CAMBIO DI GESTIONE DEGLI ESEMPLARI RICHIESTI PER LE GARE DI LETTURA

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1 CAMBIO DI GESTIONE DEGLI ESEMPLARI RICHIESTI PER LE GARE DI LETTURA Questa nota riassume la procedura per richiedere la disponibilità di documenti necessari all organizzazione di gare di lettura, mostre bibliografiche, gruppi di lettura. La novità più importante, rispetto alle operazioni che si possono eseguire da scaffale, è l automatismo che consente di generare scaffali di materiale da passare in gestione e di inviare i messaggi di richiesta. Perché tutto funzioni è necessario rispettare l esatta successione delle operazioni ed eseguirle con attenzione. BIBLIOTECA RICHIEDENTE 1. CREAZIONE DELLO SCAFFALE da parte della biblioteca che chiede la gestione degli esemplari: dovrà avere un nome identificante (es.: MICROEDITORIA 2013) e, cosa fondamentale, una descrizione che inizi con la parola RIC_GES (es.: RIC_GES edizione 2013 del concorso per l'attribuzione del marchio "Microeditoria di qualità", esemplari richiesti fino a novembre 2013). La descrizione dovrà contenere anche l indicazione della durata. 2. INSERIMENTO DEGLI ESEMPLARI DA GESTIRE da Lista esemplari del menu Catalogo: 1. compilare i campi: titolo (digitare anche l articolo), Stato dell esemplare (su scaffale), Classe di prestabilità (prestabile), stato del prestito (non in prestito). 1

2 2. spuntare gli esemplari da selezionare; 3. cliccare su Aggiungi scaffale. 4. legare lo scaffale prima creato. oppure, da Ricerca catalogo del menu Catalogo: 1. spuntare la casella relativa all esemplare; 2. cliccare sul link aggiungi a scaffale (in fondo alla pagina sulla sinistra): 3. legare lo scaffale creato. 2

3 PROCEDURA AUTOMATICA RICHIESTA CAMBIO DI GESTIONE 1. SCAFFALE BIBLIOTECA PRESTANTE Il giorno dopo, per ognuna delle biblioteche che possiedono gli esemplari contenuti nello scaffale RIC_GES, verrà preparato uno scaffale con gli esemplari richiesti a quella biblioteca. Sarà riconoscibile per la sequenza numerica che precederà il titolo (ID scaffale-id biblioteca richiedente-titolo), mentre il nome della biblioteca richiedente comparirà in coda alla descrizione (es.: per COLLEBEATO). 3

4 Consiglio: la stringa numerica che precede il titolo mantiene questo genere di scaffali ben in evidenza in cima alla lista. Questa posizione può essere fatta scalare inserendo una qualsiasi parola prima del titolo (es.: FATTO ; INVIATI ; CEDUTI ) a indicare che la cessione degli esemplari è stata completata 2. MODIFICA DESCRIZIONE SCAFFALE RICHIEDENTE La procedura modificherà la descrizione dello scaffale della richiedente, aggiungendo all inizio la parola FATTO (es: FATTO - RIC_GES edizione 2013 del concorso per l'attribuzione del marchio "Microeditoria di qualità", esemplari richiesti fino a novembre 2013). Sapremo così che ha funzionato. 3. INVIO AUTOMATICO DELLA MAIL DI RICHIESTA E COMPOSIZIONE DEL MESSAGGIO INTERNO Ognuna delle biblioteche coinvolte -compresa la richiedente che leggerà per conoscenza- riceverà una mail con la richiesta di provvedere al cambio di gestione degli esemplari. Inoltre un messaggio interno a Clavis, contenente la richiesta del cambio gestione, comparirà per una settimana nella pagina Home delle biblioteche a cui è stata inoltrata la richiesta. 4

5 Consiglio: una volta completata la cessione degli esemplari è opportuno modificare o cancellare il messaggio, soprattutto per quelle biblioteche in cui lavorano più operatori. L operazione viene eseguita dalla pagina Comunicazione => Messaggi interni. BIBLIOTECA PRESTANTE 1. CESSIONE DELLA GESTIONE ALLA BIBLIOTECA RICHIEDENTE Dalla pagina Comunicazione => Lista scaffali cliccare il link Vedi nella colonna Azioni per visualizzare gli esemplari contenuti, quindi: 1. spuntare gli esemplari da cessare nell'area Oggetti contenuti 2. nell'area Operazioni sul contenuto scegliere l'operazione Assegna esemplari a biblioteca, cliccare Lega e, dalla finestra popup cercare la biblioteca richiedente e legarla; 3. Completare l'operazione cliccando Assegna. 2. INVIO DEL MATERIALE IN INTERPRESTITO Dalla funzione Interprestito in uscita del menu Circolazione, processare gli esemplari per passarli in transito alla biblioteca richiedente. E' opportuno conservare lo scaffale fino al rientro di tutti i documenti. 5

6 RICHIESTA CESSIONE ESEMPLARI NON ACCOLTA Nel caso una biblioteca decida di non accogliere la richiesta di gestione del materiale, dovrà avvisare tempestivamente la biblioteca richiedente. Lo scaffale contenente gli esemplari potrà essere quindi cancellato. ESEMPLARI NON DISPONIBILI Se uno o più esemplari non dovessero essere disponibili, sarà necessario: 1. avvisare subito con una mail la biblioteca richiedente; 2. cancellarli dallo scaffale; 3. eventualmente sostituirli con altre copie della pubblicazione possedute, comunicandolo alla richiedente. BIBLIOTECA RICHIEDENTE 1. ARRIVO DEL MATERIALE Dalla funzione Interprestito in entrata => Da rimettere a scaffale del menu Circolazione, registrare l arrivo dei documenti. 2. MODIFICA DELLO STATO DI PRESTABILITA' DEI DOCUMENTI PRESI IN GESTIONE 1. Dalla funzione Lista scaffali del menu Comunicazione, trovato lo scaffale, cliccare vedi; 2. nell'area Operazioni sul contenuto scegliere l'operazione Cambia dati esemplare e modificare lo stato di prestabilità da Prestabile a Prestito locale. BIBLIOTECA RICHIEDENTE Terminato l attività, prima di restituire i volumi, sempre dallo scaffale sarà necessario rimodificare lo stato di prestabilità e cessare la gestione degli esemplari 1. MODIFICA DELLO STATO DI PRESTABILITA' DEI DOCUMENTI PRESI IN GESTIONE 1. Dalla funzione Lista scaffali, trovato lo scaffale, cliccare vedi; 2. nell'area Operazioni sul contenuto scegliere l'operazione Cambia dati esemplare e modificare lo stato di prestabilità da Prestito locale a Prestabile. 6

7 2. CESSIONE DELLA GESTIONE ALLA BIBLIOTECA PROPRIETARIA 1. spuntare gli esemplari da cessare nell'area Oggetti contenuti; 2. nell'area Operazioni sul contenuto scegliere l'operazione Assegna esemplari a biblioteca a. cliccare Lega e, dalla finestra popup cercare la biblioteca prestante e legarla, oppure b. spuntare il campo riassegna gli esemplari alla biblioteca proprietaria; 3. completare l'operazione cliccando Assegna. 3. RESTITUZIONE DEL MATERIALE Dalla funzione Interprestito in uscita del menu Circolazione, processare gli esemplari per passarli in transito alla biblioteca proprietaria. E' possibile conservare lo scaffale per lo storico dell'attività di promozione. BIBLIOTECA PRESTANTE RIENTRO DEGLI ESEMPLARI Dalla funzione Interprestito in entrata, area Da rimettere a scaffale del menu Circolazione, eseguire l operazione di rientro degli esemplari. 7