MANUALE SoLaundry Versione 2008.01 IMESA S.p.A. Via degli Olmi 22 31040 Cessalto (TV), Italia tel. +39.0421.468011 fax +39.0421.468000 www.imesa.it
Indice: 1. Introduzione 3 2. Come installare il programma 3 3. Pagina iniziale: scelta della lingua 6 4. Selezionare la lingua del software e del report di offerta Errore. Il segnalibro non è definito. 5. Modifica delle costanti Errore. Il segnalibro non è definito. 6. Come accedere al programma di calcolo 9 7. Dimensionamento di un hotel 9 8. Dimensionamento di un ristorante 16 9. Dimensionamento di una casa di riposo 20 10. Dimensionamento di un ospedale 23 11. Dimensionamento di una lavanderia industriale 26 12. Scelta delle attrezzature 30 13. Analisi finanziaria 32 14. Elaborazione dell offerta 33 2
1. Introduzione Attingendo all esperienza data da quaranta anni di attività sul mercato, IMESA ha sviluppato SoLaundry: un programma di calcolo utile ad un corretto dimensionamento della lavanderia. Il programma non si limita alla sola scelta delle macchine da installare, ma, prendendo in considerazione i costi legati alle diverse variabili, permette anche di fare un analisi finanziaria e di dimostrare la convenienza economica della lavanderia interna rispetto a quella esterna. Poiché i bisogni di ogni utenza sono diversi, nel programma, IMESA ha previsto 5 diverse tipologie di dimensionamento: - hotel - ristorante - casa di riposo - ospedale - lavanderia industriale Per ognuna delle utenze qui sopra il programma pone le domande appropriate, guidando il compilatore nel prendere in considerazione tutte le informazioni necessarie alla quantificazione dei kg di biancheria da trattare. 2. Come installare il programma Per installare il programma inserire il cd nel computer, si apriranno delle finestre di dialogo con i vari step da seguire. 3
Con il mouse fare click su Next >. Selezionare I Agree e successivamente fare click su Next >. Modificare la cartella di destinazione, se necessario, e fare click su Next >. 4
Con il mouse fare click su Next >. Il programma inizia l installazione del software. 5
Per completare l installazione del programma riavviare il computer. Una volta installato il programma, fare click due volte con il mouse sull icona: per avviarlo. 3. Pagina iniziale: scelta della lingua e modifica delle costanti La prima finestra del programma permette di: - Selezionare la lingua del software; - Selezionare la lingua nella quale sarà prodotto il report finale di offerta; - Modificare le costanti di calcolo del programma. 6
In questa pagina, inoltre, è indicata la ragione sociale dell azienda che ha in licenza il programma; questo indirizzo è lo stesso che apparirà in calce al report. Nota bene: qualora fosse fornito il report finale visualizzerà in calce ad ogni pagina sia il logo del distributore, che il suo indirizzo. Poiché capita sempre più spesso di dover fare offerte in lingua, il programma permette di lavorare in una lingua (quella impostata per il software) e di stampare il report in un altra lingua a scelta. Lingua del software: selezionare una delle lingue dal menù a tendina Lingua del report: selezionare una delle lingue dal menù a tendina Alle lingue previste è possibile, su richiesta, aggiungere altre lingue; contattare IMESA SpA per qualsiasi nuova richiesta. La lingua del software e la lingua del report resteranno quelle selezionate fino ad una nuova modifica. Il programma tiene in memoria le selezioni anche quando viene chiuso e riaperto. La lingua del report può essere scelta solo al momento dell apertura del programma, non è possibile cambiarla in fase di stampa. 7
Con un click sul pulsante si accede al menu di modifica costanti: In questo menù sono contenute tutte le costanti utilizzate per il calcolo del dimensionamento della lavanderia e per l analisi finanziaria che ne deriva. Sono contenuti in questa maschera i pesi del materiale da trattare nella lavanderia, i costi delle materie prime, della manodopera, dell energia, etc. La modifica di ognuna di queste costanti è permanente e si riflette sul calcolo del peso della biancheria da trattare, sui costi della lavanderia e di conseguenza sull analisi finanziaria finale. le variabili possono essere modificate momentaneamente forzando i dati contenuti nelle maschere di calcolo. In questo caso la modifica viene mantenuta solo per il dimensionamento in corso e non viene salvata nel sistema. Il programma considera dei dati inseriti da IMESA sulla base della propria esperienza; per un corretto funzionamento verificare che tali variabili siano valide anche per il Paese nel quale deve essere installata la lavanderia e, nel caso, modificare le variabili di conseguenza. 8
4. Come accedere al programma di calcolo Fare click sull icona per accedere alla maschera di selezione struttura e scegliere il tipo di dimensionamento più opportuno. Il programma è strutturato su diversi steps; in ogni fase vengono poste delle domande precise in modo tale da prendere in considerazione tutte le informazioni necessarie per un corretto dimensionamento della lavanderia. A seconda del tipo di struttura scelto sono poste le domande più opportune. Una volta scelto il tipo di struttura fare click sull icona per avanzare. 5. Dimensionamento di un hotel Selezionare hotel nell apposita finestra e fare click su inserire: ; Il programma richiederà di Informazioni relativa all albergo (occupazione media, numero di camere singole, doppie, suites, numero cambi settimanali); Informazioni relative al ristorante dell albergo (se presente) e al personale; Informazioni generali relative ad altre attività (es.: biancheria per attività sportive, legate al centro benessere dell hotel, ) 9
Informazioni relative all hotel % occupazione: occupazione media dell albergo nel periodo di apertura Esempio: 80% Cambi settimanali: ogni quanto tempo viene cambiata la biancheria del letto Esempio: ogni giorno; Numero camere singole: quanti letti singoli ha l albergo. Esempio: 10 Numero camere doppie: quanti letti matrimoniali ha l albergo. Esempio: 30 Numero camere king size/ suite: quanti letti king size ha l albergo. Esempio: 0 Nota bene: La v vicino a scendiletto e accappatoio indica che queste due voci vengono calcolate; qualora l albergo non utilizzasse scendiletto o accappatoi, togliere la selezione. Tenendo in considerazione tutte i dati immessi, il software calcola quale è il peso settimanale delle spugne e della biancheria in cotone da trattare. Per muoversi avanti e indietro fra le diverse finestre fare click con il mouse sui tasti: 10
Informazioni su ristorante e personale: Supponendo che l hotel abbia un ristorante, questa finestra permette di prendere in considerazione i dati relativi ai coperti e al personale addetto ai piani e alla reception: Per inserire i dati relativi ai pasti di ogni giorno fare click su modifica, si apre la finestra qui sotto: Inserire il numero di coperti a colazione, pranzo e cena e successivamente premere ok per confermare. Questa operazione va fatta per ogni giorno di apertura del ristorante. Inserire, inoltre, nell apposito spazio il numero di tavoli del ristorante, servirà a calcolare le tovaglie da trattare. 11
Se la biancheria dei dipendenti alla reception e ai piani viene lavata nella lavanderia dell hotel, indicare anche il numero di dipendenti e il numero dei cambi settimanali negli appositi spazi. Alla fine di questa finestra sarà calcolato il peso della biancheria dovuta al ristorante e di quella dovuta ai dipendenti. Se successivamente sarà scelta l opzione calandra, anziché mangano, il software da solo calcolerà già quanta biancheria deve essere asciugata in essiccatoio e quanto invece passa direttamente dalla lavatrice alla calandra. Nel nostro esempio sono stati aggiunti i dati necessari al calcolo della biancheria necessaria al ristorante ed, inoltre, sono stati considerati gli indumenti del personale. 12
Informazioni generali: Questa finestra serve per prendere in considerazione tutte le probabili opzioni legati ad attività giornaliere e/o settimanali extra. Per aggiungere il peso della biancheria premere su inserisci, si aprono le finestre indicate di seguito. Attività giornaliere: Per inserire i dati: Digitare la descrizione desiderata o sceglierne una dal menù a tendina. Digitare il numero di clienti che usufruiscono di questa opzione. Digitare il numero di kg di biancheria che non necessità di passare in mangano o calandra. Digitare il numero di kg di biancheria che necessità di passare in mangano o calandra. Digitare il numero di giorni per il quale il servizio di lavanderia è richiesto. 13
Fare click su inserisci per confermare i dati. Attività settimanali: Per inserire i dati: Digitare la descrizione desiderata o sceglierne una dal menù a tendina. Digitare il numero di clienti che usufruiscono di questa opzione. Digitare il numero di kg di biancheria che non necessità di passare in mangano o calandra. Digitare il numero di kg di biancheria che necessità di passare in mangano o calandra. Fare click su inserisci per confermare i dati. Nel nostro esempio abbiamo aggiunto: Degli asciugamani piscina per 30 clienti; 15 kg di capi generici da lavare per altre attività dell hotel (in questo caso il cliente da considerare è uno solo: l hotel stesso). 14
Se il valore è nullo, nella finestra scrivere 0. Esempio: se non ci sono capi da stirare, il valore da inserire sarà 0 kg. In calce alla finestra vengono riassunti: Il peso totale settimanale della biancheria da lavare; Il peso totale settimanale della biancheria da asciugare; Il peso totale settimanale della biancheria da stirare. Scelta calandra / mangano: A questo punto il programma chiede di scegliere fra calandra e mangano. Per aiutare nella scelta del corretto tipo di attrezzatura, il sistema da anche la percentuale di camere singole, doppie e king size indicando a lato la lunghezza del rullo più appropriata. Nel nostro esempio il 75% della biancheria è per letti matrimoniali, è quindi opportuno scegliere una calandra MCM 2800 diametro 500 mm. 15
Dati riepilogativi della lavanderia A questo punto il sistema chiederà di inserire i dati relativi alla lavanderia: Le ore di lavoro settimanali (nell esempio: 36 = 6 ore x 6 giorni) Il numero di settimane lavorative all anno (nell esempio supponiamo l albergo sia aperto per 48 settimane) Il numero di dipendenti occupati in lavanderia (nell esempio: 2) I dati sono necessari al calcolo dei risultati finali per quanto concerne il carico della lavanderia. Il sistema elabora i kg di biancheria da lavare, asciugare e stirare per anno, settimana e ora. 6. Dimensionamento di un ristorante Dalla finestra Tipo dimensionamento selezionare ristorante: 16
Premendo sul tasto si accede alla finestra Capi ristorante della pagina seguente. Selezionando il giorno della settimana e facendo click su è possibile inserire i dati. Inserendo anche il numero di tavoli si ottiene il peso settimana del cotone da trattare nella lavanderia interna. Una volta inseriti tutti i dati premere sul tasto al personale di sala e di cucina. per accedere alla finestra dei dati relativi 17
Una volta inseriti tutti i dati premere sul tasto per accedere alla finestra successiva, nella quale sono considerati i capi generici settimanali (es.: strofinacci). Per inserire i dati fare click su e selezionare una voce dal menu a tendina o inserirne una nuova. Successivamente indicare i kg settimanali di biancheria da stirare e da non stirare. Una volta inseriti tutti i dati premere sul tasto per scegliere il mangano o la calandra per accedere alla finestra successiva 18
Una volta selezionato se che tipo di macchina si desidera e la lunghezza del rullo fare click su per proseguire. A questo punto si dovranno inserire i dati relativi alla lavanderia per calcolare il carico di lavoro annuale, settimanale e orario. Una volta inseriti i dati fare click sul tasto macchine (vai a paragrafo 11). per accedere alle finestre di selezione delle 19
7. Dimensionamento di una casa di riposo Dalla finestra Tipo dimensionamento selezionare casa di riposo: Premendo sul tasto si accede alle finestre relativa ai dati dei residenti. In questa finestra andranno inseriti tutti i dati riguardanti gli utenti della casa di riposo ritenuti autosufficienti. Premendo con il mouse sul tasto invece, gli utenti non autossuficienti. si accede alla seconda finestra, che riguarda, Una volta inseriti i dati relativi a questa categoria di ospiti premere nuovamente su per accedere alla finestra relativa ai dati del personale paramedico. 20
Una volta inseriti i dati relativi a questa categoria di ospit i premere nuovamente su per accedere alla finestra relativa ai dati del ristorante. Completato questo step avanzare all ultima finestra relativa ai capi generici settimanali. Per inserire i dati fare click su e selezionare una voce dal menu a tendina o inserirne una nuova. Successivamente indicare i kg settimanali di biancheria da stirare e da non stirare. 21
Una volta inseriti tutti i dati premere sul tasto per scegliere il mangano o la calandra: per accedere alla finestra successiva Una volta selezionato che tipo di macchina si desidera e la lunghezza del rullo fare click su per proseguire. A questo punto si dovranno inserire i dati relativi alla lavanderia per calcolare il carico di lavoro annuale, settimanale e orario. Una volta inseriti i dati fare click sul tasto macchine (vai a paragrafo 12). per accedere alle finestre di selezione delle 22
8. Dimensionamento di un ospedale Dalla finestra Tipo dimensionamento selezionare ospedale: Premendo sul tasto seguente. si accede alla finestra Dati ospedale per settimana della pagina In questa finestra andranno inseriti tutti i dati riguardanti la struttura ospedaliera relativamente al fabbisogno settimanale di biancheria per letti e di asciugamani. Premendo con il mouse sul tasto si accede alla seconda finestra, che riguarda, invece, il fabbisogno settimanale legato al personale di servizio. 23
Una volta inseriti i dati avanzare alle finestre successive per inserire i dati relativi alle sale operatorie e agli ambulatori. Anche in questo dimensionamento, come nei precedenti, si è scelto di conservare una finestra per inserire eventuali fabbisogni derivanti da attività non previste negli steps precedenti: 24
Per inserire i dati fare click su e selezionare una voce dal menu a tendina o inserirne una nuova. Successivamente indicare i kg settimanali di biancheria da stirare e da non stirare. Una volta inseriti tutti i dati premere sul tasto per scegliere il mangano o la calandra: per accedere alla finestra successiva Una volta selezionato che tipo di macchina si desidera e la lunghezza del rullo fare click su per proseguire. A questo punto si dovranno inserire i dati relativi alla lavanderia per calcolare il carico di lavoro annuale, settimanale e orario. 25
Una volta inseriti i dati fare click sul tasto macchine (vai a paragrafo 12). per accedere alle finestre di selezione delle 9. Dimensionamento di una lavanderia industriale Dalla finestra Tipo dimensionamento selezionare lavanderia industriale: Premendo sul tasto si accede alla finestra qui sotto: 26
Questo step chiede di prendere in considerazione tutti i dati relativi alla biancheria piana che potrebbe essere trattata nella lavanderia. Una volta compilati i campi di interesse premere su per accedere alla finestra successiva, nella quale vengono presi in considerazioni i dati relativi ai capi sagomati. Una volta compilati i campi di interesse premere su per accedere alla finestra successiva, nella quale vengono presi in considerazioni i dati relativi alle spugne: 27
Una volta compilati i campi di interesse premere su successiva. per accedere alla finestra Per inserire i dati fare click su e selezionare una voce dal menu a tendina o inserirne una nuova. Successivamente indicare i kg settimanali di biancheria da stirare e da non stirare. Questa finestra permette di prender in considerazione tutti i dati relativi alla biancheria da trattare non considerata nelle finestre precedenti. Una volta inseriti tutti i dati premere sul tasto per scegliere il mangano o la calandra: per accedere alla finestra successiva 28
Una volta selezionato che tipo di macchina si desidera e la lunghezza del rullo fare click su per proseguire. A questo punto si dovranno inserire i dati relativi alla lavanderia per calcolare il carico di lavoro annuale, settimanale e orario. Una volta inseriti i dati fare click sul tasto macchine (vai a paragrafo 12). per accedere alle finestre di selezione delle 29
10. Scelta delle attrezzature Subito dopo la finestra relativa ai dati della lavanderia (ore settimanali di lavoro, numero settimane di apertura per anno, numero dipendenti impiegati) il sistema, sulla base dei dati inseriti precedentemente consiglierà alcune attrezzature. Da questa finestra è possibile scegliere il tipo di riscaldamento (elettrico; vapore; gas) per ogni tipologia di attrezzatura. Inoltre, nel caso si scelga l attrezzatura a gas, è possibile scegliere fra gas metano e gas propano. Faccendo click su si accede alla finestra per la scelta delle attrezzature. 30
Da questa finestra è possibile modificare la composizione della lavanderia: Aggiungere modelli facendo click con il mouse sul tasto e selezionando dal menù il tipo di attrezzatura e successivamente il modello; Eliminare modelli facendo evidenziando il modello da eliminare e successivamente facendo click con il mouse sul tasto. Per facilitare la scelta definitiva delle attrezzature dei semafori indicano se il totale dei kg trattabili con le attrezzature scelte, soddisfa o meno la necessità oraria della lavanderia: kg calcolati : totali kg per ciclo; Capacità macchine : totali kg trattabili per ciclo con le macchine scelte; Le attrezzature scelte non sono sufficienti per soddisfare le esigenze della lavanderia Le attrezzature scelte sono sufficienti per soddisfare le esigenze della lavanderia con uno scarto di un +/- 10% Le attrezzature scelte sono sufficienti per soddisfare ampiamente le esigenze della lavanderia 31
11. Analisi finanziaria Da questa finestra è possibile fare l analisi finanziaria dell investimento. Inserendo: Sconto al cliente (Es: 20%) Costo della lavanderia esterna (Es: 2 /kg) Si ottiene il risparmio che avrà il cliente decidendo di internalizzare il processo di lavanderia. I campi con sfondo scuro non sono modificabili: questi valori sono calcolati sulla base delle costanti inserite (costo personale, costo energia, costo detergente, etc.) I campi bianchi sono modificabili dall utente. I campi preventivo e totale costo annuale della lavanderia esterna derivano rispettivamente dallo sconto applicato e dal costo lavanderia per Kg. 32
12. Elaborazione dell offerta Una volta compilati tutti i campi relativi all analisi finanziaria premere su per accedere all ultima pagina, nella quale è possibile inserire i dati relativi al cliente per elaborare poi l offerta finale. Premere su questa icona per stampare l offerta Premere su questa icona per tornare indietro Premere su questa icona per iniziare un nuovo dimensionamento 33