L ESPERIENZA DEL PROGETTO STAGISTI ALL INTERNO DEL TRIBUNALE DI FIRENZE 1. Il quadro territoriale in cui è maturata l attivazione del progetto stage. Da circa 2 anni con alcuni colleghi del Tribunale di Firenze abbiamo dato attuazione ad una esperienza che tenta di trovare un modello organizzativo del lavoro del giudice incentrato essenzialmente sulla creazione di una nuova figura professionale che possa affiancare in modo più diretto, rispetto al personale di cancelleria, il giudice nello svolgimento concreto dell attività di preparazione e svolgimento dell udienza, che svolga in sostanza quelle che possono essere le funzioni di un vero e proprio assistente. Nell esperienza fiorentina la riflessione su tale modello organizzativo è maturata dal confronto tra giudici, avvocati e docenti universitari, portato avanti all interno dell Osservatorio della Giustizia Civile del Tribunale di Firenze, ed in specie dal gruppo di lavoro sull organizzazione del processo (per maggiori informazioni si veda www.osservatoriogiustiziacivilefirenze.it), il quale si è posto come obiettivo l analisi del lavoro del giudice nel suo complesso: dall organizzazione degli apparati di cancelleria, all agenda del giudice, all utilizzazione nel modo delle nuove tecnologie e della possibilità di applicazione delle norme sulla procedimentalizzazione telematica del processo e del processo civile telematico. Il progetto di tale gruppo di lavoro prendeva le mosse ovviamente dal disegno di legge Mastella (Disegno di legge n. 2873 del 5 luglio del 2007), nel quale, come noto, si delinea la struttura organizzativa dell Ufficio per il Processo, progetto di legge che presentava una chiara esigenza di introduzione di soluzioni organizzative improntate alla creazione di una vera e propria struttura tecnica in grado di affiancare il giudice, assistendolo nell innovazione e semplificazione delle attività, con l utilizzo di nuove tecnologie e con compiti anche di ricerca dottrinali e giurisprudenziali; figura già peraltro esistente in molti altri ordinamenti stranieri. Il gruppo dell Osservatorio sull organizzazione del lavoro del giudice si è quindi chiesto come poter arrivare a rendere operativa la costituzione di uno staff tecnico di supporto del giudice nella gestione della sua attività lavorativa e di affiancamento nell utilizzazione delle nuove risorse informatiche. L ambiente fiorentino è stato terreno immediatamente fertile in tale riflessione, non solo per il dialogo ormai aperto da anni con l Avvocatura e l Università nella sede privilegiata dell Osservatorio sulla giustizia civile, ma anche per la sensibilità dimostrata dalla Regione Toscana, la quale ha rappresentato un inaspettato supporto allo sviluppo di 1
progetti comuni volti ad offrire al cittadino un servizio più chiaro e più celere anche nel settore giustizia. In data 21/2/2008 tra Ministero della Giustizia, Regione Toscana e CNIPA è stato stipulato un protocollo di intesa che ha tra gli altri obiettivi anche quello dell attuazione dello sviluppo in tutto il distretto della Corte di Appello di Firenze del sistema informatico di Cancelleria Telematica, già in uso presso detta Corte, protocollo che pone comunque l attenzione sulla necessità di sforzo comune al fine di semplificare l attività del lavoro amministrativo di cancelleria nel distretto toscano. Questo è il quadro delle iniziative territoriali in cui ha preso avvio il progetto stagisti presso il Tribunale civile di Firenze. 2
2.Come si è arrivati all attivazione dello stage presso i giudici civili del Tribunale di Firenze. E lo stesso disegno di legge Mastella che prevede la possibilità di utilizzare tirocinanti - reclutati tra praticanti avvocati, dottori di ricerca, iscritti delle scuole di specializzazione - che possano collaborare con il giudice. Il gruppo dell Osservatorio Fiorentino sull Organizzazione del lavoro del giudice, ha pertanto individuato proprio nella figura dei tirocinanti la possibilità di sviluppo del modello organizzativo dell assistente del giudice, ipotizzando di poter giungere alla stipula di convenzioni tra Tribunale il Consiglio dell Ordine degli Avvocati e l Università di Firenze, al fine di disciplinare le condizioni per l inserimento di studenti o praticanti avvocati nei Tribunali in affiancamento ad alcuni magistrati del solo settore civile e lavoro (con esclusione del settore del diritto di famiglia per la evidente delicatezza delle questioni trattate nelle udienze dei giudici che si occupano di tale materia). A Firenze peraltro vi era un precedente e significativo coinvolgimento dell Ateneo, in quanto in alcune cancellerie del Tribunale già degli studenti svolgevano uno stage in alcuni nei uffici di cancelleria, stage operativo in virtù del D.Lgs. 17 novembre 1997, n.398 art 16, il quale offre agli studenti universitari la possibilità di effettuare stages presso aziende e Pubbliche Amministrazioni. In attuazione del detto decreto era infatti stata firmata da tempo tra il Tribunale e l Università di Firenze una convenzione, per così dire prettamente aziendale, nella quale si ipotizzava l inserimento degli stagisti studenti universitari solo per affiancare il personale di cancelleria in alcune attività. Nell ambito della riflessione sui modelli organizzativi, con alcuni colleghi, costantemente supportati del Capo dell Ufficio (immediatamente sensibile ad un progetto di semplificazione dell organizzazione del lavoro) e aiutati da alcuni elementi del personale di cancelleria, si è così pensato di sperimentare l utilizzazione di tale convenzione, per fare svolgere agli studenti universitari un attività di affiancamento del giudice e di collegamento tra il lavoro del giudice e quello della propria cancelleria. Dopo un anno di fruttuosa sperimentazione degli studenti universitari come stagisti, e riportati i risultati del lavoro nell ambito di discussione dell osservatorio della giustizia civile di Firenze, e si è giunti quindi alla firma di una convenzione con il Consiglio dell Ordine degli Avvocati di Firenze (in allegato), immediatamente pronto alla collaborazione nella ricerca di nuove soluzioni organizzative, ed infine alla stipula di una nuova convenzione con l Università di Firenze, (diversa e distinta dalla precedente che è 3
rimasta per gli studenti universitari che vogliano svolgere uno stage presso le Cancellerie in allegato ), finalizzata esclusivamente agli studenti che scelgono di sperimentare uno stage di affiancamento ai giudici del settore civile e lavoro ; una convenzione peraltro ideata e gestita in modo congiunto anche con il Tribunale di Prato, nella prospettiva, appena iniziata, di uno sviluppo del progetto in tutto il distretto Toscano. 4
3. L attività concretamente svolta dallo stagista. Non si può nascondere che l inizio del rapporto con i primi studenti non sia stato del tutto semplice: lavorare avendo a fianco una persona per tutto il giorno implica veramente una modalità differente di lavoro, impone di organizzarsi nel migliorare dei modi, di dettare compiti e tempi per sé e per lo stagista, con un continuo sforzo nel cercare di spiegare e rendere semplici ad uno studente, spesso al digiuno di nozioni di procedura civile, i meccanismi di tenuta di udienza, di verbalizzazione, e di rapporti con la cancelleria. Le difficoltà iniziali si sono però subito dissolte per l entusiasmo e per la collaborazione più che fattiva dagli studenti e per la ricchezza di idee mostrata dai nostri primi stagisti. Le indubbie capacità organizzative di alcuni di loro (per molti versi superiori alle nostre, forse proprio perché scevre da sovrastrutture e capziosi meccanismi burocratici) hanno inaspettatamente ed immediatamente indotto una riflessione sulla opportunità di pervenire ad una profonda riorganizzazione e sistemazione dell attività organizzativa che ruota intorno al giudice civile tanto che un progetto di reingegnerizzazione del lavoro dell Ufficio del giudice è stato il frutto della capacità di una studentessa che così ha tradotto la sua esperienza condotta in affiancamento del collega Luca Minniti (vedi tra i documenti il progetto di reingegnerizzazione del lavoro dell Ufficio del giudice a firma Maribel Maini). Si è così arrivati a pensare ad una sorta di standardizzazione dell attività dello stagista, di un vero e proprio mansionario, adottabile da tutti i colleghi che via via aderiranno al progetto, inserito peraltro nelle ultime convenzioni firmate dal Tribunale di Firenze con il Consiglio dell Ordine e con l Università, e che si riporta qui di seguito. Attivita preparatorie dell udienza. a) Verifica della corrispondenza tra i fascicoli trasmessi dalla cancelleria nella stanza del giudice e i fascicoli annotati nella agenda del giudice; in caso di discordanza, verifica del ruolo di udienza risultante dal SICID, con possibilità di consultazione del solo ruolo del giudice di riferimento in modalità di sola lettura, e segnalazione in cancelleria delle eventuali discordanze tra agenda del giudice e SICID. b) Riordino, indicizzazione e verifica della completezza degli atti del fascicolo di ufficio (verbali delle udienze, originali dei provvedimenti depositati fuori udienza, copie per l ufficio degli scritti difensivi delle parti, originali delle relazioni e notule dei Consulenti o altri ausiliari del giudice, etc.). 5
c) Predisposizione dei verbali delle udienze, utilizzando, previa consultazione con il giudice, i modelli appropriati per la tipologia di attività previste per l udienza. Attivita in udienza a) Scritturazione del verbale di udienza sotto dettatura del giudice. b) Archiviazione informatica dei files dei verbali secondo il modulo di archiviazione previsto dal giudice. c) Scritturazione delle annotazioni da apporre sulla copertina del fascicolo. Attivita successiva all udienza a) Invio a mezzo posta elettronica (con richiesta di conferma di lettura) dei verbali di udienza. b) Inserimento nell archivio informatico dei files che avvocati e ctu inviano mediante posta elettronica in relazione a singole cause. Collaborazione nella formazione degli atti del giudice a) Creazione per ogni fascicolo di una scheda ragionata nella quale inserire i dati della causa (oltre ai dati di riferimento, anche la descrizione sommaria di quanto chiesto dalle parti). b) Intestazione delle sentenze (eventualmente utilizzando il programma di consolle del giudice, ove presente, sotto la direzione e controllo di costui). a) A richiesta e su istruzioni del giudice, raccolta e selezione ragionata di massime giurisprudenziali pertinenti nella fattispecie oggetto del redigendo provvedimento o dei casi da analizzare in udienza. Le attività ora descritte sono ovviamente implementabili e migliorabili, in ogni caso si è giunti al risultato concreto non solo di avere una celerità di trattazione di udienza (con facilità di tenuta del verbale di udienza e di scritturazione di provvedimenti in udienza, quali riserve e contestuali), ma anche di avere un valido supporto per lo studio del fascicolo prima dell udienza e soprattutto in fase di redazione della sentenza finale (conservare per ogni fascicolo tutti i verbali, ivi compresi quelli di prove orale, le ctu e le comparse conclusionali inviate dagli avvocati agevola significativamente la redazione della sentenza). Da un punto di vista pratico si dovrebbe arrivare a creare un sistema di archiviazione che abbia come riferimento principale una sorta di fascicolo telematico, nel quale vengano raccolti per ogni causa i verbali, le ctu, le ricerche svolte per quella singola causa, il tutto 6
in vista dell attuazione del Processo Civile Telematico, o comunque delle procedure di telematizzazione che si spera interessino al più presto il settore della giustizia civile in tutto il territorio nazionale. Concretamente quindi lo stagista nel momento in cui prepara l udienza crea per ogni fascicolo una cartella (nel modo che più si ritiene opportuno, utilizzando i programmi che più si ritengono idonei), la quale via via si implementerà dei verbali di udienza, del file scheda del processo contenente le informazioni essenziali sulla causa, delle ctu inviate dai consulenti, delle conclusionali inviate dagli avvocati, delle ricerche dottrinali e giurisprudenziali fatte per la singola causa. Dal lato degli utenti del settore, un servizio che ha riscontrato l immediato favore da parte dell avvocatura è stato proprio l invio dei verbali di udienza agli studi legali, (invio che si attua previa conversione in formato pdf. dei files di verbale), in quanto consente di evitare le lunghe code in cancelleria per le copie dei verbali e comunque rende immediata la percezione dello sforzo organizzativo che si sta compiendo (il piacere comunicatoci da molti avvocati nel trovare il pomeriggio nella mail di studio il verbale dell udienza tenuta la mattina è il chiaro segno che il progetto può avere degli sviluppi interessanti anche nell immediato e che interessa anche l Avvocatura). Una precisazione in ordine alle attività dello stagista è tuttavia doverosa: è evidente come le attività previste siano tante e come la loro completa attuazione dipenda da molti fattori (capacità del singolo stagista, capacità didattica del giudice, fase di avanzamento del tirocinio), tra i quali forse il primo è il fattore temporale, ovvero la disponibilità offerta dal singolo stagista durante la settimana. E intuibile come gli studenti, che frequentano l Università, debbano doverosamente conciliare lo stage con la frequenza dei corsi universitari, mentre i praticanti avvocati, oltre conservare la frequentazione presso gli studi legali, debbano prepararsi per l esame di abilitazione. In tale quadro si è richiesto ad ogni stagista di assicurare almeno 2 mattine e 1 pomeriggio alla settimana, spesso, specialmente all inizio del tirocinio, insufficiente purtroppo a coprire in modo completo tutte le attività sopra elencate. Si è quindi ipotizzato immaginare, ove il progetto trovi un diffuso riscontro, un modello di lavoro di stage con previsione di affiancamento di due tirocinanti per ogni giudice. Le prime sperimentazioni di tale modulo stanno svolgendosi proprio in questi giorni. 7
4. descrizione dei sistemi operativi con cui si realizza l attività dello stagista: E di immediata intuibilità come tutto ciò comporti l utilizzazione di sistemi operativi e di strumenti informatici, che seppur non necessariamente di ultima generazione, sono tuttavia necessari, ed essendo noto lo stato in cui versano molti Tribunali di Italia in relazione alla dotazione di strumenti informatici, è prevedibile che proprio qui risieda il primo e vero aspetto di criticità nello sviluppo del progetto. L esperienza fiorentina testimonia che effettivamente nell attivazione concreta e nella applicazione tecnica si è incontrato il momento più difficile di tutta l esperienza, a volte anche mortificante, e ciò non per mancanza di buona volontà o di impegno dei singoli operatori (cancellieri addetti all informatizzazione, tecnici e Cisia di riferimento territoriale), i quali anzi si sono profusi oltre il dovuto nel cercare soluzioni e nel dare applicazione al progetto, ma proprio per la nota penuria di risorse ministeriali nel campo delle dotazioni informatiche (complessivamente intese anche comprensive delle risorse umane), nonostante gli sforzi degli ultimi anni. Si ritiene quindi utile segnalare gli elementi tecnici di base per rendere operativa la postazione dello stagista, sottolineando come valide soluzioni possano essere raggiunte discutendone con il personale dei tecnici addetti al settore informatico nei rispettivi Tribunali. - postazione stagista: creazione di una vera e propria autonoma postazione dello stagista, con tavolo autonomo, dotata di autonomo computer, collegato alla rete del sistema informatico del Tribunale (mettendo il computer in rete non serve peraltro una macchina molto potente si possono usare tranquillamente i vecchi computer che vengono sostituiti in Tribunale, in tale ricerca la collaborazione degli apparati amministrativi di riferimento è fondamentale). - condivisione del computer del giudice con quello dello stagista: creazione di una cartella di condivisione tra i due computer, un luogo virtuale nel quale stagista e giudice operano congiuntamente (ma senza che lo stagista abbia la possibilità di accedere ai dati del computer del giudice ovviamente) e dove inserire l archivio dei verbali e dei singoli fascicoli. 8
- condivisione dei monitor: durante la verbalizzazione di udienza il giudice può vedere il monitor dello stagista e quindi ciò che viene scritto in tempo reale attraverso il sistema VNC, o altri analoghi, in tal modo il giudice può, ove occorre, anche intervenire verbalizzando lui direttamente dalla propria postazione (si veda il programma VNC inserito nel CD). - condivisione di stampante: ovviamente nell ottica del risparmio di risorse per la stampa basta mettere in condivisione le due stampanti. - collegamento al Sicid o agli altri sistemi informativi di gestione del ruolo presenti nel tribunale: istallazione nella postazione stagista del collegamento al Sicid per sola lettura del ruolo del giudice con cui si sta svolgendo tirocinio. - convertitore formato pdf.: necessario per inviare i verbali agli avvocati, la conversione permette di avere una certa certezza nella immodificabilità del file inviato (si veda programma di conversione formato pdf. inserito nel CD). - collegamento al sistema di posta elettronica: da valutare con la direzione amministrativa la modalità migliore di inserimento dello stagista nella sistema di posta elettronica, spesso è quella di far utilizzare allo stagista la stessa posta elettronica della cancelleria di appartenenza della cancelleria del giudice. La necessità di utilizzazione della posta elettronica nasce dalla possibilità di inviare i verbali di udienza agli studi legali e di ricevere copie di conclusionali, di ctu o di altri atti al fine di inserimento nell archivio dei fascicoli. - collegamento internet: utilizzazione di internet e degli eventuali programmi di banca tematica in uso presso i singoli tribunali e su autorizzazione e sotto la completa responsabilità del giudice al fine di poter far svolgere allo stagista ricerche giurisprudenziali. 9
5. riflessioni finali. La scommessa è grande e non possiamo sapere oggi se il progetto stagisti condurrà realmente alla creazione di una figura di assistente del giudice, né se il modulo organizzativo dell assistente del giudice sia poi realmente utile al giudice civile del futuro. Una cosa tuttavia è certa: la sperimentazione del progetto stagisti ha comportato in ogni caso la necessità di una riflessione generale sull organizzazione del lavoro del giudice. E di tutta evidenza poi come le nuove normative in tema di sperimentazione del Processo Civile telematico, di utilizzazione della posta certificata nella pubblica amministrazione (ivi compresa quindi il comparto del Ministero di Giustizia), impongano un vero e proprio cambiamento di prospettiva della mentalità del giudice, il quale deve non solo abbandonare la vecchia modalità di verbalizzazione e di redazione degli atti e (dalla penna alla necessaria computerizzazione di tutti i verbali e atti procedimentali), ma ragionare in modo più compito anche sull organizzazione dell agenda, sulla tenuta del ruolo, sull impostazione di udienza, sulla utilizzazione dei nuovi sistemi informatici. La sperimentazione degli stages in affiancamento ai giudici civili quindi appare comunque utile per supportare il singolo magistrato in tale cambiamento di prospettiva nella gestione del proprio lavoro. Barbara Fabbrini Giudice del Tribunale civile di Firenze 10