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2 Gestione delle sale e degli eventi Gestire adeguatamente i meeting ed i congressi significa incrementare il proprio business. Ma non è sufficiente disporre di spazi adeguati, occorre avere un software in grado di garantire l'efficace gestione degli eventi congressuali

3 Gestione delle sale e degli eventi Account e contatti Planning Eventi Servizi, attrezzature e allestimenti Ordini di servizio Ottenere liste e tabulati Attività commerciali Prenotazioni Web sale Budget meeting

4 Planning sale e spazi Week-End Sala in opzione Sala singola confermata Sala multipla confermata

5 Servizi, attrezzature e allestimenti Dalla scheda di riservazione della sala possono essere inseriti e modificati i servizi, l allestimento e le attrezzature tecniche associate all'evento: materiale tecnico, addobbi floreali, operatori (hostess, traduttori, etc...), buffet, cocktail, coffee-break, etc... L'impostazione dei servizi confluirà in un processo automatico di fatturazione che la procedura andrà a generare sul conto della sala.

6 Ottenere liste e tabulati Per consentire all'operatore di gestire e controllare la situazione previsionale dell'impegno di sale e servizi, vengono forniti una serie di programmi che ottengono le informazioni generali riguardanti: - l'occupazione di una particolare sala nel periodo desiderato - la situazione e l'impegno dei servizi nel periodo richiesto - la fatturazione e il collegamento al modulo Back-Office

7 Ottenere liste e tabulati

8 Registrazione eventi Registrare in modo completo e dettagliato l evento, indicando il cliente, i riferimenti commerciali, le sale impegnate e il tipo di utilizzo.

9 Attività commerciali Meeting & Congressi permette la memorizzazione delle informazioni riguardanti clienti e aziende in uno specifico archivio anagrafico, che potrà essere utilizzato per la registrazione di prenotazioni di eventi, l emissione di documenti fiscali, gestione dei sospesi, etc.

10 Attività commerciali Attività e contatti Per ogni account (azienda, ente, associazione, etc.) possono essere inseriti i referenti, ovvero i contatti versi i quali vengono effettuate le attività del personale commerciale del centro congressi. Ogni singola attività può essere memorizzata e abbinata ad un promemoria per il successivo follow-up. Il direttore commerciale è inoltre in grado di interrogare l archivio per risalire alle attività svolte per una particolare azienda da uno o più commerciali, oppure di valutare il lavoro svolto da un particolare commerciale in un intervallo di tempo.

11 Attività commerciali Registrazione automatica attività e integrazione con Se il direttore commerciale decide di effettuare un mailing a clienti o aziende, in base a dei criteri di estrazione decisi dall operatore, la procedura registra automaticamente questa attività nella scheda di ciascun account. Le lettere oggetto del mailing vengono generate con Microsoft Word e possono essere riprodotte su stampanti di qualità oppure inviate automaticamente con posta elettronica ai destinatari, il cui indirizzo viene preso dai dati anagrafici.

12 Attività commerciali Scadenzario attività Lo scadenzario è un valido aiuto ai commerciali che devono gestire quotidianamente le attività con le aziende. E infatti in grado di segnalare e visualizzare tutti i contatti previsti alla data desiderata. Statistiche e resoconti Ufficio commerciale L integrazione con il prodotto DMVIEW rende possibile la valutazione di ricavi e presenze relativi al giro d affari che il centro congressi ha sostenuto con i propri clienti. La valorizzazione dei risultati potrà avvenire verificando il proprio business secondo diverse angolazioni: raffronti tra due diversi periodi, business mix sui ricavi di affitto sale, attrezzature e servizi o food & beverage ecc.

13 Prenotazioni web sale E possibile prenotare le sale e gli spazi congressuali anche attraverso internet con SysHotel on line Congressi SysHotel On Line Congressi è un sistema di gestione delle prenotazioni e delle disponibilità delle sale meeting e congressi attraverso Internet. SysHotel On Line Congressi è uno strumento gestionale semplice ed intuitivo che permette all'ufficio congressi di tenere sotto controllo la disponibilità dei propri spazi e di venderli "On Line" fornendo un servizio innovativo ai propri clienti. SysHotel On Line Congressi è rivolto a singoli hotel o Centri Congressuali, associazioni, catene alberghiere, centri prenotazione, in quanto è nato per permettere la vendita on line degli spazi congressuali e tutti i servizi correlati attraverso un proprio sito web con un semplice link. SysHotel On Line Congressi permette di: - ricevere prenotazioni in tempo reale - comunicare velocemente con i Clienti: prezzi, disponibilità, pagamenti - permette un aggiornamento in tempo reale delle disponibilità - permette la sicurezza nelle transazioni economiche attraverso l'interfacciamento alle banche - permette di completare l'offerta con servizi accessori (es. proiettori, traduttori, disposizione degli spazi, etc...)

14 Copertura Wi-Fi Utilizzo Internet nelle sale Meeting & Congressi Con il servizio GisNet può essere installato un sistema Wi - Fi con carte prepagate o full credit con addebito sul conto per i collegamenti Internet.

15 Interfaccia con SysHotel Genius Meeting & Congressi è integrabile con SysHotel Genius Nell ambito dell integrazione con SysHotel Genius il software Meeting e Congressi permette la gestione dell impegno delle camere per ciascun evento.

16 Interfaccia con SysHotel Genius

17 Per informazioni: Sede di SARONNO Via Ferrari, 21 Tel Fax commerciale@sigesgroup.it Sede di ROMA Via Giulio Cesare, 78 Tel Fax commerciale@roma.sigesgroup.it