Il Sistema Primo Network per la prevenzione ed il contrasto del riciclaggio sul piano finanziario 1
Definizione di riciclaggio di denaro Il riciclaggio di denaro è l'azione di re-immissione di profitti, ottenuti con operazioni illecite o illegali, all'interno del normale circuito monetario legale. preciso scopo di non far più risalire alla vicenda originariamente delittuosa, che ha generato quel bene o moneta, mediante un numero mirato e numeroso di scambi economici che generano confusione o depistaggio Il fenomeno del riciclaggio è osteggiato dagli ordinamenti giuridici. Infatti, oltre alla deprecabilità delle condotte criminose "a monte", esso genera inaccettabili distorsioni nel ciclo economico, alterando i normali meccanismi di accumulo della ricchezza e di approvvigionamento delle fonti di finanziamento. 2
I reati di riciclaggio di denaro l'articolo 648 bis inserisce il riciclaggio di denaro fra i delitti contro il patrimonio. Tale articolo incrimina chiunque "fuori dai casi del concorso nel reato, sostituisce o trasferisce denaro, beni o altre utilità provenienti da delitto non colposo, ovvero compie in relazione ad essi operazioni, in modo da ostacolare l'identificazione della loro provenienza delittuosa". Tale condotta è punita con la reclusione da quattro a dodici anni e con la multa da 1.032 a 15.493 Euro. L art. 648 ter del codice penale punisce il reimpiego, ovvero "chiunque impiega in attività economiche o finanziarie denaro, beni o altre utilità provenienti da delitto, ovvero compie in relazione ad essi operazioni, in modo da ostacolare l'identificazione della loro provenienza delittuosa". La sanzione penale è la medesima del riciclaggio. 3
La normativa antiriciclaggio la direttiva 2005/60/CE tradotta nel Decreto Legislativo 231/2007 del 16 novembre 2007. Tale norma, oltre ad importanti aspetti definitori, conferma la tendenza a limitare l'uso del contante come strumento essenziale nella lotta al riciclaggio, aumentando la pletora dei soggetti obbligati ad adempimenti e comunicazioni alle autorità in caso di operazioni sospette. decreti ministeriali n. 141, 142 e 143 del 3 febbraio 2006, che hanno disciplinato gli obblighi antiriciclaggio dei professionisti, degli intermediari finanziari e degli operatori non finanziari in attuazione dell art. 8, comma 4, del decreto legislativo n. 56 del 20 febbraio 2004; provvedimenti dell U.I.C. del 24 febbraio 2006, contenenti le istruzioni tecniche per la corretta applicazione degli adempimenti di identificazione della clientela, di registrazione e conservazione dei dati e delle informazioni nonché di segnalazione delle operazioni sospette; 4
La normativa antiriciclaggio le "Indicazioni operative per la segnalazione di operazioni sospette" (c.d. "Decalogo"), emanate dalla Banca d'italia il 12 gennaio 2001, riportanti una casistica di indicatori di anomalia per gli intermediari finanziari per l effettuazione delle segnalazioni di operazioni sospette; la circolare UIC del 22 agosto 1997, come modificata dalla circolare del 27 febbraio 2006, recante Istruzioni per la produzione delle segnalazioni di operazioni da parte degli intermediari finanziari e creditizi ; Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 56 "Attuazione della direttiva 2001/97/CE in materia di prevenzione dell'uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi da attività illecite"; Decreto legge 3 maggio 1991, n. 143 convertito con modificazioni in legge 5 luglio 1991, n. 197 e successivamente modificato dal decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153 - Provvedimenti urgenti per limitare l'uso del contante e dei titoli al portatore nelle transazioni e prevenire l'utilizzazione del sistema finanziario a scopo di riciclaggio. 5
Il Sistema antiriciclaggio Primo Network Primo Network adotta un sistema gestionale e di controllo al fine di prevenire e impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio. Il sistema è basato principalmente su: a. attribuzione di compiti e responsabilità ai diversi livelli della struttura organizzativa; b. adozione di specifiche procedure operative; c. adozione di adeguati strumenti per la gestione e la rintracciabilità delle informazioni; d. erogazione continua di adeguata formazione e informazione dei dipendenti e dei collaboratori; e. attuazione sistematica di misure di controllo interno. 6
Adempimenti del sistema antiriciclaggio Nell ambito di tale sistema, in relazione ai rapporti e alle operazioni inerenti lo svolgimento della propria attività istituzionale o professionale, Primo Network provvede sistematicamente a: 1. identificare e adeguata verifica della propria clientela; 2. istituire l archivio unico informatico; 3. registrare e conservare nell archivio unico informatico i dati identificativi e le altre informazioni relative alle operazioni e ai rapporti; 4. valutare il rischio riciclaggio, in relazione al profilo di rischio del cliente e delle operazioni svolte; 5. individuare le eventuali operazioni sospette e attuare le corrispondenti misure di tutela e di segnalazione. 7
Organizzazione per l antiriciclaggio Primo Network ha previsto specifiche figure organizzative, definendone i compiti e le responsabilità, dedicate alla prevenzione ed al contrasto del riciclaggio sul piano finanziario. Sono state in particolare istituite le seguenti figure: Organismo di Vigilanza (ODV) Responsabile Adempimenti Antiriciclaggio (RAA) Hanno inoltre compiti specifici ai fini dell antiriciclaggio anche le seguenti figure: Dipendenti con profili di Istruttoria (IST); Collaboratori esterni incaricati dell identificazione del cliente (PO); Responsabile delle Applicazioni Informatiche (RAI). 8
Ruolo dell ODV L ODV, attraverso specifiche attività di audit, verifica sistematicamente il corretto funzionamento del sistema. Ha in particolare il compito di verificare periodicamente: la completezza, l adeguatezza e la regolare e corretta applicazione delle procedure e degli strumenti adottati; l efficacia delle azioni formative ed informative; le informazioni di sintesi e di dettaglio relative alle eventuali situazioni sospette che si dovessero verificare. L attività di audit avviene periodicamente, attraverso specifiche riunioni e verifiche ispettive sul campo. ODV potrà essere coinvolto anche per la valutazione di singole operazioni sospette eventualmente individuate. 9
Ruolo del RAA Il RAA ha i seguenti compiti: Definire le procedure e le attività per la corretta applicazione Aggiornarsi sull evoluzione della normativa in materia di Antiriciclaggio Curare l aggiornamento delle procedure e la diffusione delle stesse Definire i programmi e gli strumenti di formazione e informazione Controllare la corretta applicazione delle procedure; Valutare le segnalazioni pervenute relativamente a eventuali operazioni sospette Definire le azioni necessarie per fronteggiare le operazioni sospette segnalate Preparare le informazioni da condividere periodicamente con ODV Verificare la corretta costituzione e conservazione dell archivio informatico 10
Ruolo degli IST Hanno il compito di osservare le procedure e le disposizioni impartite dal RAA in materia di antiriciclaggio, ed in particolare: Per le attività di istruttoria del canale commerciale diretto, effettuare l identificazione del cliente richiedendo e verificando la documentazione (procedura COM_IDE_CLIE_0001 Identificazione della clientela ) Per le attività di istruttoria del canale commerciale indiretto, verificare adeguatamente la documentazione e le informazioni fornite dai PO che hanno identificato il cliente Registrare le informazioni sull Archivio Unico informatico, conservare la documentazione cartacea Partecipare ai corsi di formazione Interfacciarsi con i PO per la verifica di eventuali indici di anomalia segnalati Individuare le eventuali operazioni sospette segnalandole al RAA 11
Ruolo dei PO I collaboratori esterni incaricati dell identificazione del cliente, dovranno osservare le procedure e le disposizioni impartite dal RAA in materia di antiriciclaggio. In particolare PO avrà il compito di: effettuare l identificazione del cliente richiedendo e verificando la documentazione secondo quanto riportato nella procedura COM_IDE_CLIE_0001 Identificazione della clientela ; Partecipare ai corsi di formazione; Rilevare e segnalare al IST di riferimento le eventuali operazioni, o situazioni sospette; 12
Valutazione del rischio riciclaggio Allo stato attuale, nella piena totalità dei casi, il cliente Primo Network è una persona fisica che apre il rapporto per conto proprio. L erogazione avviene esclusivamente attraverso primari istituti bancari convenzionati. I prodotti o operazioni collegate a tali prodotti soddisfano inoltre i seguenti requisiti: E evitata categoricamente la possibilità di erogazione di denaro contante il prodotto o l operazione in questione non sono anonimi ed è sempre prevista una base contrattuale scritta l erogazione avviene esclusivamente attraverso primari istituti bancari convenzionati il valore massimo per il prodotto è soggetto alle limitazioni del reddito in busta paga, o da pensione 13
L adeguata verifica della clientela Art. 15 del D.Lgs. 231 del 21 novembre 2007 (Obblighi di adeguata verifica della clientela da parte degli intermediari finanziari e degli altri soggetti esercenti attività finanziaria) 1. Gli intermediari finanziari e gli altri soggetti esercenti attività finanziaria di cui all articolo 11 osservano gli obblighi di adeguata verifica della clientela in relazione ai rapporti e alle operazioni inerenti allo svolgimento dell attività istituzionale o professionale degli stessi ed, in particolare, nei seguenti casi: a) quando instaurano un rapporto continuativo; b) quando eseguono operazioni occasionali, disposte dai clienti che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni che appaiono collegate o frazionate; c) quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile; d) quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell identificazione di un cliente. 2. Gli intermediari, nell ambito della loro autonomia organizzativa, possono individuare classi di operazioni e di importo non significative ai fini della rilevazione delle operazioni che appaiono collegate. 3. Gli obblighi di adeguata verifica della clientela sono osservati altresì nei casi in cui le banche, gli istituti di moneta elettronica e le Poste Italiane S.p.A. agiscano da tramite o siano comunque parte nel trasferimento di denaro contante o titoli al portatore, in euro o valuta estera, effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi, di importo complessivamente pari o superiore a 15.000 euro. 4. Gli agenti in attività finanziaria di cui all articolo 11, comma 3, lettera d), osservano gli obblighi di adeguata verifica della clientela anche per le operazioni di importo inferiore a 15.000 euro. 14
L adeguata verifica della clientela E quindi sempre necessario provvedere sistematicamente all adeguata verifica della clientela Art. 18 del D.Lgs. 231 del 21 novembre 2007 (Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela) 1. Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono nelle seguenti attività: a) identificare il cliente e verificarne l identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente; b) identificare l eventuale titolare effettivo e verificarne l identità; c) ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale; d) svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale. 15
Prestifamily L identificazione e verifica della clientela avviene secondo quanto descritto nella procedura COM_IDE_CLIE_0001 Identificazione e verifica della clientela. L identificazione del cliente può avvenire attraverso una delle seguenti modalità: diretta, ovvero effettuata alla presenza del cliente ed attraverso un documento valido per l'identificazione, non scaduto; indiretta, ovvero effettuata in base a informazioni già acquisite o acquisibili da documentazione qualificata o con l'ausilio di un mediatore creditizio convenzionato. L identificazione della clientela deve sempre avvenire alla presenza del cliente, ovvero per via diretta (IST), o indiretta (PO). 16
L adeguata verifica della clientela Si considerano validi per l'identificazione i documenti di identità e di riconoscimento, non scaduti, di cui agli articoli 1 e 35 del decreto Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 (quelli attualmente richiesti per la normale attività di istruttoria) E necessario valutare le caratteristiche dei clienti insediati in Paesi/centri caratterizzati da regimi fiscali o antiriciclaggio privilegiati, quali quelli individuati dal GAFI come non cooperativi, e consultare le banche dati sul sito internet: http://uif.bancaditalia.it/uicfewebroot/ Accesso per Argomento Contrasto finanziario al Terrorismo - e/o comunque di interesse pertinente, al fine di verificare le liste ed i nominativi di individui appartenenti o associati a gruppi terroristici. Tali nominativi verranno periodicamente censiti sul sistema informatico al fine di non consentire il caricamento di alcun contratto 17
Gli indici di anomalia Gli Indici di anomalia consistono in una serie di casi esemplificativi che possono configurare un operazione sospetta. Il ricorso a casi esemplificativi è utile a spiegare come valutare una serie di circostanze che rendono un operazione (con tale termine si intende non solo l effettuazione di un determinato atto, ma anche un insieme di movimentazioni che appaiono tra loro funzionalmente ed economicamente collegate) sospetta. Non è possibile infatti definire dei criteri oggettivi di valutazione applicabili all operazione in sé stessa in quanto gli estremi che la rendono sospetta sono legati alle modalità in cui tale operazione avviene (requisiti oggettivi) o alle caratteristiche soggettive di chi li compie. Un operazione diventa infatti sospetta solo quando è inusuale per il soggetto che la compie. Ne consegue che è determinante la valutazione effettuata dagli IST Primo Network e dal soggetto PO preposto all adeguata verifica la clientela. 18
Alcuni indici di anomalia La Banca d Italia elenca, nel cosiddetto Decalogo (Istruzioni Operative per l individuazione delle operazioni sospette ) una serie di indici di anomalia che difficilmente si possono applicare alla normale attività di Primo Network. Nel tentativo di condividerne comunque la ratio, ed allo scopo di recepirne e divulgarne i principi, possiamo ipotizzare a titolo esemplificativo e non esaustivo alcuni casi meritevoli di sospetto: Richiesta di più erogazioni di importo limitato effettuata in modo tale che non si raggiunga la somma complessiva dei 15.000 euro nell arco dei 7 giorni lavorativi (in questo modo infatti si elude l aggregazione delle operazioni frazionate ai fini della segnalazione in AUI); Estinzione dell operazione di finanziamento in contanti senza procedere con una nuova operazione; Conosciuta riconducibilità dei soggetti richiedenti il finanziamento ad attività di tipo delinquenziale. 19
Individuazione delle operazioni sospette Nell ambito dell attività di istruttoria, ed in particolare già nella fase di verifica della clientela e del tipo e caratteristiche dell operazione, IST ha il compito di verificare l esistenza di eventuali indici di anomalia e quindi di individuare eventuali operazioni sospette. L IST che sospetta di un operazione compila il Modulo MOAA1 Segnalazione operazione sospetta ai fini antiriciclaggio ed invia lo stesso ( scannerizzato ) alla seguente e-mail: antiriciclaggio@primonetwork.it e per conoscenza all indirizzo email del RAA. IST. provvede a sospendere la pratica inserita modificando lo stato nel gestionale Primo Network in SO (sospesa) ed indicando nelle relative note la seguente dicitura: sospesa in attesa di indicazioni da parte del Responsabile Adempimenti Antiriciclaggio 20
Trattamento delle operazioni sospette Il RAA ricevuta la segnalazione, valuta il contenuto del Modulo MOAA1 Segnalazione operazione sospetta ai fini antiriciclaggio e: 1. entro 2 gg lavorativi contatta IST segnalante per ricevere maggiori informazioni, annotando le proprie impressioni e le motivazioni della propria scelta sul procedere o non procedere alla segnalazione, nello Spazio Riservato al RAA di cui al Modulo MOAA1 2. archivia il Modulo MOAA1 e comunica la scelta effettuata al IST segnalante tramite email Nell ambito del punto 2, sarà contattato anche il PO che ha effettuato l individuazione del Cliente, e che tiene i rapporti di tipo commerciale con lo stesso. 21
Trattamento delle operazioni sospette Nel caso in cui non si ritiene di procedere con la segnalazione viene fatta apposita comunicazione per e-mail all IST che provvede a sbloccare l operazione riportando la pratica dallo stato SO ad uno stato operativo del gestionale Primo Network adeguato allo stato di avanzamento di lavorazione della pratica stessa. Qualora si ritenga di procedere alla segnalazione, questa verrà inoltrata all UIF con la massima tempestività, potendo il RAA, preavvisare telefonicamente, via telefax o con strumenti telematici l UIF, anche per ricevere informazioni sul comportamento da tenere. Massima tempestività nella segnalazione è assicurata ove l operazione preveda il rilascio al cliente di acconti, soprattutto se la medesima è effettuata da soggetti sottoposti a indagini penali o a misure patrimoniali di prevenzione ovvero da soggetti agli stessi collegati. Parimenti, la scelta di procedere alla segnalazione verrà comunicata al PO interessato per mezzo di una lettera prioritaria inviata alla sua attenzione o, tramite e-mail. 22
Istituzione Archivio Unico Informatico (AUI) Gli obblighi di registrazione in archivio unico informatico sussistono: in sede di accensione, variazione e chiusura di rapporti continuativi; per ogni operazione che comporti la trasmissione o movimentazione di mezzi di pagamento di importo superiore a 15.000 euro. Rilevano in tale ambito anche le operazioni frazionate. La registrazione in archivio unico informatico deve essere effettuata tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell'operazione o dall'apertura, variazione e chiusura del rapporto. Le informazioni registrate nell'archivio unico informatico devono essere conservate per i dieci anni successivi al compimento dell'operazione o alla chiusura del rapporto. In via conservativa la presente procedura si applica a tutti i rapporti istituiti da Primo Network con la propria clientela. 23
Istituzione Archivio Unico Informatico (AUI) Saranno registrate le seguenti informazioni: dati identificativi del cliente (nome, cognome, data di nascita, estremi documento di identificazione) data di avvenuta identificazione Importo finanziato Rata Durata Tipo rapporto Istituto finanziatore IST ha il compito di verifica la correttezza dei dati registrati in AUI e richiede l intervento del RAA nei casi di anomalia rilevati. La manutenzione dell AUI, relativamente alle componenti Hardware e software, è a cura del Responsabile delle Applicazioni Informatiche che esegue anche i controlli di coerenza ed integrità dei dati registrati. 24