Il controllo operativo nell area commerciale Corso di Gestione dei Flussi di informazione A.A. 2009/2010
Ciclo ordini-spedizioni Ciclo vendite-incassi
Ciclo ordini spedizioni 1. Acquisizione degli ordini 2. Verifica dei limiti di fido 3. Controllo della disponibilità della merce 4. Emissione delle conferme d ordine 5. Controllo avanzamento ordini 6. Evasione degli ordini
1) Acquisizione ordini Tipologie alternative o combinate di acquisizioni ordini: presso l azienda presso il cliente diretta a mezzo di rappresentante con ordini via posta, fax, internet redatti assieme al cliente su moduli compilati dal cliente su copia commissione redatta dal venditore o rappresentante
2) Controllo affidamento Elementi per la valutazione e determinazione del limite di fido: 1. Solvibilità 2. Puntualità di pagamento 3. Potenzialità commerciale Ordine è accettabile se esposizione complessiva non eccede l entità del fido concesso. Calcolo esposizione complessiva: Saldo contabile aggiornato + Esposizione cambiaria (effetti attivi) + Ordini in corso (non evasi + quelli oggetto di verifica)
3) Controllo disponibilità merce 1) Quantità esistenti in magazzino + 2) Carichi previsti in relazione a: a) ordini di acquisto a fornitori; b) ordini di lavorazione alla produzione; c) ordini di lavorazione a esterni. - 3) Scarichi previsti in relazione a impegni di vendita ATTENZIONE: dal momento che normalmente sono previsti dei termini di consegna, la disponibilità va calcolata con riferimento ad un determinato intervallo di tempo (settimana, mese ) e non ad un determinato istante.
4) Emissione conferma d ordine Copie Originale Fatturazione Contabilità clienti Ufficio commerciale Ordini in corso Conferma ordine Cliente Spedizione merce Contabilità magazzino
5) Controllo avanzamento ordine Area approvigionamenti produzione Gestione ordini fornitori Programmazione produzione Area commerciale Situazione ordini: ricevuti eseguiti inevasi Situazione esistenze magazzino prodotti Lista ordini evadibili per articolo, per cliente, per canale, per scadenza
6) Evasione ordini Attività Aggiornamenti nel SI Prelievo merci in magazzino Archivio articoli > scarico quantità spedite (su esistenza e impegnato) Preparazione documenti di trasporto e consegna (DDT o fattura accompagnatoria) Spedizione Archivio clienti > scarico valore impegnato Archivio portafoglio ordini > storno righe d ordine evase
Schema di flusso gestione ordini clienti Distinta base Ordini clienti Vendite Produzione Magazzino
Diagramma di flusso procedura di evasione degli ordini Cliente Ufficio commerciale Magazzino Spedizioni Amministrazione Uffici/ Operazione Ricevimento ordine Ordine Controllo affidamento Emissione conferma Conferma Conferma d ordine Controllo avanzamento ordini Redazione bolla e spedizione merce DDT DDT Accoppiamento ordine-bolla Controllo dati per fattura Fattura Fattura Fatturazione Accoppiamento bolla-fattura
Ciclo vendite incassi 1. Fatturazione 2. Emissione delle note di credito 3. Emissione delle RIBA e degli effetti attivi commerciali 4. Gestione degli incassi 5. Gestione dei crediti scaduti
1) Fatturazione Anagrafica clienti Compilazione Fattura Archivio articoli Listini ragione sociale indirizzo codice fiscale o partita IVA eventuale codice agente codice spedizione codice condizioni di pagamento codice banca righe articoli venduti (prezzo, quantità, descrizione).. Anagrafica agenti
Tipi di fattura e DDT DDT: documento che accompagna i beni durante il trasporto nei casi in cui la fattura è emessa in data successiva a quella di consegna della merce Fattura immediata: emessa e consegnata o spedita lo stesso giorno di effettuazione della vendita (senza però carattere accompagnatorio) Fatturazione differita: emessa successivamente alla data di consegna della merce Fattura accompagnatoria: documento che riunisce in sé gli elementi della fattura e le informazioni sul trasporto dei beni venduti. Come il DDT accompagna la merce spedita
2) Emissione delle note di accredito 3) Emissione RIBA ed effetti attivi commerciali Fatturazione attiva + crediti verso clienti + ricavi di vendita Emissione note di credito - ricavi di vendita - crediti verso clienti Rettifica dei ricavi per: resi, sconti, abbuoni o altro Attenzione: il reso su vendite determina un carico in magazzino Emissione ricevuta bancarie e/o effetti attivi commerciali + crediti cambiari - crediti verso clienti
Schema di funzionamento RIBA elettronica Azienda creditrice Comunicazione incasso o comunicazione esito negativo Ordine di incasso Banca assuntrice Comunicazione esito positivo/negativo Invio RIBA Cliente debitore Avviso di pagamento Banca domiciliataria
4) Gestione incassi 5) Gestione crediti scaduti SCADENZIARIO ATTIVO AGING LIST PER SOLLECITO CREDITI SCADUTI Contenzioso Sì Valutazione possibilità di recupero No Perdita per crediti inesigibili