COME PREPARARSI AL CAMBIAMENTO

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1 FATTURE ELETTRONICHE B2B/C COME PREPARARSI AL CAMBIAMENTO

2 La Normativa L obbligo di fatturazione elettronica introdotto dalla legge di bilancio 2016 prevede: Al fine di razionalizzare il procedimento, di fatturazione e registrazione, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato di cui al comma 2. Sono soggetti all obbligo di emettere fatture elettroniche tutti i soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, con la esclusione dei soggetti passivi che rientrano nel cosiddetto regime di vantaggio (di cui all articolo 27,commi 1 e 2,del decreto-legge 6 luglio 2011,n.98,convertito,con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011,n.111), e quelli che applicano il regime forfettario (di cui all articolo 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014,n.190) Quindi tutte le fatture emesse da soggetti iva italiani nei confronti di soggetti iva e privati cittadini italiani, dovranno essere in formato elettronico!

3 Entrata in vigore 1 LUGLIO 2018 Subappaltatori P.A. Filiera Carburanti 1 GENNAIO 2019 Tutti

4 Per ogni fattura elettronica devono essere garantite: UTENTICITA e INTEGRITA Apposizione firma elettronica qualificata o digitale (terzietà soggetto firmatario delle fatture elettroniche) oppure Sistemi di controllo di gestione per il collegamento affidabile tra fattura e relativa cessione oltre a Utilizzo di sistemi di trasmissione identificati LEGGIBILITA Può essere il risultato di una conversione con software di visualizzazione Deve essere garantita per tutto il periodo di conservazione elettronica obbligatorio

5 Come Funziona Il Ciclo Attivo Per trasmettere fatture è obbligatorio utilizzare il Sistema di Interscambio (SdI), il sistema informatico dell Agenzia delle Entrate attraverso il quale transitano le fatture elettroniche in formato XML, secondo le regole di funzionamento e di accreditamento previste. L introduzione dello SdI ha portato elementi di complicazione nel processo di fatturazione: dalla modalità di invio, alla gestione dei messaggi, alla gestione delle accettazioni e dei rifiuti, tutte attività che devono essere gestite a norma di legge. Il Ciclo Passivo La gestione del flusso delle fatture passive è da sempre il passaggio più difficile in ogni processo di digitalizzazione; vi sarà una notevole mole di fatture passive che, in assenza di una diversa opzione, finirà per intasare le caselle PEC dei riceventi. (Per semplificare la ricezione delle fatture passive i clienti dovranno solo chiedere al proprio fornitore di inserire il proprio codice nel file XML.)

6 Cosa Fare Il Ciclo Attivo Le operazioni che l azienda deve svolgere sono: 1. Predisporre la Fattura Elettronica - Ogni fattura, o lotto di fatture costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predisposto secondo il formato xml. Più file singoli, possono essere compressi in un file in formato zip. Una volta preparato, il file deve essere "rinominato in maniera opportuna affinché venga accettato dallo SdI. 2. Rendere autentica ed immodificabile la fattura - Per soddisfare questo requisito il soggetto che emette la fattura può apporre una firma digitale che garantisce: l integrità delle informazioni contenute nella fattura; l autenticità dell emittente. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a certificatori autorizzati oppure incaricare lo Studio che già dispone della firma certificata.

7 3. Inviare la fattura al Sistema di Interscambio (SdI). 4. Dopo l invio della fattura - Colui che emette o trasmette un file fattura ha la possibilità di visionare i messaggi relativi al file emesso o trasmesso e verificare lo stato dell invio attraverso gli strumenti messi a disposizione dalla normativa. Anche gli incaricati possono essere autorizzati ad accedere alle informazioni per conto dei soggetti che rappresentano. Il processo di emissione e trasmissione delle fatture elettroniche prevede che esse, una volta create e firmate digitalmente, vadano inoltrate tramite il Sistema di Interscambio al Cliente destinatario della fattura, identificato da un codice destinatario di 7 caratteri. Qualora il Cliente non fosse dotato di codice destinatario riceverà la fattura elettronica nella casella PEC: sarà sufficiente valorizzare il campo <CodiceDestinatario> con e il campo PEC con la PEC del destinatario della fattura. Come avviene per la fatturazione elettronica alla PA il Sistema di Interscambio restituirà delle notifiche inseguito ai controlli formali effettuati sul documento, così come il Cliente potrà restituirà notifiche di ricezione e accettazione/rifiuto della fattura elettronica ricevuta. Le fatture elettroniche inviate dovranno essere conservate digitalmente a norma per 10 anni.

8 Codice Destinatario È un codice di 7 caratteri utilizzabile per identificare il destinatario delle fatture elettroniche scambiate fra privati. È l equivalente del CUU (codice univoco ufficio): un codice di 6 cifre che nella fatturazione elettronica PA identifica l ufficio di riferimento a cui inviare la fattura. Per ottenere il Codice Destinatario a 7 caratteri (valido solo per fatture elettroniche destinate ai soggetti privati) è sufficiente collegarsi al sito selezionare la pagina Strumenti e quindi cliccare su Gestire il canale. La richiesta del codice può essere effettuata solo dai quei soggetti privati titolari di un canale di trasmissione già accreditato presso il Sistema di Interscambio (SdI) per ricevere le fatture elettroniche. Per i clienti per i quali lo studio gestisce la contabilità, il codice da inserire è il seguente: SUBM70N.

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10 Prendiamo in considerazione le casistiche possibili: CASO 1 SOLO IL CLIENTE DISPONE DEL <CODICE DESTINATARIO> La trasmissione diretta delle fatture Fe.xml del fornitore/commissionario a mezzo codice destinatario da inserire al punto nel file xml che contiene i dati di fatturazione, presuppone che per ricevere la fattura, il committente/cliente debba necessariamente: a) accedere al sito dell Agenzia delle Entrate e seguire la procedura (non proprio semplicissima) di accreditamento e ricevere dall Agenzia il <CodiceDestinatario> a lui attribuito; b) successivamente comunicare ai propri fornitori il predetto codice destinatario che questi dovranno poi inserire al punto nel file xml che contiene tutti gli altri dati di fatturazione. Vengono descritti qui di seguito i flussi di comunicazioni tra: Fornitore-commissionario e SDI; SDI e cliente committente.

11 1) SDI riceve dal fornitore, al proprio indirizzo PEC il file xml che contiene al punto <CodiceDestinatario> del committente al quale inviare il file xml con dati di fatturazione. Il fornitore riceve gli ordinari messaggi PEC: uno di accettazione da parte del proprio gestore di posta ed uno di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario; quest ultimo non garantisce di per sé la lettura del messaggio e del relativo allegato, ma ne attesta il solo deposito nella casella del SdI; 2) SDI (come nel caso precedente) restituisce al fornitorecommissionario, al suo indirizzo di comunicazione il primo messaggio di risposta (notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancata consegna o attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito), e con detto primo messaggio, comunica al soggetto trasmittente l indirizzo di PEC che dovrà utilizzare per le successive eventuali trasmissioni e che verrà utilizzato anche dal SDI per i successivi messaggi in risposta;

12 3) SDI invia al cliente al suo <CodiceDestinatario> indicato nel file al punto il file xml con i dati di fatturazione; 4) SDI, sul canale accreditato dal cliente, riceve dallo stesso la sua eventuale notifica di esito di accettazione o rifiuto della fattura; 5) SDI invia al fornitore, al suo indirizzo di comunicazione PEC, la notifica i esito rilasciata dal cliente; 6) SDImetteadisposizioneidatifattura a quei fornitori e a quei clienti che hanno effettuato l opzione di cui all articolo 1 comma 3 del D.Lgs. 127/2015.

13 CASO 2 SOLO IL FORNITORE DISPONE DEL <CODICE DESTINATARIO> Qualora solo il fornitore disponga del <Codice Destinatario> la procedura sarà la seguente: 1) SDI riceve dal fornitore, tramite il suo canale accreditato, il file xml che contiene al punto <PECDestinatario> l indirizzo PEC del committente al quale inviare il file xml con dati di fatturazione; 2) SDI restituisce al fornitore-commissionario, al suo indirizzo di comunicazione, il primo messaggio di risposta (notifica di errore, ricevuta di consegna, ricevuta di mancato recapito), e con detto primo messaggio, comunica al soggetto trasmittente l indirizzo che dovrà utilizzare per le successive eventuali trasmissioni e che verrà utilizzato anche dal SDI per i successivi messaggi in risposta; 3) SDI invia al cliente al suo <PECDestinatario> indicato nel file al punto il file fattura xml unitamente al file METADATI contenente i dati principali di riferimento del file, utili per l elaborazione, ivi compreso l identificativo del SDI;

14 4) SDI riceve dal soggetto ricevente (il cliente) al medesimo indirizzo di PEC utilizzato dal SDI per la trasmissione le sue comunicazioni (accettazione/rifiuto); 5) Il cliente riceve gli ordinari messaggi PEC: uno di accettazione da parte del proprio gestore di posta ed uno di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario; quest ultimo non garantisce di per sé la lettura del messaggio e del relativo allegato, ma ne attesta il solo deposito nella casella del SDI; 6) SDI invia al fornitore, al suo indirizzo di accreditamento, la notifica di esito rilasciata dal cliente; 7) SDI mette a disposizione i dati fattura a quei fornitori e a quei clienti che hanno effettuato l opzione di cui all articolo 1 comma 3 del D.Lgs. 127/2015.

15 CASO 3 FORNITORE E CLIENTE DISPONGONO DEL <CODICE DESTINATARIO> Qualora sia il fornitore che il cliente dispongano di un proprio <CodiceDestinatario> ottenuto mediante accreditamento ad una delle tre procedure di comunicazione previste per le comunicazioni massive delle fatture elettroniche la procedura di trasmissione sarà sostanzialmente simile a quella indicata in precedenza con la sola differenza che il SDI per l individuazione dei soggetti coinvolti nel processo utilizzerà i rispettivi <CodiciDestinatario>.

16 IL RUOLO DELLO STUDIO Cason.1 Lo Studio può fatturare per sé o per conto del cliente (AGO) Caso n.2 Il Cliente fattura con uno strumento fornito dallo Studio e invia con Digital Hub del professionista (utente esterno AGO Tieni il Conto) Caso n.3 Il Cliente fattura con un gestionale Zucchetti e invia con Digital Hub del professionista (da valutare caso per caso) Oppure Invia e riceve in autonomia ma concede al professionista l accesso al proprio Digital Hub per consultazione e acquisizione delle fatture (da valutare caso per caso) Caso n.4 Il Cliente fattura con un gestionale non Zucchetti e passa gli xml allo Studio

17 Il Sistema di Interscambio Per le aziende di minori dimensioni e per i professionisti, la soluzione più agevole si ritiene sia quella di convogliare i flussi di fatturazione elettronica sia attivo che passivo attraverso il coinvolgimento di una terza parte (commercialista/provider) affinché questi facciano da intermediario tra fornitore, cliente e SDI. Così facendo aziende e professionisti potranno utilizzare il <CodiceDestinatario> ottenuto dall intermediario/commercialista: al quale avranno dato la delega per il convogliamento dei propri flussi di fatturazione (attivi e passivi); ed il quale si sarà assunto l incarico di distribuire le fatture dei propri clienti nelle rispettive aree a ciascuno di essi riservate, in partenza ed in arrivo dal SDI. Si potrà incaricare l intermediario/professionista anche della conservazione digitale decennale a norma (ai fini civilistici e fiscali).

18 Il Sistema Di Interscambio Passando ora all esame delle varie fasi della procedura concernente i flussi delle fatture convogliate tramite intermediario/commercialista, possiamo così Per descriverle aziende punto di per minori punto: dimensioni e per i professionisti, la soluzione più agevole 1) Il fornitore si ritienepredispone sia quella la di fattura convogliare nel formato i flussi convenuto di fatturazione (xml) con il elettronica commercialista sia attivo che che riceve passivo la fattura attraverso priva il coinvolgimento di firma digitale, una ottiene terzail parte mandato (commercialista/provider) alla emissione, firma affinché digitalmente questi facciano la fattura, da intermediario si incarica della tra fornitore, trasmissione, cliente esdi. provvede alla conservazione digitale a norma; Così 2) l intermediario facendo aziende invia la e fattura professionisti al SDI; potranno utilizzare il <CodiceDestinatario> ottenuto dall intermediario/commercialista: al quale avranno 3) il SDI dato effettua la delega i controlli per il formali convogliamento di sua competenza dei propri e restituisce flussi di la fatturazione ricevuta di (attivi consegna e passivi); con l esito ed dei il quale controlli si sarà (fattura assunto inviatal incarico al destinatario di distribuire fattura le scartata); fatture dei propri clienti nelle rispettive aree a ciascuno di essi riservate, in partenza ed in arrivo dal SDI. 4) l intermediario invia al fornitore la ricevuta di consegna del SDI; Si potrà incaricare l intermediario/professionista anche della conservazione digitale 5) l SDI decennale invia all intermediario a norma (ai fini (del civilistici cliente) e fiscali). la fattura che dal controllo ha avuto esito positivo; 6) l intermediario invia al destinatario/cliente la fattura ricevuta dal SDI;

19 7) il destinatario/cliente, anche per comportamento concludente, fornisce all intermediario la notifica di esito della fattura (accettazione/rifiuto/decorrenza termini); 8) l intermediario (del cliente) invia la notifica di esito al SDI; 9) il SDI invia all intermediario (del fornitore) ricevuta del recepimento della notifica di esito del destinatario/cliente; 10) l intermediario invia al fornitore la notifica di esito del destinatario/cliente transitata attraverso il SDI.

20 Corrispettivi Elettronici Cosa sono i Corrispettivi Elettronici? I corrispettivi elettronici, sono una nuova procedura telematica che consente ai commercianti al minuto, ristoranti, alberghi e tutti coloro che lavorano con i clienti finali, di poter dire addio agli scontrini e ricevute fiscali, inviando i dati degli incassi giornalieri, tramite il SID, Sistema di Interscambio già utilizzato per le fatture Pubblica Amministrazione. E la possibilità per i soggetti che effettuano le operazioni esonerate dall obbligo di rilascio della fattura ai sensi dell art. 22 del dpr 633/72, ovvero, commercianti al dettaglio, artigiani, alberghi e ristoranti ecc., di optare per la memorizzazione elettronica e trasmissione telematica all Agenzia delle entrate dei dati dei corrispettivi giornalieri delle vendite di beni e delle prestazioni di servizi rilevanti ai fini Iva, trasformando così i vecchi scontrini e ricevute, nel cd. scontrino digitale telematico.

21 Costi 1. Gestione della contabilità interna allo studio Lo studio mette a disposizione il software per la creazione delle fatture elettroniche (utente esterno AGO o Tieni il conto) e il recupero delle fatture passive dal SDI, previo inserimento del codice destinatario indicato dallo studio, sarà interamente gestita dallo studio senza costi per il cliente. Nel caso in cui non sia stato indicato il codice destinatario il cliente dovrà solo provvedere ad inoltrare la Pec contenente la fattura all indirizzo mail che verrà creato appositamente dallo studio. Lo studio provvederà altresì, senza addebitare alcun costo al cliente, ad apporre la firma elettronica qualificata su tutte le fatture emesse. Lo studio fornirà assistenza anche per l implementazione dei corrispettivi elettronici senza applicazione di alcun costo aggiuntivo.

22 2. Gestione della contabilità esterna allo studio Lo studio mette a disposizione la propria conoscenza e, in collaborazione con la software house del cliente, aiuterà il cliente a predisporre una procedura interna di ricevimento e codifica delle fatture passive. Lo studio provvederà altresì, senza addebitare alcun costo al cliente, ad apporre la firma elettronica qualificata su tutte le fatture emesse. Lo studio fornirà assistenza anche per l implementazione dei corrispettivi elettronici senza applicazione di alcun costo aggiuntivo.

23 3. Fornitori/clienti di clienti dello studio Lo studio si propone come partner per gestire le problematiche dei fornitori/clienti dei clienti dello studio sia per il ciclo attivo che per quello passivo delle fatture elettroniche, con il fine di prevenire delle problematiche che potrebbero incidere anche sui clienti dello studio.

24 4. Archiviazione sostitutiva Lo studio ha sottoscritto un contratto con una software house per l archiviazione sostitutiva di tutte le fatture che transitano nel gestionale dello studio e si offre come archiviatore per conto del cliente applicando un corrispettivo pari ad 0,25 per ciascuna fattura.