Breve guida all uso del programma L Edicolante. Di seguito sono riportati i passi essenziali per consentire di caricare, vendere e generare la bolla di reso di una serie di riviste e di quotidiani. Saranno descritti i seguenti passaggi, corrispondenti alle operazioni più frequenti da parte degli utenti del programma: 1) carico dei quotidiani 2) carico delle altre riviste 3) vendita di quotidiani e/o riviste 4) operazione di reso. Carico dei quotidiani. Il carico avviene giornalmente cliccando sulla voce Carico dei quotidiani nel menu Articoli. Supponiamo di effettuare un carico di quotidiani nella giornata odierna (20 giugno 2006). Il programma visualizzerà la seguente maschera: - 1 -
A titolo di esempio, supponiamo che il carico comprenda 35 copie di Repubblica, 25 de Il corriere della sera, 10 de La Stampa, 25 del Corriere dello sport. Nella procedura di carico basterà indicare, nella colonna copie il numero corrispondente alle copie in carico. La maschera, alla fine avrà il seguente aspetto: Completata questa fase, si può chiudere la maschera di carico dei quotidiani. - 2 -
Carico di altre riviste Il carico delle altre riviste, o di altri prodotti non editoriali, avviene dal menu Articoli cliccando sulla voce Carico, oppure premendo il tasto F3 sulla tastiera. Si aprirà la seguente maschera: come si può notare, in basso a destra compaiono i titoli e le quantità dei quotidiani inseriti nella fase precedente. Per effettuare un nuovo carico, posizionarsi sul campo Codice Articolo e leggere con il lettore il codice a barre della rivista. Supponiamo (sempre a titolo di esempio) di effettuare il carico delle seguenti tre riviste: Panorama (12 copie), L Espresso (10 copie), Dylan Dog (4 copie). Nelle maschere seguenti sono indicati i passaggi per inserire le copie di Panorama: Passaggio n 1. Una volta letto il codice, la maschera avrà il seguente aspetto ed il cursore si porterà in automatico sul campo Quantità. - 3 -
Passaggio n 2. Scriviamo la quantità di copie in ingresso (nel nostro caso, 12) e battiamo INVIO. Il cursore passerà sul campo quantità in bolla e, continuando a premere INVIO (eventualmente dopo aver modificato, se è il caso, i prezzi) si sposterà sugli altri campi della maschera. Quando il cursore arriverà sul campo data, la maschera assumerà questo aspetto: - 4 -
come si può notare, nell elenco della finestra in basso a destra, è stata aggiunta la voce Panorama, nonché il numero di copie caricato. Si può notare, inoltre, che i quotidiani e le riviste possono essere individuati da un colore diverso delle celle. Passaggio n 3. Continuiamo a battere INVIO finché il cursore non si porta al record successivo. La maschera avrà il seguente aspetto: Il cursore si riporterà nel campo Codice Articolo e sarà possibile (ripetendo i passaggi precedenti) caricare le altre riviste. Dopo aver caricato le altre riviste, la videata sarà la seguente: - 5 -
Vendita di quotidiani e/o riviste Per effettuare la vendita dei prodotti caricati, utilizziamo la maschera Vendita Articoli. Per accedere a questa maschera premere il tasto F2 sulla tastiera, oppure cliccare sulla voce Vendite Light dal menu Articoli. La maschera ha l aspetto seguente: Per effettuare la registrazione di una vendita, basta leggere il codice a barre del prodotto in vendita. Supponiamo di simulare la vendita di una copia di Repubblica, una de L Espresso ed una di Dylan Dog allo stesso cliente. Al termine delle tre letture, la videata sarà la seguente si può notare come, per ogni articolo, compaia la disponibilità residua a magazzino. Inoltre, nella parte bassa, compare il prezzo da pagare e l importo totale. È, - 6 -
inoltre, possibile (una volta indicato l importo pagato) determinare il resto da fornire al cliente. Se, ad esempio, il cliente paga con una banconota da 10, scrivendo 10 nella casella Importo pagato, si otterrà il valore 3,80 nella casella del Resto. Cliccando sul pulsante Azzera Totale (o premendo il tasto F10) si potrà passare ad una vendita per un nuovo cliente. Premendo il tasto F11 (o cliccando sul pulsante Annulla Vendita) è invece possibile annullare l ultimo inserimento effettuato. - 7 -
Operazioni di reso. All apertura della maschera dei resi (menu Articoli) comparirà una videata simile a quella riportata nella figura A questo punto, è possibile effettuare il calcolo del reso (nonché stampare l elenco delle riviste in resa) con una serie di operazioni (indipendenti o collegate tra di loro). Le operazioni possibili sono: 1) generazione automatica dell elenco delle riviste in reso 2) Inserimento nell elenco delle riviste mediante lettura del codice a barre della rivista da rendere 3) Inserimento di una o più riviste mediante maschera di ricerca. Tale maschera si apre mediante il pulsante Cerca Rivista. Come detto, il reso finale può essere ottenuto con una sola o con una combinazione delle operazioni indicate. A titolo di esempio, generiamo l elenco delle riviste in reso, con una combinazione delle tre operazioni. Come prima operazione, facciamo generare al programma l elenco delle riviste da rendere. Tale elenco, si basa sulla bolla di carico odierna, pertanto compariranno le riviste e/o i quotidiani caricati in data odierna. Ovviamente, per quanto concerne i quotidiani, sarà riportata la situazione carichi/vendite relativa al carico odierno, mentre per ciò che riguarda le altre riviste, comparirà la - 8 -
situazione relativa al penultimo numero caricato (o, quantomeno, al carico precedente quello odierno). Cliccando sul pulsante Aggiorna resi, comparirà la seguente situazione: come detto, compariranno i quattro quotidiani caricati in data odierna e le tre riviste. Ma, mentre per i quotidiani le quantità si riferiscono al numero odierno, per le altre riviste si fa riferimento al penultimo numero caricato. Inoltre, se esistono articoli in conto deposito con resa odierna, saranno anch essi accodati ai resi. Potrebbe capitare, infine, che non esistano numeri precedenti a quello caricato in data odierna. In tal caso il programma inserisce ugualmente la rivista, ma il numero sarà rappresentato come xxxxx e la data di carico sarà quella di un anno prima. Spetterà all edicolante completare i dati della rivista inserendo prezzo di copertina, prezzo di vendita e numero di copie da rendere. La maschera riporta una serie di colonne che si riferiscono all anagrafica della testata (titolo,alias, numero) ed un altra serie che riporta la quantità entrata, il prezzo di copertina e quello di acquisto, le copie vendute e quelle in prenotate. Le ultime due colonne riportano il numero di copie da rendere e l importo relativo alle copie vendute e non rese. Si noti che compaiono anche le riviste (come Panorama) che risultano vendute interamente, quindi con copie rese pari a zero. Supponiamo, adesso, di integrare i resi con il caricamento di riviste extra (cioè non facenti parte della bolla di carico odierna, ma che, comunque, il distributore chiede in resa). Per visualizzare la situazione di carico/vendita di tale rivista (supponiamo che sia ad esempio, Topolino) possiamo (avendo a disposizione almeno una - 9 -
copia da rendere) posizionarci sulla casella Inserimento Da Codice A Barre e leggere con la pistola il codice della rivista da rendere. Se esistono dei carichi relativi a questa rivista, la sua situazione sarà accodata a quella precedente. Nel caso in esame, ci si troverà davanti a questa situazione: come si può notare, Topolino è stato aggiunto e la sua riga è stata colorata di arancione (per evidenziare il fatto che è un reso extra ). Un altro modo per aggiungere le riviste all elenco dei resi, è quello di effettuare una ricerca tra le riviste presenti in magazzino. Tale ricerca va effettuata cliccando sul pulsante Cerca Rivista. L evento successivo sarà quello dell apertura della maschera riportata di seguito - 10 -
La ricerca della rivista da rendere può essere effettuata utilizzando uno o più dei campi di ricerca presenti nella maschera. Ad esempio può essere effettuata una ricerca per parola (contenuta nella descrizione e/o nell alias), per numero, per prezzo di acquisto, per data di carico, per prezzo di copertina. Supponiamo di cercare, ad esempio una rivista che contiene la parola mamma nel titolo. Inseriamo tale parola nel campo Descrizione contenente la parola e battiamo INVIO. Il risultato potrebbe essere questo: supponiamo di aver individuato, tra quelle proposte, la rivista da rendere. Ad esempio il numero 60003 di Mamma Moderna. A questo punto, basterà fare doppio clic in corrispondenza del codice della rivista da rendere, per accodare la rivista alla maschera dei resi. Comparirà il seguente messaggio, che conferma l avvenuto accodamento del numero cercato. - 11 -
Per eliminare il filtro corrente (cioè tutte le riviste contenenti la parola mamma nel titolo) basta cancellare la parola mamma scritta in precedenza e battere INVIO. A questo punto è possibile effettuare una nuova ricerca o, se abbiamo terminato, chiudere la maschera di ricerca. In quest ultimo caso, si tornerà alla maschera dei resi che, nel frattempo è stata aggiornata con l inserimento di Mamma Moderna. Supponiamo, infine, di aggiungere un articolo in conto deposito (ad esempio Jazz.It). Per fare ciò, utilizziamo il menu Conto Deposito e la voce Articoli in Conto Deposito. Si aprirà la maschera seguente: - 12 -
clicchiamo sul pulsante Rendi in corrispondenza della rivista Jazz.it e, quindi chiudiamo la maschera. Nella maschera dei resi, a questo punto, clicchiamo sul pulsante Aggiorna Resi, in modo tale da far conteggiare la rivista in conto deposito. La situazione finale sarà la seguente: Non resta, a questo punto, che determinare gli importi ed il numero di copie da rendere per ciascun distributore (se, come nel caso in esempio, compaiono più distributori). Esistono due metodi: uno che opera sulla stessa maschera e l altro che genera un report di stampa per ogni distributore. In quest ultimo caso basta selezionare il distributore dal menu a tendina presente nella parte bassa della maschera. Selezionando, ad esempio, il distributore Zamparelli si aprirà un report (in anteprima di stampa) che riporterà la situazione dei resi relativa a questo distributore. Il report può essere stampato dal menu File utilizzando la voce Stampa, oppure dal menu contestuale attivabile cliccando col tasto destro del mouse sulla pagina del report. Nel caso si voglia, invece, visualizzare sulla maschera dei resi solo quelli relativi al distributore Zamparelli, basta fare doppio clic su una qualunque ricorrenza della voce Zamparelli nella colonna Distributore. Il risultato sarà il seguente - 13 -
Si noti che nella parte bassa compare la dicitura record 1 di 4 (Filtrati) che indica che sulla maschera è stato applicato un filtro e che, quindi, è visualizzata solo una parte dei record totali. Per eliminare un filtro, cliccare col tasto destro del mouse su un qualunque campo e, dal menu a tendina, scegliere la voce Rimuovi filtro/ordina. Lo stesso menu contestuale può essere utilizzato per ottenere informazioni sull articolo in resa, oppure dettagli sul suo carico, oppure ancora dettagli sulle vendite eventualmente effettuate. La scelta di una di queste voci genera l apertura di una maschera contenente informazioni su anagrafica, carico o vendita dell articolo corrente. Operazioni effettuabili in fase di reso Una volta creato l elenco delle riviste da rendere è possibile effettuare una serie di operazioni per perfezionare la fase di reso. Una prima operazione è quella di bilanciare le copie effettivamente da rendere con quelle proposte dal programma. Potrebbe, infatti, capitare che per diversi motivi (una vendita non registrata, un errore di digitazione in fase di carico o di vendita, un furto o uno smarrimento) il numero delle copie calcolato dal programma non coincida con quello delle copie effettivamente - 14 -
presenti in edicola e, quindi, col numero di copie da rendere. Per effettuare tale operazione basta digitare, nella casella Reso, il numero di copie che si intende effettivamente rendere. Il programma ricalcolerà i diversi importi. Un altra operazione consiste nell archiviazione dei resi. In tal modo la situazione odierna viene archiviata e sarà consultabile in seguito mediante la voce Archivio Resi del menu Articoli. L archiviazione dei resi consente, inoltre, di eliminare dal magazzino la situazione relativa alle riviste rese, facilitando le ricerche dei numeri effettivamente presenti in edicola. Per questo motivo è consigliabile l inserimento nella maschera dei resi (e, successivamente, nell archivio dei resi) anche di quelle riviste con reso pari a zero (cioè di quelle riviste vendute completamente). Un altra operazione consiste nella possibilità di eliminare dalla resa una o più testate fra quelle proposte in automatico dal programma (nel caso in cui sia stata scelta l opzione Aggiorna Resi). Per procedere all eliminazione di una rivista, basta cliccare col tasto destro su un campo qualunque del record da eliminare e, dal menu a discesa, scegliere la voce Elimina Record. - 15 -
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