Impianti ERP è il migliore investimento ITALSOFT, azienda fondata nel 1986, ha distribuito i suoi prodotti con il marchio IBM fino al 1999, anno in cui ha certificato il suo sistema di qualità ISO 9001 prima realtà informatica del settore ad ottenerla ed anno di inizio della distribuzione diretta del prodotto. Dalla nostra vetrina sul mondo all indirizzo www.italsoft.net potrete avere informazioni sulla nostra azienda e visualizzare la presentazione multimediale di Impianti ERP. Impianti ERP, è stato il primo software gestionale integrato per le aziende del settore edile concepito nell ottica dei più moderni Enterprise Resource Planning. Questa modalità di lavoro implica che tutti i dati e tutti i processi sono integrabili tra loro all interno di una unica soluzione e di un unico database. Non più quindi un software per l area tecnica, un altro per l area amministrativa ed un altro ancora per altri servizi, ma una soluzione unica e integrata di un unico fornitore. Altri hanno seguito successivamente questa strada obbligata, ma l esperienza maturata da ITALSOFT in questi anni permette ad Impianti ERP di essere ritenuto per molti aspetti il miglior prodotto del proprio settore, per le seguenti motivazioni: 1) COMMERCIALIZZAZIONE DEL PRODOTTO anche in questo campo siamo stati innovatori, siamo la prima azienda del settore ad offrire lo strumento di lavoro (Impianti ERP) gratuitamente, grazie all offerta la qualità non ha prezzo, il nostro cliente corrisponde solo un canone annuale di utilizzo che comprende il contratto di assistenza, aggiornamento e manutenzione. In questo modo si abbattono i costi iniziali di acquisizione del prodotto, risolvendo il problema legato all ammortamento di eventuali precedenti soluzioni. Aziende di ogni dimensione possono disporre di una soluzione di alto profilo con bassi costi di investimento iniziali. La possibilità di acquistare il software per reparto permette l utilizzo di Impianti ERP anche ad aziende che non richiedono l integrazione con i processi amministrativi, la qualità, ecc. 2) PERSONALIZZAZIONE DEL SOFTWARE la possibilità di effettuare qualsiasi tipologia di personalizzazione con tempi e costi imparagonabili agli altri competitori è un altra delle caratteristiche fondamentali che rendono Impianti ERP utilizzabile da aziende di ogni dimensione. Impianti ERP è stato realizzato con uno dei più moderni sistemi di sviluppo del software RAD (Rapid Application Development) oggi disponibili. Questa scelta affiancata da una progettazione di Impianti ERP nata per ospitare personalizzazioni in grado di garantire una compatibilità con le future evoluzioni dell applicativo permettono alla soluzione di rendersi competitiva in ogni organizzazione con costi e prestazioni imparagonabili ad altre soluzioni 3) FACILITA DI APPRENDIMENTO la logica dei processi e dei flussi di lavoro suddivisi per reparto, favoriscono la comprensione e la semplicità di utilizzo della soluzione. I tempi di apprendimento e di utilizzo sono in questo modo drasticamente ridotti. 4) COMPETENZA Per i dirigenti di azienda italsoft si avale di una delle più rinomate e conosciute Scuole Di Amministrazione Aziendali, la SDA Bocconi di Milano. Il nostro personale si è formato in questi corsi ed in prima persona ne ha verificato l efficacia. I nostri clienti potranno effettuare lo stesso percorso confrontando le proprie esperienze con i docenti aziendalisti della SDA Bocconi, tale corso di formazione/aggiornamento è incluso nel costo di acquisto della soluzione (2 giornate). Per gli altri reparti aziendali ITALSOFT si avale dell esperienza maturata nell informatizzazione di molte tra le più importanti realtà italiane del settore. 5) AFFIDABILITA DELLA SOLUZIONE Essere sul mercato con un prodotto da oltre 20 anni e l esperienza maturata con IBM ci ha permesso da un lato di annoverare un bagaglio di esperienze fuori dal comune, dall altro di annoverare molti clienti a garanzia di processi di lavoro e di affidabilità della nostra soluzione che non sono secondi ad alcuna altra azienda 6) TECNOLOGIA APPLICATA Molte aziende declamano la propria tecnologia. Nessuna oggi può vantare la possibilità di far scegliere al proprio cliente se utilizzare una versione stand alone del proprio applicativo su una rete di PC o una soluzione client-server Web utilizzabile da un browser tipo MS-Explorer via Internet. Con Impianti ERP a prescindere dalla versione che sceglierete potrete pubblicare su Internet la contabilità dei lavori delle vostre commesse per permettere ai vostri committenti di approvarla via web o di trasferirla nei loro programmi. Questa performance vi permetterà di accorciare i tempi di pagamento e di dimostrare ai vostri committenti il valore delle soluzioni adottate. Essere primi anche in campo tecnologico significa offrire la possibilità ai clienti di scegliere la soluzione più idonea alla propria organizzazione aziendale 7) INTEGRAZIONE CON ALTRI SOFTWARE Ogni tecnico in questo settore ama utilizzare altri software di produttività individuale, per questo motivo Impianti ERP da sempre al suo interno dispone dei moduli di interscambio dati con Excel, Word, Project, AutoCAD e la possibilità di importare ed esportare dati con altri applicativi del settore. Bridge Excel, Bridge AutoCAD, Bridge Project sono strumenti di uso quotidiano che consentono ad ogni operatore di scambiare e di rappresentare i dati con il prodotto che si è abituati ad utilizzare. 2
Impianti ERP Impianti ERP è una soluzione integrabile anche in tempi successivi: si può partire indifferentemente dall area tecnica o dall area amministrativa per completare la soluzione settore per settore. Come anticipato in premessa, non è un caso che, come vedete dal diagramma, Impianti ERP sia stato suddiviso in modulo corrispondenti a ciascun reparto aziendale. In questo modo la comprensione dei flussi di lavoro, all interno dei quali si sviluppa il percorso operativo tipico di una commessa risulta più ordinato e intuitivo. Abilitando la gestione dei profili, ogni operatore vedrà esclusivamente le commesse a lui affidate ed i moduli e le funzioni che gli sono state affidate. Ciò rende ancora più semplice l uso del programma. Visita la presentazione multimediale del prodotto sul sito www.aziende.italsoft.net 3
Reparto commerciale e servizi di segreteria Il reparto commerciale si occupa delle attività relative alla raccolta dei potenziali lavori siano essi lavori derivante da lavori in conto terzi oppure da contratti manutentivi relativi a determinati immobili. Identificati i lavori di interesse, come si vede dal diagramma a lato, il commerciale passa gli elaborati all ufficio tecnico che provvederà con le funzionalità previste dal relativo modulo a redigere il calcolo dei costi stimati dell opera (budget preliminare). Di concerto con la direzione, considerando i costi generali e la marginalità si ottiene l offerta per il cliente. Per le attività di tipo manutentivo, l ufficio commerciale provvederà ad inserire le attività manutentive programmate sull immobile, con la possibilità di impostare dei promemoria relativi alle singole attività da svolgere. Alle date previste verrà avvertito l ufficio tecnico che si occuperà di attivare le funzioni necessarie per lo svolgimento delle manutenzioni previste. Il modulo consente altresì di gestire anche gli interventi manutentivi a chiamata. Il modulo consente di gestire il protocollo di tutti i documenti aziendali, tra cui i documenti e gli scadenzari relativi alle gare di appalto. 4
Reparto tecnico Come anticipato nel modulo Commerciale per i lavori di interesse l ufficio tecnico determina attraverso la gestione Elenco prezzi, analisi prezzi, computo metrico, pianificazione, il budget dei costi e con le indicazioni commerciali/direzione il budget dei ricavi. I due budget (considerati preliminari) permettono la gestione dell offerta. In seguito alla eventuale acquisizione della nuova commessa la società assegna la gestione dell opera ad un proprio collaboratore tecnico interno. Tale collaboratore assume quindi il ruolo di responsabile di commessa e risponderà dei risultati da essa derivanti in primis nei confronti del direttore tecnico e successivamente della direzione aziendale. Il responsabile di commessa riesamina il computo metrico (budget preliminare) studiato dall ufficio commerciale in fase di elaborazione dell offerta al fine di ottenere un budget operativo di commessa a costo ed a ricavo, a fronte del quale sarà possibile calcolare i fabbisogni di commessa che verranno passati all ufficio acquisti per il loro successivo trattamento. Si potrà quindi procedere anche con una revisione della pianificazione al fine di aggiornare il budget economico (sia a costo che a ricavo) di commessa ottenendo dei risultati in termini mensili, trimestrali ed annuali. Successivamente all avvio dei lavori il responsabile di commessa si dovrà preoccupare di controllare la corretta esecuzione delle opere; altresì si dovrà preoccupare di controllare la fornitura dei materiali ordinati e prelevati dal magazzino centrale. A fronte di questi costi dovrà anche essere periodicamente aggiornata la produzione effettiva di commessa con l elaborazione dei documenti interni ed esterni per la corretta gestione della produzioni attraverso la contabilità dei lavori (a misura, a corpo o forfetaria). Sarà possibile, come vedremo in seguito e come indicato nel diagramma, trasferire automaticamente le produzioni al settore amministrativo, che ne dovrà seguire il successivo trattamento. 5
Reparto acquisti A partire dall elaborazione dei fabbisogni, o dalle richieste di approvvigionamento, inserite dall ufficio tecnico successivamente alla redazione del budget operativo, l ufficio acquisti potrà elaborare le richieste di preventivo ai potenziali fornitori, ed in seguito alla contrattazione con i singoli fornitori scegliere il fornitore migliore con il quale andrà a chiudere i singoli ordini secondo la modalità ordini aperti (ordini quadro che stabiliscono condizioni per ordini effettuati in un periodo temporale), ordini chiusi (ordini per singole forniture specifiche). Potrà inoltre, gestire il raffronto fabbisogno/ordinato, lo scadenzario degli ordini in arrivo su ciascuna commessa, la verifica dell evasione. Tali documenti diverranno poi la base di partenza per la redazione della contabilità industriale da parte dell ufficio tecnico/controllo di gestione. 6
Reparto Magazzino A partire dagli ordini a fornitori elaborati dall ufficio acquisti e in relazione alla merce ricevuta, il magazziniere si preoccupa di registrare i DDT dei fornitori caricando le merci nel magazzino centrale. Nel momento in cui i singoli responsabili di cantiere, o chi per essi, si recano al proprio magazzino per prelevare la merce di cui necessitano per l esecuzione delle opere, il magazziniere si occupa di creare i DDT di uscita (o anche delle semplici bolle di scarico) attraverso i quali vengono scaricati i materiali dal magazzino centrale e quindi vengono caricati nel magazzino di commessa, imputandone il relativo costo alla commessa stessa. Tali costi andranno quindi ad alimentare i riepiloghi di ogni singola commessa imputando a ciascuna la merce realmente prelevate e consumata. 7
Reparto Controllo di gestione Il controller di commessa è il responsabile delle rilevazioni necessarie al controllo di gestione, ossia di quelle informazioni fondamentali per consentire alla direzione di prendere delle decisioni immediate per correggere l andamento delle commesse in relazione a risultati imprevisti. I bilanci aziendali per effetto dei tempi di registrazione dei documenti contabili arrivano mediamente in ritardo di tre mesi ed è evidente che non possano contribuire alla risoluzione degli imprevisti. Il Controller opera a fianco e in stretta collaborazione dell ufficio tecnico e dell ufficio amministrativo. I tecnici solitamente hanno come missione la produzione della commessa mentre gli amministrativi, hanno la missione di far quadrare i conti al fine che le registrazioni fiscali risultino congrue. In mezzo a queste figure si colloca quella del Controller che dovrà affiancare ai dati del bilancio periodico civilistico (aggiornato ai tre mesi precedenti), i riepiloghi di bilancio economico periodico di commessa (cruscotti aziendali in forma numerica e grafica) con le valutazioni sui rapporti costi/ricavi, le analisi sugli scostamenti rispetto ai budget, le previsioni sulle proiezioni a finire realizzati in base ai modelli ITALSOFT o ai modelli personalizzai per il cliente in base ai SIL (Stato interno dei lavori) e alla rilevazioni dei costi dalla contabilità industriale (rapportino di cantiere). Le registrazioni di contabilità analitica potranno automaticamente generare le movimentazioni del ciclo documentale attivo e passivo (prima nota provvisoria) e la contabilità analitica aziendale. Quando giungeranno documenti contabili ufficiali (fatture) le movimentazioni provvisorie potranno eventualmente essere rettificate aggiornando automaticamente le rilevazioni industriali precedentemente memorizzate e di conseguenza i cruscotti aziendali che in questo modo raffineranno ulteriormente il livello di precisione. 8
Reparto Amministrazione L amministrativo dovrà lavorare in perfetta armonia con il Controller e con l ufficio tecnico prelevando le registrazioni effettuate per il controllo di gestione dalla contabilità industriale (ciclo documentale passivo) e con le produzioni della contabilità lavori di commessa (ciclo documentale attivo) per le fatture di vendita. Dalla gestione del ciclo documentale potranno essere trattate direttamente le registrazioni contabili in prima nota, ottenendo in automatico la gestione degli scadenzari dei pagamenti e degli incassi al fine di potere analizzare la situazione di tesoreria aggiornata in tempo reale nonché le registrazioni della eventuale contabilità analitica. Integrando le registrazioni contabili derivanti dal ciclo documentale (sia esso attivo che passivo) con le registrazioni dei fatti aziendali all interno della prima nota potranno essere ottenuti i bilanci di esercizio, ai quali inserendo anche le registrazioni extracontabili potranno essere elaborati tutti i bilanci intermedi ritenuti necessari da parte della direzione aziendale. Oltre a questo dovrà anche garantire la gestione degli adempimenti periodici IVA, la gestione delle ritenute d acconto operate sui compensi a terzi, risconti attivi e passivi, gestione dei cespiti e ovviamente tutti gli altri obblighi civilistici e fiscali. La gestione dei bilanci permette di ottenere con facilità ogni tipo di riclassificazione nonché di gestire i principali 4 indici indicanti le performance aziendali. Il modulo amministrativo consente la gestione di un numero virtualmente illimitato di aziende. Attraverso le utility del Business Intelligence potranno essere elaborati a partire dai dati contabili tutti i cruscotti ritenuti necessari per la corretta lettura dei dati di bilancio 9
Reparto Finanza Aziendale Il responsabile finanziario della società con la collaborazione dell ufficio amministrativo dell ufficio tecnico e della direzione dovrà essere in grado di analizzare sia i fabbisogni di breve periodo che quelli di medio/lungo termine al fine di essere in grado di prevedere i periodi critici, dal punto di vista finanziario, per la società. Pianificare i fabbisogni finanziari nel settore impiantistico è piuttosto complesso dal momento che si deve tenere conto di fattori solitamente non presenti in altri settori produttivi. Prima di tutto le commesse presentano spesso tempi di pagamento molto lunghi e pertanto l approvvigionamento di risorse finanziarie risulta essere essenziale. Con gli accordi di Basilea le banche dovranno necessariamente accantonare nelle loro riserve somme e capitali in proporzione al livello di affidabilità del cliente, ed il livello di affidabilità (rating) si basa soprattutto sulla capacità dell impresa e dell imprenditore di prevedere i suoi fabbisogni. In relazione al programma lavori e alla tipologia del lavoro stesso, il responsabile finanziario dovrà pianificare la previsione degli impegni in relazione ai tempi medi di pagamento delle risorse impiegate ed ai tempi medi di pagamento dei clienti in relazione ai periodi previsti dal contratto in relazione all andamento dei lavori. In base alla situazione finanziaria descritta nelle specifiche dei propri conti correnti attraverso la gestione degli affidamenti, il responsabile finanziario provvede a ripianificare i fabbisogni anche attuando eventuali operazioni ad hoc, ed eventualmente cercando di posticipare alcune scadenze a breve valutandone la criticità in relazione alla tipologia del fornitore ed alla eventuali nuove forniture. Il responsabile finanziario dovrà essere in grado di dimostrare ai propri partner finanziari la capacità di prevedere i fabbisogni finanziari senza improvvisare. 10
Reparto Qualità Il responsabile della qualità dovrà gestire il sistema di qualità ISO 9001 trasversalmente attraverso il flusso di lavoro di tutti i reparti, abituando gli operatori dell azienda ad adempiere agli obblighi del sistema attraverso il normale processo di lavoro in uso dell azienda. Gli operatori in fase di registrazione dei documenti dovranno fornire alcune informazioni aggiuntive in più per permettere al responsabile della qualità di documentare i controlli senza alcun sforzo evitando di dover produrre documenti giustificativi 15 giorni prima delle visite ispettive, spesso artefatti per lo scopo. Al fine di facilitarne l uso, le funzionalità di gestione della qualità devono essere immerse nelle normali operazioni in uso in ciascun reparto. L ufficio tecnico dovrà effettuerà un primo riesame dell offerta, riesame questo che verrà ripreso in fase di acquisizione della commessa. Appositi verbale dovranno registrare e documentare l attività effettuata. L ufficio tecnico, inoltre, predisporrà nel diagramma di Gantt (pianificazione) anche i controlli in process e le prove e collaudi da effettuare nel corso delle lavorazioni. L ufficio acquisti dovrà procedere alla qualificazione dei fornitori assegnando a ciascuno una classe di merito. In relazione alle capacità del fornitore potrà essere gestito l incremento o il decremento del punteggio del fornitore, assicurando in tal modo una classe di merito sempre aggiornata in relazione al comportamento tenuto dal fornitore stesso. Appositi indici sulle performance del sistema utili alle attività del riesame della direzione potranno essere prodotte specificatamente in relazione ad eventuali obiettivi tratti dai cruscotti aziendali. 11
Rev. 3 del 18.10.06. Autorizzato da DG