COMUNE DI SAN LAZZARO DI SAVENA AREA GESTIONE DEL TERRITORIO

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1 SERVIZIO INTEGRATO PER LA GESTIONE E LA MANUTENZIONE DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE COMUNALE (Immobili Impianti Climatizzazione ambientale) 2 DISCIPLINARE TECNICO Documento parte integrante del Contratto Il Responsabile Unico del Procedimento: Ing. Michele Ansaloni Il Dirigente dell Area Gestione del Territorio: Arch. Anna Maria Tudisco

2 Gruppo di lavoro: Anna Maria Tudisco Michele Ansaloni Katia Arbizzani Mauro Astarita Marco D Alesio Elisabetta Ferri Andrea Raffini Giovanna Giuliano Alfeo Brognara Dirigente II Area Gestione del Territorio Settore Manutenzione Settore Manutenzione Settore Controllo di Gestione Settore Lavori Pubblici Settore Progetti Ambientali Settore Gare, Contratti e Provveditorato Settore Controllo di Gestione Consulente esterno Pag. 2/170

3 I N D I C E GLOSSARIO...8 PARTE I CAPO A: PARTE GENERALE COMUNE PER TUTTI I SERVIZI12 Cap. A1 PREMESSA GENERALITA...12 Cap. A2 OBIETTIVI DELL APPALTO...16 Cap. A3 OGGETTO DELL APPALTO...19 A3.1 PREMESSA...19 A3.2 IMMOBILI...21 A3.3 ALTRI IMPIANTI...22 A3.4 CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE...22 A3.5 SERVIZI REMUNERATI CON IL PAGAMENTO DI UN CANONE PERIODICO...24 A3.6 INTERVENTI NON RICOMPRESI NEI SERVIZI A CANONE: MANUTENZIONI ORDINARIE E/O STRAORDINARIE EXTRA CANONE...25 A3.6.1 Definizioni...25 A3.6.2 Procedura...26 A3.6.3 Lavori in economia...28 Cap. A4 SERVIZIO DI MONITORAGGIO DEL PATRIMONIO OGGETTO DI APPALTO (a canone)...30 Cap. A5 SERVIZIO DI REPERIBILITA E PRONTO INTERVENTO INTERVENTI URGENTI (a canone)...33 A5.1 REPERIBILITA E PRONTO INTERVENTO...33 A5.2 INTERVENTI URGENTI...34 Cap. A6 SISTEMA INFORMATIVO GESTIONE PATRIMONIO (S.I.GE.P. )...35 A6.1 CARATTERISTICHE DEL SISTEMA...35 A6.2 WEB SERVICES...41 Cap. A7 SERVIZIO DI CALL CENTER INFORMATIZZATO (a canone)...42 A7.1 OGGETTO DEL SERVIZIO...42 A7.2 PRESTAZIONI RICHIESTE...44 A7.2.1 Gestione delle chiamate...44 A7.2.2 Tracking delle richieste...45 Cap. A8 AGGIORNAMENTO DEL CENSIMENTO ANAGRAFICO E RILIEVO DEL PATRIMONIO...47 A8.1 STRUTTURA DEI DATI RELATIVI ALL ANAGRAFICA...47 A8.2 RILIEVO E CENSIMENTO...48 A8.2.1 Specifiche della restituzione grafica (file DWG standardizzati)...50 A8.2.2 Compensi e tempistiche...50 Pag. 3/170

4 Cap. A9 ESECUZIONE DI SOPRALLUOGHI, PREDISPOSIZIONE DI PREVENTIVI E/O PROGETTI (a canone) 52 A9.1 SOPRALLUOGHI...52 A9.2 PREVENTIVI E/O PROGETTI...52 A9.1.1 Preventivi...52 A9.1.2 Progetti...53 Cap. A10 GESTIONE DELLE INFORMAZIONI REDAZIONE DI REPORT PERIODICI (a canone)...55 Cap. A11 CONTROLLI DELL AMMINISTRAZIONE COMUNALE...58 Cap. A12 PIANO DELLA QUALITA (a canone)...59 Cap. A13 NORME DI SICUREZZA...60 A13.1 INTERVENTI IN APPLICAZIONE DEL TITOLO I ART.26 D.LGS. N.81/2008 E S.M.I...60 A13.2 INTERVENTI IN APPLICAZIONE DEL TITOLO IV D.LGS. N.81/2008 E S.M.I. SENZA OBBLIGO DI NOMINA DEL C.S.P. E DEL C.S.E...61 A13.3 INTERVENTI SOGGETTI ALL APPLICAZIONE DEL TITOLO IV D.LGS. N.81/2008 E S.M.I. CON OBBLIGO DI NOMINA DEL C.S.P. E DEL C.S.E...62 A13.4 NORME GENERALI PER LA SICUREZZA...62 A13.5 COSTI PER LA SICUREZZA...63 PARTE II CAPO B: PARTE SPECIFICA PER IL SERVIZIO MANUTENZIONE IMMOBILI E RELATIVI IMPIANTI TECNOLOGICI...64 Cap. B1 PRESTAZIONI SPECIFICHE RICHIESTE PER GLI IMMOBILI...64 B1.1 FORMULAZIONE DI PIANI E PROGRAMMI DI MANUTENZIONE (a canone)...64 B1.2 ATTIVITÀ MANUTENTIVA ORDINARIA DEL PATRIMONIO IMMOBILIARE ED IMPIANTISTICO (a canone)...65 B1.2.1 Attività di Manutenzione Programmata e Predittiva...67 B1.2.2 Attività di Manutenzione riparativa (a canone)...81 B1.3 SERVIZIO DI CONTROLLO E DI VERIFICA STATICA E SISMICA (a canone)...94 B1.4 SERVIZIO DI ANALISI DI LABORATORIO SU MATERIALI PRESUNTI TOSSICO NOCIVI ANALISI DELL ACQUA NELLE CONDUTTURE INTERNE (a canone)...95 B1.5 INTERVENTI DI MANUTENZIONE STRAORDINARIA E/O ORDINARIA EXTRA CANONE SU RICHIESTA (a misura/economia)...96 PARTE III CAPO C: PARTE SPECIFICA PER IL SERVIZIO MANUTENZIONE ALTRI IMPIANTI...97 Cap. C1 PRESTAZIONI SPECIFICHE RICHIESTE PER GLI ALTRI IMPIANTI GENERALITA...97 C1.1 FORMULAZIONE DI PIANI E PROGRAMMI DI MANUTENZIONE (a canone)...97 C1.2 ATTIVITÀ MANUTENTIVA ORDINARIA DEGLI ALTRI IMPIANTI (a canone)...98 Pag. 4/170

5 C1.3 IMPIANTI DI SOLLEVAMENTO (a canone)...98 C1.3.1 Manutenzione Preventiva Programmata...99 C1.3.2 Interventi su chiamata in seguito a guasti C1.3.3 Assistenza al controllo periodico/straordinario degli Enti preposti alle verifiche104 C1.3.4 Verifiche biennali di legge C1.4 CABINE ELETTRICHE DI TRASFORMAZIONE IN FABBRICATI COMUNALI (a canone) C1.5 GRUPPI ELETTROGENI DI EMERGENZA (a canone) C1.6 ESTINTORI ANTINCENDIO PORTATILI (a canone) C1.7 INTERVENTI DI MANUTENZIONE STRAORDINARIA E/O ORDINARIA EXTRA CANONE SU RICHIESTA (a misura/economia) PARTE IV CAPO D: PARTE SPECIFICA PER IL SERVIZIO DI CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE Cap. D1 PRESTAZIONI SPECIFICHE RICHIESTE PER IL SERVIZIO DI CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE D1.1 PREMESSA D1.2 DEFINIZIONI SPECIFICHE D1.3 NORMATIVA DI RIFERIMENTO SPECIFICA PER IL SERVIZIO D1.4 CONSEGNA DEGLI IMPIANTI D1.5 ATTIVITÀ ORDINARIA PER GLI IMPIANTI DI CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE (a canone) D1.5.1 Qualificazione Energetica,, Diagnosi Energetica, Interventi di Riqualificazione Energetica e Certificazione Energetica degli edifici D1.5.2 Assunzione del Ruolo di Terzo Responsabile D1.5.3 Esercizio e Conduzione degli Impianti D1.5.4 Fornitura di Materiali e Componenti d Impianto D1.5.5 Certificazioni Impianti Gestione Estintori Portatili D1.5.6 Verifiche e Manutenzione Ordinaria Programmata D1.6 MANUTENZIONE STRAORDINARIA E/O ORDINARIA EXTRA CANONE SU RICHIESTA (a misura/economia) PARTE V CAPO E: PENALI CORRISPETTIVO PER L APPALTO PRODOTTO ATTESO IN FASE DI OFFERTA Cap. E1 PENALI E1.1 ATTIVITA COMUNI A TUTTI I SERVIZI E1.1.1 Monitoraggio E1.1.2 Pronto Intervento Interventi Urgenti Pag. 5/170

6 E1.1.3 Sistema Informativo E1.1.4 Call Center E1.1.5 Aggiornamento Censimento Anagrafico E1.1.6 Sopralluoghi Preventivi/Progetti E1.1.7 Gestione Informazioni Report E1.1.8 Piano della Qualità E1.2 IMMOBILI E1.2.1 Interventi Manutentivi E1.2.2 Verifiche Strutturali E1.2.3 Analisi di Laboratorio Analisi acqua E1.3 ALTRI IMPIANTI E1.3.1 Interventi Manutentivi E1.3.2 Impianti di Sollevamento E1.3.3 Cabine Elettriche di Trasformazione E1.3.4 Gruppi Elettrogeni di Emergenza E1.3.5 Estintori Antincendio Portatili E1.4 IMPIANTI PER LA CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE E1.4.1 Interventi Manutentivi E1.4.2 Esercizio e Conduzione Impianti E1.4.3 Certificazione Impianti E1.4.4 Qualificazione Energetica, Diagnosi Energetica e Certificazione Energetica Cap. E2 CORRISPETTIVO PER L APPALTO E2.1 IMMOBILI E2.1.1 Corrispettivo per l attività ordinaria a canone E2.1.2 Corrispettivo per l Attività di Manutenzione Ordinaria extra canone e/o Straordinaria su Richiesta a Misura/Economia E2.1.3 Immissioni e Dismissioni di Beni E2.2 ALTRI IMPIANTI E2.2.1 Corrispettivo per l Attività Ordinaria a Canone E2.2.2 Corrispettivo per l Attività di Manutenzione Ordinaria extra canone e/o Straordinaria su Richiesta a Misura/Economia E2.2.3 Immissioni e Dismissioni di Beni E2.3 IMPIANTI PER LA CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE E2.3.1 Corrispettivo per l Attività Ordinaria a Canone E2.3.2 Sistema di contabilizzazione E2.3.3 Metodo di calcolo dei kwh termici forniti Pag. 6/170

7 E2.3.4 Determinazione dei kwh annui di riferimento per il calcolo dell efficienza E2.3.5 Quota Gestione Calore e regole per la revisione prezzi E2.3.6 Calcolo dell efficienza E2.3.7 Impianti a combustibile fossile gestiti in Conduzione e Manutenzione (CM).164 E2.3.8 Immissione e Dismissione di impianti E2.3.9 Impianti di raffrescamento e riscaldamento mediante Pompe di Calore E Corrispettivo per l Attività di Manutenzione Ordinaria extra canone e/o Straordinaria su Richiesta a Misura/Economia PARTE VI CAPO F: PRESCRIZIONI TECNICHE SUI MATERIALI E SULLE LAVORAZIONI Cap. F1 NORME GENERALI F1.1 EDIFICI IN TUTTO O IN PARTE A MURATURA PORTANTE F1.2 EDIFICI IN CONGLOM. CEMENTIZIO SEMPLICE, ARMATO E PRECOMPRESSO..168 F1.3 EDIFICI REALIZZATI IN ACCIAIO F1.4 EDIFICI PREFABBRICATI F1.5 EDIFICI REALIZZATI IN ZONA SISMICA F1.6 COLLAUDO DELLE STRUTTURE Pag. 7/170

8 GLOSSARIO Aggiudicatario Appaltatore Aggiornamento del Censimento anagrafico C.S.A. Concorrente Commissione Contratto Disciplinare Tecnico Mandatario Piano della Qualità Responsabile del Procedimento Direttore dell Esecuzione del Contratto Il Concorrente primo classificato nella graduatoria di valutazione delle Offerte edita dal Comune di San Lazzaro di Savena. Il Concorrente con il quale il Comune stipula il Contratto. Operazione di aggiornamento della consistenza e dello stato manutentivo del patrimonio oggetto del censimento anagrafico informatizzato già possesso dell Amministrazione, mediante ricognizione del patrimonio di proprietà o nelle disponibilità del Comune di San Lazzaro di Savena e successivo aggiornamento su supporto informatico. Capitolato Speciale d Appalto contenente l insieme delle condizioni generali che regolano il Contratto stipulato tra il Comune e l Appaltatore. Ciascuno dei soggetti che presenta Offerta per la partecipazione alla gara, siano essi singoli o raggruppati. Il gruppo di esperti nominato dal Comune per esprimere il giudizio sulle Offerte presentate dai Concorrenti. La scrittura sottoscritta tra il Comune e l Appaltatore per regolare le prestazioni oggetto dell appalto. Capitolato contenente le prestazioni minime di carattere tecnico richieste all Appaltatore per l esecuzione delle attività previste dal contratto. Nel caso di concorrenti raggruppati o raggruppandi, è il soggetto che assume il ruolo di capofila e le funzioni di rappresentanza nei confronti dei terzi. Il piano delle misure tecniche, organizzative e di controllo riferite all appalto che il concorrente in fase di Offerta redigerà nelle sue linee guida, e predisporrà ed attiverà in fase di erogazione dei servizi e dei lavori, al fine di garantire la qualità della prestazione in ogni momento dell appalto. Il funzionario responsabile delle funzioni di affidamento e di esecuzione del contratto. Il funzionario responsabile delle funzioni di gestione, controllo esecutivo ed amministrativo della realizzazione dei servizi e ei lavori. Pag. 8/170

9 Ufficio (dell Amministrazione) Ufficio dell Amministrazione titolare dei rapporti con l Appaltatore, formato dal Responsabile del Procedimento, dal Direttore dell Esecuzione del Contratto e dai loro collaboratori (riferimento Art.119 del D.Lgs 163/2006). Le attività manutentive oggetto dell appalto e le relative definizioni recepiscono le indicazioni della norma UNI di cui riportano le terminologie principali. Vengono inoltre riportate le definizioni di Superficie utile netta e di Volume lordo riscaldato e/climatizzato. Manutenzione Strategia di manutenzione Sistema di manutenzione Controllo della manutenzione Manutenzione "a guasto, manutenzione correttiva Intervento tampone Manutenzione preventiva Manutenzione ciclica Combinazione di tutte le azioni tecniche, operative e amministrative incluse le azioni di supervisione, volte a mantenere o a riportare un entità in uno stato in cui possa eseguire la funzione richiesta. Quadro nel quale vengono prese le decisioni riguardanti la manutenzione e il controllo dei prodotti non voluti derivanti dalla manutenzione. Struttura organizzativa, responsabilità e risorse, processi e procedure, necessarie per attuare la strategia di manutenzione. Tutte le tecniche operative e le attività che vengono messe in atto per verificare il soddisfacimento di determinati requisiti di manutenzione relativi a un entità. La manutenzione eseguita a seguito della rilevazione di un'avaria e volta a riportare un entità nello stato in cui essa possa eseguire una funzione richiesta. Intervento provvisorio che può comportare la variazione temporanea delle condizioni stabilite. Manutenzione eseguita a intervalli predeterminati o in accordo a criteri prescritti e volta a ridurre la probabilità di guasto e la degradazione del funzionamento di un entità. Manutenzione preventiva periodica in base a cicli di utilizzo predeterminati Manutenzione predittiva Manutenzione preventiva effettuata a seguito dell'individuazione e della misurazione di uno o più parametri e dell'estrapolazione secondo i modelli appropriati del tempo residuo prima del guasto. Manutenzione secondo condizione Manutenzione preventiva subordinata al raggiungimento di un valore limite predeterminato. Pag. 9/170

10 Manutenzione migliorativa Manutenzione su richiesta Osservazione sistematica predittiva Pronto Intervento Intervento urgente Intervento Normale Superficie netta Insieme delle azioni di miglioramento o piccola modifica che non incrementano il valore patrimoniale dell entità. Interventi manutentivi da effettuare esclusivamente in seguito a una specifica richiesta dell Amministrazione (Responsabile del Procedimento, Direttore dell Esecuzione del Contratto e loro collaboratori) e da remunerare a misura/economia sulla base dell elenco prezzi contrattuale. Osservazione, effettuata con la diversa frequenza resa necessaria dalla tipologia di componenti costruttivi presenti in ciascun oggetto da mantenere, allo scopo di individuare situazioni di pericolo nell uso dei beni, di indisponibilità della funzione del componente ed il tempo residuo prima del guasto di ogni componente, per determinare e ottimizzare gli interventi manutentivi da effettuare. Serie di azioni, attivate da una segnalazione, che hanno lo scopo di fare fronte a situazioni di emergenza che possono creare pericolo per la pubblica incolumità e la sicurezza degli edifici, danni di tipo patrimoniale o a terzi e situazioni di grave disagio per l utenza, mediante l intervento entro un tempo predeterminato dalla richiesta e la successiva messa in sicurezza. Intervento, nell ambito del normale svolgimento delle attività di gestione e manutenzione, da effettuare entro un tempo predeterminato rispetto alla richiesta, al fine di fare fronte a particolari situazioni che non possono attendere l intervento secondo i tempi normalmente programmati. Intervento programmato o programmabile, non urgente. La superficie netta di piano o livello è la superficie calpestabile, misurata in proiezione orizzontale, racchiusa nel perimetro interno dell edificio, escluso gli spessori dei muri esterni e quello dei tramezzi interni di tutti i locali a qualsiasi destinazione o funzione siano dedicati, data dalla somma di superficie utile (Su) e superficie accessoria (Sa) così come definite nel R.U.E. La superficie netta complessiva dell immobile oggetto del contratto è costituita dalla somma delle superfici nette dei piani o dei livelli utilizzati, che possono articolarsi in: piani, totalmente o parzialmente, interrati che siano utilizzati per la funzione principale propria dell edificio. Non rientrano nella superficie da includere nei compensi contrattuali a canone tutte le superfici non ricomprese tra quelle indicate (Su e Sa), tra cui i piani di fondazione (ispezioni delle fondazioni), le intercapedini orizzontali e verticali, anche se ispezionabili, ed ogni altro vano morto non utilizzabile senza interventi di modifica della Pag. 10/170

11 condizione; piani fuori terra ai diversi livelli (piano terra e piani in elevazione); soppalchi o livelli interpiano compresi tra i piani se utilizzati per la funzione principale propria dell edificio; piano sottotetto comprendente gli spazi utilizzati per la funzione principale propria dell edificio. E convenzionalmente stabilito che non rientrano nella superficie da includere nel computo dei compensi contrattuali a canone quelle relative alle coperture, ai sottotetti, ai soppalchi ed agli interrati o seminterrati non utilizzati, anche se ispezionabili, e per i quali l Appaltatore dovrà comunque prestare i servizi previsti dai corrispettivi a canone. Pag. 11/170

12 Parte I Capo A Parte generale comune per tutti i Servizi Cap. A1 PREMESSA GENERALITA Il presente Disciplinare Tecnico, parte integrante del contratto, disciplina i rapporti tra l Amministrazione Comunale e l Appaltatore ai fini dell affidamento a questi della gestione poliennale del servizio manutentivo del patrimonio immobiliare comunale e relativi impianti, compresi i cosiddetti altri impianti e quelli per la climatizzazione ambientale, individuando, per ogni attività, le prestazioni minime richieste per mantenere, ripristinare, garantire e migliorare la sicurezza, la funzionalità e la fruibilità degli immobili, relative pertinenze, relativi impianti e componenti accessori di proprietà o nelle disponibilità del Comune di San Lazzaro di Savena. Lo stesso Disciplinare Tecnico regolamenta inoltre tutte le azioni atte a garantire il comfort ed il benessere climatico all interno degli edifici utilizzati dall Amministrazione per lo svolgimento delle proprie attività. La consistenza del patrimonio oggetto di appalto è meglio specificata negli Allegati al presente Disciplinare Tecnico, anch essi parte integrante del contratto. Come più dettagliatamente riportato nel Capitolato Speciale d Appalto C.S.A. (parte integrante del contatto), il presente appalto ha natura mista, avendo ad oggetto un complesso di attività riconducibili a prestazioni di servizi, a prestazioni di lavori ed a forniture, con prevalenza di servizi, ai sensi dell Art.14 del D.Lgs. 163/2006 L Appalto avrà una durata complessiva di 5 (cinque) anni, a partire dalla sottoscrizione del contratto; l Amministrazione si riserva la facoltà, sotto le condizioni di legge, di prorogare il contratto fino ad un massimo di ulteriori 2 (due) anni, alle medesime condizioni e prezzi del contratto originario. L inizio delle attività avverrà con la sottoscrizione tra le parti dello specifico Verbale di Consegna attraverso il quale l Appaltatore prende in carico i beni oggetto di appalto (specificati negli Allegati al Disciplinare Tecnico), assumendo tutte le obbligazioni derivanti dal contratto. Nel caso l Amministrazione, per motivi di urgenza, reputi necessario procedere alla consegna prima della stipula del contratto, si provvederà alla stesura di un Verbale di Consegna Anticipata sotto le riserve di legge, senza che per questo l Appaltatore possa richiedere riconoscimenti aggiuntivi di alcun genere. Pag. 12/170

13 Entro il sesto mese dalla data di consegna dell appalto, sarà effettuata una prima verifica del funzionamento di tutte le procedure relative ai servizi, ai lavori ed alla gestione, con l obiettivo di perfezionare, di comune accordo tra le parti, quanto previsto dai documenti contrattuali (compresa l Offerta dell Appaltatore). Tali verifiche, tese ad ottimizzare la gestione, saranno in seguito ripetute con la frequenza che le parti riterranno necessarie in funzione dello svolgersi degli eventi. L importo presunto annuale dell appalto è di complessivi Euro ,64/anno, così suddiviso: ATTIVITA IMPORTO/Annuale A. Servizio manutentivo degli immobili A1. Attività ordinaria (a canone ) /anno ,95 A2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su A1) /anno 3.640,25 A3. Manutenz. ordinaria (a misura extra canone) /anno ,00 A4. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su A3) /anno 675,00 TOTALE annuale attività A ,20 B. Servizio manutentivo degli altri impianti B1. Attività ordinaria (a canone ) /anno ,00 B2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su B1) /anno 505,00 B3. Manutenz. ordinaria (a misura extra canone) /anno 9.456,00 B4. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su B3) /anno 144,00 TOTALE annuale attività B ,00 C. Servizio climatizzazione ambientale C1. Attività ordinaria (a canone ) /anno ,85 C2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su C1) /anno 2.062,59 C3. Manutenz. ordinaria (a misura extra canone) /anno ,00 C4. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su C3) /anno 210,00 TOTALE annuale attività C ,44 D. Manutenzioni straordinarie D1. Manutenzione straordinaria patrimonio Immobiliare (a misura/economia) /anno ,00 D2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su D1) /anno 3.675,00 TOTALE annuale attività A ,00 Pag. 13/170

14 TOTALE GENERALE annuale attività A + B + C + D = ,64, dei quali: per attività/manutenzioni ordinarie /anno ,64 per manutenzioni straordinarie /anno ,00 Pertanto l importo presunto totale per la durata di 5 anni dell appalto è di complessivi Euro ,20, così suddiviso: ATTIVITA totale nei cinque anni di contratto IMPORTO/Totale contratto A. Servizio manutentivo degli immobili A1. Attività ordinaria (a canone ) /5 anni ,75 A2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su A1) /5 anni ,25 A3. Manutenz. ordinaria (a misura extra canone) /5 anni ,00 A4. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su A3) /5 anni 3.375,00 TOTALE 5 anni attività A ,00 B. Servizio manutentivo degli altri impianti B1. Attività ordinaria (a canone ) /5 anni ,00 B2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su B1) /5 anni 2.525,00 B3. Manutenz. ordinaria (a misura extra canone) /5 anni ,00 B4. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su B3) /5 anni 720,00 TOTALE 5 anni attività B ,00 C. Servizio climatizzazione ambientale C1. Attività ordinaria (a canone ) /5 anni ,25 C2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su C1) /5 anni ,95 C3. Manutenz. ordinaria (a misura extra canone) /5 anni ,00 C4. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su C3) /5 anni 1.050,00 TOTALE 5 anni attività C ,20 D. Manutenzioni straordinarie D1. Manutenzione straordinaria patrimonio Immobiliare (a misura/economia) /5 anni ,00 D2. Oneri sicurezza non soggetti a ribasso (su D1) /5 anni ,00 TOTALE 5 anni attività A ,00 Pag. 14/170

15 TOTALE GENERALE 5 ANNI attività A + B + C + D = ,20, dei quali: per attività/manutenzioni ordinarie /5 anni ,20 per manutenzioni straordinarie /5 anni ,00 Tutti i prezzi contenuti all interno del presente Disciplinare Tecnico si intendono al netto dell I.V.A. La forma di gestione dell appalto e le finalità che si pone il Comune di San Lazzaro di Savena hanno portato alla definizione di un elenco di prestazioni, contenute nel presente Disciplinare Tecnico, che debbono obbligatoriamente essere erogate. Il Concorrente potrà presentare un Offerta mirata al miglioramento di quanto richiesto, con riferimento alle modalità organizzative, esecutive e di controllo dei servizi e dei lavori richiesti. L Amministrazione comunale intende pertanto avvalersi della capacità organizzativa, professionale, imprenditoriale e propositiva dell Appaltatore per raggiungere l obiettivo di una efficiente ed efficace gestione del proprio patrimonio oggetto di appalto. Fermo restando l importo massimo dei servizi e dei lavori oggetto di gara, sarà quindi facoltà dei Concorrenti partecipanti integrare i contenuti e definirne le forme dei servizi richiesti, partendo dalle prestazioni richieste definite dall Amministrazione nel presente Disciplinare Tecnico. Pag. 15/170

16 Cap. A2 OBIETTIVI DELL APPALTO La natura mista di questo appalto trova un fondamentale riflesso nella sua funzione di strumento di governo complessivo del patrimonio immobiliare comunale e relativi impianti; infatti, la parte di tale appalto che è riferibile alla natura di servizio comprende prestazioni di concreta operatività ma anche di presidio tecnico del patrimonio. Con questa funzione di presidio, l Appaltatore permette all Amministrazione, tramite l organicità, la completezza e la comprensibilità della sua attività di informazione e comunicazione verso quest ultima, la chiara, continua e completa conoscenza della consistenza e delle condizioni manutentive del patrimonio stesso. Grazie a questa conoscenza l Amministrazione potrà così assumere, per tale patrimonio, le scelte di indirizzo e controllo che riterrà più idonee e confacenti agli obiettivi propri e dell utenza, che nell Amministrazione comunale trova espressione, fatte comunque salve sia l osservanza di ogni normativa sia il rispetto dei criteri di razionalità di gestione e di buona tecnica in materia. Tali scelte di indirizzo e controllo potranno trovare in particolare implementazione nell operatività delle attività di manutenzione su richiesta, da remunerarsi a misura/economia. Con queste premesse, i principali obiettivi specifici che l Amministrazione si pone con il presente appalto, relativo agli immobili comunali e relativi impianti, sono i seguenti: mantenere in condizioni di sicurezza, funzionalità e decoro gli immobili comunali, le relative pertinenze ed impianti oggetto di appalto, attraverso il monitoraggio, adeguati interventi manutentivi ed una corretta gestione del patrimonio, al fine di migliorare lo standard qualitativo e garantire adeguate condizioni di sicurezza per gli utenti; mantenere in condizioni di prefissato comfort termo igrometrico gli ambienti all interno degli edifici comunali, attraverso una corretta conduzione e manutenzione degli impianti per la climatizzazione ambientale, finalizzata al risparmio energetico ed al contenimento dell inquinamento ambientale. Per gli impianti alimentati da fonte combustibile è compresa la fornitura dello stesso combustibile; mantenere ed implementare la conoscenza anagrafica e la conoscenza dello stato manutentivo dei beni oggetto di appalto attraverso l aggiornamento costante, durante il corso di tutto il periodo contrattuale, dell attuale censimento anagrafico informatizzato degli stessi beni, già in possesso dell Amministrazione e che verrà fornito all Appaltatore per la gestione dell appalto; Pag. 16/170

17 mantenere aggiornato, per tutto il periodo contrattuale, il Sistema Informativo di Gestione Patrimonio dell Amministrazione; disporre di uno strumento che funga da interfaccia tra la struttura di manutenzione e l utenza nel suo complesso, attraverso l istituzione di un Call Center informatizzato e gestito dall Appaltatore, funzionante 24 ore su 24 per 365 giorni all anno, che permetta la raccolta di tutte le segnalazioni, comunque pervenute, relative a disfunzioni e guasti ed esigenze di intervento tecnico del patrimonio oggetto d appalto, dando inoltre l opportuna visibilità alle attività effettuate; fare fronte, in tempi molto rapidi, a situazioni di emergenza che possono creare pericolo per la pubblica incolumità, danni patrimoniali o gravi disagi, attraverso un servizio continuo di Reperibilità e Pronto Intervento, collegato al Call Center di cui sopra, funzionante 24 ore su 24 per 365 giorni all anno. Il raggiungimento degli obiettivi sopra riportati e l attuazione dei contenuti del Disciplinare Tecnico porteranno a migliorare l efficienza della gestione attraverso un integrazione dei servizi e dei lavori volti alla gestione ed alla manutenzione dei beni oggetto di appalto, aumentando gradualmente l incidenza degli interventi programmati rispetto alla loro totalità, concentrando l operato dell Amministrazione sulle funzioni di indirizzo e controllo delle attività previste nell appalto, lasciando all Appaltatore l organizzazione e l esecuzione delle azioni tecniche, gestionali, operative ed amministrative necessarie per ottenere i risultati richiesti. Tenuto conto dell importanza, vastità e complessità degli immobili e degli impianti oggetto di appalto, l Appaltatore dovrà proporre ed attuare opportune procedure e modalità per l organizzazione e la gestione delle attività richieste, al fine del raggiungimento degli obiettivi sopra richiamati ed in modo da consentire l'immediato avvio delle attività previste dall appalto fin dalla presa in consegna, garantendo la pronta esecuzione di tutti gli interventi necessari. L Appaltatore dovrà farsi carico e portare a soluzione tutti i problemi connessi alle esigenze manutentive degli immobili, delle relative pertinenze e componenti accessori e degli impianti oggetto di appalto, così come di tutte le attività atte a garantire il comfort ed il benessere climatico all interno degli edifici utilizzati dall Amministrazione per lo svolgimento delle proprie attività, in modo che il Comune di San Lazzaro di Savena risulti sollevato da ogni incombenza relativa. Con il contratto di appalto, il Comune di San Lazzaro di Savena affida all Appaltatore la responsabilità e l operatività delle azioni gestionali, di monitoraggio, manutentive e di messa in sicurezza relativamente al patrimonio oggetto di appalto, attività che la stesso Appaltatore propone ed eroga, oltre che il controllo sulla qualità degli interventi effettuati, tenuto conto delle prescrizioni del Capitolato Speciale di Appalto Pag. 17/170

18 (C.S.A.) e del Disciplinare Tecnico, da intendersi come prestazioni inderogabili richieste. L Appaltatore sarà responsabile dell intero ciclo delle attività previste dall appalto, e troverà efficace supporto nel sistema informativo e nel sistema di reporting progettato, fornendo altresì alla funzione di controllo dell Amministrazione comunale gli strumenti attraverso i quali valutare i servizi erogati ed i lavori eseguiti; tali strumenti, proposti dall Appaltatore, dovranno essere concordati ed accettati dall Amministrazione e si affiancano agli strumenti e alle risorse che l Amministrazione stessa riterrà opportuno attivare, anche in corso di appalto, ai fini del controllo stesso. Le funzioni di controllo sull operato dell Appaltatore restano invece in capo all Amministrazione comunale, come meglio specificato al successivo Cap. A11. Pag. 18/170

19 Cap. A3 OGGETTO DELL APPALTO A3.1 PREMESSA Le prestazioni descritte nel presente Disciplinare Tecnico riguardano l esecuzione di tutte le azioni tecniche, gestionali ed amministrative volte a mantenere, ripristinare, garantire e migliorare la sicurezza, l efficienza, la funzionalità e la fruibilità degli immobili ed impianti del Comune di San Lazzaro di Savena oggetto di appalto, oltre alle relative pertinenze e componenti accessori, con particolare riferimento ai servizi ed interventi attinenti i beni di seguito indicati. Tali beni sono riportati negli Allegati 1.1.1, 1.2.1, 1.2.2, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 1.3.4, 1.4.1, al presente Disciplinare Tecnico, che ne individuano la relativa consistenza desunta dal censimento anagrafico in possesso dell Amministrazione, corrispondente ai dati rilevati. È obbligo dell Appaltatore accettare la consegna dei beni oggetto di appalto, relative pertinenze e componenti accessori, in qualsiasi condizione si trovino all'atto dell affidamento, essendo previsto che li abbia, d'obbligo, visitati e valutati prima della formulazione dell'offerta. Presa d atto dei luoghi e delle circostanze. L Appaltatore contestualmente alla presentazione dell offerta espressamente riconosce che i corrispettivi, a canone ed a misura, determinati dal Capitolato d Appalto sono remunerativi di tutti gli oneri diretti ed indiretti che lo stesso sosterrà per realizzare, nei tempi prescritti e a perfetta regola d arte, tutti i servizi, le prestazioni e i lavori in Appalto ed inoltre tutte le incombenze e gli interventi necessari a garantire l incolumità pubblica. Tale assunzione di responsabilità è conseguente all aver preso atto sui luoghi in cui devono essere eseguite le prestazioni delle problematiche e delle circostanze connesse, con l espletamento del servizio integrato nella sua complessa articolazione. Tutto ciò anche in assenza di una puntuale conoscenza dello stato fisico e conservativo, in grado di consentire una valutazione analitica per la gestione e l esecuzione della manutenzione riparativa e programmata. Con l offerta formulata l Appaltatore assume inoltre interamente su di sé, esentandone l Amministrazione, tutte le responsabilità di analisi economica nonché quelle organizzative, progettuali e civili connesse con l espletamento dei servizi conferiti ed in particolare con il servizio tecnico manutentivo che prevede Pag. 19/170

20 l esecuzione di lavori ed interventi in locali con presenza di persone e di servizi pubblici che non possono essere interrotti. L Appaltatore non potrà quindi eccepire durante l espletamento dei servizi la mancata conoscenza di condizioni o la sopravvenienza di elementi non valutati o non considerati, tranne che tali nuovi elementi si configurino come cause di forza maggiore contemplate dal Codice Civile. La consistenza patrimoniale, ed i relativi dati e parametri contenuti nell allegato.. consistenza patrimoniale, fornita dal Committente deve intendersi puramente indicativa e suscettibile di variazioni, anche rilevanti, in sede di censimento e rilievo anagrafico. Pertanto le imprese concorrenti alla gara non potranno prendere a pretesto eventuali variazioni delle consistenze fornite per richiedere maggiorazioni dell offerta economica né per impugnare l aggiudicazione dell appalto. Per tutte le ragioni espresse l Appaltatore è tenuto a svolgere tutte le indagini, del tipo e con le modalità che riterrà più opportune, allo scopo di formulare l offerta economica con piena ed esclusiva responsabilità. Le innovazioni tecnologiche introdotte negli immobili e negli impianti oggetto di contratto non daranno luogo ad incremento del corrispettivo a canone contrattualmente previsto. Tali innovazioni entreranno a fare parte integrante dei beni oggetto di appalto. L attività avrà inizio con la sottoscrizione tra le parti del Verbale di Consegna. L appalto di gestione e manutenzione prevede sia l esecuzione di prestazioni ordinarie di servizio remunerate attraverso il pagamento di un canone periodico, sia l esecuzione di interventi ordinari extra canone e/o straordinari, da effettuare esclusivamente su richiesta specifica dell Ufficio di cui al Cap. 38 del C.S.A. (formato dal Responsabile del Procedimento, dal Direttore dell Esecuzione del Contratto e dai loro collaboratori), remunerati a misura/economia sulla base dell elenco prezzi contrattuale, scontato della percentuale di ribasso offerta dall Appaltatore in sede di gara, fino al concorrere massimo dell importo specifico a disposizione per ogni anno. Ogni attività effettuata dall Appaltatore dovrà risultare comprensiva dell acquisizione delle eventuali autorizzazioni necessarie all operatività, degli oneri derivanti dalle particolari cautele e misure preventive da adottarsi nei singoli casi, anche se da richiedersi a terzi, della mano d opera, dei materiali, del macchinario ed attrezzatura, dei carburanti, di ogni materiale di consumo e di quanto necessario a garantire la sicurezza degli operatori e dei terzi, al fine di fornire ogni prestazione correttamente eseguita nei tempi previsti e con la qualità richiesta. Gli interventi da eseguirsi in locali con la presenza di persone (dipendenti o cittadini) dovranno essere preventivamente concordati, oltre che con il Responsabile del Pag. 20/170

21 Procedimento e/o con il Direttore dell Esecuzione del Contratto, anche con il Responsabile del Servizio Prevenzione e Protezione (R.S.P.P.) individuato dall Amministrazione, oltre che con i responsabili delle attività e/o servizi che si svolgono nei locali, con i quali andranno condivise le modalità e la tempistica di esecuzione, al fine di limitare nella misura più ampia possibile i disagi al normale svolgimento delle attività/servizi stessi. Per determinate zone e locali in cui si svolgono servizi particolarmente impegnativi e delicati, sia sotto il profilo della riservatezza che per le loro finalità, ad esclusiva discrezione del Responsabile del Procedimento, potrà essere richiesta l esecuzione di intereventi manutentivi anche in tempi frazionati, in orari notturni e in giorni festivi ed in presenza di personale di controllo dell Amministrazione Comunale. Per quanto attiene alla manutenzione, il riferimento diretto è alla NORMA UNI Manutenzione. Terminologia, che definisce la terminologia in uso nella manutenzione, al fine di uniformare i comportamenti degli operatori e degli utenti. A3.2 IMMOBILI Le prestazioni manutentive descritte in questa sezione del Disciplinare Tecnico riguardano gli immobili, i relativi impianti tecnologici ed altri beni di proprietà o nelle disponibilità del Comune di San Lazzaro di Savena, come di seguito elencati: Gli immobili ed i beni la cui manutenzione periodica programmata è remunerata con il pagamento di un canone periodico e/o sui quali si richiede di intervenire attraverso interventi di manutenzione ordinaria extracanone su richiesta dell Amministrazione sono riportati negli Allegati e Gli immobili ed i beni sui quali si richiede di intervenire attraverso interventi di manutenzione straordinaria su richiesta dell Amministrazione sono tutti quelli inseriti nell inventario ufficiale dei beni immobili del Comune di San Lazzaro di Savena del Servizio Politiche Abitative e Patrimonio (Allegato 1.1). Gli interventi manutentivi dovranno interessare: tutte le componenti edilizie costituenti l edificio; è compreso un servizio di controllo e di verifiche statiche strutturali sugli edifici oggetto di appalto (punto B1.3), oltre ad un servizio di analisi di laboratorio (punto B1.4); le aree esterne di pertinenza degli edifici, comprese le recinzioni e le cancellate, nonché tutti i sistemi di protezione passiva; gli impianti tecnologici, ad esclusione di quelli disciplinati nel Servizio Altri Impianti e nel Servizio Climatizzazione Ambientale descritti rispettivamente nel Cap. C1 e nel Cap. D1 del presente Disciplinare Tecnico. Pag. 21/170

22 le componenti elettriche, le corde, le componenti meccaniche e di comando di ogni tipo di tenda (alla bolognese, veneziane, a lamelle orientabili, etc.), con esclusione del solo tessuto; Nel caso in cui l oggetto di manutenzione riguardi una porzione dell immobile (perché solo quello è oggetto di utilizzo dell Amministrazione comunale), l ambito dell attività sarà limitato alla porzione di proprietà o disponibilità di competenza. A3.3 ALTRI IMPIANTI Le prestazioni manutentive descritte al Cap.C1 del presente Disciplinare Tecnico sono rivolte ad alcune diverse tipologie di impianti di proprietà del Comune di San Lazzaro di Savena, denominati convenzionalmente Altri Impianti, e più specificatamente: Impianti di sollevamento e trasporto persone (Allegato 1.3.1), suddivisi tra: Ascensori e montacarichi; Montavivande; Servoscala; Piattaforme elevatrici; Cabine elettriche di trasformazione (Allegato 1.3.2); Gruppi elettrogeni di emergenza (Allegato 1.3.3); Estintori antincendio portatili (Allegato 1.3.4). A3.4 CLIMATIZZAZIONE AMBIENTALE Formano oggetto del Servizio Climatizzazione Ambientale descritto nel presente Disciplinare Tecnico, le seguenti prestazioni: la gestione, conduzione e manutenzione di tutti gli impianti preposti al mantenimento dei prefissati stati termo igrometrici (climatizzazione sia invernale che estiva) degli ambienti all interno degli edifici di proprietà o in uso comunale; la fornitura del combustibile necessario al funzionamento degli impianti alimentati da fonte combustibile; l erogazione di acqua calda sanitaria negli stessi edifici. Pag. 22/170

23 L Impresa dovrà erogare il servizio conformemente all art.1 comma 1 lettera p) del D.P.R. 412/1993 e s.m.i.. Il servizio di Climatizzazione Ambientale riguarderà impianti alimentati a combustibile gassoso ed impianti alimentati elettricamente. Gli impianti oggetto del servizio sono: Impianti termici (Centrale termica; sottocentrale; organi di regolazione, di controllo e di sicurezza; rete di distribuzione; corpi scaldanti; depositi e reti adduzione combustibile; caldaiette, etc.), compresi gli impianti accessori o complementari. Impianti di condizionamento (centrali frigorifere; gruppi frigo; torri evaporative; organi di sicurezza e di controllo; canalizzazioni; batterie di scambio termico; condizionatori mobili, etc.) compresi gli impianti accessori o complementari. Gli impianti di proprietà o nelle disponibilità dell Amministrazione sono elencati in Allegati e 1.4.2, e possono essere così rappresentati: Impianti di climatizzazione invernale, o di riscaldamento, (Allegato 1.4.1) suddivisi tra: Caldaie centralizzate, posizionate all interno di apposite centrali termiche, con indicazione delle principali caratteristiche, ed in particolare potenza, tipologia ed eventuale sistema di telecontrollo; Caldaiette autonome, sia isolate che raggruppate all interno di centrali termiche, con indicazione delle principali caratteristiche, ed in particolare potenza, tipologia ed eventuale sistema di telecontrollo; Impianti di climatizzazione estiva, o di condizionamento, (Allegato 1.4.2) suddivisi tra: impianti di condizionamento / refrigerazione; split system e pompe di calore. Gli impianti di riscaldamento, come riportato nell Allegato 1.4.1, potranno essere gestiti secondo le seguenti modalità: Impianti in "Gestione Calore GC, con fornitura del combustibile: Impianti in "Conduzione e Manutenzione CM, senza la fornitura del combustibile. Gli impianti di condizionamento saranno gestiti secondo la formula della "Conduzione e Manutenzione CM. Pag. 23/170

24 A3.5 SERVIZI REMUNERATI CON IL PAGAMENTO DI UN CANONE PERIODICO Vengono di seguito sinteticamente elencati i servizi richiesti (più dettagliatamente specificati in seguito nei Cap. B1, C1 e D1), remunerati con il pagamento di un canone periodico, il cui ammontare è indicato al precedente Cap. A1 (attività sub.a1, sub.b1, sub.c1 e oneri sicurezza sub.a2, sub.b2, sub.c2): Monitoraggio continuo della situazione manutentiva, di sicurezza e di funzionamento di tutti i componenti degli edifici, dei relativi impianti (tecnologici e di climatizzazione), dei cosiddetti altri impianti e degli altri beni oggetto di appalto, attraverso un attività di Osservazione Sistematica Predittiva di tutti i componenti, con lo scopo principale di individuare situazioni di pericolo per gli utenti, di permettere la continua conoscenza dello stato manutentivo dei beni oggetto di appalto, di garantire la corretta conduzione ed il funzionamento degli impianti e di individuare e stimare economicamente tutti gli interventi manutentivi necessari al fine di consentirne la relativa programmazione. Gestione e conduzione di tutti gli impianti per la climatizzazione ambientale oggetto di appalto preposti al mantenimento del prefissato stato termo igrometrico degli ambienti all interno degli edifici comunali. Per gli impianti alimentati da fonte combustibile è compresa anche la fornitura del combustibile stesso. Elaborazione della certificazione energetica di ogni edificio in cui è installata una centrale termica, con elaborazione della diagnosi energetica e indicazione degli eventuali necessari interventi di riqualificazione energetica. Attività di manutenzione ordinaria su tutti i componenti gli immobili, relative pertinenze ed impianti (tecnologici e di climatizzazione), dei cosiddetti altri impianti e degli altri beni oggetto di appalto, conseguente all azione di Osservazione Sistematica Predittiva di cui sopra e secondo le specifiche riportate per le varie attività a canone richieste ai Cap. B1, C1 e D1 del presente Disciplinare Tecnico. L attività potrà comprendere interventi di manutenzione preventiva, predittiva, ciclica ed a guasto. Aggiornamento, per tutto il periodo contrattuale, del Sistema Informativo di Gestione Patrimonio dell Amministrazione. Servizio di Reperibilità e Pronto Intervento per la messa in sicurezza, 24 ore su 24 per 365 giorni all anno, per fare fronte a situazioni di emergenza che possono creare pericolo per la pubblica incolumità, danni di tipo patrimoniale o a terzi e situazioni di grave disagio per l utenza (Cap. A5). Servizio di Call Center, tecnologicamente avanzato ed integrato con tutte le componenti del sistema informativo (anagrafe, archivio di gestione), funzionante Pag. 24/170

25 24 ore su 24 per 365 giorni all anno, che costituisca l interfaccia verso tutti gli utenti delle attività connesse all appalto per la raccolta di tutte le segnalazioni, comunque pervenute, relative alle disfunzioni e guasti del patrimonio oggetto di appalto, permettendo inoltre la rapida attivazione del servizio di Reperibilità e Pronto Intervento in caso di necessità, oltre che la visibilità delle attività effettuate (Cap. A7). Attività di gestione delle anagrafi di tutti i beni oggetto di appalto, attraverso l aggiornamento continuo, durante tutto il periodo contrattuale, delle schede tecniche rappresentanti lo stato di fatto, comprensivo delle modifiche intervenute a seguito degli interventi effettuati dall Appaltatore e/o direttamente dall Amministrazione o da altre imprese, con rappresentazione grafica dei beni stessi sulle planimetrie degli edifici oggetto di rilevo (Allegato 1.2.2), sui quali viene corrisposto il canone periodico (Cap. A8). Esecuzione di sopralluoghi e preventivi, su richiesta dell Ufficio di cui al Cap. 38 del C.S.A., al fine di risolvere particolari problemi manutentivi, ed esecuzione di progetti definitivi / esecutivi di interventi da effettuare e/o da programmare di natura ordinaria ma non rientranti tra quelli ricompresi nel canone, la cui eventuale esecuzione sarà compensata sulla base dell Elenco Prezzi unitari contrattuale (Cap. A9). Gestione delle Informazioni e redazione di Report periodici, da concordare con l Amministrazione, con riferimento a tutte le attività richieste ed erogate (Cap. A10). Redazione, secondo le norme UNI EN ISO 9001, del Piano della Qualità, specifico per l appalto ed interfacciato con il Sistema Informativo Gestione Patrimonio, costantemente aggiornato ed adeguato per tutto il corso del periodo contrattuale. A3.6 INTERVENTI NON RICOMPRESI NEI SERVIZI A CANONE: MANUTENZIONI ORDINARIE E/O STRAORDINARIE EXTRA CANONE A3.6.1 Definizioni Tutti gli interventi manutentivi che non rientrano tra le attività cosiddette a canone come sommariamente descritte al precedente punto A3.5 e meglio esplicitate ai successivi Cap. B, Cap. C e Cap. D, si definiranno extra canone e verranno remunerati a misura/economia sulla base dell elenco prezzi contrattuale scontato della percentuale di ribasso offerta dall Appaltatore in sede di gara, fino al concorrere massimo, per ogni anno, dell importo indicato per la specifica attività, a fronte delle effettive prestazioni erogate, ed il cui ammontare annuo massimo è indicato al Pag. 25/170

26 precedente Cap. A1 (attività sub.a3, sub.b3, sub.c3, sub.d1 e oneri sicurezza sub.a4, sub.b4, sub.c4 e sub.d2). A seconda dell entità, della complessità e della loro natura, tutti gli interventi extra canone potranno ulteriormente essere suddivisi in interventi di manutenzione ordinaria e interventi di manutenzione straordinaria. Per interventi di manutenzione ordinaria extra canone si intendono tutti i piccoli interventi di manutenzione che non rientrano contrattualmente tra le attività remunerate a canone ma che analogamente a queste sono necessari al corretto funzionamento degli immobili, e consistono esclusivamente nel ripristino di elementi o piccole parti degli immobili danneggiate o ammalorate, che non alterano la consistenza patrimoniale dell immobile interessato; tali interventi saranno contabilizzati per l ammontare massimo previsto al precedente Cap. A1 attività sub.a3, sub.b3, sub.c3 e oneri sicurezza sub.a4, sub.b4, sub.c4. Per interventi di manutenzione straordinaria si intendono invece tutti gli interventi di manutenzione di maggiore entità e complessità, che possono comportare variazioni d uso o ristrutturazione degli immobili stessi, modificandone di fatto la consistenza patrimoniale. Tali interventi saranno realizzati con le stesse modalità previste per gli interventi di manutenzione ordinaria extra canone ma saranno sempre accompagnati da specifici progetti. Gli interventi di manutenzione straordinaria saranno contabilizzati per l ammontare massimo previsto al precedente Cap. A1 attività sub.d1 e oneri sicurezza sub.d2 (calcolato sulla base del quinquennio e non della singola annualità, come meglio descritto al Cap. A1). A3.6.2 Procedura Il Responsabile del Procedimento e/o il Direttore dell Esecuzione del Contratto potranno richiedere l esecuzione di tale tipologia di lavori attraverso la seguente procedura: sopralluogo congiunto con incaricato dell Amministrazione comunale richiesta di preventivo e di eventuale progetto (manutenzioni straordinarie) da parte dell Amministrazione comunale all Appaltatore, con richiesta effettuata attraverso il sistema informativo; invio del preventivo e suo inserimento nel sistema informativo da parte dell Appaltatore. Il preventivo dovrà riportare il dettaglio delle lavorazioni, le quantità e i prezzi unitari, nonché i termini temporali per la realizzazione dei lavori; Pag. 26/170

27 (solo manutenzioni straordinarie) invio, se richiesto, del progetto definitivo e/o esecutivo degli interventi da realizzare e sua approvazione da parte dell Amministrazione; accettazione del preventivo e invio ordine di lavoro, secondo distinte modulistiche per lavori di manutenzione ordinaria e straordinaria. Nell ordine di lavoro sarà indicata la data di consegna dei lavori e la data di ultimazione prevista. L accettazione e i dati relativi andranno inseriti nel sistema informativo; emissione di attestazione di regolare esecuzione entro 90 giorni dal termine di ogni anno solare contrattuale per tutti i lavori eseguiti in manutenzione ordinaria e straordinaria completati e contabilizzati al 31 dicembre, controfirmato da Appaltatore e Amministrazione (Responsabile del Procedimento e/o il Direttore dell Esecuzione del Contratto/Direttore dei Lavori). Tutti gli interventi di manutenzione non computabili a canone, sia che rientrino tra quelli ordinari che tra quelli straordinari, non saranno predeterminati nel numero, bensì richiesti dal Responsabile del Procedimento e/o dal Direttore dell Esecuzione del Contratto secondo le necessità che si presenteranno di volta in volta nell arco del tempo contrattuale; essi potranno essere anche singolarmente di piccola entità e sparsi sul territorio e da eseguire secondo i criteri di priorità stabiliti ad insindacabile giudizio dell Amministrazione. Gli interventi manutentivi extra canone di tipo ordinario saranno contabilizzati contestualmente alle attività a canone, gli interventi manutentivi extra canone di tipo straordinario saranno contabilizzati in modo separato ed autonomo ma secondo le stesse modalità e scadenze previsti per la contabilità ordinaria, e fissati al Cap.34 del C.S.A. Tutti gli interventi a misura/economia sia straordinari che ordinari saranno effettuati esclusivamente su richiesta del Responsabile del Procedimento e/o del Direttore dell Esecuzione del Contratto con riferimento ai beni esplicitati nell Allegato 1.1 (gli interventi ordinari saranno limitati agli immobili gestiti a canone di cui agli Allegati e 1.2.2). L Appaltatore è obbligato a fornire le prestazioni richieste di cui al presente punto del Disciplinare Tecnico entro i termini che saranno stabiliti dal Responsabile del Procedimento e/o dal Direttore dell Esecuzione del Contratto e ad eseguire i relativi interventi, una volta che il preventivo/progetto sia stato approvato dal Responsabile del procedimento ed abbia ottenuto le autorizzazioni di legge. L Appaltatore dovrà tenere conto di tutti gli aspetti, anche quelli relativi agli oneri connessi, che si intendono compresi negli importi di elenco prezzi. Pag. 27/170

28 Tutti gli interventi dovranno essere eseguiti senza precludere l uso dei beni (es.: per garantire la continuità dell attività didattica, tenere conto degli orari di apertura degli edifici, delle difficoltà di accesso agli immobili, ecc..). Alcuni lavori potranno essere richiesti prescrivendo la loro esecuzione in concomitanza con l assenza degli utenti dagli edifici, e quindi concentrati in particolari orari della giornata o durante determinati periodi dell anno; in particolare per gli edifici scolastici gli interventi saranno concentrati nei periodi di chiusura estiva o per vacanze. L Appaltatore ha l onere di organizzarsi per rispondere a tali particolari esigenze, disponendo in questi orari e periodi di personale e mezzi numericamente e professionalmente adeguati a rispondere alle necessità, senza pretese di maggiori compensi. Dopo l esecuzione dell intervento, l Appaltatore dovrà provvedere: l espletamento delle operazioni a chiusura dell intervento, quali notifiche di fine lavoro, collaudi strutturali, certificati di conformità, ecc.., escluso solo le operazioni catastali; l aggiornamento della documentazione progettuale secondo l eseguito e deposito della stessa presso i competenti uffici; l inserimento dei dati relativi al lavoro (dati tecnici ed economici) nel Sistema Informativo Gestione Patrimonio; l eventuale aggiornamento dei rilievi architettonici dell edificio oggetto di intervento, nonché l aggiornamento degli opportuni campi all interno dell anagrafica. L Appaltatore ha inoltre l obbligo di garantire l esecuzione di interventi urgenti, per particolari situazioni, che il Responsabile del Procedimento e/o il Direttore dell Esecuzione del Contratto riterrà necessario effettuare entro 2 giorni (compresi festivi) dalla richiesta, così come indicato al successivo Cap. A5 (Interventi Urgenti). A3.6.3 Lavori in economia Tutte le prestazioni non misurabili e/o non riconducibili all elenco dei prezzi contrattuale (Allegato 3), e per i quali non è possibile la formazione di nuovi prezzi, potranno essere contabilizzate in economia, a insindacabile giudizio del Responsabile del Procedimento e/o del Direttore dell Esecuzione del Contratto. In tal caso saranno contabilizzate le ore di mano d opera effettivamente impiegate sul luogo di esecuzione solo se inequivocabilmente documentate, unitamente alle ore di utilizzo delle attrezzature e alla fornitura dei materiali posti in opera. Pag. 28/170

29 La richiesta di contabilizzazione in economia dovrà di norma essere avanzata dall Appaltatore prima dell esecuzione degli interventi e, nel solo caso di interventi per la messa in sicurezza non rientranti nelle attività remunerate a canone, entro e non oltre la giornata lavorativa successiva a quella di effettuazione della prestazione. In ogni caso non saranno comunque contabilizzati interventi e prestazioni in economia se non espressamente riconosciute dal Responsabile del Procedimento e/o dal Direttore dell Esecuzione del Contratto entro il tempo strettamente necessario alla verifica dell avvenuta esecuzione delle stesse. La mano d opera sarà contabilizzata, ad eccezione del Servizio Climatizzazione Ambientale (Capo C del presente Disciplinare Tecnico), secondo i prezzi della mano d opera indicati nelle tabelle pubblicate dal Provveditorato Interregionale OO.PP. per l'emilia Romagna e le Marche di Bologna valida nel periodo in cui l intervento è stato effettuato; la mano d opera relativa al Servizio Climatizzazione Ambientale sarà contabilizzata secondo i prezzi della mano d opera indicati nelle tabelle pubblicate dall ASSISTAL valide nel periodo di riferimento. In entrambi i casi caso il ribasso offerto sarà applicato solamente sulla quota di spese generali (15%) ed utile di impresa (10%). Pag. 29/170

30 Cap. A4 SERVIZIO DI MONITORAGGIO DEL PATRIMONIO OGGETTO DI APPALTO (a canone) Il monitoraggio della situazione manutentiva e di sicurezza di tutti i componenti edili, di tutti gli impianti (impianti tecnologici degli edifici; i cosiddetti altri impianti ; impianti per la climatizzazione ambientale) e degli altri beni oggetto di appalto, dovrà essere effettuato dall Appaltatore attraverso un attività di Osservazione Sistematica Predittiva, consistente in un osservazione sistematica di tutti i componenti edili ed impiantistici presenti in ogni edificio, sia negli spazi visibili sia in quelli interclusi (intercapedini, cavedi, sottotetti inagibili, etc.), finalizzata ai seguenti obiettivi: mantenimento delle condizioni di sicurezza e funzionalità attraverso l individuazione di possibili situazioni di pericolo per gli utenti; individuazione delle anomalie e programmazione di tutti gli interventi manutentivi ordinari e straordinari da eseguire su tutti i componenti oggetto di appalto, tenuto conto delle diverse caratteristiche ed importanza di ogni componente, ottimizzandoli e riducendo così al minimo possibile le interruzioni e le limitazioni del loro corretto funzionamento ed il conseguente disagio per gli utenti; raccolta, verifica dei dati, implementazione ed aggiornamento, per tutto il periodo contrattuale, del censimento anagrafico in possesso dell Amministrazione; verifica periodica, per tutto il periodo contrattuale, del risultato di tutte le attività operative svolte a canone, al fine di adottare, in accordo con l Amministrazione, eventuali correzioni migliorative. Il monitoraggio richiesto dovrà essere attuato dall Appaltatore secondo due diverse modalità: a) monitoraggio eseguito secondo la frequenza riportata nella tabella sottostante, al fine di permettere una reale conoscenza della consistenza e dello stato manutentivo dei beni oggetto di appalto, delle esigenze finanziarie necessarie ad eseguire gli interventi manutentivi ritenuti prioritari, consentendo all Amministrazione la loro corretta programmazione, utilizzando così al meglio le risorse finanziarie disponibili. Tale monitoraggio dovrà essere eseguito con particolare cura da personale tecnico specializzato, dovrà risultare sufficientemente dettagliato e riferito agli specifici beni individuati dall attuale anagrafe del Comune di San Lazzaro di Savena. Le visite di monitoraggio dovranno essere effettuate concordando le date, oltre che con l Ufficio di cui al Cap. 38 del C.S.A., anche con i responsabili delle varie Istituzioni in cui si interviene (scuole, biblioteche, musei, etc.). Pag. 30/170

31 TIPOLOGIA DI EDIFICIO FREQUENZA DI MONITORAGGIO (compresi tutti gli impianti) Edifici scolastici di ogni ordine e grado ogni 4 mesi Altri edifici a canone ogni 6 mesi b) monitoraggio continuativo, per 365 giorni all anno, eseguito attraverso il presidio costante dei dipendenti dell Appaltatore che operano quotidianamente sugli immobili e sugli impianti oggetto di appalto per l esecuzione delle varie attività previste dal presente Disciplinare Tecnico, remunerate sia a canone sia a misura/economia, permettendo di fatto di realizzare un virtuoso e continuo controllo del patrimonio, rilevando le problematiche presenti, al fine di pervenire alla loro rapida soluzione. I risultati dei monitoraggi di cui sopra dovranno essere rendicontati, mano a mano che si realizzano, aggiornando ed implementando le apposite schede anagrafico manutentive sul Sistema Informativo Gestione Patrimonio durante tutto il corso del periodo contrattuale. L Appaltatore dovrà inoltre redigere e consegnare al Responsabile del Procedimento e/o al Direttore dell Esecuzione del Contratto, con periodicità semestrale, apposita relazione in merito, con allegata una specifica dichiarazione sulla funzionalità dei vari componenti i beni oggetto di appalto, con particolare riferimento alla funzionalità degli impianti relativi alla sicurezza (impianti antincendio, lampade di sicurezza, segnalazioni luminose, maniglioni delle porte sulle vie di esodo, corrimani, etc.), come previsto dalla vigente normativa. Si fa ricorso alle specifiche conoscenze dell Appaltatore (quali tecniche di rilievo e monitoraggio delle condizioni di esercizio, capacità di individuazione analitica delle priorità di intervento, di programmazione, etc,), per individuare lo stato di degrado dei vari componenti dei beni oggetto di appalto ed il loro decadimento nel tempo. In tal modo potranno essere ottimizzati sia gli interventi di manutenzione ordinaria programmati, sia gli interventi di manutenzione ordinaria extra canone e/o straordinaria da adottare, ricorrendo alle tecniche più adeguate in funzione delle risorse finanziarie disponibili. Viene richiesto all Appaltatore di stimare la funzionalità dei singoli componenti e la loro vita tecnologica utile residua, valutando la possibile sostituzione di componenti non più funzionali, in cui la manutenzione ordinaria supera il costo della sostituzione, al fine di evitare manutenzioni ripetute e non più funzionali al servizio, oltre che disagi all utenza. Pag. 31/170

32 Per tutte le situazioni di degrado viene inoltre richiesta la redazione di preventivi di spesa per l esecuzione degli interventi necessari per il ripristino delle normali condizioni di funzionamento. E fatto obbligo all Appaltatore di segnalare immediatamente all Ufficio di cui al Cap. 38 del C.S.A. le cause di possibile pericolo, assieme all indicazione dei provvedimenti urgenti o a breve medio termine da adottare per portare a soluzione il problema, al fine di evitare danni a terzi o danni di tipo patrimoniale. La presentazione di eventuali ripetute segnalazioni inesatte, esagerate o non sufficientemente documentate, sarà considerata dall Amministrazione negligenza grave. Ogni qual volta si individui, attraverso il monitoraggio, una situazione di potenziale pericolo imminente, l Appaltatore dovrà provvedere autonomamente alla messa in sicurezza, segnalando contemporaneamente la situazione all Ufficio di cui al Cap. 38 del C.S.A.. Gli importi corrispondenti al ripristino delle condizioni normali, qualora non rientrino per tipologia o natura nei canoni previsti (nel qual caso gli interventi dovranno essere eseguiti in autonomia), saranno pagati a misura/economia, all interno della cifra prevista per tali interventi, dietro una specifica richiesta dell Ufficio di cui sopra. Pag. 32/170

33 Cap. A5 SERVIZIO DI REPERIBILITA E PRONTO INTERVENTO INTERVENTI URGENTI (a canone) A5.1 REPERIBILITA E PRONTO INTERVENTO L Appaltatore dovrà garantire, 24 ore su 24 per 365 giorni all anno, un servizio di reperibilità e pronto intervento a seguito di segnalazioni pervenute al Call Center, per fare fronte a situazioni di emergenza che possono creare pericolo per la pubblica incolumità, danni di tipo patrimoniale o a terzi, situazioni di grave disagio per l utenza o pregiudicare il funzionamento della normale attività all interno dell edificio. Il pronto intervento è attivabile dal Responsabile del Procedimento, dal Direttore dell Esecuzione del Contratto e dai loro collaboratori, oltre che da dirigenti dell Amministrazione, dai dirigenti scolastici, dalla Polizia Municipale, dalle Forze dell Ordine e dai Vigili del Fuoco. Il personale addetto dovrà arrivare sul posto entro il tempo di 1 ora dal ricevimento della segnalazione ricevuta, adottando tutte le misure atte a eliminare immediatamente la situazione di pericolo o di disagio, ripristinando nel più breve tempo possibile la situazione di normale funzionamento. Per ascensori o montacarichi, in caso di passeggeri bloccati in cabina, e di scale mobili bloccate, il tempo di intervento sul posto non dovrà superate i 30 minuti, calcolato dall arrivo della segnalazione pervenuta da parte di qualsiasi utente. L Appaltatore ha l obbligo di organizzare una struttura adeguata a tali esigenze (personale e mezzi), guidata da un tecnico in grado di assumere sul posto le decisioni più appropriate e tempestive. Non viene fissato un numero massimo di richieste di pronto intervento, in quanto, proprio per la particolare tipologia del problema, si richiede l impegno dell Impresa a fare fronte a tutte le richiesta pervenute aventi queste caratteristiche. L eventuale successivo intervento di riparazione verrà compensato a misura/economia (contabilizzando il tempo impiegato per la sola esecuzione dei lavori) in base all elenco prezzi contrattuale, con esclusione di quanto previsto nell elenco degli interventi da compensare a canone. L Appaltatore è tenuto ad intervenire per la messa in sicurezza anche in quelle situazioni potenzialmente pericolose, riconducibili a proprietà private, segnalate dall Amministrazione comunale, per pubblica incolumità per le quali il proprietario non sia intervenuto. Pag. 33/170

34 L Impresa dovrà assicurare la contemporanea e comunque tempestiva segnalazione della richiesta di pronto intervento, tramite il Sistema Informativo Gestione Patrimonio, in modo da informare l Ufficio di cui al Cap. 38 del C.S.A. e garantire il rispetto e la verifica dei previsti tempi di intervento. A5.2 INTERVENTI URGENTI L Appaltatore ha inoltre l obbligo di garantire l esecuzione di interventi urgenti, nell ambito del normale svolgimento delle attività di manutenzione a canone, che il Responsabile del Procedimento e/o il Direttore dell Esecuzione del Contratto riterrà necessario fare iniziare entro 2 giorni (compresi festivi) dalla richiesta e terminare nel più breve tempo possibile e comunque entro il termine concordato, al fine di fare fronte a particolari situazioni che potrebbero pregiudicare il funzionamento dell attività all interno dell edificio, creando particolare disagio e che perciò non possono attendere i tempi normalmente programmati. Pag. 34/170

35 Cap. A6 SISTEMA INFORMATIVO GESTIONE PATRIMONIO (S.I.GE.P. ) A6.1 CARATTERISTICHE DEL SISTEMA Le caratteristiche tecniche del Sistema Informativo Gestione Patrimonio (S.I.GE.P.) dell Amministrazione permettono la completa gestione di tutti i processi attraverso un interfaccia Web Based. Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio risiede su un Server di opportune caratteristiche tecniche, raggiungibile da tutti gli utenti attraverso un indirizzo internet fornito al momento dell avvio della commessa. Il database sul quale risiedono i dati ha caratteristiche tecniche tali da permettere la gestione della notevole mole di dati da gestire, compresi quelli derivanti dal censimento del patrimonio dell amministrazione presente e dei futuri aggiornamenti previsti nel corso dell appalto. La tecnologia utilizzata per la realizzazione delle pagine di consultazione e utilizzo è orientata al cosiddetto Web 2.0. Gli strumenti utilizzati per la realizzazione di tali pagine permettono una fruizione dei contenuti ed una interazione con le funzionalità prive di complessità e di articolazioni non giustificate dai flussi. Le pagine del portale sono state sviluppate con i principali linguaggi di programmazione utilizzabili tramite Web Browser Internet Explorer 8.0 o superiori (FireFox, Chrome ecc.). Tramite l utilizzo di apposite tecnologie di programmazione (Ajax, Java script, ecc), il portale è utilizzabile secondo gli attuali standard di navigazione che superano i limiti e le lentezze nel caricamento delle pagine tipiche dei portali di vecchia generazione. Il Sistema permette in modo totalmente integrato alla navigazione web based, l accesso alle Mappe degli edifici in formato Shape file oltre che al loro posizionamento sul S.I.T. dell Amministrazione che ne individua la collocazione cartografica. Tale navigazione non richiede l installazione di alcun componente aggiuntivo sui PC utilizzati per la consultazione delle mappe degli edifici e del territorio. La navigazione attraverso le planimetrie è interattiva e permette di passare dalle funzioni localizzative a quelle di consultazione alfanumerica senza soluzione di continuità. Il motore di rappresentazione delle planimetrie consente funzioni di tematizzatone grafica run time dei risultati delle ricerche Pag. 35/170

36 L accesso al portale permette a tutte le figure coinvolte nel processo gestionale una modalità di accesso immediata ed intuitiva in modo da rendere la curva di apprendimento veloce ed efficace. Attraverso un apposito modulo di configurazione degli account il sistema gestisce la profilazione degli utenti e le opzioni disponibili per ogni gruppo di appartenenza. Le principali funzionalità che il sistema permetterà di gestire sono le seguenti: A) Flusso di Gestione Richieste Ordini di lavoro Chiusura delle attività L inserimento di un richiesta di intervento è imputabile da ogni utente autorizzato (Tecnici dell amministrazione, Operatori di Call Center, Tecnici dell Appaltatore), mediante una apposita pagina web, realizzata in modo da rendere obbligatorie le informazioni chiave per la gestione dell intervento. Inoltre è presente una funzione che attraverso l inserimento di un codice (codice ambiente / codice componente), compila immediatamente la localizzazione dell intervento in caso di richiamo ad un componente censito (Impianto tecnologico, estintore, ecc.). Se necessario l interfaccia consente l apertura della scheda tecnica del componente e/o la visualizzazione della posizione su mappa interattiva. Le richieste a canone potranno essere immediatamente assegnate dal sistema alla struttura operativa di competenza. Nel caso la richiesta inserita abbia caratteristiche di intervento extra canone seguirà un apposito flusso di autorizzazione / preventivazione. Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio gestisce l intero iter delle richieste. In particolare sarà possibile tracciare l avanzamento dei lavori. Per questo motivo anche i tecnici dell Appaltatore e le squadre di intervento disporranno di uno specifico accesso al portale che consenta di aggiornare costantemente lo stato dell ordine di lavoro. Per ogni attività eseguita il sistema presenta una sezione che permette di imputare e/o allegare tutte le informazioni a completamento delle fasi di lavoro. Ove opportuno saranno da inserire: i nominativi degli esecutori e/ delle definizione delle squadre in fase di pianificazione letture di dati provenienti da impianti. dati e tempistiche dei Fermi Impianti le documentazioni a conclusione degli interventi Pag. 36/170

37 B) Flusso di Preventivazione / Consuntivazione degli interventi extra canone Per gli interventi extra canone, è stata predisposta una interfaccia web di preventivazione e/o di consuntivazione. Lo strumento di inserimento dei preventivi e delle contabilità è parte integrante del portale e correlato alle richieste di intervento extra canone. Mediante l accesso agli elenchi prezzi previsti dal capitolato, gli utenti potranno generare i preventivi e i consuntivi. Tutto il flusso di presentazione dei preventivi, la loro approvazione, sarà tracciata attraverso le funzioni di consultazione e modifica del web portal. L amministrazione procederà alla fase di gestione delle autorizzazioni e delle emissioni degli ordini di pagamento sulla base dei dati interamente gestiti all interno del Sistema Informativo Gestione Patrimonio. C) Flusso di Pianificazione delle attività Programmate Generazione del Piano di Manutenzione Chiusura attività programmate Gestione Anomalie Il sistema consente di disporre di strumenti orientati alla Pianificazione delle attività programmate previste dal presente Disciplinare Tecnico. La pianificazione di queste attività avverrà attraverso i seguenti Step Funzionali: verifica della consistenza del patrimonio o immobiliare in relazione alle attività previste dal capitolato. Tale consistenza sarà correlata ai dati provenienti dal Censimento e/o dal suo progressivo aggiornamento generazione di una Proposta di Pianificazione (Pre Planning) da sottoporre alla valutazione della struttura tecnica dell amministrazione generazione del Planning definitivo e dei moduli di Manutenzione programmata in forma di Ceck List. Tutte queste fasi sono totalmente gestite all interno del Web Portal, in modo che ne siano tracciate tempistiche e validazioni. La modulistica generata verrà inviata o sarà scaricabile direttamente dal Web Portal dalle squadre manutentive o dai fornitori di servizi tecnologici. Tali moduli conterranno oltre alla check list degli interventi programmati anche l elenco dei componenti censiti ed etichettati correlati alle attività da eseguire. In questo modo in caso di anomalia, l Appaltatore potrà indicare la codifica del componente individuato. Pag. 37/170

38 Il sistema attraverso una specifica Web Form permette la chiusura delle attività programmate e l inserimento della anomalie riscontrate. Oltre che in modalità di Back Office (ovvero al ritorno in sede delle squadre), il sistema permette l utilizzo in mobilità, attraverso l uso dei più diffusi strumenti di connettività mobile. La struttura tecnica di governo, attraverso l uso di un Gantt di controllo presente nell elenco delle opzioni a diposizione dei tecnici dell amministrazione potrà monitorare l avanzamento del piano di manutenzione e/o seguire le anomalie segnalate sui componenti in fase di controllo. D) Consultazione Anagrafe e Censimento Uno degli aspetti chiave della gestione è la costante correlazione ed integrazione dei flussi operativi con il patrimonio informatizzato proveniente dal censimento. Tutte le web form permettono di accedere alle planimetrie e ai dati relativi agli ambienti e ai componenti censiti. In presenza di un censimento di dettaglio le interrogazioni anagrafiche si spingono sino al singolo componente e alla relativa storia manutentiva (scheda degli interventi eseguiti, documentazione tecnica e normativa, foto e ogni altra informazione correlata al componente nel corso della sua storia gestionale). Oltre che nel dettaglio del singolo componente il sistema comprende interrogazioni estese per classe, tipologia o singola proprietà del componente (marca, modello, potenzialità, ecc) I risultati delle interrogazioni producono ad esempio: tabelle di dettaglio dei risultati ottenuti tematizzazioni grafiche su mappa degli ambienti in cui il risultato alfanumerico abbia prodotto un esito. (per esempio evidenziazione di tutti gli spazi contenenti il tipo di componente impostato in fase di ricerca). Il risultato ottenuto è navigabile, ossia cliccando sull ambiente o sul componente evidenziato in fase di ricerca, sarà immediatamente consultabile la scheda tecnica e/o lo storico degli interventi. Le interrogazioni al Sistema Informativo Gestione Patrimonio permettono l elaborazione numerica dei dati. Questa opzione sarà utilizzabile se i dati del censimento saranno stati raccolti in modo da fornire quantità numeriche finalizzate alla computazione. Pag. 38/170

39 Ad esempio l estrazione di un elenco di ambienti, rispondenti a specifici parametri (caratteristiche del pavimento, destinazione d uso del vano ecc) permettono il calcolo automatico di superfici e volumi dei vani coinvolti. E) Flusso di Aggiornamento Anagrafe e Censimento Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio permette in modo interattivo ed integrato al portale Web, il costante aggiornamento di tutte le informazioni derivanti dal censimento. Sono previsti appositi flussi e autorizzazioni che permettono agli utenti autorizzati di accedere alle schede degli ambienti e dei componenti per variarne destinazione d uso e caratteristiche tecniche. Ove avvengano modifiche strutturali, accorpamenti di ambienti, dovrà essere prevista una procedura di aggiornamento dei file grafici ( formato dwg ) e conseguente ripubblicazione degli shape file (mappe interattive). Gli ultimi file dwg validi dovranno essere conservati in una apposito repository. L attività di scarico e carico dei file dwg avverrà attraverso una apposita funzionalità del web portal. Anche la pubblicazione della mappa aggiornata è controllata e gestita da apposito strumento web. F) Flusso di Monitoraggio periodico degli Edifici e degli Impianti Sulla base dei dati raccolti durante il censimento, il sistema consente un processo di monitoraggio on site degli spazi e dei componenti presenti negli edifici. Gli operatori addetti a tale attività, con riferimento alla pianificazione periodica, potranno utilizzare Tablet PC o UMPC, che permettano di inserire valutazione sullo stato manutentivo dei componenti da tenere sotto verifica. I dati raccolti dalle squadre di monitoraggio saranno disponibili direttamente sul sistema centrale e dove sarà possibile avere schede di sintesi e complessive sullo stato dei componenti e degli spazi monitorati. La scheda di controllo dei monitoraggi è corredata di grafici e mappe tematizzate con evidenziazioni delle zone che presentano le criticità rinvenute. G) Gestione Documentale Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio, in modo integrato permette la gestione documentale collegata agli edifici e/o ai componenti impiantistici in gestione. Pag. 39/170

40 Tutti i documenti, classificabili attraverso impostazioni personalizzabili, potranno essere collegabili agli edifici e/o ai componenti mediante interazione con i dati del censimento. Le schede dei componenti e dei relativi documenti saranno raggiungibili attraverso navigazione grafica (interazione con le mappe degli edifici e del territorio) e alfanumerica. La consultazione dei documenti avverrà attraverso accessi al dato diversificati: per tipologia del documento per tipologia del componente per Edificio per Componente Impiantistico Il risultato sarà navigabile e ricollocabile anche in riferimento agli spazi e ai componenti censiti. H) Scadenza documentazione normativa e messaggistica A tutti i documenti normativi con scadenze di legge (ma anche qualsiasi documento che l Amministrazione ritenga di classificare come strategico), dovrà essere arricchito di tutti gli attributi temporali ( data redazione, periodo di validità ecc), che permettano al sistema di generare degli avvisi di prossimità di scadenza, inviabile attraverso un apposito modulo di messaggistica a tutti gli utenti interessati. La configurazione del livello di allarme e degli utenti da allertare sarà possibile attraverso apposite funzionalità del Sistema Informativo Gestione Patrimonio. I) Business Intelligence Il sistema integra un apposito modulo di Business Intelligence, che consente di analizzare direttamente dal portale i dati di gestione secondo un apposito modello di rappresentazione da configurare in fase di Start Up della commessa. Tale modulo è integrato all interno del portale di gestione. Le pagine di analisi e consultazione interattiva di grafici e indicatori chiave del processo, saranno disponibili solo ad appositi profili di gestione e controllo. L) Messaggistica E disponibile un apposito modulo di gestione della messaggistica su evento. Tale modulo dovrà consentire l invio di o sms su appositi eventi gestionali. Questi messaggi saranno configurati in fase di start up a livello amministrativo e anche le regole di dispaccio saranno parametriche e configurabili. Pag. 40/170

41 Ogni evento previsto dal flusso gestionale del Sistema Informativo Gestione Patrimonio (emissione di una richiesta, approvazione di un ordine, presentazione della contabilità) potrà essere accompagnato, se richiesto, da uno o più messaggi da inviare a liste di utenti legate al processo in atto. A6.2 WEB SERVICES Come evidenziato nelle caratteristiche generali, il Sistema Informativo Gestione Patrimonio permette di eseguire, direttamente attraverso le interfacce del Web Portal, tutte le azioni richieste al corretto aggiornamento dei flussi informativi. Per permettere all Appaltatore, di aggiornare i propri sistemi informativi con le informazioni immesse direttamente nel portale dell Amministrazione, il Sistema Informativo Gestione Patrimonio permette lo scarico monodirezionale sotto forma di servizi web di tutte le informazioni immesse direttamente nel Sistema Informativo Gestione Patrimonio dell Amministrazione. Ad esempio, I web services esposti, permetteranno di ricevere l elenco di tutte le richieste e gli ordini gestiti, comprensivi delle date di inizio e fine degli interventi e delle eventuali note ed attività imputate direttamente nel Web Portal. Lo scarico dei dati sarà monodirezionale, nel senso che i servizi web non accetteranno dati in aggiornamento o inserimento verso il Sistema dell Amministrazione, ma permetteranno viceversa lo scarico completo di tutti i dati di competenza dell Appaltatore, utili all aggiornamento di eventuali sistemi proprietari di gestione, interni all Appaltatore stesso. Questa opzione sarà attivata su richiesta dell Appaltatore, in alternativa l intero processo sarà governato completamente attraverso l accesso e l uso del portale dell Amministrazione, Pag. 41/170

42 Cap. A7 SERVIZIO DI CALL CENTER INFORMATIZZATO (a canone) A7.1 OGGETTO DEL SERVIZIO L Amministrazione attiverà per tutti i servizi di manutenzione del proprio patrimonio un unico numero verde con costi telefonici in entrata a proprio carico. Il costo delle chiamate dirottate allo specifico Servizio sarà a carico dall Appaltatore. All Appaltatore è fatto carico di predisporre con gli operatori telefonici di pertinenza, le opportune pratiche burocratiche e tecniche per permettere la deviazione delle chiamate verso il proprio Call Center. L Appaltatore dovrà mettere a disposizione dell Amministrazione un Call Center opportunamente dimensionato per garantire la massima accessibilità ai servizi richiesti. Il Call Center sarà il centro di ricezione e gestione delle chiamate di qualsiasi tipo (segnalazioni di guasti o malfunzionamenti delle strutture oggetto del servizio, richieste di pronto intervento, ecc.). Considerata l importanza del sistema di Call Center quale interfaccia della struttura di manutenzione e dell utenza nel suo complesso l Appaltatore dovrà predisporre la strumentazione e l organizzazione necessaria per consentire l immediato avvio del servizio, fin dalla presa in consegna dello stesso. In caso di mancata attivazione nei tempi e nei modi previsti si applicherà penale come indicato al punto E1.1. L attività del Call Center, integrato con tutte le componenti del sistema informativo (anagrafe, archivi di gestione, ecc), dovrà funzionare 24 ore su 24 per 365 giorni l anno, fornendo adeguate risposte agli utenti delle attività connesse al servizio. Le richieste di intervento, i solleciti ed in generale tutte le informazioni raccolte dagli operatori del Call Center dovranno essere inserite direttamente nelle apposite interfacce web messe a disposizione dall amministrazione attraverso l uso del Sistema Informativo di gestione dell appalto. Grazie all infrastruttura dei servizi web, esposta in dettaglio nel capitolo ad esso dedicato, sarò possibile per l Appaltatore ottenere in tempo reale la singola richiesta o l elenco completo delle richieste inserite nel web portal dell Amministrazione, per utilizzarle all interno dei propri sistemi aziendali. Pag. 42/170

43 Gli Utenti privilegiati, abilitati sulla base di modalità concordate con il Direttore dell Esecuzione del Contratto, potranno accedere al servizio mediante i seguenti strumenti: numero telefonico verde; numero fax dedicato; Portale Web dell Amministrazione dedicato al servizio La comunicazione tra l Ufficio di cui al Cap.38 del C.S.A, gli Utenti privilegiati e i tecnici dell Appaltatore potranno avvenire anche tramite l uso della telefonia mobile. Il corrispettivo per il servizio di Call Center è compreso all interno dell importo del canone annuale previsto, in quanto ritenuto elemento essenziale per la corretta esecuzione delle attività manutentive richieste. Il Call Center dovrà inoltre permettere la rapida attivazione dei servizi di Reperibilità e Pronto Intervento. I servizi erogati tramite Call Center dovranno comprendere almeno le seguenti attività: gestione delle chiamate; tracking delle richieste; gestione dei flussi informatici. Le informazioni gestite attraverso il sistema di Call Center dovranno alimentare in tempo reale il sistema informativo dell Appaltatore, in particolare per quanto riguarda le richieste di intervento, consentendo all Amministrazione di ricavare le informazioni utili per fornire risposte adeguate agli utenti. Tutte le informazioni gestite dal Call Center saranno immediatamente presenti nel sistema informativo dell Amministrazione, infatti gli operatori del Call Center, si potranno autenticare nello stesso e attraverso l utilizzo di normali pagine Web, potranno procedere all inserimento e alla gestione di tutti i dati relativi a Richieste, Solleciti, Reclami, ecc. Il Call Center dovrà inoltre fornire all Amministrazione un sistema di monitoraggio ed un adeguato insieme di report statistici relativamente a tutte le richieste comunque pervenute (posta, fax, telefono, e mail, etc.), classificate secondo schemi predeterminati. Il personale dedicato al Call Center dovrà risultare professionalmente preparato per gestire al meglio le chiamate. Pag. 43/170

44 A7.2 PRESTAZIONI RICHIESTE Di seguito vengono elencate le principali prestazioni richieste al sistema di Call Center: A7.2.1 Gestione delle chiamate La gestione delle chiamate dovrà comprendere come minimo i seguenti servizi: registrazione di tutte le chiamate; loro classificazione e distribuzione in relazione al tipo di chiamata ed al livello di urgenza; fornitura di statistiche e report sulle chiamate gestite in base alle modalità concordate con il Direttore dell Esecuzione del Contratto del servizio. La gestione delle chiamate verrà effettuata direttamente nel Sistema Informativo Gestione Patrimonio dell Amministrazione, se ritenuto utile al processo gestionale, il sistema stesso esporrà dei Web Service, attraverso i quali l Appaltatore potrà ricevere tutte le informazioni inserite, per poter tracciare i processi anche nel proprio sistema informativo aziendale. La gestione delle chiamate dovrà riguardare almeno le seguenti tipologie di chiamata opportunamente codificate: richieste/ segnalazioni di intervento; richieste di chiarimenti e informazioni; solleciti; reclami. Il Call Center dovrà funzionare, mediante interfaccia operatore fisico, dalle ore 07,30 alle ore 17,30 dal lunedì al venerdì e dalle 7,30 alle 13,30 il sabato, e mediante interfaccia virtuale negli altri orari e nei giorni festivi. Le fasce orarie descritte potranno subire variazioni durante il corso dell appalto in funzione di nuove esigenze dell Amministrazione o diversa organizzazione del lavoro, da concordare comunque tra le parti. Le chiamate dovranno essere gestite tramite l utilizzo di sistemi automatici di risposta (IVR), con instradamento automatico in relazione alla tipologia di chiamata: direttamente verso l operatore telefonico, negli orari di presenza; verso la segreteria telefonica, negli orari non coperti dall operatore telefonico, assicurando un sistema automatico per la registrazione delle richieste; direttamente verso il servizio di Reperibilità e Pronto Intervento in caso di emergenza/ urgenza negli orari non coperti dall operatore telefonico (quindi al Pag. 44/170

45 di fuori delle ore di presidio da parte di operatori telefonici), al fine di assicurare una copertura complessiva di 24 ore su 24 per 365 giorni all anno. In casi di urgenza, anche quando la richiesta non è di competenza del fornitore, la segnalazione dovrà essere inoltrata alla struttura (Polizia Municipale, Vigili del Fuoco, Polizia, ecc.) più idonea ad accoglierla o a dare risposta avendo cura del recepimento della segnalazione da parte di quest ultima. Le informazioni di carattere personale e le relative elaborazioni dovranno essere gestite nel rispetto della normativa vigente in materia di privacy. A7.2.2 Tracking delle richieste Tutte le segnalazioni verso il Call Center, attraverso un qualunque canale di accesso, devono essere registrate sul Sistema Informativo Gestione Patrimonio dell Amministrazione, in modo di avere traccia di tutte le comunicazioni pervenute. La registrazione dovrà essere automatica, o comunque contestuale alla chiamata se il servizio è presidiato dagli operatori telefonici. La registrazione di tutte le chiamate pervenute al di fuori dall orario di servizio degli operatori telefonici verrà invece effettuata automaticamente o, comunque, a partire dalla presa servizio degli operatori ed entro il giorno lavorativo successivo alla ricezione della chiamata. Sul Sistema Informativo Gestione Patrimonio dovranno essere registrate le seguenti informazioni : tutte le informazioni inerenti la richiesta di intervento, al fine dell ottimale programmazione dello stesso e del suo tracciamento; gli orari di contatto con il Call Center, al fine di consentire all Amministrazione di controllare gli effettivi tempi di intervento; i dati statistici relativi alla chiamata atti alla verifica dei livelli del servizio. Anche nel caso di richieste pervenute via fax o e mail, il Sistema Informativo Gestione Patrimonio dell Amministrazione, permette di allegare documentazione scansionata o di ricevere e gestire documenti da sistemi terzi Il Sistema Informativo Gestione Patrimonio dell Amministrazione permette di estrarre periodicamente o per intervalli definiti dall utente le seguenti tipologie di informazione. L Appaltatore dovrà aggiornare i dati relativi alle funzionalità specifiche del Call Center (numero di abbandoni delle chiamate, chiamate non risposte, ovviamente non presenti nel Sistema Informativo Gestione Patrimonio) nello specifico: traffico in entrata ed in uscita dal Call Center, con suddivisione delle chiamate per tipologia; Pag. 45/170

46 percentuale di richieste di intervento evase; numero di chiamate abbandonate; numero di reclami, suddivisi per motivazione; numero di solleciti per ciascuna richiesta di intervento pervenuta. La consegna di tale documentazione dovrà avvenire entro e non oltre il 15 del mese successivo al periodo oggetto di reportistica. In caso di mancata consegna della documentazione in oggetto secondo la tempistica indicata verranno applicate le penali di cui al punto E1.1. Pag. 46/170

47 Cap. A8 AGGIORNAMENTO DEL CENSIMENTO ANAGRAFICO E RILIEVO DEL PATRIMONIO A8.1 STRUTTURA DEI DATI RELATIVI ALL ANAGRAFICA L anagrafe degli immobili in gestione nel presente appalto è definita dalla seguente struttura dati. Ogni edificio è articolato nei Piani dai quali è costituito. Ogni Piano è scomposto in Ambienti o Aree. Ogni Ambiente o Area contiene i Componenti Tecnologici o architettonici ad essa riferiti. In particolare ogni Ambiente sarà descritto da specifici attributi (es. destinazione d uso dello spazio, utilizzatore centro di costo ecc.) Per ogni componente è presente una specializzazione che ne individua la tipologia ( Tipo di Componente ). Ogni Tipo di Componente viene completamente descritto da una o più proprietà dello stesso e dai possibili Valori ad esso assegnabili. Esemplificando la rappresentazione dei dati qui esposta un Componente (es. estintore) presente all interno di un Ambiente con destinazione d uso Aula, sarà descritto dalle proprietà presenti nel piano di classificazione. Pag. 47/170