MANUALE PER L UTILIZZO DEL GESTIONALE ONLINE DELL A.S.D. VERTIGO Indice 1. Login 2. Gestione Apertura 3. Movimento Entrata Movimento Uscita 4. Memo 5. Valori Istituzionali 6. Piano dei Conti 7. Elaborazioni 8. Scarpe Diem 9. SMS 10. Newsletter 11. C.O.N.I. / F.A.S.I. 12. Utility del sistema
1. LOGIN La prima videata che si presenta all utilizzatore di questo gestionale è quella dedicata al Login (accreditamento). Per poter accedere inserire i dati richiesti nei textbox del form e cliccare su Accedi. In caso di inserimento di dati errati o di tentativo di intrusione nel sistema attraverso altre pagine del gestionale il sistema prevede al reindirizzamento alla pagina di Login errata. 2. GESTIONE APERTURA 2.1 Inserimento ingressi Form ideato per una celere gestione del dato. Con un click sul pulsante scelto il sistema registra il movimento in contabilità. Il valore dei pulsanti è previsto dalla gestione Valori Istituzionali illustrata nel paragrafo dedicato di questa guida. Nella seconda parte in basso della videata si troveranno le registrazioni effettuate nella data della apertura in ordine cronologico discendente. L impossibilità di cambiare la data è dovuto alla non necessità in quanto l utilizzo del programma è contestuale all apertura della sala.
In caso di tesseramento socio si aprirà una parte dedicata in cui selezionare dalla select il nominativo corretto e gestire così anche l elenco dei tesserati per anno (consultare anche la sezione 2.6 Elenco tesseramenti per anno ). Viene evidenziata la data di nascita del nominativo sia per il controllo sull età e sia come diversificazione nominativo in caso di omonimia. Cliccare su Registra per concludere l operazione. 2.2 Scheda nuovo associato La scheda nuovo associato è il form per l inserimento di tutti i dati relativi alla persona che si iscrive all associazione per la prima volta. Maggiori sono i dati e maggiore è la possibilità di mantenere il contatto. Previsto anche l elenco dei tesseramenti nelle stagioni sportive passate (dati disponibili solo dal 2010 in avanti).
2.3 Elenco associati e gestione In questa videata è possibile trovare l elenco completo di tutti i nominativi inseriti negli anni degli associati al Vertigo. Grazie alla select iniziale si può cambiare il parametro di estrazione dati e elaborazione. Grazie alle azioni sulla destra si può: - modificare i dati - eliminare la scheda - vedere i dettagli 2.4 Gestione Cassa-Banca Videata per la chiusura giornaliera della cassa. Selezionare la data in cui si effettua il prelievo e cliccare su Visualizza. Verrà creato un elenco riepilogativo di tutti i movimenti registrati in quel giorno (non solo derivanti dall apertura sala). Un totalizzatore è presente al fondo dell elenco. Nella zona intermedia che viene visualizzata dopo aver cliccato su Visualizza è possibile inserire il valore del prelievo ed una campo note in
caso di dettagli al riguardo del prelievo. Cliccare su Inserisci per registrare il prelievo dopo aver compilato i campi necessari. 2.5 Elenco movimenti Cassa-Banca Nuovo strumento per tenere sotto controllo i versamenti dalla cassa alla banca. Selezionare la data desiderata dalla quale estrarre tutti i movimenti di Cassa-Banca registrati in precedenza. Cliccare su Visualizza per creare l elenco. Questo elenco da la possibilità di modificare o eliminare i movimenti registrati tramite le diciture che si trovano a fianco delle date dei movimenti come da immagine esempio a seguire. 2.6 Elenco tesseramenti per anno Altra novità legata ai tesseramenti. Ora diventa possibile visionare l elenco dei tesserati in ogni anno a partire dal 2010 in poi. Questo strumento sostituisce l elenco cartaceo con la differenza che non vengono evidenziati i nominativi che non hanno ancora pagato. Per poter quindi effettuare il controllo semplicemente
si può effettuare una ricerca del nominativo. In caso questo non esista, la persona davanti a voi non ha ancora effettuato il tesseramento. Per effettuare la ricerca tenere premuto Ctrl+F (ricerca del browser attivata), scrivere il nome od il cognome e procedere alla verifica. 3. MOVIMENTO ENTRATA MOVIMENTO USCITA 3.1 Nuovo In questa guida la gestione dei movimenti entrata e movimenti uscita è stata unificata in quanto sono le medesime (tranne il fatto che i movimenti entrata evidenziano conti di entrata e viceversa). Con questo form vengono inseriti tutti i movimenti diversi da quelli della singola serata. I costi (fatture di acquisto, rimborsi, sconti a soci, ) si registrano in questa sezione e data la contabilità per cassa (tipica di un Associazione Sportiva Dilettantistica) il programma presuppone l uscita di cassa nel momento della registrazione. Inserire quindi la data della fattura (o rimborso, sconto a socio, ) e compilare i campi. Cliccare sul pulsante Inserisci per terminare l operazione. 3.1 Modifica / Elimina Videata per modificare o eliminare un movimento precedentemente inserito in modo errato. Anche in questo caso i movimenti entrata ed uscita sono trattati nello stesso modo. Infatti la prima selezione riporta ciò evidenziato nella seguente immagine:
Selezionando passo a passo le successive select si otterrà l elenco desiderato. I pulsanti sulla destra visualizzeranno il dettaglio, la modifica o l eliminazione del movimento. Il dettaglio è una semplice visualizzazione dettagliata del movimento richiesto. L eliminazione avverte che l utente sta per cancellare definitivamente dal database il movimento richiesto. La modifica invece presenta l immagine che segue. Il sistema richiede di ricompilare i dati del movimento. In caso di diversità del dato rispetto al primo inserimento l utente deve compilare il campo mentre se volesse, per celerità, riscrivere il medesimo dato, è possibile cliccare sul simbolo dell uguale presente a destra del campo. Per ultimare l operazione cliccare su Modifica.
4. MEMO 4.1 Gestione Memo La gestione dei memo (memorandum) è la prima che si incontra quando l utente effettua il login. La funzione è quella di una scrivania in cui trovare appunti per la gestione dell associazione di qualsiasi natura. In una videata unica si trovano in alto la possibilità di inserire un nuovo memo compilando i campi presenti mentre in basso è riportato l elenco dei memo attivi suddivisi per inserimento in ordine cronologico. Di fianco ad ogni inserimento troverete le scritte Modifica ed Elimina che permettono di modificare od eliminare il memo corrispondente grazie ad una videata successiva. Il pulsante Inserisci conclude l operazione di inserimento. 5. VALORI ISTITUZIONALI 5.1 Aggiorna Ricavi Istituzionali L immagine che segue riporta la videata raggiungibile da questa voce di menù. Tutti gli inserimenti gestiti dall Inserimento ingressi (2.1) recuperano i valori dal database gestiti da questa videata. Le sezioni sono tre in quanto tre sono i gruppi di clientela in cui catalogare ogni associato. Ogni campo presente in questo form registra il valore nel rispettivo settore. La procedura è un continuo aggiornamento. Proprio per questo è presente in fondo alla pagina il solo pulsante Aggiorna per completare l operazione.
6. PIANO DEI CONTI 6.1 Visualizza Piano dei Conti Questa voce di menù mostra tutto l intero piano dei conti della contabilità gestita da questo gestionale. Il piano dei conti (in ragioneria) è l elenco di tutte le voci (di costo e di ricavo) che formano il bilancio aziendale. Nella contabilità di un azienda troviamo altre voci che non vengono qui riportate in quanto non vengono utilizzate per la contabilità di un associazione sportiva dilettantistica. 6.2 Nuovo Mastro La contabilità aziendale è formata da due grandi gruppi: ricavi e costi. Ogni gruppo al suo interno ha tante voci che vengono racchiuse in altri gruppi ovvero i mastri. In questa sezione è possibile inserire un nuovo mastro ovvero un nuovo gruppo (per facilitare la comprensione). Ogni mastro ha la caratteristica di racchiudere in se voci simili tra loro. Troveremo quindi nei Ricavi Istituzionali gli ingressi singoli ed i tesseramenti ma non i contributi comunali o la vendita di scarpette. 6.3 Modifica / Elimina Mastro La modifica o l eliminazione del mastro sono operazioni delicate. La modifica cambia la descrizione ed il segno (+ o -) delle voci all interno di esso. Ciò significa alterare fortemente la struttura del bilancio. L eliminazione invece cancella tutte le registrazioni appartenenti a questo gruppo/mastro dal database della contabilità definitivamente creando una perdita di dati importante. Il sistema prevede una serie di backup ai quali però non occorre fare affidamento o meglio queste operazioni di modifica e d elimina mastro devono essere operate solamente da un utente esperto del settore. 6.4 Nuovo Conto Abbiamo appena parlato dei mastri e del piano dei conti e già accennato quindi all esistenza di tante voci di costo e di ricavo. Questi sono i conti. I conti sono il dettaglio finale della struttura del bilancio. In essi vengono registrate le fatture o i movimenti di prima nota. La somma di tutte i conti (positivi e negativi) seguendo la loro natura (costi o ricavi) determina l utile o la perdita d esercizio. Generare un nuovo conto è un operazione semplice: basta selezionare la natura (costo o ricavo) e il mastro di appartenenza (scegliendo la natura il programma presenterà solo i mastri facente parte di essa). A quel punto è sufficiente inserire la descrizione del nome del conto. Attenzione: non creare un numero eccessivo di nuovi conti in quanto il sistema non prevede di nascondere i conti a zero durante l elaborazione del bilancio. Per evitare quindi bilanci eccessivamente lunghi e con molte voci a zero consigliamo di utilizzare al meglio le voci già esistenti. 6.5 Modifica / Elimina Conto La modifica o l eliminazione del conto sono anch esse operazioni delicate. Le regole sono pressoché le medesime del punto 6.3 di questa guida. Consigliamo quindi di effettuare queste operazioni solo ad un utente esperto del settore.
7. ELABORAZIONI 7.1 Dettaglio Conto Con questa voce di menù l utente ha la possibilità di fare un estratto conto di un conto, ovvero una lista di tutte le operazioni avvenute in un certo lasso di tempo (scelto dall utente) in quella voce di bilancio scelta. L immagine riportata sotto ne è un esempio. 7.2 Elenco Entrate / Elenco Uscite Analizziamo insieme le due voci di menù in quanto si tratta del medesimo principio ma con la differenza che cliccando su Elenco Entrate il sistema prevede in automatico la selezione di soli movimenti positivi e viceversa. A differenza del punto 7.1 con queste elaborazioni l utente non ha la possibilità di scegliere un conto dettagliato ma semplicemente richiede al sistema tutti i movimenti positivi (entrate) o negativi (uscite) avvenute in un lasso di tempo prescelto dall utente stesso come riporta l immagine che segue.
7.3 Elabora Bilancio L elaborazione più importante di questo gestionale è l elaborazione del bilancio. Questo sistema prevede una selezione iniziale delle date di cui si desidera analizzare l andamento economico. Infatti il bilancio potrebbe essere richiesto non solo annualmente ma anche trimestralmente o mensilmente. Inoltre la flessibilità delle date permette di analizzare la stagione singola, da luglio a giugno, piuttosto che il bilancio vero e proprio, da gennaio a dicembre. L utility è molto facile da usare: selezionare le date e cliccare su Visualizza. 8. SCARPE DIEM 8.1 Vai alla gestione Cliccando su questa voce di menù avviene un reindirizzamento alla gestione Scarpe Diem. Questa utility protetta da password non è attiva al momento in quanto i rapporti con il Bshop di Torino per la risuolatura delle scarpette sono state stoppate per difficoltà nostra di gestione. Una guida per la gestione di questo servizio è presente all interno delle pagine del reindirizzamento. 9. SMS 9.1 Nuovo SMS È possibile con l hosting attuale (luogo in cui risiede il dominio vertigoclimb.com) comprare pacchetti di SMS da inviare singolarmente o a gruppi. Questo venne attivato qualche anno fa e tuttora è funzionante. L utilizzo
avviene soprattutto in occasione della gara annuale della palestra per raggiungere tutte le persone potenzialmente interessate oltre ai canali quali newsletter, facebook, Qui di seguito riportiamo la videata in cui si nota la semplicità di utilizzo: inserimento dei dati in base alla selezione Numero semplice (per singoli invii) o Rubrica (per invii di massa). Per terminare l operazione cliccare su Invia Messaggio. 10. NEWSLETTER 10.1 Nuova Newsletter Con questa voce di menù si raggiungono le pagine per l invio della newsletter. Inizialmente viene proposto l intero elenco dei nominativi degli associati (di tutti gli anni Vertigo) con la possibilità di escludere uno di essi cliccando sul flag a dx di esso. Questo elenco viene elaborato in base all esistenza di un indirizzo email nella scheda associato e se è stato attivato con il si il campo accetta newsletter. In alto viene riportato anche il numero totale di nominativi a cui verrà inviata la newsletter. Ricordiamo che molti indirizzi potrebbe essere obsoleti o mal compilati dagli associati e quindi mal inseriti nel sistema. In fondo alla pagina è possibile proseguire cliccando su Prosegui >>> (la select per il caricamento di un modello salvato è una funzione avanzata e comunque difficilmente utilizzabile). Nella pagina a seguire troviamo il form per la compilazione vera e propria della newsletter. In alto l oggetto dell email ed in fondo il piedino dell email (classica e necessaria frase per l eventuale richiesta da parte dell associato di essere cancellato dall elenco newsletter). In mezzo si trova il corpo dell email. Consigliamo di comporre la newsletter in Word od un programma in cui formattare già il testo a propria scelta piuttosto che utilizzare i tools presenti e di copiare all interno il testo già definitivo (al posto delle scritte Inserire il testo o una foto questi box sono eliminabili o replicabili - rimane obbligatorio lasciarne almeno uno e scrivere al suo interno). La gestione immagini permette di inserire immagini all interno della newsletter. Cliccando su di esso si aprirà un nuovo box. Selezionare dal computer un immagine e caricarla sul server.
Quando riappare trascinare l immagine nella pagina principale all interno al posto delle scritte Inserire il testo o una foto e rilasciare il mouse. L immagine viene così incorporata nella newsletter. Terminare la newsletter cliccando su Invia email. L invio di prova invia la medesima email a due indirizzi presenti di default nella pagina e non modificabili (indirizzi dei responsabili di questa gestione). Il Salva layout è una funzione avanzata e poco utilizzata (e utile). 11. C.O.N.I. / F.A.S.I. 11.1 Dati utili C.O.N.I. e F.A.S.I. Una videata per raggiungere facilmente tutti i parametri per il dialogo con la C.O.N.I. e la F.A.S.I. come l immagine che segue riporta. Il sistema prevede un continuo aggiornamento di questi dati nel database in caso di cambiamento cliccando su Aggiorna.
12. UTILITY DEL SISTEMA 12.1 Gestione utenti La gestione utenti permette l inserimento, la modifica e l eliminazione di un nuovo utente del gestionale e soprattutto l assegnazione del livello (amministratore o utente con restrizioni). Utilizzare i comandi presenti come descritto anche negli altri capitoli di questa guida. 12.2 Cambia utente Questa voce di menù riporta l utente alla pagina del login per cambiare l utente in corso di utilizzo. Questo per gli amministratori in caso di utilizzo del proprio profilo durante la gestione della sala per operare ove autorizzato e riportare l utente con restrizioni al termine delle operazioni da effettuare in modo da non compromettere i dati sensibili del database.