Università degli Studi dell Aquila Corso ECDL programma START Modulo 3 - Elaborazione Testi 3.5 Stampa unione Maria Maddalena Fornari
Stampa Unione Processo che permette di unire dati provenienti da tipi diversi di documenti: un documento principale e un origine di dati, al fine di generare una serie di documenti, per lo più uguali, nei quali cambiano solo alcuni elementi, detti campi unione, come il nome del destinatario o l indirizzo. Nel documento generato dalla stampa unione è presente una parte testuale fissa e una parte variabile compilata sulla base di informazioni contenute in un origine dati. Ad esempio un caso frequente in cui diventa molto utile usare la stampa unione si verifica quando bisogna scrivere una lettera di invito o una comunicazione commerciale che ha il testo uguale per tutti, ma deve cambiare soltanto nell intestazione dei destinatari.
Stampa Unione Documento principale = documento contenente il testo e gli elementi grafici in comune tra le diverse versioni dei documenti uniti. Es: Lettera, messaggio di posta elettronica, busta, etichetta o elenco. Origine di dati = file contenente la lista di dati creata con Word, Access, Excel o rubrica di Outlook. Es: elenco di nomi e indirizzi. È possibile aggiornare la lista di dati origine indipendentemente dal documento principale: la modifica si ripercuote automaticamente sul documento collegato. Campo unione = segnaposto inserito nel documento principale. Es: «nome», «cognome», «città»
Stampa Unione Guida nella scelta del programma da utilizzare: Se la lista di dati è breve Word, altrimenti Excel o..access. Modifiche e ordinamenti frequenti Excel o Access. Lista condivisa con altri utenti Access. Per inviare un messaggio di posta elettronica Rubrica..di Outlook
Stampa Unione La procedura guidata di Stampa unione si attiva dalla scheda Lettere gruppo Inizia Stampa unione pulsante Inizia Stampa unione Creazione guidata Stampa unione
Stampa Unione La creazione guidata prevede sei passaggi da eseguire utilizzando il Riquadro attività Stampa unione : 1. Selezione del tipo di documento principale. 2. Scelta del documento di partenza. 3. Definizione dell origine dei dati. 4. Composizione della lettera. 5. Anteprima della lettera. 6. Unione dei documenti. Per procedere da un passaggio all altro è necessario cliccare sul collegamento Successivo: presente nella parte inferiore del riquadro.
Stampa Unione: passaggio 1 Passaggio 1: selezione del tipo di documento principale. Lettere Buste Etichette Elenco
Stampa Unione: passaggio 2 Passaggio 2: scelta del documento di partenza. Usa il documento corrente, per utilizzare il..documento aperto come principale. Inizia da un modello, per creare un..documento principale partendo da un..modello. Inizia da un documento esistente per..creare il documento principale sfruttando un..documento già esistente. Premere il..pulsante Apri, nella finestra di dialogo per..individuare il documento desiderato.
Stampa Unione: passaggio 3 Passaggio 3: definizione dell origine dei dati. Usa elenco esistente: file creato con Word, Excel o Access. Seleziona dai contatti di Outlook: se i nomi e gli indirizzi sono già in rubrica. Crea un nuovo elenco: se la lista non esiste e deve essere creata in questo passaggio.
Stampa Unione: passaggio 3 Passaggio 3: definizione dell origine dei dati usa elenco esistente. Scegliere il tipo di file da usare come origine dati. A seconda del tipo di origine dati selezionato, possono apparire altre finestre di dialogo nelle quali sono richieste delle informazioni specifiche.
Stampa Unione: passaggio 3 Passaggio 3: definizione dell origine dei dati creazione nuovo elenco. 1. Clic sul collegamento Crea. 2. Nella finestra di dialogo si inseriscono i nomi e gli indirizzi. 3. Nuova voce per inserire nuovi nomi e indirizzi. 4. Chiudi.
Stampa Unione: passaggio 3 Passaggio 3: definizione dell origine dei dati creazione nuovo elenco. Personalizza per definire i campi adeguati. Aggiungi per definire un nuovo campo.
Stampa Unione: passaggio 3 Passaggio 3: definizione dell origine dei dati creazione nuovo elenco. A questo punto viene presentato l elenco dei nomi e ne viene richiesto il salvataggio (file Access.mbd). Possiamo filtrare le voci da utilizzare spuntando quelle che ci interessano, oppure selezionando i sottoinsiemi che ci interessano dai menù a tendina presenti sulla barra dei titoli dei campi (es: tutti i docenti dell Aquila).
Stampa Unione: passaggio 4 Passaggio 4: Composizione della lettera. A questo punto il documento principale può essere collegato ai dati dell origine dei dati, inserendo nel documento principale i campi unione (del tipo ««NOME»»), che indicano la posizione in cui verranno immesse le informazioni contenute nell origine dei dati.
Stampa Unione: passaggio 4 Passaggio 4: Composizione della lettera. L inserimento dei segnaposto viene facilitato dagli strumenti indicati: Blocco indirizzi: per inserire indirizzi già formattati. Formula di apertura: per inserire una formula di apertura della lettera (es. Gentile Signor ). Affrancatura elettronica: prevede l installazione di un programma aggiuntivo. Altro: per scegliere ulteriori campi.
Stampa Unione: passaggio 4 Passaggio 4: Composizione della lettera inserisci blocco indirizzi Per inserire indirizzi già formattati
Stampa Unione: passaggio 4 Passaggio 4: Composizione della lettera formula di apertura
Stampa Unione: passaggio 4 Passaggio 4: Composizione della lettera Altro Permette la selezione di ulteriori campi, oltre quelli scelti.
Stampa Unione: passaggio 5 Passaggio 5: Anteprima della lettera Attraverso i pulsanti freccia a destra e a sinistra della voce Destinatario è possibile visualizzare in sequenza tutti i documenti ottenuti. Per individuare e visualizzare in anteprima una voce particolare, cliccare su Trova destinatario. Se è necessario ridefinire l elenco dei destinatari è possibile intervenire escludendo il destinatario visualizzato nel documento in anteprima oppure modificare l intero elenco dei destinatari cliccando su Modifica elenco destinatari.
Stampa Unione: passaggio 6 Passaggio 6: completamento unione Questa operazione fonde i due file, creandone uno nuovo costituito da tante copie quanti sono i dati dell origine, una di seguito all altra. L unione degli indirizzi può avvenire in due modi: 1.Stampa: attiva l unione del documento principale agli indirizzi e poi stampa l intero documento. 2.Modifica singole lettere: l unione viene eseguita creando un nuovo file contenente tutte le lettere.
Scheda Lettere - Stampa Unione La maggior parte dei passaggi visti può essere attivata dalla scheda Lettere della barra multifunzione.