Patrizia Greggio Responsabile servizi Vecomp Spa Pietro Pettene Responsabile prodotto PROFIS Manuela Marchesini Assistente gestionale ESOLVER/SPRING

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1 Patrizia Greggio Responsabile servizi Vecomp Spa Pietro Pettene Responsabile prodotto PROFIS Manuela Marchesini Assistente gestionale ESOLVER/SPRING Giovedì 20 settembre c/o Vecomp Academy

2 Agenda degli argomenti 1. Processi e flussi operativi 2. I nuovi moduli applicativi di Sistemi Spa 3. I nuovi servizi di Vecomp pensati per la tua azienda 4. Domande e risposte 5. FAQ 2

3 1.Processi e flussi operativi 3

4 Processi e flussi operativi 1 gennaio gennaio La legge introduce l obbligo di emettere fattura elettronica anche nei rapporti tra privati Obbligo anticipato al 1 luglio 2018 per alcune categorie di soggetti - Cessioni di benzina/gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori PROROGATO AL 01/01/ Prestazioni rese da soggetti diretti subappaltatori nei confronti dell appaltatore principale nel quadro di un contratto di appalto di lavori, servizi o forniture stipulato con una PA 1 gennaio 2019 Abolizione dal 1 gennaio 2019 della Comunicazione dati delle Fatture emesse e ricevute - Rimane in vigore la trasmissione dei dati inerenti le operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi effettuate e ricevute da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato 4

5 Processi e flussi operativi SOGGETTI OBBLIGATI L obbligo riguarda la cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato Le fatture elettroniche emesse nei confronti dei consumatori finali sono rese disponibili a questi ultimi dai servizi telematici dell'agenzia delle entrate Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari, ferme restando le responsabilità del soggetto che effettua la cessione del bene o la prestazione del servizio 5

6 Processi e flussi operativi SOGGETTI ESONERATI E CASI DI ESCLUSIONE Sono esonerati i soggetti passivi che rientrano nel "regime di vantaggio" (art. 27, commi 1 e 2, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98) e quelli che applicano il regime forfettario (art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n. 190) Sono escluse le cessioni o prestazioni di servizio nei confronti di non residenti, sia comunitari sia extracomunitari Il punto 9.4 del provvedimento del 30/4/2018 stabilisce che: Per le sole fatture emesse, le comunicazioni di cui al punto 9.1 (ossia relative a operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate verso soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato ) possono essere eseguite trasmettendo al sistema dell Agenzia delle entrate l intera fattura emessa, in un file nel formato stabilito al punto 1.3 [XML] 6

7 Processi e flussi operativi SANZIONI Il termine di decadenza IVA e IIDD sono ridotti di due anni se viene garantita la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati relativi ad operazioni di ammontare superiore ad euro 500 Agli esercenti arti e professioni ed alle imprese ammesse al regime di contabilità semplificata, l'agenzia delle entrate mette a disposizione: a) gli elementi informativi necessari per la predisposizione dei prospetti di liquidazione periodica dell'iva b) una bozza di dichiarazione annuale dell'iva e di dichiarazione dei redditi, con i relativi prospetti riepilogativi dei calcoli effettuati c) le bozze dei modelli F24 di versamento recanti l ammontare delle imposte da versare, compensare o richiedere a rimborso Se i suddetti soggetti si avvalgono degli elementi messi a disposizione dall'agenzia delle entrate, viene meno l'obbligo di tenuta dei registri IVA acquisti e vendite. 7

8 Processi e flussi operativi SANZIONI In caso di emissione di fattura utilizzando modalità diverse dal SdI, la fattura si intende non emessa e si applicano le sanzioni previste dall'articolo 6 del decreto legislativo 471/97 Il cessionario e il committente, per non incorrere nella sanzione di cui all'articolo 6, comma 8, del decreto legislativo 471/97, devono adempiere agli obblighi documentali ivi previsti mediante il Sistema di Interscambio 8

9 Processi e flussi operativi FORMATO DELLA FATTURA Formato XML conforme alle Specifiche tecniche Il file della fattura elettronica può essere: un file per singola fattura un file contenente un lotto di fatture La fattura elettronica XML può contenere allegati FIRMA E RIFERIMENTO TEMPORALE Il file XML può essere firmato elettronicamente oppure non firmato Firma digitale + riferimento temporale secondo i seguenti due formati: CAdES --->.xml.p7m XAdES --->.xml Sigillo elettronico Agenzia Entrate XAdES «Fatture e corrispettivi» 9

10 Processi e flussi operativi ESEMPIO DI STRUTTURA FATTURA XML Codice destinatario o PEC del destinatario 10

11 Processi e flussi operativi IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il Sistema di Interscambio è la struttura informatica, istituita dal Ministero dell Economia e delle Finanze, gestita dall Agenzia delle Entrate e sviluppata da Sogei, per la trasmissione delle fatture elettroniche e delle relative notifiche. Il SdI effettua una serie di controlli formali per verificare che il file trasmesso sia conforme ai tracciati tecnici 11

12 Processi e flussi operativi CONTROLLI EFFETTUATI DAL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il SdI effettua attualmente n.46 controlli per ogni file o lotto di fatture e in caso di mancato superamento dei controlli recapita una ricevuta di scarto. Nel caso in cui file sia firmato elettronicamente il SdI effettua controllo anche su validità della firma. Esempio: 12

13 Processi e flussi operativi Fornitore/ Trasmittente SDI Cliente/ Destinatario Emissione Firma digitale 1-Trasmissione fattura al SDI Controlli del SDI 2 -Notifica di scarto - ESITO + 2B-Trasmissione fattura al cliente 3a-Ricevuta di consegna 3b-Notifica di mancata consegna Verifica regolarità FTE 10-Conservazione digitale 10-Conservazione digitale 13

14 Processi e flussi operativi FTEB2B FLUSSO DEI FILE FATTURA EMESSA Trasmette file Invio fattura TRASMITTENTE Ricevute e notifiche DESTINATARIO DESTINATARIO Invio fattura Effettua controlli Trasmette file Ricevute e notifiche TRASMITTENTE FLUSSO DEI FILE FATTURA RICEVUTA 14

15 Processi e flussi operativi CANALI DI TRASMISSIONE FATTURE CANALI DI RICEZIONE FATTURE 15

16 Processi e flussi operativi TRAMITE PEC La fattura elettronica può essere inviata e ricevuta a/da SDI tramite PEC. Per le fatture emesse utilizzando gli indirizzi PEC: - Al primo invio: sdi01@pec.fatturapa.it - Per i successivi, SDI comunica al mittente il nuovo indirizzo da utilizzare da quel momento in avanti In evidenza: - Le caselle PEC non sono adatte per la gestione di un elevato numero di messaggi: - hanno solitamente uno spazio limitato - tendono quindi a riempirsi richiedendo manutenzione periodica nel tempo - Le mail PEC sono soggette a conservazione digitale (tema spesso dibattuto) 16

17 Processi e flussi operativi TRAMITE PORTALE FATTURE E CORRISPETTIVI La fattura elettronica può essere inviata e ricevuta a/da SDI tramite il sito web gratuito «Fatture e Corrispettivi» messo a disposizione da parte dell AdE In evidenza: - Accesso riservato al contribuente oppure con delega all intermediario da parte del contribuente - E previsto l upload manuale dei file fattura sul portale (il file può contenere una o più fatture ma sempre riferite al medesimo soggetto) - E disponibile da luglio un applicazione web ed un software utilizzabili anche per la generazione del file fattura e del relativo invio a SDI in modalità integrata 17

18 Processi e flussi operativi ACCREDITAMENTO CANALE SDI La fattura elettronica può essere inviata e ricevuta a/da SDI tramite i canali: - SDICOOP (5MB) canale Web-service - SDIFTP (150 MB) canale Porta di Dominio - SPCCOOP (5 MB) canale FTP In evidenza: - Per l utilizzo è necessaria la registrazione dell utente tramite l accreditamento del canale - Sono interessate all accreditamento del canale quelle aziende che prevedono un elevato numero di documenti elettronici da far transitare verso SDI (per esempio le software houses) 18

19 Processi e flussi operativi CANALE DI TRASMISSIONE E RICEZIONE FATTURE Esempio pratico Soggetto che emette la fattura usando un canale telematico Webservice Nella fattura indica oltre al cliente la PEC di domiciliazione delle fatture Il ricevente, riceve la fattura sul suo canale PEC Fornitore/ Trasmittente Cliente/ Destinatario ACCREDITAMENTO CANALE SDI TRAMITE PEC 19

20 Processi e flussi operativi Definito il quadro normativo, riepilogo delle misure da porre in essere per l adozione della fattura elettronica per se: Ciclo attivo fatture emesse: - Richiedere ai propri clienti B2B l indirizzo PEC oppure il codice destinatario - «Bonificare» le anagrafiche clienti al fine di utilizzare Partite Iva e Codici Fiscali corretti - Se clienti B2C: gestire l accettazione o diniego a ricevere la copia analogica o copia elettronica - (Firmare digitalmente le fatture ed eseguirne l invio) - Emessa la fattura, verificarne gli esiti di invio - In presenza di «Notifica di mancata consegna»: contattare il cliente per inviare copia - In presenza di «Ricevuta di consegna» o «Notifica di mancata consegna»: registrare in contabilità la fattura - Acquisire il documento nel proprio sistema di archiviazione digitale - Conservare digitalmente la fattura (entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazione annuali) 20

21 Processi e flussi operativi Definito il quadro normativo, riepilogo delle misure da porre in essere per l adozione della fattura elettronica per se: Ciclo passivo fatture ricevute: - Gestire le richieste l indirizzo PEC oppure il codice destinatario da parte dei propri fornitori - Acquisire la fattura elettronica - Visualizzare il documento - Registrare il documento in contabilità - Acquisire il documento nel proprio sistema di archiviazione digitale - Conservare digitalmente la fattura (entro tre mesi dal termine ultimo di presentazione delle relative dichiarazione annuali) 21

22 Processi e flussi operativi MODALITA DI RECAPITO Per il recapito delle fatture l Agenzia delle Entrare mette a disposizione il Servizio di registrazione tramite il quale il cessionario/committente (o intermediario) può indicare al SdI il canale e l indirizzo di recapito fatture» preferito per la ricezione dei file: PEC o Codice Destinatario In caso di registrazione al SdI, le fatture elettroniche sono sempre recapitate all indirizzo telematico registrato, diversamente la veicolazione della fattura al destinatario verrà eseguita : tramite PEC se compilato il campo <PECDestinatario> tramite il canale WS/FTP se compilato il campo <CodiceDestinatario> 22

23 Processi e flussi operativi MODALITA DI RECAPITO CASISTICHE CC: Consumatore finale SISTEMA DI INTERSCAMBIO Mette a disposizione originale della fattura elettronica nell area riservata del sito dell Ag. Entrate CEDENTE / PRESTATORE consegna copia informatica o analogica della fattura Regime di vantaggio, forfettario e produttori agricoli Mancata comunicazione del codice destinatario o indirizzo PEC Mancato recapito per canale non attivo (PEC piena o FTP/WS non attivo) mette a disposizione originale della fattura elettronica nell area riservata del sito dell Ag. Entrate la fattura elettronica è depositata nell area riservata del sito dell Ag. Entrate, e tale informazione viene comunicata al trasmittente comunica tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l originale della fattura elettronica è a sua disposizione (la comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o cartacea della fattura) comunica tempestivamente (con modi diversi dal SdI) che l originale della fattura elettronica è a sua disposizione (tale comunicazione può essere effettuata anche con consegna copia informatica o cartacea della fattura) 23

24 Processi e flussi operativi FTEB2C DIGITALE Trasmette file Ricevute e notifiche Effettua controlli TRASMITTENTE DESTINATARIO Trasmette file fattura Stampa e consegna fattura Analogico ANALOGICO 24

25 Processi e flussi operativi DATE DI EMISSIONE E RICEZIONE La fattura elettronica scartata dal SdI si considera NON EMESSA Data di emissione è la data riportata nel campo <Data> della sezione <DatiGenerali> del file della fattura elettronica Data di ricezione è: la data attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione (è contenuta nella ricevuta di consegna inviata da SdI) la data di messa a disposizione nell area riservata del sito dell Ag. Entrate a consumatori finali, regime di vantaggio e forfettario, produttori agricoli la data di presa visione, in caso di messa a disposizione nell area riservata del sito dell Ag. Entrate per impossibilità alla consegna (SdI comunica al cessionario/committente la suddetta data ) 25

26 Processi e flussi operativi DATE DI EMISSIONE E RICEZIONE - Circolare ADE N.13/E del 2 luglio 2018 La contestualità - ossia l emissione entro le ore 24 del medesimo giorno della cessione (cfr., in questo senso, le circolari n. 42 del 31 ottobre 1974 e n. 225/E del 16 settembre 1996) - deve, tuttavia, essere valutata alla luce del processo, legislativamente e tecnicamente imposto, per la creazione e trasmissione del documento al SdI. In questo senso, considerato che la fattura elettronica «si ha per emessa all atto 10 della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente» (così l articolo 21, comma 1, del d.p.r. n. 633 del 1972), non è improbabile che un iter di emissione, pur tempestivamente avviato, si concluda oltre le ore 24 del medesimo giorno. In altri termini, inviato tempestivamente al SdI il documento, in assenza di un suo scarto che comporta comunque la possibilità di un nuovo inoltro nei 5 giorni successivi (si veda il quesito successivo) i tempi di elaborazione (ossia consegna/messa a disposizione del cessionario/committente) diventano marginali, assumendo rilievo, ai fini dell emissione della fattura immediata, la sola data di formazione e contestuale invio al SdI, riportata nel campo indicato. Tuttavia, in fase di prima applicazione delle nuove disposizioni, considerato anche il necessario adeguamento tecnologico richiesto alla platea di soggetti coinvolti e le connesse difficoltà organizzative, si ritiene che il file fattura, predisposto nel rispetto delle regole tecniche previste dal provvedimento del direttore dell Agenzia delle entrate del 30 aprile 2018 ed inviato con un minimo ritardo, comunque tale da non pregiudicare la corretta liquidazione dell imposta, costituisca violazione non punibile ai sensi dell articolo 6, comma 5-bis, del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n

27 Processi e flussi operativi DATE DI EMISSIONE l importanza delle date nel processo di fatturazione elettronica DATA DI EMISSIONE documento DATA / ORA di TRASMISSIONE al SDI DATA / ORA di RICEZIONE da SDI DATA / ORA di CONSEGNA documento DATA / ORA di MESSA A DISPOSIZIONE nell Area riservata DATA / ORA di PRESA VISIONE nell Area riservata = DATA CONSEGNA E la data stampata sul documento, quella che fa fede per l esigibilità dell Iva NON E ANCORA CONSIDERATA EMESSA E la data in cui TRASMETTO ( tramite HUB o gestore Pec) la FTE a SDI NON E ANCORA CONSIDERATA EMESSA E la data in cui lo SDI ha ricevuto la fattura ma NON ha ancora effettuato i controlli. NON E ANCORA CONSIDERATA EMESSA E la data contenuta nella RICEVUTA DI CONSEGNA. E la data in cui la fattura viene presa in carico dall Hub del ricevente. SOLO ORA LA FATTURA VIENE CONSIDERATA EMESSA! FA FEDE PER LA DETRAIBILITA DELL IMPOSTA E la data contenuta nella RICEVUTA DI MANCATO RECAPITO. LA FATTURA VIENE CONSIDERATA EMESSA! E la data il cui il ricevente prende visione della fattura nell area riservata. Questa data è equiparabile alla DATA CONSEGNA. LA FATTURA VIENE CONSIDERATA EMESSA! 27

28 Processi e flussi operativi DATE DI EMISSIONE l importanza delle date nel processo di fatturazione elettronica EMISSIONE FATTURE DI VENDITA La fattura è considerata emessa SOLO a fronte degli esiti POSITIVI da parte di SDI Si deve tener conto del tempo massimo di elaborazione da parte di SDI : 5 giorni 1 Fattura trasmessa in attesa di ricevuta STATO DELLA FATTURA DATA EMISSIONE OBBLIGO DI REGISTRAZIONE PERIODO DI ESIGIBILITA NON EMESSA NO NO 1.1 Fattura consegnata al ricevente Ho la ricevuta di CONSEGNA EMESSA data indicata sulla fattura SI (entro 15 gg dalla data di emissione ) data indicata in fattura 1.2 Fattura NON consegnata all'indirizzo Pec / Hub ricevente Ho la ricevuta di MANCATO RECAPITO EMESSA data indicata sulla fattura SI (entro 15 gg dalla data di emissione ) data indicata in fattura 1.3 Fattura SCARTATA (non per errore di contenuto) Ho la ricevuta di SCARTO NON EMESSA NO NO il cedente riproduce il file correttamente senza alcuna modifica della fattura e la ritrasmette 1.4 Fattura SCARTATA ( per errore di contenuto) Ho la ricevuta di SCARTO NON EMESSA NO NO il cedente corregge la fattura MANTENENDO stessa data e stesso numero e la ritrasmette 28

29 Processi e flussi operativi DATE DI EMISSIONE l importanza delle date nel processo di fatturazione elettronica CEDENTE DATA FATTURA DATA TRASMISSIONE DATA RICEVUTA CONSEGNA DATA SCARTO FATTURA RITRASMISSIONE RICEVUTA CONSEGNA EFFETTI 31-ago 31-ago 05-set ENTRO i termini di presentazione all'istituto bancario 31-ago 10-set 15-set OLTRE i termini di presentazione all'istituto bancario 31-ago 05-set 10-set 10-set 15-set 31-ago 10-set 15-set 15-set 17-set OLTRE i termini di presentazione all'istituto bancario; RISCHIO CHIUSURA IVA OLTRE i termini di presentazione all'istituto bancario; FUORI DALLA CHIUSURA IVA 29

30 Processi e flussi operativi DATE DI RICEZIONE l importanza delle date nel processo di fatturazione elettronica RICEZIONE DELLE FATTURE DI ACQUISTO La fattura PUO essere REGISTRATA e DETRATTA dalla DATA RICEZIONE Fattura trasmessa in attesa di ricevuta Fattura consegnata al ricevente Fattura NON consegnata all'indirizzo Pec / Hub ricevente Fattura SCARTATA (non per errore di contenuto) Fattura SCARTATA ( per errore di contenuto) Ho la ricevuta di CONSEGNA Ho la ricevuta di MANCATO RECAPITO Ho la ricevuta di SCARTO Ho la ricevuta di SCARTO CEDENTE CESSIONARIO ( RICEVENTE ) STATO DELLA FATTURA DATA EMISSIONE OBBLIGO DI REGISTRAZIONE PERIODO DI DETRAIBILITA' SE LA FATTURA E' ERRATA NON EMESSA EMESSA EMESSA NON EMESSA NON EMESSA data indicata sulla fattura data indicata sulla fattura SI SI A partire dalla DATA RICEZIONE A partire dalla DATA DI PRESA VISIONE nell'area Riservata Il cedente deve emettere NC/ND Il cedente deve emettere NC/ND 30

31 Processi e flussi operativi DATE DI RICEZIONE l importanza delle date nel processo di fatturazione elettronica CEDENTE CESSIONARIO DATA FATTURA DATA TRASMISSIONE DATA RICEVUTA CONSEGNA DATA SCARTO FATTURA RITRASMISSIONE RICEVUTA CONSEGNA DATA REGISTRAZ FT ACQUISTO 31-ago 31-ago 05-set DAL 05 /09 31-ago 10-set 15-set DAL 15 /09 31-ago 05-set 10-set 10-set 15-set DAL 15 /09 31-ago 10-set 15-set 15-set 17-set DAL 17 /09 31

32 Processi e flussi operativi DATE DI EMISSIONE E RICEZIONE - tracciabilità nel software Sui registri Iva ci sarà evidenza della DATA FATTURA, DATA REGISTRAZIONE E DATA RICEZIONE 32

33 Processi e flussi operativi CONSULTAZIONE FATTURE E CONSERVAZIONE DIGITALE Le fatture elettroniche sono soggette a conservazione digitale Nelle aree riservate del sito dell Ag. Entrate del cedente/prestatore e del cessionario/committente il SdI mette a disposizione un duplicato informatico delle fatture elettroniche emesse e ricevute, ove rimarranno disponibili per la ricerca, consultazione e acquisizione sino al 31 dicembre dell anno successivo a quello di ricezione da parte del SdI I cedenti/prestatori ed i cessionari/committenti residenti, stabiliti o identificati in Italia, possono fruire del servizio gratuito di conservazione digitale delle fatture elettroniche trasmesse tramite il SdI secondo le norme di cui al DMEF 17/06/2014 e DPCM 03/12/2013, previa adesione all accordo di servizio pubblicato nell area riservata del sito dell Agenzia delle Entrate 33

34 Processi e flussi operativi CONSULTAZIONE FATTURE E CONSERVAZIONE DIGITALE quali scenari Le fatture vanno conservate per 10 anni In House Necessaria competenza specifica e una infrastruttura IT che dia garanzia nel tempo In Outsourcing c/o Able Tech S.r.l. Affidiamo il compito ad un conservatore CERTIFICATO c/o AdE Affidiamo il compito all Agenzia delle Entrate (conserv.certificato) In entrambi i casi i nostri documenti sono recuperabili DIRETTAMENTE dall interno della procedura Dobbiamo accedere al portale dell AdE 34

35 Processi e flussi operativi CONSULTAZIONE FATTURE E CONSERVAZIONE DIGITALE Conservazione digitale in house Start-up 1. Analisi documenti da trattare 2. Individuazione ed incarico formale del responsabile della Conservazione ed eventuali delegati 3. Formazione normativa e tecnica di base per RdC e operatori A regime 1. Avvio del Processo di conservazione digitale 2. Controllo periodico documenti conservati 3. Manutenzione hardware e aggiornamento dei software 4. Aggiornamento e formazione degli operatori Conservazione digitale outsourcing Start-up 1. Analisi documenti da trattare 2. Individuazione ed incarico formale del responsabile della Conservazione ed eventuali delegati A regime 1. Invio dei documenti da conservare al conservatore in outsourcing 2. Quando necessario, accesso ai documenti conservati per consultazione o distribuzione documenti a terzi (es. verifica AdE) 35

36 Processi e flussi operativi E con questi vantaggi ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE in DIGITALE questi i vantaggi Elimini i costi di stampa e carta Gestisci e controlli in automatico le fatture e tutto il ciclo dell ordine Riduci il tempo di fatturazione e registrazione delle fatture Condividi, archivi, ricerchi e trovi i documenti con un click 36

37 Processi e flussi operativi SERVIZI RESI DISPONIBILI DA PARTE DELL AGENZIA DELLE ENTRATE L Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuitamente: Un software installabile su pc «Compilazione Fattura Elettronica (FEL18)» per la predisposizione della fattura elettronica; Una procedura web (Fatture e Corrispettivi) ed una App «FATTURAe» per la predisposizione e la trasmissione della fattura elettronica al SDI Un servizio di consultazione/prelievo delle fatture elettroniche emesse/ricevute tramite il SDI (archivio fatture) 37

38 Processi e flussi operativi SERVIZI RESI DISPONIBILI DA PARTE DELL AGENZIA DELLE ENTRATE L Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione gratuitamente: Un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale «QRCode» per l acquisizione automatica, tramite lettore, delle informazioni anagrafiche/iva del cliente e del relativo «indirizzo telematico» QR-Code Per accedere a tutti questi servizi sarà necessario utilizzare il sistema SPID o le credenziali Fisconline/Entratel. 38

39 Processi e flussi operativi SERVIZI RESI DISPONIBILI DA PARTE DELL AGENZIA DELLE ENTRATE E sempre più necessario ottenere l abilitazione ai servizi telematici erogati dall Agenzia delle Entrate, perché negli ultimi anni sono aumentate le operazioni che possono essere svolte in autonomia nel proprio Cassetto Fiscale, quali dichiarare / versare / registrare / consultare, calcolare L accesso potrà essere svolto tramite Entratel: aziende che presentano il 770 semplificato per più di 20 soggetti Fisconline: aziende che presentano il 770 semplificato per meno di 20 soggetti Per registrarsi: Vedi anche come richiedere il PIN direttamente all agenzia: 39

40 Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro Creazione della fattura Oggi Domani 40

41 Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro Stampa e consegna Oggi Domani 41

42 Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro - Approvazione Oggi Domani 42

43 Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro - Conservazione Oggi Domani 43

44 Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro - Registrazione Oggi Domani 44

45 Fattura elettronica B2B: Come cambierà il lavoro L introduzione della fattura elettronica comporta indiscutibili vantaggi per l efficienza riferibili a: - Digitalizzazione dei documenti - Snellimento dei processi di comunicazione dati - Introduzione dei meccanismi di interscambio dati tra diversi sistemi - Condivisione documenti tra clienti e fornitori (anche in mobilità) Ma è altrettanto chiaro che impone: - un adeguata formazione del personale per l utilizzo di modalità, strumenti e tecnologie nuove - Definizione di processi di gestione dei dati in forma esclusiva digitale - Necessità di rivedere il processo di elaborazione delle informazioni (dal data entry alla validazione delle informazioni) Non è quindi un «semplice» adempimento fiscale! 45

46 Come affrontare al meglio questo scenario? Attraverso soluzioni integrate che consentono di gestire tutto il processo per la corretta emissione, trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche. La soluzione Sistemi è progettata per gestire: Il flusso di lavoro è il medesimo per fatturazione PA e B2B Il flusso di lavoro è il medesimo per tutti i prodotti Sistemi PROFIS/az Fatture/Web 46

47 2. I nuovi moduli applicativi di Sistemi Spa 47

48 Soluzioni integrate Sistemi Compilazione della fattura Firma digitale Trasmissione a SDI Ricevute SOLUZIONE INTEGRATE SISTEMI Acquisizione e contabilizzazione delle fatture Conservazione digitale Archiviazione operativa SOFTWARE DI FATTURAZIONE GESTIONE INTEGRATA FATTURA ELETTRONICA - Gestione Flussi FTE Attive - Acquisizione e Contabilizzazione FTE Passive HUB SISTEMI FATTURE **Tracciabilità Flussi Finanziari 48

49 Soluzioni integrate Sistemi Compilazione della fattura Firma digitale Trasmissione a SDI Acquisizione e contabilizzazione delle fatture Ricevute Archiviazione operativa SOFTWARE DI FATTURAZIONE Conservazione digitale 49

50 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE Per l emissione della fattura elettronica si dovranno usare i moduli di «Fatturazione» disponibili per ogni linea di prodotto: - Esolver: Fatturazione Clienti - Spring/Profis AZ: Emissione Fatture E rilasciato in aggiornamento l emissione della fattura nel formato XML richiesto per il B2B compresa la possibilità di firmare digitalmente tali documenti. 50

51 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE Moduli di fatturazione gestiscono: - Fatture, fatture di acconto, note di credito, note di debito - Emissione singola o massiva dei documenti 51

52 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE - La fattura è emessa in formato elettronico in fase di registrazione del documento. - È possibile creare degli allegati al documento archiviato che verranno inseriti nei file XML come documenti esplicativi. - La fattura è visualizzata con un foglio di stile standard P.A. - oppure con il foglio di stile incorporato AssoInvoice che rende più semplice e agevole la consultazione 52

53 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE Il processo di evoluzione digitale non si fermerà - La fatturazione è un anello di una catena che parte dall ordine e termina con il processo di incasso/pagamento - La fattura elettronica Potrebbe essere l elemento scatenante all evoluzione digitale di interi processi aziendali Ordini Consegna Fatture Incassi 53

54 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE caso di gestione Siamo abituati cosi: 54

55 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE caso di gestione La fattura in formato XML 55

56 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE caso di gestione Eventuali campi aggiuntivi? 56

57 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE caso di gestione SOLUZIONE 1: Inviare al cliente la fattura elettronica Xml via SDI documento VALIDO ai fini fiscali Contemporaneamente inviare la fattura via mail utilizzando il vecchio formato di stampa documento NON VALIDO ai fini fiscali UTILIZZO DUE CANALI DI TRASMISSIONE - Il flusso valido rimane quello via SDI 57

58 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE caso di gestione SOLUZIONE 2: Inviare al cliente la fattura elettronica Xml via SDI documento VALIDO ai fini fiscali Contemporaneamente generare file PDF della fattura utilizzando il vecchio formato di stampa documento NON VALIDO ai fini fiscali, ma questo pdf può essere allegato al file XML UTILIZZO SOLO IL CANALE SDI PER LA TRASMISSIONE DELLA FATTURA 58

59 Soluzioni integrate Sistemi 59

60 Soluzioni integrate Sistemi SOFTWARE DI FATTURAZIONE caso di gestione Nel momento in cui abbiamo EMESSO TRASMESSO RICEVUTO LA CONFERMA NON E PIU POSSIBILE MODIFICARE LA FATTURA Possiamo solo emettere Nota di variazione (debito/credito) «Deve» cambiare il modo di CONCORDARE i termini della fatturazione Con la GESTIONE ORDINI e CONFERMA D ORDINE! 60

61 Soluzioni integrate Sistemi Compilazione della fattura Firma digitale Trasmissione a SDI Acquisizione e contabilizzazione delle fatture Ricevute Archiviazione operativa GESTIONE INTEGRATA FATTURA ELETTRONICA Conservazione digitale 61

62 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE INTEGRATA FATTURA ELETTRONICA È disponibile una gestione integrata della Fattura Elettronica che prevede le funzionalità descritte nei moduli: Gestione Flussi Fatture Elettroniche Attive Acquisizione e Contabilizzazione Fatture Elettroniche Passive La soluzione integrata si rivolge alle aziende che gestiscono entrambi i cicli, attivi e passivi; mentre il singolo modulo è pensato per le aziende che gestiscono solo un ciclo (es. ciclo attivo in azienda, passivo dal commercialista) 62

63 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE FLUSSI FATTURE ELETTRONICHE ATTIVE Gestione Flussi Fatture Elettroniche Attive Il modulo consente la trasmissione delle FTE attive ai clienti privati e alla Pubblica Amministrazione. In particolare permette: - l'invio delle fatture attive in formato elettronico - la ricezione e gestione delle ricevute da SDI (Sistema di Interscambio) - il monitoraggio degli stati di avanzamento delle fatture elettroniche - l'archiviazione e conservazione a norma delle fatture attive 63

64 Gestione Flussi Fatture Elettroniche Attive - HUB Sistemi Fatture AZIENDA Invio XML HUB Fatture XML FATTURAZIONE CONTABILIZZAZIONE Ricevute e notifiche FATTURE NEL CICLO ATTIVO DOCUMENTI PRODOTTI DALL AZIENDA ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE 64

65 Soluzioni integrate Sistemi ACQUISIZIONE E CONTABILIZZAZIONE FATTURE ELETTRONICHE PASSIVE Il modulo consente di effettuare: - la ricezione delle fatture passive in formato elettronico - la ricezione delle ricevute del SDI (Sistema di Interscambio) - la contabilizzazione delle fatture elettroniche - l'archiviazione e conservazione a norma delle fatture passive Acquisizione e Contabilizzazione Fatture Elettroniche Passive 65

66 Soluzioni integrate Sistemi ACQUISIZIONE E CONTABILIZZAZIONE FATTURE ELETTRONICHE PASSIVE La Contabilizzazione Automatica è il processo guidato che automatizza l inserimento dei dati delle fatture elettroniche nelle procedure contabili Sistemi 66

67 Acquisizione e contabilizzazione Fatture Elettroniche Passive - HUB Sistemi Fatture AZIENDA XML HUB Fatture XML Ricezione CONTABILIZZAZIONE FATTURE NEL CICLO PASSIVO DOCUMENTI RICEVUTI DALLO STUDIO ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE 67

68 Soluzioni integrate Sistemi ACQUISIZIONE E CONTABILIZZAZIONE FATTURE ELETTRONICHE PASSIVE L Azienda che decide di non utilizzare il modulo è perché ritiene di fare una scelta diversa per ciò che concerne la gestione delle fatture elettroniche passive: - Contabilità tenuta da terzi - Conservazione in outsourcing Acquisizione e Contabilizzazione Fatture Elettroniche Passive NB: anche la sola consultazione potrà essere svolta con strumenti esterni, per esempio utilizzando il sw di visualizzatore Assoinvoice 68

69 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE FTE PEC La trasmissione e la ricezione gestita dai due moduli Gestione Flussi FTE Attive Ricezione e contabilizzazione FTE Passive è prevista tramite l utilizzo del canale PEC PEC La trasmissione e la ricezione dei messaggi avviene manualmente (l operatore preme un bottone per verificare la presenza degli esiti) 69

70 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE FTE STATI DI AVANZAMENTO Modulo che consente di gestire: Ciclo attivo - Invio file XML, ricezione messaggi Ciclo passivo - Acquisizione file XML, gestione dei messaggi di esito Il processo di trasmissione è completamente tracciato. Gli stati della fattura sono aggiornati in automatico sulla base dei messaggi ricevuti. 70

71 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE FTE ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA Archiviazione integrata: Tutti i documenti legati alla FTE vengono automaticamente archiviati nel gestionale e disponibili per: - Consultazione contestuale - Navigazione per cartella - Ricerca sui metadati 71

72 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE FTE CONSERVAZIONE DIGITALE Il modulo gestisce tutto il processo di conservazione delle fatture: - Firma massiva delle fatture archiviate - Generazione del pacchetto di conservazione - Firma e marca del responsabile della conservazione In evidenza: La conservazione in house è inclusa nel modulo E opzionale l aggiunta del modulo specifico per la conservazione in outsourcing 72

73 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE FTE CONSERVAZIONE DIGITALE Gestione di tutto il processo di conservazione delle fatture a norma 73

74 Soluzioni integrate Sistemi GESTIONE FTE TRACCIABILITA FLUSSI FINANZIARI Se emetti già o emetterai fatture elettroniche verso la P.A. oppure verso subappaltatori/subcontraenti P.A. avrai bisogno del modulo «Tracciabilità Flussi Finanziari» Il modulo consente di integrare i codici CIG/CUP nella registrazione dei documenti e prevede la possibilità di visualizzarli in sede di stampa. Le funzioni di interrogazione dei flussi finanziari prevedono la possibilità di effettuare selezioni in base a tali codici e di averne il dettaglio in sede di visualizzazione dei flussi. Inoltre i documenti di incasso e pagamento sono integrati con le informazioni dei codici CIG/CUP, nonché riportati sulle causali e sui tracciati CBI. 74

75 Soluzioni integrate Sistemi Compilazione della fattura Firma digitale Trasmissione a SDI Acquisizione e contabilizzazione delle fatture Ricevute Archiviazione operativa HUB SISTEMI FATTURE Conservazione digitale 75

76 Soluzioni integrate Sistemi HUB SISTEMI FATTURE L HUB Fatture Sistemi è il servizio, che affianca l attuale trasmissione via PEC, per dare la possibilità di automatizzare e semplificare l invio e la ricezione delle fatture attive e passive. Il servizio tecnologico, accreditato presso l'agenzia delle Entrate, è attivo presso la Service Farm Sistemi e basato sulla tecnologia SDICOOP (Webservice). HUB Fatture e messaggi 76

77 Soluzioni integrate Sistemi HUB SISTEMI FATTURE Rispetto alla trasmissione via PEC: - Gestisce in modo organizzato e dedicato tutto il flusso di trasmissione - Evita di far transitare nella PEC tutto il flusso (fatture/messaggi) PEC FT Attive Messaggi FT Attive FT Passive Messaggi su FT Passive - Sincronizzazione dei dati con il gestionale Sistemi schedulabile (evita l intervento manuale di aggiornamento) HUB Vecomp ha scelto di proporlo sempre nell offerta standard 77

78 Soluzioni integrate Sistemi HUB SISTEMI FATTURE Precisazioni: HUB Sistemi Fatture: - Il codice destinatario di 7 cifre è quello di Sistemi: USAL8PV - L acquisto del modulo dà diritto ad utilizzare il codice destinatario Sistemi - Sarà comunque possibile scegliere per singola ditta se usufruire: - del canale HUB Sistemi Fatture (consigliato) - del canale PEC 78

79 HUB Sistemi Fatture HUB SISTEMI FATTURE Le aziende clienti che acquista HUB Sistemi Fatture dovranno procedere con la registrazione dell indirizzo telematico di domiciliazione delle fatture (passive): - Autonomamente da parte dell azienda tramite il sito Fattura e Corrispettivi: indicando il «codice destinatario Sistemi» oppure - Fornendo allo studio la delega alla memorizzazione del «codice destinatario Sistemi» in nome e per conto dell azienda* 79

80 HUB Sistemi Fatture HUB SISTEMI FATTURE Sito AdE «Fatture e Corrispettivi» per la registrazione dell indirizzo telematico di domiciliazione fatture: 80

81 HUB Sistemi Fatture Possono essere delegati solo gli intermediari (art. 3 comma 3, del D.P.R. 322/1998) 81

82 Soluzioni integrate Sistemi Compilazione della fattura Firma digitale DISPONIBILITA DELLE SOLUZIONI FTE Trasmissione a SDI Acquisizione e contabilizzazione delle fatture Ricevute Archiviazione operativa Già disponibili: SOFTWARE DI FATTURAZIONE GESTIONE INTEGRATA FATTURA ELETTRONICA - Gestione Flussi FTE Attive - Acquisizione e Contabilizzazione* FTE Passive HUB SISTEMI FATTURE Conservazione digitale *Disponibili da ottobre: - Contabilizzazione FTE Passive 82

83 Soluzioni integrate Sistemi Pianificazione rilasci Contabilizzazione automatica Ottobre 83

84 3. I nuovi servizi di Vecomp pensati per la tua azienda 84

85 Da subito: E l ora di agire! Indicare a Vecomp i dati / volumi per formulazione preventivo su: Soluzioni di fatturazione Soluzioni per la fatturazione elettronica Conservazione in outsourcing 85

86 E l ora di agire! Questionario raccolta dati / dati informativi Azienda 86

87 E l ora di agire! Questionario raccolta dati / soluzione per la fatturazione elettronica 87

88 E l ora di agire! Questionario raccolta dati / per la conservazione digitale NB: i termini per la conservazione digitale delle fatture elettroniche: entro 3 mesi dalla data di scadenza di presentazione delle dichiarazioni dei redditi riferite al periodo di imposta ai cui si riferiscono i documenti fattura esempio: FTE gennaio 2019 da conservare entro gennaio 2021! 88

89 Dal 1 gennaio 2019 si parte! E l ora di agire! Formazione operativa / normativa in forma collettiva per tutte le nostre aziende clienti: necessaria al fine di valutare l impatto organizzativo all interno della vostra azienda a partire dal mese di ottobre 89

90 E l ora di agire! Corsi a calendario 90

91 4. Domande e risposte/faq 91

92 Fatturazione elettronica B2B - FAQ Potrò continuare a stampare la fattura? Come posso ottenere il «Codice destinatario»? Come gestire le operazioni con l estero? E obbligatorio indicare l indirizzo PEC o il codice destinatario al proprio fornitore? Sì, ma la stampa non ha alcun valore e non può esser conservata nella modalità cartacea. Infatti la fattura elettronica può essere conservata esclusivamente in modalità digitale Il codice destinatario viene rilasciato da SdI a soggetti che provvedono ad accreditare il canale di trasmissione, processo che avviene fornendo garanzie sulle modalità e tecnologie utilizzate per l invio e la ricezione dei file telematici. Solitamente sono le software house oppure le grandi aziende che hanno convenienza a farlo L emissione o la ricezione di fatture verso o da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato, non è soggetta a fatturazione elettronica, quindi in formato Xml. Si potrà continuare con la modalità di emissione attualmente in uso e si dovrà provvedere ad inviare la comunicazione dei dati come previsto dalle specifiche. Tali operazioni saranno oggetto di apposita comunicazione periodica da trasmettere all Agenzia delle Entrate entro l ultimo giorno del mese successivo a quella di emissione o ricezione. Tuttavia, provvedimento AdE n del 30/04/2018 ha specificato che per le sole fatture emesse è possibile inoltrare l intera fattura a SDI, al pari delle altre fatture nazionali, evitando quindi l obbligo della successiva comunicazione telematica. In base al provvedimento del 30/04/2018 a partire dall'1/7/2018 non sarà più obbligatorio indicare nella FTE il codice destinatario o l'indirizzo PEC di recapito, perché, se assenti, SDI lo cercherà in base all eventuale registrazione dell indirizzo telematico. In assenza anche della registrazione dell indirizzo telematico, SDI recapiterà la fattura in un'area riservata del Portale dell AdE da dove il documento sarà a disposizione dell'utente 92

93 Fatturazione elettronica B2B - FAQ Qual è la data di ricezione della fattura elettronica? Come fare per evitare gli scarti delle fatture inviate? Fatturazione a privati, come fare? La circolare 1/E/2018 dell'agenzia delle Entrate, ha chiarito che per esercitare il diritto alla detrazione dell'iva sugli acquisti, non basta verificare il momento di esigibilità dell'iva, ma occorre anche essere in possesso della fattura. Traslando questo concetto sulla fattura elettronica ne consegue che è necessario porre attenzione alla "Data di ricezione" della fattura da parte del destinatario. Le procedure Sistemi si adeguano a tale regola e saranno implementate al fine di rendere disponibile la data di ricezione della fattura. Nel caso di invio tramite PEC tale data corrisponde alla data di invio della mail da parte di SDI contenente il file della fattura xml con il relativo metadati E necessario adottare la seguente buona regola per evitare gli scarti: accertarsi della PEC o del codice destinatario del cliente a cui emettere la fattura. La naturale conseguenza del processo telematico delle fatture elettroniche è che è necessario monitorare gli esiti delle notifiche ricevute da SDI L obbligo di emissione si assolve inviando la fattura elettronica a SDI, indicando oltre ai dati del cessionario/committente il codice destinatario « ». In tal caso SDI recapita al cessionario/committente la fattura nella sua area riservata ed il cedente/prestatore consegna direttamente al consumatore finale una copia informatica o analogica della fattura elettronica, comunicando contestualmente che il documento è messo a disposizione da SDI nell area riservata dell Agenzia delle Entrate. 93

94 Fatturazione elettronica B2B - FAQ Come gestire la fattura accompagnatoria? Nel caso di consegna di merce con la fattura accompagnatoria, quest ultima diventa un puro documento per la consegna, ma la fattura per essere valida dovrà essere trasmessa al SDI Quali avvertenze relative alle note di credito? Debito? Etc.. Accettazione e rifiuto della fatturazione elettronica vanno gestite? Sono obbligato ad acquistare l HUB Fatture Sistemi Le regole di compilazione e trasmissione delle fatture elettroniche valgono anche per l emissione delle note di variazione di cui all art. 26 D.P.R. 633/72 (note di credito o di debito). Si precisa che: La richiesta di una nota di variazione da parte del cessionario/committente non è gestita dallo SdI. Nel caso scarto della fattura SdI, sarà necessario registrare in contabilità una nota di variazione interna e senza trasmissione allo SdI Per le fatture con data documento maggiore o uguale al 1/07/2018 le azioni di Accettazione/Rifiuto potranno essere eseguite solo su Fatture destinate alla Pubblica Amministrazione. Questo perché il provvedimento del 30/04/2018 non prevede per le Fatture elettroniche B2B le azioni di accettazione e rifiuto. L HUB Fatture Sistemi è un servizio tecnologico e viene proposto commercialmente come modulo aggiuntivo, non obbligatorio. Se non acquistato l invio e la ricezione delle fatture elettroniche potrà avvenire solo ed esclusivamente tramite l utilizzo del canale di trasmissione PEC oppure agendo direttamente dal sito «Fatture e corrispettivi» dell AdE 94

95 Fatturazione elettronica B2B - FAQ Quali sono gli intermediari definiti per la fatturazione elettronica B2B? Il file fatture XML va sottoscritto digitalmente? La trasmissione al SdI delle fatture da parte del cedente/prestatore, così come la loro ricezione dal SdI da parte del cessionario/committente, possono essere eseguite da intermediari, rilevando che gli stessi possono essere anche soggetti diversi di quelli individuati dall art.3 del DPR 322/98. Con riferimento invece alla consultazione ed acquisizione delle fatture elettroniche messe a disposizione nell area riservata del sito web dell Agenzia delle Entrate, così come l utilizzo del servizio di registrazione al SdI utile a comunicare l indirizzo telematico di ricezione delle fatture elettroniche, tali attività sono consentite solo a intermediari individuati dall art.3 del DPR 322/98, meglio conosciuti come soggetti incaricati della trasmissione, quali i dottori commercialisti, i ragionieri e periti commerciali, i consulenti del lavoro, le associazioni sindacali di categoria, etc; Il provvedimento AdE n del 30/04/2018 ha indicato che SdI può accettare file firmati o non firmati elettronicamente. E opinione diffusa che il documento firmato è più "forte" (opponibile a terzi) rispetto a quello senza. Tuttavia, nel caso in cui file sia firmato il SDI effettua controllo anche su validità della firma 95

96 Fatturazione elettronica B2B Grazie per l attenzione 96