STR Vision AM Property Management Suite

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1 STR Vision AM Property Management Suite Property Management Suite Soluzione integrata per l inventariazione di un patrimonio immobiliare e la gestione di tutte le informazioni tecniche, economiche, nonché offrire funzioni a supporto della sua conduzione. Rivolta a proprietari immobiliari e alle organizzazioni che devono gestire reti di immobili strumentali alla propria attività (catene di negozi, uffici, ecc.). La soluzione comprende plug-in per la visualizzazione di planimetrie e la gestione documentale (DMS) La soluzione è organizzata in moduli con specifiche funzionalità: Portafoglio immobiliare Consistenza Immobiliare Gestione Documentazione Gestione Conformità Gestione Tributi Gestione Utenze Planimetrie e Inventario spazi Assegnazione Spazi Gestione Elementi Tecnici Gestione Attrezzature mobili Gestione Arredi Manutenzione programmata Richiesta di intervento Portafoglio immobiliare Il modulo consente la classificazione e l aggiornamento dell inventario dei beni immobili (sia patrimoniali che strumentali) gestendo l archiviazione di beni sia di proprietà che in locazione, distinguendo nelle varie reportistiche in base al titolo di possesso. Lo strumento di classificazione consente di gestire la gerarchizzazione dei tipi di oggetti patrimoniali per una più facile gestione dei cespiti e delle proprietà della singola entità patrimoniale. Le principali informazioni gestite sono: Compilazione schede relative alle varie tipologie di bene (fabbricati, terreni, strade, etc..) comprensive delle informazioni che caratterizzano e distinguono le varie forme di bene immobile. j1 / 15 soggetta all attività di

2 Gestione dei dati catastali, sia urbano che terreni, anche su singole schede Gestione della destinazione urbanistica delle aree Gestione delle caratteristiche e consistenze delle unità immobiliari La classificazione proposta è conforme a quanto previsto dal D. Lgs Le principali informazioni gestite sono: Compilazione schede relative alle varie tipologie Entità patrimoniali (fabbricati, terreni, infrastrutture) comprensive delle informazioni che caratterizzano e distinguono le varie forme di bene immobile Gestione dei dati catastali, sia urbano che terreni, anche su singole schede Gestione della destinazione urbanistica delle aree Gestione delle caratteristiche e consistenze delle unità immobiliari Popolamento massivo delle anagrafiche relative ai Siti, Entità Patrimoniali, Unità Tecnologiche e Dati Catastali Gestione delle anagrafiche relative ai Siti, Entità Patrimoniali, Unità Tecnologiche e Dati Catastali Inserimento e gestione dei dati relativi alla valorizzazione delle Entità Patrimoniali (Valutazione storica, rendite) Gestione dei valori OMI (Osservatorio del Mercato Immobiliare) relativi alle Entità Patrimoniali Geolocalizzazione Siti ed Entità Patrimoniali Gestione Galleria Fotografica Conto Patrimoniale aggregato per Comune Dettaglio Conto Patrimoniale Dettaglio Consistenza Patrimonio Consistenza Patrimonio aggregato per Comune Scheda Entità Patrimoniale Consistenza immobiliare Il modulo consente di dettagliare il portafoglio immobiliare dal punto di vista quantitativo delle singole entità patrimoniali. Possono essere gestite le informazioni relative alle caratteristiche tecniche degli immobili. j2 / 15 soggetta all attività di

3 Ogni consistenza immobiliare è raggruppata per regione, sito e tipologia. Per quanto riguarda gli edifici e le unità immobiliari nello specifico vengono gestite le informazioni presente nel DOCFA (DOcumento Catasto FAbbricati). Gestione Consistenza Edifici (presenza dotazioni tecnologiche, n unità immobiliari, elenco unità tecnologiche, spazi uso comune, caratteristiche costruttive) Gestione Consistenza Unità Immobiliari (dati metrici, dotazioni tecnologiche, pavimentazioni, finiture) Gestione Consistenza Terreni (possibilità di distinguere i vari appezzamenti per coltura con indicazione della superficie, data inizio e fine per tipologia cultura, azienda gestore del terreno) Dettaglio Consistenza Immobiliare Gestione documentazione Il modulo, consente di archiviare documenti in qualsiasi formato, gestendo questi ultimi in un sistema di gestione documentale strutturato. L archiviazione degli allegati documentali è possibile in ogni scheda (edificio, unità immobiliare, impianto, adempimento, progetto, ecc.), potendo classificare i documenti in base al tipo, oltre che all oggetto a cui si riferisce. Attraverso le interfacce messe a disposizione, inoltre, l'utente potrà essere abilitato a creare nuovi livelli di cartelle in subordine al percorso stabilito, potrà aggiornare la versione del documento (versioning) e effettuare ricerche nei contenuti (Full Text Search). Archiviazione documenti as-built di progetto Archiviazione documenti di conformità tecnica Elenco dei documenti raggruppati per tipologia suddiviso per entità patrimoniale j3 / 15 soggetta all attività di

4 Gestione Tributi locali Il modulo gestisce le informazioni funzionali alla definizione del bilancio del patrimonio immobiliare consentendo la valorizzazione/rivalutazione dei beni e la gestione degli ammortamenti. Consente la gestione del calcolo dei tributi locali (IMU / TARI) sulla base dei dati catastali inseriti e delle aliquote e tariffe espresse per ogni comune. Principali funzionalità: Rivalutazione dei beni in base ai costi sostenuti per la manutenzione dello stesso (costo storico) Stampe e rendiconti sul conto patrimoniale per lo specifico esercizio Gestione dell'ici/imu sulla base delle rendite catastali e della tabella dei comuni con relative aliquote da applicare e loro variabili. Normalizzazione delle categorie catastali per definizione fasce di utenza TARI Calcolo delle superfici imponibile sulla base delle superfici catastali suddivise per tipologia Gestione dei piani tariffari comunali Calcolo automatico della TARI in base alla categoria, consistenza, e tipologia di utenza Gestione aliquote TARI Gestione Tariffe TASI/IMU Inserimento e gestione singole unità immobiliari delle Entità Patrimoniali Definizione importo tassazione (TARI e/o IMU) per singola Unità Immobiliare Gestione scadenziario pagamenti tasse locali Somma degli importi TARI su tutto il patrimonio suddiviso per proprietario e anno Somma degli importi TASI e IMU su tutto il patrimonio suddiviso per proprietario e anno Gestione delle Utenze Con il modulo di Gestione delle utenze, l utente può registrare tutte le informazioni relative ad utenze elettriche, idriche e gas relative all immobile. Per ogni utenza è possibile registrare l archivio delle fatture con i relativi consumi in modo da poter analizzare il consumo storico per ogni edificio. j4 / 15 soggetta all attività di

5 Inserimento delle utenze Archiviazione documenti relativi a bollette, importi e scadenze Scadenziario Pagamenti Utenze Controllo dei Consumi (analisi dei costi e del pagato) Per tipologia di utenze su tutto il patrimonio Per tipologia di utenza su singola entità patrimoniale Tutte le utenze su singola entità patrimoniale Gestione della Conformità Tecnica Il modulo consente di verificare gli adempimenti tecnico-amministrativi che intervengono sull immobile quali Certificato prevenzione incendi, Verifica e certificazione impianti elettrici, Autorizzazioni allo scarico, Autorizzazioni pubblicitarie, Autorizzazioni ambientali, ecc.. Il modulo permette di: monitorare costantemente le scadenze degli adempimenti in corso gestire gli avvisi di scadenza con sufficiente preavviso recuperare facilmente il materiale sull immobile e sulla pratica precedente gestire gli incarichi ad eventuali professionisti incaricati recuperare tutto il materiale prodotto nella singola pratica Gestione Adempimenti Inserimento e gestione tipologie adempimenti Gestione anagrafica tecnici incaricati Scadenziario adempimenti Elenco adempimenti suddivisi per tipologia j5 / 15 soggetta all attività di

6 Planimetrie e Inventario Spazi Il modulo presenta delle funzioni per la gestione dell inventario degli spazi e le relative destinazioni d uso. Gli spazi possono essere organizzati su due livelli: Aree funzionali: raggruppamento di spazi fisici (Vani) che accorpano tutti i vani destinati ad un unica funzione (ad esempio: Reparto, Settore, Società, ecc.). Lo spazio può essere anche diviso su planimetrie diverse (diversi livelli) e non sempre è graficamente rappresentabile. Presenta alcune proprietà di carattere generale come ad esempio la superficie lorda, l indice di ripartizione, ecc Vani: singolo perimetro di una stanza o di uno spazio associato ad una singola destinazione d uso. Ogni stanza appartiene ad una specifica Area funzionale. Per ogni stanza è possibile definire una serie di parametri tra cui: Codice stanza, Macrocategoria d uso, Destinazione d uso, Descrizione, ecc. Si ha la possibilità inserire l Altezza del locale, Superficie Areo-illuminata, in modo da poter verificare automaticamente l adeguatezza dei parametri igienico-sanitario e controllare la corretta assegnazione della destinazione d uso del locale. Gestione Planimetrie (zoom, pan, stampa, selezione oggetti, misurazione aree e distanze) Gestione destinazioni d uso Analisi tematica spazi Gestione macro-aree numeri e codici stanza Gestione dati tecnici locali Calcolo rapporto area illuminante Conteggio aggregato delle destinazioni d uso Elenco locali e mq per destinazioni d uso Stampe etichette locali j6 / 15 soggetta all attività di

7 Assegnazione spazi Modulo per la gestione dello spazio occupato dalle persone come dato aggregato a livello di stanza. A livello di stanza è possibile definire: Numero postazioni potenziali: per conoscere il massimo sfruttamento dello spazio Numero postazioni esistenti: per conoscere l attuale sfruttamento dello spazio Numero postazione occupate: per conoscere l attuale livello di occupazione delle postazioni esistenti Possibilità di indicare l elenco delle persone che occupano una stanza. Per una gestione più puntuale delle postazioni di lavoro è possibile rappresentare graficamente la posizione delle postazioni di lavoro all interno della stanza. Planimetrie di occupazione spazio Calcolo metri quadri rapporto persone Mappe tematiche dipartimenti Mappe tematiche aziende Spazio pro-capite per piano Spazio pro-capite per stanza Gestione Elementi tecnici Il modulo consente la gestione di tutti gli elementi tecnici, apparati impiantistici, attrezzature, ecc. posizionati all interno di locali. Lo strumento di classificazione consente di gestire la gerarchizzazione dei tipi di oggetti, diversificandone la natura tecnica con l attribuzione di attributi variabili ma permettendo al tempo stesso di trattarli in maniera omogenea tra loro per quanto riguarda la loro gestione all interno dell azienda. Lo strumento di classificazione consente all utente di definire la propria anagrafica di oggetti e di posizionarla direttamente in planimetria mediante strumenti di editing web. j7 / 15 soggetta all attività di

8 Classificazione di elementi tecnici Possibilità, per ciascun elemento, di definire l elenco degli attributi tecnici che gli appartiene Definizione delle unità tecnologiche di pertinenza di un building Editing grafico degli elementi tecnici direttamente via web Elenco elementi tecnici Conteggio elementi tecnici Gestione attrezzature mobili Il modulo consente la classificazione e l aggiornamento dell inventario dei beni mobili gestendo l archiviazione di cespiti sia di proprietà sia in locazione. Lo scopo dell applicazione è di mantenere vivo un catasto degli oggetti, poterne analizzare la consistenza e la composizione, monitorarne lo stato d uso e di utilizzo. Oltre agli attributi di tipo descrittivo sono definiti attributi di tipo amministrativo (costo, contratti di fornitura) e di stato manutentivo (contratti di assistenza), assieme ad attributi legati alla localizzazione e assegnazione a risorse. Diventa così possibile in tempo reale produrre reportistiche sullo stato di esercizio e di utilizzo, e report amministrative relative al Conto Patrimoniale e al Controllo di Gestione. Localizzazione attrezzature in planimetria (spazi) Gestione inventario Gestione assegnazione Gestione valore corrente del bene Elenco attrezzature per tipologia e entità patrimoniale j8 / 15 soggetta all attività di

9 Gestione Arredi Il modulo consente la gestione e l aggiornamento dell inventario degli Arredi di proprietà, gestendo l archiviazione di cespiti. Lo scopo dell applicazione è di mantenere vivo un catasto degli arredi, poterne analizzare la consistenza e la composizione. Oltre agli attributi di tipo descrittivo sono definiti attributi di tipo amministrativo (costo, contratti di fornitura) assieme ad attributi legati alla localizzazione. Diventa così possibile in tempo reale produrre reportistiche sullo stato patrimoniale degli arredi. Localizzazione arredi in planimetria (spazi) Gestione inventario Gestione proprietà del bene ripartito per azienda Gestione valore corrente del bene Elenco arredi per tipologia, entità patrimoniale Elenco arredi per azienda Manutenzione Programmata Il modulo Manutenzione Programmata consente di definire uno scadenziario periodico di tutte le attività manutentive dell edificio. Per programmare una attività basta indicare l oggetto e il catalogo servizio ed associarlo/i ad una Job List (intervento tipo). In questo modo viene stabilito che il sistema dovrà schedulare tale attività e che ogni volta che questa viene eseguita provvederà a riprogrammarla per la volta successiva in base alla ciclicità definita nella scheda dell attività. Le attività programmate possono essere modificate per gestire la data in cui si pensa che dovrà essere eseguita (o il periodo). Per poter rendere automatici i processi di gestione (emissione o notifiche) l attività programmata potrà essere pre-assegnata ad una squadra o fornitore specifico. j9 / 15 soggetta all attività di

10 Gestione delle schede attività Gestione dei piani operativi Gestione documenti di procedura operativa Schedulazione interventi Calendario Manutenzioni Richiesta di intervento Il modulo consente di aprire nuovi Ticket, di gestirne l assegnazione e di monitorarne lo svolgimento e l esito. Il sistema attribuisce i livelli di criticità alle singole richieste e consente di gestire le priorità di svolgimento. Attraverso la definizione di un catalogo di servizi è possibile impostare le SLA di presa in carico e risoluzione dei problemi in base al livello di criticità e di monitorare il rispetto del livello di servizio atteso. Service Client Gestione dell inserimento e la raccolta delle richieste provenienti dall utente finale. Le richieste possono essere riferite a servizi diversi, possono o meno riguardare uno degli oggetti immobiliari presenti in archivio. Archivio richieste aperte e/o archiviate Gestione nuove richieste Storicizzazione degli stati di avanzamento di ogni richieste/attività Dettaglio Richiesta j10 / 15 soggetta all attività di

11 Service Owner Gestione dell assegnazione e rendicontazione di attività di manutenzione o intervento. Gestione Catalogo dei Servizi Gestione Contratti di Servizio Gestione Categorie dei Servizi Gestione Anagrafiche (Stati, Priorità, Livelli di Soddisfazione, Esiti Soluzione) Gestione Anagrafica Richiedenti Sintesi Richieste Chiuse Connettore STR Vision AM STR Vision CPM * Modulo integrazione tra STR Vision AM e STR Vision CPM. Procedura di integrazione (schema 1) L assegnazione di una richiesta (identificata con un ID Ticket) esegue in modalità sincrona la creazione automatica di un TCK-ODL nella gestione Ordini di Lavoro in STR Vision CPM. L assegnazione del Ticket all Unita Operativa (UO) (impresa esterna) prevede inoltre l invio di una di comunicazione dell assegnazione al referente della UO Consuntivazione economica La consuntivazione delle rilevazioni potranno essere eseguita direttamente dell utente UO impresa, rendendo accessibile STR Vision CPM attraverso un profilo di accesso con il quale saranno visibili solo i Progetti/Contratti e ODL assegnati all impresa stessa. La consuntivazione delle rilevazioni potranno essere puntualmente associate alla TCK-ODL, visto come raggruppatore di libretto, per cui rimangono valide le reportistiche e stampe disponibili per i raggruppatori standard di Vision CPM. j11 / 15 soggetta all attività di

12 Consuntivazione tecnica Dalla gestione Ordini di Lavoro è possibile assegnare allo specifico TCK-ODL i valori Stato (Eseguito, Annullato) Data fine Alla variazione dello Stato in STR Vision CPM, in modalità sincrona, verrà trasmessa la data di fine esecuzione e lo Stato stesso a STR Vision AM. Nel caso non si intenda pubblicare all esterno STR Vision CPM, l impresa potrà popolare un foglio Excel. A questo dovrà essere aggiunta la colonna l ID Ticket da compilare con il codice che viene comunicato dall assegnazione via . Inviato il foglio Excel al committente, attraverso la funzionalità di copia/incolla da Excel a STR Vision CPM, verranno inserite le rilevazioni nel libretto riportando l ID Ticket nel raggruppatore TCK-ODL. *Modulo aggiuntivo opzionale Schema 1 j12 / 15 soggetta all attività di

13 LA SOLUZIONE È ATTIVABILE PARZIALMENTE SECONDO 2 LIVELLI FUNZIONALI DI CONFIGURAZIONE, BASE E AVANZATO DI SEGUITO RAPPRESENTATI: Base Portafoglio immobiliare Consistenza Immobiliare Gestione Documentazione Gestione Conformità Planimetrie e Inventario spazi Gestione Elementi Tecnici Gestione Attrezzature mobili Gestione Arredi Richiesta di intervento Avanzato Portafoglio immobiliare Consistenza Immobiliare Gestione Documentazione Gestione Conformità Gestione Tributi Gestione Utenze Planimetrie e Inventario spazi Assegnazione Spazi Gestione Elementi Tecnici Gestione Attrezzature mobili Gestione Arredi Manutenzione programmata Richiesta di intervento j13 / 15 soggetta all attività di

14 REQUISITI HARDWARE/SOFTWARE STANDARD* : Architettura di base del sistema Web-Application Server Cpu: 4 core RAM: almeno 8 Gb Storage: 250 Gb (con possibilità di espansione) S.O.: Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012 R2 Web Server: IIS o Apache http (2.0 o superiore) Application Server: Tomcat ( ) Database Server Cpu: 4 core RAM: almeno 8 Gb Storage: 250 Gb (con possibilità di espansione) S.O.: Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012 R2 RDBMS PostgreSQL 9.2 o superiore Browser web Google Chrome Mozilla Firefox Microsoft Internet Explorer (Rel.11) Altri browser compatibili HTML5 *Le caratteristiche fisiche dei server, in particolare la RAM e lo Storage, variano a seconda delle necessità che lo specifico caso d uso richiede. Inoltre, essendo una piattaforma utilizzabile attraverso una rete (internet e/o intranet), notevole importanza riveste anche la connettività Banda di erogazione del servizio. Caratteristiche consigliate per i principali servizi a corredo: Banda di download/upload: almeno 8 Mbit/s Servizi di supporto e Disaster recovery o Backup dati o Backup macchine virtuali (image) j14 / 15 soggetta all attività di

15 o Monitoraggio servizi di base o Supporto tramite Help Desk e Ticket web o Disponibilità dell'infrastruttura (uptime): almeno 99% j15 / 15 soggetta all attività di