Posta Elettronica Certificata Manuale di amministrazione semplificata del servizio PEC di TI Trust Technologies Documento ad uso pubblico Pag. 1 di 33

Indice degli argoment nti 1 Introduzione... 3 2 Caratteristiche generali del servizio di Provisioning... 3 2.1 Le componenti logiche della soluzione... 3 2.1.1 Cliente... 3 2.1.2 Dominio di posta elettronica certificata... 3 2.1.3 Mailbox... 3 2.1.4 Utente... 4 2.1.5 Liste di Distribuzione... 4 3 Manuale Provisioning... 5 3.1 Login e Navigazione nelle pagine... 5 3.1.1 Login... 5 3.1.2 Help in linea... 9 3.1.3 Uscita... 9 3.2 Accesso alla Webmail... 10 3.2.1 Accesso alla Webmail... 10 3.3 Gestione Utenti... 10 3.3.1 Associa a Cliente... 10 3.3.2 Disassocia a Cliente... 11 3.3.3 Associa Ruolo... 12 3.3.4 Disassocia Ruolo... 12 3.3.5 Registra Utente con Cod. Attivazione... 14 3.3.6 Reset password con invio... 18 3.4 Gestione Mailbox... 20 3.4.1 Creazione Mailbox... 20 3.4.2 Associazione Mailbox/Utente... 22 3.4.3 Cancella Mailbox... 24 3.4.4 Modifica/Visualizza Mailbox... 26 3.4.4.1 Modifica Mailbox... 27 3.4.4.2 Cambia Titolare... 28 3.4.4.3 Visualizza Mailbox... 30 3.4.5 Liste di Distribuzione... 31 3.4.6 Blocco liste di distribuzione... 33 Documento ad uso pubblico Pag. 2 di 33

1 Introduzione Lo scopo di questo manuale è fornire una descrizione dettagliata per la gestione dell interfaccia web che permette la consultazione e l utilizzo del servizio di Provisioning per l utente finale. Inoltre vengono introdotti i criteri logici su cui si basa l intera soluzione di tale servizio. 2 Caratteristiche generali del servizio di Provisioning Il Provisioning è la parte del sistema PEC che sovrintende alla gestione delle componenti logiche. Tramite l interfaccia esposta all amministratore, il Provisioning permette di configurare tutte le entità che concorrono al servizio, e che andiamo ad elencare nel paragrafo seguente. 2.1 Le componenti nti logiche della soluzione 2.1.1 Cliente Il Cliente rappresenta un entità logica che può essere associata ed avere risorse su uno o più Domini in modalità non esclusiva, permettendo che un Dominio sia condiviso da più Clienti. Tramite il Provisioning sarà possibile effettuare le seguenti operazioni sui clienti: Creazione: viene fornito il nome del Cliente, che avrà funzione anche di identificativo univoco per lo stesso e i dati del contratto sottoscritto con il gestore Modifica: si ha la possibilità di modificare il contratto del Cliente stesso (scadenza, numero e tipologia di caselle assegnate, domini di competenza, ecc.) Rimozione: la rimozione del Cliente è soggetta a controlli di integrità per verificare se vi siano risorse associate al Cliente; la rimozione è consentita solamente se sono state preventivamente rimosse tutte le caselle e gli utenti ad esso collegate 2.1.2 Dominio di posta elettronica certificata Un dominio (DNS Domain Name System) di posta elettronica certificata deve contenere esclusivamente mailbox di utenti di posta elettronica certificata. L elaborazione dei messaggi di posta certificata (ricevute utente, messaggi di trasporto, ecc.) avviene anche per utenti appartenenti allo stesso Dominio di posta certificata. 2.1.3 Mailbox La Mailbox è una casella di posta elettronica dalla quale è possibile inviare e ricevere messaggi e le ricevute relative, oltre che effettuare varie operazioni di ricerca. Una casella di posta certificata può essere definita esclusivamente all interno di un dominio di posta certificata. Documento ad uso pubblico Pag. 3 di 33

2.1.4 Utente L Utente è il fruitore del servizio di posta elettronica certificata ed è anche l intestatario del servizio stesso. Il Cliente infatti, con i dati anagrafici dell utente, assume assieme al gestore la responsabilità del servizio ricevuto ed erogato. Ad ogni Utente può essere associata una o più Mailbox e un ruolo con il quale operare. 2.1.5 Liste di Distribuzione Le Liste di Distribuzione sono un insieme di indirizzi email raggruppati sotto un nome identificativo univoco per facilitare la funzionalità di creazione del messaggio, nel caso si abbiamo molti destinatari. Nelle Liste di Distribuzione possono essere inseriti indirizzi appartenenti anche a Domini diversi ma del medesimo Cliente. Sono oggetti comuni e visibili a tutti gli Utenti di un medesimo Cliente. Una volta creata la lista essa è visibile a tutti gli altri Utenti. Documento ad uso pubblico Pag. 4 di 33

3 Manuale Provisioning 3.1 Login e Navigazione nelle pagine Questo paragrafo serve a spiegare alcuni elementi comuni presenti nella maggior parte delle pagine e funzioni che andiamo a descrivere. In ogni pagina del Provisioning sono presenti due link in alto; questi forniscono funzioni che sono richiamabili da qualunque pagina in qualsiasi momento 3.1.1 Login L accesso all interfaccia di amministrazione della piattaforma PEC di TI Trust Technologies S.r.l., avviene attraverso il sito: https://www.telecompost.it/provisioning Sarà visualizzata una schermata per l inserimento delle credenziali. Oltre alla funzione di accesso premendo il pulsante Login, sono presenti dei link delle opzioni possibili, per gli utenti registrati con codice di attivazione che sono: Sei in possesso di un codice di attivazione? Clicca qui. Questo link permette il primo accesso agli utenti muniti di codice di attivazione, premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di attivazione utente dove devono essere forniti: DN, Codice Attivazione (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di impostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla. Documento ad uso pubblico Pag. 5 di 33

Una volta confermata l attivazione e effettuato il primo login deve essere effettuata l impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero della password. Impostazioni domande segrete per recupero password: Permette di impostare le domande segrete per il cambio della password, in caso di password dimenticata, se viene abilitato bisogna scegliere due domande segrete, alle quali devono corrispondere delle risposte. Per confermare premere il pulsante Salva oppure per annullare premere Annulla Impostazione invio codice di reset via SMS: Permette di impostare l'invio del codice di reset tramite SMS, se viene abilitata questa modalità c'è la possibilità di inserire al massimo due numeri telefonici. Per confermare premere il pulsante Salva oppure per annullare premere Annulla Documento ad uso pubblico Pag. 6 di 33

Sei in possesso di un codice di reset? Clicca qui. Questo link permette il reset password agli utenti muniti di codice di reset (precedentemente richiesto), premendo il link si viene ridiretti ad una pagina di reset utente dove devono essere forniti: DN, Codice Reset (ricevuto o via SMS o via Mail). Viene chiesto anche di reimpostare la propria password seguendo il regolamento descritto in basso alla pagina, per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla. Una volta confermato il reset e effettuato il primo login (con password resettata) deve essere effettuata di nuovo l impostazione delle domande segrete/numeri cellulare per il recupero della password (come descritto in precedenza nell accesso con codice attivazione). Hai dimenticato la password? Clicca qui Questo link permette il recupero password agli utenti con profilo conforme al recupero della password. Premendo link si viene ridiretti ad una pagina di recupero password dove verrà descritta la modalità di cambio e le regole per l impostazione, come visibile in figura: Documento ad uso pubblico Pag. 7 di 33

In caso si vogliano impostare le domande segrete, la pagina mostrerà la seguente interfaccia: Per confermare premere Invia oppure per annullare premere Annulla Manuali Questo link permette la consultazione della guida all utilizzo della webmail, della guida per gli amministratori e del manuale di configurazione del client di posta; come riportato nella figura sottostante: Documento ad uso pubblico Pag. 8 di 33

3.1.2 Help in linea Cliccando sul link Aiuto è possibile richiamare in qualsiasi momento l help on-line. A seconda della pagina dal quale si richiama, l help verrà visualizzato nel paragrafo corrispondente L help è composto da due parti: sulla sinistra è presente un menù tramite il quale accedere ai capitoli e ai paragrafi dell help; sulla parte destra c è l help vero e proprio. All inizio dell help c è una descrizione riepilogativa dei paragrafi; questi solo collegati direttamente alla parte che li descrive, per cui basta cliccare sul nome del paragrafo per andare direttamente al paragrafo corrispondente. N. B.: nell help in linea vengono riportate tutte le funzionalità che il provisioning offre, ma la visibilità delle stesse dipende dal profilo dell amministratore che ha effettuato il login. Esistono infatti alcune funzionalità riservate all amministratore del Gestore. 3.1.3 Uscita Il link omonimo in alto a destra permette di eseguire in qualsiasi momento il log-out dall applicazione, in qualsiasi funzione ci si trovi. Documento ad uso pubblico Pag. 9 di 33

3.2 Accesso alla Webmail 3.2.1 Accesso alla Webmail Questa funzione permette all utente di accedere ad una delle sue caselle di PEC a sua disposizione, tramite l interfaccia webmail del servizio. Per procedere premere il pulsante Accesso alla webmail. In caso l utente possieda una sola casella di posta, verrà direzionato direttamente a quest ultima. Se è proprietario di più caselle, il login avverrà sull ultima visitata. Se l ultima acceduta è stata nel frattempo rimossa, verrà indirizzato sulla prima disponibile. 3.3 Gestione Utenti Questa è l'interfaccia per la gestione delle utenze: è consentita la creazione, la modifica, l'autorizzazione di un utente, l associazione ad un Cliente e l'assegnazione di un ruolo. 3.3.1 Associa a Cliente Questa funzione permette di associare gli utenti a uno o più Clienti. Inizialmente si deve scegliere l utente da associare (eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca) selezionando il link Associa relativo allo stesso. Nella schermata successiva si selezionano i Clienti/Domini da associare all Utente (tramite pulsante Ricerca Clienti/Domini ) ed eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca. Documento ad uso pubblico Pag. 10 di 33

Si conferma l operazione tramite selezione delle checkbox relative ai clienti/dominio che si vogliono associare e quindi utilizzando il pulsante Associa Verrà quindi mostrato un elenco riepilogativo di tutti i clienti/domini selezionati, ai quali sarà comunque possibile apportare delle modifiche, rimuovendone alcuni o ricercandone di nuovi. Premendo su Salva l operazione di associazione dei domini verrà applicata. Il sistema darà il seguente riepilogo di conferma dell operazione avvenuta: 3.3.2 Disassocia ssocia a Cliente Questa funzione permette la disassociazione degli utenti da un cliente. Inizialmente si deve scegliere l utente da disassociare (eventualmente filtrando i risultati tramite apposito textbox di ricerca, sono valide anche stringhe parziali di ricerca) selezionando il link Disassocia relativo allo stesso. Nella schermata successiva si selezionano i Clienti/Domini da disassociare all Utente (tramite apposizione della spunta sui checkbox relativi ai clienti scelti). Si Conferma l operazione tramite pulsante in basso Disassocia Documento ad uso pubblico Pag. 11 di 33

Il sistema mostrerà il seguente riepilogo: 3.3.3 Associa Ruolo Questa funzione permette di associare un ruolo ad una utenza. Una volta selezionato l'utente (in una lista che li elenca tutti, eventualmente restringendo la ricerca tramite appositi filtri), una finestra mostra i ruoli disponibili: Si effettua quindi la selezione del ruolo d interesse dalla lista proposta. Verranno quindi elencate tutte le funzionalità che compongono il ruolo che si è selezionato. Cliccando quindi sul tasto Profilo di Default, le funzionalità in elenco verranno rese disponibili all utente. 3.3.4 Disassocia ssocia Ruolo Permette di rimuovere l'associazione tra utente e ruolo. In questo caso vengono rimosse le funzionalità, non le mailbox esistenti eventualmente già create per quell'utente. La prima schermata permette di selezionare l Utente al quale disassociare il ruolo. Documento ad uso pubblico Pag. 12 di 33

Una volta selezionato l utente d interesse tramite il link Disassocia Ruolo apparirà la seguente schermata: Tramite il pulsante Rimuovi il profilo è possibile completare la disassociazione del ruolo. Documento ad uso pubblico Pag. 13 di 33

3.3.5 Registra Utente con Cod. Attivazione Per registrare un nuovo utente con codice di attivazione, dal menu di sinistra cliccare su Gestione Utenti e poi su Registra Utente con cod. attivazione ; per poter procedere si devono prima selezionare il Cliente/Dominio da associare all Utente (tramite Ricerca). La ricerca produrrà una lista di uno o più clienti/domini disponibili per l amministratore che soddisfano i criteri di ricerca impostati, sarà quindi necessario selezionarne uno, cliccando sul link Seleziona, per procedere nell operazione di provisioning. Sarà visualizzata successivamente una sezione dedicata all inserimento dei dati relativi agli utenti. Dopo avere inserito i dati dell utente interessato è possibile indicare se l utente è Identificato (sempre che il cliente a cui si sta associando l utente abbia, tra le utenze disponibili, anche la possibilità di creare utenti identificati). Se viene impostato questo check oltre al nome e al cognome, ai dati obbligatori si aggiungono: - Data di Nascita - Luogo di Nascita - Stato di Nascita - Codice Fiscale - Indirizzo - Comune - C.A.P. - Provincia - Tipo doc. identità - Numero doc. identità - Data di rilascio Se si registra un utente come identificato per confermare la registrazione è obbligatorio selezionare il check delle Condizioni Generali e premere Conferma Documento ad uso pubblico Pag. 14 di 33

E possibile anche selezionare opzionalmente il flag Scadenza password (3 mesi) : se viene attivata questa opzione ogni 3 mesi sarà richiesto all utente di cambiare la propria password seguendo i criteri stabiliti dalla normativa aziendale, in caso contrario la password non avrà scadenza e non sarà mai obbligatorio modificarla. Dopo l inserimento il sistema mostra una schermata di riepilogo nella quale è possibile visualizzare il DN, un codice composto da (nome.cognome più un eventuale contatore numerico in caso di omonimia) che è univocamente assegnato all utente registrato e servirà in seguito sia per i successivi passi che per l accesso dell utente stesso alla webmail. In questa pagina è possibile creare la mailbox intestata all utente, inserendo le informazioni necessarie a tale scopo. Se per l utente in oggetto non deve essere creata alcuna casella mailbox, è possibile terminare la creazione dell utente, cliccando su Annulla. A questo punto verrà mostrata la schermata di riepilogo dove sarà possibile effettuare l invio del codice di attivazione come descritto più avanti. In questo caso però sarà necessario assegnare manualmente il ruolo all utente tramite la funzione descritta nel paragrafo3.3.3 Associa Ruolo. La funzionalità di creazione mailbox propone un indirizzo email formato con il nome ed il cognome dell'utente; è comunque possibile cambiare questo indirizzo inserendo il nome desiderato. Per la composizione dell indirizzo potranno essere utilizzate: lettere (inserire esclusivamente caratteri minuscoli), numeri ed alcuni caratteri speciali (- meno, _ underscore,. punto ). E possibile selezionare diversi servizi (se previsti per il Cliente) tra cui: - Servizio Mailbox (dimensione della casella di posta) - Servizio traffico applicativo (Limite di traffico giornaliero, globale o applicativo) - Casella Istituzionale, ovvero se la casella è utilizzata da un ufficio o da considerare come casella d istituto - Casella multiutente (strutturata) - Casella applicativa, ovvero se la casella sarà configurata su un applicazione - Blocca Mailbox (blocca l intero traffico in ingresso e uscita dalla casella) - Messaggio di Blocco; è il messaggio che deve essere ritornata ad un mittente di PEC che tenti l invio ad una casella bloccata Documento ad uso pubblico Pag. 15 di 33

- Blocca invio peo (opzione presente solo se abilitato dall amministratore del gestore TI Trust Technologies) - Blocca ricezione peo (opzione presente solo se abilitato dall amministratore del gestore TI Trust Technologies) - Cancellazione automatica archivio (opzione presente solo se abilitato dall amministratore del gestore TI Trust Technologies) - Cancellazione manuale archivio (opzione presente solo se abilitato dall amministratore del gestore TI Trust Technologies) - Accesso client - Forward PEC e PEO - Avvisi SMS Su questa schermata, è necessario: assegnare il ruolo attraverso il menù a tendina (Ruolo assegnato), se questo non risulta già associato compilare il campo Descrizione : questo campo è utilizzato in fase di composizione di un messaggio all interno della webmail, quando si clicca sul pulsante Rubrica selezionare, dal menu a tendina Servizi la tipologia di casella di interesse (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto). selezionare, dal menu a tendina Traffico Applicativo la tipologia di traffico per la casella se la casella è una casella standard non è necessario effettuare alcuna selezione (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto). abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella Istituzionale abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella multiutente indica che la mailbox può essere acceduta da più utenti abilitare, se lo si desidera, l opzione Casella Applicativa abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca Mailbox, se abilitato la mailbox non potrà inviare e ricevere messaggi N.B. nel caso di selezione è obbligatoria la presenza di un testo in Messaggio di blocco abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca invio peo, se abilitato la mailbox non potrà inviare a destinatari PEO abilitare, se lo si desidera, l opzione Blocca ricezione peo, se abilitato la mailbox non potrà ricevere da mittenti PEO Selezionare, se lo si desidera, l opzione accesso client per accedere alla casella mediante un client di posta come ad esempio Outlook. Abilitare, se lo si desidera, l opzione di forwarding della posta in ingresso (certificata o ordinaria) su caselle di posta ordinaria (PEO). Abilitare, se lo si desidera, l opzione di Avvisi SMS per la casella di PEC in questione. Effettuate le selezioni, cliccando su Aggiungi la casella sarà registrata sul sistema, e apparirà una schermata di riepilogo. Documento ad uso pubblico Pag. 16 di 33

Cliccando su OK, sarà visualizzata la schermata delle credenziali Documento ad uso pubblico Pag. 17 di 33

Per procedere premere il pulsante Invia codice attivazione, come mostrato in figura: Verrà mostrata la pagina dell invio del codice dove inserire o il numero telefonico se viene scelto di inviare il codice tramite SMS o l indirizzo di posta elettronica Una volta scelta la modalità di invio e compilati i campi richiesti premere il pulsante Invia codice di attivazione ; una volta ricevuto il codice di attivazione; per accedere seguire le istruzioni di accesso per gli utenti con codice di attivazione (paragrafo 3.1.1). 3.3.6 Reset password con invio Questa funzione consente di inviare codici di reset password, per resettare la password solamente agli utenti che sono stati registrati con il codice di attivazione, dal menu di sinistra cliccare su Gestione Utenti e poi su Reset password con invio. Sarà inizialmente visualizzata una schermata per la ricerca degli utenti attraverso la quale si potranno ricercare tutti gli utenti registrati con codice di attivazione. Documento ad uso pubblico Pag. 18 di 33

E possibile inserire nei campi anche il carattere jolly asterisco (*) per ottenere una lista generale qualora non si volesse indicare precisamente una stringa alfanumerica. La ricerca produrrà una lista di uno o più utenti disponibili per l amministratore, nella lista viene riportato anche lo stato dell attivazione dell utente in oggetto (Attivo/Non attivo/primo accesso), e sarà possibile selezionarne uno alla volta, cliccare sul link Invia codice, per procedere nell operazione di reset. Verrà presentata una pagina di riepilogo dell utente, è inoltre possibile selezionare abilitare la policy per la gestione della password: se viene attivata questa opzione ogni 3 mesi sarà richiesto all utente di cambiare la propria password seguendo i criteri stabiliti dalla normativa aziendale, in caso contrario la password non avrà scadenza e non sarà mai obbligatorio modificarla. Per procedere alla generazione dei codici di reset/attivazione, premere il pulsante Invia codice di reset. Verrà presentata la pagina dell invio del codice dove inserire o il numero telefonico se viene scelto di inviare il codice tramite SMS o l indirizzo di posta elettronica. Selezionare Torna all elenco per tornare alla pagina precedente. Documento ad uso pubblico Pag. 19 di 33

Dopo aver selezionato la modalità di invio e compilato i campi richiesti premere il pulsante Invia codice di Reset, ricevuto il codice di reset, per accedere seguire le istruzioni di accesso per gli utenti con codice di reset (paragrafo 3.1.1). 3.4 Gestione Mailbox Permette di creare/modificare/cancellare Mailbox, di gestire le associazioni tra Mailbox e Utenti e di configurare Report e Log. 3.4.1 Creazione Mailbox Si sceglie inizialmente il titolare della nuova mailbox, dalla lista di tutti quelli presenti (è presente in alto una serie di filtri per restringere la ricerca), eseguendo la ricerca magari filtrando i risultati. Si seleziona quindi l Utente che sarà titolare della nuova casella con il link Crea mailbox e si inseriscono i dati per la nuova casella di mail. Documento ad uso pubblico Pag. 20 di 33

Su questa schermata, è necessario riempire i seguenti campi: Campo Descrizione Opzionale Ruolo Assegnato Descrizione Servizio Mailbox Servizio Traffico Applicativo Casella Istituzionale Casella multiutente Casella applicativa Blocca Mailbox Blocca invio peo Blocca ricezione peo Libera Spazio archivio Cancellazione manuale archivio Accesso client Forward Messaggi PEO e PEC Avvisi SMS Valore da selezionare dal menu a tendina, se non già presente Questo campo è utilizzato in fase di composizione di un messaggio all interno della webmail, quando si clicca sul pulsante Rubrica Selezionare dal menu a tendina la tipologia di casella di interesse (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto dal cliente). Selezionare dal menu a tendina la tipologia di traffico di interesse (le tipologie disponibili dipendono dal contratto sottoscritto dal cliente). Abilitare tramite checkbox: informazione aggiuntiva sulla tipologia della casella Abilitare tramite checkbox: se abilitato consente di associare, oltre al titolare, ulteriori utenti alla casella Abilitare tramite checkbox : informazione aggiuntiva sul tipo di utilizzo della casella. Se si intende configurare una casella anche su applicazioni è indispensabile impostare il check di Accesso Client Abilitare tramite checkbox : l abilitazione di tale check non consente alla casella alcun colloquio, ne in invio ne in ricezione. N.B. nel caso di selezione è obbligatoria la presenza di un testo in Messaggio di blocco che verrà utilizzato per la composizione degli avvisi previsti da normativa. Abilitare tramite checkbox N.B.: se abilitato la mailbox non potrà inviare a destinatari PEO Abilitare tramite checkbox N.B.: se abilitato la mailbox non potrà ricevere da mittenti PEO Abilitare tramite checkbox N.B.: l utente potrà eliminare i messaggi più obsoleti presenti in archivio Abilitare tramite checkbox N.B.: l utente potrà scegliere quali messaggi eliminare dall archivio Abilitare tramite checkbox N.B.: l utente avrà la possibilità di accedere alla casella mediante un client di posta come ad esempio Outlook o un applicazione proprietaria. Abilitare tramite checkbox N.B.: abilita il titolare a definire delle caselle di posta ordinaria (PEO) per l inoltro automatico della posta in ingresso (certificata o ordinaria). Abilitare tramite checkbox N.B.: abilita il titolare ad indicare uno o più numeri di cellulare al quale inviare Avvisi SMS per la ricezione di messaggi nella casella di PEC in questione No No No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Documento ad uso pubblico Pag. 21 di 33

*** Nel caso in cui per la casella sia stato previsto il servizio di conservazione sostitutiva, la cancellazione dei messaggi in archivio non sarà consentita anche se abilitata. Effettuate le selezioni, cliccando su Aggiungi la casella sarà registrata sul sistema, e apparirà una schermata di riepilogo, o una di errore in caso di impossibilità nella creazione. 3.4.2 Associazione Mailbox/Utente Permette di associare (o disassociare) ad un utente più mailbox multiutente. Dalla lista degli utenti (si può usare il filtro per una ricerca più mirata), si può decidere di associare una o più mailbox utilizzando il link Associa ; apparirà una finestra in cui poter effettuare una ricerca della casella (o delle caselle) di interesse. Documento ad uso pubblico Pag. 22 di 33

Inserendo nel campo mailbox il nome della casella (o parte di esso) e cliccando su Cerca verrà visualizzato l elenco di tutte le caselle che soddisfano il criterio di ricerca impostato. Una volta associata una o più mailbox all'utente (selezionando i checkbox relativi) e premuto il pulsante Associa, una pagina di riepilogo mostrerà conferma dell'operazione elencando le mailbox relative a quell'utente. Da notare: se l utente non ha un ruolo associato, durante la fase della prima associazione sarà presente nella pagina di ricerca un menù a tendina con i ruoli disponibili. Per specificare quale ruolo associare all Utente (come mostrato in figura). Documento ad uso pubblico Pag. 23 di 33

Invece se si sceglie di disassociare premere il link Disassocia relativo all utenza a cui si vuole disassociare una o più mailbox; apparirà una finestra in cui poter selezionare quali mailbox disassociare all'utente. Una volta disassociata una o più mailbox all'utente e premuto il pulsante Conferma, una pagina di riepilogo mostrerà conferma dell'operazione elencando le mailbox relative a quell'utente. 3.4.3 Cancella Mailbox Per cancellare una mailbox, selezionare la voce corrispondente dal menu di sinistra: apparirà una schermata di selezione, da cui eseguire la ricerca filtrando i risultati Documento ad uso pubblico Pag. 24 di 33

Cliccando su Cancella si aprirà una schermata dove sarà possibile verificare le caratteristiche della mailbox che si intende cancellare. Se la casella selezionata ha degli utenti utilizzatori associati (elencati in fondo ai dati di riepilogo), prima di procedere alla cancellazione della casella, sarà necessario rimuovere tutte le associazioni. Cliccando su Rimuovi sarà eliminata la mailbox desiderata. Il successo dell operazione sarà confermato dall avviso Eliminata la mailbox. N.B.: questa funzione cancella soltanto la casella di posta, non l utente titolare della stessa. Documento ad uso pubblico Pag. 25 di 33

3.4.4 Modifica/Visualizza Mailbox Per visualizzare una mailbox, ed eventualmente modificarne la configurazione, fai clic dal menu di sinistra su Modifica/Visualizza Mailbox. Apparirà la schermata di ricerca, è possibile effettuare la ricerca per nome cliente, nome dominio e indirizzo di posta. Inseriti i dati, facendo click su Cerca apparirà una schermata con le mailbox riscontrate Selezionando quindi la funzione desiderata (Modifica o Visualizza) si potrà procedere con la configurazione della casella. Documento ad uso pubblico Pag. 26 di 33

3.4.4.1 Modifica Mailbox Cliccando su Modifica in corrispondenza di una mailbox, apparirà una schermata riepilogativa Operazione su Mailbox della casella considerata, che permette di modificarne i parametri e le funzionalità principali descritti nel paragrafo 3.4.1 E anche possibile cambiare il titolare di una casella di posta tramite il pulsante Cambia (paragrafo 3.4.4.2). Dopo aver modificato la configurazione della casella, clicca su Modifica per confermare la variazione. Un messaggio Modificata la mailbox confermerà il successo dell operazione. Documento ad uso pubblico Pag. 27 di 33

3.4.4.2 Cambia Titolare A titolo di esempio consideriamo una casella relativa ad un gruppo di lavoro utilizzata dal responsabile del gruppo; se il responsabile cambia, per permettere l accesso a quella casella al nuovo responsabile occorre registrare l anagrafica del nuovo responsabile, associare il ruolo all utente e quindi modificare il titolare della casella di PEC inserendo il nuovo nominativo. Per apportare la variazione del titolare, selezionare dalla funzionalità di Modifica mailbox (paragrafo 3.4.4.1) la voce Cambia. Verrà presentata una pagina per la ricerca del nuovo titolare da associare alla casella. N.B.: in questo elenco saranno presenti solo gli utenti appartenenti allo stesso Cliente/Dominio dell amministrare che hanno il ruolo impostato. Documento ad uso pubblico Pag. 28 di 33

Inseriti i dati, facendo click su Cerca apparirà una schermata con gli utenti che soddisfano i criteri specificati. Selezionando dall elenco l utente che si intende sostituire al titolare della mailbox, apparirà una pagina di conferma dell operazione che si sta effettuando. Questa mostrerà i dati di riepilogo dell utente. Cliccando su Conferma apparirà l esito dell operazione effettuata. Documento ad uso pubblico Pag. 29 di 33

3.4.4.3 Visualizza Mailbox Cliccando, su Visualizza, appare invece una schermata riepilogativa della casella considerata, che si limita a mostrarne i parametri e le funzionalità senza permettere modifiche. La fase di ricerca è come quella per la modifica. Documento ad uso pubblico Pag. 30 di 33

3.4.5 Liste di Distribuzione Questa sezione serve a gestire le liste di distribuzione. Innanzitutto si deve scegliere il Cliente al quale assegnare la lista di distribuzione (che poi sarà visibile ed utilizzabile da tutti i suoi Utenti). La scelta si può fare tra tutti i Clienti presenti (eventualmente filtrabili in base al nome). Selezionato il Cliente tramite il relativo link Modifica si accede alla pagina di gestione: E possibile effettuare una ricerca mediante i filtri in alto e verificare quante liste si possono modificare/cancellare sul totale di quelle disponibili (informazione presente nella parte alta a destra). Per aggiungere una lista di distribuzione si utilizza il link Aggiungi in basso a sinistra. La pagina mostrata permette di definire nome e descrizione della nuova lista e di scegliere quali mailbox apparterranno ad essa. Sulla parte sinistra sono infatti visualizzate le mailbox disponibili. Si scelgono quelle di interesse mediante segno di spunta e si utilizza il pulsante Aggiungi >> per aggiungerle nella tabella di destra, che è quella che contiene le mailbox Documento ad uso pubblico Pag. 31 di 33

contenute nella nuova lista di distribuzione. E possibile rimuovere mailbox dalla lista di sinistra con lo stesso meccanismo di selezione e con il pulsante << Rimuovi. Il pulsante in basso Aggiungi Lista serve a confermare la creazione della lista di distribuzione appena definita e contenente le mailbox aggiunte. Per modificare una lista di distribuzione si seleziona il Cliente e si utilizza il link Modifica relativo. L interfaccia è la stessa di quella per la creazione, segue le stesse regole. Quindi si possono aggiungere e rimuovere mailbox utilizzando i due tasti centrali una volta selezionate le mailbox tramite segno di spunta. Il pulsante Modifica Lista effettuerà le modifiche richieste. Per rimuovere una lista di distribuzione, una volta selezionato il Cliente si seleziona il link Cancella il quale mostrerà i dettagli della lista in oggetto. Tramite pulsante Elimina Lista si cancellerà definitivamente la lista di distribuzione. Documento ad uso pubblico Pag. 32 di 33

3.4.6 Blocco liste di distribuzione Questa funzione consente il blocco per gli invii a liste di distribuzione globali su una o più caselle di un determinato cliente/dominio. Inizialmente si deve scegliere il cliente/dominio (eventualmente filtrando i risultati tramite appositi textbox di ricerca). La ricerca produrrà una lista di uno o più clienti/domini disponibili per l amministratore, e sarà possibile selezionarne uno cliccando sul link Seleziona. Per procedere con il blocco selezionare tramite checkbox una o più mailbox, e premere il pulsante Aggiorna stato di blocco Documento ad uso pubblico Pag. 33 di 33