LIBRO UNICO Tenuta e vidimazione
I PRINCIPALI ATTI NORMATIVI DL 112/2008 convertito nella Legge 133/2008, articolo 39 DM 9.7.2008. 2
LA PRASSI MINISTERIALE Circolare n. 20 /2008 Vademecum del 5.12.2008. Nota DG AI del 7.01.2009 3
LA PRASSI INAIL 10 settembre 2008 (vidimazione e procedure) 19 settembre 2008 (periodo transitorio) 9 dicembre 2008 (vidimazione libro unico) 7 gennaio 2009 (case di software istanze) 7 gennaio 2009 (ulteriori disposizioni) 4
MODALITA DI TENUTA A - Elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo B - Stampa laser 5
MODALITA DI TENUTA C) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilità, in ogni momento, anche la inalterabilità e la integrità dei dati, nonché la sequenzialità cronologica delle operazioni eseguite. 6
ELABORAZIONE E STAMPA MECCANOGRAFICA SU FOGLI MOBILI A CICLO CONTINUO Numerazione di ogni pagina e vidimazione Inail prima della messa in uso Numerazione e vidimazione in sede di stampa del modulo continuo, a cura di soggetti autorizzati dall Inail. 7
STAMPA LASER Autorizzazione preventiva dell Inail alla stampa e generazione della numerazione automatica 8
STAMPA LASER AUTORIZZAZIONI - COMPETENZE Direzione Centrale Rischi autorizza il tracciato del Libro Unico alle case di Software Sedi territoriali: autorizzano gli Utenti che utilizzano tracciati non preventivamente autorizzati dalla Direzione Centrale Rischi ricevono le comunicazioni degli Utenti che utilizzano tracciati pre-autorizzati dalla Direzione Centrale Rischi e inseriscono l informazione in GRA 9
STAMPA LASER AUTORIZZAZIONI - TERMINI Direzione Centrale Rischi autorizza il tracciato del Libro Unico fino al 16.01.2009 per il libro da elaborare al 16.02.2009. Sedi territoriali: autorizzano gli Utenti che utilizzano tracciati non preventivamente autorizzati dalla Direzione Centrale Rischi fino al 30.01.2009 per il libro da elaborare al 16.02.2009. 10
STAMPA LASER AUTORIZZAZIONI PER OGNI SINGOLO LAYOUT I fogli che compongono il LUL riporteranno gli estremi (numero e data) della autorizzazione preventiva rilasciata alle softwarehouse per i layout del LUL Ogni singolo layout conterrà un proprio specifico numero di autorizzazione a seconda che sia unitario (paga + presenze, un solo numero di autorizzazione) o sezionale (un cedolino per paghe e un cedolino per presenze, un numero di autorizzazione per ciascun tracciato). 11
STAMPA LASER AUTORIZZAZIONI MODALITA richiesta di autorizzazione alla vidimazione in fase di stampa viene allegato alla richiesta il fac-simile del tracciato che deve essere autorizzato 12
STAMPA LASER Il programma di elaborazione deve prevedere su ogni foglio, ai fini della vidimazione data e ora di stampa numero della pagina numero di autorizzazione data di autorizzazione chi autorizza (Direzione Centrale Rischi o Sede Inail) 13
TRACCIATO DEL LIBRO UNICO Per ciascun lavoratore, devono essere previsti i campi per inserire le registrazioni obbligatorie Le registrazioni obbligatorie prevedono tre serie di dati 14
TRACCIATO DEL LIBRO UNICO A prima serie : identificativa del lavoratore e della prestazione lavorativa nome e cognome codice fiscale qualifica e livello di inquadramento contrattuale (nei casi in cui ricorrono) retribuzione base anzianità di servizio posizioni assicurative e previdenziali 15
TRACCIATO DEL LIBRO UNICO B Seconda serie : ogni dazione in denaro o in natura gestita dal datore di lavoro somme a titolo di rimborso spese trattenute a qualsiasi titolo effettuate detrazioni fiscali dati relativi agli assegni per il nucleo familiare prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario 16
TRACCIATO DEL LIBRO UNICO C Terza serie : il calendario delle presenze per i lavoratori dipendenti, da cui risulti per ogni giorno: il numero delle ore di lavoro effettuato le ore di straordinario eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite ferie riposi 17
Creazione di un archivio informatico delle autorizzazioni rilasciate Con possibilita per tutto il personale ispettivo di accedere per le verifiche 18
L INAIL È L UNICO ENTE CHE PUÒ VIDIMARE IL LIBRO UNICO DEL LAVORO - DM 9.7.2008, articolo 1-19
VIDIMAZIONE LIBRO UNICO PROCEDURA GRA La vidimazione è registrata per Codice Cliente e non per PAT 20
DATORI DI LAVORO NON PRESENTI NELLA BANCA DATI INAIL registrazione utente generico su www.inail.it comunicazione della password su Punto Cliente inserimento dati anagrafici della Ditta pin1 (4 cifre) e Codice Cliente (dal n. 48.000.000) registrazione vidimazione in GRA da parte della Sede 21
TENUTA INFORMATICA No vidimazione sì comunicazione scritta, prima della messa in uso, alla DPL competente per territorio con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema utilizzato 22
TENUTA INFORMATICA Ogni singola scrittura costituisce documento informatico ed è collegata alle registrazioni che la precedono garantendo la consultabilità, l inalterabilità e l integrità dei dati nonché la sequenzialità cronologica delle rilevazioni eseguite 23
TENUTA INFORMATICA I documenti informatici che compongono il libro unico del lavoro devono avere la forma di documenti statici non modificabili(pdf) e devono essere emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data, l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. 24
TENUTA INFORMATICA Documenti informatici :rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti Riferimento temporale :Informazione contenente la data e l'ora, associata a uno o più documenti informatici. Firma digitale : Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici. Marca temporale : Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale. 25
NUMERAZIONE UNITARIA - DM 9.7.2008, articolo 2-26
NUMERAZIONE UNITARIA - soggetti interessati - consulenti del lavoro, avvocati, dottori commercialisti, ragionieri e periti commerciali (Legge n. 12/1979, art. 1, c.1) legale rappresentante dei servizi e centri di assistenza fiscale istituiti dalle associazioni di categoria (Legge n. 12/1979, art. 1, c.4) nei gruppi di impresa, legale rappresentante delle società capogruppo delegate dalle società controllate (D.Lgs. n. 276/2003, art. 31, c. 1) legale rappresentante dei consorzi di cooperative o, mediante delega, di una società consorziata per conto delle società consorziate (D.Lgs. n. 276/2003, art. 31, c. 2) 27
NUMERAZIONE UNITARIA -prima richiesta di autorizzazione- I consulenti del lavoro, i professionisti e i soggetti abilitati devono: ottenere delega scritta da ogni datore di lavoro inviare per via telematica all Inail la richiesta di autorizzazione inviare per via telematica all Inail un elenco dei datori di lavoro assistiti comunicare per via telematica all Inail, entro 30 giorni, l acquisizione o la cessazione di un datore di lavoro 28
NUMERAZIONE UNITARIA -soggetti già autorizzati- inviare per via telematica all Inail, entro la fine del periodo transitorio, un elenco dei datori di lavoro assistiti comunicare per via telematica all Inail, entro 30 giorni, l acquisizione o la cessazione di un datore di lavoro 29
NUMERAZIONE UNITARIA - PROCEDURA TELEMATICA - consulente del lavoro, professionista, altro soggetto abilitato www.inail.it LIBRO UNICO : TENUTA E VIDIMAZIONE entra con pin e password su PUNTO CLIENTE accede alla nuova funzione Libro unico Gestione della numerazione unitaria se già autorizzato, inserisce il codice dell autorizzazione già concessa (verrà sostituito con una numerazione nazionale) dalla lista delle ditte in delega che gli viene presentata spunta quelle che hanno chiesto la tenuta del Libro unico inserisce le nuove deleghe accanto ad ogni ditta spunta la modalità di tenuta conferma(equivale ad una richiesta di autorizzazione) 30
NUMERAZIONE UNITARIA - PROCEDURA TELEMATICA Nuovo consulente del lavoro, professionista, altro soggetto abilitato, non autorizzato all accesso su PUNTO CLIENTE deve recarsi alla Sede Inail riceve pin e password per accedere su PUNTO CLIENTE ritorna al proprio studio, si collega su www.inail.it e termina la registrazione. Ora si è accreditato e segue la stessa prassi del precedente. Non avrà l elenco delle deleghe e dovrà effettuare l inserimento di tutte le aziende assistite. 31
NUMERAZIONE UNITARIA - PROCEDURA TELEMATICA DITTA IN DELEGA NON PRESENTE NELLA BANCA DATI INAIL Deve preventivamente essere eseguita la procedura di registrazione 1.registrazione persona fisica su www.inail.it 2.comunicazione della password 3.su Punto Cliente inserimento dati anagrafici della Ditta 4.pin1 (4 cifre) e Codice Cliente (dal n. 48.000.000) Se la procedura di registrazione è eseguita dal consulente autorizzato all accesso su PUNTO CLIENTE,la procedura di registrazione inizia dal precedente punto 3) 32
N. AUTORIZZAZIONE. LIBRO UNICO : TENUTA E VIDIMAZIONE In riferimento alla richiesta presentata in data.. AUTORIZZAZIONE ALLA NUMERAZIONE UNITARIA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO SI AUTORIZZA ad adottare un sistema di numerazione unitaria del Libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti, dei quali è stato inoltrato all Inail elenco complessivo dei relativi codici fiscali. Questa autorizzazione è subordinata al rispetto delle seguenti condizioni: essere in possesso di delega scritta da parte di ogni datore di lavoro rispettare le modalità di tenuta del Libro unico del lavoro comunicare all Inail entro 30 giorni, per via telematica - la formalizzazione dell incarico da parte di un nuovo datore di lavoro - la cessazione dell incarico nei confronti di uno dei datori di lavoro già noti all Istituto procedere alla corretta elaborazione delle registrazioni obbligatorie. La mancata osservanza delle sopraindicate condizioni comporta la sospensione o la revoca immediate della presente autorizzazione. IL DIRETTORE CENTRALE - dr. Fernando Giannoni - 33
N. AUTORIZZAZIONE. LIBRO UNICO : TENUTA E VIDIMAZIONE NUOVO NUMERO DI AUTORIZZAZIONE ALLA NUMERAZIONE UNITARIA DEL LIBRO UNICO DEL LAVORO In riferimento all autorizzazione alla numerazione unitaria n... già concessa, viene attribuito un nuovo numero di autorizzazione ad adottare un sistema di numerazione unitaria del Libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti, dei quali è stato inoltrato all Inail elenco complessivo dei relativi codici fiscali. Il precedente numero di autorizzazione dato a livello locale dalla Sede Inail è, pertanto, sostituito con il seguente numero di autorizzazione nazionale:. Questa autorizzazione è subordinata al rispetto delle seguenti condizioni: essere in possesso di delega scritta da parte di ogni datore di lavoro rispettare le modalità di tenuta del Libro unico del lavoro comunicare all Inail entro 30 giorni, per via telematica - la formalizzazione dell incarico da parte di un nuovo datore di lavoro - la cessazione dell incarico nei confronti di uno dei datori di lavoro già noti all Istituto procedere alla corretta elaborazione delle registrazioni obbligatorie. La mancata osservanza delle sopraindicate condizioni comporta la sospensione o la revoca immediate della presente autorizzazione. IL DIRETTORE CENTRALE - dr. Fernando Giannoni - 34
PLURALITA DI AUTORIZZAZIONI: PIU SEDI PIU CATEGORIE DI LAVORATORI 35
POSSIBILITA DI VERIFICA l INAIL garantirà a tutto il personale ispettivo l accesso al sistema informatico che consenta di acquisire notizia immediatamente riguardo ai numeri di autorizzazione rilasciati a ciascun soggetto e le causali del rilascio di una pluralità di autorizzazioni 36