Archivio Informatico EVIDENZA L archiviazion di documnti informatici, spool di stampa, mail, fax, progtti Scansion massiva di fattur boll lttr con i codici a barr. ALL INTERNO La consrvazion dll stamp fiscali pr l azinda lo studio Pag. 2 Consrvazion dll dichiarazioni di rdditi Pag. 3 Scansion massiva di fattur passiv Pag. 4 Il protocollo informatico, archivio unico pr fax mail posta Pag. 5 V O L U M E 1, N U M E R O 1 Eliminar la carta? Rgola 1, non produrla Può apparir banal, ma ancora oggi imprs, studi, nti, prson producono carta anch quando non è ncssario. Pr ottnr un archivio lttronico (o informatico) la prima cosa da far è vitar, quando possibil, di produrr documnti cartaci. Quando un documnto NON VIE- NE MODIFICATO MANUALMEN- TE, si può procdr alla sua consrvazion sotto forma di fil, avndo l accortzza di rispttar l norm sulla consrvazion di documnti informatici. L modalità pr gnrar documnti informatici sono divrs, n citiamo alcun. Elaborar uno spool di stampa Significa indirizzar la stampa su fil mmorizzarla su un disco. Si ottrrà la copia di carattri ch sarbbro stati spditi alla stampant d il formato potrbb ssr di divrso tipo (ASCII o PDF o ANSI). Il softwar di archiviazion intrprtata il fil, lo insrisc nll archivio comptnt compila i dati di ricrca. S il formato non è tra qulli riconosciuti validi, lo convrt in pdf. S il procdimnto riguarda documnti fiscalmnt o lgalmnt rilvanti, l utnt dv applicar la firma digital, il rifrimnto tmporal con cadnza almno annual, dv produrr un supporto sostitutivo. Pr l fattur la cadnza è quindicinal. La produzion di documnti informatici tramit spool di stampa richid MENO TEMPO risptto al cartaco (-75 %), la consrvazion Procsso standard laborazion spool Spool di stampa Produzion pdf s richista Archivio S E T T E M B R E 2 0 0 7 ha un costo bassissimo, la consultazion è smplic, immdiata, distribuita comoda. L comunicazioni lttronich Ci sono altri documnti informatici com l -mail, i fil di lavoro, qulli tcnici, gli stssi fax, ch possono ssr consrvati lttronicamnt snza procdr alla loro stampa. L laborazion automatica di pdf S il documnto è costituito da fil pdf strutturati cioè con dati di indicizzazion in posizion fissa, si possono laborar com spool di stampa archiviar automaticamnt. Sgu a pagina 2 Firma Digital Tim Stamp Ottico Brano La intrno scansion 5 massiva con l tichtt a barr La scansion di numrosi documnti cartaci è una pratica lnta costosa. Ogni documnto può ssr composto Scansion massiva di fattur con tichtt da più pagin, il ch costring l oprator a scansionarn uno pr volta. Codifica fascicolo con tichtt Spool movimnti Scansion Massiva Riconoscimnto Archivio fattur, dati contabili + immagini Grazi all tichtt con codic a barr la scansion è vloc, pratica poco faticosa; l oprator può caricar nllo scannr un lotto di documnti avviar la scansion massiva. L tichtta va apposta sul primo foglio di ogni documnto d ha un doppio scopo, qullo di sparar i documnti qullo di indicar al softwar il codic dl documnto scansionato. Il codic può ssr composto scondo divrsi critri, ad smpio pr l fattur si potrà indicar il protocollo iva ; nl caso di archivio di documnti inviati o ricvuti, il protocollo di riczion o spdizion. Un buon scannr con funzioni di riconoscimnto dlla pagina di rtro consntirà di archiviar migliaia di pagin al giorno. La gnrazion dll tichtt può ssr ffttuata dal programma di archiviazion o dal sistma gstional. Sgu a pagina 3
PAGINA 2 La produzion dll stamp fiscali Procsso di formazion consrvazion di stamp fiscali Consrvazion stamp fiscali Spool di rgistri iva Spool di giornali contabili Spool di rgistri cspiti Spool di partitari Spool dgli Invntari La produzion di giornali contabili, rgistri iva, libri cspiti, invntari, partitari, rgistri ripilogativi, può ssr vlocizzata con la consrvazion informatica. Rgistri iva Giornali Contabili Cspiti Partitari Invntari bilanci Unico Firma Digital Tim Stamp ditta 1 ditta 2 ditta 3 ditta 4 ditta 5 ditta n La stampa vin indirizzata su fil (spool), il programma di archiviazion digital intrprta il fil lo insrisc nll archivio. 1 o più dvd di studio S il fil è in formato statico (PDF) d è già suddiviso pr ditta priodo, il programma non ffttua nssuna trasformazion; vicvrsa s si tratta di una formato ASCII o ansi, provvd a convrtirlo in PDF a sparar vntuali priodi o ditt. Una volta archiviato, il rsponsabil dlla consrvazion lo dovrà firmar con firma digital qualificata rifrimnto tmporal. Pr qui documnti dov è richisto un rifrimnto tmporal opponibil a trzi si dovrà applicar la marca tmporal. Qusta oprazion può ssr ffttuata sul singolo documnto o su una sri di documnti prvntivamnt slzionati, in qusto caso l'utnt dovrà digitar il pin una sola volta. L'oprazion di firma digital è vlocissima, circa 20 firm al minuto. Pr ncssità supriori ci sono dispositivi hardwar da cntinaia di firm al scondo. Autospool pr Gcom Multi Gamma Gli utnti di programmi gstionali TamSystm com Gcom Multi Gamma Evolution, hanno uno strumnto in più pr gnrar documnti informatici: il sistma AutoSpool. A partir da qust anno su divrs stamp di programmi Multi, sono stat insrit dll funzioni pr gnrar du fils pr ogni stampa, il fil PDF ch rapprsnta il documnto vro proprio un fil xml ch fornisc i dati pr l archiviazion. Il programma Archivia Plus, prsonalizzato pr i programmi TamSystm, è stato prdisposto pr codificar automaticamnt qusti documnti. Con qusto mtodo l archiviazion risulta più vloc poiché non è ncssario aprir il documnto pr controllar i dati di codifica non è ncssaria la convrsion in pdf ch, in alcuni casi, risulta alquanto complssa. Con Autospool l utnt ha la possibilità anch di gnrar rgistri di più priodi in soluzion unica, riducndo così il numro di fil da consrvar, chiaramnt, anch qulli da firmar marcar. Con AutoSpool i rgistri di Multi Gamma vngono gnrati in formato Pdf con un fil aggiuntivo pr la codifica. La gnrazion la consrvazion risulta ultriormnt smplificata. Esmpio, nl caso di rgistri iva, una procdura normal richidrbb la stampa di ogni rgistro pr ogni ms l rlativ liquidazioni, il ch significa nl caso di una contabilità con iva Mnsil 2 rgistri, la gnrazion di 36 fils pr ogni anno. Con AutoSpool l utnt può gnrar un unico fil annual pr ogni rgistro (in total 2), sarà il programma a calcolar i giusti numri di pagina ad intrcalar l liquidazioni nlla posizion corrtta. I fil pdf ottnuti contngono tsto pr cui, oltr alla ricrca dl documnto nll archivio, sono disponibili l ricrch a tutto tsto all intrno di documnti. Si consiglia in ogni caso di avr almno Acrobat complto pr potr gstir i fil pdf prodotti gnrar cataloghi di ricrca tra tutti i documnti archiviati. AutoSpool è un sistma ch fin dai primi utilizzi ha dato risultati strmamnt soddisfacnti vrrà stso all altr procdur TamSystm, prim fra tutt Gcom Rdditi Gcom Pagh. ARCHIVIO INFORMATICO
Consrvazion dll dichiarazioni fiscali La consrvazion lttronica dll dichiarazioni dgli allgati da part dll intrmdiario. La gstion dgli allgati, sps mdich mutui.. appunti Gli allgati dll dichiarazioni sono, in gran part s non nlla totalità ORIGINALI NON UNICI val a dir ch si tratta di documnti pr lo più cartaci di cui sist una copia o ai quali si può risalir attravrso altr scrittur anch consrvat da trzi. E fatto obbligo all intrmdiario di CONSERVARE gli allgati, ma ai fini di una comprnsion dlla dichiarazioni Rgistrazioni ffttiv ARCHIVIO DIGITALE oltr a onri dducibili, comunicazioni vari (dall notifich rlativ ai famigliari a carico alla compravndita di cas) possono ssr utili anch gli appunti prsi a piacr durant i vari incontri con i clinti qualsiasi altro tipo di documnto cartaco. L archivio contnt i modlli fiscali prsntati potrà quindi ssr intgrato con la scansion Bolli comunicazioni pr i rgistri informatici L articolo 7 dl D.M. 23 gnnaio 2004 prvd ch l imposta di bollo sui documnti informatici...è corrisposta mdiant vrsamnto di cui al D.L. 09/07/1997 N. 237 ch significa vrsamnto tramit F23. L utnt dv prsntar all Ufficio dll ntrat comptnt una comunicazion contnnt l indicazion dl numro prsuntivo di atti, documnti rgistri ch potranno ssr mssi o utilizzati durant l anno, nonché l importo gli strmi dll avvnuto pagamnto dll imposta. Il saldo dll imposta l acconto pr il nuovo anno dovranno ssr vrsati ntro il 31 gnnaio dll anno succssivo accompagnati da una lttra in cui vngono riportati i contggi di documnti ffttivamnt prodotti gli importi vrsati. Prima di mttr in uso un documnto informatico soggtto a Rgol pr la gstion di bolli Prima di mttr in uso i documnti con bollo 1 ANNO 2 ANNO Entro 31/01 anno succssivo Rgistrazioni prsunt PAGINA 3 L intrmdiario ha l obbligo di consrvar una copia dlla dichiarazion trasmssa riproducibil su modllo conform a qullo ministrial. A partir dal DPR 435 dl 2001 è stata ammssa la consrvazion sotto forma di fil. Con il D.M. 22/01/04 succssiv circolari è stato ribadito ch la consrvazion dlla copia dll dichiarazioni sotto forma di documnto informatico soddisfa i rquisiti fiscali dlla consrvazion. Qusto significa ch non è sufficint la consrvazion dl puro fil ma dvono ssr soddisfatti i rquisiti C.N.I.P.A. pr la consrvazion sostitutiva. Pr cui l archivio lttronico dll dichiarazioni vin formato a nom dllo studio da qusto consrvato nlla sua intrzza pr il priodo ncssario. Lo studio può dcidr di insrir una copia dlla dichiarazion ANCHE nl cd dl clint ma l disposizioni prvdono ch al clint vnga consgnata la copia cartaca firmata dal profssionista. La copia consrvata dv ssr firmata marcata, il supporto sostitutivo va gnrato con cadnza almno annual. dgli allgati. La scansion può ssr ffttuata in modalità massiva, con l uso dll tichtt con codici a barr. Tutti i documnti di ogni dichiarant vngono acquisiti in un unico fil tif collgato al modllo. La copia ottica dll archivio sostituisc a tutti i fini di lgg il cartaco. imposta occorr quindi ffttuar l oprazioni ncssari pr la rgolarizzazion dl bollo. I documnti soggtti a bollo ch si possono gnrar com informatici non sono molti: giornal contabil, libro dgli invntari vntuali fattur snza iva. Va anch dtto ch lo stsso dcrto stabilisc ch pr i documnti informatici il calcolo dl bollo va ffttuato in bas al numro di rgistrazioni non in bas al numro dll pagin, 1 Bollo ogni 2.500 rgistrazioni. Ni nostri programmi abbiamo insrito una sri di funzioni ch prmttono di gstir l intro itr di calcolo di bolli, dalla codifica dll azind di cui si vuol ffttuar la consrvazion, dll banch in cui ffttuar i vrsamnti dgli uffici dll Agnzi a cui inviar l comunicazioni, al calcolo dl bollo vro proprio, gnrazion dgli F23, dll lttr pr l Agnzia comptnt calcolo dgli vntuali rsidui. Estrmi Vrsamnto Estrmi Vrsamnto L utnt quindi nl sistma di consrvazion di documnti ha anch disponibil tutta la storia di bolli pagati può ffttuar controlli vrifich sull quantità prsunt dfinitiv ch ha dichiarato. Il vrsamnto in acconto va ffttuato PRIMA di mttr in uso il rgistro.
PAGINA 4 Fattur passiv, tichtta scansion rgistrazion Etichttatura prima dlla rgistrazion rgistrazion da vido anziché da cartaco La codifica di documnti passivi con l tichtta a barr può ssr ffttuata prima o dopo la rgistrazion IVA. Nl caso in cui vnga ffttuata dopo, è opportuno applicar sulla fattura il protocollo iva assgnato dal sistma gstional. Si può anch invrtir il procsso assgnar il protocollo iva al momnto dlla riczion, ovvio ch nlla rgistrazion occorr far sì ch il sistma gstional utilizzi il protocollo già assgnato. Qusto prmtt di ffttuar l scansioni PRIMA DEL- LA REGISTRAZIONE, cosa ch può ssr ncssaria pr divrsi motivi. Immaginiamo dgli uffici rmoti ch ricvono l fattur Codifica fattur con tichtta protocollo alla riczion Protocollo IVA applicato alla riczion Scansion a lotti, tichtta fa da sparator Archivio Tmporano Fattur Archivio Fattur Dati contabili + immagini pdf ma non l rgistrano. Crando un apposito szional, ogni sd potrà protocollar l su fattur scansionandol alla riczion, gli addtti alla rgistrazion possono ffttuar l imputazion dalla sd cntral snza aspttar il cartaco. Un altro caso può ssr qullo dl cntro srvizi ch vuol rstituir subito i documnti al clint. Anch in qusta circostanza la possibilità di scansionar subito il documnto rstituirlo risulta strmamnt funzional. Pr i cntri srvizi ch gstiscono contabilità complss, la soluzion dlla protocollazion alla riczion può ssr applicata dlgando il clint a far l scansioni. Qusto prmtt di mantnr prsso il clint il VISUALIZZAZIONE cartaco di ffttuar l rgistrazioni contabili prsso lo studio con l utilizzo dll immagini digitali. Una variant dl sistma REGISTRAZIONE Spool movimnti dscritto può ssr costituita dall uso di un doppio protocollo, qullo di riczion qullo di rgistrazion. Ovviamnt il rcord contabil dv riportar ambdu i rifrimnti. Confrontando i tmpi ddicati all archiviazion fisica qulli ddicati alla scansion, risulta ch s gli strumnti utilizzati sono fficinti, la consrvazion informatica richid MENO TEM- PO di qulla cartaca, in più si guadagna tmpo ad ogni ricrca. Archivio lttronico quanto costi? L archiviazion lttronica di documnti oltr a consntir ricrch agvoli vloci da divrs postazioni snza duplicar gli archivi, riduc drasticamnt tmpi costi di produzion consrvazion. Nl caso di documnti prodotti, tmpi costi vngono abbattuti dl 75 %. Tanto pr far un smpio un azinda ch produc mnsilmnt 10.000 fattur, risc ad ffttuar l laborazion complta in mno di 1 giorno snza utilizzar alcun matrial. La produzion cartaca richidva 4/5 giorni, vnivano impigati 20 raccoglitori al ms, i tmpi di stampa (su stampanti da 80 pagin al minuto) rano di 8 /10 or, ogni 10 minuti si dovvano raccoglir i fogli prodotti ogni ora rimpir i casstti. Anch nlla consrvazion lttronica di documnti cartaci si ottngono grandi conomi. Durant l vari prsntazioni spsso ci capita di dovr prcisar a managr rsponsabili it ch i docu- mnti cartaci non si bucano da soli non vanno a finir da soli ni raccoglitori. Nlla gstion cartaca l utnt sgna a mano il protocollo, ralizza a mano i buchi, pinza i vari fogli, prpara i raccoglitori, insrisc ogni fattura nll apposito raccoglitor. Con la consrvazion informatica l utnt gnra l tichtt, l appiccica sul primo foglio avvia il documnto alla scansion. Con un buon scannr si possono acquisir 50 pagin al minuto, con scannr profssionali anch 200. I fogli acquisiti vngono rilgati con un lastico insriti in un carton in attsa di rstituzion o distruzion. A qust conomi vanno aggiunti i tmpi di ricrca ch si riducono drasticamnt da minuti a pochi scondi. E probabil ch alla fin di qusto procsso si sia ralizzata una conomia dl 20% anziché un costo aggiuntivo. ARCHIVIO INFORMATICO
Condividr l archivio Bozz pr mmorizzar fil PAGINA 5 L uso di programmi com Microsoft Word, Excl o di altri programmi ch gnrano singoli fils è diffusissimo. Non c è posto di lavoro dov non si producano tsti, fogli lttronici, fil cad documnti lttronici di mill tipi. Normalmnt la consrvazion di qusti fils avvin in cartll dov la ricrca va ffttuata tramit il nom dlla cartlla il nom dl fil. Con Windows Vista altri strumnti di ricrca ch si stanno diffondndo (googl, dsktopsarch, tc.) si crca di dar una logica a qusto sistma di consrvazion ma nulla può valr quanto un Archivio Bozz condiviso. mnt nll archivio in qustion. Il nom dl fil vin assgnato dal programma ch, in ogni caso, si ricorda anch il nom original. Una volta archiviato il fil può ssr trattato com un normal documnto informatico, pr cui notificato ai collghi, fascicolato, mastrizzato, firmato con firma digital marca tmporal. Un archivio Bozz è una tablla molto smplic dov possono ssr consrvati tutti i fil prodotti. Essndo un archivio lttronico, l utnt può ricrcar i suoi documnti con dll qury (intrrogazioni) non ha PIU ALCUNA NECESSITA DI SFOGLIARE LE CARTELLE DEL DISCO. I documnti archiviati in un archivio lttronico sono ricrcabili anch a tutto tsto l bozz archiviat possono far part di fascicoli lttronici ch comprndono anch altri documnti dfinitivi. L insrimnto di fils all intrno di un archivio lttronico è strmamnt smplic, in alcuni casi, più vloc dlla mmorizzazion in cartll. Ad smpio pr i documnti di Microsoft Word d Excl si può utilizzar il componnt ch i nostri programmi installano nlla barra di mnu di offic. Gli addins avviano l archiviazion lttronica dl fil su cui si sta lavorando consntono di aggiungr i paramtri di ricrca dsidrati. In altri casi il fil può ssr smplicmnt trascinato o crato dirtta- Il protocollo informatico, mail fax lttr un solo archivio Un tmpo l notizi (qull buon qull cattiv) l portava il postino, la sgrtria l ricvva provvdva a distribuirl magari facndon una copia tnndo un rgistro sommario di quanto inviato ricvuto. Oggi con la diffusion di Email, Fax lo scambio lttronico di documnti, si è prsa la possibilità di avr un archivio cornt dov potr ffttuar una ricrca di documnti inviati ricvuti. Ovvio ch crt ridondanz com il protocollar qul ch è già protocollato, cioè rgistrar nl protocollo inviati la spdizion di una fattura ch ha già il suo protocollo iva, non giova a nssuno, ma l comunicazioni cosiddtt dstrutturat cioè l lttr i mssaggi l richist di informazioni, prché no, anch la pubblicità o qualsiasi altro insim di informazioni si possano rprir, non hanno una loro dstinazion omogna, strutturata condivisa. L -mail stanno nll casstt postali di ogni utnt ch l ha ricvut, bontà loro s non vngono cancllat o addirittura prs pr incidnti vari all casll di posta. Potrmmo aggiungr ch di crt mail possiamo trovar dcin di copi spars sui vari dispositivi, dipnd da quant volt sono stat inoltrat o rplicat ai vari utnti. I fax, in gnr vngono consrvati in raccoglitori squnziali, ma non smpr. I dispositivi di riczion fax sono distribuiti ni vari uffici in fondo ognuna fa qul ch vuol. Infin l lttr, qull ancora si archiviano in psanti raccoglitori ad anlli di difficil consultazion si inoltrano fotocopi ai collghi intrssati. Il protocollo informatico è un sistma ch prmtt di cntralizzar la consrvazion di documnti inviati ricvuti. Ngli appositi archivi possono ssr mmorizzati documnti cartaci d lttronici. Un comodo Addins pr Microsoft Outlook prmtt di protocollar con facilità l mail ricvut, compilando automaticamnt mittnt dstinatario oggtto data dl documnto. Con l funzioni di Notifica i documnti protocollati possono ssr sgnalati agli altri utnti dl sistma l confrm di visualizzazion vngono archiviat automaticamnt. L funzioni di Fascicolazion lttronica consntono di raggruppar documnti divrsi in cartll virtuali pr facilitarn la consultazion. La navigazion tra documnti è agvol grazi all funzioni di collgamnto. Protocollo unificato Mssaggi di posta Fax Documnti cartaci Codifica manual o automatica
L soluzioni TamSystm TamSystm, in collaborazion con il partnr tcnologico Multimdia It, ha sviluppato soluzioni avanzat di gstion di documnti pr Commrcialisti, Cntri Contabili, Consulnti dl Lavoro Azind. Apposit intrfacc consntono di acquisir automaticamnt i documnti gnrati dall procdur Gamma, Gcom Multi/Rdditi Gcom Pagh. Nuov soluzioni disponibili a brv consntiranno la ricrca di documnti dai programmi contabili. TamSystm distribuisc la soluzion ARCHIVIA PLUS tramit i propri cntri dirtti di Psaro, Snigallia, Campobasso, Ancona, Bologna, Rggio Emilia, Milano, Roma tramit la propria rt di rivnditori autorizzati. TamSystm S.p.A. 61100 Psaro (PU) Via Yuri Gagarin, 205 Tl. 0721/42661 Fax 0721/400502 info@tamsystm.com www.tamsystm.com