Manuale di Outlook Outlook 2000
SOMMARIO Premessa... 4 Lettura posta... 5 Invio posta... 5 Composizione posta mediante inserimento testo...6 Stampa posta... 6 Indirizzamento posta mediante inserimento testo...7 Utilizzo delle funzioni (inoltra, rispondi, richiama)... 7 La rubrica... 7 Flag sui messaggi di posta... 8 Navigare tra i messaggi di posta... 9 Trova messaggi... 10 Configurare le opzioni per la stampa... 10 Lavorare con gli allegati... 11 Aggiunta della firma al messaggio... 11 Personalizza l aspetto del messaggio... 12 Modelli di messaggio (temi)... 13 Integrazione e utilizzo della posta con altri componenti di Outlook... 13 Personalizza i menù e le barre degli strumenti... 14 Creare cartelle... 15 Ordinare la posta... 16 Impostare le opzioni di visualizzazione... 16 Archiviare messaggi di posta... 17 Filtro... 18 Navigare nel calendario... 19 Pianificare appuntamenti ed eventi... 20 Promemoria... 21 Stampa del calendario... 21 Pianificare gli eventi di più giorni... 22 Configurare le opzioni di stampa del calendario... 22 Personalizza le visualizzazioni del calendario... 23 Pianifica gli appuntamenti ricorrenti... 23 Pianificazione, aggiunta e rimozione riunioni... 24 Integrare il calendario con altri componenti di Outlook... 25 Salvare il calendario come pagina web... 25 Pianificazione risorse... 26 La guida di Outlook e l assistente di Office... 26
Spostare elementi tra le cartelle... 27 Navigare fra i componenti di Outlook... 27 Modifica della lista delle categorie master di Outlook... 27 Assegnazione di un elemento alle categorie... 28 Categorie nell organizzazione Contatti... 28 Uso degli Appunti di Office... 29 Creare, modificare e cancellare un contatto... 29 Inviare informazioni su un contatto via posta... 31 Registrare manualmente un azione giornaliera...31 Collegare le attività a un contatto... 32 Ordina i contatti usando dei campi... 32 Creare e aggiornare attività... 32 Accettare e rifiutare attività... 33 Organizzare le attività per categoria... 33 Assegnare attività ad altri... 34 Cambiare la visualizzazione delle attività... 35 Creare e usare documenti di Office all interno di Outlook2000... 36 Creare e modificare note... 36 Organizzare e visualizzare note... 37 Personalizzare le note... 37 Credits... Errore. Il segnalibro non è definito.
Premessa OUTLOOK è un programma che serve ad archiviare, organizzare e modificare informazioni in modo rapido ed efficace. Le principali funzionalità sono riconducibili alla gestione della posta elettronica, all organizzazione di un archivio di indirizzi e informazioni personali, all organizzazione di eventi mediante un calendario, alla redazione e consultazione di brevi promemoria. Pertanto Outlook può essere visto come un insieme di programmi, sostanzialmente indipendenti, ma fortemente integrati nell applicazione e finalizzati ad ottimizzare la risoluzione di frequenti problemi di vita quotidiana, sia in ufficio sia in ambito domestico. Ogni funzione è rappresentata come una cartella nella finestra Elenco cartelle o nella Barra di Outlook, da cui può essere attivata con un clic sull icona corrispondente. Di seguito sono illustrati gli elementi principali della finestra di Outlook2000. Per svolgere le operazioni richieste durante l uso del programma ci sono diverse strade ugualmente percorribili; di seguito si indicherà almeno una procedura atta a rispondere correttamente a ciascuno dei quesiti previsti in sede di esame MOUS (livello Core). Eventuali altre modalità operative non espressamente indicate devono ritenersi altrettanto valide per il buon esito dell esame. Ad esempio è possibile attivare alcune funzionalità del programma cliccando sui pulsanti delle barre degli strumenti piuttosto che cercare le funzioni nei vari menù presenti sulla barra dei menù: le due vie sono ugualmente percorribili. Il testo di questa guida è articolato in sintetiche schede autonome, ciascuna dedicata all illustrazione di un compito, corrispondente a uno degli obiettivi MOUS, così come previsti dal syllabus. Le schede esauriscono gli obiettivi previsti dal programma didattico e quindi costituiscono un valido riferimento per il superamento dell esame per il livello Core.
Lettura posta Per visualizzare la cartella Posta in arrivo si può selezionare l icona corrispondente dalla barra di Outlook oppure dall Elenco cartelle. Laddove non dovesse essere visualizzata la finestra dell elenco delle cartelle, si può selezionare la voce Elenco cartelle dal menù Visualizza. Affianco all elenco cartelle (se visualizzato) appaiono due riquadri: quello superiore contiene l elenco delle intestazioni dei messaggi ricevuti, specificati mediante il mittente, l oggetto e la data di ricezione; quello inferiore visualizza un anteprima di uno dei messaggi, in particolare di quello selezionato con un clic nel riquadro superiore. Le barre di scorrimento consentono di visualizzare l intero messaggio nel riquadro di anteprima, allorquando questo sia più esteso delle dimensioni della finestra. Per leggere un messaggio si può anche fare un doppio clic sull intestazione nella finestra di elenco dei messaggi, per visualizzarlo ingrandito in una propria finestra. È possibile impostare la visualizzazione in modo da avere l anteprima automatica dei messaggi, cioè le prime righe dei messaggi, disposte sotto l intestazione nella finestra di elenco. Per attivare questa funzione si può selezionare la voce Anteprima automatica dal menù Visualizza. In tal caso si può decidere di non visualizzare il messaggio nel riquadro anteprima, per cui si può cliccare sulla voce Riquadro anteprima del menù Visualizza per chiudere il riquadro. Un successivo clic sulla stessa voce di menù consente di ripristinarlo. Invio posta Per inviare un nuovo messaggio di posta elettronica si può cliccare sulla freccia a destra del pulsante Nuovo, nella barra degli strumenti Standard, e scegliere la voce Messaggio. Si apre la finestra di composizione del messaggio. Nella casella A bisogna inserire l indirizzo del destinatario del messaggio, nella casella Cc l indirizzo di eventuali destinatari per conoscenza. Nell eventualità di più destinatari, gli indirizzi vanno separati mediante un punto e virgola. Gli indirizzi possono essere digitati direttamente nelle caselle oppure inseriti dalla rubrica, attivabile con un clic sul pulsante A (opp. Cc). Nella casella Oggetto si può digitare l oggetto del messaggio (facoltativo), mentre nel riquadro sottostante si deve inserire il corpo del messaggio, procedendo come in un normale programma di inserimento testo. Completato il testo del messaggio si può cliccare sul pulsante Invia, per inviarlo materialmente in rete; più precisamente per trasferirlo alla cartella Posta in Uscita, da cui passerà in rete quando sarà attivata la connessione telefonica, (per impostazione predefinita ogni 10 minuti oppure appena si effettua un clic sul pulsante Invia/Ricevi della barra degli strumenti Standard). Per inviare un messaggio salvato nella cartella Bozze, si può selezionare la cartella, fare un doppio clic sull intestazione e quindi cliccare sul pulsante Invia nella barra degli strumenti della finestra del messaggio.
Composizione posta mediante inserimento testo Per comporre un nuovo messaggio di posta elettronica si può selezionare la voce Messaggio dal menù che appare cliccando sulla freccia a destra del pulsante Nuovo, nella barra degli strumenti Standard. Si apre la finestra di composizione del messaggio. Nella casella A bisogna inserire l indirizzo del destinatario del messaggio, nella casella Cc l indirizzo di eventuali destinatari per conoscenza, che possono essere considerati quali destinatari secondari del messaggio. Nell eventualità di più destinatari, gli indirizzi vanno separati mediante un punto e virgola. Gli indirizzi possono essere digitati direttamente nelle caselle oppure inseriti dalla rubrica, attivabile con un clic sul pulsante A (opp. Cc). Nella casella Oggetto si può digitare l oggetto del messaggio (facoltativo), mentre nel riquadro sottostante si deve digitare il testo del messaggio. Eventuali indirizzi Internet inseriti nel testo saranno formattati come link automaticamente. Completato il testo del messaggio si può cliccare sul pulsante Invia. Stampa posta Outlook consente di stampare i messaggi inviati o ricevuti in due modalità: Stile Tabella e Stile Memo. Nel primo caso viene stampato l elenco delle informazioni di intestazione dei messaggi selezionati. Nel secondo caso, per ogni messaggio selezionato, oltre alle informazioni di intestazione si stampa il corpo del messaggio. Per attivare la procedura di stampa, in entrambi i casi bisogna selezionare la cartella (ad es. Posta in arrivo); quindi selezionare i messaggi da stampare (Ctrl+Clic per le selezioni multiple) e infine cliccare sul comando Stampa del menù File. Nella finestra di dialogo Stampa, oltre alle impostazioni della stampante in uso, sono presenti riquadri di selezione per altre opzioni quali lo Stile di stampa, il numero di Copie, ecc. Effettuate le selezioni, si può avviare la stampa cliccando sul pulsante OK. Prima di stampare può essere utile visualizzare l Anteprima di stampa cliccando sul corrispondente pulsante presente nella stessa finestra di dialogo. Se si desidera stampare eventuali allegati bisogna disporre dei programmi necessari alla visualizzazione degli stessi (es. Microsoft Excel per stampare allegati con estensione di file.xls).
Indirizzamento posta mediante inserimento testo Nella finestra di composizione di un nuovo messaggio si possono digitare gli indirizzi di destinatari e destinatari per conoscenza rispettivamente nelle caselle di testo corrispondenti ai pulsanti A e Cc. Per l inserimento degli indirizzi è sufficiente cliccare nella casella, per far apparire il cursore di inserimento testo e quindi procedere nella digitazione. È possibile inserire più indirizzi in una stessa casella, purché separati da un punto e virgola. È bene ricordare che è possibile inviare copia di un messaggio a destinatari nascosti digitando (o selezionando dalla Rubrica) il loro indirizzo nella casella Ccn. Utilizzo delle funzioni (inoltra, rispondi, richiama) Quando si riceve un messaggio è possibile rispondere al mittente o inoltrare, cioè rinviare il messaggio a un altro destinatario (diverso dal mittente). Per rispondere al messaggio si può selezionare la cartella Posta in arrivo per visualizzare le intestazioni dei messaggi ricevuti. Quindi selezionare il messaggio a cui si vuole rispondere e cliccare sul pulsante Rispondi della barra degli strumenti Standard. Analogamente si può procedere per inoltrare un messaggio selezionato nella cartella Posta in arrivo; in questo caso si deve cliccare sul pulsante Inoltra. Apparirà la finestra di composizione di un nuovo messaggio con l oggetto e il corpo del messaggio uguali a quelli del messaggio ricevuto. Resta quindi da inserire il destinatario del messaggio ed eventualmente aggiungere delle righe di testo nello spazio sovrastante il messaggio già inserito. Al termine si deve cliccare sul pulsante Invia della barra degli strumenti della finestra, per trasferire il messaggio alla cartella Posta in uscita (e di qui in rete). Outlook consente inoltre di richiamare un messaggio già inviato, funzione necessaria a correggere informazioni erroneamente trasmesse. Questa procedura funziona se si usa Outlook in rete locale (impostazione Società o gruppo di lavoro). Per attivare la procedura si può selezionare il messaggio dalla cartella Posta inviata e quindi cliccare sul comando Richiama il messaggio del menù Azioni, che apre una finestra di dialogo in cui è possibile specificare le opzioni di richiamo. Il destinatario del messaggio che si vuole richiamare riceverà così un secondo messaggio che indica l intenzione di richiamo da parte del mittente. La rubrica Facendo un clic sul pulsante Rubrica, presente in ogni momento di lavoro nella barra degli strumenti Standard, si attiva la funzione omonima, che costituisce una vera e propria
rubrica elettronica, in cui ogni nominativo (contatto) è associato a un record di informazioni. Fornisce sostanzialmente una versione sintetica dei contenuti informativi gestibili mediante la funzione Contatti, da cui attinge le informazioni stesse; queste ultime possono peraltro essere inserite direttamente nella Rubrica. È possibile quindi utilizzare la funzione per memorizzare contatti (nomi e indirizzi), riorganizzarli e utilizzarli (ad es. per inviare un messaggio di posta elettronica a un destinatario già inserito in rubrica). Per inserire un nuovo nominativo nella rubrica, una volta aperta la finestra di dialogo Rubrica, si può cliccare sul pulsante Nuovo e quindi dal menù che appare scegliere la voce Nuovo contatto. Si apre la finestra di dialogo Proprietà, che consente di inserire tutte le informazioni relative al nuovo contatto ovvero al nuovo nominativo da aggiungere alla rubrica. Dopo aver inserito le informazioni nelle varie caselle si può cliccare sul pulsante OK per rendere effettivo l inserimento in rubrica. Per rimuovere invece un contatto dalla rubrica, basta selezionarlo nell elenco che appare nel riquadro di destra, quindi cliccare sul pulsante Elimina della barra degli strumenti e confermare l azione nella successiva finestra. È possibile anche inviare un messaggio di posta elettronica a un contatto della rubrica. Per fare ciò si deve selezionare il nominativo; cliccare sul pulsante Azioni nella barra degli strumenti della finestra e quindi sulla voce Invia posta nel menù a cascata che appare. Si apre così la finestra di composizione di un nuovo messaggio. È anche possibile attivare la rubrica dall interno della finestra di composizione di un nuovo messaggio, facendo un clic sui pulsanti dei destinatari A o Cc, per inserire l indirizzo del destinatario dalla rubrica invece che digitarlo nella casella. Flag sui messaggi di posta Talvolta può essere utile evidenziare l importanza di un messaggio con un contrassegno visivo, che verrà visualizzato nelle intestazioni del messaggio nella cartella Posta in arrivo del destinatario. Per inserire il flag (bandierina) di contrassegno si può cliccare sul pulsante Contrassegna per il completamento della barra degli strumenti della finestra del nuovo messaggio (fare clic su Altri pulsanti se non appare). Nella finestra di dialogo che appare si può selezionare il tipo di contrassegno dal menù attivabile con un clic sulla freccia a destra della casella Contrassegno. Dalla freccia a destra della casella Promemoria si può invece attivare un calendario per selezionare una data da indicare come scadenza per il contrassegno scelto (es. completare per venerdì 11 ottobre 2002). Per chiudere la finestra e rendere effettive le modifiche si deve cliccare sul pulsante OK. Appare così un indicazione del contrassegno nella finestra del messaggio.
Successivamente si può rimuovere l impostazione di contrassegno facendo un clic sul pulsante Contrassegna per il completamento; appare nuovamente la finestra di impostazione in cui si può cliccare sul pulsante Cancella per rimuovere il contrassegno dal messaggio. Navigare tra i messaggi di posta Selezionando nell Elenco cartelle l icona Posta in arrivo, viene visualizzato l elenco dei messaggi ricevuti. Di ciascun messaggio sono riportati il mittente, l oggetto e la data di ricezione. Affianco ai messaggi si trova l icona che indica se il messaggio è stato letto o meno (una busta aperta o una busta chiusa). Possono inoltre apparire icone relative all indicazione di priorità, al contrassegno, alla presenza di allegati. I messaggi sono di solito disposti secondo l ordine cronologico di arrivo, ma possono essere ridisposti cliccando sulle intestazioni di colonna (es. cliccando su Da si dispongono secondo l ordine alfabetico dei mittenti). Le barre di scorrimento consentono di scorrere il contenuto della finestra, quando risulta più esteso delle dimensioni della finestra stessa. Per selezionare uno specifico messaggio basta fare un clic in corrispondenza. Nel riquadro di anteprima verrà visualizzato così il messaggio selezionato. Se non appare l anteprima, si deve cliccare sulla voce Riquadro di anteprima del menù Visualizza. Una volta selezionati e quindi visualizzati nel riquadro di anteprima i messaggi appaiono con l icona di messaggio letto.
Per far riapparire l icona che indica il messaggio come non letto si può cliccare con il tasto destro sul messaggio e selezionare il comando Segna come da leggere. Analogamente si può procedere per selezionare invece il comando Segna come già letto. Trova messaggi Quando si inviano e ricevono numerosi messaggi al giorno, diventa necessario automatizzare la procedura di ricerca di un determinato messaggio. Per fare ciò si può selezionare la cartella contenente il messaggio (es. Posta in arrivo o Posta inviata) e quindi cliccare sul pulsante Trova nella barra degli strumenti Standard. Viene visualizzato il riquadro di ricerca con la casella Cerca, in cui si deve inserire il testo contenuto nel messaggio da cercare, eventualmente selezionando l opzione di ricerca del testo anche nel corpo del messaggio (Cerca in tutto il testo del messaggio), oltre che nei campi specificati. A seconda della cartella selezionata saranno indicati nel riquadro i campi oggetto della ricerca (Cerca in...). Inserito nella casella il testo da cercare, si può cliccare sul pulsante Trova affianco alla casella e quindi visualizzare nel riquadro sottostante il risultato della ricerca. Per chiudere il riquadro di ricerca si può cliccare nuovamente sul pulsante Trova della barra degli strumenti (che appare attivato dopo il primo clic). Configurare le opzioni per la stampa È possibile stampare i messaggi di posta elettronica in due modalità: Stile tabella e Stile memo. Nel primo caso viene stampato l elenco delle informazioni di intestazione dei messaggi selezionati. Nel secondo caso, per ogni messaggio selezionato, oltre alle informazioni di intestazione si stampa il corpo del messaggio. Per attivare la procedura di stampa in entrambi i casi bisogna selezionare i messaggi da stampare e quindi cliccare sul comando Stampa del menù File. Nella finestra di dialogo Stampa, oltre alle impostazioni della stampante in uso, sono presenti riquadri di selezione per altre opzioni quali lo Stile di stampa, il numero di Copie, ecc. Nel riquadro Stile di stampa in particolare si può cliccare sul pulsante Imposta pagina per specificare le impostazioni di stampa per lo stile selezionato. La finestra Imposta pagina è costituita dalle schede Formato, Foglio, Intestazione/Piè di pagina che consentono di specificare i margini, la dimensione del foglio, frasi di intestazione, ecc. Per confermare le impostazioni si deve chiudere la finestra Imposta pagina cliccando sul pulsante OK e quindi procedere con le ulteriori selezioni prima di avviare la stampa. Prima di stampare può essere utile visualizzare l Anteprima di stampa cliccando sul corrispondente pulsante presente anche nella finestra di dialogo Imposta pagina.
Lavorare con gli allegati Un messaggio di posta elettronica può contenere allegati, che possono essere un file (di qualunque tipo) presente in memoria oppure un elemento di Outlook. Per allegare un file a un messaggio, nella finestra di composizione del messaggio si può selezionare la voce File dal menù Inserisci. Nella finestra di dialogo che appare è possibile selezionare il file da inserire, localizzandolo tra le risorse a disposizione. Una volta selezionato il file scorrendo le cartelle delle unità di memoria a disposizione, si deve cliccare sul pulsante Inserisci. Nella parte bassa del messaggio apparirà un icona raffigurante il file allegato. Analogamente si può allegare un elemento di Outlook (es. un contatto) cliccando sulla voce Elemento del menù Inserisci. Nella finestra di dialogo Inserisci elemento è possibile selezionare l elemento da inserire tra le cartelle di Outlook e quindi confermare la scelta cliccando sul pulsante OK. Anche in questo caso apparirà un icona nella finestra del messaggio. Quando si riceve un messaggio di posta contenente allegati, appare l icona di una graffetta nell intestazione del messaggio. Facendo un doppio clic si apre la finestra di lettura del messaggio, con le icone degli allegati in basso. Un doppio clic su ciascuna icona aprirà l allegato corrispondente (purché si abbia a disposizione il programma necessario a visualizzare lo specifico tipo di file allegato). Per salvare in memoria un file allegato si può selezionare il messaggio ricevuto e quindi cliccare sul comando Salva allegati del menù File, specificando la posizione di memorizzazione. Aggiunta della firma al messaggio Per agevolare la composizione di nuovi messaggi di posta, Outlook consente di impostare una firma, cioè un espressione di fine messaggio, che verrà automaticamente inserita in calce a ogni nuovo messaggio. Per impostare la firma si può selezionare la voce Opzioni del menù Strumenti e quindi cliccare sulla scheda Formato posta. Nel riquadro Firma è possibile selezionare una firma (già inserita) o crearne una nuova. La selezione di firme già inserite può essere fatta cliccando sulla freccia a destra della casella Utilizza questa firma come predefinita. Cliccando invece sul pulsante Seleziona firma si può accedere alla finestra di dialogo che consente di impostare o modificare la firma. Per creare una firma si può cliccare sul pulsante Nuovo e quindi seguire la procedura guidata per indicare il nome della firma e digitare il testo della firma.
Terminata la procedura si può cliccare su Fine e vedere apparire la firma nella casella Firma e nel riquadro di Anteprima. Cliccando su OK si chiuderà la finestra e si renderanno effettive le modifiche. Personalizza l aspetto del messaggio I messaggi di posta elettronica possono essere creati in tre tipi di formato: Testo normale, HTML e Formato RTF. Il primo formato non consente particolari personalizzazioni, mentre gli altri due consentono di inviare messaggi con effetti grafici e di formattazione del testo. In fase di creazione di un nuovo messaggio si può selezionare un particolare formato tra i tre disponibili dalla corrispondente voce nel menù Formato. A seconda del formato selezionato saranno disponibili nel menù Formato o nella barra degli strumenti standard della finestra ulteriori funzioni di formattazione del testo e di grafica (es. effetti grafici o immagini di sfondo), utilizzabili per la personalizzazione del corpo del messaggio. È possibile anche selezionare in partenza un motivo di sfondo per un nuovo messaggio.
Per fare ciò dal menù Azioni (indipendentemente dalla cartella di Outlook in uso) posizionarsi sulla voce Nuovo messaggio di posta elettronica utilizzando e dal menù a cascata che appare selezionare Altri elementi decorativi. Nella finestra di dialogo che appare è possibile selezionare e visualizzare in anteprima un effetto grafico di sfondo. Selezionato l effetto desiderato si può cliccare sul pulsante OK per chiudere la finestra e contestualmente aprire la finestra di composizione di un nuovo messaggio, con lo sfondo personalizzato. In questo caso il messaggio sarà creato in formato HTML, per conservare gli effetti grafici applicati. Ulteriori personalizzazioni possono essere impostate dal comando Opzioni del menù Strumenti. In particolare nella scheda Preferenze cliccare sul pulsante Opzioni di posta elettronica per aprire la finestra di personalizzazione. Al termine cliccare sul pulsante OK per rendere effettive le modifiche apportate o sul pulsante Annulla per annullare l azione in corso. Modelli di messaggio (temi) È possibile salvare un messaggio di posta elettronica come modello, in modo da agevolare la creazione di messaggi ripetitivi di contenuto e aspetto simili. Una volta creato il messaggio da usare come modello, si può selezionare il comando Salva con nome dal menù File nella finestra di composizione del messaggio. Oltre a specificare il nome e la posizione di memorizzazione, è necessario selezionare dalla casella Tipo file la voce Modello Outlook (*.oft). Per creare un messaggio a partire da un modello esistente, nella finestra di composizione del nuovo messaggio si può selezionare la voce Moduli dal menù Strumenti e nel successivo menù a cascata la voce Scegli modulo. Nella finestra di dialogo che appare si può selezionare un modello tra quelli predefiniti o tra quelli creati dall utente. In quest ultimo caso si può cliccare sulla freccia della casella Cerca in e selezionare la voce Modelli utente nel file system, che consente di selezionare il modello desiderato tra le risorse del computer (file con estensione oft); laddove non dovesse essere subito visualizzato, si può cliccare sul pulsante Sfoglia per localizzare la risorsa nel file system. Una volta selezionato il file modello si può cliccare sul pulsante Apri per applicare il modello nella finestra di composizione del nuovo messaggio. Integrazione e utilizzo della posta con altri componenti di Outlook La Rubrica e la cartella Contatti sono funzioni di Outlook strettamente integrate con l ambiente di gestione della posta elettronica.
Per aprire la Rubrica si può cliccare sull omonimo pulsante presente sulla barra degli strumenti Standard. Appare la finestra della rubrica con l elenco dei nominativi memorizzati. Per inviare un messaggio a un destinatario presente in rubrica si può selezionare il nominativo e quindi cliccare sul comando Invia posta nel menù a cascata attivato con un clic sul pulsante Azioni. Si apre così la finestra di composizione di un nuovo messaggio con la casella del destinatario già completata con i dati del nominativo selezionato in Rubrica. È possibile quindi completare il messaggio e cliccare sul pulsante Invia. Analogamente si può procedere dalla cartella Contatti (attivabile con un clic in corrispondenza nell Elenco cartelle o nella barra di Outlook). Selezionato il contatto, si può scegliere il comando Nuovo messaggio al contatto dal menù Azioni, per aprire la finestra di composizione di un nuovo messaggio con la casella del destinatario già completata con i dati del contatto. Sempre dal menù Azioni si può cliccare sul comando Inoltra come vcard, che consente di inviare come allegato di un messaggio di posta elettronica le informazioni del contatto, già formattate come biglietto da visita virtuale, per essere agevolmente aggiunto nella cartella Contatti del destinatario. In questo caso l icona del file vcard appare come allegato nella finestra di composizione del messaggio; bisogna inserire l indirizzo del destinatario prima di inviare il messaggio. Il destinatario di un allegato vcard potrà fare un doppio clic sull icona dell allegato per farlo apparire come finestra di contatto. Cliccando sul pulsante Salva e chiudi l allegato sarà memorizzato come nuovo contatto o come modifica di un contatto esistente (previa conferma di modifica). Il biglietto da visita virtuale (vcard) può anche essere utilizzato per personalizzare la firma. Per fare ciò si deve aprire la finestra di dialogo Modifica firma, con la sequenza di comandi Strumenti>Opzioni>Formato posta>selezione firma>nuovo (o Modifica nel caso di modifica di una firma esistente) e cliccare sul pulsante Nuovo vcard del contatto. Personalizza i menù e le barre degli strumenti Per personalizzare menù e barre degli strumenti di Outlook, si può selezionare la voce Personalizza del menù Strumenti, che apre la finestra di dialogo Personalizza composta da tre schede. La scheda Barre degli strumenti consente di visualizzare altre barre, crearne di nuove o eliminarle. La scheda Comandi consente di aggiungere pulsanti alle barre e comandi ai menù, selezionandoli nell elenco raggruppato per categorie. Per fare ciò si possono trascinare gli oggetti (pulsanti o comandi) dalla finestra Personalizza fino alla barra di destinazione. Per rimuovere un oggetto da una barra visualizzata basta trascinare l oggetto fuori dalla barra tenendo premuto il tasto Alt.
La scheda Opzioni consente infine di controllare le modalità di visualizzazione dei comandi nei menù. Creare cartelle Per organizzare più efficacemente le informazioni e le attività, è possibile aggiungere cartelle personalizzate all elenco delle cartelle standard di Outlook. È bene sottolineare che le cartelle di Outlook possono in generale contenere diversi elementi (messaggi, contatti, ecc.) e quindi devono essere create specificando con precisione il tipo di elemento che dovranno contenere, per evitare involontarie perdite di informazioni. Per aggiungere una cartella all Elenco cartelle, si può selezionare il comando Nuova cartella nel menù a cascata attivato dalla voce Cartella nel menù File. Nella finestra di dialogo Crea nuova cartella bisogna specificare: il nome della cartella nella casella Nome; il tipo di elementi che dovrà contenere nella casella Contenuto cartella (mediante selezione dall elenco attivato con un clic sulla freccia); la posizione nel riquadro sottostante (mediante selezione della cartella di livello superiore che dovrà contenerla). Al termine si può cliccare sul pulsante OK per chiudere la finestra e rendere effettive le modifiche.
Ordinare la posta L ordinamento dei messaggi può aiutare nella gestione degli archivi di posta, fornendo visualizzazioni personalizzate secondo i criteri impostati. La visualizzazione secondo cui far apparire i messaggi di una cartella di posta può essere selezionata dal menù a cascata attivato dalla voce Visualizzazione corrente del menù Visualizza. Indipendentemente dalla visualizzazione scelta, è possibile organizzare in maniera personalizzata i messaggi cliccando sul comando Personalizza visualizzazione corrente nello stesso menù a cascata. Nella finestra Visualizza riepilogo che appare, si può cliccare sul pulsante Ordina e quindi selezionare nella successiva finestra di dialogo i campi (massimo quattro) secondo cui ordinare i messaggi, in ordine crescente o decrescente. Al termine bisogna chiudere le finestre mediante il pulsante OK per rendere effettive le modifiche. Nella stessa finestra si può cliccare invece sul pulsante Cancella tutto per rimuovere eventuali precedenti impostazioni di ordinamento. Se si utilizzano come visualizzazione corrente i tipi di visualizzazione che usano il formato tabella (es. Messaggi), si può cliccare su una delle diverse intestazioni di colonna (Da, Ricevuto, ecc.) per applicare l ordinamento voluto. Impostare le opzioni di visualizzazione Le cartelle di posta possono essere visualizzate secondo diverse modalità di visualizzazione, selezionabili dal menù a cascata attivato dal comando Visualizzazione corrente del menù Visualizza. A seconda dell impostazione di visualizzazione selezionata cambierà l aspetto dell elenco degli oggetti contenuti nella cartella, pur rimanendo comunque integro il numero di oggetti elencati.
Archiviare messaggi di posta Dopo un certo periodo di utilizzo del servizio di posta elettronica possono accumularsi nelle cartelle Posta in arrivo e Posta inviata così tanti messaggi da risultare difficilmente gestibili. Può essere utile pertanto utilizzare la funzione Archivio per compattare una serie di messaggi in un file di archivio (di tipo *.pst) ed escluderli dall elenco dei messaggi contenuti nelle cartelle. Per archiviare un gruppo di messaggi si può selezionare il comando Archivio dal menù File. Si apre la finestra di dialogo del comando. Con l opzione Archivia la cartella e tutte le sottocartelle selezionata, cliccare nel riquadro in corrispondenza della cartella contenente i messaggi da archiviare. Nella casella Archivia elementi antecedenti il si può specificare la data limite del periodo preso in considerazione per l archiviazione; cliccando sulla freccia a destra si apre una finestra calendario in cui selezionare la data limite. Nella casella File archivio è poi possibile specificare la posizione di memorizzazione del file di archivio; cliccando sul pulsante Sfoglia si può sfogliare il contenuto delle unità di memoria per selezionare la posizione. Cliccando infine sul pulsante OK si avvia la procedura di compattazione e archiviazione dei messaggi nel file di archivio.
Per ripristinare i messaggi compattati nella cartella di origine per la normale visualizzazione, si può selezionare il comando Importa ed esporta dal menù File. Si avvia la procedura guidata di reinserimento dei messaggi. All inizio si deve selezionare la voce Importa dati da altri programmi o file e nel passaggio successivo selezionare il tipo File delle cartelle personali (*.pst). Quindi specificare la posizione di memorizzazione del file di archivio e completare la procedura guidata. Filtro È possibile applicare dei criteri di filtro per eliminare alcuni messaggi dalla visualizzazione corrente della cartella in uso. Per applicare i criteri, una volta selezionata la cartella dall Elenco cartelle, si può cliccare sulla voce Personalizza visualizzazione corrente nel menù a cascata attivato dal comando Visualizzazione corrente del menù Visualizza. Nella finestra che appare si deve cliccare sul pulsante Filtro per attivare la corrispondente finestra di dialogo, costituita da tre schede. In particolare nella scheda Messaggi sono disponibili diverse opzioni per applicare i criteri di filtro. Nella casella Cerca il testo si può specificare un testo contenuto nei messaggi da visualizzare (eventualmente specificandone la posizione rispetto al messaggio dalla casella In). Nella casella Da e Inviato a si possono applicare rispettivamente filtri in base al mittente o al destinatario. La casella Il mio nominativo è consente di specificare criteri relativi alla presenza del proprio nominativo in qualche parte del messaggio. Infine la casella Data serve a filtrare i messaggi secondo criteri cronologici. Al termine si deve cliccare sul pulsante OK per completare l impostazione dei criteri e visualizzare i messaggi filtrati.
Navigare nel calendario Il Calendario è una delle cartelle di Outlook, cioè una delle funzioni a disposizione per automatizzare la programmazione degli impegni professionali e privati dell utente. Cliccando sull icona Calendario sulla barra di Outlook, si apre il Calendario, con una finestra organizzata per impostazione standard secondo tre aree principali: l area Appuntamenti, l area di Selezione Data e il Blocco note Attività. Nell area Appuntamenti si possono programmare le attività, selezionando gli intervalli temporali con il mouse (trascinare per selezionare più fasce orarie consecutive). La barra di scorrimento verticale consente di visualizzare tutte le ore della giornata (dalle 00 alle 24) suddivise per fasce orarie di 30 minuti, con colorazione diversa per le ore dopo le 17.00 e prima delle 8.00, supposte fuori dell orario tipico di ufficio. L area Selezione Data consente di selezionare con un clic il giorno in cui fissare gli appuntamenti. Viene visualizzato un piccolo calendario basato su due mesi; per scorrere la visualizzazione sugli altri mesi si possono usare i tasti freccia. Nell area Blocco Note si possono infine inserire delle indicazioni per attività da compiere, collegate alla cartella Attività di Outlook. L uso del Calendario di Outlook si basa essenzialmente su tre termini: 1. Appuntamento = messaggio per sé o per altri riguardante un attività da compiersi a una data ora, che non comporta convocazione di persone o prenotazione di risorse 2. Evento = attività che impegna l utente fuori ufficio per una o più giornate intere 3. Riunione = appuntamento nel quale si richiede la presenza di altre persone
Pianificare appuntamenti ed eventi Per inserire un messaggio di appuntamento, dopo aver selezionato il giorno dell appuntamento mediante la Selezione Data, nell area Appuntamenti della giornata cliccare in corrispondenza dell ora di inizio e quindi digitare l oggetto dell appuntamento. Al termine premere il tasto Invio. È possibile trascinare il mouse su più fasce orarie per selezionare un intervallo temporale più ampio, prima di digitare l oggetto dell appuntamento. È anche possibile trascinare in un secondo momento il bordo superiore o inferiore della fascia oraria ovvero della casella di indicazione dell appuntamento (segnata con un bordo blu), per variare l intervallo temporale dell appuntamento. Per specificare i dettagli dell appuntamento si può fare un doppio clic sulla fascia oraria per aprire la finestra di dialogo di composizione dell appuntamento. In particolare nella casella Oggetto si può inserire (o modificare) l oggetto dell appuntamento. Nella casella Luogo si può digitare o selezionare tra quelli già inseriti (cliccando sulla freccia a destra della casella) un luogo per l appuntamento. Per inserire inizio e fine dell appuntamento si può cliccare sulle frecce a destra delle rispettive caselle e selezionare le date dai calendari che appaiono e gli orari dagli elenchi a discesa. Selezionando la casella Promemoria si attiva la funzione di preavviso automatico, cioè una finestra con un effetto sonoro, che appare se il programma è aperto, secondo l anticipo temporale specificato nella casella adiacente. Se si seleziona l opzione Giornata intera l appuntamento diventa un Evento. Inoltre si può selezionare dall elenco a discesa della casella Mostra periodo come una voce da far risultare per la disponibilità dell utente nel periodo dell appuntamento.
Nel riquadro bianco della finestra si possono infine inserire note di commento per l appuntamento. Dopo aver inserito tutte le informazioni si deve chiudere la finestra cliccando sul pulsante Salva e chiudi, nella barra degli strumenti della finestra. L appuntamento appare così nell area Appuntamenti come casella bordata blu. Per modificare i dettagli dell appuntamento si può fare un doppio clic in corrispondenza. Per variare l ora di inizio dell appuntamento si può trascinare il bordo sinistro della casella (il puntatore diventa una croce a quattro punte); si può modificare la visualizzazione dell area Appuntamenti per spostare per trascinamento l appuntamento in un giorno differente. Per eliminarlo definitivamente si può selezionare l appuntamento e quindi cliccare sul pulsante Elimina della barra degli strumenti standard. L appuntamento sarà collocato nella cartella Posta eliminata, da cui potrà eventualmente essere ripristinato mediante trascinamento sull icona Calendario della barra di Outlook oppure cancellato definitivamente. Promemoria È possibile selezionare nella finestra di composizione di un appuntamento la casella Promemoria, che attiva una finestra di preavviso prima dell orario di inizio dell appuntamento. Dall elenco a discesa della casella corrispondente è possibile scegliere l anticipo temporale secondo cui far apparire il preavviso. Inoltre cliccando sull icona dell audio si apre una finestra di dialogo, che consente di impostare un effetto sonoro, basato su un file audio predefinito o personalizzato. Quando un appuntamento è impostato con un promemoria, nella fascia oraria corrispondente nell Area appuntamenti appare l icona di una campana, affianco al testo dell oggetto dell appuntamento. Stampa del calendario Per conservare un memorandum con la pianificazione degli impegni anche quando non si dispone del computer, si può utilizzare la funzione di stampa del calendario. In particolare è possibile stampare le informazioni secondo diverse modalità e diverse opzioni. Quando è aperta la cartella Calendario, si può cliccare sul comando Stampa del menù File per aprire la finestra di dialogo omonima. La sezione Stampante consente di selezionare e impostare la stampante da utilizzare. La sezione Stile di stampa consente di selezionare con un clic uno tra i cinque possibili stili: Stile giornaliero, in cui le informazioni dei giorni selezionati appaiono disposte in una pagina per ogni giorno; Stile settimanale, con le informazioni di una settimana per ogni pagina; Stile mensile, con un mese per pagina; Stile tre parti, diviso in tre colonne (riportanti rispettivamente: una visualizzazione giornaliera, il Blocco note Attività e una visualizzazione settimanale); Dettagli, con appuntamenti, riunioni ed eventi descritti sotto il giorno di riferimento.
Cliccando sul pulsante Imposta pagina è possibile specificare opzioni di stampa relative ai margini, alle dimensioni di stampa, ecc. Nella sezione Intervallo di stampa si può selezionare l intervallo temporale di riferimento, attivando con un clic sulle frecce i calendari di selezione dei giorni. Infine nella sezione Copie si possono specificare le pagine e il numero di copie da stampare. Prima di avviare la stampa cliccando sul pulsante OK, può essere utile visualizzare l anteprima di stampa cliccando sul pulsante Anteprima. Pianificare gli eventi di più giorni Nella finestra di composizione di un appuntamento è possibile specificare una durata temporale su più giorni, trasformando così l appuntamento in un evento. Dopo aver selezionato la data di inizio dell evento (cliccando sulla freccia a destra della corrispondente casella per far apparire il calendario) si può selezionare con un clic l opzione Giornata intera; spariscono le caselle di selezione dell orario di inizio e fine appuntamento e resta da selezionare il giorno di fine dell evento, attivando il calendario corrispondente con un clic sulla freccia a destra della casella. Per memorizzare infine l evento è necessario chiudere la finestra cliccando sul pulsante Salva e chiudi nella barra degli strumenti della finestra. Configurare le opzioni di stampa del calendario Per stampare la pianificazione degli appuntamenti si può selezionare il comando Stampa del menù File. Nella sezione Stampante della finestra di dialogo che si apre si può selezionare e impostare la stampante da utilizzare. Nella sezione Stile di stampa si può selezionare uno dei cinque stili disponibili e specificare ulteriori opzioni cliccando sul pulsante Imposta pagina, che attiva la finestra di dialogo omonima composta da tre schede. La scheda Formato, che consente di selezionare impostazioni per la disposizione e la formattazione degli oggetti da stampare; la scheda Foglio in cui impostare la dimensione e il tipo di documento da stampare, i margini e l orientamento; la scheda Intestazione/Piè di pagina in cui inserire e formattare informazioni da riprodurre su tutte le pagine. Cliccando sul pulsante OK si rendono effettive le impostazioni effettuate. Tornati nella finestra di dialogo Stampa si può utilizzare la sezione Copie per specificare il numero di pagine e di copie da produrre e la sezione Intervallo di stampa per selezionare l intervallo temporale da prendere in considerazione per la stampa. Un clic infine sul pulsante OK avvia la procedura di stampa.
Personalizza le visualizzazioni del calendario Il Calendario consente di visualizzare le informazioni secondo diverse modalità, che possono essere selezionate dal menù a cascata attivato dal comando Visualizzazione corrente del menù Visualizza. Ad es. si può selezionare nel menù la voce Appuntamenti attivi per avere una visualizzazione che evidenzi gli appuntamenti attivi in forma tabellare. L impostazione standard è quella della visualizzazione Giorno/settimana/mese. In questo caso si può cliccare su uno dei pulsanti presenti sulla barra degli strumenti standard per visualizzare un giorno, una settimana lavorativa, una settimana, un mese. Pianifica gli appuntamenti ricorrenti Alcuni appuntamenti (o eventi) si ripetono con una scadenza ben precisa. In tal caso possono essere programmati come ricorrenti. Durante la composizione dell appuntamento, si può cliccare sul pulsante Ricorrenza, nella barra degli strumenti della finestra. Si apre la finestra di dialogo Ricorrenza appuntamento in cui sono presenti le caselle di inizio, fine e durata dell appuntamento (informazioni eventualmente già specificate nella finestra dell appuntamento). Inoltre nella sezione Criterio ricorrenza si può impostare il tipo di ricorrenza (giornaliera, settimanale, ogni due lunedì, ecc.), mentre nella sezione Intervallo di ricorrenza si può specificare la durata temporale dell intera serie di appuntamenti. Alla fine si deve cliccare sul pulsante OK per tornare alla finestra dell appuntamento e quindi cliccare sul pulsante Salva e chiudi.
È possibile impostare una ricorrenza anche su un appuntamento esistente: un doppio clic sulla fascia oraria per attivare la finestra dei dettagli e quindi cliccare sul pulsante Ricorrenza per procedere come già detto. Per rimuovere la ricorrenza da un appuntamento si può cliccare sul pulsante Ricorrenza nella finestra dei dettagli dell appuntamento e quindi cliccare sul pulsante Rimuovi ricorrenza. Pianificazione, aggiunta e rimozione riunioni Pianificare una riunione significa inviare un messaggio, che contiene già i pulsanti per accettare o rifiutare l invito a partecipare all appuntamento. Per pianificare una riunione si può cliccare sul comando Convocazione riunione, presente nel menù a cascata attivabile dalla voce Nuovo del menù File. Si apre la finestra di composizione dell incontro, simile alla finestra di creazione di un appuntamento. Nella casella A si devono specificare gli invitati alla riunione, che possono essere digitati (come indirizzo di posta elettronica) o selezionati tra i contatti cliccando sul pulsante A. Si apre la finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse, in cui si possono selezionare gli indirizzi nel riquadro a sinistra e cliccare a seconda dei casi sui pulsanti Necessari, Facoltativi o Risorse (che sono indirizzi di posta elettronica riferiti a risorse aziendali come ad es. una sala riunioni) per inserirli nelle corrispondenti caselle. Cliccando su OK si torna alla finestra della riunione. Dopo aver specificato data e ora di inizio e fine della riunione ed eventuali note si può cliccare sul pulsante Invia, per inviare la comunicazione agli interessati. Per modificare successivamente le impostazioni si può fare un doppio clic sulla riunione e apportare le modifiche nella finestra di composizione della riunione.
In particolare per aggiungere o rimuovere partecipanti si può cliccare sul comando Aggiungi o rimuovi partecipanti del menù Azioni, così da riaprire la finestra Seleziona partecipanti e risorse. L aggiunta di contatti si effettua come detto prima, mentre l eliminazione si può fare con il tasto Canc, previa selezione del nominativo da cancellare. Cliccando su OK si torna alla finestra della riunione in cui si deve cliccare sul pulsante Salva e chiudi. Appare una finestra di dialogo in cui selezionare la modalità di comunicazione agli interessati delle variazioni apportate. I destinatari dell avviso di riunione riceveranno un messaggio nella cartella Posta in arrivo, che potranno o meno accettare, utilizzando i pulsanti disponibili nella finestra del messaggio (aperta con un doppio clic). Per rimuovere del tutto una riunione programmata, si può selezionare la casella nell Area Appuntamenti e quindi cliccare sul pulsante Elimina della barra degli strumenti standard. Integrare il calendario con altri componenti di Outlook Quando si inserisce un attività (es. le telefonate da effettuare) in una riga del Blocco note attività della cartella Calendario, questa viene automaticamente riportata nella cartella Attività (visualizzabile con un clic sull icona corrispondente nella barra di Outlook). Per indicare il completamento dell attività, si può selezionare la casella a sinistra dell attività stessa; questa appare barrata sia nel riquadro del Calendario sia nella cartella Attività. Un altro componente fortemente integrato con il Calendario è la cartella Contatti, da cui si possono selezionare i destinatari di una convocazione per una riunione. I nominativi possono essere selezionati cliccando sul pulsante A nella casella dei destinatari della finestra di creazione della riunione. Salvare il calendario come pagina web È possibile salvare il calendario come pagina web (in formato HTML) per renderlo accessibile anche sulla rete Internet. Per aprire la finestra di dialogo di salvataggio, si può selezionare il comando Salva come pagina Web del menù File. Nella sezione Durata si può selezionare l intervallo temporale dalle caselle Data inizio e Data fine. Nella sezione Opzioni si può selezionare l inserimento di dettagli o l aggiunta di un immagine di sfondo. Quindi specificare un Titolo calendario e il Nome file (che potrà essere anche un indirizzo web) e cliccare sul pulsante Salva per completare la procedura e poter visualizzare il calendario mediante un browser (es. Internet Explorer).
Pianificazione risorse Quando si organizza una riunione, oltre a invitare i partecipanti, si possono prenotare risorse aziendali (es. sale riunioni, lavagne, ecc.), che dal punto di vista di Outlook sono dei contatti, cioè degli indirizzi di posta elettronica (verosimilmente gestiti da qualche responsabile dell azienda), in grado di accettare o rifiutare un invito alla riunione, come qualunque altro invitato. Per prenotare quindi una risorsa si deve procedere come per gli altri invitati, cliccando sul pulsante A della casella dei destinatari, nella finestra di composizione del messaggio (aperta dalla sequenza di menù File>Nuovo>Convocazione riunione) per aprire la finestra di dialogo Seleziona partecipanti e risorse. Selezionato il contatto a sinistra si deve cliccare sul pulsante Risorse per inserirlo nella corrispondente casella. Quindi cliccare su OK per chiudere la finestra Seleziona partecipanti e risorse e successivamente sul pulsante Invia per trasferire i messaggi di invito alle cartelle Posta in arrivo degli interessati (partecipanti e risorse), che potranno rispondere accettando o meno l invito. La guida di Outlook e l assistente di Office Outlook, come tutte le applicazioni di Microsoft Office, include le funzionalità dell assistente di Office, che consentono di ricevere suggerimenti sulle modalità di esecuzione delle operazioni e inoltre aiutano a reperire istruzioni dettagliate relative a voci e/o opzioni selezionate. L assistente si presenta come un animazione che appare automaticamente oppure può essere attivata selezionando la voce Mostra l assistente di Office dal menù?. Laddove invece si volesse disattivare la funzione si può scegliere la voce Nascondi l assistente di Office dallo stesso menù di aiuto. Cliccando sull immagine si attiva una finestra di dialogo in cui è possibile formulare una domanda riguardo un compito o un argomento specifico e quindi cliccare sul pulsante cerca per visualizzare il risultato della ricerca, di solito costituito da una serie di argomenti correlati al testo digitato. La consultazione di questi argomenti si basa su una navigazione di tipo ipertestuale, per cui cliccando sulle parole attive (in corrispondenza delle quali il puntatore assume la forma di mano) si salta da una pagina a un altra e usando i pulsanti di navigazione, presenti sulla barra degli strumenti della finestra, si possono scorrere le pagine già visualizzate.