RELAZIONE TECNICA ILLUSTRATIVA I SERVIZI AL CITTADINO E ALLE IMPRESE Il Comune di CALTAVUTURO attraverso il presente progetto intende attivare e rafforzare i servizi offerti al cittadino, per dare maggiore trasparenza al lavoro svolto dalla Amministrazione, semplificare ed aumentare l efficienza di gestione dei processi di lavoro, dare uno stimolo ulteriore al processo di innovazione della pubblica amministrazione. L utilizzo degli strumenti informatici oggetto del progetto in esame, consentiranno di migliorare la gestione dei beni e dei servizi del Comune di Caltavuturo, avendo benefici anche in termini economici. Monitoraggio e riduzione degli sprechi, miglioramento della trasparenza delle attività svolte dalla pubblica amministrazione nei confronti del cittadino, innovazione tecnologica, sono alcuni degli aspetti positivi legati alla realizzazione del progetto. Gli obiettivi descritti poc anzi si potranno raggiungere attraverso l applicazione dei seguenti interventi: A. L istituzione dell Ufficio Relazioni con il pubblico informatizzato (URP digitale) B. Il sistema di archiviazione e gestione documentale UFFICIO PER LE RELAZIONI CON IL PUBBLICO Odiernamente l ufficio per le relazioni con il pubblico (URP) riveste un importanza fondamentale sia nell instaurare e mantenere i rapporti comunicativi e informativi con il cittadino, sia nell adoperarsi per favorire la circolazione delle informazioni all interno del Comune. Il Comune di Caltavuturo attraverso la rimodulazione del progetto, propone il potenziamento dell ufficio per le relazioni con il pubblico (URP) attraverso lo sviluppo di servizi informatici digitali che lo coinvolgono come protagonista, insieme all ufficio del protocollo informatico, nella gestione delle informazioni digitali in entrata e in uscita dall Ente, e nel rapporto di informazione digitale con il Cittadino, le Imprese e gli altri Enti. Attraverso una piattaforma software sviluppata con tecnologia web, e realizzata in conformità agli standard W3C, si consentirà l utilizzo dell applicazione in maniera collaborativa da parte di più stazioni di lavoro indipendentemente dalla loro posizione fisica sulla rete. L applicazione avrà quindi un front-end operativo attraverso il Portale dell Ente, ed un back-end presso le stazioni di lavoro. Si attiveranno i seguenti servizi: 1) Servizio di Promozione/Pubblicità, è il servizio che si occupa della informazione e pianificazione dei mezzi di comunicazione e stampa di ogni settore dell'amministrazione verso i cittadini; 1) Servizio di Informazione, Comunicazione e Relazione con i cittadini, è l'area che "contiene" lo sportello telematico dedicato al Cittadino e alle sue richieste e segnalazioni. Il sistema si basa su una architettura web di tipo client-server a n livelli con piattaforma di riferimento del server, che, proponendo un architettura a componenti basati su standard aperti ed una elevata capacità di modularizzazione, è dotata di strumenti per l integrazione, la sicurezza e l autenticazione che offrono una maggiore scalabilità ed una portabilità totale, indipendentemente 1
dalla piattaforma hardware utilizzata. Il vantaggio principale di questo tipo di architettura è che non è necessario installare nessun tipo di software sul client, che sarà indipendente sia dalla piattaforma utilizzata che dalle problematiche di accesso a livello dati. E una piattaforma informatica web-based per l acquisizione dei dati, l automazione e la gestione del flusso dei documenti aziendali. 1) L applicazione permetterà di gestire qualsiasi tipo di informazione proveniente da fonti diverse, l assegnazione permette di affidare il documento ad un ufficio o singolo utente per la sua lavorazione o semplice visione e in particolare: - Fornire informazioni di carattere generale sui servizi comunali e rilasciare a modulistica necessaria; - Raccogliere segnalazioni e proposte da parte dell'utenza; - Fornire informazioni di carattere generale di altri Enti Pubblici; - Ascoltare e orientare il cittadino al fine di porlo nelle condizioni di usufruire di tutte le opportunità offerte dall'amministrazione comunale; - Fornire risposte telefoniche alle richieste di informazione e orientamento; - Fornire il nominativo del responsabile dell'ufficio a cui rivolgersi e gli orari dell'ufficio interessato, laddove si renda necessario un esame più tecnico e più approfondito della pratica; - Rilasciare modulistica varia via email. 1 livello - Richieste certificati e documenti con firma digitale da inoltrare ai vari uffici. 2 livello L accesso alle funzionalità è completamente regolato in funzione della pianta organica dell azienda e del profilo dell utente, con la possibilità di memorizzare i rapporti gerarchici nel pieno rispetto delle norme sulla privacy. Benefici immediati quali l abbattimento dei costi e l aumento della produttività si otterranno eliminando gli elementi cartacei durante i processi lavorativi e fornendo un accesso immediato ai dati aggiornati in tempo reale, anche da sedi remote, in modo da offrire miglioramenti durante la fase decisionale. I costi sono stati rimodulati secondo il seguente schema: - Installazione e configurazione del sw e del database (Database Open Source); - configurazione iniziale caricamento dei contenuti di startup coadiuvati dal personale interno; - formazione sul prodotto on line o teleassistenza; - assistenza tecnica tramite teleassistenza - Server e apparati di rete con minore capacità e prestazioni - Utilizzo di licenze software Open Source per la postazione computer 2
URP - Ufficio Relazioni con il Pubblico Prodotti, servizi Costo Unitario quantità totale 400,00 1 400,00 software installato nella postazione che dovrà assolvere ad almeno tre funzionalità: 1. un sistema di crm che consenta di tenere traccia di tutte le relazioni tra il comune e i singoli uffici e i cittadini, mantenendone la storia e gestendo lo stato delle singole richieste; 2. un Wiki che consenta di organizzare e aggiornare tutte le informazioni utili ad assolvere le richieste dei cittadini e contiene tutta la modulistica da scaricare e stampare; 3. un sistema che consenta di raccogliere le tipologie di richieste e la loro frequenza che sia in grado di produrre statistiche utili ad organizzare il lavoro dell URP. Installazione e configurazione software base 100,00 1 100,00 Installazione e configurazione database 100,00 1 100,00 Configurazione del software (definizione degli 300,00 1 300,00 utenti, privileggi, personalizzazione interfaccia utente, ecc. Formazione del personale n.1 lezione 100,00 1 100,00 Fornitura e installazione di pc - desktop con le seguenti caratteristiche: - Intel Core i5 dual-core a 2,5GHz - 4GB di memoria RAM - Disco rigido da 500GB - tastiera, mousse, - monitor led da almeno 21 pollici - stampante multifunzione laser a4 con scanner, - lettore di smart card; compreso di sistema operativo adeguato e relative licenze; 1.300,00 1 1.300,00 Fornitura e installazione di: - N.1 server in grado di sostenere le funzionalità necessarie al supporto della postazione, formato da un server virtualizzato su una macchina multiprocessore con almeno 8 core, 32 GB RAM e 4 TB di memoria di massa, compreso sistema operativo con le relative licenze, tastiera e monitor; - fornitura e installazione di quanto necessario a connettere la postazione con l infrastruttura preesistente di rete del comune, compreso ogni onere per rendere funzionante a regolare d arte la connettività della nuova postazione N.1 intervento di assistenza tecnica, manutenzione successivo alla installazione e funzionamento della postazione. 2.750,00 1 2.750,00 50,00 1 50,00 Totale 5.100,00 3
IL SISTEMA DI ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE - DMS (DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) Il progetto, ha l obiettivo di ottimizzare la gestione dei documenti e i processi di comunicazione interni ed esterni all Ente, attraverso sistemi archiviazione digitale e gestione documentale con l utilizzo di workflow. Il risparmio nella rimodulazione è dato principalmente nella scelta di realizzare un sistema di archiviazione digitale e gestione documentale semplice e non sostitutiva. Questo apporta un risparmio cospicuo dei costi sia nella struttura hardware che software I vantaggi derivanti dall adozione di sistemi di archiviazione digitale: - Facilità e rapidità di consultazione degli archivi con notevole risparmio di tempo; - Riduzione volumetrica occupata dai documenti (tutto su cd rom/ dvd o su un server) e riduzione degli spazi dedicati (meno locali da adibire ad archivio). - Risparmio sui costi vivi toner, cancelleria (carta, cartelle, raccoglitori, ecc.), consumi (fotocopiatrice); - Riduzione dei costi di gestione del personale dedicato alla ricerca dei documenti archiviati e dei locali/archivio. - Inalterabilità dei documenti che vengono garantiti dalle alterazioni dovute al passare degli anni, dagli imprevisti accidentali (incendi e allagamenti), dallo smarrimento, dalla manomissione. - Possibilità di condivisione dei documenti e consultazione simultanea in tempo reale (non più fotocopie superflue) ed efficienza gestionale. - Riservatezza: l accesso ai documenti è consentito solo a coloro che sono abilitati. - Portabilità: gli archivi digitali possono essere interamente trasportati in un cd o consultati via web; i documenti utili possono essere estratti ed inviati via e-mail o fax o salvati su una chiave usb; - Possibilità di implementazione: Protocollo informatico, integrazione con le procedure comunali, fax, posta elettronica, ecc. - Governo e tracciabilità dei passi di redazione di un documento (workflow); - Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati. Il software per la gestione documentale, è creato proprio con lo scopo di integrare in un unico sistema coerente e di semplice utilizzo la cattura, l organizzazione, l indicizzazione, l utilizzo, la ricerca, lo storing, la trasformazione e la pubblicazione di contenuti e di documenti, relativi ai processi interni alle organizzazioni. Il software di gestione documentale consente di collaborare sul contenuto, con nuove funzioni sociali come aggiornamenti di stato, flussi di attività dei contenuti e ricerca. Permette facilmente agli utenti di tracciare le versioni principali e meno importanti di documenti con una traccia di controllo e consente l anteprima dei tipi di file popolari (come i documenti Microsoft Office, i PDF e le immagini) direttamente, senza doverli scaricare. I costi sono stati rimodulati secondo il seguente schema: 4
- Installazione e configurazione del sw e del database, con l utilizzo in parte di software open source da personalizzare; - configurazione iniziale e caricamento dei contenuti di startup coadiuvati dal personale dell Ente; - formazione del personale sul prodotto in teleassistenza; - assistenza tecnica tramite tele-assistenza; - Server con minore capacità e prestazioni; - Utilizzo di licenze software Open Source per la postazione computer Scanner documentale più adeguato economicamente. ARCHIVIAZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE Prodotti, servizi Costo Unitario quantità totale 487,00 1 487,00 Il software che sarà installato nella postazione dovrà avere la funzione di: - integrare in un unico sistema coerente e di semplice utilizzo la cattura, l organizzazione l indicizzazione, l utilizzo, la ricerca, lo storing, la trasformazione e la pubblicazione di contenuti e di documenti, relativi ai processi interni alle organizzazioni. - consentire di collaborare sul contenuto, con nuove funzioni sociali come aggiornamenti di stato, flussi di attività dei contenuti, ricerca; - permettere facilmente agli utenti di tracciare le versioni principali e meno importanti di documenti con una traccia di controllo, - consentire l anteprima dei tipi di file popolari (come i documenti Microsoft Office, i PDF e le immagini) direttamente, senza doverli scaricare, - consentire, come le regole basate su cartelle di Outlook o Gmail, agli utenti di creare da soli semplici workflow di documenti Installazione e configurazione software base 100,00 1 100,00 Installazione e configurazione database 100,00 1 100,00 Configurazione del software (definizione degli 750,00 1 750,00 utenti, privileggi, personalizzazione interfaccia utente, ecc.) Formazione del personale n.1 lezione 150,00 1 150,00 Fornitura e installazione di pc - desktop con le seguenti caratteristiche: - Intel Core i5 dual-core a 2,5GHz - 4GB di memoria RAM - Disco rigido da 500GB - tastiera, mousse, - monitor led da almeno 21 pollici - stampante multifunzione laser a4 con scanner, - lettore di smart card; compreso di sistema operativo adeguato e relative licenze; 1.300,00 1 1.300,00 Scanner documentale con le caratteristiche riportate sotto 1.500,00 1 1.500,00 Server nas Backup 600,00 1 600,00 5
Fornitura e installazione di: - N.1 server in grado di sostenere le funzionalità necessarie al supporto della postazione, formato da un server virtualizzato su una macchina multiprocessore con almeno 8 core, 32 GB RAM e 4 TB di memoria di massa, compreso sistema operativo con le relative licenze, tastiera e monitor; - Trasferimento della cabina connessioni, dalla posizione attuale alla stanza A (come da disegno allegato), compresa la fornitura di ogni onere per rendere funzionante a regolare d arte la connettività della nuova postazione. N.1 intervento di assistenza tecnica, manutenzione successivo alla installazione e funzionamento della postazione. 6.350,00 1 6.350,00 50,00 1 50,00 Totale 11.387,00 Caratteristiche tecniche, scanner documentale ad alta velocità da tavolo con alimentazione a foglio singolo Risoluzione ottica Sorgente luminosa Lato scansione Velocità di scansione Requisiti di alimentazione FORMATO DOCUMENTI Larghezza Lunghezza Spessore Modalità documenti lunghi Scansione di cartoncini Business Card Separazione della carta Capacità di alimentazione 600 dpi LED RGB Fronte, retro e fronte/retro Verticale (A4) - Bianco e nero/scala di grigi: 200/300 dpi, 40 ppm/80 ipm - A colori: 200 dpi, 300 dpi: 40 ppm/80 ipm 100-240 V CA (50/60 Hz) 50,8-216 mm 54-356 mm Percorso a U: 0,04-0,15 mm (27-128 g/m²); lineare: 0,04-0,3 mm (27-255 g/m²) Massima 3000 mm (funzione supportata dall'alimentazione lineare) 54 x 86 x 1,4 mm (scansione di cartoncini goffrati supportata) 50,8 x 91 mm - Spessore: 380 g/m²; massimo 0,45 mm (funzione supportata dall'alimentazione lineare) Rullo ritardante (rullo separatore con funzione di capovolgimento) 50 fogli (80 g/mq) Tutti i costi si intendono compresi di tutti gli oneri fiscali. Il R.U.P. F.to geom. Pietro Monteleone 6