ScanDoc presentazione ed uso - documentazione ufficiale - Sommario Premessa... 2 Descrizione ScanDoc... 2 Panoramica... 2 Funzioni disponibili... 2 Invio di documenti letti da scanner tramite mail... 2 Archiviazione di documenti letti da scanner... 2 Invio immagini di documenti letti da cartelle tramite mail... 3 Archiviazione immagini di documenti letti da cartelle... 3 Contenuto file informazione xml... 3 In dettaglio... 3 Configurazione ScanDoc... 5 In dettaglio... 5 Allegato 1... 6 Pagina 1 di 6
Premessa ScanDoc è un programma utilizzabile per l archiviazione di documenti cartacei e per l invio tramite e-mail. Il nome completo è MCM.Tools.ScanDoc. Il presente documento ne espone l utilizzo e le funzioni disponibili. Descrizione ScanDoc ScanDoc si presenta come un applicazione Windows in stile Office 2007. Il menù stile ribbon contiene quanto necessario per espletare tutte le funzionalità. Requisiti: SO: Windows 2003 R2, Windows 2008, Windows XP SP2, Windows Vista Framework dotnet 3.5 Panoramica Funzioni disponibili Le operazioni principali eseguibili con ScanDoc sono: 1) Invio di documenti letti da scanner tramite mail 2) Archiviazione di documenti letti da scanner 3) Invio immagini di documenti letti da cartelle tramite mail 4) Archiviazione immagini di documenti letti da cartelle Invio di documenti letti da scanner tramite mail ScanDoc legge i documenti da scanner tramite un qualsiasi driver compatibile twain. La lettura può avvenire tramite l utilizzo di un caricatore automatico o manualmente inserendo una pagina alla volta. Completata la scansione dei documenti ScanDoc richiede i dati per l invio della mail. La mail può essere inviata selezionando uno dei profili configurabili, in modo da presentarsi al destinatario con l indirizzo desiderato. I destinatari possono essere selezionati da una lista presente all interno dell applicazione o su un database remoto (ad esempio l anagrafica commerciale sul sistema IBM iseries) oppure digitando gli indirizzi direttamente nella casella dei destinatari. Il formato TIFF multi pagina è il risultato dalla digitalizzazione inviato in allegato all e-mail. Archiviazione di documenti letti da scanner ScanDoc legge i documenti da scanner e ne identifica l inizio dalla presenza di due specifici barcode. All interno di un plico di documenti da sottoporre a digitalizzazione possono essere presenti documenti da una o più pagine, i barcode fungono da separatori di ogni singolo documento. I barcode possono essere inseriti nella prima pagina di ogni documento da memorizzare oppure in una pagina bianca di divisione che verrà automaticamente scartata dall immagine da archiviare. In questo modo è possibile archiviare sia documenti che presentano i barcode di riconoscimento sia documenti sciolti che possono essere preceduti da un foglio bianco con l indicazione dei soli barcode di riconoscimento. Per ogni documento riconosciuto verrà salvata l immagine in formato TIFF multi pagina e verrà prodotto un file xml contenente i dati che identificano il documento. Il formato xml generato è compatibile con l applicazione Mover utilizzata per la ridistribuzione dei documenti da archiviare. Pagina 2 di 6
Invio immagini di documenti letti da cartelle tramite mail Operazione simile all invio tramite scanner con la differenza che è possibile allegare immagini di documenti reperiti da una o più cartelle. La mail può essere inviata selezionando uno dei profili configurabili, in modo da presentarsi al destinatario con l indirizzo desiderato. I destinatari possono essere selezionati da una lista presente all interno dell applicazione o su un database remoto (ad esempio l anagrafica commerciale sul sistema IBM iseries) oppure digitando gli indirizzi direttamente nella casella dei destinatari. Archiviazione immagini di documenti letti da cartelle In questo caso ScanDoc richiede di selezionare le immagini di documenti da una o più cartelle per sottoporli a riconoscimento barcode ed archiviarli. Il processo di riconoscimento e separazione dei documenti prevede la presenza dei barcode di identificazione sulla prima immagine di ogni documento. Per ogni documento riconosciuto verranno convertite le immagine in formato TIFF multi pagina in modo da garantire l univocità di formato e verrà prodotto un file xml contenente i dati che identificano il documento. Il formato xml generato è compatibile con l applicazione Mover utilizzata per la ridistribuzione dei documenti da archiviare. Contenuto file informazione xml A fini d archiviazione i documenti vengono copiati in una cartella configurabile. Qui generalmente vengono processati da Mover per essere indirizzati dove necessario. A tale scopo viene generato un file xml il cui nome soddisfa il formato richiesto MoverInfoXXXX.xml dove XXXX indica un progressivo univoco. Il tracciato xml generato segue il formato definito dall xsd disponibile nell Le procedure di configurazione permettono di: 1) impostare una connessione ad un DB esterno per il recupero dei destinatari mail. 2) configurare i dati per l Invio e-mail (configurazione SMTP) 3) inserire e gestire destinatari mail. 4) impostare le cartelle di lavoro ed i nomi dei files per l archiviazione. 5) impostare le modalità di riconoscimento e lettura dei codici a barre per identificare i documenti. In dettaglio 1) Impostare, se necessario, una connessione ad un DB esterno per il recupero dei destinatari mail a. indicare la stringa di connessione b. specificare una istruzione SQL per estrarre i campi c. in alternativa al punto b è possibile indicare una lista dei campi per mappare il risultato del comando SQL 2) Configurare i dati per l Invio e-mail (configurazione SMTP) a. indicare nome o indirizzo IP del server e la porta utilizzata b. in caso di richiesta d autenticazione è possibile specificare l eventuale utente e password di accesso al servizio SMTP c. indicare eventuali specifiche supplementari come SSL, formato e priorità 3) Inserire e gestire ulteriori destinatari mail. a. tramite questa gestione è possibile manutenere un elenco di destinatari ripetitivi non presenti sul database remoto 4) Impostare le cartelle di lavoro ed i nomi dei files per l archiviazione. a. impostare la cartella per l archiviazione dei documenti da far trattare a Mover Pagina 3 di 6
b. impostare i prefissi per i files TIFF ed i files XML 5) Impostare le modalità di riconoscimento e lettura dei codici a barre per identificare i documenti a. Indicare le archiviare o meno la pagina con i barcode (in caso di utilizzo di un foglio bianco recante i soli barcode di riconoscimento) b. impostare i caratteri utilizzati come prefissi per l identificazione dei barcode c. impostare come dividere il barcode con i dati per estrarre i singoli campi utilizzati nell xml di informazione Pagina 4 di 6
Allegato 1 Configurazione ScanDoc Le procedure di configurazione permettono di: 6) impostare una connessione ad un DB esterno per il recupero dei destinatari mail. 7) configurare i dati per l Invio e-mail (configurazione SMTP) 8) inserire e gestire destinatari mail. 9) impostare le cartelle di lavoro ed i nomi dei files per l archiviazione. 10) impostare le modalità di riconoscimento e lettura dei codici a barre per identificare i documenti. In dettaglio 6) Impostare, se necessario, una connessione ad un DB esterno per il recupero dei destinatari mail a. indicare la stringa di connessione b. specificare una istruzione SQL per estrarre i campi c. in alternativa al punto b è possibile indicare una lista dei campi per mappare il risultato del comando SQL 7) Configurare i dati per l Invio e-mail (configurazione SMTP) a. indicare nome o indirizzo IP del server e la porta utilizzata b. in caso di richiesta d autenticazione è possibile specificare l eventuale utente e password di accesso al servizio SMTP c. indicare eventuali specifiche supplementari come SSL, formato e priorità 8) Inserire e gestire ulteriori destinatari mail. a. tramite questa gestione è possibile manutenere un elenco di destinatari ripetitivi non presenti sul database remoto 9) Impostare le cartelle di lavoro ed i nomi dei files per l archiviazione. a. impostare la cartella per l archiviazione dei documenti da far trattare a Mover b. impostare i prefissi per i files TIFF ed i files XML 10) Impostare le modalità di riconoscimento e lettura dei codici a barre per identificare i documenti a. Indicare le archiviare o meno la pagina con i barcode (in caso di utilizzo di un foglio bianco recante i soli barcode di riconoscimento) b. impostare i caratteri utilizzati come prefissi per l identificazione dei barcode c. impostare come dividere il barcode con i dati per estrarre i singoli campi utilizzati nell xml di informazione Pagina 5 di 6
Allegato 1 Xsd di definizione tracciato MoverInfo: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <xsd:schema id="moverinfoschema" targetnamespace="http://schema.multiconsult.com/tools.mover/moverinfo.xsd" elementformdefault="qualified" xmlns="http://schema.multiconsult.com/tools.mover/moverinfo.xsd" xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/xmlschema"> <xsd:element name="moverinfo"> <xsd:complextype> <xsd:sequence> <!-- Documenti --> <xsd:element name="moverinfodocument" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xsd:complextype> <xsd:attribute name="command" type="moverinfodocumentcommandenum" use="required" /> <xsd:attribute name="company" type="xsd:string" use="required" /> <xsd:attribute name="branch" type="xsd:string" use="optional" /> <xsd:attribute name="documenttype" type="xsd:string" use="required" /> <xsd:attribute name="documentkey" type="xsd:string" use="required" /> <xsd:attribute name="documentpath" type="xsd:string" use="required" /> </xsd:complextype> </xsd:element> </xsd:sequence> </xsd:complextype> </xsd:element> <!-- enumeratore comandi disponibili --> <xsd:simpletype name="moverinfodocumentcommandenum"> <xsd:restriction base="xsd:string"> <!-- richiesta l'aggiunta del documento --> <xsd:enumeration value="a"/> <!-- richiesta la cancellazione del documento --> <xsd:enumeration value="d"/> </xsd:restriction> </xsd:simpletype> </xsd:schema> Xml d esempio: <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <MoverInfo xmlns="http://schema.multiconsult.com/tools.mover/moverinfo.xsd"> <MoverInfoDocument Command="A" Company="01" DocumentType="Bollettino" DocumentKey="0509123456" DocumentPath="c:\temp\doc1.tif"/> <MoverInfoDocument Command="A" Company="01" DocumentType="Fattura" DocumentKey="0509654321" DocumentPath="c:\temp\doc2.pdf"/> </MoverInfo> Pagina 6 di 6