga una firma digitale e una marca temporale. Il file viene quindi ritrasferito al server e, non appena disponibile, il processo invoca il metodo CalculateHash della suddetta libreria e viene calcolata l impronta da inviare all Agenzia delle Entrate. Gestione documentale in software gestionale v.2 8/9 www.openworkbpm.com
Più precisamente il processo completo che si implementa per la conservazione sostitutiva delle fatture passive è schematizzato nella figura seguente: In particolare se FAT1, FAT2, FATn sono disponibili in analogico e di essi viene realizzata una scansione non è necessario apporre la Firma Digitale ed il Riferimento Temporale riportato nello schema (FD + RT); se invece i documenti sono disponibili in formato digitale il passaggio della firma è obbligatorio. Nella figura precedente, FD sta per Firma Digitale, RT Riferimento Temporale, MT per Marca Temporale, mentre l HASH è l impronta del documento (sequenza di bit a lunghezza fissa, ad esempio 256 bit) generata mediante un opportuna funzione di HASH. Una funzione di HASH è una funzione matematica che genera, a partire da una sequenza qualsiasi di bit (file), una sequenza di lunghezza fissa di bit che identifica il file stesso. openwork Gestione documentale in software gestionale v.2 9/9 www.openworkbpm.com