WEB SEMINAR Dettaglio servizio
INTRODUZIONE L organizzazione di un web seminar prevede diverse e ben distinte fasi che iniziano con la promozione dell evento e si concludono con i report relativi alle attività svolte. Esperienza, professionalità e conoscenze tecniche specifiche sono fondamentali quanto gli strumenti software e hardware e il coordinamento di più figure professionali e la loro interazione con il cliente sono elementi essenziali per la buona riuscita di un evento live. Semplicità d uso è invece la parola chiave riservata al relatore e a coloro che seguiranno l evento da casa o dall ufficio. Per partecipare a un web seminar come relatore è infatti sufficiente un computer, una webcam un microfono e un collegamento (adsl) a Internet, mentre, per seguirlo come spettatore, è sufficiente collegarsi a un link senza dover installare alcun plugin. Suddivise in tre macro aree (PROMOZIONE, EVENTO e REPORTISTICA) quelle che seguono sono le fasi e i corrispettivi servizi offerti dalla nostra azienda per la realizzazione di un web seminar.
PROMOZIONE La buona riuscita di web seminar comincia con questa fase. La nostra azienda mette a disposizione l esperienza dei propri collaboratori per la redazione della notizia e del materiale necessari alla promozione dell evento. Attraverso il proprio sito web, o appoggiandosi alla nostra rete di collaboratori, il cliente può mettere a disposizione di coloro che sono interessati all iniziativa il materiale informativo riguardante l evento e il modulo d iscrizione che servirà per accedere alla diretta.
ISCRIZIONE Attraverso un link da noi fornito, le persone interessate all evento possono accedere direttamente al modulo di iscrizione le cui domande sono personalizzabili in base alle esigenze del committente. Attraverso questo strumento è infatti possibile, già dall inizio, conoscere alcuni aspetti dei partecipanti permettendo in questo modo al relatore di preparare il proprio intervento anche in base a queste informazioni.
GESTIONE ISCRIZIONI La gestione delle iscrizioni ci consente di fornire in qualsiasi momento numero e nomi degli iscritti all evento. Questa può essere un ulteriore utile indicazione per il relatore che ancor prima di iniziare il proprio intervento sa con chi dovrà confrontarsi. È inoltre possibile bloccare l accettazione delle domande di iscrizione qualora, ad esempio, sia stato raggiunto un numero sufficientemente alto di iscritti.
GESTIONE ISCRIZIONI La nostra azienda segue quanti desiderano partecipare a un web seminar dall inizio sino alla sua conclusione contattandoli via e-mail in diversi e ben pianificati momenti: Notifica dell avvenuta richiesta di iscrizione Conferma o non accettazione dell iscrizione Indicazione delle modalità di accesso alla piattaforma per seguire l evento Promemoria del giorno e dell ora di inizio dell evento (un giorno prima e alcune ore prima) Richiesta di valutazione, a tutti i partecipanti, della qualità dell evento Richiesta di motivazione, a chi non si è collegato pur essendosi iscritto, della mancata partecipazione.
ASSISTENZA TECNICA AL RELATORE Grazie all esperienza maturata durante i numerosi eventi organizzati, siamo in grado di seguire il relatore sin dalla preparazione della presentazione fornendo linee guida, modelli di esempio e assistenza telefonica. La modalità di comunicazione e fruizione attraverso Internet è infatti diversa da quella utilizzata per le lezioni frontali. Sintesi e chiarezza sono le parole chiave e attraverso questo servizio possiamo aiutare il relatore nella preparazione o nell adattamento della sua presentazione. GRAFICA La presentazione, comunemente realizzata in Power Point, deve rispondere a determinati criteri di chiarezza e usabilità. Molto spesso, infatti, si vedono presentazioni troppo ricche di contenuti, graficamente non piacevoli o non coerenti con l argomento trattato. I nostri grafici sono in grado di creare una veste grafica ex novo o apportare le modifiche necessarie a quella già in uso.
SIMULAZIONE DELL EVENTO Al fine di garantire il miglior risultato possibile durante la diretta, è necessario effettuare una prova generale con tutti coloro che saranno coinvolti nell evento. Dopo aver verificato il corretto funzionamento della postazione usata dal relatore, si passa alla spiegazione dell interfaccia per passare poi alla simulazione dell intero evento. In questo modo si possano provare praticamente gli strumenti (video, chat e sondaggi) che, in tempo reale, permetteranno l interazione con quanti seguiranno da casa mantenendo in questo modo più alto il livello di interesse.
EVENTO LIVE Parte centrale dell intero servizio, la diretta è il momento in cui il relatore può parlare e interagire in tempo reale con tutti coloro che si sono collegati utilizzando gli strumenti presenti in piattaforma.
EVENTO LIVE La gestione della diretta non prevede solo la ripresa audio e video del docente. È necessaria una regia per: comunicare con il relatore dandogli indicazioni di vario tipo (scansione del tempo, indicazioni tecniche) filtrare le domande in ingresso rispondere direttamente a quegli utenti che hanno difficoltà tecniche con l uso dell interfaccia modificare l interfaccia della presentazione a seconda delle necessità (relazione, domande, sondaggi) registrare l evento Oltre alla regia, per tutta la durata della diretta, è presente un servizio di assistenza tecnica telefonica per tutti coloro che riscontrano difficoltà di collegamento.
REPORT Al termine dell evento siamo in grado di fornire tutti i dati relativi a: numero dei partecipanti numero degli iscritti grafico di andamento delle presenze risultati del test di gradimento inviato a coloro che hanno partecipato motivazioni della mancata partecipazione di quanti, pur essendosi iscritti, non hanno partecipato Il giorno successivo al web seminar forniamo il link della registrazione dell evento e, qualora il relatore dia il permesso, la presentazione utilizzata in formato PDF unitamente ad eventuali materiali da scaricare.